Guía rápida MONITOREO CDMX

Transcripción

1 Guía rápida MONITOREO CDMX 2017 Coordinación General de Modernización Administrativa 1 Versión 1.0

2 CONTENIDO 1. CONFIGURACIÓN INICIAL INICIO DE SESIÓN USUARIOS Usuario Dependencia Planeación INDICADORES Filtrado de información Registrar indicadores Captura de valores del indicador Deshabilitación para la captura de indicadores Consultar indicadores REGLAS DE LA PLATAFORMA Usuario del ente Periodicidad Indicadores

3 1. CONFIGURACIÓN INICIAL Es necesario que las ventanas emergentes (pop-ups) de su navegador se encuentren habilitadas para el correcto funcionamiento de la plataforma. Es necesario habilitar JavaScript en su navegador, excepto en Firefox, donde se encuentra habilitado por defecto a partir de la versión INICIO DE SESIÓN Para iniciar sesión se debe ingresar a e introducir los datos de usuario. Nota: Sólo podrá ingresar aquel servidor público cuya institución sea responsable de algún indicador, y que haya sido designado como enlace por el titular de su institución, el cual dispondrá de un usuario y contraseña para su uso. A. La opción Cambiar contraseña, permite modificar la contraseña actual. B. La opción Cerrar sesión, finaliza la sesión actual y regresa a la pantalla de inicio. C. La opción Documentos de apoyo, dará acceso a los manuales de operación, las preguntas frecuentes y los videos tutoriales de la plataforma. 3. USUARIOS 3.1 Usuario Dependencia Planeación El usuario de Planeación es el responsable de reportar la información de los indicadores de los programas sectoriales, especiales e institucionales, pero puede visualizar lo reportado por los usuarios de Gestión Administrativa y Atención Ciudadana. 3

4 4. INDICADORES 4.1 Filtrado de información El filtrado de indicadores (también aplica para las variables de gestión) puede ser a través de una opción o la combinación de ellas. Entre las posibles opciones tenemos: Entes: Muestra los elementos asociados al ente seleccionado. Periodicidad: Muestra los elementos asociados a un periodo de captura determinado. (mensual, trimestral, anual, etc.). Tipo de programa: Muestra los elementos asociados a un programa específico. (sectorial, institucional, especial o plan de trabajo) Estatus: Muestra los elementos que cumplan con el estatus seleccionado (revisión, aprobado, no aprobado, publicado, pendiente). Nombre de programa: Muestra los elementos que conforman a un programa específico. Rango: Muestra la cantidad de elementos que el usuario desea, con la finalidad de permitir un mejor desempeño en cuestión de velocidad. Elementos por página: Esta opción permite visualizar un número de elementos específicos por página. (10, 25, 50 o 100) Estatus de los indicadores Los estatus que se muestran en la bandeja de indicadores se describen a continuación: Revisión: La información de la ficha del indicador se encuentra completa y ésta ha sido enviada a revisión para ser aprobada por el ente. Aprobado: El ente ha revisado la información de la ficha del indicador y ésta ha sido aprobada por él. No aprobado: El ente ha revisado la información de la ficha del indicador y ha detectado inconsistencias, por lo que ha decidido no aprobarla. 4

5 Pendiente: El indicador se encuentra susceptible para la correspondiente captura de sus valores por parte del ente, conforme al periodo vigente, y en su caso de aquellos periodos que no hayan sido capturados en tiempo. Publicado: El indicador se encuentra al corriente en la captura de sus valores conforme a los periodos establecidos Acciones permitidas según el estatus del indicador Las acciones que se muestran al presionar el botón Acción pueden variar de acuerdo al estatus del indicador: A continuación se mencionan las opciones que existen en el listado de acciones: Validar información: Permite revisar la ficha del indicador con todos los datos que lo conforman para su eventual aprobación. Consultar aprobación: Permite revisar la ficha del indicador con todos los datos que lo conforman, una vez que fue aprobado. Consultar no-aprobación: Permite revisar la ficha del indicador con todos los datos que lo conforman, una vez que fue no-aprobado. Consultar publicación: Permite revisar la ficha del indicador con todos los datos que lo conforman, una vez que fue aprobado por el ente y publicado por CGMA. Capturar Valores: Permite ingresar los valores a reportar en cada periodo. Ver histórico: Permite consultar los valores del indicador que se han reportado en periodos anteriores. 4.2 Registrar indicadores En el submenú registrar ficha de indicador se lleva a cabo un proceso en el que intervienen el usuario CGMA y el usuario de captura. El primero registra el indicador y el segundo es el responsable de validarlo y hacer las observaciones necesarias en caso de existir errores en su registro. El usuario CGMA será el encargado de llenar el formulario de la ficha del indicador. 5

6 4.2.1 Aprobación de la ficha del indicador Una vez llenada y enviada a revisión la ficha del indicador por parte de CGMA, su estatus será En revisión, es decir el indicador está en espera de la validación por parte del ente correspondiente, para ser aprobado o no aprobado. Es necesario dar clic en el botón Acción del indicador que se va a revisar que muestra la opción validar información permitiendo el acceso a la ficha. Se muestra el detalle de esta para ser revisada, y en su caso, seleccionar la opción de aprobar (si no existe ninguna observación) o no aprobar (si existe alguna observación). Cuando la ficha no es aprobada, automáticamente se abrirá la ventana emergente de ver comentarios para realizar las observaciones correspondientes del indicador justificando dicha acción. El límite de caracteres permitidos son 500. El comentario estará disponible para el usuario CGMA, cuando revise la ficha de indicador. (Este proceso se repetirá las veces que sean necesarias hasta que ya no exista ninguna observación y sea validada dicha información). 4.3 Captura de valores del indicador En la fecha establecida la plataforma permitirá la captura de valores de las variables de los indicadores publicados. El estatus pendiente, indica que ya es posible registrar valores dando clic en el botón "acción" --> capturar valores. Es de vital importancia que se consulten los periodos de captura según la periodicidad de cada uno. (Consultar calendario) Una vez seleccionado el indicador sobre el cual se registraran los valores. La página se actualizará mostrando una lista con los periodos que pueden ser capturados. Los periodos capturados aparecen en verde y los no capturados en rojo Condiciones de captura Para capturar los valores del periodo actual es necesario haber capturado el periodo inmediato anterior, de lo contrario no será posible capturar ningún valor. En caso de que el usuario esté desfasado en su captura, se generará una mora. (Una mora es el registro de la captura a destiempo de los valores de un indicador). Si el usuario se encuentra en este caso, deberá ponerse al corriente empezando a registrar los períodos vencidos de 6

7 forma cronológica permitiendo habilitar la captura del siguiente periodo y así sucesivamente hasta completar el último período vencido del indicador Pantalla de captura de indicadores Esta pantalla se divide en 3 secciones. En la primera sección, se muestran los datos del indicador: el identificador, la dependencia a la que pertenece, el nombre, las variables que lo componen, el tipo de reporte de información, su línea base y meta. Además se muestra una gráfica: Avance real acumulado: Representa el desempeño del indicador a partir de un registro determinado en relación a las expectativas de cumplimiento del mismo. La gráfica utiliza parámetros de semaforización, los colores utilizados para los intervalos son: Crítico (rojo): Si el avance real es menor o igual a 50 %. Con riesgo (amarillo): Si el avance real es mayor a 50% y menor o igual a 80 %. Aceptable (verde): Si el avance real es mayor a 80% y menor o igual a 100 %. En la segunda sección, se muestra el listado de periodos de captura con las siguientes columnas: 1. Morosidad: Este registro muestra si la captura fue: a) en tiempo (Leyenda sin retraso ), b) fuera de tiempo en este caso aparecerá una leyenda con los días de retraso de la captura, tomando como base la fecha establecida para cada indicador o c) no capturado cuando aún no exista un valor. 2. Periodo: Columna donde se muestra el número del periodo al que corresponde el valor que se va a capturar. 3. Variables (es decir, A, B, etc.): Muestra el histórico de los registros de cada variable. 4. Archivo: Esta columna contiene los links de los archivos previamente adjuntados por el usuario, en caso de haberlo realizado. 5. Acciones: Columna que contiene las siguientes acciones: a) Ver comentarios: Muestra los comentarios existentes en cada periodo. 7

8 b) Capturar valores: Muestra los campos de las variables en espera de ser capturadas. La tercera sección muestra los campos para la captura de las variables que componen al indicador y la opción de escribir comentarios y/o adjuntar un archivo. Cada variable tiene restricciones previamente establecidas con la finalidad de minimizar los posibles errores de captura que pudieran presentarse. Entre las que destacan: el conjunto numérico: reales y enteros (la plataforma sólo contempla estos 2 conjuntos), la carga: positiva o negativa y las cotas inferior y superior del intervalo en el que pueden fluctuar los valores de cada variable (sólo se establecen en caso de ser conocidas). Por lo que el usuario no podrá registrar valores que no cumplan las condiciones previamente definidas para el indicador. En caso de que alguna de las variables que componen al indicador se haya definido como constante la plataforma la mostrará, sin permitir la edición de la misma. El usuario podrá escribir un comentario o adjuntar un archivo para precisar la información que está reportando, cabe señalar que esto es opcional, es decir la captura de datos puede consistir sólo en el registro sin justificar los mismos. En su caso, el archivo debe ser de máximo 2MB y estar en formato.pdf,.txt,.doc o.docx (Word),.xls o.xlsx (Excel),.ppt,.pptx (Power point),.jpg y.png (imagen); si el tamaño y formato cumplen las especificaciones, se adjunta el archivo y se mostrará el nombre del lado derecho del botón Seleccionar archivo. El campo comentarios no es obligatorio pero una vez que se guarden los valores de las variables ya no se podrá agregar o modificar el contenido. El límite de caracteres permitidos son 500. Una vez capturados los valores, se debe presionar el botón Guardar, el sistema solicita confirmar si la información es correcta. Nota: La información quedará guardada al presionar el botón Aceptar y a partir de ese momento ya no se podrán realizar cambios, sólo se podrán ver los comentarios. 4.4 Deshabilitación para la captura de indicadores Un usuario será acreedor a la deshabilitación de la captura, en caso de reunir 3 moras vigentes. Si el usuario se encuentra en este caso, no podrá registrar valores aunque estos 8

9 se encuentren pendientes de captura, hasta que haya resuelto su deshabilitación. El titular del ente y el usuario de la cuenta deshabilitada serán notificados de dicha acción vía correo electrónico. Además al iniciar sesión, la plataforma tendrá una leyenda en la parte superior notificando al usuario la deshabilitación, por lo que será necesario se solicite la habilitación de la misma Solicitud de habilitación de captura Cuando la captura de indicadores y variables de gestión se encuentre deshabilitada, el usuario deberá presionar el botón Solicitar ayuda para habilitar la captura. Esta acción generará un correo electrónico mediante el cual se notificará al administrador de la plataforma y al titular del ente al que pertenece el usuario, la solicitud de habilitación de la captura. Esta acción no habilita la captura por lo que una vez enviado el correo, es necesario esperar la respuesta del administrador de la plataforma Confirmación de habilitación de la captura Una vez que el usuario administrador reciba la solicitud y habilite de nuevo la captura del usuario, este y el titular del ente serán notificados vía correo electrónico. A partir de este momento el registro de variables será una acción permitida. 4.5 Consultar indicadores A través de este submenú, se puede consultar la información de los indicadores. Únicamente se pueden registrar y editar en este apartado las variables que son de indicador, en caso de requerir el registro y edición de alguna variable de gestión es necesario ingresar al menú Variables de gestión Configuración de consulta de indicadores La configuración de consulta de indicadores se puede realizar de 2 formas: 9

10 a) Consulta general de indicadores Muestra la lista de indicadores de la dependencia, se puede delimitar haciendo uso de los distintos filtros permitidos. En esta pestaña se puede restringir la búsqueda por tipo de programa, nombre del programa y estatus, la opción Rango se actualiza de forma automática al elegir cualquiera de los filtros antes mencionados. b) Consulta de indicadores por alineación al PGD Muestra la lista de indicadores que corresponden a la búsqueda de la alineación previamente establecida por el usuario. La consulta PGD únicamente está permitida para los programas sectoriales e institucionales. Es necesario considerar que para realizar esta función es requisito seleccionar el nivel inmediato anterior, es decir, que este tipo de consulta forzosamente comienza por la selección de un eje, área de oportunidad y así sucesivamente. Cabe señalar que la búsqueda se puede delimitar hasta el nivel de desagregación que el usuario decida, no es obligatorio restringirla hasta el último nivel (meta institucional). Una vez seleccionado el nivel deseado se mostrará una lista con los indicadores que tengan la alineación seleccionada Consulta y gráficos de indicadores Para realizar una consulta por grupo de indicadores, es necesario acceder al menú indicadores, elegir la opción general o PGD (según se desee), seleccionar la periodicidad, con lo que se activarán las casillas de la primera columna de la bandeja de indicadores, permitiendo la selección del grupo sobre el que se desea configurar la consulta. Nota: Los indicadores sobre los que se configura la consulta deben tener la misma periodicidad, la plataforma no permite que sean distintas. a) Consultas y gráficos de indicadores (General) Una vez que se cuente con la lista de indicadores de interés, es necesario dar clic en el botón Configurar Consulta. 10

11 Lo primero que el usuario debe definir es el tipo de información que desea, entre las opciones se tiene: información del periodo, acumulada al periodo e histórico. 1. Del Periodo: Muestra la información registrada en la fecha seleccionada. 2. Acumulado al periodo: Muestra la información registrada hasta la fecha seleccionada. 3. Histórico: Muestra los valores registrados en un rango de fechas determinadas. Tipo de información: Del Periodo y Acumulada al Periodo Una vez definido el tipo, se debe seleccionar el periodo y año de interés. Por último es necesario precisar las métricas que el usuario desea conocer, las opciones que se tienen son: Avance Real, Alcance del plan y Variación, de las cuales se permite obtener el promedio, máximo y mínimo. (Se pueden seleccionar tantas opciones como se desee). Una vez definidos todos los campos dar clic en Generar Consulta. A continuación, la plataforma desplegará una pantalla con los resultados solicitados por el usuario. Los resultados de la consulta de los indicadores se pueden exportar a una hoja de cálculo con tan solo dar clic en el botón Exportar a Excel. Si el usuario desea graficar los datos es necesario dar clic en las casillas de los indicadores deseados, y presione el botón Graficar, se abrirá una ventana con la gráfica solicitada. La cual se puede descargar y/o imprimir. Tipo de información: histórico En caso de haber seleccionado tipo de información histórico, es necesario seleccionar periodo inicial y final, así como los años de los que se desea la consulta. Las métricas permitidas para la configuración del histórico de los indicadores son: Avance Real y Avance Promedio. (Únicamente se permite seleccionar una opción). Definidos todos los campos, dar click en Generar Consulta. A continuación, el sistema desplegará una pantalla con los resultados solicitados por el usuario, los cuales se pueden exportar a una hoja de cálculo con tan solo dar click en el botón Exportar a Excel. Si el usuario desea graficar los datos es necesario de click en el check de los indicadores deseados, y presione el botón Graficar, que abrirá una ventana con la gráfica solicitada. La cual se puede descargar y/o imprimir. 11

12 b) Consultas y gráficos de indicadores por su alineación al PGDDF Para la configuración de una consulta por PGD en el lado derecho de cada nivel de desagregación de la búsqueda se tiene el icono, el cual realiza la consulta sobre los indicadores que cumplen con una alineación específica. En esta configuración de consulta sólo se puede revisar la información acumulada al periodo, la cual se obtendrá seleccionando el periodo y año de interés; así como las métricas que se desean consultar, entre las posibles opciones se tienen: avance real, alcance del plan y variación, de las cuales se permite obtener el promedio, máximo y mínimo. (Se pueden seleccionar tantas opciones como se desee). Al generar la consulta se mostrarán los resultados en una tabla, la cual es posible exportar a una hoja de cálculo, así como solicitar la gráfica correspondiente de esos indicadores y de la métrica que sea del interés para el usuario teniendo la oportunidad de descargarla e imprimirla. Si el usuario desea consultar la información por periodicidad y alineación específica deberá dar clic en el botón filtrar; que activará las casillas en la primer columna y se desplegará una lista con los indicadores que satisfacen todos los filtros; permitiendo configurar la consulta de indicadores siguiendo los pasos antes descritos (permitiendo la selección del tipo de información deseada). 5. REGLAS DE LA PLATAFORMA 5.1 Usuario del ente Un usuario con estatus inactivo no podrá ingresar a la plataforma. La contraseña de un usuario debe ser de 6 a 10 caracteres (alfanumérica) y distingue entre mayúsculas y minúsculas. Los usuarios consultores no podrán editar ni capturar valores, únicamente consultar la información. Para el registro de usuarios se debe proporcionar un correo electrónico que no haya sido registrado por otro usuario. 12

13 5.2 Periodicidad Los periodos se reportan de manera cronológica. No se puede capturar información de periodos futuros. 5.3 Indicadores Al capturar los valores para el cálculo de los indicadores, es necesario capturar de la fecha más antigua, hasta llegar a la actual. Si el usuario tiene deshabilitada la captura, no podrá capturar valores aunque estos se encuentren pendientes de captura, hasta que haya sido habilitada la captura por el administrador. Solo se podrán aprobar o no aprobar los indicadores que correspondan a la dependencia y al tipo de usuario que haya iniciado sesión. 13