Instrucciones para la Inscripción en línea Módulo para padres

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1 Instrucciones para la Inscripción en línea Módulo para padres QUÉ ES LA EN LÍNEA? La inscripción en línea le permite al padre o guardián de un estudiante nuevo al distrito empezar el proceso de inscripción electrónicamente, completando una aplicación de siete secciones por Internet. Por favor, tenga en cuenta que los padres/guardianes de todos los estudiantes nuevos al distrito deben también visitar en persona la escuela a la que asistirá el estudiante para completar los últimos pasos de la inscripción. Este proceso incluirá la revisión de documentos. El Módulo de Inscripción en línea le permitirá al padre completar la información básica del estudiante, con el beneficio adicional de copiar información básica de contacto de un formulario a otro cuando esté matriculando a varios hijos. Después de establecer una cuenta de usuario con una contraseña, el padre puede ingresar a la cuenta en cualquier momento para empezar un nuevo formulario o completar uno que ya hubiese comenzado antes. PROCESO DE REGISTRO DE UNA CUENTA PARA LA EN LÍNEA Se debe crear una cuenta de usuario para tener acceso al sitio web de la inscripción en línea. Se requiere una cuenta de correo electrónico válida para establecer una cuenta de inscripción en línea. Para crear una cuenta de usuario, haga clic en el enlace Enrollment Online (Inscripción en línea) en la página web del distrito o introduzca el siguiente URL: Una vez que haya hecho clic en el enlace Enrollment Online, se le dirigirá a la página web Online Student Enrollment (Inscripción del estudiante en línea). Aparece el cuadro Existing User Login. Use la opción de despliegue hacia abajo para seleccionar un idioma. Haga clic en el enlace Register New Account (Registrar nueva cuenta). Enrollment Online Parent Instructions Page 1

2 El enlace Register New Account lo llevará a la siguiente página. Todos los elementos con el asterisco rojo (*) son campos obligatorios que deben completarse para entregar el formulario y registrar la nueva cuenta. Este formulario requiere que el usuario cree un nombre de identificación y una contraseña. Una vez que se hayan llenado todos los campos, haga clic en el botón. Hacer clic en el botón lo llevará al cuadro de acceso al sistema. La pantalla de inicio para la inscripción en línea aparece después de presentar toda la información de la nueva cuenta. Usted también recibirá un correo electrónico indicándole que se ha inscrito en la cuenta para la inscripción en línea, el cual incluirá su nombre de identificación y la contraseña para ingresar al sistema. Puede consultar este correo en el futuro si se le olvida la información para ingresar al sistema. Enrollment Online Parent Instructions Page 2

3 PÁGINA DE INICIO PARA EN LÍNEA FORMULARIO PARA EN LÍNEA La página de inicio para la inscripción en línea le permite completar los formularios de inscripción para cada estudiante nuevo que desee matricular. El encabezamiento de la página indica que las aplicaciones pueden tener dos tipos de clasificación diferentes: * Submitted (Entregado) - La información (aplicación) ha sido entregada y la escuela puede revisarla ahora. Usted puede revisarla pero no puede hacer cambios. * Saved (Guardado) - La información ha sido guardada pero no ha sido entregada a la escuela. Usted puede todavía hacer cambios a la aplicación. La escuela no hará nada con la aplicación hasta que usted seleccione la opción Submit (Entregar) en la parte inferior de la aplicación. Haga clic en el botón New Application (Nueva aplicación), seleccione la aplicación apropiada y luego el botón Go (Ir) para completar la aplicación para el estudiante que quiere matricular. Para agregar otro formulario (aplicación) para otro estudiante, haga clic en el botón New Application. Tendrá la opción de copiar información al nuevo formulario, como dirección y teléfono del estudiante que elija, seleccionando la opción "Copy basic information from" (Copiar información básica de). Aparece Enrollment Online Student Registration Form. Tenga en cuenta que el formulario contiene varias secciones y que usted puede Show All Sections (Mostrar todas las secciones) o Hide All Sections (Esconder todas las secciones) al hacer clic en el enlace apropiado. Esto abrirá o cerrará las diferentes secciones. Haga clic en el signo + en cada sección para abrir solamente una sección a la vez. Importante: D e b e hacer clic en el botón cuando haya completado todo el formulario para que la información se guarde. Al final del formulario habrá un botón Submit. Si tiene que salir de la aplicación antes de completarla, entonces debe llenar la información en todos los campos con el asterisco rojo antes de poder guardar la aplicación. Todos los campos en cada sección que tienen un asterisco rojo (*) son campos obligatorios y deben completarse para guardar esa sección de la aplicación. Los otros campos son opcionales o el distrito no los está usando en este momento. Enrollment Online Parent Instructions Page 3

4 TOOL-TIPS Hay consejos prácticos para completar la información en cada campo llamados Tool-Tips. Aparecen con simplemente mover y mantener el cursor sobre el campo específico. En el ejemplo que se muestra arriba, el usuario mantuvo el cursor sobre el campo First Name (nombre) y apareció el Tool-Tip "The student's legal first name as it appears on the birth certificate" (Nombre legal del estudiante como aparece en el acta de nacimiento). Puede ver los consejos prácticos cuántas veces lo necesite simplemente moviendo el cursor y luego regresándolo para mantenerlo nuevamente sobre el campo. Es importante leer las instrucciones de los Tool-Tips sobre cómo introducir los datos. Además, hay algunos campos que aparecen pero el distrito no los está usando en este momento. SECCIONES DEL FORMULARIO FICHA DE LA INFORMACIÓN DEL ESTUDIANTE Abajo se explicarán las diferentes secciones e información del formulario. En esta sección usted pone la información demográfica sobre el estudiante que está matriculando. Ano Escolar: Seleccione el año escolar para el cual está inscribiendo al estudiante. El año actual aparece a la izquierda y el próximo año escolar está a la derecha. Fecha de Ingreso: El día cuando su hijo comenzará a asistir a clases. El plantel estudiantil puede modificar la fecha si la fecha de ingreso es después del primer día de escuela. Grado: Use la flecha hacia abajo para seleccionar el grado al que entrará su hijo en el año escolar en que lo está matriculando (año actual o próximo). Primer Nombre: Introduzca el primer nombre legal completo del estudiante tal como aparece en el acta de nacimiento. Segundo Nombre: Introduzca el segundo nombre legal completo del estudiante tal como aparece en el acta de nacimiento. Apellido: Introduzca el apellido legal completo del estudiante tal como aparece en el acta de nacimiento. Generación: Si aplica, use la flecha hacia abajo para seleccionar una generación: Jr., III, IV, etc. Deje en blanco si la generación no es parte del nombre legal. Enrollment Online Parent Instructions Page 4

5 Apodo: Opcional Género: Haga clic en el botón al lado de masculino o femenino. Fecha de Nacimiento: Haga clic en el calendario para seleccionar la fecha de nacimiento del estudiante tal como aparece en el acta de nacimiento. También puede introducir la fecha: mm/dd/aaaa Número de Seguro Social: Introduzca el número del Seguro Social del estudiante sin guiones: y no Por favor, visite al secretario de admisiones si usted está usando otro número de identificación diferente al del Seguro Social. Etnicidad Hispano/Latino: El Departamento de Educación de Estados Unidos requiere este campo junto con el campo de raza. Por favor, seleccione Yes (Sí) o No para este campo. Es el estudiante de etnicidad Hispano/Latino? Si son cubanos, mexicanos, puertorriqueños, suramericanos, centroamericanos, o de otra cultura u origen español, sin importar la raza, ellos son de etnicidad Hispano/Latino. Por favor, consulte el formulario obligatorio de Etnicidad/Raza para obtener más información. Raza: Seleccione por lo menos una raza. Pueden seleccionarse múltiples razas. Mantenga presionada la tecla de control y haga clic en todas la razas que correspondan. Esto debe concordar con el formulario de Raza/Etnicidad. DIRECCIÓN Y TELÉFONO DEL ESTUDIANTE La sección Dirección y Teléfono es para la dirección y el teléfono del estudiante. La información de los padres se incluye en la sección de la información del contacto. Por favor, introduzca o verifique la información de la dirección que se hubiese transferido a la aplicación, por defecto, desde el proceso de registro de la cuenta para la inscripción en línea. Si la dirección postal o física del estudiante difiere de la información que aparece en la pantalla, por favor ponga la información correcta. Si la dirección postal es diferente de la dirección física, por ejemplo un PO Box, entonces quite la marca de la casilla "Same as Physical Address" (Igual a la dirección física) e introduzca la información como PO Box 123 (sin puntos) en el campo Street Name (Nombre de la calle). Por favor, agregue el número de teléfono del estudiante. El tipo de teléfono debe indicar Principal (puede ser el número fijo o celular preferido), alterno 1, 2, etc. La opción de celular-texto es solamente para los guardianes y sólo para mensajes de texto. INFORMACIÓN DE CONTACTO La información de contacto, para los padres, guardianes y otros contactos, se debe llenar. Por favor, tenga en cuenta que si usted desea nombrar a otra persona (no el padre o guardián legal) como el guardián para cuestiones de educación, debe completar un Poder legal y notarizarlo. Por favor, si necesita este documento consulte a su escuela o la sección Documentos de la aplicación para inscripción en línea. Por favor, recuerde que este documento DEBE firmarse enfrente de un notario Importante: Para guardar la aplicación y poner múltiples contactos, usted debe completar todos los campos obligatorios (*) antes de guardar la aplicación. Después podrá regresar a la sección Contacto para agregar contactos adicionales. Debe guardar la aplicación después de cada contacto. Enrollment Online Parent Instructions Page 5

6 Haga clic en Save después de cada contacto para comenzar a introducir uno nuevo. Generalmente se pone más de una persona como contacto. La persona que está matriculando al estudiante debe ponerse primero, seguida por el padre adicional o guardián legal, luego los contactos adicionales que usted autorice para que recojan al estudiante en caso de emergencia o enfermedad. (Se requiere identificación de cualquier persona que recoja al estudiante.) Si la dirección física del contacto es la misma que la dirección física del estudiante, haga clic en la casilla. Si no es, ponga la información de la dirección. Haga clic en el enlace Add Phone (Agregar teléfono) para poner teléfonos adicionales para el contacto. Se necesitan por lo menos los teléfonos de los padres/guardianes. El Phone Type (Tipo de teléfono) debe indicar Principal (número preferido), alterno 1, 2, etc. La opción de celular-texto es para los guardianes solamente y se debe llenar si usted desea recibir mensajes de texto del distrito. Por favor, recuerde hacer clic en el botón cuando haya completado la información de un contacto para poder poner información de otro contacto. SECCIÓN DE INFORMACIÓNA DICIONAL PREGUNTAS ADICIONALES Por favor, responda/complete las preguntas listadas usando las opciones desplegables. Estas preguntas se deben contestar para GUARDAR la aplicación. Puede que una enfermera se ponga en contacto con usted en base a las respuestas relacionadas con la salud. Hay preguntas adicionales que son importantes para matricular a su estudiante en el Distrito Escolar Independiente de Northwest. Por favor, conteste cada pregunta/solicitud y tome nota que algunas preguntas requieren de una firma virtual (ESCRIBA SU NOMBRE EN LA CASILLA) o información adicional en lugar de una respuesta SÍ/NO. DOCUMENTOS COMPLETAR EL PROCESO Esta área contiene formularios que se pueden descargar, completar y llevar con usted a la revisión de documentos, o el plantel escolar tendrá copias a la mano para que usted los llene. El estado de Texas requiere que se completen los formularios sobre Idioma en casa, Residencia del estudiante, Raza/Etnicidad y Alergias. El cuestionario Residencia del estudiante (sin hogar) y el formulario Restricción de información están disponibles allí si usted necesita o desea completarlos. Las páginas Verification of Receipt (Verificación de recibo) y Signature (Firma) son para su revisión y para que indique que está de acuerdo en la aplicación. En esta sección también hay un Poder Legal si usted lo necesita. Por favor, recuerde que ese poder debe firmarse enfrente de un notario Puede dejar la aplicación incompleta y regresar a ella en el futuro si necesita hacerlo. Todos los campos necesitan tener información para poder guardar la aplicación. Los campos obligatorios están marcados con (*). Puede tener varias aplicaciones completadas a varios niveles. Puede continuar haciendo cambios hasta que entregue la aplicación y el estado indique Submitted (Entregado). Enrollment Online Parent Instructions Page 6

7 Cuando haya completado y guardado la aplicación, necesitará hacer clic en la casilla "I Agree " (Acepto). Esta es una firma electrónica que indica que usted está de acuerdo con lo siguiente: Al marcar "I agree, usted ha proporcionado una firma electrónica e indicado que está de acuerdo con la siguiente afirmación: Afirmo que soy un residente del Distrito Escolar Independiente de Northwest y que toda la información que aparece anteriormente es verdadera y correcta. Además, entiendo que un hijo/a debe ser matriculado por, y vivir con el padre/madre, guardián, u otra persona con la tutela legal del hijo/a bajo el mandato legal de la corte (TEC ). Entiendo que presentar información o documentos de identificación falsos es una ofensa criminal bajo el código penal y bajo el código TEC (h). El distrito está obligado a contactar al departamento de policía y/o a Missing Children's Clearing House, si no se presentan los documentos de identificación requeridos. (Por favor, consulte Northwest ISD Policy FD (LEGAL, LOCAL, o Regulaciones Administrativas) para ver los requisitos completos para admisión.) Los botones Print y Submit se activarán después de hacer clic en "I Agree. Puede imprimir o guardar una copia de la aplicación para su información. Debe hacer clic en el botón Submit, para presentar oficialmente su aplicación de inscripción al distrito. El secretario de admisiones de su plantel escolar revisará la información. Este proceso puede tomar 5-10 días hábiles para completar debido al volumen de aplicaciones entregadas por internet. (Por favor, tenga en cuenta que los planteles escolares están cerrados durante parte de junio y julio, y que no habrá secretario de admisiones disponible para aceptar aplicaciones durante este tiempo.) Una vez que el proceso de revisión se haya completado, se le enviará a usted un correo electrónico a la dirección electrónica que proporcionó. El correo establecerá que los documentos presentados para su estudiante están en estado PENDIENTE, y que la escuela necesitará revisar los documentos requeridos (Acta de nacimiento y tarjeta de Seguro Social, comprobante de residencia en el Distrito Escolar de Northwest, Certificado de vacunas y licencia de manejar/identificación con foto del padre/guardián, o NEGADO y la razón del rechazo (plantel escolar equivocado, edad no apropiada para el grado escolar, etc.). Usted puede editar la aplicación y presentarla nuevamente, si una aplicación es negada y usted recibió un correo electrónico estableciendo eso. PARA COPIAR UNA APLICACIÓN EXISTENTE Después de presentar la aplicación del estudiante, usted puede copiar los datos básicos comunes en una nueva aplicación para otro estudiante que esté matriculando o en una aplicación nueva para el mismo estudiante (por ejemplo, si se hicieron errores en la aplicación original). Simplemente haga clic en el botón New Application (Nueva aplicación) para empezar Pupil Registration Form (formulario para alumno nuevo) para el siguiente estudiante. Enrollment Online Parent Instructions Page 7

8 Tendrá la opción de empezar una aplicación completamente nueva o crear una aplicación en la cual copia la información demográfica básica de una aplicación existente con la opción de seleccionar cuál aplicación debe copiarse. PARA SALIR DE LA EN LÍNEA Cuando haya completado el proceso para aplicar, debe salir de la página Online Enrollment (Inscripción en línea). En la parte superior de la pantalla verá la opción para actualizar su información de perfil, incluyendo el cambio de su contraseña, y el enlace para salir del sistema. Haga clic en el enlace para salir y cierre el navegador. Enrollment Online Parent Instructions Page 8