GESTIÓN DE DOCUMENTOS FINANCIEROS Y MERCANTILES

Transcripción

1 PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN BANCARIA FINANCIERA GESTIÓN DE DOCUMENTOS FINANCIEROS Y MERCANTILES

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3 LOS CHEQUES El cheque es fundamentalmente una orden de pago sin condiciones, que puede ser emitido sólo a cargo de empresas del sistema financiero autorizadas a mantener cuentas corrientes. Por lo general, este tipo de instrumentos son utilizados por personas jurídicas a través de cuentas corrientes, las cuales tienen precisamente una finalidad transaccional, es decir son adecuadas para efectuar un significativo número de operaciones. La importancia del cheque radica en que representa un medio de pago que substituye económicamente al efectivo, permite llevar un mejor manejo y control de los pagos, y evita los riesgos del uso de dinero, sobre todo en operaciones de mayor cuantía. Es importante señalar además que este instrumento es considerado un título valor en nuestra legislación y por tanto está sujeto a ciertas formalidades y requisitos que buscan proporcionar una mayor seguridad y confiabilidad en su utilización. Por ello, los clientes y usuarios deben conocer esas disposiciones para poder evitar problemas que puedan presentarse, ya sea por el lado de quien gira un cheque o de quien lo recibe para cobrarlo. CASO PRÁCTICO: PAGO DE CHEQUE NO NEGOCIABLE Una persona jurídica presentó reclamo contra una entidad financiera respecto al pago de un cheque no negociable girado a su favor. A este respecto, señaló que el título valor fue presentado por una persona que no tenía poderes de representación vigentes, y que además el cheque había sido abonado en la cuenta de otra empresa. El cliente acudió a la Defensoría del Cliente Financiero solicitando la devolución del importe del cheque pagado por la entidad. Como parte del procedimiento, la entidad financiera comunicó las razones por las que se había pagado el cheque, señalando además que como producto del reclamo solicitaron a la empresa en cuya cuenta se había abonado el importe del cheque la devolución del dinero depositado, pero que esta se negó a dicha solicitud. Conforme a lo dispuesto por la Ley de Títulos Valores, el cheque emitido con la cláusula no negociable, intransferible u otra equivalente, sólo debe ser pagado a la persona en cuyo favor se emitió; o a pedido de ella, puede ser acreditado en cuenta corriente u otra cuenta de la que sea su titular. En el presente caso, dado que el cheque fue girado a favor de la empresa reclamante, al tratarse de una persona jurídica, quien estaba facultado para cobrar el mismo era su representante. En ese sentido se acreditó fehacientemente que la persona que cobró el cheque había dejado de ser representante de la empresa ante los Registros Públicos varios días antes del cobro del cheque. Por otra parte, la Ley dispone que el banco girado que pague un cheque que contenga la cláusula no negociable a persona diferente del facultado a cobrarlo o del banco endosatario para su cobro responde del pago efectuado. Por ello, la Defensoría consideró que la entidad financiera incumplió lo dispuesto por el Art. Nº 190 de la Ley de Títulos Valores, al haber abonado el mencionado Cheque a persona distinta del girado, motivo por el cual de conformidad con el numeral 3 del citado artículo, la Defensoría del Cliente Financiero ordenó la devolución del importe materia del reclamo. CASO PRÁCTICO: CHEQUES RECHAZADOS Un cliente presentó un reclamo señalando que siendo poseedor de una cuenta corriente en una entidad financiera giró un cheque a un proveedor. Cuando la entidad recibió el cheque, que

4 ingresó por canje, lo devolvió por estar mal girado al encontrar dos importes distintos (uno en números y otro en letras). Su reclamo se sustentó en que el cheque no debió ser devuelto, señalando además que el rechazo del cheque originó gastos tanto en su cuenta como la de su proveedor, por lo que solicitó que la entidad realice la devolución de los mismos. A este respecto debe tenerse en cuenta el Art. Nº 5 de la Ley de Títulos y Valores, en cuyo numeral 5.2 se establece que en caso de diferencia del importe expresado en letras o en números, prevalecerá la suma menor. La entidad en respuesta al reclamo manifestó que el rechazo del cheque se debió a un error operativo del área respectiva, por ello procedieron con la devolución de los gastos originados por el rechazo en la cuenta del titular y también se emitieron dos órdenes de pago a favor del proveedor del reclamante, correspondientes a los gastos que ocasionó el depósito del cheque en la cuenta de dicha empresa en otra entidad y por el giro de un cheque contra ese depósito que posteriormente fue rechazado. CASO PRÁCTICO: CIERRE DE CUENTA CORRIENTE Un cliente presentó reclamo a la Defensoría del Cliente Financiero porque una entidad financiera cerró sus cuentas corrientes al registrar dos cheques rechazados por falta de fondos. En su escrito, el cliente reconoce que los cheques fueron correctamente rechazados, aparentemente por una descoordinación con uno de sus empleados y con un proveedor, sin embargo, señaló que ambos cheques fueron después regularizados directamente con las personas poseedoras de los cheques por lo que solicita reconsideración de la entidad y la reapertura de sus cuentas. Del análisis efectuado se evidenció que el día en que se rechazó el primer cheque se hizo un depósito en cuenta de un cheque de otro banco por un monto superior al importe del cheque girado. Sin embargo, la cuenta corriente no tenía fondos disponibles en el momento en que el cheque fue presentado procediéndose con el rechazo respectivo. Respecto al segundo cheque, se observó que el saldo de la cuenta hasta antes del ingreso del cheque por canje no era suficiente para cubrir el cheque en cuestión, por lo que fue correctamente rechazado. En ambos casos se pudo verificar que la entidad actuó de acuerdo a lo establecido en el Art. Nº 7 del Reglamento de Cuentas Corrientes de la SBS, que señala el cierre de cuentas al haber acumulado el cliente dos cheques rechazados en menos de seis meses. ALGUNAS MODALIDADES DE CHEQUES Cheque No Negociable: Sólo debe ser pagado a la persona en cuyo favor se emitió. A pedido de ella, puede ser abonado en cuenta corriente u otra cuenta de la que sea titular. Si un banco paga este tipo de cheques a una persona distinta, responde por el pago efectuado. Asimismo, los endosos realizados en estos cheques se consideran como no efectuados, salvo los endosos a favor de bancos para el cobro del mismo. Cheque de pago diferido: Son aquellos emitidos para ser cobrados en fecha futura, transcurrido el plazo señalado en el cheque. Dicho plazo no puede ser mayor a 30 días desde su emisión. Tienen un formato diferente al de los cheques convencionales, y el titular de la cuenta puede obtenerlos solicitando el talonario a la entidad financiera. Deberá contener la denominación Cheque de Pago Diferido en forma destacada. El Banco rechazará el pago antes de la fecha establecida. Dicho rechazo no origina el protesto ni da lugar a sanción alguna para el emitente. Cheque de gerencia Son aquellos emitidos por empresas del sistema financiero, con cargo a ellas mismas. Son transferibles, salvo indicación en contrario, y no pueden ser girados a favor de la propia empresa. Recomendaciones

5 Giro de cheques con respaldo en cheques depositados: Es usual que algunos clientes depositen un cheque en su cuenta y el mismo día giren cheques contra ese cheque depositado previamente. Sin embargo, el orden en que se procesan los cheques de un mismo día no necesariamente corresponde al orden en que fueron depositados o cargados (incluso si son del mismo banco), ya que esto depende de los procedimientos internos y de las prácticas comunes entre entidades financieras, lo que puede llevar al rechazo del cheque girado. Diferencia en Montos: En algunos casos se han observado cheques cuyo monto en letras difiere del monto consignado en números. Esta situación no invalida el cobro del cheque, según la normativa vigente, se considera como válido el importe menor. Cobro de cheques por personas jurídicas: Básicamente hay dos opciones: i) depositarlo en cuenta de la empresa beneficiaria del cheque o ii) cobrar el cheque mediante la presentación de un poder vigente (en algunos casos las entidades cobran un importe adicional por verificación de poderes, y por lo general ofrecen este servicio en horarios y agencias especiales). TIPS ALGUNAS FORMALIDADES DEL CHEQUE. -El plazo de presentación de un cheque es de 30 días, contados desde el día de su emisión (para cheques diferidos desde el día señalado en el cheque). -El cheque puede ser pagado hasta luego de un año de emitido, siempre que existan fondos en las cuentas y no exista revocación ni suspensión de pago. -Dentro del plazo de presentación, la entidad está obligada a dejar constancia del no pago del cheque con mención del motivo de su negativa. -El cheque es pagadero a su presentación. Eso significa que si se le consigna en el cheque una fecha futura para su pago, ésta no tendrá validez, con excepción de los cheques de pago diferido. OBLIGACIONES DEL EMITENTE O GIRADOR-Verificar que la cuenta tenga fondos disponibles suficientes para el pago de los cheques girados. Caso contrario, deberá tener autorización para efectuar sobregiro. Considerar que al girar cheques sin fondos, la entidad financiera está obligada a cerrar la cuenta corriente si: - En 6 meses se deja constancia de la falta de pago por carecer de fondos, en dos cheques. - En un año, el banco girado rechaza por 10 veces el pago de uno o más cheques por carecer de fondos, sea que deje o no la constancia de ello en el mismo título. Conocer que la SBS publica la relación de cuentas corrientes cerradas, y en un plazo de 10 días las demás entidades financieras deberán cerrar las cuentas corrientes de los titulares que figuren en dicha relación. Adicionalmente, la SBS dispone la anulación de tarjetas de crédito cuando al titular se le haya cerrado alguna cuenta por girar cheques sin fondo. Estas sanciones tienen una duración de 1 año, a partir de la fecha del cierre, y en caso de reincidencia se contemplan plazos mayores e inclusive la inhabilitación permanente. Solicitar la suspensión del pago, indicando una de las causas señaladas en la Ley (por ejemplo, ante la sustracción o pérdida del cheque), bajo condición de interponer la demanda judicial de ineficacia respectiva. Llenar el cheque sin borrones o manchas, lo contrario podría ser causa para no pagar el cheque.

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9 LETRA DE CAMBIO La letra de cambio es un documento de crédito que sirve para respaldar las operaciones comerciales realizadas a plazos, la letra de cambio es una orden de pago escrita, por la cual una persona llamada deudor o cargo debe pagar a su vencimiento al tenedor del documento. La letra de cambio históricamente ha surgido, debido a exigencias económicas, que necesitaban de un medio acto para satisfacerlas teniendo en cuenta las múltiples relaciones recíprocas entre los individuos. Dentro de la clasificación de los títulos - valores en causales y abstractos, la letra de cambio viene a ser título - valor abstracto. Con este mismo criterio la letra es un título -valor esencialmente de crédito, es decir, que contiene una operación crediticia que debe satisfacerse mediante el pago de una cantidad de dinero, en un tiempo determinado. Igualmente la letra de cambio es título- valor a la orden, o sea que se puede transferir mediante endoso; aun cuando no figure la cláusula a la orden, la letra es un documento circulante, por tanto puede tener una serie continuada de endosos. Es titulo que origina obligaciones solidarias de todos los que han firmado la letra, frente al último tenedor; al igual que participa también de las otras características de los demás títulos- valores. La principal diferencia entre los títulos - valores causales y abstractos estaría, no en que en ellos se expresa o la causa que les ha dado origen; sino en que el título abstracto está desvinculado de la relación subyacente, siendo indiferente que esta relación sea o no mencionada en él, es decir, que la causa debendi no está vinculada ni indicada mientras que en los títulos causales si lo está.

10 I. DEFINICIÓN En la letra de cambio intervienen tres personas: Girador (o librador), Orden (o tenedor) y Cargo (o librador). II. III. PERSONAS QUE INTERVIENEN EN LA LETRA DE CAMBIO ENDOSO DE UNA LETRA La letra de cambio es un titulo creado para circular y para servir como instrumento de pago, por esta razón este impreso cuenta en su reverso con una cláusula de endoso, mediante la cual el tomador puede transmitir la propiedad del documento a otra persona, a su vez esta persona podría transmitirla a otra y así sucesivamente. Quien transmite la letra se llama endosante y quien la recibe endosatario. El primer endoso se realiza en la casilla que aparece en el dorso del documento "páguese a..."; y los siguientes en los espacios vacíos. La transmisión del efecto se debe realizar por la cantidad total y de forma incondicional. Para llevar a cabo el endoso, el endosante deberá firmar e indicar los datos del endosatario. Si esto no figura nos encontramos ante un endoso en banco, que podrá ser cumplimentado en cualquier momento, con objeto de ceder la propiedad de la letra a la persona que se determine en ese instante, quien figura como endosatario final, recibe el nombre de último tenedor. Los anteriores son simplemente tenedores, salvo la persona que recibió la letra del librador que se conoce como tomador. El ultimo tenedor o el tomador si no hay endosos es quien en el momento del vencimiento debe presentar la letra al librado para que la haga efectiva Si el librador escribió en el titulo "no a la orden" la letra no se puede endosar.

11 EL PAGARÉ I. DEFINICIÓN Es un título- valor de circulación y aparece como forma impropia del contrato de cambio que contenía intereses. Es un documento de crédito al igual que la letra de cambio, con la promesa pura y simple de pagar una suma de dinero, en un determinado tiempo. A diferencia de la letra de cambio, que es un documento de orden abstracto, el pagaré es un título- valor de origen causal, es decir que en documento se podrá pactar los intereses, puede incluirse la causa que da origen al pagaré, como también podrá incluirse la garantía con la cual se afianza la obligación. Es por esta razón seguramente, que el pagaré es más utilizado que la letra de cambio, en los bancos e instituciones financieras, por cuanto el propio pagaré podrán pactar los intereses y garantizar la obligación mediante el aval, en otras palabras diremos que es un título- valor más completo que la letra de cambio. El cheque es un documento de pago inmediato, a diferencia de la letra de cambio y el pagaré, que son documentos de crédito. Orden de pago pura y simple librada al banco, en el cual el librador tiene fondos depositados en cuenta corriente; o autorización para girar en cuenta corriente con sobregiro. II. DIFERENCIA ENTRE PAGARÉ Y LETRA DE CAMBIO La diferencia sustancial y más sobresaliente en el pagaré, respecto a la letra de cambio, es que mientras esta última es de orden abstracto (es decir que no se indica la causa que la origina ni se pueden pactar los intereses) en el pagaré si se puede indicar la causa que lo origina pactar los intereses y afianzar la obligación. Por ello, como ya dijéramos anteriormente, la preferencia que tienen por el pagaré las instituciones de crédito, como son los bancos, las mutuales, financieras, etc.

12 DOCUMENTACIÓN MERCANTIL La documentación mercantil es una disciplina especializada que nos da a conocer las características fundamentales y requisitos primordiales que debe reunir toda documentación a emplearse en cada actividad mercantil. Los documentos mercantiles a utilizarse darán fe de la actividad comercial, y servirán a su vez para asentar dichas operaciones en registros especiales y su posterior control por parte de la contabilidad. El llenado de los documentos mercantiles requiere de un aspecto técnico legal, es decir fundamentadas en el arte de su confección y en las leyes que la rigen. CLASIFICACION a) Documentos exigidos legalmente por la SUNAT b) Documentos empleados legalmente por todo el sistema financiero - comercial DOCUMENTOS EXIGIDOS POR LA SUNAT Mediante el Decreto Ley y su reglamento difundido por la administración tributaria ha establecido normas en el sistema de registro documentario a fin de

13 que exista una mejor organización y control de la actividad tributaria COMPROBANTES DE PAGO Es todo documento que acredita la transferencia de bienes, entrega en uso o prestación de servicios, calificado como tal por la SUNAT. El comprobante de pago es un documento formal que avala una relación comercial o de transferencia en cuanto a bienes y servicios se refiere. DOCUMENTOS CONSIDERADOS COMPROBANTES DE PAGO a) Facturas b) Recibos por Honorarios c) Boletas de Venta d) Liquidaciones de Compra e) Tickets o Cintas emitidas por Máquinas Registradoras f) Guía de Remisión LA FACTURA Es un documento que permite sustentar gastos- costos y detalla en forma clara los bienes y el importe de los mismos, los servicios prestados, descuentos, condiciones de venta, etc. Tiene como Código de identificación de Superintendencia el 01. Con este documento el vendedor se verá en la obligación de cobrar el importe fijado y el comprador de pagar el importe exigido o registrado, así como demostrar la propiedad del bien o servicio comprado. Este documento se emitirá a favor del adquiriente o usuario que posea número de Registro Único de Contribuyente (RUC)

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16 BOLETA DE VENTA Documento otorgado a consumidores o usuarios finales, en ella se consignan el valor de la venta mas no se detalla el IGV. No otorgan derecho a crédito fiscal, ni pueden ser utilizados para sustentar gasto o costo, salvo el 6% del total de los comprobantes de pago que otorgan el derecho a deducir costo y gasto. Se identifica con código de Superintendencia 03.

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18 RECIBO POR HONORARIOS Documento que debe ser entregado por toda persona que ejerce una profesión u oficio. Este es utilizado para sustentar gastos y costos para efectos tributarios, ejemplo: médicos, abogados, contadores, electricistas, gasfiteros, etc. siempre y cuando no estén asociados en sociedades civiles u otros. Se identifica con código de Superintendencia 02.

19 NOTA DE CREDITO Según el inciso 1 del Artículo 10º del Reglamento de Comprobantes de Pago, las notas de crédito se emitirán por concepto de anulaciones, descuentos, bonificaciones, devoluciones y otros. La codificación SUNAT asignada es con el código 08. Deberán contener los mismos requisitos y características de los comprobantes de pago en relación a los cuales se emitan, sólo podrán ser emitidas al mismo adquirente o usuario para modificar comprobantes de pago otorgados con anterioridad. En el caso de descuentos o bonificaciones, sólo podrán modificar comprobantes de pago que den derecho a crédito fiscal o crédito deducible, o sustenten gasto o costo para efecto tributario. Tratándose de operaciones con consumidores finales, los descuentos o bonificaciones deberán constar en el mismo comprobante de pago. Las copias de las notas de crédito no deben consignar la leyenda COPIA SIN DERECHO A CRÉDITO FISCAL DEL IGV.

20 NOTA DE DEBITO Según el inciso 2 del artículo 10 del Reglamento de Comprobantes de Pago, las notas de débito se emitirán para recuperar costos o gastos incurridos por el vendedor con posterioridad a la emisión de la factura o boleta de venta, como intereses por mora u otros. La codificación SUNAT establecida, le asigna el código 07. Excepcionalmente, el adquirente o usuario podrá emitir un nota de débito como documento sustentatorio de las penalidades impuestas por incumplimiento contractual del proveedor, según conste en el respectivo contrato. Deberán contener los mismos requisitos y características de los comprobantes de pago en relación a los cuales se emitan.