PLAN ANUAL DE ARCHIVOS 2017

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1 PLAN ANUAL DE ARCHIVOS 2017 CONTENIDO A. ELEMENTOS DEL PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 1. Marco referencia 2. Justificación 3. Objetivos 4. Planeación 4.1 Requisitos 4.2 Alcance 4.3 Entregables 4.4 Actividas 4.5 Recursos Recursos Humanos Recursos Materiales 4.6 Tiempo implementación Cronograma actividas 4.7 Costos B. ADMINISTRACIÓN DEL PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 1. Planificar las comunicaciones 1.1 Reporte avances 1.2 Control cambios 2. Planificar la gestión riesgos 2.1 Intificación riesgos 2.2 Análisis riesgos 2.3 Control riesgos Consiraciones l Plan C. NORMATIVIDAD 1

2 ELEMENTOS DEL PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 1. Marco referencia Para las instituciones públicas resulta importante consirar que la producción, el manejo y el uso constante la información son indispensables para una correcta gestión gubernamental. La complejidad las funciones públicas en cada institución pública, hacen que los trámites más sencillos y hasta las cisiones más importantes, se sustenten en la generación información, la cual será necesaria para futuras resoluciones y acciones institucionales. En consecuencia, S.A DE C.V., se encuentra en la fase finir estrategias que garanticen la correcta organización los institucionales propiciando con ello un uso acuado y expedito la información que se generada día a día, en total apego a las funciones encomendadas a su quehacer institucional cotidiano. Es importante resaltar que el cumplimiento por parte S.A. DE C.V., las obligaciones contenidas en la normatividad que prevé la organización los es poco significativo. Existen áreas oportunidad como: contar con que contengan portadas exteriores con la clasificación archivística actualizada; tener Guías Simples con información que realmente se encuentre en los, contar con inventarios que revelen el contenido los acervos y establecer criterios que permitan homologar las actividas inherentes al trabajo archivístico en la Institución. Así las cosas y con el objeto optimizar la operación los institucionales, el Plan Anual Desarrollo Archivístico (PADA) S.A. DE C.V., será la guía que indique las acciones a sarrollar durante el año 2017 ntro l organismo, estableciendo un proceso mejora continua las actividas la estructura que compone el Sistema Institucional, dando cabal cumplimiento a las obligaciones enmarcadas en la normatividad respectiva. Derivado lo anterior, la Coordinación con base en lo establecido en la Ley Feral, Artículo 12, fracción VI, elabora el presente Plan mismo que se somete a la autorización por parte l Comité Transparencia, proponiendo las acciones que buscan el mejoramiento y la mornización los servicios y archivísticos la Institución, el cual una vez aprobado, se publicará en el portal Internet institucional, así como los avances en el cumplimiento l mismo. Antecentes en la institución S.A DE C.V., es una empresa participación estatal mayoritaria, cuyo propósito es contribuir a la superación la pobreza alimentaria, mediante el abasto productos básicos y complementarios a localidas alta y muy alta marginación. 2

3 Con base en lo anterior, S.A DE C.V., sustenta sus actividas en la producción, uso, y resguardo la información generada a través la ejecución sus atribuciones, acción que requiere políticas vinculadas para la correcta administración los documentos generados. Se enfatiza que el uso la información es en primer momento es meramente institucional, siendo parte fundamental la acuada toma cisiones en los asuntos propios la Institución. Adicionalmente, las políticas públicas que fomentan la transparencia y la rendición cuentas en nuestro país, obligan a S.A DE C.V., a contar con sistemas bidamente organizados para estar en condiciones atenr las mandas ciudadanas en el pleno ejercicio su recho al acceso a la información pública gubernamental. Para garantizar una acuada administración los documentos generados por la empresa, es importante solventar los problemas (incumplimientos a las obligaciones normativas) que han tenido el pleno sarrollo la actividad archivística S.A DE C.V. Entre los principales problemas, pomos stacar los siguientes: Falta criterios para la organización y conservación los documentos generados por la Institución. Falta personal capacitado en la materia. Actualización los Instrumentos Control y Consulta Archivística apegados a la metodología emitida por el Archivo General la Nación. Expedientes sin clasificación archivística actualizada. Inexistencia un Sistema Institucional. De acuerdo a lo anterior, el Plan Anual Desarrollo Archivístico forma parte fundamental l esquema que tiene planteado la institución, para resolver la problemática existente en materia archivística, buscando garantizar la correcta administración los, a través acciones concretas. 2. Justificación El artículo 12, fracción VI la Ley Feral, establece que el Área Coordinadora berá elaborar y presentar ante el Comité Transparencia el Plan Anual Desarrollo Archivístico, mismo que be contemplar las acciones a emprenr a escala institucional para la organización, mornización y mejoramiento continuo los servicios, y que una vez validado por el Comité, berá ser publicado en el portal Internet cada institución, así como sus respectivos informes anuales cumplimiento. Al respecto, S.A. DE C.V., está llevando a cabo las labores correspondientes para el cumplimiento las obligaciones enmarcadas en la normatividad que en materia archivística, 3

4 regula a las penncias y entidas la Administración Pública Feral. Estas acciones se encuentran establecidas en el PADA la Institución, teniendo como principal objetivo, sistematizar y homologar los servicios archivísticos institucionales. De esta manera, S.A. DE C.V., plasma en el PADA, las acciones y actividas que se realizarán durante el 2017 para cumplir cabalmente con las disposiciones normativas, para incidir en el mejoramiento la transparencia y la rendición cuentas. La correcta implementación l PADA arrojará entre otros, los siguientes beneficios: Cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley Feral. Ser factor cisivo en la toma cisiones institucionales. Hacer eficiente la gestión institucional. Contar con información bidamente organizada. Facilitar el acceso a la información tanto a los servidores públicos como a la ciudadanía. Optimizar el flujo documental con base en los tiempos establecidos para su guarda. Hacer transparentes las acciones la Institución. Facilitar la rendición cuentas. Optimizar recursos humanos, financieros y materiales. Objetivos Objetivo General Programar las actividas que permitan homologar, mornizar, y mejorar el trabajo archivístico en la empresa, cumpliendo en estricto sentido a lo establecido en la normatividad respectiva, buscando optimizar recursos humanos, materiales y financieros stinados para la administración los documentos que son generados por la institución. Objetivos específicos Optimizar el funcionamiento los S.A. DE C.V., para conformar el Sistema Institucional. Establecer reglas operación, que permitan a la estructura que compondrá el Sistema Institucional, una correcta gestión y administración la documentación generada por SA.A. DE C.V. 3. Planeación De acuerdo a los varios incumplimientos que SA. DE C.V., tiene con respecto a las obligaciones establecidas en la normatividad correspondiente, la Coordinación ha planteado una serie acciones y estrategias que pretenn homologar el trabajo archivístico 4

5 en la Institución. Es indispensable que la institución cuente con Instrumentos Control y Consulta Archivística validados por el Archivo General la Nación y a partir esto, comenzar con acciones para optimizar el manejo la documentación que se genera en el sarrollo las actividas institucionales. 5

6 3.1 Requisitos Actividas Requerimientos y/o insumos Responsable Elaborar Cuadro General Archivística y Catálogo Disposición Establecer un programa asesoría para la implementación l Cuadro General Archivística y Catálogo Disposición guarda o portada exterior los y supervisar que los cuenten con la misma inventarios las Guías Simples Archivo con la información que se encuentre en los respectivos Diseñar e implementar el molo l Sistema Institucional S.A. DE C.V. Elaborar los criterios específicos para la organización y conservación los institucionales Conformar un Grupo Técnico Interno Administración Documentos y Implementar un programa Capacitación en materia archivística al personal S.A. DE C.V. Instrumentos Control y Consulta Archivística Instrumentos Control y Consulta Archivística Formato guarda o portada exterior Formato inventarios Archivo Trámite, Transferencia y Bajas. Formatos Guías Simples Diagnóstico l estado que guarda la estructura archivística Diagnóstico para la intificación los criterios Elaborar reglas operación Detección necesidas Coordinación Coordinación Supervisión por parte la Coordinación y llenado por parte los Responsables los Trámite Supervisión por parte la Coordinación y llenado por parte los Responsables los Trámite Supervisión por parte la Coordinación y llenado por parte los Responsables los Trámite Coordinación por parte la Coordinación y aprobación por parte l Comité Transparencia Coordinación Coordinación 6

7 Actividas Requerimientos y/o insumos Responsable Conformar el Archivo Concentración Acuación l espacio stinado para el Archivo Concentración Coordinación Proyectos Especiales y Coordinación Alcance, entregables y actividas Entregables Cuadro General Archivística Producto 2 Catálogo Disposición Programa asesorías y seguimiento Alcance Acciones Elaborar conforme a la metodología propuesta por el AGN Visitas asesoría y seguimiento para la implementación los instrumentos Elaborar Cuadro General Archivística y Catálogo disposición Establecer un programa asesoría para la implementación l Cuadro General Archivística y Catálogo Disposición guarda o portada exterior los y supervisar que los cuenten con la misma inventarios las Guías Simples Archivo con la información que se encuentre en los respectivos Diseñar e implementar el molo l Sistema Institucional S.A. DE C.V. Elaborar los criterios específicos para la organización y conservación los institucionales Conformar un Grupo Técnico Interno Administración Documentos y Implementar un programa Capacitación en materia archivística al personal S.A. DE C.V. Conformar el Archivo Concentración 7

8 Entregables Formato guarda o portada exterior Producto 2 Informe cantidad que cuenten con la misma Inventarios Guías Simples Archivo elaboradas y publicadas Alcance Acciones Elaborar formato guarda o portada exterior los y supervisar que las áreas elaboren sus respectivas guardas Elaborar formato inventarios y supervisar que sean elaborados por los Trámite Elaborar formato guías Simples Archivo y publicarlas Elaborar Cuadro General Archivística y Catálogo disposición Establecer un programa asesoría para la implementación l Cuadro General Archivística y Catálogo Disposición guarda o portada exterior los y supervisar que los cuenten con la misma inventarios las Guías Simples Archivo con la información que se encuentre en los respectivos Diseñar e implementar el molo l Sistema Institucional S.A. DE C.V. Elaborar los criterios específicos para la organización y conservación los institucionales Conformar un Grupo Técnico Interno Administración Documentos y Implementar un programa Capacitación en materia archivística al personal S.A. DE C.V. Conformar el Archivo Concentración 8

9 Entregables Estructura l Sistema Institucional Criterios específicos Producto 2 Criterios validados por parte l Comité Transparencia Reglas operación Alcance Acciones Diseñar el proyecto l Sistema Institucional con sus funciones y actividas Elaborar los criterios específicos para la organización y conservación los S.A. DE C:V., y solicitar la validación l Comité Transparencia Elaborar un reglamento operación l Grupo Trabajo Elaborar Cuadro General Archivística y Catálogo disposición Establecer un programa asesoría para la implementación l Cuadro General Archivística y Catálogo Disposición guarda o portada exterior los y supervisar que los cuenten con la misma inventarios las Guías Simples Archivo con la información que se encuentre en los respectivos Diseñar e implementar el molo l Sistema Institucional S.A. DE C.V. Elaborar los criterios específicos para la organización y conservación los institucionales Conformar un Grupo Técnico Interno Administración Documentos y Implementar un programa Capacitación en materia archivística al personal S.A. DE C.V. Conformar el Archivo Concentración 9

10 Entregables Producto 2 Minutas las sesiones trabajo Programa capacitación archivística Producto 2 Convocatoria, temario, lista asistencia y constancias Listado áreas y volumen Alcance Acciones en el que se establezcan su organización, atribuciones y funcionamiento. Convocar a reuniones trabajo Elaborar un programa capacitación en materia archivística, convocar al personal que recibirá la capacitación, impartir los cursos y entregar constancias Verificación la documentación propuesta para baja documental, coordinar la Elaborar Cuadro General Archivística y Catálogo disposición Establecer un programa asesoría para la implementación l Cuadro General Archivística y Catálogo Disposición guarda o portada exterior los y supervisar que los cuenten con la misma inventarios las Guías Simples Archivo con la información que se encuentre en los respectivos Diseñar e implementar el molo l Sistema Institucional S.A. DE C.V. Elaborar los criterios específicos para la organización y conservación los institucionales Conformar un Grupo Técnico Interno Administración Documentos y Implementar un programa Capacitación en materia archivística al personal S.A. DE C.V. Conformar el Archivo Concentración 10

11 Entregables Producto 2 Inventarios baja documental Producto 3 Dictamen la SHCP (Documentación contable) Dictamen l AGN Espacio finido Producto 2 Directrices para las transferencias primarias Alcance Acciones elaboración inventarios, (en caso que sea documentación comprobatoria y justificatoria l gasto público, solicitar dictamen a la SHCP), solicitar el dictamen baja al AGN, publicar la baja autorizada en el portal internet S.A. DE C.V. Diagnóstico y optimización espacios Elaborar Cuadro General Archivística y Catálogo disposición Establecer un programa asesoría para la implementación l Cuadro General Archivística y Catálogo Disposición guarda o portada exterior los y supervisar que los cuenten con la misma inventarios las Guías Simples Archivo con la información que se encuentre en los respectivos Diseñar e implementar el molo l Sistema Institucional S.A. DE C.V. Elaborar los criterios específicos para la organización y conservación los institucionales Conformar un Grupo Técnico Interno Administración Documentos y Implementar un programa Capacitación en materia archivística al personal S.A. DE C.V. Conformar el Archivo Concentración 11

12 3.2 Recursos y costos RECURSOS MATERIALES Y TECNOLÓGICOS Equipos cómputo, multifuncionales e impresoras RECURSOS HUMANOS Apoyo la Coordinación * Responsables los Trámite * Responsable l Archivo Concentración * BIENES MUEBLES E INMUEBLES Equipamiento l Archivo Concentración * CANTIDAD De acuerdo a requerimientos por parte las áreas COSTO COSTO TOTAL UNITARIO $25, $300, Sin estimación Sin estimación GRAN TOTAL 0 * Los costos relacionados a estos rubros aparecen en cero ya que son los correspondientes a los salarios los servidores públicos signados como responsables los Trámite y Concentración, personal apoyo la Coordinación, siendo gastos operación S.A. DE C.V. No se incluye una estimación económica l Archivo Concentración hasta que exista una finición institucional al respecto. Los insumos como equipo cómputo, multifuncionales e impresoras, serán solicitados al proveedor que proporciona el arrendamiento correspondiente. ** La contratación estos servicios quedará supeditada al otorgamiento recursos y la validación los mismos por parte las autoridas correspondientes. Tiempo implementación. Cronograma actividas Las actividas contempladas en el PADA, se llevarán a cabo durante el año 2017, conforme al siguiente cronograma: CRONOGRAMA ACTIVIDAD E F M A M J J A S O N D Elaborar Cuadro General Archivística y Catálogo disposición Establecer un programa asesoría para la implementación l Cuadro General 12

13 CRONOGRAMA ACTIVIDAD E F M A M J J A S O N D Archivística y Catálogo Disposición guarda o portada exterior los y supervisar que los cuenten con la misma inventarios las Guías Simples Archivo con la información que se encuentre en los respectivos Diseñar e implementar el molo l Sistema Institucional S.A. DE C.V. Elaborar los criterios específicos para la organización y conservación los institucionales Conformar un Grupo Técnico Interno Administración Documentos y Implementar un programa Capacitación en materia archivística al personal S.A. DE C.V. Conformar el Archivo Concentración A. ADMINISTRACIÓN DEL PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO El Plan Anual Desarrollo Archivístico con base en la normatividad respectiva, berá ser validado por el Comité Transparencia la Institución, siendo a su vez publicado en el portal internet institucional con los informes cumplimiento anual. Planificar las comunicaciones Para garantizar el cumplimiento l PADA, la Coordinación S.A. DE C.V., establecerá líneas comunicación con el Comité Transparencia, los Responsables los Trámite y Concentración, con el objeto difundir las estrategias instituciones en materia archivística y todo lo referente a las actividas que contempla el Plan. Comité Transparencia Coordinación Responsable l Archivo Concentración Responsables l Archivo Trámite 13

14 Información Generada Intercambia información con: Medio Periodicidad Comité Transparencia Valida objetivos, políticas institucionales, informes actividas Coordinación Documentos, sesiones l Comité, Actas, Acuerdos, Oficios Cada sesión ordinaria y en su caso extraordinaria l Comité Transparencia Coordinación Comunica objetivos, políticas, informes actividas Comité Transparencia Documentos, oficios, sesiones l Comité Cada sesión ordinaria y en su caso extraordinaria l Comité Transparencia Responsable l Archivo Concentración Comunica objetivos, políticas. Presenta informes actividas, avances, novedas, necesidas Coordinación Correo electrónico, reuniones, oficios Mensuales y en el momento que se requiera una vez establecido el Archivo Concentración Responsables los Trámite Comunica objetivos, políticas. Presenta informes actividas, avances, novedas, necesidas Coordinación Correo electrónico, reuniones, oficios Mensuales y en el momento que se requiera 1.1 Reporte avances Derivado reuniones evaluación y seguimiento sostenidas durante el sarrollo l PADA, la Coordinación emitirá los reportes correspondientes como son: Minutas, bitácoras, informes, etc., con el objeto que quen documentadas las acciones emprendidas y los resultados arrojados al momento. Se informará al Comité Transparencia, en cada sesión ordinaria y extraordinaria, sobre los avances l PADA y al finalizar el año 2017, se remitirá el informe final al propio Comité para su conocimiento y publicación. 1.2 Control cambios La Coordinación evaluará manera permanente las acciones emprendidas, documentando los cambios y las estrategias implementadas para corregir o en su caso suspenr las actividas correspondientes, evitando con ello el mal empleo los recursos 14

15 stinados para la consecución los objetivos, interviniendo en este proceso la Coordinación, el Responsable l Archivo Concentración y los Responsables los Trámite. Todos los cambios realizados, serán informados al Comité Transparencia. 2. Planificar la gestión riesgos 2.1 Intificación y control riesgos ACTIVIDAD IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO CONTROL DE RIESGO Elaborar Cuadro General Archivística y Catálogo disposición Establecer un programa asesoría para la implementación l Cuadro General Archivística y Catálogo Disposición guarda o portada exterior los y supervisar que los cuenten con la misma inventarios las Guías Simples Archivo con la información que se encuentre en los respectivos Diseñar e implementar el molo l Sistema Institucional S.A. DE C.V. Cargas trabajo l personal Cargas trabajo l personal Cargas trabajo l personal Personal insuficiente para la realización esta actividad Deficiente manejo e intificación las series Desinterés institucional La Coordinación evaluará el avance en esta actividad mensualmente, e informará al Comité Transparencia sobre la situación que guarda para que se implemente una campaña conjunta concientización al personal operativo, mando medios y superiores La Coordinación evaluará el avance en esta actividad mensualmente, e informará al Comité Transparencia sobre la situación que guarda para que se implemente una campaña conjunta concientización al personal operativo, mando medios y superiores Verificar y notificar los avances o retrasos a los titulares las Unidas Administrativas Verificar y notificar los avances o retrasos a los titulares las Unidas Administrativas La Coordinación asesorará a los Responsables los Trámite para la correcta elaboración las Guías Simples Archivo Concientizar a la alta dirección la Institución sobre la necesidad e importancia conformar el Sistema 15

16 ACTIVIDAD IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO CONTROL DE RIESGO Elaborar los criterios específicos para la organización y conservación los institucionales Conformar un Grupo Técnico Interno Administración Documentos y Implementar un programa Capacitación en materia archivística al personal S.A. DE C.V. Conformar el Archivo Concentración No contar con suficiente información por parte las áreas administrativas Apoyo insuficiente por parte las unidas administrativas para su conformación Falta interés l servidor público Recursos insuficientes o sin autorización la SHCP Institucional al interior S.A. DE C.V., a través pláticas un diagnóstico sobre la situación que prevalece en los Concientización los titulares las Unidas Administrativas la importancia este grupo trabajo a través pláticas en las cuales se muestre la conveniencia su instalación Concientizar a los titulares la Unidas Administrativas sobre la importancia la capacitación, solicitando su apoyo a esta política institucional Gestionar ante la alta dirección, la proporción recursos para la acuación l espacio que será pósito la documentación carácter semiactivo 2.2 Análisis Riesgos ACTIVIDAD RIESGO PROBABILIDAD IMPACTO Elaborar Cuadro General Archivística y Catálogo disposición Establecer un programa asesoría para la implementación l Cuadro General Archivística y Catálogo Disposición guarda o portada exterior los y supervisar que los cuenten con la misma inventarios Cargas trabajo l personal Cargas trabajo l personal Cargas trabajo l personal Personal insuficiente para la realización esta actividad 1 Bajo 3 Morado 3 Morado 3 Morado 16

17 ACTIVIDAD RIESGO PROBABILIDAD IMPACTO las Guías Simples Archivo con la información que se encuentre en los respectivos Diseñar e implementar el molo l Sistema Institucional S.A. DE C.V. Elaborar los criterios específicos para la organización y conservación los institucionales Conformar un Grupo Técnico Interno Administración Documentos y Implementar un programa Capacitación en materia archivística al personal S.A. DE C.V. Conformar el Archivo Concentración Deficiente manejo e intificación las series 2 Bajo Desinterés institucional 1 Bajo No contar con suficiente información por parte las áreas administrativas Apoyo insuficiente por parte las unidas administrativas para su conformación Falta interés l servidor público Recursos insuficientes o sin autorización correspondiente 2 Bajo 1 Bajo 3 Medio 4 Alto PROBABILIDAD DE QUE SE PRESENTE EL RIESGO VALOR Es muy probable que se produzca inmediatamente 5 Es probable que se produzca en un corto período tiempo Es probable que se produzca a medio plazo 3 Es posible que se llegue a producir 2 Es improbable que se llegue a producir 1 4 CONSIDERACIONES DEL PLAN 1. De acuerdo a lo establecido en la Ley Feral, Artículo 12, Fracción VI, la Coordinación, elabora el presente Plan Anual Desarrollo Archivístico, el cual será presentado al Comité Transparencia para su validación y posteriormente publicado en el portal Internet la Institución. 2. La elaboración l PADA 2017 la Institución, se realiza acuerdo a los Criterios para elaborar el Plan Anual Desarrollo Archivístico, publicado por el Archivo General la Nación, cuya versión electrónica fue editada en el año

18 3. La Coordinación será el área encargada supervisar el sarrollo l PADA, biendo informar al Comité Transparencia sobre el estado que guarda el Plan. 4. Los titulares las áreas administrativas a través sus Responsables Archivo Trámite, berán proveer lo necesario para la correcta ejecución l presente Plan, dando cumplimiento a las obligaciones enmarcadas en el mismo, acuerdo a su competencia. NORMATIVIDAD Ley General Transparencia y Acceso a la Información Pública. Ley Feral. Ley Feral Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Ley Feral Protección Datos Personales en Posesión los Particulares. Ley Firma Electrónica Avanzada. Ley Feral l Trabajo. Ley Feral los Trabajadores al Servicio l Estado, reglamentaria l Apartado B, l artículo 123 constitucional. Ley General Protección Civil. Ley Feral sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos. Ley General Bienes Nacionales. Ley Feral Responsabilidas Administrativas los Servidores Públicos. Ley Fiscalización y Rendición Cuentas la Feración. Criterios para elaborar el Plan Anual Desarrollo Archivístico. Código Fiscal la Feración. Código Penal Feral. Lineamientos generales para la organización y conservación los l Por Ejecutivo Feral. Lineamientos para la protección datos personales. Manual Administrativo Aplicación General en las Materias Transparencia y. Manual Administrativo Aplicación General en Materia Tecnologías la Información y Comunicaciones y Seguridad la Información. Guía para la elaboración un documento seguridad. Norma Archivo Contable Gubernamental. NACG 01 Disposiciones Aplicables al Archivo Contable Gubernamental. Unidad Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública. 18