CONTRATACION DE SEGUROS EN LA AVIACION CIVIL

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1 CONTRATACION DE SEGUROS EN LA AVIACION CIVIL Resolución de la Aviación Civil 65 Registro Oficial 284 de 14-mar Ultima modificación: 07-feb Estado: Vigente EL CONSEJO NACIONAL DE AVIACION CIVIL Considerando: Que, el artículo 74 de la Ley General de Seguros dispone textualmente que: "Para la contratación de seguros, todas las instituciones y entidades del sector público se sujetarán a concurso de ofertas entre empresas de seguros constituidas y establecidas legalmente en el país"; Que, la Procuraduría General del Estado mediante oficio No del 9 de febrero del 2000, establece que corresponde al Consejo Nacional de Aviación Civil como instancia jerárquicamente superior, aprobar las normas reglamentarias de la Dirección General de Aviación Civil como institución rectora de la Aviación Civil Ecuatoriana; y, En uso de las facultades que le concede el Art. 5 de la Ley de Aviación Civil. Resuelve: EXPEDIR EL REGLAMENTO DE CONTRATACION DE SEGUROS CAPITULO I GENERALIDADES Art. 1.- Ambito de Aplicación.- El presente reglamento regula el procedimiento a seguirse para la contratación de seguros mediante concurso de ofertas con compañías de seguros nacionales y mixtas establecidas en el país para cubrir los riesgos a los que se hallan expuestos los recursos humanos, los bienes de la Dirección General de Aviación Civil y de terceros que estén bajo su custodia. Art. 2.- Del Comité de Contratación de Seguros.- La contratación de seguros de la Dirección General de Aviación Civil estará a cargo de un comité integrado de la siguiente forma: a) El Director General, quien lo presidirá;

2 b) El Jefe del Departamento de Seguros; c) El Jefe de la División de Recursos Financieros; d) El Asesor Jurídico; y, e) El Jefe de la División de Recursos Materiales. Actuará como Secretario un abogado o doctor en Jurisprudencia designado por la Asesoría Jurídica, solo con voz informativa. Los miembros del comité percibirán por sesión el valor equivalente a mi salario mínimo vital general. Art. 3.- De la Convocatoria a las Sesiones.- La convocatoria a las sesiones del Comité de Contratación de Seguros la hará, por escrito, el Secretario, por disposición del Presidente, con un día hábil anterior a la fecha de la sesión, anexando el orden del día y los documentos relacionados con los asuntos a tratarse. Art. 4.- Del Quórum.- El quórum del Comité de Contratación de Seguros se constituirá con la asistencia de cuatro de sus miembros, incluido el Presidente, quienes consignarán sus votos afirmativa o negativamente. Por ningún concepto un vocal del comité se abstendrá de votar. Las decisiones se tomarán por mayoría simple y en caso de empate el asunto se resolverá en el sentido del voto del Presidente. Art. 5.- De las Actas.- Las actas de las sesiones serán aprobadas y suscritas por los vocales integrantes del Comité de Contrataciones de Seguros. El Secretario llevará las actas de las sesiones del comité en estricto orden cronológico y mantendrá bajo su custodia el archivo de todos los documentos relacionados con los asuntos tratados por el comité así como la grabación magnetofónica de las sesiones. Art. 6.- De la Abstención.- Solamente podrá abstenerse de pronunciamiento, respecto del contenido de las actas el vocal del comité que no hubiera asistido a la sesión de que se trate. Art. 7.- De las Obligaciones de los Miembros del Comité de Contratación de Seguros: 1. Del Presidente del Comité: Son obligaciones del Presidente del Comité de Contrataciones de Seguros: a) Presidir y dirigir las sesiones; b) Cumplir y hacer cumplir las normas establecidas en el presente reglamento; c) Disponer al Secretario convoque, por escrito y cuantas veces sea necesario a los miembros del comité; d) Suscribir con el Secretario las notificaciones que sean del caso; e) Cumplir y hacer cumplir las resoluciones tomadas por el comité; y,

3 f) Suscribir la correspondencia relativa al concurso en trámite. 2. Obligaciones del Secretario del Comité: Corresponde al Secretario del Comité: a) Llevar las actas y las grabaciones magnetofónicas de las sesiones del comité; b) Mantener el archivo de los documentos del comité con las debidas seguridades, garantizando su reserva; c) Elaborar el orden del día y la documentación pertinente para las sesiones del comité y someterlos a aprobación del Presidente; d) Receptar y conferir los correspondientes recibos de las propuestas presentadas al comité; e) Realizar las notificaciones que sean necesarias; f) Proporcionar las Certificaciones que sean solicitadas al comité, previo el conocimiento y autorización del Presidente; y, g) Las que le sean asignadas por el comité. 3. Obligaciones de los miembros del comité: A los miembros del comité les corresponde: a) Concurrir puntualmente a las sesiones del comité para las que fueran convocadas; b) Participar activamente en las deliberaciones y emitir sus votos en los asuntos sometidos a conocimiento del comité; c) Mantener la más absoluta reserva sobre los documentos y los asuntos tratados en el comité; d) Responder personalmente por todos los actos y resoluciones que hubieren sido adoptados por el comité con su voto; y, e) Cumplir las comisiones, actividades y tareas que les fueren asignadas por el comité. CAPITULO II DEL PROCEDIMIENTO Art. 8.- De los Estudios e Informes.- Una vez que el Director General de Aviación Civil determine la necesidad de llevar a cabo una contratación de seguros, reunirá al comité en los términos del artículo No. 3 del presente reglamento y dispondrá el estudio y la presentación de los informes respectivos que contendrán el análisis técnico, definición de los términos de referencia y clasificación de los riesgos a cubrirse, así como valores, estimaciones de indicativos de las primas y otros gastos que demande la contratación de seguros, facultándole al comité la realización de este trabajo y la contratación de asesoría externa, de ser el caso. Art. 9.- De la Cuantía.- Para la determinación del monto de la cuantía del concurso de ofertas de seguros, se considerará el monto total del valor referencias de las primas de la vigencia actual de las pólizas de seguros a contratarse. Art De la Certificación de Fondos.- El Jefe de la División de Recursos Financieros de acuerdo al valor referencial, certificará las disponibilidades presupuestarias y de caja necesarios para cubrir la obligación a contratarse, conforme las disposiciones contenidas

4 en el artículo 58 de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control. Art De la Aprobación de los Documentos.- Con el estudio e informes de que tratan los artículos 8 y 9 del presente reglamento, el comité aprobará los siguientes documentos: a) Convocatoria al concurso; b) Bases técnicas para la contratación con las especificaciones relativas a la cobertura, exclusiones, inclusiones, condiciones particulares y especiales, período de vigencia de las pólizas, alcances, forma de pago, etc., c) Modelo de Carta de Presentación y Compromiso; d) Modelo de propuestas; e) Proyecto de contrato; f) Instrucciones a los oferentes; y, g) Principios y criterios para la evaluación y revisión de las propuestas. La aprobación de estos documentos no podrá exceder de 10 días hábiles, contados desde la fecha de presentación al comité. Art Del Valor del Derecho de Inscripción.- El comité para obtener la recuperación de los costos originados en la preparación de los documentos y de las publicaciones por la prensa, establecerá el valor del derecho de inscripción que deberá ser pagado por los interesados como paso previo a la entrega de los documentos pertinentes, valor que se hará conocer en la convocatoria. Art De la Convocatoria.- Una vez aprobados los documentos, el concurso de ofertas se publicará por tres (3) distintos y consecutivos días en dos periódicos de mayor circulación nacional. Art Del Contenido de la Convocatoria.- La convocatoria contendrá: a) Las condiciones generales del contrato; b) El objeto de la contratación de seguros; c) La forma de pago; d) La indicación del lugar donde deben retirarse los documentos y entregarles las propuestas, así como el lugar donde se debe realizar el pago de los derechos de inscripción; e) El valor de la inscripción; f) El día, hora y lugar de la recepción de las ofertas; g) El día y hora para la apertura de las ofertas presentadas; y, h) La indicación de que el Comité de Contratación de Seguros se reserva el derecho de declarar desierto el concurso de oferta si no se presentaran propuestas, o si las presentadas no cumplieren con las bases y especificaciones técnicas o no fueren convenientes a los intereses nacionales o institucionales. La convocatoria será suscrita por el Presidente y el Secretario del Comité de Contratación de Seguros.

5 Art De las Aclaraciones.- El Comité de Contratación de Seguros, por propia iniciativa o a pedido, por escrito, de los interesados podrá aclarar el contenido de los documentos. Las aclaraciones serán presentadas hasta la mitad del término previsto para la presentación de las ofertas. El comité emitirá las respuestas dentro de las dos terceras partes del término previsto para la presentación de las ofertas y remitirá las aclaraciones a todos aquellos interesados que adquirieron los documentos. Art Del plazo para la presentación de las ofertas.- El Comité de Contratación de Seguros, de acuerdo con la naturaleza de la contratación, fijará los términos para la presentación de las ofertas, que no podrán ser inferiores a 15 días contados desde la fecha de la publicación de la última convocatoria, sin exceder de 30 días. Art Casos de Prórroga.- El Comité de Contratación de Seguros, bajo su responsabilidad, podrá prorrogar la fecha de presentación de las ofertas para lo cual dispondrá que se efectué una publicación en el mismo periódico en el que se realizó la convocatoria. Además ordenará que el Secretario notifique del particular a todas las personas que hayan adquirido los documentos. Art De la presentación de las ofertas.- Las ofertas serán presentadas ante el Secretario del Comité de Contratación de Seguros, en sobre cerrado, en un original y una copia con las debidas seguridades que impidan conocer su contenido antes de la apertura oficial, quien conferirá el recibo correspondiente, anotando las fechas y hora de recepción y con las copias de los documentos bases, debidamente sumillados, se procederá al trámite de estudio y calificación de las ofertas. Art Del Contenido de las Ofertas.- Las ofertas contendrán los siguientes documentos redactados en castellano: a) Carta de presentación y compromiso, según el modelo preparado por la Dirección General de Aviación Civil, que será suscrita por el representante legal del oferente; b) Oferta detallada con la tarifa y el monto de la prima comercial ofertada; c) Certificados bancarios originales que acrediten la solvencia económica del oferente; d) Certificado original de la Contraloría General del Estado sobre el cumplimiento de contratos; e) Los estados de situación financiera y de resultados del último ejercicio económico, debidamente legalizados por el contador público autorizado y el oferente o el representante legal según el caso y la revelación de las principales variaciones ocurridas entre la fecha de los balances y el penúltimo mes anterior al de la presentación de la oferta, que afecten a la situación financiera del oferente, la cual estará debidamente legalizada por las personas anteriormente citadas. Para el caso de que no existan variaciones significativas se presentará una declaración en tal sentido, legalizada igualmente por el contador público autorizado y del oferente o el representante legal, de ser el caso;

6 f) Certificado de existencia legal y de cumplimiento de obligaciones expedido por la Superintendencia de Bancos, así como la certificación del mismo órgano de control que le acredite para operar en la rama de los seguros a contratarse; g) Nombramiento del representante legal o apoderado de la compañía de seguros, debidamente legalizado e inscrito y vigente a la fecha de presentación de la oferta y la autorización para comprometer a la compañía en el concurso; h) El original de la garantía de seriedad de oferta, para asegurar la celebración del contrato equivalente al 2% del valor total de la prima ofertada. Esta garantía será incondicional irrevocable y de cobro inmediato, otorgada por un banco legalmente establecido en el país; i) Pólizas de seguro a contratarse, con sus cláusulas generales, particulares, especiales y adicionales aprobadas por la Superintendencia de Bancos; j) Certificado de cumplimiento de obligaciones con el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social; k) Certificado del reasegurador que garantice el cumplimiento económico del contrato de seguro conteniendo la siguiente información: - Porcentaje de respaldo a la cotización presentada. - Nombre o razón social del o los líderes de reaseguro. - Coberturas cotizadas a la compañía oferente. - Tiempo de validez del respaldo del reaseguro; y, l) Los demás documentos que el Comité de Contratación de Seguros considere pertinentes, de acuerdo a la naturaleza del seguro a ser contratado, establecidos en las bases. Los documentos requeridos serán auténticos y deberán presentarse foliados y rubricados por el oferente. No se aceptarán ofertas enviadas por fax o correo. El sobre se presentará con el nombre del concurso, nombre del oferente y la razón social de la compañía aseguradora, la dirección y el correspondiente número telefónico. La oferta tendrá un período de validez de 60 días contados desde la fecha límite para su entrega y así deberá expresarse claramente. Art De la Apertura de los Sobres.- En el día y hora señalados por el Comité de Contratación de Seguros en la convocatoria, se procederá a la apertura de los sobres en presencia de los interesados que deseen asistir. El Secretario y un miembro del comité rubricarán todos los documentos presentados, de lo cual se dejará constancia en el acta respectiva. Art De la Calificación de las Ofertas.- Una vez que las ofertas sean calificadas, el comité verificará si éstas cumplen con los requisitos exigidos por la Dirección General de Aviación Civil y procederá a calificarlas en un término de 5 días. Art De la Comisión Técnica.- Una vez calificadas las ofertas, el Comité de Contratación de Seguros conformará una comisión técnica con la participación de los

7 profesionales que se requieran, de acuerdo con la naturaleza y objeto del contrato, la misma que evaluará las ofertas. Ningún miembro del Comité de Contratación de Seguros podrá integrar la Comisión Técnica. Art De los Cuadros Comparativos.- La Comisión Técnica dispondrá del término de 5 días, contados desde la fecha de recepción de las ofertas por parte del comité para elaborar los cuadros comparativos de las propuestas recibidas y presentará el informe respectivo, con las observaciones que permitan al comité disponer de la información necesaria para resolver lo conveniente, que serán entregadas al Secretario del comité para que los someta a su consideración en forma inmediata. El comité a pedido expreso de la comisión podrá ampliar hasta por 5 días de término para la presentación de su informe. Los cuadros comparativos a ser elaborados serán: 1. Cuadro comparativo de costos unitarios y totales; 2. Cuadro comparativo con los nombres de los oferentes, los detalles de cada uno de los documentos del sobre único; y, 3. Cuadros comparativos de las ofertas evaluadas según los principios y criterios que constan en los documentos bases. Art De la Adjudicación.- Recibidos los cuadros comparativos y el respectivo informe, el comité resolverá sobre el concurso de ofertas en el término de 5 días contados desde la fecha de su recepción. El comité adjudicará el contrato al proponente que hubiere presentado la oferta más conveniente a los intereses nacionales e institucionales en lo referente a primas, cobertura de los riesgos asegurables, condiciones generales y especiales propuestas. Los miembros del Comité de Contratación de Seguros, serán personal y pecuniariamente responsables de las resoluciones que tomaren así como de sus acciones u omisiones. Art Notificación.- El comité a través de su Presidente, notificará inmediatamente a la compañía que resulte ganadora en el concurso, para que a partir de la fecha de notificación otorgue cobertura provisional. La Dirección General de Aviación Civil devolverá la garantía de seriedad de propuesta a los oferentes que no hubieren sido adjudicados. El adjudicatario estará obligado a mantener en vigencia dicha garantía y a renovarla por lo menos 5 días antes de su vencimiento hasta la suscripción del contrato. El incumplimiento de esta obligación dará lugar a que la Dirección General de Aviación Civil haga efectiva la garantía de seriedad de la propuesta, dejando sin efecto la adjudicación y el Comité de Contratación de Seguros podrá adjudicar el contrato al proponente que siga en orden de prelación. Art De la suscripción del contrato y la póliza.- El contrato será suscrito dentro del

8 término de 15 días contados desde la fecha de notificación del resultado del Concurso de Ofertas. Art Sanciones por no celebración.- Si no se celebrare el contrato por culpa del adjudicatario dentro del término señalado en el artículo 26 del presente reglamento, la Dirección General de Aviación Civil hará efectiva inmediatamente la garantía de seriedad de la oferta, notificando de este hecho a la Contraloría General del Estado. El comité podrá adjudicar el contrato al proponente que siga en orden de preferencia, de así convenir al interés nacional institucional. Art Concurso Desierto.- El Comité de Contratación de Seguros podrá declarar, desierto el concurso de ofertas cuando no se hubiere presentado ninguna oferta o cuando las presentadas fueran descalificadas o consideradas inconvenientes a los intereses institucionales, o, por violación de las disposiciones legales o reglamentarias. Art De la reapertura.- El Comité de Contratación de Seguros podrá ordenar la reapertura del concurso para lo cual se seguirá el mismo procedimiento establecido en el presente reglamento. Art Dudas.- Los casos de duda respecto a la aplicación del presente reglamento serán resueltos por el comité con mayoría de votos. Art De la Asesoría Externa.- La Dirección General de Aviación Civil, de ser necesario contratará asesoría externa para el estudio, análisis y soporte técnico en materia de seguros vigentes u otros que requiera la institución. Art De la Renovación y Extensión de Cobertura.- El Comité de Contratación de Seguros está facultado para renovar y/o extender la cobertura por el tiempo que juzgue necesario o por igual período las pólizas contratadas, de ser conveniente a los intereses nacionales e institucionales, previo informe del Departamento de Seguros y de la unidad administrativa relacionada directamente con la contratación de un determinado seguro. Art Causas de terminación de los contratos de seguros.- Los contratos de seguros terminarán por las siguientes causas: - Por extinción del plazo de vigencia de la póliza. - Por mutuo acuerdo de las partes. - Por resolución unilateral de los contratantes. Art Normas Supletorias.- En todo aquello que no estuviere previsto en este Reglamento, se aplicarán las Normas constantes en la Ley General de Seguros, su Reglamento; y, en la Ley de Contratación Pública; su Reglamento de aplicación y demás disposiciones legales inmersas en la legislación aeronáutica, y particularmente en la Ley de Aviación Civil.

9 Nota: Artículo agregado por Resolución de la Aviación Civil No. 4, publicada en Registro Oficial 204 de 7 de Febrero del 2006 C:\Users\miriam.rodriguez\AppData\Local\_ImageVisualizer\imageSearchRes.aspx?tpx= RO&spx=0&nmx=204&fcx= &pgx=1. Art. Final.- Vigencia.- El presente reglamento entrará en vigencia a partir de la presente fecha, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial, derogando todas las disposiciones de igual o menor jerarquía que se opongan a sus disposiciones.