REGLAMENTO DE GASTOS PROYECTOS DICYT Administración de Recursos Proyectos Internos de Investigación

Transcripción

1 REGLAMENTO DE GASTOS PROYECTOS DICYT 2016 Administración de Recursos Proyectos Internos de Investigación

2 I N T R O D U C C I O N La Dirección de Investigación Científica y Tecnológica de la Vicerrectoría de Investigación, Desarrollo e Innovación, ha puesto al servicio de los (as) investigadores (ras) responsables de proyectos de DICYT un Sistemas de Soporte para la Rendición y Control de Gastos en Línea vía Intranet, el cual permite un apoyo para el (la) investigador(a) contando con una actualización permanente del estado y control de sus gastos y saldos. A través del Sistema, disponible en la siguiente dirección de Internet se debe registrar mensualmente todos los gastos operacionales asociados a la ejecución presupuestaria del Proyecto DICYT, ingresando los documentos que respaldan el uso de los recursos, para luego enviar los respaldos originales a la DICYT. INGRESO DE GASTOS EN SISTEMA FASE 1 Para registrase: 1. A través del Sistema de Administración de Gastos en Línea, disponible en el Portal Web de la Vicerrectoría 2. Seleccionar Ejecución de Gastos / Sistema de Administración vrid vrid 3. Al ingresar al sistema se mostrará su portada, donde debe registrarse como usuario del sistema. Usted recibirá un correo, una vez que su registro sea aprobado, que le indicará su clave, la cual puede ser cambiada una vez que usted esté dentro del sistema.

3 Recursos No son transferibles al año Los recursos no utilizados correspondientes Al ítem Gastos Operacionales deberán reintegrarse a más tardar el día 30 de noviembre del 2016, con: Cheque nominativo y cruzado a favor de la Universidad de Santiago de Chile. Este debe ser ingresado con formulario reintegro a la Dirección de Investigación Científica y Tecnológica-DICYT - (Ofic. 106). El recurso del ítem Gastos Operacionales, son entregados al investigador responsable en una cuota, y en forma extraordinaria en dos cuotas, éstos pueden ser ocupados desde la fecha de recepción del cheque hasta el 30/11/2016. La rendición es de carácter mensual, debiendo hacer llegar los respaldos en calidad de original el último día de cada mes. Recepción de la última rendición del año 2016 hasta el día 30/11/2016. Modificación Presupuestaria Deben ser argumentados, con una solicitud a la Dirección-DICYT, la que puede ser enviada por ., Fecha tope de solicitud de reitemización hasta el 30/10/2016 Se permite reitemización entre los siguientes ítems: Bienes de Capital Honorarios Becas Otros Gastos No se puede reitemizar desde y hacia Gastos Operacionales Fechas Topes de requerimientos de gastos Honorarios = Fecha tope de requerimiento de gasto, hasta el 30/11/2016 Becas = Fecha tope de requerimiento de gasto, hasta el 30/11/2016 Bien de Capital = Fecha tope de requerimiento de gasto, hasta el 28/10/2016 Gastos Operacionales = Rendición mensual, debiendo hacer llegar los respaldos en calidad de original, el último día de cada mes. Recepción de la última rendición año 2016 el día 30/11/2016. GASTOS OPERACIONALES, RENDICION MENSUAL (sólo gastos menores y de urgencia para el Proyecto) a. Debe hacer llegar los respaldos en calidad de original, el último día de cada mes (Casa Central of. 106). b. La suma de compras al mismo proveedor (facturas), no deberá exceder los $ c. La suma de compras al mismo proveedor (boletas), no deberá exceder los $ Restricciones No se recibirán boletas o facturas que presenten números correlativos. Las compras se deben realizar, con fecha posterior a la entrega del cheque. No se acepta como parte del Gasto (rendición), facturación extranjera. Compras deben ser en efectivo (No con tarjeta de débito, el comprobante de pago que entrega la compra con redcompra, no se acepta como respaldo del gasto). No se aceptan pagos de membresías, publicaciones, suscripción e inscripción. No se acepta como parte del gasto: alimentación, coffe break, servicios de alimentación, bencina, peajes. No se cursarán solicitudes de compra vía Adquisiciones hacia la Sociedad de Desarrollo Tecnológico-SDT, y tampoco será posible que estas facturas sean rendidas mediante Fondos de Gastos Operacionales o Fondos por Rendir.

4 ITEMES PERSONAL FECHA TOPE PARA REALIZAR EL ÚLTIMO REQUERIMIENTO DEL AÑO, HASTA EL 30/11/2016 ITEM TIPO CONTRATACIÒN TRAMITE ADMINISTRATIVO Respaldo a presentar - Currículo Vitae - Constancia de Expertos para Contrato Honorarios, a completar por el(la) investigador(a) responsable del Proyecto (sin esto no se podrá tramitar el convenio) - Formulario Solicitud de Antecedentes al Gabinete de Identificación, el contratado debe llenar en manuscrito (puño y letra). CONVENIO HONORARIOS Exigencia Legal Al término del trabajo el investigador debe completar: Formulario de Productividad Debe ser entregado en nuestras dependencias. De lo contrario tanto el investigador responsable, como el ayudante quedaran inhabilitados de realizar nueva contrataciones. Para efectuar el trámite correspondiente el investigador debe completar el Formulario Solicitud Convenio a Honorarios o Solicitud Becas para Ayudantes de Investigación, que se encuentra en: link Ejecución de Gastos.. BECAS Alumnos de la Universidad - Pre y post grado - Tesistas - Memoristas Respaldo a Presentar - Recibo pago de matrícula al día o Certificado Alumno regular (de acuerdo a la fecha de contratación) - Primera hoja Currículo.

5 BIEN DE CAPITAL U OTROS GASTOS FECHA TOPE PARA REALIZAR EL ÚLTIMO REQUERIMIENTO DEL AÑO, HASTA EL 31/10/2016 NO SE ACEPTA ADQUISICIÓN EL ULTIMO AÑO DEL PROYECTO COMPRENDE A TENER EN CONSIDERACION: TRAMITE ADMINISTRATIVO BIEN DE CAPITAL INVENTARIABLES - Máquinas - Equipos Laboratorios - Equipos Computacionales - Muebles - Programas computacionales - Grabadoras - Discos duros externos - Cámaras fotográficas - Licencia Software - Entre otros. - Estos gastos se deben solicitar a DICYT hasta el mes de octubre del año No se acepta adquisición de Bien de Capital el último año de ejecución del Proyecto. Para efectuar el trámite correspondiente el investigador debe completar el Formulario Solicitud de Bien de Capital o Servicio" o Solicitud de Pasajes, que se encuentra en: link Ejecución de Gastos. SECCIÓN DICYT OTROS GASTOS - Reactivos mayores a 3 utm - Servicios mayores a 3 utm - Pasaje Aéreo - Cóctel Arriendo de Vehículo - Reactivos menores a 3utm IMPORTACIONES Esta opción de compra se considera cuando el bien o servicio a adquirir NO se encuentra en el territorio nacional. El investigador debe solicitar al proveedor en el extranjero una proforma o cotización que contengan los siguientes datos: Razón social Banco y N de cuenta para realizar transferencia Forma de pago y plazo de entrega Descripción detallada de la mercancía con valores y cláusulas de compraventa internacional EX FCA, FOB o CIF (Costo seguro y flete) o en su defecto, C&F (costos y flete) Código ABA, TELEX Swift Considerar gasto de desaduanamiento, 8equivalente aproximadamente 30% a 33% del valor del producto o equipo. Debe: - Enviar a DICYT una cotización con las especificaciones técnicas del bien, que indique un valor referencial. Para conocimiento: A la recepción y proceso, Dicyt envía el requerimiento a la Unidad de Adquisiciones de la Universidad, quienes por orden Gubernamental, realizan la comprar, a través del Portal de Chile Compra, bajo una de las siguientes modalidades de compras: 1. Convenio marco 2. Licitación Pública 3.Trato Directo Mayores antecedentes en

6 GASTOS OPERACIONALE - RECEPCIÓN DE LA ULTIMA RENDICION DEL AÑO 2016, EL DÍA 30/11/2016. COMPRENDE GASTOS MENORES Y DE URGENCIA Materiales de uso y consumo utilizados. Ejemplo:, - Reactivos e Insumos laboratorio menores a $ Material Bibliográfico nacional (incluir Constancia de Biblioteca) - Correo - Fotocopias - Anillados - Artículos de Escritorio - Pendrive - Insumos computacionales (menores) - Etc. a. Debe hacer llegar los respaldos en calidad de original, el último día de cada mes (Casa Central of. 106). b. La suma de compras al mismo proveedor (facturas), no deberá exceder los $ c. La suma de compras al mismo proveedor (boletas), no deberá exceder los $ NO SE ACEPTARAN - Tonner y Tintas mayores a 3 utm - Disco Duro Interno mayores a 3 utm - Reparación o repuestos de vehículos - Arriendo de Vehiculó - Cursos idiomas u otros - Cargos bancarios - Pago Cuentas - Celulares, MP3, MP4, PALM, IPOD, Grabadoras, GPS - Arriendo de Vehículos - Pago cuota socio en Sociedad Científica y/o Colegios Profesionales. - Inscripciones - Alimentación - Muebles - Equipos de laboratorios - Programas computacionales - Disco duro externo - Bencina, Peaje, Inscripción, Seguro, Pasajes, Viáticos - Etc. Restricciones No se recibirán boletas o facturas que presenten números correlativos. Las compras se deben realizar, con fecha posterior a la entrega del cheque. No se acepta como parte del Gasto (rendición), facturación extranjera. Compras deben ser en efectivo (No con tarjeta de débito, el comprobante de pago que entrega la compra con redcompra, no se acepta como respaldo del gasto). No se aceptan pagos de membresías, publicaciones, suscripción e inscripción. No se acepta como parte del gasto: alimentación, coffe break, servicios de alimentación, bencina, peajes. No se cursarán solicitudes de compra vía Adquisiciones hacia la Sociedad de Desarrollo Tecnológico-SDT, y tampoco será posible que estas facturas sean rendidas mediante Fondos de Gastos Operacionales o Fondos por Rendir. Factura Papel o Electrónicas - Extendidas a nombre de la Universidad de Santiago de Chile, Rut: Presentar firma y timbre de pagado en su totalidad - Descripción del Gasto - No deben superar un monto de $ El pago debe efectuarse en la fecha de emisión, en efectivo o cheque al día - No se aceptarán facturas emitidas en condiciones de pago de 30 ò 60 días - No se aceptarán compras con pagos vía tarjeta de crédito bancaria y/o comercial en compras nacionales (Visa, MasterCard, Casas Comerciales, Supermercados, etc.). - Redcompra en una cuota - Presentar copia cedible tanto para factura y factura electrónica - RECEPCIÓN CONFORME EN FACTURA (NOMBRE, RUT Y FIRMA) Boleta Nacional - Monto máximo $ Debe contener el detalle de los materiales de uso, consumo o servicios utilizados.

7 VIAJES INTERNACIONAL NACIONAL OBSERVACIONES Los aportes otorgados en el marco del Proyecto de Investigación, deben ser reflejados en: Solicitud de Intercambio Científico y Cultural, (permiso legal para ausentarse del país y para solicitar los fondos), Debe ser preparada y autorizada en su Unidad Académica para posteriormente ser enviada a Vicerrectoría de Investigación, Desarrollo e Innovación. Debe incorporar el código de Proyecto y la siguiente imputación: Pasajes : Centro de Costo 16, Item 269 Viáticos : Centro de Costo 16, Item 152 PASAJES AEREOS: Los aportes otorgados en el marco del Proyecto de Investigación, deben ser reflejados en: Comisión de Servicios Nacional, (permiso legal para ausentarse de la región y para solicitar los fondos). Debe ser preparada y autorizada en su Unidad Académica (con firmas correspondientes) para posteriormente ser enviada a Vicerrectoría de Investigación, Desarrollo e Innovación, para firma del Director Dicyt. Debe incorporar el código de Proyecto y la siguiente imputación: Pasajes : Centro de Costo 16, Item 267 Viáticos : Centro de Costo 16, Item 151 VIATICOS NACIONAL E INTERNACIONAL: 1. Monto máximo a descontar del Proyecto US$ Aquellos investigadores que requieran un monto superior, podrán optar al Concurso de Apoyo Asistencia a Eventos, el cual se regirá por las Bases establecidas para el respectivo concurso. En este contexto, el investigador podrá solicitar sólo un monto complementario de hasta US$500, para los siguientes destinos: Europa, USA, Asia, África y Oceanía. La adquisición de pasajes se debe realizar a través del Portal Chile Compra. Por ello tendrá que enviar con una antelación mínima de 5 semanas una cotización con el itinerario e indicar si existen consideraciones especiales, a fin de realizar el trámite correspondiente ante el Departamento Adquisiciones de nuestra Corporación, quienes por orden Gubernamental son los únicos que pueden realizar la compra del pasaje. NO SE ACEPTA FINANCIAMIENTO COMPARTIDO, SOLO SE DEBE REFLEJAR UNA FUENTE DE FINANCIAMIENTO. Los gastos de traslado interno (pasajes) no se consideran en el ítem de pasajes. Para efectuar el inicio del trámite de compra de pasajes el investigador debe completar el Formulario Solicitud de Pasajes", que se encuentra en: link Formularios. Con la presentación de la Comisión de Servicio (con las firmas correspondientes) o Intercambio Científico y Cultural (entregada por la Coordinadora de Icc), se da inicio a la solicitud de pago. Por lo tanto, debe ingresar a la Unidad, a lo menos, dos semanas antes del viaje. PASAJES TERRESTRES, BENCINA Y PEAJE NACIONAL Solicitar fondo por rendir, junto a la presentación de la Comisión de servicio nacional. Rendición Viatico: Debe presentar copia del correspondiente exento tramitado, Pasajes terrestres, bencina y peaje: Debe presentar, posterior al fondo por rendir, boletas originales de pasajes terrestres, bencina y peajes. Restricción No se aceptan solicitud de Viático con fecha posterior a la salida de Investigador. No se acepta solicitud de pago de inscripción INSCRIPCION DE CARÁCTER NACIONAL: Sólo se pueden cancelar pago de inscripción nacional HASTA 10UTM. La Institución donde se realice el pago, DEBE estar en mercado público, a fin de tramitarse con orden de compra. Tramites: - Solicitar el formulario a la encargada de Compras, Sra. Verónica Olguín, con un mínimo de 5 semanas antes del evento. - Con posterioridad, presentar la comisión de servicio respectiva, marcando derecho de inscripción y con la siguiente imputación CC16, ítem 267 y monto.

8 CONSULTAS Encargado de Rendiciones Sr. Salvador Miranda Fono Directo: Encargada de Compras, otros Gastos y Pasajes aéreos Srta. Verónica Olguín Fernández Fono Directo: verónica.olguin@usach.cl Administrativo Especializado Sra. Eliana Sepúlveda Fono Directo: dicyt.vridei@usach.cl, eliana.sepulveda@usach.cl Jefe Gestión Administrativa y Presupuesto-Dicyt Sra. Claudia Báez Álvarez Fono Directo: claudia.baez@usach.cl Soporte Sistema Sr. Héctor Ríos Bolbarán Fono: hector.riosb@usach.cl Correspondencia: Oficina de partes (Casa Central, oficina 106 Vicerrectoría de Investigación, Desarrollo e Innovación).