II NORMAS DE AUDITORIA GENERALMENTE ACEPTADAS

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1 NORMAS DE AUDITORIA Fernando Poblete. I INTRODUCCIÓN En los países americanos en general los estados financieros se rigen por las normas de auditoría contenida en los SAS (Statement on Auditing Standers). En Chile, la entidad encargada de esto es el Colegio de Contadores de Chile A.G. II NORMAS DE AUDITORIA GENERALMENTE ACEPTADAS Son reglas especificas para medir la calidad de los procedimientos por medio de los cuales el auditor alcanza sus objetivos. Las normas difieren de los procedimientos en que estos se refieren a actos que han de ejecutarse, en tanto que las normas tienen que ver con medidas relativas a la calidad en la ejecución de esos actos y los objetivos que han de alcanzarse mediante el uso de procedimientos. Las normas de auditoría se clasifican de la sgte. manera :.- Normas Generales..- Normas relativas a la ejecución del Trabajo..- Normas relativas al Informe. Los elementos de "Materialidad" y "Riesgo Relativo", son la base de la aplicación de normas. 1.- Normas Generales. Las normas generales se relacionan con las aptitudes, idoneidad y capacidad profesional que debe reunir el auditor para garantizar un trabajo eficiente, objetivo y confiable. Para cumplir con esto el auditor debe cumplir con las siguientes normas : Integridad, Objetividad e Independencia. El auditor debe ser recto, honesto y sincero en su enfoque respecto a su trabajo profesional. Debe ser recto honesto y sincero en su enfoque respecto a su trabajo profesional. Debe ser justo y no debe permitir que prejuicios o tendencias afecten su objetividad. 1/12

2 La conducta del auditor debe ser tal que no haga posible presiones de ningún tipo que lo obliguen a aceptar o silenciar hechos que alterarían la corrección de su informe; ello implica tener una actuación, tanto pública como privada, a prueba de criticas y comentarios que lesionen su prestigio Confidencialidad. El auditor debe respetar la confidencialidad de la información que obtenga en el curso de su trabajo y no debe revelar tal información a terceros sin que cuente con autorización expresa del cliente o empresa respectiva Habilidades y Competencia. La auditoria debe ejecutarse y el dictamen debe prepararse con debido cuidado profesional por personas que tengan adecuado entrenamiento y competencia en auditoría Trabajo Realizado por Otros. Cuando el auditor delega trabajo en sus asistentes o utiliza el trabajo realizado por otros auditores o expertos, él continúa siendo responsable de formarse y expresar una opinión con respecto a la información financiera Documentación. El auditor debe documentar aquellos asuntos que sean importantes, para proporcionar evidencia de que la auditoría se llevó a cabo de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas. 2.- Normas Relativas a la Ejecución del Trabajo. Estas normas tienen como objetivo establecer la obligatoriedad de consultar ciertos aspectos básicos en la realización del trabajo de auditoria las normas específicas son las que se señalan y desarrollan a continuación Planificación. El auditor debe planificar su trabajo para que le permita conducir una auditoría efectiva, de manera eficiente y oportuna. La planificación debe basarse en el conocimiento del negocio del cliente. La planificación debe hacerse para :.- Adquirir conocimiento del sistema de contabilidad del cliente, de las políticas y procedimientos de control interno..- Establecer el grado de confianza que se espera tener en el control interno. 2/12

3 .- Determinar y programar la naturaleza, la oportunidad y el alcance de los procedimientos de auditoría que se llevarán a cabo..- Coordinar el trabajo que habrá de efectuarse. En el caso de la auditoría interna, el auditor planifica siempre su trabajo, ya que el plan de trabajo anual debe ser sometido a la aprobación de los ejecutivos correspondientes y de esta manera comprometerlos con el plan. Por su parte el auditor externo, también debe planificar su trabajo. Lo importante, para los fines de esta norma es establecer la obligación de planificar el trabajo, para garantizar una auditoría efectiva y oportuna, señalando cuando y como se realizará. El programa de auditoría a los estados financieros deberá contener como mínimo: Los objetivos del trabajo; los aspectos fundamentales del control interno; los procedimientos de auditoría; el momento en que se efectuarán y el alcance del trabajo que se considera necesario para permitir al auditor expresar una opinión sobre los estados financieros Sistema de Contabilidad y Control Interno. La administración es responsable de mantener un sistema de contabilidad adecuado, que incorpore diversos controles internos con la amplitud apropiada al tamaño y a la naturaleza del negocio. Esto a fin de que el auditor pueda confiar en el sistema y pueda asegurarse de que se ha registrado toda la información que debía registrarse. El auditor externo efectúa su examen con el objeto de determinar la razonabilidad con que los estados financieros presentan la situación financiera. El auditor está obligado a informar las deficiencias y sugerir las medidas correctivas, después de estudiar y evaluar el sistema de control interno y otras materias, las detecte y las analice. Otro de los aspectos que plantea esta norma, es que dependiendo de las conclusiones a que se llegó, el auditor va a determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de otros procedimientos de auditoría. Los procedimientos de auditoría generales o específicos están constituidos por técnicas básicas de auditoría, cuyo objetivo específico es informar al auditor sobre las materias sobre las cuales deberá emitir una opinión profesional. Dentro de estas técnicas básicas se cuentas las siguientes: a) La Observación: Consiste en presenciar cómo los encargados de determinadas tareas cumplen con los procedimientos establecidos. b) La Inspección: Consiste en un examen físico que implica obtener la prueba mediante un testimonio ocular y la función activa de verificar la existencia de la prueba y participar en esta verificación. c) La Confirmación: Consiste en obtener una afirmación escrita, de alguien perteneciente a la empresa o de un tercero ajeno a ella, respecto a un hecho sobre el cual dicha persona esté capacitado o sea competente para expresar una opinión o certificar una información. 3/12

4 d) La Indagación: Consiste en formular preguntas y luego evaluar la lógica y razonabilidad de la respuestas obtenidas a fin de hacer la confrontación del caso y deducir conclusiones al respecto. e) El Cálculo: Consiste en al verificación y revisión de los cálculos matemáticos o aritméticos efectuados, usando de preferencia procedimientos y metodología de cálculo. f) El Análisis: desde el punto de vista de la auditoría, es el estudio que se hace de ciertos hechos y situaciones con el propósito de llegar a una conclusión acerca de la información que se analiza. III.- NORMAS DE AUDITORÍA INTERNA. Dado que la Comisión Técnica del Colegio de Contadores de Chile y del Instituto de Contadores Profesionales Auditores, cumple una función normativa y que las normas de auditoría interna constituyen una adaptación de las normas de auditoría interna emitidas por un instituto reconocido internacionalmente, pasamos a ver a continuación. 1.- Independencia. Los auditores internos son independientes cuando pueden desempeñar sus trabajos libre y objetivamente. La independencia les permite emitir juicios imparciales, esencia de la conducta propia de los auditores. Ello se logra a través de status dentro de la organización y de objetividad. 2.- Status Dentro de la Organización. El status del departamento de auditoría interna debe ser el adecuado para permitir el cumplimiento de las responsabilidades Los auditores internos deberán tener el apoyo de la gerencia, de modo que puedan contar con su cooperación y así efectuar su trabajo libre de interferencias El jefe de auditoría interna debe ser el responsable directo del departamento en la organización, con suficiente autoridad para promover independencia y asegurar una auditoría de amplia acción Deberá además tener contacto permanente y directo con la gerencia El objetivo, autoridad y responsabilidad del departamento de auditoría interna debe definirse en un documento forma (estatuto). El jefe de auditoría interna procurará la aprobación del estatuto por la gerencia, el cual : 4/12

5 a) Establecerá la posición del depto. de auditoría interna dentro de la organización. b) Autorizará el acceso a los archivos, personal y bienes físicos pertinentes al desempeño de la auditoría. c) Definirá el campo de las actividades de la auditoria interna El jefe de auditoría interna anualmente someterá a la aprobación de gerencia un resumen del programa de trabajo, planes de grupos y presupuestos financieros El jefe de auditoría interna informará a la gerencia sobre el cumplimiento del programa anual. 3.- Objetividad. La auditoría interna debe ser objetiva en el desempeño de sus funciones La objetividad es una actitud mental independiente que deberán mantener los auditores en el desempeño de sus funciones Los trabajos del grupo deben realizarse de manera de evitar conflictos de intereses y parcialidad Los auditores deben informar ante cualquier situación relativa a posibles conflictos Las tareas del equipo deberán rotarse periódicamente Los auditores internos no deben asumir responsabilidades de funciones operativas o de rutina A las personas trasladadas al depto. de auditoría o temporalmente contratadas no se les debe encomendar trabajos de auditoría en aquellas actividades que ellos realizaron previamente, puesto que perjudicarían la objetividad Deben revisarse los resultados del trabajo de auditoría antes que los informes salgan a circulación No se perjudica la objetividad de la auditoria cuando el auditor previamente presta su asesoría para dictar las normas de control para sistemas o procedimientos de análisis, antes de que estos se pongan en practica. 4.- Habilidad Profesional. Los auditores internos deben desempeñarse con la debida destreza y ética profesional. 5/12

6 4.1.- La destreza profesional es de responsabilidad del depto. de auditoría interna y de cada auditor. 5.- Auditoria Interna, Administración. El depto. de auditoría interna debe asegurarse de que la habilidad técnica y formación profesional de los auditores sean las apropiadas para que se realice la auditoría El jefe del depto. de auditoría debe establecer niveles de exigencia adecuados de educación y experiencia para ocupar los cargos de auditoria Debe obtenerse una razonable seguridad acerca de la capacidad de cada auditor. 6.- Conocimiento, Destreza y Disciplina. El departamento de auditoría interna debe poseer el conocimiento, destreza y disciplina necesaria para desempeñar sus responsabilidades El personal del depto. debe colectivamente poseer la destreza, experiencia necesarias para la practica de la profesión dentro de la organización El depto. debe tener empleados capacitados en disciplinas tales como, tributación, finanzas, economía, etc. 7.- Supervisión. El depto. De auditoría interno debe asegurarse que los auditores internos sean supervisados apropiadamente El jefe del depto. Es responsable de proporcionar la apropiada supervisión de auditoría La supervisión incluye : Proporcionar instrucciones adecuadas Ver que el programa se lleva a cabo Determinar que los papeles de auditoría informan adecuadamente Asegurarse que los informes sean precisos, objetivos, limpios, concisos, constructivos y oportunos Determinar que los objetivos de la auditoría sean cumplidos. 6/12

7 7.3.- Las evidencias de supervisión deben ser documentadas y conservadas Todas las tareas descansan en la responsabilidad de su jefe. 8.- El auditor Interno. Los auditores deben actuar en conformidad con las normas profesionales de conducta El código de ética del Instituto de Auditores Internos establece normas de conducta y proporciona su fundamento. 9.- Conocimiento, Destreza y Disciplinas Cada auditor debe poseer ciertos conocimientos y destrezas tales como : Habilidad para aplicar los criterios de auditoría Habilidad en el manejo de los principios y técnicas de contabilidad Habilidad para reconocer y evaluar la importancia y significado de los errores Cierto grado de conocimiento en materias tales como: Economía, leyes tributarias, finanzas, etc Relaciones Humanas y Comunicación. Los auditores deben ser expertos en el trato con las personas y comunicarse eficazmente Deben comprender las relaciones humanas y mantener relaciones óptimas con los auditados Deben ser expertos en la comunicación oral y escrita Educación Permanente. Los auditores deben mantener su competencia técnica a través de una educación permanente Los auditores son responsables de continuar su formación a fin de mantener su destreza. 7/12

8 12.- Obligación del Cuidado Profesional. Deben ejercer una apropiada ética profesional en el desempeño de la auditoría El debido celo profesional requiere de la aplicación del cuidado y destreza que se espera de un auditor competente en las mis mas o similares circunstancias Esto implica cuidado razonable y competente, no infabilidad ni desempeño extraordinario Cuando el auditor sospecha mala intención, debe informar a la autoridad correspondiente, pudiendo recomendar cualquier investigación que considere en estas circunstancias Adiestrarse en el debido cuidado profesional, con este fin el auditor debe considerar : El alcance que necesita el trabajo de auditoría para lograr los objetivos de ella La importancia relativa de las materias a las que se les aplican los procedimientos de la auditoría La calidad y eficacia de los controles internos El costo de auditoría en relación con los beneficios El debido cuidado profesional incluye la evaluación de estándares de operación, y determinar si estos estándares son aceptables y están siendo cumplidos Campos de Acción. El campo de acción debe abarcar el examen y evaluación de la adecuación y efectividad del sistema El campo de acción delimita lo que esta debe abarcar. Sin embargo la gerencia es quien da la última palabra Veracidad e Integridad de la Información. El auditor debe comprobar la veracidad e integridad de la información operante Conformidad con Políticas, Planes, Procedimientos, Leyes y Reglamentos. 8/12

9 Los auditores internos deben revisar los sistemas establecidos parta asegurar conformidad con las políticas, planes, procedimientos, leyes y reglamentos Protección de los Activos. Los auditores internos deben revisar los medios usados para proteger los activos y consecuentemente, verificar la existencia de tales activos Uso Eficiente y Económico de Recursos. La auditoría interna es responsable de valorar la economía y eficiencia con que se emplean los recursos Cumplimiento de los Objetivos Establecidos y Metas para Operaciones o Programas. Los auditores deben revisar operaciones o programas para asegurarse de que los resultados sean compatibles con los objetivos y metas, y sise están realizando como se proyectaron Responsabilidades del Sistema de Control. La auditoría interna ha sido definida como un control de administración que funciona por medio de la medición y evaluación de la eficiencia de otros controles Desempeño del Trabajo del Auditor Planificación de la Auditoría. La planificación debe realizarse por escrito e incluir: Objetivos y alcances del trabajo Información del medio que rodea la actividad Determinación de los recursos necesarios Estudio de los antecedentes sobre el tema auditado. 9/12

10 Conocimiento previo de la unidad que se auditará Un programa de auditoría escrito Determinación del cómo, cuándo y a quién comunicar los resultados de la auditoría Aprobación del trabajo a realizar Examen y Evaluación de la Información. El auditor interno deberá reunir, analizar, interpretar y respaldar la información para apoyar los resultados de la auditoría Informes de los Resultados. Los auditores internos deben informar los resultados de su trabajo teniendo presente el cumplimiento de normas Seguimiento. Los auditores deben realizar una labor de seguimiento para asegurarse de que se ha llevado una acción adecuada basada en los resultados informados Administración del Departamento de Auditoría Interna. El jefe de auditoria interna es responsable de la adecuada administración del departamento. De forma que: El trabajo cumpla con los propósitos generales y responsabilidades aprobados por la gerencia y aceptado por la junta Los recursos del departamento sean usados eficiente y efectivamente El trabajo de auditoría cumpla con las normas para la práctica de auditoría interna Objetivo, Autoridad y Responsabilidad. 10/12

11 El jefe de auditoría interna debe tener un acta de propósito, autoridad y responsabilidad del departamento de auditoría interna Planificación. El jefe de auditoría interna debe establecer planes para desarrollar las responsabilidades del departamento Estos planes den ser consistentes con la carta del depto. de auditoría interna y con los objetivos de la organización El proceso de planificación involucra establecer: Objetivos Calendarios de Trabajo de Auditoria Planificación de Personal y Presupuesto Informes de Actividades Políticas y Procedimientos. El jefe de auditoría debe proveer con políticas y procedimientos escritos para guiar al personal de auditoría Administración y Desarrollo de Personal. El jefe de Auditoría debe establecer un programa para seleccionar y desarrollar los recursos humanos del depto. El programa deberá incluir Selección del personal calificado y competente Entrenamiento y educación continua para cada auditor Evaluación anual de cada auditor Dar consejo a los auditores sobre su rendimiento y desarrollo profesional Auditores Externos. 11/12

12 El director (jefe) de auditoria debe coordinar los esfuerzos de la auditoria interna y externa Seguridad de Calidad. El jefe de depto. De auditoría debe establecer y mantener un programa de seguridad de calidad para evaluar las operaciones del depto. Un programa de seguridad deberá incluir los siguientes elementos: Supervisión Revisiones Internas Revisiones Externas. 12/12