GUÍA DEL USUARIO DE SISTEMA DE CORREO DE VOZ

Transcripción

1 GUÍA DEL USUARIO DE SISTEMA DE CORREO DE VOZ

2 Pídale ayuda a su Administrador del Sistema para completar la siguiente información. Escriba el número de teléfono de su compañía y el número del Atendedor Automático en caso de que fueran diferentes. Número de teléfono de la compañía: Número del Atendedor Automático: Escriba los siguientes números de teléfono importantes, y téngalos a mano mientras utiliza el sistema de correo de voz. Extensión del centro de mensajes: Su número de buzón de correo: Código de seguridad por defecto: Escriba el nombre y el número de extensión de su administrador del sistema en caso de que necesite ayuda con el sistema de correo de voz. Nombre: Extensión: Revisión Mitel Networks Corporation. Todos los derechos reservados. Mitel Networks Corporation, sus afiliadas, y/o subsidiarias se reservan el derecho de cambiar la información que contiene el presente documento sin previo aviso.

3 Índice Su teléfono 5 De dónde obtener ayuda 5 Preparativos 5 Cómo llamar al sistema de correo de voz por primera vez 6 Cómo llamar al sistema de correo de voz para escuchar sus mensajes 8 Acerca del sistema de menú del sistema de correo de voz 9 Cómo reproducir sus mensajes 11 Cómo preparar y enviar mensajes 12 Cómo enviar mensajes rápidos 13 Cómo verificar más de un buzón de correo 14 Notificación de mensaje 15 Listas de distribución 16 Cómo utilizar efectivamente los saludos de los buzones de correo 17 Consejos útiles 19 3

4 Acerca de las características de la Plataforma de Comunicaciones Integrada Mitel Networks 3300/3100 Integrated Communications Platform La Plataforma de Comunicaciones Integrada (PCI) Mitel Networks 3300/3100 ICP presenta un sistema de correo de voz automatizado para administrar las llamadas telefónicas y la recepción de mensajes. El sistema le proporciona un buzón de correo para enviar y recibir mensajes. Este buzón se puede personalizar con su nombre, un saludo y un código de seguridad privado. Fácil de usar El sistema de correo de voz utiliza menúes y utilizará el teclado de su teléfono para seleccionar las opciones. Los menúes simples y directos le permiten concentrarse en lo que usted quiere hacer y no en cómo hacerlo. Las instrucciones de voz lo guían paso a paso, diciéndole cuáles son las opciones del menú que se encuentran disponibles. No se preocupe si comete un error. El sistema de correo de voz no sufrirá daño alguno, por lo tanto puede experimentar con todas las funciones disponibles. Beneficios Aliente a sus compañeros de trabajo y personas que lo llaman desde teléfonos externos a que le dejen mensajes de voz en su buzón de correo, por lo tanto, no perderá llamadas y no recibirá mensajes erróneos. Grabe saludos temporarios para informarles a las personas que llaman cuando se va de la oficina, está de vacaciones, o está ocupado en reuniones. Escuche o deje mensajes las 24 horas del día, desde cualquier teléfono por tonos. Si se encuentra fuera de la oficina, en otro número o fuera del emplazamiento con un localizador o teléfono celular, sistema de correo de voz puede notificarle cuando usted recibe mensajes. 4

5 Su teléfono Antes de comenzar a utilizar el sistema de correo de voz, familiarícese con su teléfono. Botón de mensaje - Se lo utiliza para llamar al sistema de correo de voz y acceder a su buzón de correo. Teclado Se lo utiliza para efectuar las selecciones del menú dentro del sistema de correo de voz. Luz de mensaje Se la utiliza para indicar que usted tiene mensajes en su buzón de correo. Cuando la luz de mensaje se encuentra encendida, Presione el botón de mensaje para llamar al sistema de correo de voz. Para aquellos teléfonos que no tengan la luz de mensaje, su Administrador del Sistema podrá configurar el sistema de correo de voz para que llame cuando le han dejado un mensaje. Es posible que el teléfono cuente con teclas interactivas que le permitan seleccionar varias de las opciones del menú de correo de voz. Para seleccionar una opción del menú que aparece en el visor del teléfono, puede presionar la tecla programable que corresponda o bien presionar el dígito del teclado numérico que pertenezca a la opción. De dónde obtener ayuda Si tiene algún problema o preguntas acerca de los procedimientos, consulte a su Administrador del Sistema, la persona en su compañía que administra el sistema de correo de voz. Preparativos Antes de acceder a su buzón de correo, necesita cuatro elementos: El número del centro de mensajes de sistema de correo de voz. Su Administrador del Sistema se lo suministrará; regístrelo al principio de este libro. Su número de buzón de correo. Su Administrador del Sistema se lo suministrará; regístrelo al principio de este libro. Por lo general, es el mismo número que el de su extensión. Un código de seguridad. Su Administrator del Sistema le dirá la longitud del código a utilizar. El código de acceso predeterminado es 1 para los sistemas 3100 ICPS o 9 para los sistemas 3300 ICP. Cambie el código de seguridad por defecto a una serie de dígitos que sólo usted sepa (con la misma cantidad de dígitos que el código de seguridad por defecto). Un saludo. Este saludo es lo que escuchan las personas que llaman cuando usted no puede atender sus llamadas. Se brinda un modelo de saludo en las instrucciones de puesta en marcha, en las siguientes páginas, pero usted puede crear un saludo propio. 5

6 Cómo llamar al sistema de correo de voz por primera vez Desde una extensión interna Levante el auricular y obtenga tono (o utilice el marcado con manos libres). Marque el número del centro de mensajes. sistema de correo de voz le solicita su código de seguridad. Ingrese el código de seguridad por defecto. La primera vez que se comunica con el sistema, el código de acceso predeterminado es 1. Marque para continuar. El sistema de correo de voz le solicitará un nuevo código de seguridad (debe cambiar el código de seguridad por defecto). Su nuevo código de seguridad deberá tener la misma cantidad de dígitos que el código de seguridad por defecto. No vuelva a utilizar los códigos 1 ó 9 ni use los caracteres [*] o [#]. Ingrese su nuevo código de seguridad. El sistema de correo de voz le solicitará que reingrese su nuevo código de seguridad para confirmación. Ingrese su nuevo código de seguridad una vez más. El sistema de correo de voz le solicitará que grabe su nombre. Sólo diga su nombre, por ejemplo: "Cristina Cardoso" Hable inmediatamente después de la señal, y marque cualquier botón cuando haya terminado. Marque para aceptar, para escuchar, o para desechar su nombre y volverlo a grabar. El sistema de correo de voz le solicitará un saludo. Debe ser breve y profesional. A continuación le ofrecemos un modelo de saludo: "Usted se ha comunicado con Cristina Cardoso, en este momento no puedo atender su llamada, por favor deje su nombre, número de tel., y un mensaje corto -- y me comunicaré con usted a la brevedad. Si necesita asistencia inmediata, marque [0] y pida que le transfieran con mi compañera, Julia López." Marque para aceptar, para escuchar, o para desechar su saludo y volverlo a grabar. Ya ha configurado su buzón de correo exitosamente y puede enviar y escuchar mensajes. 6

7 Desde un teléfono externo 1. Llame al número de teléfono de su compañía. 2. Cuando atienda el sistema de correo de voz, marque: 3. Ingrese su número de buzón de correo. 4. Ingrese el código de seguridad por defecto:... La primera vez que se comunica con el sistema, el código de acceso predeterminado es 1 (3100 ICP) o 9 (3300 ICP). 5. Marque para continuar. 6. El sistema de correo de voz le solicitará un nuevo código de seguridad (debe cambiar el código de seguridad por defecto). Su nuevo código de seguridad deberá tener la misma cantidad de dígitos que el código de seguridad por defecto. No vuelva a utilizar los códigos 1 ó 9 ni use los caracteres [*] o [#]. Ingrese su nuevo código de seguridad. 7. El sistema de correo de voz le solicitará que reingrese su nuevo código de seguridad para confirmación. Ingrese su nuevo código de seguridad una vez más. 8. El sistema de correo de voz le solicitará que grabe su nombre. Sólo diga su nombre, por ejemplo: "Cristina Cardoso" Hable inmediatamente después de la señal, y marque cualquier botón cuando haya terminado. 9. Marque para aceptar, para escuchar, o para desechar su nombre y volverlo a grabar 10. El sistema de correo de voz le solicitará un saludo. Debe ser breve y profesional. A continuación le ofrecemos un modelo de saludo: "Usted se ha comunicado con Cristina Cardoso, en este momento no puedo atender su llamada, por favor deje su nombre, número de tel., y un mensaje corto -- y me comunicaré con usted a la brevedad. Si necesita asistencia inmediata, marque [0] y pida que le transfieran con mi compañera, Julia López." Si usted está registrando un saludo bilingüe, utilice este ejemplo como guía: "Usted ha llamado a Cristina Cardoso. You have reached Cristina Cardoso. No puedo responder a su llamada en este momento. Por favor deje su nombre, numero telefónico y un breve mensaje. I can't answer the phone right now, so please press 8 now to leave your name, number and a short message. Si necesita comunicarse inmediatamente con alguien, marque cero. If you need immediate assistance, press [0]." 11. Marque para aceptar, para escuchar, o para desechar su saludo y volverlo a grabar. 12. Ya ha configurado su buzón de correo exitosamente y puede enviar y escuchar mensajes. 7

8 Cómo llamar al sistema de correo de voz para escuchar sus mensajes Si la luz de mensaje está encendida 1. Marque el botón de mensaje o el número del centro de mensajes de sistema de correo de voz. 2. Ingrese su código de seguridad. 3. Marque para reproducir sus mensajes o marque cualquier otro botón para seleccionar una opción diferente del menú principal. Si la luz de mensaje está apagada o no tiene luz de mensaje 1. Levante el auricular. 2. Marque el número del centro de mensajes de sistema de correo de voz. 3. El sistema de correo de voz le solicitará su código de seguridad. Ingrese su código de seguridad. 4. Marque para reproducir sus mensajes; o marque cualquier otro botón para seleccionar una opción diferente del menú principal que se ilustra en la página siguiente. 8

9 Acerca del sistema de menú del sistema de correo de voz Esta sección describe las opciones disponibles del sistema de correo de voz. Después de llamar al sistema de correo de voz y abrir su buzón de correo, elija una opción de los menúes que se ilustran a continuación. Nota: Después de reproducir o enviar mensajes, el sistema de correo de voz podrá volver a un menú previo con opciones diferentes a las del menú que estaba usando. 9

10 Menú principal Main Menu Después de haber abierto su buzón de correo, elija una de las siguientes opciones del menú: Reproducir Reproduce sus mensaje(s). Grabar Graba y envía un mensaje. Envía y Salir Envía un mensaje y sale de la aplicación. Transferir al operador Transfiere al operador. Atendedor Automático Transfiere al atendedor automático. Cancelar Sale del sistema. Opciones del usuario Escucha los mensajes de voz para las siguientes opciones: Saludo Graba su saludo permanente. Nombre Graba su nombre. Código de seguridad Cambia el código de seguridad. Listas de distribución Configura y envía mensajes a más de un buzón de correo a la vez. Consulte Listas de distribución Distribution Lists para mayor información. Saludo temporario Grabe un saludo que durará una determinada cantidad de días. Configure la cantidad de días de 1 a 99; el saludo temporario vencerá a la medianoche del último día especificado. Cuando vence un saludo temporario, la persona que llama escucha el saludo permanente. Consulte los Consejos útiles, para mayor información. Memo Graba un mensaje para usted. Cambiar notificación Le ordena al sistema de correo de voz que le notifique que tiene un mensaje en otra extensión, en un número externo, teléfono celular, localizador, etc. Usted puede elegir cuándo desea ser notificado y de estar autorizado, puede ingresar su tipo y número de notificación. Consulte Notificación de mensajes para mayor información. Salir de opciones Salir del menú de opciones del usuario. 10

11 Cómo reproducir sus mensajes Marque para reproducir sus mensajes. Después de haber escuchado un mensaje, elija una opción del menú de reproducción: Menú de reproducción Reproduce nuevamente Repite el mensaje que acaba de reproducir. Respuesta Envía una respuesta a la persona que envió el mensaje. Enviar Envía el mensaje a otro buzón de correo. Guardar Guarda este mensaje y reproduce el siguiente (si lo hubiere). Desechar Borra el mensaje que acaba de reproducir y reproduce el próximo (si lo hubiere). Los mensajes desechados no podrán recuperarse. Pausa Interrumpe la reproducción del mensaje marque cualquier botón para continuar. Reproducir sobre de mensaje Identifica de quién era el mensaje y a qué hora fue enviado. Siguiente mensaje Omite un mensaje y reproduce el siguiente. Adelantar Adelanta el mensaje 5 segundos, y continúa reproduciéndolo. Rebobinar Retrocede el mensaje 5 segundos, y continúa reproduciéndolo. 11

12 Cómo preparar y enviar mensajes Marque para enviar un mensaje. Utilice el procedimiento que se detalla a continuación: 1. Ingrese todos los números de buzón de correo de destino. Para una lista de directorio, marque. Siga las indicaciones de voz para decirle al sistema de correo de voz adónde enviar los mensajes. Continúe creando la lista de destinatarios al ingresar los números de buzón de correo o al acceder al directorio. Si ingresa un número de buzón de correo incorrecto, marque para borrarlo de la lista. 2. Marque para finalizar la lista de destinos; luego grabe su mensaje. Después de grabar su mensaje, elija una opción del menú de Envío. Menú de Envío Review (Escuchar) Para escuchar los mensajes que acaba de grabar. Discard & Re-Record (Desechar y volver a grabar) Reemplaza el mensaje grabado con uno nuevo. Append (Anexo) Se agrega a su mensaje grabado. Message Addressing Options (Mensaje dirigido a) Escuche las indicaciones de voz para las siguientes opciones de saludos: Urgent (Urgente) Coloque este mensaje primero en el/los buzón(es) de correo de destino. Confidential (Confidencial) Evita que el/los destinatario(s) de su mensaje lo reenvíen. Receipt (Confirmación) Requiere notificación de que su mensaje ha sido escuchado. Exit Message Addressing Options (Salir de las opciones para dirigir un mensaje) Salir del menú de opciones. Make Urgent (Hacer urgente) Coloque este mensaje primero en el/los buzón(es) de correo de destino. Deliver Message and Return to the Operator (Enviar mensaje y regresar a operador) Send and Enter Another Extension (Enviar mensaje e ingresar a otra extensión) Envíe sus mensajes al o los buzones de voz de destino y, si es necesario, marque otra extensión. Consulte los Consejos útiles para mayor información. 12

13 Cómo enviar mensajes rápidos La opción Mensajes rápido le permite dejar mensajes en su buzón o en el de sus compañeros de trabajo sin llamar a sus teléfonos o acceder a sus buzones de correo. Desde un teléfono externo 1. Llame a su compañía. 2. Cuando atienda el sistema de correo de voz, marque: 3. Ingrese el número de buzón de correo en el que quiere dejar el mensaje. 4. Grabe el mensaje (debe durar al menos dos segundos). 5. Marque cualquier botón o cuelgue. Desde una extensión interna 1. Marque el número del centro de mensajes. 2. Cuando atienda el sistema de correo de voz, marque: 3. Ingrese el número de buzón de correo en el que quiere dejar el mensaje. 4. Grabe el mensaje (debe durar al menos dos segundos). 5. Marque cualquier botón o cuelgue. Cómo transferir una llamada externa a un buzón de correo Siga las instrucciones que se detallan a continuación para transferir una llamada de línea externa a un buzón de correo: 1. Marque el botón Conferencia/transferencia en un aparato digital o presione la horquilla en un teléfono estándar de la industria 2. Marque el número del centro del mensaje. 3. Cuando el sistema de correo de voz atienda, si tiene un buzón de correo, marque: o si no tiene un buzón de correo, marque 4. Ingrese el número de buzón de correo en el que se desea dejar un mensaje. 5. Cuelgue inmediatamente. Si no cuelga inmediatamente, la persona que llama no podrá escuchar todo el saludo del buzón de correo seleccionado. 13

14 Cómo verificar más de un buzón de correo Siga las instrucciones que se detallan a continuación para verificar más de un buzón de correo en una sola llamada al sistema de correo de voz: 1. Verifique mensajes en el primer buzón de correo como lo hace habitualmente. 2. Después de haber finalizado el procedimiento con ese buzón, marque Este paso lo lleva al atendedor automático. 3. Marque cuando escuche el saludo de la compañía. El sistema de correo de voz le solicitará el nuevo número de buzón de correo. 4. Ingrese el número de buzón de correo. Repita los pasos 2 a 4 para cada buzón de correo que desee verificar. 14

15 Notificación de mensaje La notificación de mensaje le permite salir de la oficina y el sistema de correo de voz le notificará en caso de que tenga un mensaje. El sistema de correo de voz lo llamará a un número de teléfono o le enviará un mensaje a su localizador. También podrá utilizar la notificación para indicarle si tiene mensajes en teléfonos que no tengan una luz de mensaje. Cuando selecciona Cambiar notificación del menú principal, usted puede: Especificar cuándo debe efectuarse la notificación: dentro o fuera del horario comercial, siempre, o nunca. Indicar que quiere una notificación sólo para los mensajes urgentes. Si su Administrador del Sistema le ha dado la capacidad de especificar su tipo y número de buzón de correo, usted puede: Ingresar un tipo de notificación: número de extensión interna, número externo, localizador para dejar mensajes, localizador sólo de tonos, o localizador digital. Ingrese un número de extensión o teléfono al cual quiere ser notificado. Si no se le ha otorgado la capacidad de especificar el tipo y número de su buzón de correo, el Administrador del Sistema deberá ingresar el tipo y número de notificación por usted. Si su número de notificación es un número telefónico: El sistema de correo de voz llama a ese número hasta tres veces en intervalos de 15 minutos. Si no llama y verifica su buzón de correo a la tercera vez, el sistema de correo de voz no lo llamará nuevamente, aún si recibiera mensajes nuevos. Sin embargo, su indicador de mensajes telefónicos en espera estará encendido hasta que los mensajes sean escuchados. Si su número de notificación es un localizador: El sistema de correo de voz sigue el mismo procedimiento que con el número de teléfono o la extensión, pero llamará al número del localizador nuevamente cada vez que reciba un nuevo mensaje. 15

16 Listas de distribución Puede tener hasta cinco listas personales de distribución, enumeradas entre 05 y 09, y cada cual contiene un grupo de números de buzones de correo. Las listas de distribución enumeradas del 01 al 04 están reservadas para que el Administrador del sistema configure las listas globales que usted (o cualquier otra persona) pude utilizar pero no cambiar. La lista de distribución 00 le permite enviar un mensaje a cada buzón de correo del sistema. Seleccione Listas de distribución del menú principal, y siga las indicaciones para: Agregar números de buzones de correo a la lista de distribución. Revisar una lista de distribución. Borrar números de buzones de correo de una lista de distribución. Grabar un nombre para una lista de distribución. A continuación se enumeran una serie de reglas generales a seguir: Cada vez que haga referencia a una lista de distribución, marque dos dígitos, (por ejemplo: 05 ó 06). Cuando agregue un número de buzón de correo a una lista de distribución, el sistema de correo de voz confirma cada número, y luego le permite continuar agregando números hasta que usted finalice. Sólo puede borrar un número de buzón de correo por vez. 16

17 Cómo utilizar efectivamente los saludos de los buzones de correo Existen dos tipos de saludos de buzones de correo el "permanente" y el "temporario". Puede grabar un mensaje permanente cuando acceda por primera vez a su buzón de correo. Si no hay un saludo temporario, aquellas personas que accedan a su buzón de correo escucharán el saludo permanente. Un saludo permanente no puede ser demasiado específico ya que se encuentra diseñado para abarcar una serie de situaciones. Para las situaciones más específicas, cree un saludo temporario que durará sólo por una cantidad específica de días. A continuación enumeramos dos ejemplos de saludos temporarios "Hola! Usted se ha comunicado con Julia López. Estoy de vacaciones desde el viernes 18 de junio, al viernes 25 de junio. Volveré a la oficina el lunes 28 de junio, por favor deje su mensaje y le responderé a la brevedad. Si necesita asistencia inmediata, marque [0] y pida que le transfieran su llamada a Cristina Cardoso." "Habla Juan Pérez, hoy es martes 13 de mayo. Y tengo una reunión que durará todo el día, por lo que no podré responder a su llamada. Por favor deje un mensaje y me comunicaré con usted mañana." Puede cambiar su saludo temporario cuando lo desee para informarle a las personas que llaman acerca de sus cambios de agenda. Crear mensajes temporarios todos los días es una buena idea de ese modo les demuestra a todas las personas que llaman que usted realmente utiliza el sistema de correo de voz. También puede dejar el nombre de su persona de reemplazo en caso de que usted no esté disponible para responder llamadas. Cómo crear o cambiar un saludo permanente Nota: Usted crea su saludo permanente inicial cuando accede por primera vez a su buzón de correo y configura su código de seguridad, graba su nombre y su saludo permanente. 1. Llame al sistema de correo de voz y acceda a su buzón de correo. 2. Marque para opciones del usuario. 3. Marque para saludo. 4. Siga las indicaciones de voz. 17

18 Cómo crear un saludo temporario 1. Llame al sistema de correo de voz y acceda a su buzón de correo. 2. Marque para opciones del usuario. 3. Marque para saludo temporario. 4. Siga las instrucciones de voz. Cómo cancelar un saludo temporario 1. Llame al sistema de correo de voz y acceda a su buzón de correo. 2. Marque para opciones del usuario. 3. Marque para saludo temporario. 4. Siga las instrucciones de voz y configure la cantidad de días en 0; esto desactiva el saludo temporario. 18

19 Consejos útiles Accesibilidad por tonos las 24 horas El sistema de correo de voz funciona las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Todo lo que necesita es un teléfono por tonos para verificar los mensajes en cualquier momento, en cualquier lugar. Cómo escuchar sus mensajes Las opciones de Pausa, Rebobinar, y Adelantar del menú de Reproducción se utilizan sólo cuando está escuchando los mensajes. Utilice estos botones para reproducir nuevamente la información que no haya escuchado, para detener un mensaje a fin de que pueda tomar nota de algún dato, o adelantar hasta el siguiente mensaje. Mientras escucha los mensajes, el sistema de correo de voz reproduce los mensajes nuevos antes de los mensajes guardados. Después de que escuchó todos los mensajes, el sistema de correo de voz vuelve al menú principal. Cómo enviar mensajes Cuando envía un mensaje, usted puede crear una lista de destinos de hasta 49 buzones de correo. Si necesita enviar un mensaje a más buzones de correo, deberá enviar el mensaje nuevamente en una segunda lista de distribución. Límite de almacenamiento de mensajes El sistema de correo de voz borra un mensaje cuando la antigüedad del mensaje supera la cantidad de días fijados por el Administrador del Sistema (por lo general 15 días). Los mensajes borrados no pueden ser recuperados. Cómo reenviar y transferir Las opciones Respuesta Enviar del menú de Reproducción sólo se pueden utilizar con otros buzones de correos de sistema de correo de voz de su compañía. No podrá responder o reenviar un mensaje a un número externo. 19

20 Mensajes certificados Cuando envía un mensaje certificado, el sistema de correo de voz crea una Confirmación que contiene los nombres y direcciones de mensajes. Esta confirmación se transforma en un mensaje guardado en su buzón de correo. Cada vez que usted escuche esta confirmación, usted podrá verificar quién ha escuchado el mensaje y quién no. Cuando todos hayan escuchado el mensaje, usted podrá borrar la confirmación de su buzón de correo. Adelantar (Escriba Ahead) No necesita escuchar todos los mensajes del menú antes de marcar un botón para seleccionar una opción; las instrucciones son sólo para su comodidad. Si sabe que botón utilizar, escriba ahead y recorra todo el sistema tan rápido como lo desee. Duración y condiciones del mensaje No existe un límite de duración del mensaje, pero después de cinco minutos el sistema de correo de voz interrumpe a la persona que llama y le pregunta si desea continuar. Si no obtiene una respuesta, el sistema de correo de voz detiene la grabación y cuelga. Lo mismo sucede si la persona que llama deja de hablar durante varios segundos o tiene una conexión defectuosa. Si la persona que llama se encuentra en un ambiente con muchos ruidos, tales como una fábrica o un teléfono móvil en el auto con muchas interferencias, el sistema de correo de voz cancelar el mensaje. La persona que llama deberá intentarlo nuevamente desde un lugar más silencioso. La duración mínima del mensaje es de dos segundos. 20

21

22 TM, Marca registrada de Mitel Networks Corporation. Copyright 2003, Mitel Networks Corporation. Todos los derechos reservados.