Manual de Operación. Sistema de Asignación Interactiva de Camiones. Embarques

Transcripción

1 Manual de Operación Sistema de Asignación Interactiva de Camiones Embarques Junio 2004

2 Aprovechando tecnologías de vanguardia, Altos Hornos de México, está poniendo en marcha el Sistema de Asignación Interactiva de Camiones, este sistema pretende ser una valiosa herramienta para sus usuarios y permitirá: A las áreas de Embarques elaborar y publicar en forma interactiva sus requerimientos de camiones, en cantidades y horarios, enterar al área de Servicio Camionero de estos y conocer en todo momento la situación de cada requerimiento para en coordinación con Servicio camionero tomar medidas oportunas. Al área de Servicio Camionero, recibir, administrar y controlar los requerimientos de transporte requeridos por los departamentos embarcadores, tramitarlos en forma oportuna, pero sobre todo conocer en todo momento el nivel de servicio de cada línea para una mejor toma de decisiones. A Protección Industrial, el registro y control de la entrada de camiones a planta para el traslado de producto terminado. A las líneas transportistas conocer con oportunidad los requerimientos e informar de aquellos que no pueda cumplir para que en forma oportuna sean reasignados, así mismo un mejor aprovechamiento de sus unidades. Con esta herramienta y trabajando en equipo lograremos una mayor eficiencia en el suministro de unidades para el transporte de producto terminado a nuestros Clientes. El ciclo de requerimiento de camiones inicia desde SAP R/3 donde en base al inventario disponible de producto terminado se elabora automáticamente una propuesta a cada departamento embarcador. Este proceso correrá a las 7:00 hrs. y a las 15:00 hrs. y publicará el resultado en Intranet. Con esta propuesta el departamento embarcador podrá elaborar su requerimiento de camiones distribuyendo éste por horarios, quedando publicado en el mismo sitio. Este requerimiento lo tomará Servicio Camionero, lo validará y coordinará con el departamento embarcador posibles cambios antes de tramitarlo. Esta operación debe estar lista antes de que corra proceso automático de asignación. Dos veces al día correrá Servicio Camionero el proceso de asignación automática de cargas a Transportistas, esto será a las 10:00 y a las 17:00 horas. Este proceso tomará en cuenta los lugares que tengan asignados las líneas transportistas, su secuencia o rol, el inventario disponible de cada línea y en base al requerimiento de los departamentos embarcadores, publicará en Internet a cada Línea Transportista las Órdenes de Carga que se le asignaron. Adicionalmente Servicio Camionero podrá crear Órdenes de Carga a la Líneas en forma directa (manual), para requerimientos de camiones adicionales o para camiones Especiales o para el caso de Cliente Recoge. La Línea transportista tendrá una hora para confirmar estas Ordenes de Carga, de lo contrario estas Ordenes se publicarán en forma libre para que los tome cualquier línea que tenga disponibilidad. A continuación se describe la manera de operar el sistema en Intranet y se incluyen las funciones inherentes a Embarques: 1. Entrada al sistema en Intranet. 2. Actualización de requerimiento de unidades para embarque. 3. Consulta estatus de requerimiento. 4. Cambio de contraseña. Página 2

3 1. Entrada al sistema en Intranet. Iniciando una sesión Para iniciar una sesión en el Sistema de Asignación Interactiva de Camiones es necesario contar con un acceso directo instalado en la computadora el cual nos presentará la pantalla ejecutándose en Explorador de Internet mediante funcionalidad de Intranet. REQUISITOS DEL SISTEMA: Tener instalado el Explorador de Internet (versión 5.0 o mayor). Contar con un número de usuario del sistema. FORMAS DE ACCESO: Se puede iniciar una sesión por medio del icono de acceso directo Sistema de Asignación Interactiva de Camiones activado en el escritorio de su computadora. Otra manera de iniciar una sesión es ingresar la dirección directamente en la barra de direcciones del explorador: ACCIONES: Doble Clic a ícono o pulsar tecla (Ir a) después de ingresar dirección en el Explorador de Internet. Autenticación La pantalla de autenticación controla la seguridad de la aplicación restringiendo el acceso solo a usuarios registrados. Se recomienda tener una resolución de 800 x 600 en la PC REQUISITOS DEL SISTEMA: Ser usuario registrado en el sistema. Contar con contraseña de acceso. ACCIONES: Ingresar la clave de usuario, contraseña y pulsar tecla Entrada o clic en botón Entrar al Módulo. Página 3

4 2. Actualización de requerimiento de unidades para embarque. Actualiza requerimiento Una vez que ingrese al sistema, seleccione con el puntero del ratón del menú Requerimientos el apartado Actualiza requerimientos, ubicado en la barra superior de menús. ACCIONES: Clic en el apartado Actualiza requerimientos del menú Requerimientos. Actualiza requerimiento Aparecerá la pantalla donde podrá seleccionar el departamento que le corresponde. ACCIONES: Clic en el recuadro Departamento para seleccionar el que le corresponde, luego clic en botón Seleccionar para continuar o si desea salir de esta pantalla Clic en el botón Cancelar. Actualiza requerimiento En esta pantalla podrá registrar la cantidad requerida de camiones para el desplazamiento de producto terminado al cliente, esto en la casilla correspondiente al horario y tipo de unidad. ACCIONES: Ingresar en casillas correspondientes unidades requeridas, luego clic en botón Calcular totales (cálculo previo). Página 4

5 CONSIDERACIONES: El sistema presentará una propuesta tomando en cuenta el inventario de producto terminado en piso. La cantidad de unidades solicitadas por cada departamento no deberá exceder su capacidad de embarque, ni la capacidad total de entrada de unidades por Puerta 4. Previo a la actualización de las unidades requeridas se podrá hacer un cálculo previo para asegurarse que no se está excediendo de la cantidad propuesta por SAP Esto para evitar posibles errores. Si se desea solicitar más camiones de la propuesta, es necesario detallar el motivo por el cual se está excediendo, esto con la finalidad de que Servicio Camionero evalúe si va a poder cumplir. Se cuenta también con un apartado de observaciones para registrar cualquier aclaración con respecto a la solicitud. Las unidades especiales requeridas se tendrán que detallar en el apartado de observaciones para que Servicio camionero les pueda dar trámite. El sistema guarda la hora y el usuario de la última actualización a la tabla. Si hubo requerimientos adicionales a la propuesta del sistema, será necesario ingresar el motivo que lo originó. ACCIONES: Clic en el botón Si para guardarlos o No para cancelar. Posteriormente clic en el botón Actualizar para grabar o si desea salir de esta pantalla Clic en el botón Cancelar. Página 5

6 CONSIDERACIONES: Este requerimiento puede ser actualizado mientras no sea corrida el proceso de asignación masiva automática de Servicio Camionero. Pude hacerse dos veces en el día El requerimiento solicitado puede ser afectado por el inventario de camiones excedentes del día anterior reportado a la corrida de asignación masiva, para ello Servicio Camionero informará de los cambios. Una vez hecha la corrida de asignación masiva, este requerimiento es borrado y el resultado de la asignación de Órdenes de cargas puede ser revisado para seguimiento en el reporte Status de requerimientos descrito a continuaci. Página 6

7 3. Consulta estatus de requerimientos. Consulta requerimiento Seleccione con el puntero del ratón del menú Requerimientos el apartado Status de requerimientos ubicado en la barra superior de menús. ACCIONES: Clic en el apartado Status de requerimientos Consulta requerimiento Aparecerá la pantalla donde deberá seleccionar el departamento que desea consultar y la fecha del requerimiento. ACCIONES: Clic en botón Seleccionar (o si desea salir de esta pantalla Clic en el botón Cancelar ). Status de requerimientos Aparecerá la pantalla donde podrá consultar el estatus que guarda el requerimiento de camiones. En esta podrá observar cada requerimiento transformado en Orden de carga, además: Si ya fue asignada y a que línea transportista Si ya fue confirmada Si ya entró, cuanto tiene en la planta Si no ha entrado y si presenta retraso Si ya salió de la planta N/A ACCIONES: N/A Página 7

8 Esta consulta cuenta también con un estado en colores indicando si el camión presenta retraso para entrar o para salir de la planta para su seguimiento, estos simbolizan: Blanco = Normal / Amarillo = Alerta / Rojo = Crítico Adicionalmente, puede ordenar ascendente o descendente las columnas cuyo título está subrayado, simplemente clic en el título de la columna a ordenar y espere un momento. Para ordenar en sentido opuesto, solo clic nuevamente. ACCIONES: Clic en el título de la columna a ordenar Página 8

9 4. Cambio de contraseña. Cambio de contraseña Si desea cambiar su contraseña, desde el menú principal del sistema se puede acceder a esta función siguiendo los pasos indicados. ACCIONES: Teclear su Clave de usuario y Contraseña actual y de Clic en botón Actualizar contraseña Cambio de contraseña Aparece ahora una pantalla donde deberá ingresar los datos de su nueva contraseña. CONSIDERACIONES: La contraseña puede contener letras o números. ACCIONES: Ingresar la contraseña nueva tanto en el campo de Nueva contraseña como en el de Confirmar nueva contraseña, finalmente clic en botón Actualizar contraseña. Página 9