Presupuesto - Informes

Transcripción

1 Presupuesto - Informes Mediante esta aplicación, podrá llevar a cabo un detallado análisis de las desviaciones que presenten los importes y cantidades presupuestados, en relación a la evolución real de los mismos. Para ello, solamente deberá introducir en forma simple, una serie de datos que le permitirá evaluar, en términos relativos y absolutos, dicha desviación. Comience a utilizar la aplicación Este sistema, consta de dos componentes principales: 1) Una plantilla, donde el usuario podrá detallar su plan de cuentas e ingresar todos los datos relevantes a la aplicación (Presupuesto). 2) Un archivo, que recibirá la información de cada presupuesto que el usuario haya completado (Informes). 1) Presupuesto. Planilla individual para cada uno de los presupuestos Archivo: Presupuesto Para poder utilizar el aplicativo es importante leer antes las recomendaciones detalladas en el siguiente archivo: Requerimientos: Nivel de Seguridad. Podrá comenzar a utilizar la aplicación, abriendo la plantilla Presupuesto.xlt. Hemos dado formato de plantilla a este archivo, para que pueda crear una copia del mismo para cada presupuesto, sin modifi car el original. QUÉ ES UNA PLANTILLA? Las plantillas, son libros modelo sobre los cuales no podremos hacer modificaciones. Crear nuevas plantillas, nos será de mucha utilidad cuando necesitemos utilizar en forma habitual un determinado archivo, por ejemplo el que hacemos referencia en este aplicativo. La ventaja respecto de un archivo.xls normal de Excel, es que una plantilla no podrá ser modificada; al querer guardar los cambios se nos pedirá un nuevo nombre de archivo. 1

2 OMICRON SYSTEM Es decir que usted, puede generar varios presupuestos (por mes o por área según su necesidad), partiendo de la plantilla Presupuesto.xlt. Cuando genere cada archivo, deberá guardarlo en la misma carpeta con el nombre que desee. La primera hoja de esta aplicación es un panel de movimiento, el cual contará con vínculos a las demás hojas del libro. Este panel, se muestra en la Figura 1: Figura 1 Para comenzar, diríjase a la hoja Plan de Cuenta. Podrá acceder a dicha hoja, haciendo un clic sobre Plan de cuentas en la parte de vínculos a las hojas. Hoja Cuentas Complete la hoja, introduciendo todo su plan de cuentas. La hoja, muestra dos columnas: la primera referida al Grupo/Área/Sector y la segunda al nombre de la cuenta. La metodología en la carga de datos, es bastante simple y será ilustrada en la Figura 2. 2

3 Figura 2 Hoja Presupuesto En esta hoja, podrá advertir las desviaciones existentes entre los valores presupuestados y los efectivamente realizados. Cuando ingrese a la hoja Presupuesto, podrá observar que ya están cargados los datos que habían sido ingresados en la hoja previa (hoja Cuentas). En la Figura 3, podrá ver como se presenta la hoja Presupuesto cuando sólo se ingresaron datos en la hoja Cuentas. Figura 3 3

4 OMICRON SYSTEM En la parte superior izquierda (Figura 4) de la hoja, podrá determinar el período al cual se está refi riendo. Figura 4 Las primeras dos columnas vacías que aparecen, corresponden a las cantidades y precios presupuestados. Allí, deberá ingresar cada una de las cantidades y precios presupuestados, correspondientes a cada una de las cuentas previamente definidas. Las dos columnas siguientes, corresponden a las cantidades y precios realizados. De la misma forma que en el paso anterior, deberá ir completando cada una de las cantidades y precios para cada una de las cuentas. La hoja, quedaría de la siguiente manera: Figura 5 Como observará, en el mismo momento que se está ingresando los datos, se van actualizando las columnas correspondientes a las desviaciones. 4

5 Figura 6 Estas columnas de Desviación, dan información acerca de 4 temas: Desviación en unidades para cada una de las cuentas. Desviación en importe para cada una de las cuentas. Desviación en la cantidad de unidades en términos relativos (expresados en forma porcentual). Desviación en el importe en términos relativos (expresado en forma porcentual). Impresión Este archivo, ya se encuentra configurado para su impresión. Si desea personalizar la impresión, diríjase al menú Archivo/ Configurar página. 2) Informes. Planilla que agrupa la información de todos los presupuestos Archivo: Informes 5

6 OMICRON SYSTEM Esta planilla, le permitirá crear informes sobre los presupuestos que haya cargado con anterioridad. En la primer parte, explicamos la metodología de utilización del archivo Presupuesto.xlt. Supongamos, que nosotros hubiéramos creado un presupuesto y lo hubiéramos guardado con el nombre de Presupuesto1. xls. Es importante notar, que la extensión con la que fueron guardados los archivos es distinta. Esto es así, debido a que la extensión.xlt, se utiliza para las plantillas. Usted, no modifi cará la plantilla original, pero sí podrá ir guardando los distintos presupuestos. La primera hoja de esta aplicación es un panel de movimiento, el cual contará con vínculos a las demás hojas del libro. Este panel, se muestra en la Figura 7: Figura 7 Para comenzar, diríjase a la hoja Análisis Unitario. Podrá acceder a dicha hoja, haciendo un clic sobre Análisis unitario en la parte de vínculos a las hojas. 6 Hoja Análisis Unitario En esta hoja, podrá contar con un resumen en términos unitarios de los presupuestos que el mismo desee. Deberá elegir los presupuestos que quiere

7 estudiar. En nuestro caso, nosotros elegimos el archivo Presupuesto1. Para elegir un archivo, tendrá que presionar el botón Elegir presupuestos, en la parte superior de la pantalla (Figura 8). Figura 8 Una vez que presione dicho botón, podrá elegir el presupuesto que va a ser incluido en el análisis. En este caso, elegiremos Presupuesto1. Figura 9 Una vez que hayamos elegido el presupuesto, deberá aparecer en la parte superior derecha de la pantalla, el nombre del o de los presupuestos que se van analizar. Esta aplicación, permite realizar un análisis unitario de uno o varios presupuestos en forma simultánea. Como se puede ver en la Figura 10, se ha seleccionado el archivo Presupuesto1. Deberá seleccionar el Grupo/Área/Sector que desee. También, podrá fi ltrar los resultados en función de sus preferencias. 7

8 OMICRON SYSTEM Figura 10 En la Figura 11, tendremos la lista filtrada. Figura 11 Podrá fi ltrar por nombre de cuentas, presupuesto, etc. En este caso, hemos fi ltrado por cuenta, seleccionando las cuentas Producción P1; P2; P3; P4 y P5. 8

9 Hoja Análisis Monetario En esta hoja, podrá realizar un análisis monetario en forma detallada. El funcionamiento de esta hoja, es el mismo que el de la hoja anterior. En la Figura 12, vemos un ejemplo: Figura 12 Hoja Gráfico En esta hoja, podrá observar el gráfi co resultante. Siguiendo el ejemplo, habíamos fi ltrado la lista, cuando hicimos el análisis unitario por cuenta de producción; por lo tanto el gráfi co, va a mostrar dichas cuentas. Figura 13 9