INFORME DE AUDITORÍA DA de abril de 2015 Departamento de Educación Unidad Secretarial del Procedimiento de Querellas y Remedio Provisional

Transcripción

1 INFORME DE AUDITORÍA DA de abril de 2015 Departamento de Educación Unidad Secretarial del Procedimiento de Querellas y Remedio Provisional (Unidad Auditoría 13937) Período auditado: 1 de enero de 2011 al 31 de diciembre de 2013

2

3 DA CONTENIDO Página ALCANCE Y METODOLOGÍA... 2 CONTENIDO DEL INFORME... 2 INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA... 3 COMUNICACIÓN CON LA GERENCIA... 5 OPINIÓN Y HALLAZGOS Servicios de evaluación y de terapias por remedio provisional a los niños del Programa de Educación Especial pagados indebidamente, y otras irregularidades relacionadas con la facturación de los servicios Especialistas con licencias expiradas que ofrecieron servicios de terapias por remedio provisional a los niños del Programa de Educación Especial Desviaciones de la reglamentación relacionadas con los pagos por servicios de terapias y la falta de controles en el proceso de intervención de las facturas Ausencia de un procedimiento escrito para el proceso de ubicación de los niños atendidos por contratos de remedio provisional, y ausencia de datos estadísticos sobre los niños ubicados por el DE terminada la vigencia de estos contratos Funciones conflictivas realizadas por una Auxiliar Administrativa de la Unidad Documentos no suministrados para examen RECOMENDACIONES AGRADECIMIENTO ANEJO 1 - INFORMES PUBLICADOS ANEJO 2 - FUNCIONARIOS PRINCIPALES DE LA ENTIDAD DURANTE EL PERÍODO AUDITADO... 27

4 2 DA Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR San Juan, Puerto Rico 17 de abril de 2015 Al Gobernador, y a los presidentes del Senado y de la Cámara de Representantes Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales de la Unidad Secretarial del Procedimiento de Querellas y Remedio Provisional (Unidad) adscrita al Departamento de Educación (DE) para determinar si las mismas se efectuaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. Hicimos la misma a base de la facultad que se nos confiere en el Artículo III, Sección 22 de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y, en la Ley Núm. 9 del 24 de julio de 1952, según enmendada. ALCANCE Y METODOLOGÍA La auditoría cubrió del 1 de enero de 2011 al 31 de diciembre de El examen lo efectuamos de acuerdo con las normas de auditoría del Contralor de Puerto Rico en lo que concierne a los aspectos financieros y del desempeño o ejecución. Realizamos las pruebas que consideramos necesarias, a base de muestras y de acuerdo con las circunstancias, tales como: entrevistas; análisis de expedientes e informes generados por la unidad y por los contratistas; así como de documentos y de otra información pertinente. CONTENIDO DEL INFORME Este es el décimo informe, y contiene seis hallazgos sobre el resultado del examen que realizamos de los contratos de servicios profesionales y consultivos de evaluación y de terapia de la Unidad, adscrita a la Oficina del Secretario de Educación. En el ANEJO 1 presentamos información sobre los nueve informes emitidos sobre las operaciones fiscales de la Entidad. Los 10 informes están disponibles en nuestra página en Internet:

5 DA INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA El DE es uno de los departamentos ejecutivos establecidos en el Artículo IV, Sección 6 de la Constitución. Este se rige por la Ley , Ley Orgánica del Departamento de Educación de Puerto Rico, según enmendada. El DE se rige, además, por otros estatutos legales, entre estos, la Resolución Conjunta 3 del 28 de agosto de 1995, que adscribe la Oficina para el Mejoramiento de las Escuelas Públicas al DE; la Ley , que creó la Secretaría Auxiliar de Servicios Educativos Integrales para Personas con Impedimentos (SASEIPI), ahora Secretaría Asociada de Educación Especial (SAEE); la Ley , Ley de Carrera Magisterial; y la Ley , Ley de Nombramientos Magisteriales de Emergencias, que autoriza al Secretario de Educación (Secretario) a reclutar maestros retirados. Por otro lado, el DE está sujeto a la legislación y la reglamentación sobre educación que promulgue el Gobierno Federal de los Estados Unidos de América, y del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, y a la reglamentación vigente que haya emitido el Secretario. Las operaciones del DE son administradas por el Secretario, nombrado por el Gobernador, con el consejo y consentimiento del Senado de Puerto Rico. Este es responsable, entre otras cosas, de implantar la política que la Asamblea Legislativa de Puerto Rico y el Gobernador adopten con el fin de realizar los propósitos que la Constitución y la Ley pautan para el Sistema de Educación Pública, y de organizar, planificar, dirigir, supervisar y evaluar las actividades académicas y administrativas del DE. El DE cuenta con 1 Subsecretario de Asuntos Académicos y 1 Subsecretario de Administración para manejar los asuntos relacionados con la docencia y con la administración. La estructura organizacional la integran, además, 1 Secretaría Asociada, 7 secretarías auxiliares, 7 oficinas principales (administrativas), la División Legal, el Instituto de Capacitación Administrativa y Asesoramiento a Escuelas, el Instituto para el Desarrollo Profesional del Maestro, la Autoridad Escolar de Alimentos,

6 4 DA y la Agencia Estatal y Servicios de Alimentos y Nutrición. Además, al 31 de diciembre de 2013, contaba con 7 oficinas regionales, 28 distritos escolares y 1,461 escuelas de la comunidad 1. El DE creó la Unidad a tenor con lo ordenado por el Tribunal de Primera Instancia de San Juan en la Resolución emitida el 24 de septiembre de 1997 en el Caso KPE , Rosa Lydia Vélez y Otros vs. Rafael Aragunde y Otros. La Unidad, entre otras cosas, se encarga de proveer los servicios de evaluación y terapia, servicios suplementarios y servicios de apoyo a estudiantes del Programa de Educación Especial (Programa), para los cuales se determinó que son elegibles y el único impedimento para no recibirlos es que el DE no cuente con los recursos para ofrecerlos en el momento en que son recomendados. La Unidad es dirigida por un Director Ejecutivo nombrado por el Secretario, a quien le responde directamente. Al 31 de diciembre de 2013, la Unidad no contaba con asignaciones presupuestarias. Los fondos asignados para el pago de las facturas, estaban incluidos como parte del presupuesto asignado a la SAEE. Estos fondos eran autorizados por la Directora de Administración de la SAEE, mediante transferencias de fondos, previo a la presentación de las facturas. Según la información suministrada por la Directora de Administración de la SAEE, durante los años fiscales del al , la Unidad desembolsó $47,253,114. El ANEJO 2 contiene una relación de los funcionarios principales del DE que actuaron durante el período auditado. El DE cuenta con una página en Internet, a la cual se puede acceder mediante la siguiente dirección: Esta página provee información acerca de los servicios que presta dicha entidad. 1 Esto, de acuerdo con la Lista de Escuelas Activas para el Año Escolar suministrada por la Unidad de Estadísticas de la Secretaría Auxiliar de Planificación y Desarrollo Educativo del DE. El 10 de febrero de 2015 la Prof. Ana M. Rosado Calderón, Secretaria Auxiliar, certificó que para el año fiscal el DE tendría 1,386 escuelas de la comunidad activas. 2 Hasta el 31 de diciembre de 2013.

7 DA COMUNICACIÓN CON LA GERENCIA Las situaciones comentadas en los hallazgos de este Informe fueron remitidas al Hon. Rafael Román Meléndez, Secretario de Educación, mediante carta de nuestros auditores, del 20 de noviembre de En la referida carta se incluyeron anejos con detalles sobre las situaciones comentadas. El 24 de noviembre de 2014 el Secretario solicitó una prórroga y la misma fue concedida hasta el 8 de diciembre. El 3 de diciembre el Secretario solicitó una segunda prórroga la cual no fue concedida. No obstante, mediante carta del 30 de diciembre, y vencido el término para contestar, el Secretario remitió su contestación a nuestros auditores. El borrador de siete hallazgos fue remitido al Secretario, para comentarios, por carta del 12 de febrero de El 19 de febrero el Secretario solicitó una prórroga, y la misma fue concedida hasta el 10 de marzo. El 10 de marzo recibimos la contestación del Secretario, con fecha del 2 de marzo 3. Luego de evaluar dichos comentarios y la evidencia suministrada, determinamos que el DE tomó las acciones pertinentes, excepto por los hallazgos de este Informe. Los comentarios de este se incluyen en la sección de este Informe titulada OPINIÓN Y HALLAZGOS. OPINIÓN Y HALLAZGOS Opinión adversa Las pruebas efectuadas y la evidencia en nuestro poder demuestran que las operaciones de la Unidad, en lo que concierne a la contratación de los servicios profesionales y consultivos de evaluación y de terapias, y el ofrecimiento de esos servicios por remedio provisional no se realizaron conforme a la ley y a la reglamentación aplicables. A continuación se comentan los hallazgos del 1 al 6. 3 En la contestación del Secretario se incluyeron los comentarios y las certificaciones emitidas por la Sra. Nelmarie Vilaró Caro, Directora Ejecutiva de la Unidad Secretarial del Procedimiento de Querellas y Remedio Provisional Interina.

8 6 DA Hallazgo 1 - Servicios de evaluación y de terapias por remedio provisional a los niños del Programa de Educación Especial pagados indebidamente, y otras irregularidades relacionadas con la facturación de los servicios Situaciones a. El procedimiento para solicitar el remedio provisional se rige por el Manual Operacional del Procedimiento de Querellas y Remedio Provisional del 2 de noviembre de 1998 (Manual), y el Memorando Sobre Ampliación del Ofrecimiento de Servicios Mediante el Remedio Provisional emitido el 24 de marzo de 2006 por el Secretario. En el Manual se establece, entre otras cosas, que el padre, la madre o el tutor legal del estudiante, identificará al especialista que pueda proveer el servicio y formalizará un contrato escrito con el modelo aprobado por la Unidad. En el contrato, se detallará, entre otras cosas, el tipo de servicio que se prestará; la frecuencia; el lugar en dónde se ofrecerán los servicios; el costo por terapia que factura el especialista por sus servicios en la práctica privada; y el costo por terapia a facturarse al DE, el cual no podrá ser mayor al costo de la terapia en la práctica privada. El proveedor del servicio es responsable de remitir a la Unidad los documentos requeridos para completar la formalización del contrato. El contrato debe entregarse a la Unidad para que sea autorizado por el Director Ejecutivo antes de comenzar a ofrecerse el servicio. Los especialistas completan el modelo Certificación y Factura de Servicios Mensuales (Certificación), para evidenciar el servicio ofrecido por remedio provisional. En este se detalla, entre otras cosas, el nombre del niño que recibió la terapia, la fecha, la hora de inicio y de terminación de la terapia, la disciplina 4, y el costo de la terapia. Al finalizar el mes de servicios, la Certificación es firmada por el padre o el encargado del niño y el especialista que ofreció el servicio. 4 La disciplina se refiere a: terapias físicas (TF), terapias ocupacionales (TO), terapias del habla y lenguaje (THL), y terapias psicológicas (Psic). La modalidad se refiere a la forma del ofrecimiento: individual o grupal.

9 DA Las certificaciones son autorizadas para pago por el Director Ejecutivo. El proceso de preintervención de las certificaciones es realizado por los auxiliares administrativos de la División de Intervenciones de la Secretaría Auxiliar de Finanzas. Para los años fiscales del al , la Unidad había aprobado 7,572 contratos de servicios profesionales y consultivos para evaluación y terapias. Para los años fiscales del al , el DE desembolsó $47,253,114 por servicios de evaluación y de terapia ofrecidos por remedio provisional a 4,554 niños del Programa 6. Del 11 al 26 de agosto de 2014, nuestros auditores realizaron entrevistas y se enviaron confirmaciones escritas a los padres y encargados de los niños para confirmar que el servicio brindado a los niños por los especialistas se había recibido de conformidad con lo establecido en el Programa Educativo Individualizado (PEI). Examinamos 351 servicios de evaluaciones y de terapias ofrecidas a 50 niños del Programa a través de 50 contratos otorgados por la Unidad a 5 especialistas 7 para verificar la corrección de los servicios de remedio provisional pagados por el DE y si el tratamiento para estos niños fue ofrecido. Las terapias se facturaron del 2 de octubre de 2012 al 30 de abril de 2013 por $26,295. El examen realizado a las certificaciones reveló que: 1) Una especialista subcontratada por una clínica privada ofreció 159 servicios de terapias por $12,180 a través de 31 contratos. Determinamos que los servicios prestados se facturaron por una tarifa mayor a lo establecido en los contratos, según se indica: 5 Para el año fiscal , la Unidad no suministró datos estadísticos, ya que no contaba con un registro de contratos. Esta situación fue comentada en el Informe de Auditoría DA del 14 de enero de Según la información suministrada por la Unidad. 7 Dos especialistas ofrecieron los servicios a través de subcontratos formalizados por una clínica privada.

10 8 DA a) Treinta y ocho terapias ofrecidas del 1 al 30 de abril de 2013 por $3,000, se facturaron por una tarifa mayor a la establecida en seis contratos. Las tarifas contratadas fluctuaban de $60 a $85 por terapia. Las tarifas de los servicios facturados fluctuaron de $75 a $90 por terapia. Por estos servicios se pagaron $530 en exceso a lo contratado. b) Veintinueve terapias ofrecidas del 2 al 30 de abril de 2013 por $2,235 se facturaron al DE a un costo mayor a la tarifa establecida en cinco contratos. Las tarifas privadas fluctuaban de $45 a $70 por terapia. La tarifa de los servicios facturados fluctuaba de $75 a $90 por terapia. De acuerdo con la tarifa privada del contrato, el costo de los servicios facturados era de $1,545. Sin embargo, en los cinco contratos la tarifa fue tachada y aumentada. Las tachaduras en los contratos no estaban inicialadas para evidenciar que las mismas fueron aprobadas por los funcionarios autorizados. Esto ocasionó que se pagaran $690 en exceso de la tarifa establecida originalmente en el contrato. c) Veintiocho terapias ofrecidas del 1 al 29 de abril de 2013 por $2,100 se facturaron a un costo mayor al de la tarifa privada establecida en seis contratos. La tarifa privada establecida para estos servicios tenían un costo de $1,260. Esto ocasionó que se pagaran $840 en exceso al costo de la tarifa privada. 2) Ciento dieciséis servicios de terapias por $9,635 ofrecidas a 18 niños por tres especialistas fueron facturadas del 28 de enero al 30 de abril de Determinamos que los servicios se ofrecieron en modalidad grupal, aun cuando en el PEI se recomendó la terapia en modalidad individual, esto según confirmado por los padres y encargados de los niños.

11 DA Criterios A base del resultado de la muestra examinada, es evidente que el DE no se aseguró de que las terapias se ofrecieran según contratadas y que los niños recibieran el tratamiento recomendado. Situaciones similares se reflejaron en otros servicios de evaluación y de terapias ofrecidas a los niños del Programa de Educación Especial 8. Las situaciones comentadas en el apartado a.1) son contrarias a lo establecido en la Tercera Cláusula de los contratos de servicios para evaluación y terapia de la Unidad, en la que se establece que: El Contratista se compromete a ofrecerle al menor [ ], el servicio de [ ] a un costo de [ ] por sesión. Si como parte del tratamiento es necesario administrar una re-evaluación al menor objeto del presente contrato, se efectuará la misma a un costo de [ ]. [sic] Estos costos se establecen conforme a la RESOLUCIÓN Y ORDEN con fecha del 26 de enero de 1995, emitida por el Juez del Tribunal Superior, [ ]. En la misma se ordena que los honorarios que cobra el especialista a través de remedio provisional, no pueden ser mayores que los honorarios que cobra a estudiantes a quienes presta servicios privados. Por lo tanto, a través de este contrato se certifica, que la tarifa del especialista por estos mismos servicios en su práctica privada, es la siguiente: [ ] (Las tarifas no podrán ser aumentadas sin consulta y autorización previa de la Directora de la Unidad Secretarial del Procedimiento de Querella y Remedio Provisional y deberán estar en armonía con las disposiciones antes mencionadas). [sic] Las situación comentada en el apartado a.2) es contraria a lo establecido en la Segunda Cláusula de los contratos de servicios para evaluación y terapia de la Unidad, en la que se establece que: El Contratista cuenta con el equipo e instalaciones necesarias y aprobadas para ofrecerle al menor el servicio de [...], de acuerdo a lo dispuesto en el Programa Educativo Individualizado (PEI) vigente. El especialista ofrecerá el servicio rigiéndose por los procedimientos establecidos por el Departamento de Educación. [sic] 8 Véanse los informes de auditoría DA del 14 de febrero de 2014 y DA del 14 de enero de 2015.

12 10 DA Las situaciones comentadas también son contrarias al Artículo 2.9 del Reglamento 6235, Reglamento General de Finanzas del Departamento de Educación, según enmendado, aprobado el 21 de noviembre de 2000 por el Secretario, en el que se establece que el Secretario o sus representantes autorizados serán responsables por la legalidad, la exactitud, la propiedad y la corrección de todos los desembolsos que se autoricen para pago. Responderán, además, al Gobierno, con sus fondos y bienes personales, por cualquier pago ilegal, impropio o incorrecto que efectúen. Efectos Las situaciones mencionadas afecta el desarrollo de las destrezas sociales, conductuales y de aprendizaje de los niños atendidos a través de la Unidad. Además, privaron a estos de recibir el tratamiento recomendado en el PEI en su totalidad. También propiciaron que el DE desembolsara $2,060 por pagos en exceso a las tarifas contratadas, a base de una muestra de 50 niños. Causas Las situaciones comentadas se atribuyen principalmente a que las funcionarias que actuaron como directoras ejecutivas interinas de la Unidad y los auxiliares administrativos responsables de preintervenir las certificaciones, incumplieron con su responsabilidad de asegurarse de que los servicios facturados estaban correctos. Además, se atribuyen a que los funcionarios que actuaron como Secretario durante el período auditado no ejercieron una supervisión adecuada sobre los indicados funcionarios. También se atribuyen a que, en los modelos de los contratos, no se establece específicamente la responsabilidad de los padres y encargados de los niños de asegurarse de que los servicios ofrecidos sean facturados de acuerdo con lo contratado. Comentarios de la Gerencia En la carta del Secretario, este indicó, entre otras cosas, que la Directora de la Unidad: [ ] reconoce que hubo un pago en exceso por tarifa mayor a la establecida en contrato, en un período anterior al de su incumbencia. Como medida de acción correctiva y control

13 DA interno se desarrolló una tabla de costos promedio, la cual se discutió con los proveedores de servicio en reunión del 10 de febrero de [ ] [sic] [Apartado a.1)a)] [ ] certificó que no se están firmando contratos que no estén completados en su totalidad ni con alteraciones. En caso de cambios, deben estar iniciados para certificarlos como aceptados. [ ] [sic] [Apartado a.1)b)] [ ] desarrolló una tabla de costos promedio, la cual se discutió con los proveedores. Actualmente se revisa toda la información requerida en las certificaciones y se orientó a los proveedores sobre dicha información. [ ] [sic] [Apartado a.1)c)] El contrato y las certificaciones fueron modificadas para incluir la modalidad de terapia recomendada para el estudiante en el PEI. [ ] [sic] [Apartado a.2)] Véanse las recomendaciones 2 y 3.a. Hallazgo 2 - Especialistas con licencias expiradas que ofrecieron servicios de terapias por remedio provisional a los niños del Programa de Educación Especial Situación a. Solicitamos para examen los expedientes de los contratos de los cinco especialistas mencionados en el Hallazgo 1 para verificar si estaban acreditados para ofrecer los servicios. El examen realizado reveló que las licencias de 2 especialistas (40%), suministradas por la Unidad, no estaban vigentes a la fecha en que se contrataron los servicios. La vigencia de estas licencias habían expirado de 517 a 710 días antes de la firma del primer contrato otorgado para brindar los servicios del año fiscal Dichos contratos fueron otorgados el 4 de julio y el 10 de diciembre de Tampoco se nos suministró documentación de que, durante la vigencia del contrato, los especialistas presentaron evidencia de que sus licencias estaban en proceso de renovación o se habían renovado. Se facturaron y pagaron $6,845 por terapias psicológicas y audiológicas prestadas por estos especialistas.

14 12 DA Criterios La situación comentada es contraria a lo establecido en la Décima Quinta Cláusula, de los contratos, en la que se dispone que: El Contratista se compromete a presentar copia de diploma o certificaciones que acrediten su educación, así como las credenciales originales expedidas por la Junta Acreditadora correspondiente, según lo requiera la profesión. Se compromete, además, a someter evidencia de Colegiación vigente, cuando aplique. [sic] También es contraria a lo establecido en el Artículo 3 de la Ley Núm. 96 del 4 de junio de 1983, Ley para Reglamentar el Ejercicio de la Profesión de la Psicología en Puerto Rico, según enmendada; y en la Sección 25 de la Ley Núm. 77 del 3 de junio de 1983, Ley para Reglamentar el Ejercicio de las Profesiones de Patología del Habla-Lenguaje, Audiología y Terapia del Habla-Lenguaje en Puerto Rico, según enmendada, que disponen, entre otras cosas, que ninguna persona podrá practicar estas profesiones a menos que posean una licencia de acuerdo con las disposiciones de estas leyes. Como parte de esto, y como norma de sana administración, es deber del Director Ejecutivo asegurarse de que los especialistas contratados estén acreditados para ofrecer los servicios antes de suscribir el contrato. Además, es contraria a lo establecido en la Parte E, Inciso 7 del Manual, en la que se dispone que el proveedor del servicio será responsable de remitir a la Unidad su licencia actualizada. Efectos La situación comentada expone a los niños de educación especial a recibir evaluaciones y sesiones de terapias por personal no acreditado para ejercer la profesión, que pudieran afectar adversamente su desarrollo físico, mental, emocional y educativo. Esto puede propiciar que se lleven demandas en contra del DE por no velar por que los servicios recibidos por los niños de educación especial hayan sido brindados por personas debidamente certificadas en el campo de la salud.

15 DA Causas La situación comentada se atribuye a que las funcionarias que actuaron como directoras ejecutivas interinas de la Unidad durante el período auditado no velaron por que los especialistas contratados por los padres para ofrecer los servicios por remedio provisional estuvieran acreditados y habilitados legalmente para proveer los mismos. Además, los funcionarios que actuaron como Secretario durante el período auditado no ejercieron una supervisión adecuada sobre el proceso de contratación. Comentarios de la Gerencia En la carta del Secretario, este indicó, entre otras cosas, que: El cumplimiento de las vigencias de las licencias se está reforzando. [ ] [sic] Véanse las recomendaciones 1 y 3.b. Hallazgo 3 - Desviaciones de la reglamentación relacionadas con los pagos por servicios de terapias y la falta de controles en el proceso de intervención de las facturas Situaciones a. Mensualmente, una Auxiliar Administrativa de la Unidad prepara el Modelo SC-735, Comprobante de Pago (Comprobante) y la Factura Global de Servicio (Factura Global) 9 para tramitar el pago de las certificaciones emitidas por los especialistas. El Comprobante es firmado por la Directora Ejecutiva para certificar que los servicios facturados fueron brindados. La Unidad envía a la División de Intervenciones de la Secretaría Auxiliar de Finanzas, los expedientes de pago que incluyen las facturas presentadas por los especialistas, la Factura Global y el Comprobante. Los auxiliares administrativos de la División de Intervenciones son responsables de preintervenir los comprobantes. En el proceso de preintervención verifican que cada Comprobante esté preparado correctamente, que incluya todos los documentos justificantes y que esté firmado por el funcionario autorizado. 9 Formulario interno preparado por la Unidad en el que se incluyen los nombres de todos los niños atendidos durante el mes y el importe total de las terapias y las evaluaciones facturadas por cada niño.

16 14 DA Luego de preintervenido el expediente de pago, se entrega a la Administración de Escuelas de la Comunidad (AEC), adscrita a la Secretaría Auxiliar de Finanzas. En la AEC, un Auxiliar de Contabilidad II registra el Comprobante en el Sistema de Información Financiera del Departamento de Educación (SIFDE) para proceder con el pago de los servicios. El desembolso es realizado mediante cheque, impreso por la Directora de la AEC, y firmado por esta y por la Directora de Contabilidad de la Secretaría Auxiliar de Finanzas. El proceso de recibo, de aprobación, de preintervención y de pago debe concluir en un término no mayor de 30 días a partir del recibo de la factura en la Unidad. 1) El examen efectuado a 57 certificaciones de los 351 servicios de terapias por $26,295 mencionados en el Hallazgo 1 reveló lo siguiente: a) Ninguna de las certificaciones indicaba el número del contrato ni el número de la certificación. Tampoco incluían la firma de un funcionario autorizado para certificar que los servicios se recibieron de acuerdo con el contrato y que, anteriormente, no se había autorizado el pago de los mismos. b) Treinta y cinco certificaciones de 173 terapias facturadas del 13 de marzo al 30 de abril de 2013 por $13,305, no fueron certificadas por dos especialistas que prestaron los servicios. En su lugar, fueron firmadas por la dueña de la clínica privada que subcontrató los especialistas. En las certificaciones tampoco se indicó la hora en que finalizaron las terapias. c) En 16 certificaciones (28%) por $9,640 no se indicó la fecha en que se certificaron los servicios ofrecidos.

17 DA ) El examen realizado a 40 comprobantes de desembolso por $690,270 10, emitidos del 11 de septiembre de 2012 al 14 de agosto de 2013 para el pago de los servicios facturados por los cinco especialistas mencionados en el Hallazgo 1, reveló lo siguiente: a) Ninguno de los comprobantes contenía las firmas de los funcionarios autorizados que debían estar registradas en el Registro de Firmas Autorizadas (Modelo SC-781). Dichos comprobantes tampoco fueron cancelados luego de realizado el desembolso. b) Para 23 comprobantes (58%) por $430,255, los desembolsos se efectuaron de 1 a 74 días después de transcurrido el término establecido para pagar la factura. c) En 3 comprobantes (8%) por $46,925, no se incluyó la firma ni la fecha en que se realizó la preintervención. Criterios La situaciones comentadas en el apartado a.1) son contrarias a lo establecido en los artículos 2-e. y f. de la Ley Núm. 230 del 23 de julio de 1974, Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico, según enmendada. Como parte de esto, y como norma de sana administración y de control interno, es deber de los funcionarios asegurarse de que los servicios pagados por la entidad gubernamental estén correctos y debidamente justificados. La situación comentada en el apartado a.1)a) es contraria a las disposiciones de la Carta Circular , Certificación de Facturas de Proveedores, emitida el 4 de diciembre de 2000 por el Secretario de Hacienda. Las situaciones comentadas en el apartado a.1)b) y c) son contrarias a lo establecido en la Cuarta Cláusula de los contratos, en la que se establece que: 10 Esta cantidad incluye los $26,295 pagados a los especialistas.

18 16 DA Conforme a los términos del presente contrato, los pagos se facturarán por mensualidades vencidas previa presentación de factura mensual. EL CONTRATISTA preparará mensualmente una factura y certificación de servicios que incluya el informe del caso, de evaluaciones y las horas trabajadas. La misma será firmada por ambas partes, certificadas por LA PARTE CONTRATANTE, y enviada a la Directora de la Unidad Secretarial del Procedimiento de Querella y Remedio Provisional para el pago de la misma, a tenor con los Procedimientos Aprobados por el Tribunal Superior de San Juan según el caso de Rosa Lydia Vélez y Otros vs. Awilda Aponte Roque, Civil número [sic] La situación comentada en el apartado a.2)a) es contraria a lo dispuesto en la Carta Circular , emitida el 16 de diciembre de 2003 por el Secretario de Hacienda. La situación comentada en el apartado a.2)b) es contraria a lo dispuesto por el Tribunal de Primera Instancia en el Apartado 1(d) de la Resolución y Orden emitida el 24 de septiembre de 1997 en el Caso KPE , Rosa Lydia Vélez y Otros v. Rafael Aragunde y Otros, en donde se ordena que: El Departamento tomará las medidas necesarias para garantizar que la prestación de servicios por parte de los especialistas contratados a través del remedio provisional no sufra cambios, demoras o exigencias adicionales a las establecidas en los procedimientos actuales. En particular, el Departamento garantizará que el pago de los honorarios a los especialistas se efectúe en un plazo no mayor de treinta (30) días a partir de la fecha en que estos presenten su factura. También es contraria a lo establecido en la Parte E, Inciso 11 del Manual, donde se establece que el pago se efectuará en un plazo no mayor de 30 días consecutivos a partir de la fecha en que se presenta la factura. Lo comentado en el apartado a.2)c) es contrario al Artículo 2.3 del Reglamento En la Carta Circular , emitida el 13 de diciembre de 2013 por el Secretario de Hacienda y que derogó la Carta Circular , se incluye una disposición similar.

19 DA Efectos Las situaciones comentadas no permiten al DE ejercer un control adecuado de los pagos efectuados y de la evaluación de los documentos justificantes. Las situaciones comentadas en el apartado a.1)a) y b), y 2)a) impidieron corroborar si los servicios fueron certificados por las personas o funcionarios autorizados. Lo comentado en el apartado a.2)b) puede propiciar la imposición de multas por incumplimiento de las disposiciones establecidas por el Tribunal para los pagos de los servicios ofrecidos por remedio provisional. Causas Las situaciones comentadas se atribuyen principalmente a que la Secretaría Auxiliar de Finanzas no había establecido un proceso de preintervención adecuado que, por la particularidad del proceso de certificación de los servicios, y la premura que requiere el pago de las facturas, le permita a los auxiliares administrativos de la Unidad y de la División de Intervenciones, realizar una preintervención efectiva para verificar, validar y certificar la corrección y la legalidad de los documentos de facturación. También se atribuyen a que los funcionarios que dirigieron las operaciones de la Unidad, la División de Intervenciones y la AEC no supervisaron eficazmente las funciones del personal asignado para asegurarse de que las operaciones fiscales se efectuaran de acuerdo con lo establecido en la ley, y en las normas de sana administración y de control interno mencionadas. Comentarios de la Gerencia En la carta del Secretario, este indicó, entre otras cosas, que: Las certificaciones de servicios de proveedor independiente y corporación fueron enmendadas para incluir el número de contrato de servicios. [sic] [Apartado a.1)a)] Las Certificaciones de Servicio fueron enmendadas para requerir la hora de entrada y salida en que se ofrecieron los servicios, la firma del terapista que ofreció los servicios, el número de licencia y la fecha en que se certificaron los servicios. [ ] [sic] [Apartado a.1)b) y c)]

20 18 DA La firma de la directora de la Unidad fue registrada en el formulario Registro de Firmas Autorizadas (Modelo SC-781) [ ] [sic]. [Apartado a.2)a)] La directora de la Unidad certificó que comenzaron las medidas correctivas para cumplir con el término de pago [ ]. [sic] [Apartado a.2)b)] La directora de la División de Intervención certificó que orientó al personal de la División de Intervención a que, dentro del proceso de intervención de las facturas de Remedio Provisional, las mismas deben llevar el sello de intervenido, firma y fecha. [ ] [sic] [Apartado a.2)c)] Véanse las recomendaciones 3.a. y 4. Hallazgo 4 - Ausencia de un procedimiento escrito para el proceso de ubicación de los niños atendidos por contratos de remedio provisional, y ausencia de datos estadísticos sobre los niños ubicados por el DE terminada la vigencia de estos contratos Situaciones a. Los contratos de remedio provisional tienen una vigencia de un año a partir de la fecha en que se otorga. Durante la vigencia del contrato, el DE y la Unidad son responsables de identificar un especialista para que ofrezca el servicio al niño a través de las corporaciones contratadas por la SAEE. Cuando el servicio esté disponible para ofrecerse a través del DE, se notificará al padre y al especialista contratado por remedio provisional durante la revisión del PEI para el año escolar siguiente, con 30 días de anticipación al vencimiento del contrato de remedio provisional. El examen realizado al proceso de ubicación de los niños reveló que: 1) La Unidad no cuenta con un procedimiento escrito sobre el proceso de ubicación de los niños que reciben los servicios por remedio provisional. 2) La Unidad no mantiene datos estadísticos de los niños ubicados en el DE una vez culminada la vigencia de los contratos de remedio provisional.

21 DA Criterios La situación comentada en el apartado a.1) es contraria al Apartado 1(c) de la Resolución y Orden emitida por el Tribunal de Primera Instancia el 24 de septiembre de 1997, en donde se establece que: El Departamento deberá establecer a través de la Secretaría 12 y del Coordinador del Remedio Provisional aquellos procedimientos necesarios para implantar el remedio provisional, siempre que estos no menoscaben o demoren los servicios que reciben los estudiantes acogidos a dicho remedio. La situación comentada en el apartado a.2) es contraria al título Localización y Registro del Manual de Procedimientos de Educación Especial, aprobado el 3 de septiembre de 2004 por el Secretario de Educación. Como parte de esto, y como norma de sana administración y de control interno, es deber de los funcionarios asegurarse de mantener información estadística de los niños ubicados por el DE en las corporaciones contratadas una vez culminada la vigencia de los contratos de los servicios ofrecidos por remedio provisional. Efectos Las situaciones comentadas impiden al DE mantener un control adecuado sobre el proceso de ubicación; y un registro actualizado y correcto de la ubicación de los niños registrados en el Programa y los servicios que estos reciben de acuerdo con sus necesidades. Causas Atribuimos la situación comentada a que los funcionarios que actuaron como secretarios y las directoras ejecutivas interinas de la Unidad durante el período auditado, no velaron por que se redactara y aprobara un procedimiento escrito para el proceso de ubicación de los niños. Tampoco 12 Se refiere a la Unidad Secretarial del Procedimiento de Querellas y Remedio Provisional.

22 20 DA velaron por que se mantuvieran datos estadísticos de los niños que recibieron servicios por remedio provisional y que fueron ubicados en el DE una vez culminada la vigencia del contrato. Véanse las recomendaciones 3.c. y d. Hallazgo 5 - Funciones conflictivas realizadas por una Auxiliar Administrativa de la Unidad Situación a. La Auxiliar Administrativa de la Unidad es responsable de verificar la correción de los servicios facturados por los especialistas a través de las certificaciones; preparar el Comprobante de Pago y la Factura Global de Servicio para tramitar el pago de las certificaciones; recoger los cheques emitidos por la AEC; registrar los cheques en el Registro de Cheques de la Unidad; y entregar los cheques a los especialistas o enviarlos por correo. Las funciones de verificar la corrección de los servicios y preparar los comprobantes de pago resultan conflictivas con las funciones de registrar, custodiar y entregar los cheques emitidos para el pago de los servicios. Criterios La situación comentada es contraria a lo establecido en Artículo 4-f. de la Ley Núm. 230, el cual dispone que la organización fiscal que diseñe y apruebe la agencia deberá proveer para que en el proceso fiscal exista una debida separación de funciones y responsabilidades que impida o dificulte la comisión de irregularidades, y proveer, al mismo tiempo, una canalización ordenada y rápida de las transacciones financieras. Esta disposición es cónsona con las normas de sana administración y de control interno que dictan que debe existir una separación de funciones, de forma tal que no recaiga en la misma persona el control de una o varias transacciones relacionadas.

23 DA Efecto El control de dichas funciones en una sola persona propicia el ambiente para la comisión de errores e irregularidades y que no se puedan detectar a tiempo para fijar responsabilidades. Causa La situación comentada se atribuye a que las funcionarias que actuaron como directoras ejecutivas interinas de la Unidad durante el período auditado no velaron por que existiera una segregación adecuada de las funciones que realiza la Auxiliar Administrativa. Comentarios de la Gerencia En la carta del Secretario, este indicó que la Directora de la Unidad certificó que: [ ] la auxiliar administrativa de la unidad ya no se encarga de registrar ni recoger los cheques. Realiza la entrega de los cheques y mantiene comunicación con los especialistas y asistentes de servicio para notificar que tienen cheques y si se les enviará por correo. [sic] Véase la Recomendación 3.e. Hallazgo 6 - Documentos no suministrados para examen Situación a. El especialista envía a la Unidad el original del contrato formalizado con el padre para ofrecer los servicios de terapia por remedio provisional. El contrato es autorizado por el funcionario que ejerce las funciones de Director Ejecutivo. Una vez aprobado, el contrato se archiva en un expediente y es custodiado por el Director Ejecutivo. Solicitamos para examen los 50 contratos formalizados por los 5 especialistas para ofrecer los servicios de terapias mencionados en el Hallazgo 1. De los 50 contratos, 18 (36%) no fueron localizados en la Unidad, según certificado por la entonces Directora Ejecutiva, mediante comunicación del 11 de julio de 2014.

24 22 DA Criterios La situación comentada es contraria a lo establecido en el Apartado VIII-D del Reglamento 23, Para la Conservación de Documentos de Naturaleza Fiscal o Necesarios para el Examen y Comprobación de Cuentas y Operaciones Fiscales, aprobado el 15 de agosto de 1988 por el Secretario de Hacienda, en el cual se establece que los documentos fiscales deben conservarse, clasificarse y archivarse en forma tal que se puedan localizar, identificar y poner a la disposición del Contralor de Puerto Rico y del Secretario de Hacienda, o de cualquier otro funcionario autorizado por ley, con prontitud y en la forma deseada. Además, es contraria a lo establecido en los artículos 13, 16 y 18 del Reglamento 4284, Reglamento para la Administración de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva, según enmendado, emitido el 19 de julio de 1990 por el Administrador de Servicios Generales. Efectos La situación comentada impide que la Unidad pueda mantener un control adecuado de los documentos y requirió que nuestros auditores realizaran gestiones directas con los especialistas que ofrecieron los servicios para obtener la documentación y realizar las pruebas de auditoría pertinentes. Causas La situación comentada se atribuye a que las funcionarias que se desempeñaron como directoras ejecutivas interinas de la Unidad no ejercieron una supervisión adecuada sobre la custodia de los documentos y expedientes de la Unidad, y se apartaron de las disposiciones establecidas en la reglamentación aplicable. Véase la Recomendación 3.f. RECOMENDACIONES Al Director Ejecutivo de la Oficina de Reglamentación y Certificación de Profesionales de la Salud y Junta de Licenciamiento y Disciplina Medica 1. Evaluar las situaciones que se comentan en el Hallazgo 2 de este Informe y tomar las medidas procesales y disciplinarias que estime pertinentes.

25 DA Al Secretario de Educación 2. Instruir al Director de la División Legal para que: a. Evalúe las situaciones comentadas en el Hallazgo 1-a.1) y proceda, de así entenderlo, con el recobro de los $2,060 de los fondos públicos pagados a los especialistas por servicios facturados en exceso a las tarifas contratadas. b. Incluya en los modelos de los contratos de servicios de remedio provisional una cláusula explicativa sobre la responsabilidad de los padres y encargados de los niños de asegurarse y certificar que los servicios ofrecidos son facturados según lo contratado. [Hallazgo 1-a.2)] 3. Instruir a la Directora Ejecutiva Interina de la Unidad para que: a. Se asegure de que las certificaciones de los servicios facturados y aprobadas para pago sean correctas y de acuerdo con lo contratado. [Hallazgos 1 y 3] b. Corrobore que los especialistas contratados para ofrecer los servicios cuentan con sus licencias vigentes a la fecha de la contratación. [Hallazgo 2] c. Prepare y envíe para la aprobación del Secretario un procedimiento interno que describa el proceso de ubicación de los niños, atendidos por remedio provisional, para ofrecer los servicios a través de las corporaciones contratadas por la SAEE una vez culminada la vigencia del contrato. [Hallazgo 4-a.1)] d. Mantenga un registro de datos estadísticos de los niños que recibieron servicios por remedio provisional y fueron ubicados en el DE para recibir los servicios de terapias a través de las corporaciones contratadas por la SAEE. [Hallazgo 4-a.2)] e. Ejerza una supervisión efectiva y tome las medidas necesarias para que exista una adecuada segregación de deberes. [Hallazgo 5]

26

27 DA ANEJO 1 DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN INFORMES PUBLICADOS INFORME FECHA CONTENIDO DEL INFORME DA ago. 08 Evaluación de los controles internos y administrativos de la Oficina de Administración de la Secretaría Auxiliar de Servicios Educativos a la Comunidad (SASEC) relacionados con la propiedad, las compras y el almacén de materiales. DA feb. 09 Evaluación de las operaciones relacionadas con los contratos de servicios profesionales y consultivos para los single audits, y los controles internos y administrativos relacionados con los sistemas de información computadorizados. DA mar. 10 Evaluación de los controles internos y administrativos de la Secretaría Asociada de Educación Especial, relacionados con el auditor residente, las compras, y el almacén de materiales DA oct. 11 Evaluación de las operaciones relacionadas con el control presupuestario, las deudas acumuladas, y la formalización y los pagos de contratos de servicios de publicidad. DA oct. 11 Evaluación de las operaciones relacionadas con la remisión de las certificaciones requeridas por la Ley Núm. 103, Ley para la Reforma Fiscal del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico de 2006, la remisión de informes requeridos por ley al Gobernador, a la Asamblea Legislativa de Puerto Rico (Asamblea Legislativa) y a la Oficina de Gerencia y Presupuesto, y los controles administrativos e internos relacionados con las operaciones de contabilidad, el sistema de archivo y la conservación de documentos.

28 26 DA Continuación ANEJO 1 INFORME FECHA CONTENIDO DEL INFORME DA feb. 14 Evaluación de los controles internos y administrativos relacionados con los contratos de servicios profesionales y consultivos de evaluación y terapias del Programa de Educación Especial adscrito a la Secretaría Asociada de Educación Especial (SAEE). DA mar. 14 Evaluación de las operaciones relacionadas con la administración de los recursos humanos. DA ene. 15 Evaluación de las operaciones del Instituto de Capacitación Administrativa y Asesoramiento a Escuelas (ICAAE). DA ene. 15 Evaluación de los controles internos y administrativos del Programa de Educación Especial adscrito a la Secretaría Asociada de Educación Especial (SAEE) relacionados con los contratos de servicios profesionales y consultivos de evaluación y de terapias, y el ofrecimiento de estos servicios.

29 DA ANEJO 2 DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN UNIDAD SECRETARIAL DE PROCEDIMIENTO DE QUERELLAS Y REMEDIO PROVISIONAL FUNCIONARIOS PRINCIPALES DE LA ENTIDAD DURANTE EL PERÍODO AUDITADO NOMBRE CARGO O PUESTO PERÍODO DESDE HASTA Hon. Rafael Román Meléndez Secretario de Educación 13 2 ene dic. 13 Dr. Edward Moreno Alonso 25 oct dic. 12 Dr. Jesús M. Rivera Sánchez 1 ene oct. 11 CPA Lilia Torres Torres Subsecretaria de Administración 31 may dic. 13 Subsecretaria Interina de Administración 2 ene may. 13 Sr. Alberto Velázquez Piñol 14 Subsecretario de Administración 10 sep dic. 12 Sr. Reylam Guerra Goderich 1 ene sep. 12 Lcdo. Rafael Blanco Latorre 4 abr dic. 11 Sr. Alberto Velázquez Piñol 1 ene abr. 11 Sr. Orlando L. Negrón Rivera Secretario Auxiliar Interino de Finanzas 31 ene dic. 13 CPA Inés Martín Carlo Secretaria Auxiliar de Finanzas 1 ene dic Confirmado en propiedad el 25 de abril de Funcionario en destaque administrativo del Banco Gubernamental de Fomento para Puerto Rico.

30 28 DA Continuación ANEJO 2 NOMBRE CARGO O PUESTO PERÍODO DESDE HASTA Dra. Ciadary Rodríguez López 15 Directora Ejecutiva de la Unidad Secretarial del Procedimiento de Querellas y Remedio Provisional Interina 17 jun dic. 13 Sra. Marta Colón Rivera jun jun. 13 Sra. María del C. Cruz Dávila 17 9 feb jun. 12 Sra. Vivian Hernández Rodríguez 18 1 ene ene Dirigió administrativamente la Unidad, ocupaba un puesto de Carrera de Facilitador Docente III. 16 Dirigió administrativamente la Unidad, ocupaba un puesto de Carrera de Facilitador Docente IV. 17 Dirigió administrativamente la Unidad, ocupaba un puesto de Carrera de Facilitador Docente III. 18 Dirigió administrativamente la Unidad, ocupaba un puesto de Carrera de Director del Centro de Servicio de Educación Especial.

31

32 MISIÓN Fiscalizar las transacciones de la propiedad y de los fondos públicos, con independencia y objetividad, para determinar si se han realizado de acuerdo con la ley, y atender otros asuntos encomendados. Promover el uso efectivo, económico, eficiente y ético de los recursos del Gobierno en beneficio de nuestro Pueblo. PRINCIPIOS PARA LOGRAR UNA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DE EXCELENCIA La Oficina del Contralor, a través de los años, ha identificado principios que ayudan a mejorar la administración pública. Dichos principios se incluyen en la Carta Circular OC del 27 de junio de 2008, disponible en nuestra página en Internet. QUERELLAS Las querellas sobre el mal uso de la propiedad y de los fondos públicos pueden presentarse, de manera confidencial, personalmente o por teléfono al (787) , extensión 2805, o al (sin cargo). También se pueden presentar mediante el correo electrónico Querellas@ocpr.gov.pr o mediante la página en Internet de la Oficina. INFORMACIÓN SOBRE LOS INFORMES DE AUDITORÍA En los informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados en las auditorías. En nuestra página en Internet se incluye información sobre el contenido de dichos hallazgos y el tipo de opinión del informe. La manera más rápida y sencilla de obtener copias libres de costo de los informes es mediante la página en Internet de la Oficina. También se pueden emitir copias de los mismos, previo el pago de sellos de rentas internas, requeridos por ley. Las personas interesadas pueden comunicarse con el Administrador de Documentos al (787) , extensión INFORMACIÓN DE CONTACTO Dirección física: 105 Avenida Ponce de León Hato Rey, Puerto Rico Teléfono: (787) Fax: (787) Internet: Correo electrónico: ocpr@ocpr.gov.pr Dirección postal: PO Box San Juan, Puerto Rico