DOMINA REFWORKS EN 5 PASOS

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1 INSTITUTO TECNOLOGICO DE COSTA RICA BIBLIOTECA JOSE FIGUERES FERRER DOMINA REFWORKS EN 5 PASOS Paso 1. Crea una cuenta Paso 2. Cómo añadir referencias a Refworks Paso 3. Cómo organizar la bibliografía Paso 4. Cómo crear nuestra lista bibliográfica Paso 5. Comparte bibliografías en Internet: Refshare Paso 1. Crea una cuenta Acceder por primera vez Desde la página web de la biblioteca ir a Bases de Datos > Gestor bibliográfico Refworks Conéctese a RefWorks Haz clic en "Regístrese para un cuenta individual" Escribe un nombre de usuario y una contraseña (mínimo 4 caracteres) Introduce su dirección de correo electrónico Selecciona en la ventana desplegable el tipo de usuario y área de conocimiento 1

2 Haga clic en Regístrese Recibirá un mensaje de bienvenida en su buzón de correo electrónico con la confirmación de su cuenta y la contraseña para acceder desde fuera del TEC. Acceder como usuario registrado Conéctate a RefWorks Escribe su nombre de usuario y contraseña Acceder desde fuera de la red del TEC Conéctate a RefWorks En Acceso Remoto escribe el código de grupo (disponible en el correo electrónico que recibe al darle de alta) y haga clic en Acceder En la siguiente pantalla escriba su nombre de usuario y contraseña Paso 2. Cómo añadir referencias a Refworks En Refworks existen varias formas de introducir referencias bibliográficas. Dependerá de la base de datos con la que este trabajando. Esta Guía le ayudará a realizar esta tarea de forma detallada desde las bases de datos que la Biblioteca del TEC le proporciona. Añadir bibliografía en Refworks de forma directa Existen diferentes proveedores de información (Ebsco, ProQuest, Google Scholar, PubMed otras.), que permiten la exportación directa de las referencias, de forma automática, para que sean almacenadas en RefWorks. Para esto: Realiza la búsqueda en la base de datos En estas bases de datos siempre se encuentra la forma para exportar directamente. Sólo tiene que buscar la opción donde lo dice expresamente Las referencias se incorporarán automáticamente dentro de la carpeta últimas importaciones de RefWorks. 2

3 Añadir bibliografía en Refworks de forma indirecta Muchos proveedores de bases de datos NO ofrecen la opción de exportación directa (la de arriba). Por eso la exportación se realiza con UN PASO INTERMEDIO. Este paso consistirá en guardar las referencias en cualquiera de los siguientes formatos : ".txt", "bibtex", "RIS format" en un archivo de texto del bloc de notas (cuando las referencias son numerosas), o bien, si son pocas, en copiarlas directamente. A continuación: Abrimos Refworks Seleccionamos Referencias > Importar Y en < Filtro de importación/fuente de datos > seleccionamos del menú desplegable Bibtex, o RISformat, o buscamos dentro del enorme listado en el que Refworks proporciona el filtro de importación y el nombre de la base de datos con la que estamos trabajando o bien <Multiples Bases de Datos> En < Importar referencias a > elegimos la carpeta donde queremos guardar las referencias en Refworks Y finalmente elegiremos entre las dos opciones para realizar la importación: o o Importar datos del siguiente archivo de texto > Examinar, donde buscaremos en nuestro computador el archivo de texto (Bloc de notas) que hemos guardado. O bien < Importar datos del siguiente texto > donde podemos pegar las referencias anteriormente copiadas. Por último hacemos clic en <Importar> CONSULTA NUESTRA GUÍA PARA SABER EXPORTAR DESDE LAS BASES DE DATOS A REFWORKS Añadir citas en Refworks de forma manual Conectarse a Refworks 3

4 Seleccionamos Referencias > Nueva Referencia Seleccionamos el formato de salida (MLA, Vancouver, etc.). Los campos con una marca de verificación en verde son los utilizados por el formato escogido Se puede seleccionar la carpeta en la que queremos guardar las referencias Seleccionamos el tipo de documento Introducimos manualmente los datos en los campos correspondientes Podemos también adjuntar el texto del artículo en formato.pdf o Word en Adjuntos, buscándolo en Examinar para buscar nuestro archivo guardado en el computador. Una vez completados todos los campos que considere oportuno, pulsa el icono Guardar para finalizar. Añadir citas desde un Catálogo de una Biblioteca o PubMed Puede incorporar referencias a su base de datos desde una búsqueda directa desde Refworks en catálogos de bibliotecas o PubMed: Conéctate a Refworks Selecciona Buscar > Catálogo o base de datos en línea Selecciona del listado la Universidad de donde quieres importar datos en Base de Datos en Línea por Buscar Realiza la búsqueda escogiendo entre la búsqueda rápida o avanzada y haga clic en Buscar Y automáticamente se importarán en una carpeta temporal y en la carpeta de últimas importaciones Para guardarlas en la carpeta que elijas, selecciona las referencias que quiera y haga clic en Importar 4

5 Añadir citas de páginas web con Refgrab-it Podemos igualmente guardar aquellas páginas web que por su contenido nos pueda servir de fuente de información para la realización de un trabajo, tesis, etc. Estas páginas web también se pueden incluir en nuestra bibliografía y si las hemos utilizado como referencia, será preciso añadirlas. Para ello utilizaremos la herramienta denominada Rebgrab-it, que instalaremos siguiendo las siguientes instrucciones: Nos conectamos a RefWorks Selecciona Herramientas > RefGrab-It Haz clic en el enlace RefGrab-It con el botón derecho del ratón y selecciona Agregar a Favoritos. O bien clic con el ratón sobre la palabra y arrástralo hasta su barra de Bookmarks o Favoritos Una vez instalado, ya puede empezar a guardar páginas web: Desde la página web que queremos guardar hacemos clic en el enlace RefGrab-It ( en su barra del navegador o en su carpeta de favoritos) y pulsamos el botón Importar 5

6 Añadir citas importando RSS Feeds RSS (Really Simple Sindication) es un formato de datos que permite distribuir contenidos. RefWorks lleva integrado un lector de RSS (agregador de noticias) que le permite añadir los RSS favoritas (algo parecido a suscribirte a las noticias de un periódico) y ver e importar su información. Cada vez son más las revistas científicas que en su formato electrónico proporcionan la opción de suscribirte a través de los RSS a los últimos números publicados y acceder a sus artículos. Para añadir una RSS Feed: Localizamos la RSS Feed que queremos incluir y hacemos clic en el icono naranja característico Copia la URL de la RSS Feed o bien en el botón derecho del ratón: Copiar ruta de enlace En RefWorks, vamos al menú Buscar > Fuentes RSS Pegamos la URL copiada anteriormente y hacemos clic en Agregar fuente RSS Si queremos visualizar las novedades hacemos clic en alguna de las RSS que hayamos añadido y los resultados se visualizan en una ventana diferente de RefWorks Seleccionamos los registros que queremos importar y hacemos clic en Importar y las referencias se habrán cargado en la carpeta de últimas importaciones Paso 3. Cómo organizar la bibliografía Llega el momento de organizar nuestras referencias. Dado que ya las tenemos cargadas en nuestra cuenta de RefWorks, es necesario darles un orden, agruparlas en carpetas, modificarlas si fuera necesario, y conocer cómo poder buscarlas. Cómo modificamos y editamos las referencias Modificar cada Referencia Podemos modificar cada campo de nuestras referencias. Para llegar al modo edición dependerá de la forma de visualización que tengamos de ellas: Si estamos en una línea/vista cita, pulsamos en cada una de ella en Ver y en la siguiente pantalla en Editar 6

7 Y si estamos en el modo Vista uniforme o Vista completa buscaremos a la derecha de cada cita el botón Editar Editar Autor, Descriptor o títulos de Revista Desde la pestaña Buscar / Índice de autores / Índice de descriptores / Índice de Revistas, selecciona el botón Editar para cambiar o modificar el nombre o término. Añadir o modificar campo de forma global Desde la opción VER elegimos una de las Carpetas donde tenemos guardadas las referencias o Todas las Referencias. Seleccionamos las referencias que queremos editar y hacemos clic en Editor Global. Se escoge el campo que se quiere editar del listado desplegable y se escribe la información que se quiere añadir en Cambiar campo a. Elegimos cualquiera de las tres opciones que nos proporciona Si el campo ya contienen datos y se pulsa OK. 7

8 Cómo organizar las carpetas. Cuando añadimos nuevos registros en nuestra Base de datos se nos da la opción de seleccionar la carpeta para guardarlos en Poner en la carpeta. Pero también cuando seleccionamos Carpetas /Organizar Carpetas se nos presenta la pantalla con todas las Carpetas que tenemos creadas y con diversas opciones: Renombrarlas, Borrarlas o Desocuparlas. Y si hacemos clic en las referencias que contienen también podremos gestionar su contenido: quitando registros o poniéndolos en otra carpeta o borrarlo. Dentro de Carpetas /Organizar también tenemos la opción de Compartir, opción que nos permitirá publicar en Internet nuestras bibliografías mediante la asignación de una URL. Para que esta opción pueda utilizarse será necesario darse de alta en el administrador con la opción de Refshare, como se explica más abajo. Cómo buscar en nuestra bibliografía Podemos hacer tres tipos de búsquedas: Búsqueda rápida, Búsqueda avanzada y Búsqueda por índices. Búsqueda rápida Situado arriba a la derecha de la pantalla de Refworks encontrarás el sitio para realizar la búsqueda rápida dentro de su bibliografía guardada. Introduce las palabras en la caja de búsqueda y pulsa "Ir". La búsqueda que haga, la realiza en todos los campos y además busca los términos truncados. Por ejemplo: si escribe art recuperará referencias con heart, part, etc. y los resultados se muestran por orden de relevancia con los términos buscados destacados en amarillo. 8

9 Búsqueda avanzada Puede utilizar la búsqueda avanzada para realizar una búsqueda más específica en su base de Datos. Vaya a Buscar > Búsqueda avanzada y escoja el campo en el que quiere hacer la búsqueda: Autor, Titulo, Revista, Descriptor, Resumen, Año de publicación, Volumen o Ref ID. Si quiere puede utilizar operadores booleanos: AND, NOT, OR. También puede seleccionar las carpetas donde deseas buscar y los resultados se mostrarán alfabéticamente con los términos de su búsqueda destacados Búsqueda por índices Vamos a Buscar > índices de autores, descriptores o revistas y en cada una de estas opciones se nos despliega el listado por el que podemos navegar y también elegir. Cada término está asociado a sus registros, por lo que podremos enlazar directamente a ellos para visualizarlos. Igualmente podemos eliminarlos o editarlos, en el caso de que que sea necesario hacer alguna corrección. Paso 4. Cómo crear nuestra lista bibliográfica Refworks realiza de forma automática la recopilación alfabética de todas las citas que tengamos que incluir en nuestro documento y la adaptación a un formato concreto adaptándolo a los criterios específicos de la revista científica donde se quiera publicar el resultado de nuestras investigaciones. Refworks posee cientos de formatos, incluidos los más difundidos y utilizados internacionalmente (ISO 690, Harvard, APA, MLA, Chicago, Vancouver, etc) RefWorks tiene dos funcionalidades de gran interés: crear un listado de referencias bibliográficas y crear las citas en un texto escrito en un documento en Word. 9

10 Cómo organizar las carpetas. Cuando añadimos nuevos registros en nuestra Base de datos se nos da la opción de seleccionar la carpeta para guardarlos en Poner en la carpeta. Pero también cuando seleccionamos Carpetas /Organizar Carpetas se nos presenta la pantalla con todas las Carpetas que tenemos creadas y con diversas opciones: Renombrarlas, Borrarlas o Desocuparlas. Y si hacemos clic en las referencias que contienen también podremos gestionar su contenido: quitando registros o poniéndolos en otra carpeta o borrarlo. Dentro de Carpetas /Organizar también tenemos la opción de Compartir, opción que nos permitirá publicar en Internet nuestras bibliografías mediante la asignación de una URL. Para que esta opción pueda utilizarse será necesario darse de alta en el administrador con la opción de Refshare, como se explica más abajo. Cómo buscar en nuestra bibliografía Podemos hacer tres tipos de búsquedas: Búsqueda rápida, Búsqueda avanzada y Búsqueda por índices. Búsqueda rápida Situado arriba a la derecha de la pantalla de Refworks encontrarás el sitio para realizar la búsqueda rápida dentro de su bibliografía guardada. Introduce las palabras en la caja de búsqueda y pulsa "Ir". La búsqueda que haga, la realiza en todos los campos y además busca los términos truncados. Por ejemplo: si escribes art recuperará referencias con heart, part, etc. y los resultados se muestran por orden de relevancia con los términos buscados destacados en amarillo. 8

11 Que no podamos utilizar la aplicación Write-N-Cite, porque nuestro ordenador no lo ha permitido (por no trabajar con Microsoft Word), pero en cambio sí tenemos conexión a Internet y por tanto a nuestra cuenta de Refworks. Que queramos añadir citas trabajando sin conexión a Internet. En ambos casos la finalización del proceso es la misma. Veamos el primer caso: Que no podamos utilizar la aplicación Write-N-Cite Buscamos la carpeta con la lista de referencias que queremos utilizar y escogemos la vista Una linea /Vista de Cita. Escogemos una referencia y hacemos clic en citar Se abre un cuadro con el número de cita con el formato apropiado: entre dos corchetes. Seleccionamos el texto y copiamos En el documento en donde queremos insertar la cita ponemos el cursor y pegamos. Este proceso se repetirá cuantas referencias queramos añadir. Que queramos añadir citas trabajando fuera de Internet Primero, con conexión a Internet ir a Referencias > Exportar Selecciona Exportar > Y elegir entre una de las tres opciones (Todas las referencias, Mi lista, Referencias de) Selecciona el formato Citation List (puesto que es el más apropiado para la ralización de bibliografías) Haz clic en Exportar Guarda el archivo en su computador Y ahora sin conexión a Internet Utiliza la lista guardada para trabajar con sus documentos de texto (Recuerde, sólo Microsoft word) Añada en él las referencias siguiendo el formato {{Nº de Referencia}}. Ej.: {{245}} o bien {{245; 36}} Guarda el documento de texto Cuando vuelvas a tener acceso a Internet, abre RefWorks y sigue el proceso descrito arriba. 11

12 Paso 5. Comparte su bibliografía en Internet: Refshare Refshare es el módulo de Refworks que te permite publicar y compartir su bibliografía a través de Internet mediante la asignación de una dirección web a sus carpetas. Las ventajas de utilizar esta característica son muchas, entre los que destacamos la posibilidad de fomentar y facilitar la difusión, el intercambio, la comunicación y el acceso a la información, permitiendo compartir el conocimiento con colegas, profesores o grupos de investigación. Será necesario en primer lugar solicitar el Alta como usuario en la Unidad de Servicios Especializados de la Biblioteca Biblioteca. Admitido ya como usuario (recibirás el conforme a través de su correo electrónico), podrás llegar a esta opción desde cualquiera de estos dos caminos: Carpetas>Compartir carpetas o Herramientas>Compartir referencias Puede elegir entre Compartir toda la Base de datos o cualquiera de las Carpetas que tiene creadas, presionando el botón Compartir. Automáticamente se asignará una URL a su carpeta, cuya dirección podrás compartir. Desde ese momento su carpeta será visible en Internet. Desde Opciones, puede establecer las condiciones de acceso de aquellos que accedan a sus carpetas a través de Internet: Imprimir, Exportar, Crear una bibliografía, mandar comentarios, permitir la suscripción de novedades a través de RSS, establecer opciones de formatos bibliográficos o incluir en el área compartida del TEC. 12