DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL, RELACIONES PÚBLICAS Y EVENTOS ESPECIALES

Transcripción

1 DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL, RELACIONES PÚBLICAS Y EVENTOS ESPECIALES La Dirección de Comunicación Social, Relaciones Públicas y Eventos Especiales, es una dependencia que colabora permanentemente para proyectar e informar a la ciudadanía de forma objetiva y oportuna, el trabajo realizado por todos los servidores públicos del H. Ayuntamiento y la Administración Municipal, a favor de un municipio que busca el mejoramiento de la calidad de vida de cada uno de sus habitantes. Dentro de la dependencia, el trabajo está enfocado en ser un agente facilitador de la información generada por todas y cada una de las dependencias, así como del H. Ayuntamiento, además de colaborar en los canales de comunicación interna y externa que requiera la Administración Municipal, a fin de cumplir con las leyes y los reglamentos que establecen la Transparencia en la Rendición de Cuentas. Siendo una dependencia que en su gran parte operativa se debe a funciones sin interacción directa con la ciudadanía, no registramos dentro de nuestras acciones emprendidas labores de atención, sin embargo, la información que se estructura en la dependencia y se difunde a través de los diversos medios, si en su momento requiere una ampliación o una explicación con mayor detalle, a solicitud del ciudadano, se le atiende y orienta en virtud al tema y los elementos con que contemos para hacerlo. Como evidencia de estas acciones de atención, se puede cotejar el trabajo auxiliar que realizamos de manera directa dentro del programa de atención ciudadana Martes de Puertas Abiertas en coordinación con la Secretaría Particular del Presidente y la Dirección de Atención ciudadana, con labores adicionales a las propias de difusión, con personal a disposición del trabajo operativo del programa, para el registro, canalización y orientación a los ciudadanos que asisten martes con martes a ser atendidos en este día de la semana dedicado a la atención de la ciudadanía. Proyectos De la misma manera se realizó y presentó ante el gabinete de titulares de dependencias que componen la Administración Municipal, un documento con los pasos a seguir para la elaboración, planeación, y ejecución de eventos institucionales, así como las sugerencias a considerar para la planeación logística de los mismos. Anexo a este documento, se abastecieron a las áreas de la Administración Municipal, de un formato que apoya a cualquier dependencia de la administración a ejecutar la logística de sus eventos institucionales, con la finalidad de que todos los aspectos sean considerados sin omisión y de esta manera los eventos sean planeados y ejecutados de manera correcta.

2 Acciones Las acciones emprendidas por esta Dependencia, mayormente operativas, son cíclicas y repetitivas, ya que somos un área de apoyo del resto de la Administración Municipal y por lo tanto, el informe del trabajo realizado refiere de manera general, a los conceptos operativos que diaria, periódica y constantemente se ejecutan dentro de las atribuciones operativas administrativas y el programa de trabajo planteado desde el inicio de la presente administración. Implementación de la imagen institucional e identidad gráfica que se utilizará dentro del período que dure la Administración Municipal. La dirección regula permanentemente el uso correcto de los elementos gráficos y de identidad institucional en cada una de las áreas de la Administración, para su correcto uso; así como del Slogan y frases institucionales que se implementan en el material que se genera dentro de la administración y las diversas dependencias que la conforman. En esta acción, se apoya también a los organismos descentralizados del gobierno municipal para el uso correcto de los elementos gráficos que hacen referencia al H. Ayuntamiento y a la Administración Municipal, así como la vinculación con organismos de orden estatal y Federal, para la elaboración de diseños en donde se infiera un trabajo, obra o acción coordinados. Difusión en canales internos, externos y públicos la agenda de gobierno del C. Presidente Municipal, así como Direcciones y Dependencias de la Administración, que así lo requieran, para conocimiento de los interesados. La dirección revisa y abastece de la agenda oficial a los medios de comunicación y auxiliares de información de niveles estatales y federales previamente acreditados ante esta dependencia, a fin de que exista una cobertura oportuna y correcta de los eventos agendados especialmente del Alcalde, además del resto de las dependencias que así lo informan. Elaboración de síntesis informativa de los principales medios de comunicación, para conocimiento del C. Presidente Municipal y funcionarios públicos de la Administración que así lo requieran. Diariamente, de lunes a viernes, se realiza para uso y control interno, síntesis informativa de las noticias que se generan en el área local, o que involucren al municipio, incluyendo los periódicos y medios de mayor circulación. Además, se abastece al Alcalde de un tomo de la edición del día de los periódicos que contienen sección local, para su revisión e información. Análisis de medios de comunicación interna, externa y pública para definir las estrategias de difusión de información referente a Obras, Logros y Acciones de la Administración Municipal.

3 A partir de una evaluación y valoración de conveniencias estratégicas, además de la correcta administración de los medios y recursos con los que se cuenta, la dependencia ha implementado diversas estrategias para difundir a la ciudadanía, la información que se genera dentro de las actividades de la administración municipal, de igual manera, se contempla hacer uso de la información generada, ya sea para reforzarla con acciones referentes a las notas, reportajes, crónicas y/o entrevistas, o para hacer aclaración de conceptos o situaciones que así lo requieran para una información más completa y objetiva a favor de una ciudadanía informada. Atención y apoyo a periodistas y medios de comunicación masiva que requieran información referente a la Administración Municipal, a fin de que las publicaciones cuenten con información veraz, que colabore con la correcta información a la ciudadanía. Ofrecemos atención directa a los reporteros y personal de los medios de comunicación que acuden a la oficina del área, solicitando algún apoyo, enlace o información, propiamente generada por alguna dependencia o funcionario de la Administración Municipal, a fin de realizar su labor periodística y obtener información necesaria para su publicación, dando validez y legitimando sus fuentes oficiales de información. Realizar vinculación con medios de comunicación, instituciones públicas e iniciativa privada para la colaboración conjunta de los logros y compromisos a realizarse por parte de la Administración Municipal y su correcta difusión. Contamos con una programación presupuestal para la adquisición de espacios publicitarios y promocionales en medios de difusión, con los cuales, se pretende promover, e informar a los ciudadanos sobre las obras, acciones e información de importancia para la ciudadanía. Realizamos diversos convenios en el transcurso del año, destacando los que refieren la prestación de servicios en materia de promoción de obras y acciones de la Administración Municipal, con diversos medios masivos de información. Cobertura para la elaboración de boletines, notas y fichas informativas, que sirvan como herramienta de consulta e información al alcance de medios informativos externos, medios internos y ciudadanía en general. Se realiza la cobertura de los eventos principales en donde se destaca la presencia y actividad del Presidente Municipal, así como del H. Ayuntamiento y las Dependencias de la Administración Municipal, con trascendencia e importancia para la ciudadanía, se recopila y transcribe la información y se pone a disposición de los medios y reporteros que tengan interés de dicha información para estructurar sus notas informativas. Elaboración y edición de elementos gráficos (Esquelas, Inserciones, Desplegados, Avisos y Documentos Oficiales, entre otros), para su publicación y difusión en los diversos medios de comunicación pertinentes. Como parte del plan de medios establecido para este año, se realizan de acuerdo a los espacios contratados en los medios autorizados, los diversos diseños de inserción en

4 prensa escrita para dar a conocer información de importancia para la ciudadanía. De igual forma, se ha establecido en la página de internet, un espacio para promover también dicha información en un carrusel de banners interactivos que permiten al visitante del portal, saber de esta información. Elaboración y edición de elementos Audiovisuales (Spots, Notas, Videos, Perifoneo, Infomerciales, Presentaciones, etc.), para su publicación y difusión en los diversos medios de comunicación pertinentes. Con el levantamiento de imagen fija y en video, además de la información que genera la Administración Municipal, esta dependencia se encuentra abasteciéndose de material para la elaboración de diversos audiovisuales informativos, con los que se puedan proyectar en diversos medios (por definirse, de acuerdo a los foros e infraestructura con la que se cuenta), para dar a conocer obras, acciones e información de interés para la ciudadanía. Colaboración en la realización (organización y ejecución) y protocolo de eventos especiales que la Administración Municipal realice durante su período. En apoyo a la Secretaría Particular del Presidente Municipal, se ha trabajado prácticamente en la revisión y estructuración de la logística y protocolo de todos los eventos en los que el Alcalde ha participado, en coordinación con las dependencias de las que se deriva el evento que requiere apoyo de estructuración. Todos los eventos en donde se ha intervenido, se ha tenido un desarrollo satisfactorio del evento, si descartar mínimos contratiempos, e incidencias en la programación, coordinación y ejecución de los mismos. De igual manera, se realizan trabajos coordinados con el personal de giras y eventos del Gobernador, y avanzadas de otras secretarias del Gobierno del Estado para la realización de actos y eventos que contemplen la participación de ambos órganos de gobierno, lo mismo que con entidades Federales que así se requiera. Levantamiento documental de imagen, audio y video de los principales logros, obras y acciones de Gobierno para el registro histórico y la realización de los Informes Anuales que de acuerdo a las obligaciones del Ayuntamiento deben presentarse a la ciudadanía. Se realiza el levantamiento documental de las principales actividades de la Administración Municipal, fotografía y video, a fin de contar con el material suficiente para ser utilizado como apoyo visual, para el texto que estructura los Informes de Gobierno (Informe del estado que guarda la Administración Municipal) al momento de ser requeridas. El año pasado se realizó el audiovisual del 1er Informe con este material, lo mismo que se hará en los posteriores consecutivos dentro de la presente administración. Elaboración de campañas informativas de las acciones de Gobierno de la administración, así como las diversas estrategias de comunicación para presentarla a la ciudadanía.

5 De acuerdo a los medios, recursos y necesidades informativas de la Administración Municipal, se han implementado estrategias informativas en los diversos medios y espacios que la dependencia cuenta para dar a conocer esta información que se genera. En referencia a los objetivos informativos y al impacto que se espera, se toma a consideración el recurso mediático con el que se cuenta para disponer el espacio y crear el material informativo. (Espectaculares, Viniles en mamparas, Folletos informativos, Boletines, Spots en sonido local, perifoneo y/o radio; Spots audiovisuales para televisión o pantallas informativas; inserciones en medios impresos, banners informativos en página de internet; entre otros). Cada información generada por las dependencias del Gobierno Municipal, es atendida de acuerdo a las necesidades informativas de su origen, en relación con los medios y recursos disponibles para éstas. Colaboración y orientación a funcionarios públicos que lo requieran, en referencia a la atención a prensa y medios de comunicación; elaboración de mensajes en diversos canales internos, externos, públicos y comunicación asertiva. Se han realizado diversos respaldos a funcionarios de la Administración Municipal para emitir declaraciones a medios de comunicación en diversas modalidades (entrevista, rueda de prensa, boletín, ficha técnica, etc.) con los elementos informativos necesarios para una buena comunicación social. Tomando en cuenta que de acuerdo a la coyuntura o temática que tenga el medio, será el funcionario cuestionado. Adicional a este apoyo de fondo, se integra también a esta labor, el dotar de material gráfico, textual, documental y/o audiovisual para reforzar la imagen, y el mensaje de lo emitido. Esta Dependencia tiene una permanente vinculación con organismos, instituciones, asociaciones y demás grupos sociales que interactúan con el Gobierno Municipal, destacando entre ellos, a las dependencias de gobierno de nivel Federal y Estatal, así como los municipios del estado y la región que desean un intercambio informativo, además de formalizar la relación con el Gobierno Municipal de San Francisco del Rincón. Son variadas las formas en que Comunicación Social se vincula al exterior de la Administración Municipal, sin embargo, se destaca preferentemente la coordinación para la realización de eventos y la cobertura informativa de los mismos, así como apoyos logísticos y materiales para llevarlos a cabo. Presupuesto Anual Ejercicio 2015: $1,861,975.89