Auditoría Interna del Sistema de Gestión de la Calidad Sistema Bibliotecas

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1 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos DEFINICIONES DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DIAGRAMA DE FLUJO AUDITORÍA INTERNA DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES - AUDITORÍA INTERNA DOCUMENTOS DE REFERENCIA RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN Dirección de Planeación y Evaluación 1 NOTA: Este documento es propiedad intelectual del se prohíbe su

2 1. OBJETIVO Establecer las actividades, normas y controles que se deben aplicar para planificar, programar y ejecutar las auditorías internas de calidad, así como las actividades que se deben efectuar de seguimiento para verificar la implementación del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de garantizar el cumplimiento de los requisitos y criterios establecidos por la Universidad de los Andes, así como los establecidos por el. 2. ALCANCE Este documento inicia con la planificación de las auditorías y finaliza con el seguimiento de las No Conformidades encontradas y notificadas a los procesos. Aplica para los procesos que participen en las actividades que se derivan de una auditoria interna de calidad para el. El proceso de auditoría interna del sistema de Bibliotecas debe ser conocido por todo el personal. 3. NORMATIVIDAD 3.1 Directrices Norma ISO 9001 de 2015: Numeral 9.2 Auditoría interna PDI : Implementar el Sistema de Gestión de Calidad para los procesos y la gestión del con miras a lograr la certificación de calidad bajo la norma ISO 9001: Lineamientos La auditoría interna de calidad se aplica a un Sistema de Gestión de la Calidad y a los elementos del mismo, a los procesos, productos y/o servicios. Las auditorías internas de calidad se deben programar con base en el estado, la importancia de la actividad a auditar, el tamaño de la organización/unidad y la naturaleza de los riesgos. Las Auditorías Internas de Calidad deben realizarse mínimo una vez al año y/o de acuerdo con las necesidades que presenten los procesos. Dirección de Planeación y Evaluación 2 NOTA: Este documento es propiedad intelectual del se prohíbe su

3 Las auditorías internas de calidad pueden ser realizadas por funcionarios competentes internos o externos del que no tengan responsabilidad directa en los procesos auditados. Uno de los propósitos de una auditoria de calidad es evaluar la necesidad de mejoramiento o de acción correctiva. No se debe confundir con actividades de supervisión de calidad o inspecciones efectuadas con propósitos de control del proceso o de aceptación del producto y/o servicio. Los auditores deben estar libres de predisposiciones e influencias que puedan afectar la objetividad de la auditoría y deben actuar siempre de forma ética. Los procesos y funcionarios involucrados en la auditoría deben respetar y apoyar la independencia e integridad de los auditores. Se deben definir los requisitos de cada auditoria asignada, incluyendo la idoneidad de los auditores. Es responsabilidad del(los) líder(es) del Sistema de Gestión de Calidad () junto con los líderes de proceso definir el programa de auditorías y compartirlo mínimo quince (15) días antes de realizar la reunión de apertura. El informe de auditoría, se debe entregar al líder del proceso máximo en quince (15) días hábiles después de haber efectuado la auditoría, estos resultados deben ser redactados por el auditor encargado y debe estar en términos constructivos, claros e impersonales, sin la búsqueda de algún beneficio personal o ánimo de figuración. La reunión de cierre debe realizarse a más tardar un día (1) hábil después de terminada las auditorías, a menos que exista una justa causa para su aplazamiento. Se distinguen en el tres tipos de auditores para el proceso de auditoría interna - Auditor Líder experto - Auditor Líder - Auditor en Formación Dirección de Planeación y Evaluación 3 NOTA: Este documento es propiedad intelectual del se prohíbe su

4 CON RESPECTO AL EQUIPO AUDITOR Ya sea que una auditoria la efectúe un equipo de auditores o un auditor, es conveniente que haya un auditor líder experto o auditor líder en quien recae la responsabilidad general de planificación, ejecución y controlo de la auditoría. El equipo de auditoria puede incluir expertos con conocimientos especializados, auditores en formación y observadores que sean aceptables para el proceso, el auditado y el auditor líder. Cuando un auditor líder haya dejado de ejecutar auditorias por un período superior a 2 años, debe realizar una auditoría como auditor en formación para ser considerado nuevamente un auditor líder con la competencia necesaria. El auditor líder(experto) debe ser responsable por: - Ayudar a la selección de otros miembros para el equipo de auditoria. - Preparar el plan de auditoria. - Presentar al equipo de auditoría frente al proceso auditado. - Realizar y presentar el informe de la auditoría Los auditores en Formación son responsables por: - Cumplir los requisitos aplicables de auditoria. - Comunicar y aclarar los requisitos de auditoria. - Planificar y llevar a cabo las responsabilidades asignadas, en forma eficaz. - Documentar las observaciones. - Informar los resultados de la auditoria. - Verificar la eficacia de las acciones correctivas tomadas por el proceso como resultado de auditorías anteriores (cuando aplique). - Conservar y salvaguardar los documentos soportes de la auditoria. - Presentar los documentos según se requiera. - Garantizar que los documentos se conserven en forma confidencial. - Tratar la información confidencial con discreción. - Cooperar y apoyar al auditor líder. Dirección de Planeación y Evaluación 4 NOTA: Este documento es propiedad intelectual del se prohíbe su

5 CON RESPECTO AL TRATAMIENTO DE LAS NO CONFORMIDADES El responsable del proceso auditado debe hacer el tratamiento a la(s) no conformidad(es) para solucionarla(s) y llevar a cabo las acciones correctivas aplicables con el fin de evitar su recurrencia o presencia en otras circunstancias. El (los) plan(es) de acción que se planifiquen a fin de dar tratamiento a la(s) No Conformidad(es) encontrada(s) en auditoría, deben ser reportados al responsable del a más tardar una (1) semana después de haberse entregado el informe. Las actividades de seguimiento de la auditoria se deben verificar y se debe registrar, la implementación y eficacia de la acción correctiva tomada para evitar la recurrencia de los problemas, en el formato FOR Matriz de Control y Seguimiento de Acciones. 4. DEFINICIONES Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría. Hallazgo: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. Auditor interno: Personal de la organización que lleva a cabo una auditoría. Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría. Auditor líder: Auditor al que se le designa como líder del equipo auditor. Programa de auditoría: Detalles acordados para un conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigido hacia un propósito específico. Plan de auditoría: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría. 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1 DIAGRAMA DE FLUJO AUDITORÍA INTERNA 5.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES - AUDITORÍA INTERNA ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Procesos del Equipo Auditor Informe final de auditoría interna/acciones de Mejora Procesos del Dirección de Planeación y Evaluación 5 NOTA: Este documento es propiedad intelectual del se prohíbe su

6 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS Programar la realización de las auditorías internas de calidad con base en la información disponible de la información documentada que se encuentra revisada, aprobada, emitida y socializada, para lo cual se debe establecer: 1 Planificar y Elaborar programa de auditoría Objetivo de la auditoria de Calidad. Alcance de la auditoria: áreas, documentos (Información Documentada) y los requisitos de la norma ISO 9001 contra los cuales se debe realizar la auditoria. La planificación y elaboración del calendario de las auditorias. El aseguramiento de la competencia de los auditores y de los líderes de los equipos auditores. La selección de los equipos auditores apropiados y la asignación de sus funciones y responsabilidades. La realización de las auditorias. La realización del seguimiento de la auditoria, si es aplicable. El seguimiento del desempeño y la eficacia del programa de auditoria y la comunicación de los logros globales del programa de auditoria a la dirección. Líder del proceso FOR Programa de auditoria interna - FOR Plan de Auditoria Interna - Lista Maestra de Documentos Para efectos de revisión del programa de auditorías se recomienda tener en cuenta: Los resultados y las tendencias del seguimiento. Dirección de Planeación y Evaluación 6 NOTA: Este documento es propiedad intelectual del se prohíbe su

7 La conformidad con los procedimientos. Las necesidades y expectativas cambiantes de las partes interesadas. Los registros del programa de auditoria. Las prácticas de auditoria alternativas o nuevas. La coherencia en el desempeño entre los equipos auditores en situaciones similares. 2 Socializar programa de auditoría Socializar el programa de auditoría al equipo auditor de manera que se planifique la disponibilidad de agenda y recurso. Líder del proceso FOR Programa de auditoria interna 3 Preparar ejecución de auditoria 1. Revisar los criterios (Información Documentada) objeto de verificación en auditoria. 2. Revisar la información relacionada con auditorías realizadas por organismos certificadores, clientes o internas, para observar resultados obtenidos previamente, así como la documentación que soporta las acciones correctivas tomadas. 3. Llevar a cabo una revisión de la documentación reunida y preparar la lista de verificación. 4. Elaborar el plan de auditoria, el cual es revisado por uno de los auditores, aprobado por el Auditor principal y notificarlo a los auditados, quienes lo debe firmar como evidencia de su conocimiento y comprensión. Equipo Auditor FOR Programa de auditoria interna - FOR Plan de Auditoria FOR Lista de Verificación auditoria interna - 4 Realizar reunión de apertura Realizar la reunión de apertura, la cual debe ser conducida por el auditor líder experto y a ella deben asistir los integrantes del grupo auditor, los responsables de las áreas auditadas, la Auditor líder Acta de Reunión de Apertura Dirección de Planeación y Evaluación 7 NOTA: Este documento es propiedad intelectual del se prohíbe su

8 Dirección de, de acuerdo con lo indicado en el plan de auditoria. Esta reunión se debe llevar a cabo en el siguiente orden: 1. Presentar los miembros del equipo de auditoria al personal del área auditada. 2. Revisar el objetivo y el alcance de la auditoria. 3. Proporcionar un breve resumen de los métodos y procedimientos que van a ser usados para la realización de la auditoria. 4. Establecer los conductos de comunicación entre el equipo de auditoria y el auditado. 5. Confirmar la disponibilidad de los recursos e instalaciones necesarias para el equipo de auditoria. 6. Confirmar la hora y fecha para la reunión de cierre y las reuniones intermedias del equipo de auditoria y el personal del área auditada. 6 Aclarar cualquier detalle confuso del plan de auditoria. Aplicar técnicas de indagación para obtener evidencia objetiva mediante: 5 Ejecución de auditoría Entrevistas al personal del área que tenga responsabilidad sobre las actividades y procesos auditados. Consultar la documentación y registros del Sistema de Gestión de Calidad. Visitar los sitios de trabajo para observar la forma como se realizan las actividades y los procesos. Equipo auditor FOR Lista de Verificación auditoria interna - 6 Analizar resultados de auditoria 1. Estudiar las respuestas y soportes obtenidos, y si hay incumplimientos con respecto a la norma ISO 9001 o frente a la documentación del Sistema de Gestión de Calidad; los auditores proceden a concluir por consenso, Equipo auditor FOR Informe de auditoría interna - Dirección de Planeación y Evaluación 8 NOTA: Este documento es propiedad intelectual del se prohíbe su

9 cuáles deben ser presentadas como no conformidades clasificándolas como mayores o menores e indicando el requisito o numeral de la norma ISO 9001 que sé está incumpliendo. 2. Discutir la acción correctiva que el equipo auditor esperaría para solucionar temporal (tratamiento a la no conformidad) y definitivamente (acción correctiva) la no conformidad. Nota: Toda observación de No conformidad debe estar soportada con evidencias objetivas. 3. En caso de encontrar alguna situación que no amerite ser declarada como una no conformidad, pero que sea importante mencionarla, se debe presentar como un hallazgo. 4. Registrar las NC y notificarlas por medio del informe, dando las observaciones específicas de la No conformidad. Nota: Al describir una no conformidad o hallazgo se debe evitar culpar personas ya que la auditoria se hace sobre actividades y procesos que tienen que ver con los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad. 5. Hacer una verificación del cumplimiento del plan de auditoria y buscar claridad acerca de cualquier incumplimiento, para la realización de las reuniones programadas. 6. Hacer un análisis y llegar a una conclusión sobre el estado del sistema, elemento, proceso o actividad auditada. 7 Realizar reunión de cierre La reunión de cierre debe ser conducida por el auditor líder experto y a ella deben asistir: los integrantes del equipo Auditor líder Acta de Cierre Dirección de Planeación y Evaluación 9 NOTA: Este documento es propiedad intelectual del se prohíbe su

10 auditor, el responsable del área auditada, los entrevistados según plan de auditoria y la Dirección del Sistema de Bibliotecas (si es necesario). 2. La reunión de cierre se debe llevar a cabo en el siguiente orden: Confirmación del objetivo y alcance. Programa ejecutado frente al plan de auditoria propuesto. Conclusión general sobre el sistema, elemento, proceso, o actividad auditada. Presentación y discusión de cada no conformidad. Explicación del contenido del informe y fecha de entrega. Agradecimientos FOR Informe de auditoría interna - 3. Al presentar y discutir cada no conformidad, se debe citar la evidencia objetiva que la sustenta. 4. Durante la reunión de cierre se exponen los reportes de auditorías (Conformidades y No Conformidades) en donde en este último caso el responsable del área auditada debe plantear al tratamiento de la no conformidad para solucionarla puntualmente y la acción correctiva para evitar su recurrencia y registrarlo en la Matriz de Control y seguimiento de acciones FOR Los documentos (lista de verificación) de trabajo incluyendo los registros que resulten de su uso se retienen hasta que finalice la auditoria. Queda a criterio del líder de auditorías si se requiere o no conservarlos. 8 Elaborar y presentar informe final de auditoría Elaborar el informe de auditoría teniendo en cuenta los resultados obtenidos. Equipo auditor FOR Informe de auditoría interna Dirección de Planeación y Evaluación 10 NOTA: Este documento es propiedad intelectual del se prohíbe su

11 Nota: Debe ser redactado por el auditor encargado y debe estar en términos constructivos, de forma impersonal, sin la búsqueda de algún beneficio personal o ánimo de figuración. 2. Entregar informe al líder de Sistemas de Gestión de la Calidad, quien es responsable de socializarlo con los líderes de proceso y publicarlo en SharePoint. 9 Verificar y realizar seguimiento a la implementación de acciones 1. Los responsables auditados deben responder a las No Conformidades u Oportunidades de Mejora reportadas en el tiempo establecido por el auditor. 2. Documentar e Implementar las acciones para el cierre de No Conformidades. 3. Validar las respuestas registradas por el auditado y cerrar las No Conformidades y Oportunidades de Mejora tanto en el Sistema como en las matrices de control establecidas. Líderes de Proceso Auditor Líder FOR Matriz de Control y Seguimiento de Acciones. 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) FOR Lista de Verificación de Auditoria Interna. FOR Programa de auditoría interna -. FOR Plan de auditoria interna. FOR Matriz de Control y Seguimiento de acciones. FOR Informe de auditoría interna -. EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) ISO 9001:2015 Dirección de Planeación y Evaluación 11 NOTA: Este documento es propiedad intelectual del se prohíbe su

12 7. RIESGOS OPERATIVO No contar con los suficientes auditores internos para el desarrollo de la auditoría. No planificar la auditoría por parte del responsable del proceso. No socializar el plan de la auditoría por el auditor interno. CALIDAD DE SERVICIO Falta de respeto por parte del auditor interno en el momento de la auditoría. No revisar todos los ítems programados en la agenda. 8. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 19/10/ Publicación 17/05/ APROBACIÓN Elaboración 30/05/2017 Publicación 30/06/2017 Elaboración 02/02/2018 Publicación 23/02/2018 NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Vanessa Etayo Gestor de Proyectos 02/02/2018 REVISÓ Liliana Caballero Jefe Administrativo- Sistema de Bibliotecas 19/02/2018 Vanessa Etayo Gestor de Proyectos 08/02/2018 Sergio Alejandro Rodriguez Ingeniero Procesos 08/02/2018 APROBÓ Angela María Mejía Directora 19/02/2018 Dirección de Planeación y Evaluación 12 NOTA: Este documento es propiedad intelectual del se prohíbe su