INSTRUCTIVO FINANCIERO PROYECTOS INTERNOS CONCURSABLES- INNOVACIÓN Y EMPRENDIMIENTO

Transcripción

1 INSTRUCTIVO FINANCIERO PROYECTOS INTERNOS CONCURSABLES- INNOVACIÓN Y EMPRENDIMIENTO Dirección de Innovación y Emprendimiento PUCV 1

2 Contenido PRESENTACIÓN... 3 GASTOS FINANCIABLES... 4 PROCEDIMIENTOS DE PAGO..5 FECHAS DE PAGOS ESTABLECIDOS POR LA DF

3 PRESENTACIÓN Este documento ha sido confeccionado con el objetivo de orientar durante la ejecución financiera de los proyectos internos DIE, incluye información indispensable y de consulta continua, que esperamos forme parte del set de documentos que se debe tener en consideración siempre y durante toda la ejecución. Cabe señalar que, para todos los proyectos internos DIE, el incumplimiento de las normativas contenida en el presente documento será causal primero, de congelamiento de los fondos y, dependiendo del caso, del cierre anticipado del proyecto. La Dirección de Innovación y Emprendimiento, a través de la Unidad de Seguimiento y Control- Finanzas, tiene la obligación de facilitar la gestión financiera de todos los proyectos, la que será de exclusiva responsabilidad de sus representantes Directores de Proyecto, a quienes entregamos este documento y han leído las bases de éste concurso. Esperamos que ante cualquier consulta se comuniquen con la DIE, por medio de los datos de contacto asignados para ello. Por último, es importante mencionar que la realización de un proyecto con financiamiento interno DIE involucra a la Dirección de Innovación y Emprendimiento (DIE) de la VRIEA como unidad responsable y patrocinadora del mismo. La Dirección de Finanzas (DF), perteneciente a la Dirección General de Asuntos Económicos y Administrativos no tiene a su cargo ningún proyecto de innovación y por tal razón, todas las gestiones deben realizarse a través de la previa revisión y aprobación de DIE. En ningún caso, se aprobarán solicitudes gestionadas directamente con la Dirección de Finanzas. Sin otro particular y deseándoles el mayor éxito en cada uno de sus proyectos, les saluda cordialmente, Carolina Silva Edwardsen. Directora de Innovación y Emprendimiento PUCV 3

4 GASTOS FINANCIABLES Los fondos entregados por la PUCV podrán ser empleados exclusivamente para costear los siguientes ítems: a. Recurso Humano: Corresponde al financiamiento de prestación de servicios que sean indispensables para el cumplimiento del plan de trabajo estipulado. No se permiten honorarios para el equipo de trabajo. b. Gastos de Inversión: Corresponde a la adquisición y/o mejor de equipamiento inventariable, el cual estará condicionado bajo argumentación sobre la eficiencia financiera y técnica del equipo adquirido, por sobre arriendo u otra clase de figuras posibles. Únicamente en aquellos casos en que es necesaria a compra. c. Gastos de Operación: Corresponde a los gastos directos asociados a la ejecución del proyecto, como materiales, compra de bienes no inventariables relacionados con las actividades del proyecto, pasajes nacionales, viáticos y otras actividades relacionadas al proyecto. La modalidad para entrega de financiamiento se hace únicamente mediante: Devolución de gastos, Pago de factura. Pago de boleta de honorarios directa al contribuyente (para lo cual el director de cada proyecto debe ponerse en contacto con el ejecutivo financiero antes de la realización de esta compra). No se admiten solicitudes de fondos por rendir en este concurso. No se consideran los gastos de administración en este concurso. 4

5 PROCEDIMIENTOS DE PAGO Para solicitar el pago de facturas, boletas de honorarios, devolución de gastos u otro, el responsable del proyecto deberá enviar a la ejecutiva designada las solicitudes de pago junto al respectivo formulario, dispuesto por la Dirección de Finanzas para ello. Dichos formularios están disponibles para descargar en (Investigación e Innovación > Convocatorias > Convocatorias Innovación y Emprendimiento > Más sobre nosotros > Formularios Gestión de Proyectos). Y en la página web donde se encuentra toda la información del concurso El envío de documentos se debe realizar únicamente a nombre de la ejecutiva asignada. Ejecutiva designada 2018: Srta. María José Iriarte (maria.iriarte@pucv.cl) Los documentos y respaldos que se deben enviar en físico obligatoriamente a la ejecutiva, 4to Piso- DIE Casa Central, son: Solicitud devolución de gastos (obligatorio). Los documentos y respaldos digitales que se deben enviar directamente al correo de la ejecutiva son: Solicitud pago de Boletas de Honorarios. Solicitud pago de Facturas Electrónicas. Solicitud Viatico. Solicitud de Traspasos (internos). Las solicitudes de tipos de pago que pueden realizar son las siguientes: PAGOS DE FACTURA: A este formulario se debe adjuntar factura que debe ser pagada por el proyecto (factura original más copia tributaria; para facturas electrónicas solo una copia). Recordar que la factura deber estar a nombre de la Pontificia Universidad Católica de Valparaíso y sus datos respectivos. PAGOS BOLETA DE HONORARIOS: A este formulario se debe adjuntar boleta(s) de honorarios a ser pagadas por el proyecto, además deben ser enviadas por correo electrónico a María José al correo maria.iriarte@pucv.cl. Recordar que en la glosa de la boleta de honorarios se debe especificar claramente el trabajo realizado por el profesional, el número de cuenta del proyecto y meses a pagar (considerar que no se realizan pagos anticipados) y deber estar a nombre de la Pontificia Universidad Católica de Valparaíso y sus datos respectivos. DEVOLUCIÓN DE GASTOS: A este formulario se debe adjuntar todos los gastos que hayan sido realizados durante la ejecución del proyecto con el fin de obtener el reembolso del dinero correspondiente. Los comprobantes deben venir pegados sobre hoja tamaño carta y 5

6 acompañados del detalle en una tabla que contenga la siguiente información: ítem, N boleta, proveedor y monto. Para efectos de rendición, los adjudicatarios deberán conservar los documentos que respalden la correcta utilización de los recursos, tales como boletas y facturas de acuerdo a la política de rendición de la Dirección de Finanzas PUCV. Importante: Si no se pudiera acreditar un gasto por medio de los documentos correspondientes, los adjudicatarios del fondo deberán reintegrar el dinero correspondiente a las actividades no acreditadas. Cuando un proyecto es adjudicado por un equipo, sus miembros son solidariamente responsables en caso de incumplimiento. Ejemplo: Las boletas deben ser originales y legibles indicando claramente FECHA, N BOLETA, PROVEEDOR y MONTO. Formulario de rendición de cuentas: el documento a generar debe contener la siguiente información e indicar que es una rendición de cuentas. 6

7 Consideraciones Generales a tener en cuenta. 1. Al momento de realizar los gastos del proyecto debe considerar no sobrepasar el presupuesto aprobado y asignado por ítem. 2. En todos los formularios se debe indicar el nombre del representante y responsable del proyecto y su código respectivo, que es su número de cuenta. 3. Todas las compras superiores a $ deben ser respaldadas con factura. 4. Para el pago de boleta honorarios y facturas, éstas deben ser emitidas a nombre de: Nombre o Razón Social: Pontificia Universidad Católica de Valparaíso RUT Dirección Principal: Avenida Brasil 2950, Valparaíso Giro: Educación o Universidades. 5. Debe indicarse claramente en la glosa, el mes al cual corresponde el servicio, el servicio prestado o producto adquirido y el código del proyecto. 6. Los gastos realizados por concepto de congresos deben ser respaldados con documentación que verifique la participación de al menos un representante del equipo de trabajo del proyecto con una ponencia oral. 7. Las órdenes de compra aceptadas deben ser solicitadas únicamente a través de María José Iriarte quien solicita a la Unidad de Abastecimiento de la Dirección de Finanzas (el cargo por OC generada es de $1.000). 8. Se rechazarán todos aquellos gastos realizados el fin de semana. IMPORTANTE! Fechas límite, para envío de FACTURAS: Se recibirían únicamente aquellas facturas dentro de los 5 días siguientes a partir de su fecha de emisión. 7

8 FECHAS DE PAGO ESTABLECIDOS POR LA DIRECCIÓN DE FINANZAS Se establecen los siguientes criterios generales: Todas las boletas de honorarios recibidas a conformidad en la DF entre los entre los días 1 y 15 de cada mes, serán pagadas los días 30 del mismo mes. Todas aquellas boletas de honorarios recibidas a conformidad en la Dirección de Finanzas entre los días 16 y 30 o 31 del mismo mes según corresponda, serán pagadas los días 15 del mes siguiente. En caso que la fecha de pago coincida con el fin de semana y/o día festivo, el pago se postergará al día hábil siguiente. Todas aquellas facturas recibidas entre los días 25 y 10 del mes siguiente, serán pagadas los días 30 del mismo mes. Todas aquellas facturas recibidas entre los días 11 y 25 del mismo mes, serán pagadas los días 15 del mes siguiente. En caso que la fecha de pago coincida con fin de semana y/o día festivo, el pago se postergará al día hábil posterior. Las Devoluciones de Gastos son pagadas únicamente el día viernes de cada semana. Modo de Pago. El pago de viáticos, devoluciones de gasto, boletas de honorarios, facturas son a través de vale vista del Banco Santander y, se debe reclamar directamente en el banco. El plazo es de aproximadamente 7 días hábiles desde la fecha final establecida por la Dirección de Finanzas a través de su sistema de control interno. En función de los plazos anteriores mencionados, la DIE solicita hacer entrega de las solicitudes de pago de facturas y honorarios con 5 días de antelación (fechas establecidas por la DF)! Ciclo de Solicitud de Pagos. 8

9 La Dirección de Finanzas (DF) es la Unidad administrativa de la universidad que se encuentra bajo la dependencia de la Dirección General de Asuntos Económicos y Administrativos. Su responsable es el Director de Finanzas, quien cuenta bajo su dirección con seis Unidades administrativas. Para más información sobre esta Dirección, le recomendamos el siguiente link: 9