UNIVERSIDAD DE CIENCIAS APLICADAS Y AMBIENTALES U.D.C.A DIRECCIÓN DE EXTENSIÓN Y PROYECCIÓN SOCIAL OFICINA DE PUBLICACIONES Y PATRIMONIO INTELECTUAL

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1 UNIVERSIDAD DE CIENCIAS APLICADAS Y AMBIENTALES U.D.C.A DIRECCIÓN DE EXTENSIÓN Y PROYECCIÓN SOCIAL OFICINA DE PUBLICACIONES Y PATRIMONIO INTELECTUAL POLÍTICA GENERAL DE PUBLICACIONES PARA LA UNIVERSIDAD DE CIENCIAS APLICADAS Y AMBIENTALES U.D.C.A INTRODUCCIÓN Es pertinente y necesario reglamentar la publicación, la divulgación y la difusión del conocimiento científico, académico y cultural de la Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales U.D.C.A. Es necesario derogar la Resolución 109, del 2 de agosto de 2000, de la Corporación Universitaria de Ciencias Aplicadas y Ambientales U.D.C.A, donde se definía como subprograma de publicaciones, bajo el Departamento de Extensión. La Política Editorial es necesario que sea adoptada por todas las instancias académicas, administrativas, científicas y toda persona que participe en la edición, la publicación y la distribución de libros, de revistas y de otros medios de difusión científica, académica y cultural, que resulte del ejercicio académico, investigativo y de extensión, en la Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales U.D.C.A. DEFINICIÓN La Dirección de Extensión y Proyección Social, a través de la Oficina de Publicaciones y Patrimonio Intelectual de la Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales U.D.C.A, orienta la política editorial hacia el fomento, la preservación y la divulgación del conocimiento en la sociedad, con obras académicas de calidad y de rigor científico, obras académicas, divulgativas y culturales, generado por sus profesores, investigadores, estudiantes, personal administrativo y público externo. OBJETIVO Publicar y difundir las creaciones intelectuales, generadas de la práctica investigativa, académica y cultural, desarrollada por los miembros de la comunidad universitaria o vinculada a ella, en formato de libros (impresos, virtuales y electrónicos), revistas y otras publicaciones seriadas, como unidad de apoyo a la misión educativa de la Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales U.D.C.A. 1

2 RESPONSABLE La Dirección de Extensión y Proyección Social es la unidad responsable del direccionamiento y del cumplimiento de las políticas editoriales de la Universidad y la Coordinación de la Oficina de Publicaciones y Patrimonio Intelectual es la dependencia encargada de la gestión editorial, que contará con el apoyo de un Comité de Publicaciones. COMITÉ DE PUBLICACIONES Para la función editorial, la Dirección de Extensión y Proyección Social, a través de la Coordinación de la Oficina de Publicaciones y Patrimonio Intelectual, contará con el apoyo del Comité de Publicaciones quienes, en pleno derecho de sus facultades, recomendarán y orientarán las políticas editoriales, en las sesiones correspondientes, que se realizarán cada dos (2) meses. Estará integrado por: La Rectoría o quien delegue (Presidirá) La Secretaría General La Dirección de Extensión y Proyección Social La Dirección de Investigación y Gestión del Conocimiento La Dirección de Formación La Dirección de Servicios Financieros y Logísticos La Dirección Editorial de la Revista Científica Los Decanos de Facultad La Coordinación de la Oficina de Publicaciones y Patrimonio Intelectual, quien ejercerá la Secretaría Técnica Invitado Externo Serán funciones del Comité de Publicaciones: 1. Proponer políticas de publicaciones. 2. Conceptuar el proyecto de publicación o la propuesta de edición del material bibliográfico, ya sea de carácter científico, cultural, deportivo, artístico, con base en evaluaciones de pares internos y externos y emitir concepto para el Consejo Académico. 3. Servir de organismo asesor para las publicaciones, dirigido a investigadores, docentes, estudiantes, administrativos y autores externos, es decir, orientar los detalles sobre propiedad intelectual, derechos de autor, pago de regalías, calidad de contenido, calidad editorial, pertinencia editorial y demás aspectos relacionados con la edición de nuevas obras. 4. Proponer y orientar mecanismos de comercialización, de promoción y de difusión de las diferentes publicaciones, editadas en la Universidad. 5. Las demás propias de la naturaleza de su tarea o conexas con ella. 2

3 COMITÉ DE REVISTAS CIENTÍFICAS Y DIVULGATIVAS Cuerpo colegiado asesor, encargado de orientar la política institucional en materia de publicación de artículos en las revistas científicas y divulgativas de la universidad, en formato digital o en físico. Sus sesiones se llevarán a cabo cada dos meses. Estará integrado por: La Rectoría o su delegado (Presidirá) La Secretaría General La Dirección de Investigación y Gestión del Conocimiento La Dirección de Extensión y Proyección Social La Dirección de Formación La Dirección Editorial de la Revista Científica de la U.D.C.A El Editor Electrónico de la Revista Científica de la U.D.C.A Los Decanos de Facultad Los Editores de las Revistas Científicas o Divulgativas La Coordinación de la Oficina de Publicaciones y Patrimonio Intelectual, quien ejercerá la Secretaría Técnica Invitado Externo Son funciones del Comité de las Revistas Científicas y Divulgativas: 1. Velar por el cumplimiento de la Política Editorial Institucional, en función de la edición seriada. 2. Evaluar, aprobar o negar la creación de nuevas revistas científicas y divulgativas, en cualquier formato, presentadas por la comunidad académica. 3. Orientar las políticas de divulgación de artículos, en las tipologías aceptadas, a nivel nacional e internacional: científicos y de desarrollo tecnológico, técnicos o de actualización o de revisión y reflexiones originales sobre un problema o tópico particular, en las Revistas Científicas y Divulgativas de la Universidad. 4. Fijar y actualizar las Normas para la Elaboración de Artículos e Instrucciones para los autores, correspondientes a cada una de las revistas Científicas y Divulgativas de la Universidad. 5. Velar por la circulación oportuna de los fascículos de cada Revista Científica y Divulgativa, publicadas en físico o digital. 6. Colaborar con los procesos de indización en los diversos sitios de búsqueda, de acceso y de difusión de contenido científico, donde se encuentren catalogadas las revistas científicas de la Universidad y procurar la consecución de otros portales de indexación, a nivel nacional e internacional. 7. Asesorar a los editores en la obtención de registros ISSN, para las nuevas publicaciones seriadas de la Universidad y de los DOI (Digital Object Identifier; Identificadores de Objeto Digital), para los artículos publicados en las diversas revistas científicas y divulgativas, en formato electrónico y físico, de libre acceso al público. 3

4 8. Proponer adecuados canales de difusión, de canje y de divulgación, que permita visibilizar la producción intelectual y científica, en el ámbito nacional e internacional. 9. Colaborar con la comercialización y la distribución de las Revistas Científicas y Divulgativas de la Universidad. 10. Proponer y definir, junto con el Departamento de las TIC, las vías de acceso a las publicaciones seriadas de la Universidad (inscripción de usuarios, clave, biométricos consultas). 11. Las demás, de conformidad con su naturaleza. Comités de Facultades: Los Comités de las Facultades apoyarán la gestión de publicaciones, con las siguientes acciones: 1. Recibe y evalúa los proyectos de publicación, propuestos por sus profesores. 2. Sugiere o recomienda la publicación de libros, en las diferentes tipologías establecidas para edición de textos. 3. El Decano de Facultad o el Director de Carrera tramita las evaluaciones interna y externa- de proyectos o textos finalizados, por parte de pares expertos. OFICINA DE PUBLICACIONES Y PATRIMONIO INTELECTUAL Unidad Administrativa que velará por el cumplimiento de las disposiciones de la Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales U.D.C.A respecto a publicaciones, adoptará lo dispuesto en el Protocolo de Gestión de la Propiedad Intelectual de la Universidad, en lo relacionado con la Gestión Institucional, en materia de Derechos de Autor y se regirá por lo dispuesto en las políticas editoriales establecidas. Serán funciones de la Oficina de Publicaciones y Patrimonio Intelectual: 1. Asesorar a las facultades, programas o dependencias sobre el ejercicio de la publicación en general. 2. Vigilar que la calidad de los libros y de las publicaciones seriadas editadas en la Universidad, sean conformes a las políticas definidas por la U.D.C.A. 3. Preservar la calidad y la veracidad de la información y su pertinencia para la sociedad. 4. Velar por la visibilidad y la circulación de la información. 5. Proponer la organización de la obra, en forma accesible, para los distintos mercados. 6. Planear, organizar, dirigir, coordinador y vigilar la calidad de la impresión o de la presentación digital del material, contribuyendo al mejoramiento de la imagen institucional. 7. Diseñar y gestionar estrategias efectivas de mercadeo y de promoción para el desarrollo permanente de la labor de Oficina de Publicaciones y Patrimonio Intelectual. 4

5 8. Identificar y localizar, tanto segmentos de mercado actuales y potenciales, como segmentos académicos o autores aptos para preparar y escribir las obras que los mercados necesitan. 9. Establecer y mantener vínculos con entidades educativas y comerciales, nacionales o internacionales, para el intercambio y la cooperación tecnológica y de información en el campo editorial. 10. Las demás propias de la naturaleza de su tarea o conexas con ella. GENERALIDADES 1. La preparación editorial de las obras seleccionadas debe garantizar la calidad y la oportunidad de su presentación. 2. Los interesados en publicar con la Universidad (profesores, investigadores, estudiantes o autores externos) deben conocer y aceptar los procedimientos editoriales, estipulados por la U.D.C.A. TIPOS DE PUBLICACIONES La Dirección de Extensión y Proyección Social, a través de la Oficina de Publicaciones y Patrimonio Intelectual de la Universidad, gestionará la producción de libros y de publicaciones seriadas, teniendo en cuenta la siguiente tipología: 1. Seriados. Se contemplan en esta tipología: Edición de la Revista U.D.C.A Actualidad & Divulgación Científica, publicación seriada especializada, donde se editan artículos científicos, técnicos y de reflexión originales, de diferentes áreas del saber, dirigidos a un público específico. Demás revistas, ya sean científicas o divulgativas, en diferentes formatos, emanadas de las facultades y de los programas de la Universidad. Edición del Periódico Universitario, un instrumento de divulgación y difusión del conocimiento científico, cultural, deportivo, institucional y dirigido al público en general. Boletines científicos o de divulgación científica 2. Libros. Según su fin y propósito, se clasifican en: Texto resultado de la labor investigativa: De acuerdo con las Políticas de COLCIENCIAS y de la Dirección de Investigación de la Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales U.D.C.A serán los textos del resultado producido por las investigaciones adelantadas por parte de los docentes-investigadores de las diferentes facultades y programas de la Universidad, a través de sus líneas de investigación. Estos textos deberán responden a posibles soluciones de múltiples problemas que enfrenta la sociedad y permitir a la Universidad mostrarse como 5

6 una interlocutora válida para la comunidad científica, nacional e internacional, frente a lo que acontece a su alrededor. Textos resultado de la labor de extensión: Esta posibilidad de publicaciones, se deriva de la clasificación institucional existente de actividades de docenciagestión de servicios y relacionamiento con la comunidad, de investigacióngestión de servicios y relacionamiento con la comunidad y propiamente de gestión de servicios y relacionamiento con la comunidad, por lo tanto, se consideran publicaciones de casos, de metodologías, de modelos de gestión y deben responden al planteamiento de posibles soluciones prácticas a las múltiples problemáticas de la comunidad en general, permitiéndole a la Universidad interactuar con agentes sociales y comunitarios, de la sociedad en general. Textos Técnicos, de Clase, de Apoyo o de Cátedra: Material emanado de los docentes y dirigido a los estudiantes de pregrado y de postgrado, cuya finalidad es auténticamente pedagógica, sirven para fortalecer los procesos de enseñanza y serán determinados como Manuales, Cartillas, Guías o Notas de Clase y su uso será exclusivo para la academia. Textos de ensayo: Producción intelectual emanada de la comunidad universitaria, como resultado de inquietudes del quehacer académico y están dirigidos a un público específico. Dentro de esta tipología, se encuentran los trabajos de grado de pregrado y las tesis de grado de posgrado, destacadas por su trascendencia y que hayan sido reelaboradas para su publicación y los informes preliminares, producto de los proyectos de investigación. Textos universitarios: Son textos emanados del trabajo universitario, cuya circulación es interna y externa y, por lo general, es dirigida por la Rectoría. VALORACIÓN DE LAS PUBLICACIONES Al publicar con la Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales U.D.C.A, los profesores y los autores externos, recibirán una valoración por sus ediciones, cuyo criterio lo tendrá, por una parte, el Comité de Evaluación, Promoción y Clasificación Docente, para el caso de publicaciones en la Revista (docente interno) y, por otra, lo correspondiente a derechos de autor y regalías, que será definido por los miembros del Comité de Publicaciones. A los estudiantes, se les reconocerá sus derechos morales y derechos de autor, a que haya lugar. DERECHOS DE AUTOR Los autores de la Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales U.D.C.A, dentro de las políticas editoriales, tendrán una cobertura del 100% de los costos de edición y de 6

7 comercialización, contemplados para las diferentes tipologías de publicaciones, excepto las publicaciones seriadas. Previo a la firma del CONTRATO DE CESIÓN DE DERECHOS y cuyos términos se incluirán en el mismo, se hace un acuerdo con los autores, para la entrega de un porcentaje, así: a) Diez por ciento (10%) del total de ejemplares editados, en libros, en calidad de derechos de autor. b) Respeto al pago por regalías, según se estipule con el autor, acoger alguna de las dos siguientes opciones: Diez por ciento (10%), del total de ejemplares editados, en libros. Diez por ciento (10%), del total de ejemplares editados, en dinero, que se entregará después de la venta del setenta por ciento (70%) de los ejemplares impresos. Estos porcentajes, se mantendrán para la primera edición y tantas veces como se haga reimpresión de la obra. A los articulistas de publicaciones seriadas, se les entregará diez (10) separatas de su artículo. Será Política General de Publicaciones, que la producción editorial, propuesta por los profesores e investigadores de la Universidad, se plasme con exacta afinidad a los proyectos académicos institucionales, a corto y largo plazo (12 y 18 meses, respectivamente), lapso incorporado en la planeación académica y presupuestal semestral, lo cual, se encamina a establecer criterios para que los recursos económicos, se utilicen en forma ajustada, se emplee la infraestructura existente y se garantice una distribución ordenada de las obras que se publiquen. 7