1. PRESENTACIÓN REINTEGROS FECHA DE DECLARACIÓN EN LÍNEA Y EN PAPEL REITEMIZACIÓN MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA GASTO COMPROMETIDO FECHA DE DOCUMENTOS

Transcripción

1 INSTRUCCIONES GENERALES PARA LA RENDICIÓN DE CUENTAS DE LOS FONDOS ASIGNADOS A TRAVÉS DE LA BECA DE APOYO A LA REALIZACIÓN DE LA TESIS DOCTORAL (TODAS LAS CONVOCATORIAS) 1. PRESENTACIÓN En el marco del proceso de Modernización del Programa Becas, a partir del año 2005 se ha puesto al servicio de los Becarios de las Becas de Apoyo a la Realización de la Tesis Doctoral, un Sistema de Rendición de Cuentas a través de la Declaración de Gastos 1 vía internet. Su objetivo es facilitar el cumplimiento de todas las obligaciones relacionadas con la ejecución presupuestaria de su Beca. El Sistema permitirá una actualización permanente de los gastos efectuados durante cada etapa de ejecución, así como el registro del avance de éstos. A través del Sistema de Declaración de Gastos en Línea (SDGL), disponible en la siguiente URL: Ud. deberá declarar todos los gastos correspondientes a la ejecución presupuestaria de su beca, ingresando los documentos que avalan el uso de los recursos que usted está administrando. Recuerde que es de su exclusiva responsabilidad la certeza y completitud de la información registrada en el sistema. Para corroborar esto, CONICYT se reserva el derecho de solicitar a Ud. la documentación original declarada a través del SDGL. 2. PLAZOS PARA DECLARAR EN LINEA El sistema de declaración en línea estará habilitado desde el primer día de inicio de la rendición (no antes), lo cual implica que no podrá acceder antes de esa fecha Período de la Declaración Anual de Gastos: La fecha de los gastos que se aceptarán en la rendición, considera los siguientes períodos, que dependen del año de la beca: CONCURSOS ETAPA FECHA DE DOCUMENTOS REITEMIZACIÓN MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA GASTO COMPROMETIDO REINTEGROS FECHA DE DECLARACIÓN EN LÍNEA Y EN PAPEL CONVOCATORIA /07/ /06/ CONVOCATORIA /05/ /05/ CONVOCATORIA /05/ /05/ Declaración de gastos se refiere a un informe financiero detallado y virtual de la totalidad o parcialidad de las operaciones financieras que efectúan los Beneficiarios o responsables de proyectos, subsidios o actividades, mientras que una Rendición de Cuentas corresponde a un informe financiero detallado y físico de la totalidad o parcialidad de las operaciones financieras que efectúan los Beneficiarios o responsables de proyectos, subsidios o actividades. 1

2 Una vez terminada la rendición, se debe apretar la opción FINALIZAR RENDICIÓN, si no se ejecuta esta acción la declaración de gastos no será auditada. Imprimir una copia del informe de declaración desde el sistema de rendición en línea y adjuntarlo a la carpeta con los documentos físicos declarados en su rendición. La documentación original que compone la rendición de cuentas deberá ser enviada por todos los becarios a Oficina de Partes de CONICYT, ubicada en Bernarda Morín 551, Providencia, Santiago, a nombre de su ejecutiva de becas señalando: a.- Nombre del/la becario/a. b.- Beca y año de convocatoria. c.- Motivo de envío (Documentación para rendición de gastos). Para proceder al depósito del segundo año de beca, la declaración de gastos deberá ser aprobada por la Unidad de Rendición de Cuentas del Departamento de Administración y Finanzas de CONICYT. Para esto, se debe haber declarado el 100% de los recursos transferidos al inicio de la beca. 3. FORMA DE REGISTRO Y ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS - Los documentos deberán presentarse debidamente archivados en una carpeta, ordenados cronológicamente (pegados a una hoja en blanco), considerando el mismo orden de la rendición de cuentas en línea, de lo contrario serán devueltas sin aprobar. - Todos los documentos deben ser inhabilitados mediante el timbre cruzado con la leyenda especificada Declarado Apoyo Tesis Doctoral, con el fin de cumplir con disposiciones de CONICYT y disminuir el riesgo de presentar el documento en otro programa de CONICYT u otro Servicio Público, para lo cual cada persona destinará fondos del proyecto en la compra de un timbre con la leyenda especificada. En caso de no incluir timbraje en los documentos, la rendición de cuentas será rechazada y devuelta al becario. - Una vez terminada su auditoria su ejecutivo/a informará la fecha y forma de retiro de su carpeta de documentos DESCRIPCIÓN DE GASTOS A RENDIR APROBADOS POR CONICYT En todo documento debe estar claramente el monto rendido en pesos. Para los documentos en otras monedas, se debe indicar el tipo de cambio de acuerdo al Banco Central y el monto en pesos chilenos. En el evento que un documento fuere rendido en más de un programa de CONICYT, ésta se reserva el derecho de poner término anticipado, ipso facto, a los proyectos involucrados y solicitar la devolución total o parcial de los recursos entregados. 4.1 ÍTEMS GASTOS DE OPERACIÓN Los Gastos de Operación corresponden a los gastos generales asociados a la ejecución del proyecto, tales como insumos, fungibles, material de oficina y otros materiales, papelería, suscripción a revistas, arriendos, subcontratación de servicios de administración y apoyo, entre otros, siempre y cuando no sean considerados bienes de capital. 2 Cada Becario deberá conservar esta carpeta por un plazo de 5 años, en caso de posteriores auditorías o revisiones de rendiciones de cuenta que podrá realizar CONICYT o la Contraloría General de la República. 2

3 ÍTEM Adquisición de libros y revistas Ítem destinado a financiar la compra de libros y suscripción a revistas con el fin de apoyar la investigación bibliográfica del proyecto de tesis. No se aceptarán compras realizadas con tarjetas bancarias de terceros. RESPALDO Boleta Compraventa Internacional original Boleta Compraventa Nacional original Factura Exenta en Papel 1ª copia original cliente Factura Nacional Electrónica copia Factura Nacional en Papel 1ª copia original cliente Invoice original o electrónica + Cartola de pago bancaria Orden de compra + Cartola de pago bancaria Insumos Computacionales Dispositivos de almacenamiento, periféricos y todo tipo de insumos computacionales para complementar su trabajo y almacenar información. Entre ellos se encuentran: papel para impresoras, cintas de video o grabación de audio, tinta y tóner, discos de almacenamiento (CD, DVD), pendrive y disco duro externo. Cabe señalar que la definición de insumo computacional es un bien consumible en el proceso productivo, por lo que no se aceptarán compras de computadores o partes de él, programas, software o bienes de capital. Reactivos e Insumos de laboratorio Se financiarán aquellos materiales y suministros de laboratorio necesarios para la ejecución del proyecto, tales como, instrumental menor, reactivos de laboratorio, materiales fungibles, análisis de laboratorio, artículos de farmacias, entre otros, siempre y cuando no sean considerados bienes capital o inventariables. Quedan excluidas de este ítem la compra, mantención y reparación de equipos de investigación y sus accesorios. Boleta Compraventa Internacional original Boleta Compraventa Nacional original Factura Exenta en Papel 1ª copia original cliente Factura Nacional Electrónica copia Factura Nacional en Papel 1ª copia original cliente Invoice original o electrónica + Cartola de pago Material de Oficina Artículos de escritorio. Inscripción a Congresos Nacionales e Internacionales Está destinado a cubrir sólo la inscripción al Congreso. No se costearán gastos asociados a viáticos y pasajes para asistir a congresos. Boleta Compraventa Internacional original Boleta Compraventa Nacional original Factura Exenta en Papel 1ª copia original cliente Factura Nacional Electrónica copia Factura Nacional en Papel copia Comprobante de Inscripción + Recibo Simple 3

4 ÍTEM Compra de Servicios Esta categoría contempla el gasto asociado a la contratación de personal de apoyo necesario para la correcta ejecución del proyecto, tales como análisis de muestras, transcripción de entrevistas, arriendo de vehículos, etc. Gastos Menores Todos aquellos gastos por los que no se pueda rendir con boleta por un tope de $ anuales. RESPALDO Boleta de Honorarios Electrónica copia Boleta de Honorarios en Papel original Boleta Prestación de Servicios a Terceros Factura Nacional Original Boleta de Compraventa Original Recibo Simple Recibo Simple + Carta explicativa 4.2 PASAJES Y VIÁTICOS En este ítem sólo se pueden rendir documentos para trabajos de campo y visitas a laboratorios, en ningún caso se podrán declarar viáticos y pasajes para asistir a Congresos. ÍTEM Pasajes Considera traslados nacionales e internacionales directamente relacionados con la ejecución del proyecto, tales como bencina, peajes, ticket aéreo, traslado en bus u otro medio de transporte. Todo documento presentado en la declaración debe acreditar el monto pagado, de no ser así, deberá adjuntar el comprobante de pago de su tarjeta bancaria personal (no se aceptarán pagos realizados con tarjetas de terceros). Viáticos Considera los gastos de alojamiento y alimentación sólo del becario, necesarios para el desarrollo del trabajo en terreno o visita. Deben ser declarados con Recibo Simple, adjuntando a éste los respaldos correspondientes. No se aceptarán viáticos que sean rendidos sólo con Recibo simple. Boleto Original E-ticket Factura en Papel Invoice Boleto Original E-ticket Factura en Papel Recibo Simple + Boleto Original Recibo Simple + Ticket de Pago RESPALDO PASAJES AÉREOS PASAJES TERRESTRES BENCINA Y PEAJES Recibo Simple + Documentos de Respaldo (Boletas, facturas, comprobante de pago, etc.) 4

5 5. DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS TIPOS DE DOCUMENTOS BOLETAS DE HONORARIOS CARACTERÍSTICAS Extendidas a nombre del becario indicando el número de beca en la glosa de la boleta. Estos datos se ingresan al momento de emitir la boleta, no después. Emitidas por el monto bruto sin deducción de impuesto (el pago de éstos es responsabilidad del contribuyente). No se aceptan fotocopias aunque estén legalizadas ante notario. Extendidas a nombre del Becario, indicando código y año de la Beca, por el monto bruto (incluyendo IVA). No se aceptarán facturas electrónicas ni en papel a nombre de terceros. FACTURAS BOLETA DE COMPRAVENTA RECIBO SIMPLE Documento formal, con números correlativos por ítem. Extendido a nombre del becario, indicando el número de la beca, RUT, nombre y firma del beneficiario, motivo y monto del gasto. Debe adjuntar fotocopia de su Cédula de Identidad. La no conformidad en las firmas será motivo de rechazo del gasto. No se aceptan fotocopias aunque se encuentren legalizadas ante notario (sólo para los casos de formato en papel) Las facturas a nombre de la universidad, deberán adjuntar además el comprobante de ingreso de fondos a la misma (comprobante de pago a nombre del becario más carta del profesor tutor justificando el gasto). Deben contener en forma clara la fecha de emisión y el detalle de los bienes o servicios adquiridos. Se puede rendir con boleta nacional, gastos hasta por un monto de $ e internacionales hasta por $ equivalentes en moneda nacional. Por montos superiores se debe presentar factura. En caso de boletas de compraventa internacional (INVOICES) indicar el tipo de cambio utilizado y su fecha. Debe adjuntar cálculo del tipo de cambio de acuerdo a tabla emitida, como referencia, por Banco Central de Chile, el día que se hizo efectivo el pago. CON RESPALDOS Debe adjuntar todos los documentos de respaldos, como por ejemplo: recibo de congresos, comprobante de recibos internos de universidades o instituciones, fotocopia del cheque pagado o comprobante de pago de la tarjeta de crédito, boletas de servicios, comprobante de arriendo, etc. SIN RESPALDOS Sólo se utilizan en el Ítem Gastos de Operación para justificar Gastos Menores. 6. RESTRICCIONES - Boletas de compraventa nacional: monto máximo permitido $ por cada boleta. - Boletas de compraventa internacional: monto máximo permitido $ equivalente a moneda nacional por cada boleta. - Gastos Menores: en el Ítem de gastos de operación, puede rendir con recibo simple gastos menores, por los cuales no es posible presentar boletas o facturas, hasta por un tope anual de $ Viáticos y Pasajes: sólo se aceptarán documentos declarados como viáticos, cuando éstos correspondan a gastos por trabajo de campo únicamente del becario, en ningún caso se aceptarán rendiciones que declaren viáticos y pasajes para asistencia a Congresos. - Congresos: la beca de Apoyo a la Realización de Tesis Doctoral, sólo financia la inscripción a congresos nacionales y extranjeros. 5

6 - Uso de vehículo particular: si el Becario usa su propio vehículo para las actividades del proyecto lo hace bajo su responsabilidad. En este caso, la beca sólo acepta el pago y rendición de gastos de bencina y peajes por concepto de trabajo de campo debidamente justificados. 7. EXCLUSIONES Los gastos que se detallan a continuación, no pueden ser financiados con la beca Apoyo de Tesis: - Reparación o repuestos para vehículos del becario o Unidad Ejecutora, así como el pago de permisos de circulación, seguros, revisión técnica, etc. (considerar otros como lavado de autos, cambios de aceite o de repuestos o accesorios menores, además de especificar que en caso de ocupar vehículo propio para actividades del proyecto, serán de su propia responsabilidad todos los desperfectos que puedan ocurrir). - Bienes de capital (compra de computadores, electrodomésticos, impresoras, microscopio, cámaras y la compra de partes para armarlas o accesorios para las mismas, entre otros, la compra de partes para armar un computador también está prohibida). - Cursos de idiomas u otros. - Cargos bancarios como impuesto ley de cheque, gastos de mantención e intereses para cuentas corrientes propias (incluidas multas). - Gastos en mobiliario, acondicionamiento de oficinas, reparaciones de muebles o infraestructura. - Adquisición y cuentas por uso de teléfonos celulares y otros gastos básicos como luz, agua, teléfonos fijos, internet, T.V. cable, etc. - Seguro de Viaje y Pago de Visa: Gastos extras por cambios de hora del vuelo, cambio de destino o pérdida de vuelo, estos serán de cargo del beneficiario; el pago de la Visa sólo será aceptado por el monto en que se incurre con relación al proyecto, en ningún caso por la totalidad de la cuenta y excluye multas e intereses. - Overhead o gastos administrativos de Universidades u otras instituciones. - Gastos de matrícula, inscripción o arancel de la universidad. - Recibos con firmas disconformes o que no adjunten la fotocopia simple del RUT. - Pagos de propinas por transporte de carga o animales. - Pasajes y viáticos para asistencia a Congresos. - Mantención de equipos o instrumentos de laboratorio. - No se aceptan documentos enmendados ni fotocopias simples o legalizadas. - Cualquiera que no corresponda a los ítems establecidos. CONICYT puede rechazar gastos que considere no proceden y que no se encuentren especificados en el detalle anterior. Los motivos pueden ser, entre otros: documentos fuera de fecha de convenio (antes o después), presentación inadecuada (documentos rotos, enmendados, sin claridad en los datos informados), exageración del gasto (por ejemplo la compra de algún insumo muy por sobre el valor de mercado), gastos muy alejados de la idea original del proyecto (Elevados gastos en combustible cuando en un principio el proyecto no consideraba movilidad), falta de transparencia en los gastos, proveedores no habilitados por RUT en SII, etc. En caso que el gasto sea rechazado, el becario deberá reintegrar los fondos a CONICYT. Además, CONICYT puede rechazar gastos y exigir el reintegro parcial o total de los fondos transferidos en caso de comprobar que no se cumplieron con los compromisos académicos contraídos por el becario. 6

7 8. CAMBIOS EN EL PRESUPUESTO La auditoría de la beca se realiza en base a los documentos de gastos declarados al momento de la postulación, por lo que cualquier cambio que se desee realizar, debe ser solicitado a su ejecutivo de beca. Tipos de cambios: 8.1. Modificación Presupuestaria: cambios entre los tipos de gastos (gastos operacionales-viáticos-pasajes). Por ejemplo; desde gastos de operación a viáticos, gastos de operación a pasajes, viáticos a pasajes, o viceversa. Se aceptarán modificaciones a la distribución del presupuesto presentado por el/la becario/a en su oportunidad hasta 1 mes antes del inicio del período de rendición correspondiente. 8.2 Reitemización: cambios de ítem dentro de un mismo tipo de gasto (gastos operacionales o viáticos). Por ejemplo; desde insumos de laboratorio a materiales de oficina, de insumos computacionales a gastos menores, etc. Se aceptarán reitemizaciones del presupuesto presentado por el/la becario/a en su oportunidad hasta 1 mes antes del inicio del período de rendición correspondiente. 8.3 Reintegro: devolución de fondos no utilizados. Deberán reintegrarse a CONICYT los fondos que no fueron utilizados durante el período de beca como fecha límite hasta el último día de su rendición. El reintegro se realiza a través de trasferencia bancaria, depósito bancario o pago en caja. Los gastos rendidos y declarados por los becarios que, siendo sometidos a revisión hayan sido rechazados, también deben ser reintegrados a CONICYT, por lo que es obligación del becario esperar la confirmación final por parte del Programa para la aprobación y cierre financiero del proyecto. El monto del reintegro debe ser devuelto de una sola vez, por lo que no se admite el pago en cuotas. Se adjuntan datos para realizar el reintegro. 9. Extensión 9.1. Gastos Comprometidos: monto de la beca que puede gastarse después del plazo final de rendición. Sólo en casos excepcionales y previamente autorizados por el PFCHA, se podrán rendir documentos que estén fuera de plazo. Dichos gastos corresponden a actividades específicas que han debido ser postergadas por razones justificadas y previamente planificadas. La autorización del gasto comprometido emitida por PFCHA, debe ser incluida en la carpeta de rendición de cuentas. Con el objeto de evaluar adecuadamente las solicitudes respectivas, se ha determinado plazo máximo para presentar solicitudes de gastos comprometidos, 1 mes antes del inicio de la rendición de cuentas correspondiente. 9.2 Prórroga: solicitud de plazo extra para subir los documentos al sistema de declaración. Podrán solicitar prórroga para la rendición en línea fuera de plazo, aquellos becarios que por motivos de fuerza mayor requieran más tiempo para esto. La prórroga no implica que puedan declarar documentos con fecha posterior al período de rendición, sólo permite ingresar documentos al sistema en línea fuera de plazo. Con el objeto de evaluar adecuadamente las solicitudes respectivas, se ha determinado plazo máximo para presentar solicitudes de prórrogas, 1 mes antes del inicio de la rendición de cuentas correspondiente. 7

8 Cualquier tipo de cambio en el presupuesto, debe ser solicitado a su ejecutivo/a de beca, para lo cual deberán enviarle vía correo electrónico, una carta firmada por el becario, a nombre de Ignacio Abad Canullán, Subdirector (S) de Operaciones, Programa Formación de Capital Humano Avanzado, explicando los motivos de la modificación y adjuntando tabla explicativa en Excel. Toda solicitud de modificación será aceptada siempre y cuando no ponga en riesgo el objetivo principal planteado en un comienzo del proyecto. La autorización emitida por PFCHA, debe ser incluida en la carpeta de rendición de cuentas. No se aceptarán modificaciones después del período de tiempo estipulado para cada solicitud. Nota: Todas las indicaciones incluidas en este instructivo se apegan completamente a las normas establecidas por Contraloría General de la República respecto de la correcta presentación de rendiciones de cuentas en Servicios Públicos, de acuerdo a la Ley actualizada año 2009, Resolución N 759 del año 2003 y a las Normas Internas implementadas por CONICYT para fiscalizar el correcto uso de los recursos públicos transferidos. 8

9 RECIBO SIMPLE N... Viático Nacional Viaje Vehículo Particular Viático Extranjero Otros (especificar) Nombre del Becario(a): Código Beca: Nombre Beneficiario(a): Rut /Nº Pasaporte: Monto de Recursos: $ Motivo: Fechas: Destino: Firma Beneficiario Fecha 9

10 Antecedentes de la cuenta de CONICYT para reintegro de fondos no utilizados: El becario debe enviar el comprobante en que se realiza la transferencia de fondos a través de la Plataforma Becarios a su ejecutiva de beca. Nota: Para los becarios que reintegren directamente en caja CONICYT, deberán dirigirse a Bernarda Morín #551, Providencia, Santiago, de lunes a viernes entre las 9:00 Hrs. A las 14:00 Hrs. Al recibir el comprobante, informar a su ejecutivo/a correspondiente. 10