Durante la visita a las oficinas se les realizó un plan de capacitación a 2 funcionarios, Ana Lizano y Douglas Solano, en tres temas:

Transcripción

1 1. No. Convenio Marco 2014LN CMBYC Convenio Marco para La Emisión de Boletos Aéreos para las Instituciones Públicas que utilizan 2. Objeto Compra de 01 boleto aéreo para el funcionario Jeffry Cordoba Campos, Administrador de Bienes del Ministerio, con destino a Ginebra, Suiza, del 25 de marzo al 8 de abril del 2017 (Lo anterior, de conformidad con los detalles establecidos en el listado de itinerarios que se adjunta en la presente solicitud). El objetivo del viaje seria Realizar el acompañamiento y asesoría en el proceso de baja de bienes ubicados en las oficinas del Ministerio de Comercio Exterior en la Misión Permanente ante la OMC, en Ginebra, Suiza, con la finalidad de determinar cuáles serán declarados en desuso para la baja través de donación. 3. Justificación: Antecedentes: El artículo 2 del Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central establece que es responsabilidad de la Unidad de Administración de Bienes Institucionales de cada Ministerio u Órgano Adscrito, mantener un registro actualizado del patrimonio de la Institución, debiendo valorar cada uno de los bienes o elementos que en ellos figuren, con el precio que corresponda de acuerdo con las disposiciones técnicas que al respecto dicte la Contabilidad Nacional. También mediante oficio DGABCA-CS de fecha 03 de octubre de 2014, suscrito por el señor Fabián David Quirós Álvarez, Director General de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda, solicita la implementación de una serie de acciones a nivel interno del Ministerio, a fin de mantener una adecuada administración y control de los bienes. Dado esto el ministerio empezó a realizar la conciliación con la oficina del Ministerio ubicadas en Suiza, desde el 2010 se viene trabajando en este tema, siendo que la gran cantidad de información que se debía analizar, las dificultades para localizar documentos y considerando que únicamente tenemos destacada una persona a cargo de todos los bienes del Ministerio, se logró concretar la conciliación hasta el 2014, se siguió trabajando y en el 2015 se realizando una visita a las oficinas en las fechas del 15 al 19 de junio, para tener una idea más clara de la situación en la oficina. Sobre estos bienes se iniciaron varias labores como plaqueo de bienes, solicitud de fotografías de otros bienes para verificar características, acceso a la gestión documental de las oficinas mediante solicitud de documentación vía correo, revisión de reportes de Financiero sobre subpartidas de gastos utilizadas para el pago de algunos bienes y otros. Todas estas medidas se han implementado con la finalidad de lograr normalizar todos los registros de los bienes de esas oficinas, depurar los registros y corregir omisiones de procedimientos que se dieron en períodos anteriores y establecer normas y procedimientos claros y oportunos que permitan evitar que estas situaciones se vuelvan a presentar en el futuro. Es por eso que se formalizo un procedimiento denominado PI-PRO-REX _Procedimiento de Registro de Bienes Adquiridos en el Exterior, mediante el cual se establece las pautas a seguir una vez que se compra un bien patrimoniables y se establecen las actividades a realizar para reportar a la Proveeduría las compras nuevas para proceder con los registros respectivos, mismo procedimiento que se aplicó a las demás oficinas en el exterior. También se tienen formularios para ayudar en el registro de bienes que no son patrimoniables o bienes personales de los funcionarios que se encuentran en las oficinas, PI-FOR-BNP Registro de bienes no patrimoniables y el PI-FOR-RBP Registro de bienes personales. Durante la visita a las oficinas se les realizó un plan de capacitación a 2 funcionarios, Ana Lizano y Douglas Solano, en tres temas: PI-FOR-CMB Página 1 de 5

2 - Capacitación en 14 procedimientos de bienes generales de control de bienes. - Capacitación en procedimiento de registro y baja de bienes en el exterior. - Capacitación de SIBINET (sistema de registro de bienes del Gobierno). Para reforzar los temas relacionados a la administración de bienes, la Proveeduría requiere dar continuidad al proceso de revisión y depuración de las bases de datos de bienes ubicados en las oficinas de Suiza, a través de asesoría y acompañamiento en la implementación del procedimiento de baja de los bienes, para lo cual se designa al Administrador de Bienes a realizar una visita a las oficinas para dar apoyo técnico a los responsables de dicho proceso, siendo que la Proveeduría Institucional cuenta con mayor experiencia y capacitación en el tema de la administración de los bienes. Para lo cual se confecciono el plan de trabajo código; PI-PLA-PLT , PLAN DE TRABAJO PARA REALIZAR EL ACOMPAÑAMIENTO Y ASESORÍA EN EL PROCESO DE BAJA DE BIENES EN LAS OFICINAS DE COMEX DESTACADAS EN GINEBRA, SUIZA MARZO El cual posee los siguientes objetivos; Objetivo General: Realizar el acompañamiento y asesoría en el proceso de baja de bienes ubicados en las oficinas del Ministerio de Comercio Exterior en la Misión Permanente ante la OMC, en Ginebra, Suiza, con la finalidad de determinar cuáles serán declarados en desuso para la baja través de donación. Objetivos específicos: a) Revisar el estado de los bienes en las oficinas de la Misión Permanente ante la OMC. b) Tomar fotografías pendientes de los bienes que serán declarados en desuso en las oficinas de la Misión Permanente ante la OMC. c) Confeccionar listados de categorización de activos con los reportes finales. d) Coordinar el proceso de donación de activos a través de la homologación del procedimiento y documentos utilizados en Costa Rica. e) Guiar a los funcionarios de la Misión para el proceso de avalúos a los bienes que se darán de baja por donación. f) Revisión de formularios para la baja de los activos. 4. Requerimientos técnicos: El detalle de las líneas de los bienes y servicios que se requieren adquirir, se detallan a continuación. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PROGRAMA Política Comercial Externa Actividades Centrales FUENTE: 001 Ingresos Corrientes SUBPARTIDA: La siguiente tabla resume los tiquetes con destinos y días que deben ser adquiridos. El oferente deberá presentar tarifa por destino. No. Cantidad Breve Descripción de los Bienes y/o Servicios PI-FOR-CMB Página 2 de 5

3 01 01 Compra de 01 boleto aéreo para el funcionario Jeffry Cordoba Campos, Administrador de Bienes del Ministerio, con destino a Ginebra, Suiza, del 25 de marzo al 8 de abril del 2017 Nombre Salida Regreso Observaciones (Indicar nombre de persona que viaja) hora aproximada de salida de llegada de salida de llegada Indicar algún dato importante relacionado con el vuelo Jeffry Cordoba Campos (clase económica ) 25/marzo/2017/ San José, Costa Rica. En un vuelo que salga en horas de la noche. presenten antes de las 06:00 p.m. siempre y cuando ninguna oferta cumpla con el itinerario oficial. Se 26/marzo/2017/ Ginebra, Suiza. llegue antes de las 08:00 p.m. esto para que el funcionario tenga el tiempo de trasladarse hasta el hotel y descansar para sus actividades que inician al día siguiente en horas de la mañana. valorarán presenten después de la hora indicada siempre y cuando ninguna oferta cumpla con el itinerario 08/abril/2017/ Ginebra, Suiza. salga en horas de la mañana. presenten antes o después de las horas indicadas siempre y cuando ninguna oferta cumpla con el itinerario 08/abril/2017/ San José, Costa Rica. llegue antes de las 10:00 p.m. presenten después de la hora indicada siempre y cuando ninguna oferta cumpla con el itinerario El funcionario posee visa americana. Las escalas a realizarse no deben de ser más de dos, las cuales no podrán tener una duración menor a 2 horas y no mayor a 5 horas, esto con la finalidad de contar con el tiempo suficiente para realizar los trámites de migración necesarios y traslado dentro del aeropuerto 1. Se podrá ofertar vuelos con escalas menores a dos horas y mayores a cinco horas, estas podrán ser adjudicadas siempre y cuando ninguna oferta cumpla con la duración y cantidad de escalas requeridas en el itinerario original. 1 El tiempo estipulado obedece a que, con periodos menores, el funcionario puede correr el riesgo de perder el próximo vuelo, por lo que es necesario que la oferta cumpla con este lapso. 2 En los vuelos en lo que se habilite ofertas alternativas, prevalecerá para escoger la oferta ganadora el criterio establecido por la Proveeduría Institucional. PI-FOR-CMB Página 3 de 5

4 Indicación En horas de la mañana En horas de la tarde En horas de la noche En horas de la madrugada Uso Para cuando no interesa a qué horas de la mañana salga o llegue, pero dentro del rango de 6:00 a.m. (inclusive) a 12:00 Medio día Para cuando no interesa a qué horas de la tarde salga, pero dentro del rango: Después de las 12:00 medio día hasta las 06:00 de la tarde Para cuando no interesa a qué horas de la noche salga, pero dentro del rango: Después de las 6:00 de la tarde hasta las 12:00 media noche Para cuando no interesa a qué horas de la madrugada salga, pero dentro del rango: Después de las 1200 media noche antes de las 06:00 am. Obligaciones del contratista 1. Reservar el espacio para cada uno de los funcionarios en el avión una vez aprobado por COMEX, sin ninguna alteración posterior de horarios, conexiones y línea aérea ofrecida. 2. Todo tiquete cotizado debe ser en la clase que la administración indique en el presente documento. 3. Salvo especificación en contrario, todo tiquete cotizado debe ser no rembolsable. 4. La opción a cotizarse deberá generar un tiquete que sea flexible en cuanto a cambio de día, fecha, hora de salida o de regreso, entre otros, además de la modificación de pasajeros. 5. El itinerario de vuelo debe ser un solo tiquete desde el lugar de salida hasta el lugar de destino. No debe tener ningún fraccionamiento de boleto, independientemente de que el itinerario contenga varias conexiones. 6. Realizar todos los servicios específicos requeridos. 7. La agencia ofrecerá la tarifa más directa y económica. 8. Cumplir con el servicio objeto de la presente contratación. 9. Las agencias deben asegurarse de que su oferta se ajuste a las condiciones establecidas en la Política de Viajes del Ministerio de Comercio Exterior (pueden solicitarla a la institución). Criterios a considerar en los horarios Indicación Uso En horas de la mañana Para cuando no interesa a qué horas de la mañana salga o llegue, pero dentro del rango de 6:00 a.m. (inclusive) a 12:00 Medio día En horas de la tarde Para cuando no interesa a qué horas de la tarde salga, pero dentro del rango: Después de las 12:00 medio día hasta las 06:00 de la tarde En horas de la noche Para cuando no interesa a qué horas de la noche salga, pero dentro del rango: Después de las 6:00 de la tarde hasta las 12:00 media noche En horas de la madrugada Para cuando no interesa a qué horas de la madrugada salga, pero dentro del rango: Después de las 1200 media noche antes de las 06:00 am. PI-FOR-CMB Página 4 de 5

5 AUTORIZACIÓN DE LA DEPENDENCIA SOLICITANTE Unidad solicitante Firma electrónica Funcionario que autoriza la contratación, quien será la Jefatura de la Dependencia que solicita o su superior jerárquico. El funcionario responsable de la autorización, deberá designar al funcionario que estará a cargo de la elaboración de los términos y condiciones de la compra, revisión de requisitos y preparación de estudios técnicos y verificación de la ejecución del servicio. Funcionario que aprueba el gasto, que se ejecuta contra la aplicación del contrato marco. Mariela Rojas Segura Funcionario que autoriza Funcionario designado Jefe de Programa PI-FOR-CMB Página 5 de 5