Manual de Inducción para Analistas Encuesta Nacional Anual de Minería ENAM-2014

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1 Manual de Inducción para Analistas Encuesta Nacional Anual de Minería ENAM-2014 INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICAS Diciembre de 2016

2 Manual de Inducción para analistas, Encuesta Nacional Anual de Minería Subdepartamento de Estadísticas Estructurales de Industria Instituto Nacional de Estadísticas. Diciembre de Jefe Subdepartamento: Sergio Fontalva Urrutia

3 CONTENIDO A. ANTECEDENTES GENERALES CONCEPTOS BÁSICOS UTILIZADOS EN LAS ESTADÍSTICAS INDUSTRIALES DEL INE EMPRESAS Y ESTABLECIMIENTOS ACTIVIDAD ECONÓMICA MINERA ESTABLECIMIENTO MINERO CLASIFICADORES DE ACTIVIDADES Y PRODUCTOS IDENTIFICACIÓN DE LOS ESTABLECIMIENTOS SATISFACCIÓN DE NORMATIVA QUE GARANTIZA EL SECRETO ESTADÍSTICO... 8 B. LA ENCUESTA NACIONAL ANUAL DE MINERÍA (ENAM) COBERTURA DE LA ENCUESTA NACIONAL ANUAL DE MINERÍA COBERTURA GEOGRÁFICA COBERTURA TEMÁTICA LEVANTAMIENTO Y HERRAMIENTAS PARA LA CAPTURA DE INFORMACIÓN PROCESAMIENTO DE LAS ENCUESTAS Y VALIDACIONES PRODUCTOS Y PRINCIPALES USOS CUADRO RESUMEN I. QUIÉN PRODUCE LA ENAM ESTRUCTURA DE LA SUBDIRECCIÓN DE OPERACIONES (SDO) ESTRUCTURA DEL SUBDEPARTAMENTO DE ESTADISTICAS ESTRUCTURALES DE INDUSTRIA (SDEEI) PRODUCTOS DEL SDEEI II. COMO SE PRODUCE LA ENAM: PROCESOS PROCESO DE PLANIFICACIÓN Y DISEÑO

4 1.1 PRINCIPALES ACTIVIDADES Y TAREAS DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN Y DISEÑO DESCRICIÓN DE PROCESOS DE PLANIFICACIÓN Y DISEÑO PREPARACIÓN DE FORMULARIOS PREPARACIÓN DE DIRECTORIO EVALUACIÓN DE PROCESOS Y EQUIPOS DE TRABAJO PREPARACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE CONTROLES HABILITACIÓN DEL SISTEMA INFORMÁTICO ORGANIZACIÓN DE EQUIPOS Y CAPACITACIONES PROCESO DE LEVANTAMIENTO PRINCIPALES ACTIVIDADES Y TAREAS DEL ROCESO DE LEVANTAMIENTO DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE LEVANTAMIENTO COLOCACIÓN DE ENCUESTAS PROCESO DE RECOGIDA O CAPTURA PRINCIPALES ACTIVIDADES Y TAREAS DEL PROCESO DE CAPTURA DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE CAPTURA DE INFORMACIÓN SEGUIMIENTO GESTION DE CAPTURA CAPTURA PROCESO DE ANÁLISIS PPRINCIPALES ACTIVIDADES Y TAREAS DEL PROCESO DE ANÁLISIS DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE ANÁLISIS REVISIÓN DE DATOS (NIVEL MICRO, ESQUEMA MANUAL) ANÁLISIS VALIDACIONES

5 5. PROCESO DE VALIDACIÓN-DEPURACIÓN PRINCIPALES ACTIVIDADES Y TAREAS DEL PROCESO DE VALIDACIÓN-DEPURACIÓN DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE VALIDACIÓN-DEPURACIÓN REVISIÓN DE DATOS AUDITORÍAS ELABORACIÓN DE INFORMES PROCESO DE GENERACIÓN DE PRODUCTOS-PUBLICACIÓN PRINCIPALES ACTIVIDADES Y TAREAS DEL PROCESO DE GENERACIÓN DE PRODUCTOS- PUBLICACIÓN DESCRIPCION DEL PROCESO DE GENERACION DE PRODUCTOS-PUBLICACION REVISIÓN DE ESTRUCTURAS Y CONTENIDOS DE BBDD REVISIÓN DE SECRETO ESTADÍSTICO PRODUCTOS FINALES III. RESPONSABILIDADES DEL ANALISTA. PROCEDIMIENTOS RESPONSABILIDADES DEL ANALISTA PROCEDIMIENTOS PRE-ANÁLISIS ANÁLISIS POST-ANÁLISIS IV. ANEXOS ANEXO 1. ESTADOS DE CASOS CERRADOS ENCUESTAS SDEEI ANEXO 2. ESTADOS DE LAS ENCUESTAS

6 QUÉ ES LA ENAM A. ANTECEDENTES GENERALES 1. CONCEPTOS BÁSICOS UTILIZADOS EN LAS ESTADÍSTICAS INDUSTRIALES DEL INE En el desarrollo de este documento se mencionan una serie de términos que son necesarios que el lector comprenda para una mejor y más eficiente utilización de este manual. Por consiguiente, se desarrollan en extenso algunas definiciones claves relativas a las unidades económico-productivas y su clasificación por actividad económica utilizadas, comúnmente, en la Encuesta Nacional Anual de Minería EMPRESAS Y ESTABLECIMIENTOS El concepto de empresa para efectos de recolección estadística hace referencia a la entidad jurídica dedicada a la producción de bienes o servicios, identificada por un único RUT. Por otra parte, el establecimiento es la unidad económico-productiva, técnicamente delimitada, que se dedica, bajo un propietario u organización jurídica a desarrollar alguna actividad económica en una sola ubicación física. De esta forma una empresa: Puede tener uno o más establecimientos, ubicados o no, en el mismo lugar físico en el cual reside su administración general. Puede tener uno o más establecimientos localizados en ubicaciones diferentes a aquella donde reside su administración central, o casa matriz. Esta distinción es muy útil cuando lo que se persigue es obtener información a nivel de región ACTIVIDAD ECONÓMICA MINERA La actividad económica corresponde al conjunto de acciones que tienen como objetivo la producción, distribución y consumo de bienes y servicios generados para satisfacer las necesidades materiales y sociales. 4

7 Para entregar un ejemplo, el Clasificador Industrial Internacional Uniforme en su cuarta revisión (2012), en su clase índica lo siguiente Extracción y procesamiento de cobre. Esta subclase comprende las siguientes actividades: Extracción y preparación de minerales metalíferos no ferrosos estimados principalmente por su contenido en cobre Procesamiento de los productos de la minería del cobre realizado de manera integrada en las faenas de extracción del mineral 1.3 ESTABLECIMIENTO MINERO La unidad estadística de observación de la ENAM es el establecimiento minero. Se define como establecimiento minero el conjunto de todas las faenas mineras ubicadas en una misma región y que pertenecen a una misma empresa. Se define faena minera al grupo de instalaciones y lugares de trabajo dedicados a la explotación y extracción de minerales, y a la preparación de los minerales para la fundición y/o refinación. Además se incluyen las instalaciones que realizan fundición y refinación de minerales cuando están integrados verticalmente y encadenadas productivamente a las actividades de extracción y preparación de otras instalaciones de la misma empresa. La unidad estadística de recolección de la ENAM es la empresa. Una empresa puede tener uno o más establecimientos mineros CLASIFICADORES DE ACTIVIDADES Y PRODUCTOS Es necesario mencionar que en la elaboración de estadísticas económicas existen herramientas que permiten la clasificación de productos y actividades que facilitan su posterior medición. Las estadísticas industriales del INE, en su proceso de preparación, utiliza dos clasificadores, uno destinado a la clasificación de actividades económicas, y el segundo, utilizado en la clasificación de los principales productos y materias primas informados por los establecimientos. 5

8 El primer clasificador mencionado corresponde al Clasificador Industrial Internacional Uniforme en su cuarta revisión, CIIU Rev.4 en adelante. Este clasificador está aprobado y publicado por la Comisión de Estadística de las Naciones Unidas, no solo cubriendo todas las actividades económicas (comercio, agricultura, servicios financieros, etc.). En el caso minero se ocupa la tabulación B que permite desagregar de dos a cuatro dígitos la clasificación: División, Grupo y Clase. 6

9 Cuadro N 1 Ejemplo de CIIU Rev.4 Utilizada en la Industria Minera Tabulación B INDUSTRIAS MINERAS División 07 EXTRACCIÓN DE MINERALES METALIFEROS Grupo 071 Extracción de minerales de hierro Clase 0710 Extracción de minerales de hierro Sub Clase Extracción de minerales de hierro Grupo 072 Extracción de minerales no ferrosos, excepto cobre Clase 0721 Extracción de minerales de uranio y torio Sub Clase Extracción de minerales de uranio y torio Clase 0729 Extracción de otros minerales metalíferos no ferrosos, excepto cobre Sub Clase Sub Clase Extracción de oro y plata Extracción de otros minerales metalíferos no ferrosos n.c.p. El segundo clasificador utilizado corresponde al Clasificador Central de Productos en su versión 2.0 CL, CPC 2.0 en lo que sigue. Cumple con igual certificación que la CIIU, pero su diferencia está en que se utiliza para codificar las materias primas utilizadas por los establecimientos y los principales productos elaborados por éstos. Cuadro N 2 Ejemplo de Catálogo CPC Utilizada en la Industria Manufacturera y Minería para codificar Productos CPC U MED GLOSA CIIU kg Compuestos con función nitrilo e isocianatos, sales ésteres y derivados halogenados, sulfonados, nitrados, nitrosados o alquílicos kg Superfosfato kg Crustáceos, sin congelar u Máquinas herramientas para perforar, taladrar o fresar metales t Papel prensa o papel de diario tmf Concentrados de cobre

10 1.5. IDENTIFICACIÓN DE LOS ESTABLECIMIENTOS Toda empresa que opere en el país se constituye bajo una Razón Social y un número identificador para efectos tributarios llamado R.U.T. 1. Como el objeto de análisis planteado en las estadísticas industriales del INE corresponde a la unidad técnica-productiva en que la empresa realiza su actividad y, como esta última puede realizarse en más de un establecimiento ubicados, incluso, en distintas regiones, el RUT no garantiza una correcta y única identificación de los establecimientos. Por esto, el identificador tradicionalmente utilizado para estos fines corresponde al ROL, número único asociado a la Razón Social, R.U.T., dirección y giro del establecimiento informado. De esta forma, el ROL privilegia la identificación de la unidad que tributa y se mantiene mientras las condiciones o constitución del agente tributario no cambien en el tiempo. Así, cualquier hecho que involucre transferencias de propiedad, tales como, sucesiones, ventas y fusiones, tendrá como consecuencia un cambio en el RUT y por defecto, en los Roles asociados a éste. Además, este Rol solo es utilizado para fines de levantamiento, por lo que no es un código abierto al público, pudiendo ser reemplazado por un Id aleatorio para efectos de difusión de bases de datos. 2. SATISFACCIÓN DE NORMATIVA QUE GARANTIZA EL SECRETO ESTADÍSTICO La legislación chilena protege de la identificación directa o indirecta a la fuente informante (empresas). Es así que este trabajo incorpora las debidas modificaciones para garantizar el anonimato de las fuentes informantes, tal como se encuentra consignado en el artículo 29 de la Ley Orgánica del INE, en el cual se indica lo siguiente: El Instituto Nacional de Estadísticas, los organismos fiscales, semifiscales y Empresas del estado, y cada uno de sus respectivos funcionarios, no podrán divulgar los hechos que se refieren a personas o entidades determinadas de que hayan tomado conocimiento en el desempeño de actividades. 1 Registro Único Tributario. 8

11 El estricto mantenimiento de estas reservas constituye el Secreto Estadístico. Su infracción por cualquier persona sujeta a esta obligación, hará incurrir en el delito previsto y penado por el artículo 247, del Código Penal, debiendo en todo caso aplicarse pena corporal 2 Esta normativa establece restricciones a la difusión de información que permita identificar directa o indirectamente a la fuente informante, garantizando de esta forma la confidencialidad de quien provee de datos para fines estadísticos. B. LA ENCUESTA NACIONAL ANUAL DE MINERÍA (ENAM) 1. COBERTURA DE LA ENCUESTA NACIONAL ANUAL DE MINERÍA 1.1 COBERTURA GEOGRÁFICA La cobertura geográfica de la ENAM comprende todos los establecimientos mineros que se encuentren dentro del territorio nacional. 1.2 COBERTURA TEMÁTICA De acuerdo a los objetivos que presenta, la cobertura temática de la ENAM abarca la cadena productiva desde la extracción de minerales y las actividades de procesamiento hasta que la empresa minera lo vende a un tercero. De este modo, la cobertura temática contempla las actividades de: explotación y extracción de minerales, preparación de los minerales para la fundición y/o refinación, y la fundición y refinación de minerales que están integrados verticalmente y encadenadas productivamente a las actividades de extracción y preparación. Esta encuesta abarca temáticamente la explotación de minas y canteras de combustibles fósiles (carbón, lignito, petróleo, gas) y la extracción de minerales metálicos (hierro, cobre, oro, plata y otros) y otros minerales diversos (litio, entre otros). La extracción puede llevarse a cabo por 2 Ley N del Instituto Nacional de Estadísticas, coordinado y actualizado del DFL N 313 de 1980, que aprobará la Ley Orgánica Dirección Estadística y Censos y crea el Instituto Nacional de Estadísticas. 9

12 diferentes métodos, como explotación de minas subterráneas o a cielo abierto, perforación de pozos, explotación minera de los fondos marinos, etc. También se incluyen las actividades complementarias primarias destinadas a preparar los minerales para fundición o refinación, separando el material que carece de valor económico, del que si lo tiene. Estas actividades comprenden procesos tales como: trituración, molienda, limpieza, secado, selección y concentración de minerales, licuefacción de gas natural y aglomeración de combustibles sólidos. Estas operaciones son realizadas a menudo por las unidades que extraen los recursos y/o por otras ubicadas en las proximidades. Además, se incluyen las actividades de fundición y/o refinación de metales que estén integradas verticalmente con las operaciones de explotación y extracción, y que forman parte de una misma cadena productiva. Lo anterior implica que este tipo de actividades se consideran dentro de la ENAM cuando son realizados por la misma empresa que realiza las actividades de extracción y explotación, y con los mismos productos obtenidos de sus actividades complementarias primarias. Se consideran actividades tales como fundición de metales en hornos de alta temperatura, electrorefinación, electro obtención, y otras técnicas metalúrgicas y electrometalúrgicas. En términos específicos, las actividades de extracción y sus actividades complementarias primarias corresponden a las divisiones 05, 06, 07 y 08 del Clasificación Internacional Industrial Uniforme, CIIU rev.4. Las actividades de fundición y refinación, consideradas cuando están integradas verticalmente y encadenadas productivamente, corresponden a las clases 2410, y LEVANTAMIENTO Y HERRAMIENTAS PARA LA CAPTURA DE INFORMACIÓN Se utiliza habitualmente un directorio actualizado de empresas y establecimientos como marco a levantar, es decir, para realizar actividades de envío por correo postal de los formularios utilizados. Estos son enviados a los respectivos informantes seleccionados, a quienes se otorga un plazo para responder en formato impreso o electrónico y adjuntar información como balances y/o memorias, para el posterior procesamiento de la encuesta. En la actualidad, la encuesta considera cuatro formularios y dos anexos, con objetivos distintos y no excluyentes entre sí, que se aplican de acuerdo a las características de la organización jurídica y productiva que tenga la unidad informante. Formulario N 1 (F1): este formulario captura la información económico-contable de solo una faena minera, el que se identifica con un ROL. Los registros solicitados se subdividen en seis secciones que capturan datos referente a: 10

13 Sección I. Identificación de la empresa y establecimiento: ubicación geográfica, personas representantes, teléfonos, organización jurídica, conformación del capital, jornada laboral, período de funcionamiento, paralización, etc. Sección II. Ingresos y ventas: en esta sección se informa la valorización de todos los ingresos por concepto de ventas y transferencias de producción, servicio de fabricación, reventa, maquila y venta de electricidad. También se registran otros ingresos de carácter no industrial como arriendos, dividendos, almacenaje, etc. Este último punto aplica solo para las empresas categorizadas como uniestablecimiento. Sección II. Compra y gastos: considera el valor por las compras totales anuales y recepción de materias primas, materiales e insumos para fabricación, materiales e insumos para las mantenciones menores industriales y los productos comprados para la reventa. Además del gasto realizado por la empresa por concepto de maquila, servicios de mantención menor industrial y costo por subcontrato. Sección IV. Gastos generales, financieros e impuestos: registra una serie de desembolsos por conceptos de servicios no industriales como fletes, seguros, arriendos, etc. También incluye información referida a la depreciación de los activos fijos utilizados por el establecimiento, gastos relacionados con la carga financiera e impuestos. Sección V. Existencias: considera los saldos monetarios iniciales y finales de cada año para materias primas, materiales, productos en proceso, productos terminados y productos para la reventa. Sección VI. Gasto por electricidad, agua, vapor, combustible y lubricante: en esta sección se considera el gasto total que realiza la empresa en el consumo de electricidad, agua, vapor, combustibles y lubricantes utilizados para la generación de fuerza, calor y transporte (considerados como medios). No considera en esta sección aquellos que son utilizados como materia prima en la fabricación. Formulario N 3 (F3): en este formulario se registran en detalle e identificados por códigos CPC, los principales productos elaborados por la faena minera: - Nombre genérico del producto (codificados según CPC 2.0). - Cantidades físicas producidas (kilos, toneladas, m3, etc.). - Costo de producción. - Stocks físicos (inicial y final). - Cantidad física y Valor de las ventas. - Monto de las ventas físicas que se exporta. También se registra con menor detalle información relativa al valor de la reventa. 11

14 Formulario N 4 (F4): registra en detalle clasificados e identificados según CPC, información relativa a las principales materias primas, materiales e insumos requeridos o que intervienen en la producción de la faena minera sin importar su origen; así se tiene el siguiente detalle: - Nombre genérico del insumo (codificados según CPC 2.0) - Stocks físicos (inicial y final). - Cantidad física y valor de las compras. - Consumo físico. - Monto importado de las compras físicas. Al igual que en el F3, también se registra con menor detalle información de compras para la reventa. Las siguientes secciones corresponden a Anexos del F1: Sección VII. Empleo y costo de la mano de obra: detalla el personal empleado, distribuido semestralmente en cortes de fecha, en distintas categorías, separadas por género y calidad jurídica de la contratación (empleo directo, subcontrato y domiciliarios). Además a cada categoría se asocia información de las horas trabajadas y remuneraciones pagadas. Sección VIII. Movimiento del activo: registra todos los movimientos de los activos fijos (tangibles e intangibles) relacionados con las compras, ventas, mejoras, retiros, depreciaciones de los bienes de capital utilizados por el establecimiento (terrenos, edificios, maquinaria, material rodante, equipos, software, derechos, marcas comerciales, entre otros) Formulario Anexo de Servicios especializados de apoyo a la minería: registra la información de servicios de apoyo contratados por la empresa minera. 12

15 Figura N 1 Esquema de Formularios Insumos *Materias Primas y Materiales *Importaciones *Maquila *Costo Reventa F4 Procesos (K, L) *Empleo *Remuneraciones *Bienes de Capital *Costos *Ingresos F1 = EMPRESA Productos *Producción y Ventas *Exportaciones *Maquila *Reventa *Reparaciones F3 Toda faena minera debe informar en paralelo sus correspondientes F3 y F4, los que se identifican con un Rol, según el F1 al cual correspondan. En aquellos casos en que el establecimiento solo realice trabajos por contrato o comisión a cuenta de terceros, utilizando materias primas y materiales proporcionados por éstos (maquila), deberá acompañar al F1 un F3 valorizando los servicios prestados y un F4, detallado si además realiza compra de materiales para incorporarlos en el servicio prestado. Formulario N 2 (F2): los registros consignados en este formulario hacen referencia a información económico-contable de la empresa. Se aplica sólo para aquellas empresas Multiunidades, consolidando la información de toda la empresa, es decir, resume la información de todos sus establecimientos y actividades económicas no registradas en los F1. Cada F2 es identificado por un ROL distinto de cualquiera de los F1 que abarque y al igual que en los otros formularios, se subdivide en seis secciones registrando información relacionada con: - Sección I Identificación de la Empresa. - Sección II Ingresos y Ventas. - Sección III Compras y gastos (incluye el gasto en electricidad, agua, vapor, combustible y lubricante) - Sección IV Gastos generales, financieros e impuestos. 13

16 - Sección V Existencias. - Sección VI Desagregación gasto combustibles y lubricantes. En los casos de empresas Multiunidades, es necesario que respondan tantos F1, y sus respectivos F3 y F4, como establecimientos industriales tenga. Consolidándolos, al igual que todas sus actividades, en un único F2 que equivaldría al Balance presentado por la empresa. Figura N 3 Esquema de Formularios para empresas con más de una faena minera 14

17 3. PROCESAMIENTO DE LAS ENCUESTAS Y VALIDACIONES Como se mencionó, estos formularios pueden ser contestados en formato impreso o electrónico, a través de la página web del instituto. Los formularios contestados en papel requieren ser digitados luego de su recepción. La información recolectada por la ENAM es sometida a distintos niveles de validación y revisión, utilizando para ello procesos automatizados al momento de ingresar los datos y posteriores a los cierres de ingresos al servidor, como también procedimientos manuales que permiten revisar información adicional cotejándola con la encuesta. Su objetivo es asegurar niveles de completitud, coherencia económico-contable, confiabilidad y robustez en las cifras. 4. PRODUCTOS Y PRINCIPALES USOS Posterior al cierre de validaciones y controles internos sobre los datos procesados, se pone a disposición interna de la institución la Base de Datos a nivel de microdatos. Para la base entregada a BCCH, esta se encuentra debidamente tratada para satisfacer los requerimientos legales exigidos por el secreto estadístico (no determinación directa ni indirecta de la fuente de información). El principal uso dado a estos registros está dado como insumo básico para la construcción de Indicadores Económicos Coyunturales y Cuentas Nacionales del sector minero. 15

18 5. CUADRO RESUMEN ENCUESTA NACIONAL ANUAL DE MINERIA - ENAM Objetivo Unidad analítica Cobertura Marco censal Tipo de recolección Formularios utilizados Realizar una caracterización detallada de la Actividad Minera del país. Establecimiento minero. Censo de establecimientos dentro del territorio chileno. El marco muestral de la ENAM se presenta como un censo de la gran y mediana minería. Además se incluye a la Empresa Nacional de Minería (ENAMI) la cual representa la actividad de la pequeña minería. Levantamiento mediante formulario digital y distribución de formularios impresos a través de correo postal. Formulario N 1 Faena Minera. (Anexo Empleo y costo de la mano de obra, Anexo Movimiento del activo y Anexo de Servicios especializados de apoyo a la minería) Formulario N 3 Producción y Ventas. Formulario N 4 Materias Primas y Materiales. Formulario N 2 Consolidado Empresa. Tipo de captura (1) Formulario electrónico (ingreso web) (2) Planillas electrónicas (correo electrónico) (3) Presentación de formularios en oficinas INE. Periodicidad Anual (abril/mayo de cada año) 16

19 I. QUIÉN PRODUCE LA ENAM 1. ESTRUCTURA DE LA SUBDIRECCIÓN DE OPERACIONES (SDO) La ENAM, Encuesta Nacional Anual de Minería, es producida en el Subdepartamento de Estadísticas Estructurales de Industria (SDEEI), perteneciente al Departamento de Estudios Económicos Estructurales (DEEE), que a su vez depende de la Subdirección de Operaciones (SDO) de la Institución. Figura N 5 Organigrama, Subdirección de Operaciones del INE Depto de Estudios Económicos Estructurales 17

20 2. ESTRUCTURA DEL SUBDEPARTAMENTO DE ESTADISTICAS ESTRUCTURALES DE INDUSTRIA (SDEEI) El Subdepartamento presenta la siguiente estructura organizacional: Figura N 6 Organigrama, Subdepartamento Estadísticas Estructurales de Industria (SDEEI) 18

21 Figura N 7 Equipo de análisis, SDEEI Supervisor Analista 1 Analista 2 Analista 3 Analista n 3. PRODUCTOS DEL SDEEI En el SDEEI, además de la ENAM, se producen una serie de encuestas (productos), cuyas características generales se presentan a continuación: Cuadro N 4 Productos del SDEEI 3 3 Información actualizada al 01 diciembre de

22 II. COMO SE PRODUCE LA ENAM: PROCESOS El proceso operativo de la ENAM puede ser representado de la siguiente forma: Figura N 8 Proceso operativo ENAM Las seis grandes etapas de construcción de la ENAM, que corresponden a los procesos de realización del producto, se exponen a continuación: 1. PROCESO DE PLANIFICACIÓN Y DISEÑO 1.1 PRINCIPALES ACTIVIDADES Y TAREAS DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN Y DISEÑO En esta primera etapa, las principales áreas de trabajo están orientadas a la preparación de formularios y directorio, la evaluación de procesos y equipos de trabajo, revisión y actualización de controles, habilitación del sistema informático y la organización de equipos y capacitaciones. La 20

23 siguiente es una síntesis de las principales actividades y tareas que se desarrollan en el SDEEI como parte del proceso: 1) Preparación de Formularios. Análisis de tasa de respuesta, validación y edición a nivel de cada pregunta/ módulo. Propuestas y definiciones de cambios. Diseño y diagramación de formularios (maquetas). Licitación e impresión de formularios. 2) Preparación de Directorio. Revisión directorio de cierre. Revisión de nuevas unidades. Verificación de unidades (actividades, establecimientos, direcciones, teléfonos, etc.). Construcción de directorio de levantamiento. 3) Evaluación de Procesos y Equipos de Trabajo. Revisión de procesos productivos. Revisión de equipos de trabajo. Evaluación de contrataciones. Evaluación de infraestructura (instalaciones, equipamiento). 4) Preparación y Actualización de Controles. Definición y actualización de controles. Definición y actualización de reportes. Definición y actualización de validaciones. 5) Habilitación del Sistema Informático. Maquetación de Formularios. Actualización de BBDD. Actualización y desarrollo de validadores. Actualización y desarrollo de aplicaciones y módulos. Actualización de perfiles. Testing, pruebas de carga. Paso a producción. 21

24 6) Organización de Equipos y Capacitaciones. Asignaciones de responsabilidades. Asignación de cargas de trabajo. Capacitaciones en organización/procesos/procedimientos. Presentación de formularios. Capacitación del sistema informático. Capacitaciones en análisis. 1.2 DESCRICIÓN DE PROCESOS DE PLANIFICACIÓN Y DISEÑO PREPARACIÓN DE FORMULARIOS a. Análisis y propuesta de cambios a formularios. Aproximadamente en el mes de junio, y luego del análisis al formulario utilizado el año anterior, la Unidad de Apoyo y Control de Calidad (UACC) recoge las inquietudes de los analistas, apoyados por el trabajo del Comité de Mejoramiento Continuo de Formularios del SDEEI, para luego determinar las propuestas de cambio de glosas, preguntas a sumar, modificar y/o eliminar. b. Coordinación con SDT sobre propuestas de mejora. El DEEE de la SDT acepta, rechaza o modifica las propuestas del SDEEI, estableciendo nuevas preguntas, cambios o eliminación de algunas de ellas. Se realizan reuniones continuas con el objetivo de coordinar la propuesta final del INE. c. Reuniones con Banco Central de Chile. Con la finalidad de discutir los cambios propuestos por el INE, se realizan reuniones de trabajo en conjunto con representantes del DEEE, SDEEI y del BCCh. Las propuestas son susceptibles a ser aceptadas, modificadas y/o rechazadas. En esta instancia, además, el BCCh propone nuevas preguntas, cambios o eliminación de las actuales. d. Confección y envío de versión final de documentos formularios. En su versión de borrador, los formularios son confeccionados por UACC en formato Excel a partir de los acuerdos de cambio, eliminación, modificación y/o inclusión de nuevas preguntas generadas y aceptadas por la SDT, SDO y BCCh, para luego ser enviados a Ediciones y Publicaciones INE, en formato impreso y digital. e. Diseño de documentos formularios. En el mes de enero y en base a la versión borrador recibida, Ediciones y Publicaciones INE realiza el diseño y edición de los documentos, en su versión para imprenta (maqueta), llevando a cabo reuniones periódicas con UACC para su aprobación. f. Licitación e impresión de formularios. Ediciones y Publicaciones INE entrega la maqueta en versión digital y la solicitud de cantidad de formularios al Departamento de Compras INE quien, 22

25 previa evaluación del presupuesto con el Departamento de Finanzas de la institución y a través del Convenio Marco, licita la impresión de los formularios. Una vez adjudicada la licitación, la imprenta externa presenta una maqueta de prueba al Departamento de Compras INE, quien la deriva al SDEEI para su aprobación. De esta manera, se envía a impresión. g. Recepción y almacenamiento de formularios impresos. Aproximadamente en la primera quincena de marzo, el SDEEI recepciona y almacena los formularios impresos, previa revisión exhaustiva en cuanto a cantidad, calidad de la impresión y compaginación, para su posterior etiquetado y ensobrado (en una siguiente etapa) PREPARACIÓN DE DIRECTORIO El directorio de levantamiento se confecciona tomando como base el directorio de cierre del año anterior, al que se le suma el directorio final resultante del proceso de verificación. i. Directorio de cierre. El sistema SIGE lo confecciona en base al formato del directorio de levantamiento, donde carga la información actualizada de los mantenedores de empresa y establecimiento, incorporando, además, los estados de cada encuesta. Luego, el listado resultante es revisado por UACC. ii. Verificación. Consiste en contactar a potenciales informantes para detectar si son aptos para incluir en el nuevo levantamiento. Para ello, se utiliza la plataforma de directorio de verificación en el sistema SIGE, compuesto de casos no logrados, algunos tipos de casos cerrados, nuevos casos entregados por SDT, por los analistas o por la Unidad de Directorio. Cada día, mientras dura la etapa de verificación, el sistema SIGE carga una cantidad de RUTs para que el analista realice la gestión de verificación. iii. Construcción de directorio de levantamiento y Asignación de carga por grupo/analista. Concluido el proceso de verificación y sumado el directorio de cierre, se confecciona el directorio de levantamiento, al que se le asigna la distribución de carga de trabajo por analista. Finalizado este trabajo, se realiza la subida de datos al sistema SIGE, para la creación de los perfiles de usuarios internos y externos EVALUACIÓN DE PROCESOS Y EQUIPOS DE TRABAJO UACC, a través de reuniones sistemáticas realiza una revisión y análisis de los procesos, equipos de trabajo e infraestructura disponible, proponiendo mejoras o cambios, los que son discutidos y consensuados con el jefe del Subdepartamento para su implementación en el proceso siguiente. 23

26 1.2.4 PREPARACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE CONTROLES A partir de reuniones de trabajo y en base a la experiencia de los periodos anteriores, sumadas a necesidades particulares o emergentes, se discuten y acuerdan las mejoras en definiciones y actualizaciones de controles, reportes y validadores. Esta labor es realizada por UACC junto a los equipos de tareas especiales, además de la unidad de desarrollo (informática) del Subdepartamento HABILITACIÓN DEL SISTEMA INFORMÁTICO Simultáneamente al envío de la primera maqueta de los formularios en Excel a Ediciones y Publicaciones del INE, ésta se hace llegar a la unidad de desarrollo, instancia en donde trabajan a partir de la estructura básica del sistema del año anterior, implementando las modificaciones solicitadas por UACC, referidas a la actualización de BBDD, actualización y desarrollo de validadores, formularios, aplicaciones, informes, módulos y perfiles. Se realizan luego testing y pruebas de carga para dar paso a producción ORGANIZACIÓN DE EQUIPOS Y CAPACITACIONES UACC realiza un análisis de los conocimientos que poseen los analistas y los contrasta con el nivel requerido para llevar a cabo el nuevo levantamiento. En este contexto, en los meses de enero y febrero se diseña una planificación de las necesidades de capacitación del Departamento, las que son programadas en una carta Gantt. Existen capacitaciones internas y externas. Las internas son desarrolladas por UACC y las externas, son coordinadas con el Subdepartamento de Desarrollo de Personal, DEEE o Nomenclatura, dependiendo de las necesidades detectadas. Su ejecución se desarrolla en los meses de marzo y abril. 24

27 2. PROCESO DE LEVANTAMIENTO 2.1 PRINCIPALES ACTIVIDADES Y TAREAS DEL ROCESO DE LEVANTAMIENTO En esta segunda etapa, las actividades están orientadas a la colocación de las encuestas y las principales tareas pueden ser descritas como sigue: 1. Colocación de Encuestas. Normalización con proveedor postal (direcciones, cobertura, códigos de seguimiento). Preparación de sobres (etiquetas, cartas, formularios) Entrega a proveedor postal. 2.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE LEVANTAMIENTO COLOCACIÓN DE ENCUESTAS Se identifican los siguientes subprocesos: normalización, levantamiento en sistema de la papelería, etiquetado y ensobrado y, por último, despacho postal. a) Normalización Envío directorio levantamiento para verificación postal. Con el objetivo de verificar la consistencia de las direcciones existentes en el directorio, UACC prepara y envía al proveedor postal una base de datos con los campos de dirección, comuna y un identificador para la operación. Lo anterior contempla: Normalización de directorio. El proveedor postal normaliza las direcciones, definiendo la existencia y tipo de cobertura disponible para cada dirección (cartero, agencia o sucursal), además de señalar direcciones que eventualmente contengan errores. Entrega, además, los códigos de barra para realizar el seguimiento. Recepción actualización direcciones del directorio. UACC recepciona el directorio normalizado y decide su distribución a través del proveedor postal u oficinas Regionales del INE. En el caso en que existan errores en el directorio de levantamiento, estos son corregidos y enviados nuevamente al proveedor postal para la realización del proceso de normalización. 25

28 b) Levantamiento en sistema de la papelería. Procesamiento e impresión de papelería. Disponibles el directorio de levantamiento, rango de códigos de barra asignados por el proveedor postal, formularios y documentos diseñados por UACC, para cada rol de levantamiento y según sea el caso, el sistema SIGE genera etiquetas, cartas de presentación y acuses de recibo. c) Etiquetado y ensobrado. Etiquetado de formularios. Se distribuyen los formularios entre los analistas para ser etiquetados. Ensobrado documentación por rol. Para cada rol de levantamiento, los analistas reúnen los formularios etiquetados (set de encuestas), carta de presentación, instructivo de llenado e indicaciones de utilización del sistema, según sea el caso. Ensobran y agregan la etiqueta de identificación con código de barras para el seguimiento y hoja de acuse de recibo. Los sobres luego se agrupan por región de destino. d) Despacho postal. Envío directorio de despacho desde INE al proveedor postal. Con el formato solicitado por el proveedor postal, UACC envía directorio final de correspondencia a despachar. Despacho sobres correspondencia desde INE al proveedor postal. Los sobres agrupados por región de destino son dejados en oficina de partes del INE, junto a una orden de trabajo, para su retiro y firma por parte del proveedor postal, respectivamente. Despacho sobres correspondencia desde proveedor postal a informantes. Lo realiza el proveedor postal a los domicilios de los informantes registrados en directorio de despacho, a través de sus oficinas, agencias o sucursales. Recepción encuesta y firma acuse de recibo por parte del informante. En el domicilio indicado, el informante recepciona el sobre y firma un acuse de recibo que queda en poder del proveedor postal, en el caso que la distribución haya sido realizada vía cartero. En los casos en que la entrega sea a través de agencias o sucursales, el acuse de recibo puede no retornar. Despacho acuses de recibo desde el proveedor postal. El proveedor reúne los acuses de recibo y los envía a las oficinas del INE. 26

29 Recepción y almacenamiento acuses de recibo. UACC registra el ingreso de los acuses de recibo (lectura de código de barras) y luego son distribuidos según asignación de cargas a cada analista. De esta forma, cada acuse de recibo es recepcionado, ingresado al sistema y luego almacenado en formato digital y físico. Es labor del analista realizar esta acción. 27

30 3. PROCESO DE RECOGIDA O CAPTURA 3.1 PRINCIPALES ACTIVIDADES Y TAREAS DEL PROCESO DE CAPTURA Corresponde a la tercera etapa del proceso de construcción del producto, donde las actividades y tareas están referidas tanto al seguimiento y la gestión, como a la captura de la información. Las principales tareas son las siguientes: 1. Seguimiento Gestión con informantes para presentación e identificación de informantes idóneos. Gestión de documentación postal. Actualización de directorios. Recolocaciones y/o reenvío. 2. Gestión de Captura Negociación de plazos. Aviso de vencimientos. Asistencia sobre cuestionarios. Asistencia en canales de respuesta. 3. Captura Validación de contenidos mínimos (electrónico, papel). Recepción u objeción de encuesta (electrónico, papel). Digitación. 3.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE CAPTURA DE INFORMACIÓN SEGUIMIENTO Este proceso está referido a las acciones de seguimiento y control en la colocación de la documentación. En el caso de existir algún cambio o error en la dirección de despacho postal, se realiza el proceso de reenvío o recolocado, posterior a la actualización de la información en los mantenedores de empresa o establecimiento, según sea el caso. Corresponde al seguimiento el contacto inicial con el informante. 28

31 Contacto Inicial de presentación e identificación de informante calificado. El contacto con el informante se inicia en paralelo al envío de la encuesta a través del proveedor postal. El objetivo es que el analista se comunique telefónicamente con el informante calificado de la empresa, entregando los datos de contacto e indicando que la encuesta se encuentra en camino. Este contacto inicial se realiza considerando el siguiente orden: en primer lugar con las empresas prioritarias; luego, con aquellas que no han contestado en años anteriores y posteriormente, con las empresas que han contestado vía web en años anteriores GESTION DE CAPTURA a) Contacto de recepción de la encuesta. En una segunda instancia y una vez llegado el acuse de recibo, el analista contacta nuevamente al informante calificado, confirma la recepción de la encuesta, entrega información general y acuerda la fecha límite de respuesta, la que no puede exceder los 30 días corridos desde este contacto o la recepción del sobre con la carta o encuesta (fecha que sea mayor). Cualquier instancia de comunicación con el informante queda registrada en la Ficha de Contacto en el sistema SIGE. En esta primera etapa, la empresa podría solicitar que el analista se comunique con el contador externo. En estos casos, se solicita el nombre de la persona de la empresa responsable de la encuesta y sus datos de contacto, además de la información del contador externo, con el objetivo de mantener informada a la empresa sobre el estado de la encuesta. b) Envío de masivo: aviso vencimiento de plazo. Para aquellas empresas que tengan ingresado un correo electrónico en la Ficha de Contacto, el sistema SIGE reconoce la fecha límite registrada y tres días previo al vencimiento, envía un correo electrónico automático, avisando el próximo vencimiento del plazo. c) Envío de masivo: aviso plazo vencido. En el caso de aquellas empresas que no respondan en el plazo legal, el sistema SIGE, reconociendo la fecha de su vencimiento, envía a todas las casillas de correo registradas, un correo electrónico automático de aviso. d) Contacto informando vencimiento de plazo. Una vez vencido el plazo legal, el analista se comunica telefónicamente con el informante calificado para informar el vencimiento del plazo y acordar una nueva fecha de entrega, la que no puede exceder los 20 días corridos desde la fecha de contacto. Cualquier excepción respecto a los plazos legal y adicional, debe ser revisada con los respectivos supervisores. De no existir respuesta por parte de la empresa, se llevan a cabo las siguientes acciones: masivo requerimiento de información o aviso de multa. El sistema envía un correo electrónico automático de notificación de requerimiento de información o 29

32 aviso de multa, donde se indica un plazo máximo de respuesta de cinco días corridos. Para los casos de empresas que no tengan registros de correos electrónicos en el sistema, este aviso se envía a través de correo postal. El envío de la notificación de requerimiento de información o aviso de multa dependerá de la necesidad departamental, pudiendo realizarse una sola notificación hacia la empresa o ambas. Proceso de multa. Para los casos en que los informantes definitivamente no respondan la encuesta y se cuente con los requisitos legales para ejecutar la multa CAPTURA Como ha sido mencionado, la ENAM puede ser respondida de dos maneras, vía web o vía papel. Esta última categoría incluye la respuesta a través de un archivo Excel o en formulario físico. Cualquiera sea su formato, el objetivo final es que el analista recepcione u objete los antecedentes. Para las encuestas respondida en formato Web, el analista realiza: Ingreso a módulo de recepción: si cumple con los requisitos, la encuesta pasa a ser recepcionada, en caso contrario, es objetada. Para las encuestas respondidas en formulario físico (papel), el analista realiza: Ingreso a módulo de recepción. Si la encuesta cumple con los requisitos, es recepcionada, en caso contrario, se objeta. Si la empresa lo requiere, el analista puede emitir un documento de recepción de los antecedentes. Objeción de antecedentes. Teniendo en consideración que el objetivo final es que la empresa reenvíe la información, en los casos en que las encuestas se deban objetar por no cumplimiento de los requisitos mínimos, se establecen las siguientes instancias: Contacto con informante. El analista comunica telefónicamente al informante el estado de su encuesta, señalando que cuenta con cinco días para su corrección y reenvío. Esta acción es reforzada con un correo electrónico, en donde se adjunta el detalle de la objeción; se envía con copia al informante de la empresa en los casos en que la persona que conteste la encuesta sea contador externo. Todo lo anterior queda registrado en la ficha de contacto. 30

33 Reiteración contacto con informante. Si no es posible obtener la encuesta corregida en el plazo acordado, el analista repite la actividad anterior. Envío de primer correo electrónico automático recordatorio falta de respuesta. Cuando el informante no cumple con el plazo de respuesta en más de una ocasión, el sistema le envía un correo electrónico automático recordando tanto la objeción de la encuesta, como la necesidad de que el problema o consulta debe ser resuelto a la brevedad. Envío de segundo correo electrónico automático recordatorio falta de respuesta. El sistema repite la actividad anterior cuando no se ha obtenido la encuesta corregida. Casos especiales. Es de responsabilidad del supervisor la gestión de casos donde el informante reciba más de tres correos electrónicos por no respuesta a la objeción. Estos casos son presentados en un reporte por el sistema. 31

34 4. PROCESO DE ANÁLISIS 4.1 PPRINCIPALES ACTIVIDADES Y TAREAS DEL PROCESO DE ANÁLISIS Corresponde a la cuarta etapa del proceso de construcción del producto, donde las actividades están orientadas a la revisión de datos y a su validación. Las principales tareas son las siguientes: 1. Revisión de Datos (nivel micro, esquema manual). Comparación con información adicional (balance tributario). Comparación intertemporal (encuesta en t-1). Identificación de inconsistencias. Gestión de consultas (telefónica, correo electrónico). Documentación de correcciones y/o justificaciones. 2. Validaciones (nivel micro, esquema automatizado). Ejecución de validaciones. Revisión de anomalías. Gestión de consultas. Documentación de correcciones y/o justificaciones. 4.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE ANÁLISIS REVISIÓN DE DATOS (NIVEL MICRO, ESQUEMA MANUAL) Una vez que la encuesta ha sido recepcionada, el analista realiza verificaciones en los siguientes aspectos: a. Mantenedor de la empresa (verificación y/o actualización). Consiste en corroborar que los datos de la empresa estén ajustados a los estándar departamentales establecidos respectos formato (nombre de empresa, dirección, correo electrónico, entre otros). Además, que tenga seleccionada la organización jurídica correspondiente. b. Mantenedor establecimiento (verificación y/o actualización). Consiste en corroborar que los datos del establecimiento de la empresa estén ajustados a los estándares 32

35 departamentales establecidos respecto al formato (nombre de establecimiento, dirección, correo electrónico, entre otros) c. Formulario 3. Verificar que los productos informados en el F3 coincida con las materias primas informadas en el F4. d. Formulario 4. Verificar que las materias primas informadas en el F4 coincida con la producción informada en el F3. e. Carga de archivo adjunto. Para los casos en que la encuesta es recepcionada en papel, el analista realiza el proceso de digitalización (escaneo) del balance 8 columnas, estado financiero o memoria del año en consulta, que fue proporcionado por la empresa, adjunto a la encuesta. Posterior a ésto se realiza el proceso de subida al SIGE. f. Digitación de encuesta. Para las encuestas recepcionadas en papel, la digitadora ingresa la información de la encuesta al sistema ANÁLISIS a) Análisis de escritorio. El analista realiza el proceso de análisis de los datos considerando: Análisis contable. Se realiza la verificación de los valores indicados por la empresa, en cada código de la encuesta, según el balance enviado. Esta asociación se realiza según los criterios departamentales establecidos, y entregados en las capacitaciones de análisis realizadas por UACC. En este proceso cualquier diferencia o ausencia que surja de los valores asignados en la encuesta, sean estos menores o mayores al balance, son consultados a la empresa. Análisis productivo. El analista asigna una codificación CPC y/o conversión (según el CPC asignado), a cada materia prima (F4) y productos (F3) indicado por la empresa en la encuesta. De existir alguna duda para poder realizar la asignación de código CPC y/o para el proceso de conversión, el analista consultará a la empresa. Análisis intertemporal. Finalmente, una vez realizado el análisis contable y productivo, el analista realiza el proceso de comparación entre años de la información, denominado análisis intertemporal. De existir diferencias considerables (aumentos o disminuciones) el análisis consulta con la empresa. 33

36 b) Ingresar cambio en la encuesta en relación al análisis de escritorio realizado. Posterior al proceso de análisis de escritorio, el análisis registrará en el sistema SIGE los cambios producto de este análisis (incorporación o modificación de valores, codificación CPC, conversión, etc.). c) Proceso de validación. Se ejecutan las validaciones de sistema, una vez realizados los cambios. d) Contacto a informante por consultas. El analista comunica telefónicamente al informante el estado de su encuesta, indicando además que dispone de un plazo de cinco días para enviar respuesta a las consultas por análisis. Esta conversación es reforzada con un correo electrónico, conteniendo el detalle de las consultas, con copia al informante de la empresa, en los casos en que la persona que conteste la encuesta sea contador externo. La totalidad de la información anterior queda registrada en la ficha de contacto. e) Reiteración contacto con informante. Si el informante no responde en el plazo mencionado, entonces se repite la operación anteriormente descrita. f) 1 Correo electrónico automático recordatorio falta de respuesta. En el caso que el informante no cumpla con el plazo de respuesta en más de una ocasión, el sistema SIGE envía un correo electrónico automático recordando las consultas por análisis pendientes de respuesta. g) 2 Correo electrónico automático recordatorio falta de respuesta. Si el informante no cumple con el plazo de respuesta a las consultas por análisis, el sistema envía nuevamente un correo recordatorio. Este se genera el día 15 posterior a la fecha del primer correo automático de recordatorio por falta de respuesta a consultas de análisis. h) Casos especiales. De ser necesario, será responsabilidad del supervisor la gestión de los casos cuando el informante reciba más de tres correos electrónicos por no respuesta a las consultas. Estos casos son reportados por el sistema VALIDACIONES Finalmente, una vez realizados todos los pasos anteriores y luego de que el informante envía las respuestas a las consultas realizadas se ingresan las modificaciones y/o se corrigen/justifican las validaciones presentes en sistema. Si no existen nuevas consultas de validaciones de error o diferencias con balance, la encuesta puede ser justificada y catalogada como validada intertemporal. La encuesta, entonces, queda en estado Validado intertemporal, disponible para auditoría en etapa de Validación-Depuración. 34

37 5. PROCESO DE VALIDACIÓN-DEPURACIÓN 5.1 PRINCIPALES ACTIVIDADES Y TAREAS DEL PROCESO DE VALIDACIÓN- DEPURACIÓN Corresponde a la quinta etapa del proceso de construcción del producto, donde las actividades están orientadas a la revisión de datos a nivel macro y auditorías. Las principales tareas se nombran a continuación: 1. Revisión de Datos (nivel macro, bbdd preliminares). Comparación con información adicional. Identificación de inconsistencias. Gestión de consultas. Documentación de correcciones y/o justificaciones. 2. Auditorías De datos. De procesos. De procedimientos. 3. Elaboración de Informes No respuesta parcial para empresas relevantes. 5.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE VALIDACIÓN-DEPURACIÓN REVISIÓN DE DATOS. Una vez que los roles se encuentran disponibles en la base de datos, bajo la categoría de validada intertemporal, UACC ejecuta validaciones para buscar inconsistencias ya definidas, las que son parte del protocolo de revisión de bases preliminares 4. De esta manera, el equipo UACC, luego de ejecutadas las correcciones a las encuestas (en el SIGE) y las respuestas a las validaciones, elabora un informe de las correcciones realizadas para que el analista a cargo modifique los datos en la encuesta física. Adicionalmente, se revisa su comportamiento en relación a ratios económicos individuales para la empresa. 4 Procedimiento revisión de calidad bases de datos, Encuestas SDEEI, agosto de

38 Entonces, la revisión de datos contempla a los Formularios 3 y 4, respuestas a validaciones, inconsistencias de la base de datos y ratios económicos. Al pasar estas revisiones, UACC marca los roles masivamente, cambiando de estado intertemporal a validación económica AUDITORÍAS A través del proceso de construcción del producto, UACC realiza auditorias tanto de datos, como de procesos y procedimientos de una muestra de empresa en los distintos estados, dependiendo cuál es la finalidad de la auditoría, con el objetivo de detectar posibles desviaciones en cuanto a los protocolos establecidos, o la programación de las actividades y tareas. De esta manera, se establecen mecanismos de seguimiento y control de las operaciones, posibilitando la implementación oportuna de medidas correctivas ELABORACIÓN DE INFORMES UACC genera informes asociados a aquellas empresas consideradas como relevantes o prioritarias que responden de manera parcial la encuesta. Estos informes son confeccionados para las empresas en estado En análisis y Completa/Objetada. El objetivo es poder contar con los antecedentes y las razones del porqué estas empresas no finalizaron en la BBDD como validadas intertemporales. La siguiente figura muestra un resumen de las validaciones existentes en la ENAM, junto con sus principales características. 36

39 Cuadro N 5 Validaciones de la ENAM 1er Nivel 2do Nivel Económicas Auditoría Estática Intertemporal Micro Macro Descripción Lógicas, Completitud Cuadratura, consistencia entre módulos, consistencia entre formularios, evaluación de rangos. Consistencia t vs t-1 para principales variables totalizadas. Revisión exhaustiva de cifras y procesos ejecutados. Revisión de agregados (VBP, CI, VA, REM, ABAF, L) y ratios (VA/VBP, CI/VBP, REM/VBP, REM/L) económicos a nivel de establecimiento y empresa. Revisión de agregados (VBP, CI, VA, REM, ABAF, L) y ratios (VA/VBP, CI/VBP, REM/VBP, REM/L) económicos a nivel de CIIU y Región. Dispersiones de precios Aplicabilidad Encuesta/ Campo Encuesta/ Campo Encuesta/ Campo Selección (prioridades BCCh) Encuesta/ Agregados Agregados/ Actividad/ Región Responsable Informante Analista Analista UACC UACC SDT Etapa Captura Análisis Análisis Depuración Depuración Depuración Temporabilidad Inmediata al ingreso Continua Continua Según disponibilidad de registros Cortes parciales de información Cierre de levantamiento. 37

40 6. PROCESO DE GENERACIÓN DE PRODUCTOS-PUBLICACIÓN 6.1 PRINCIPALES ACTIVIDADES Y TAREAS DEL PROCESO DE GENERACIÓN DE PRODUCTOS-PUBLICACIÓN Corresponde a la última etapa del proceso de construcción del producto y sus actividades principales están referidas a la revisión de estructuras y contenidos de BBDD, del Secreto Estadístico y la generación y publicación de productos finales. Las principales tareas de este proceso se muestran a continuación. 1. Revisión de Estructuras y Contenidos de BBDD. Contenido de formularios Contenido de unidades. Contenido de respuestas. 2. Revisión de Secreto Estadístico. Revisión de casos no cubiertos. Aplicación de tratamiento de datos. Documentación de procesos. 3. Productos finales. Evaluación y V B por contraparte técnica SDT. Producción de BBDD definitivas (formatos FULL ) 6.2 DESCRIPCION DEL PROCESO DE GENERACION DE PRODUCTOS-PUBLICACION REVISIÓN DE ESTRUCTURAS Y CONTENIDOS DE BBDD. Corresponde a UACC y a la jefatura del SDEEI, revisar que tanto la estructura, como los contenidos de la base de datos sean las solicitadas (en formato y consistencia de los registros) REVISIÓN DE SECRETO ESTADÍSTICO. La jefatura del SDEEI, en base a la normativa vigente, establece una revisión exhaustiva en cuanto al cumplimiento del Secreto Estadístico y a que la documentación de los procesos se encuentre completa y actualizada PRODUCTOS FINALES. 38

41 Generación de productos. Una vez que se han revisado los puntos anteriores, se envía la información preliminar a la contraparte técnica SDT, para su evaluación y V B. Entonces, con la asistencia de UACC y la Unidad de Desarrollo del SDEEI, se generan los siguientes productos junto a sus descriptores: BBDD Banco: Base innominada e indeterminada utilizada para entregas parciales de información, con formato específico para el Banco Central de Chile. BBDD Formato FULL: Base que contiene la totalidad de los datos recolectados. Sólo para uso interno de la institución. 39

42 III. RESPONSABILIDADES DEL ANALISTA. PROCEDIMIENTOS. 1. RESPONSABILIDADES DEL ANALISTA Las responsabilidades de un analista se enmarcan dentro de cuatro ámbitos principales, referidos a la carga, análisis y validación de encuestas, junto con actividades de apoyo específicos a través del proceso productivo. Un resumen de las tareas asociadas a cada una de los ámbitos de responsabilidades se detalla a continuación: 1.1 Carga de Encuestas Gestionar captura. Mantener actualizada ficha de contactos. Actualización de Directorios (casos cerrados, aperturas, mantenedor). Revisión periódica de indicadores individuales (autogestión). Gestión y Custodia de documentación relevante (digitalización de balances, acuses, etc.) Recepción de encuestas, verificación de antecedentes en papel y objeción (cargas individuales y de otros analistas). 1.2 Análisis de Encuestas Validación de antecedentes contables. Cuadratura de Balance Cuadratura entre formularios (flujos y stock) Validación de antecedentes productivos. Relación Insumo/Producto Nivel de detalle apropiado Codificación (conversión) Comparación intertemporal Fluctuaciones, cambios en canastas productivas y tecnologías. Gestionar consultas. Alertar complejidades. Edición/Justificación/Respaldo de información. Codificación/digitación de balances. 1.3 Validación de Encuestas / Depuración de Bases Ejecutar validaciones automatizadas. Gestionar consultas. Alertar complejidades. 40

43 Edición/Justificación/Respaldo de información. 5 Facilitar antecedentes para revisiones UACC/SDT. 1.4 Actividades de Apoyo. Asistir al informante (encuesta, medios de respuesta habilitados y canales de comunicación). Participar en los distintos Equipos de Tareas Especiales. Responder consultas asociadas a su carga de encuestas. Dar apoyo en la construcción de Fichas de Procesos. Participar de forma activa y responsable en la organización y cumplimiento de turnos. Dar apoyo en los procesos de levantamiento. Dar apoyo eventual en secretaría. Apoyar en revisiones masivas de sistema. 2. PROCEDIMIENTOS Desde el punto de vista del trabajo del analista, los procesos referidos a la construcción del producto (ENAM) descritos en la sección anterior, pueden ser reagrupados de la siguiente forma: 1. Pre Análisis: comprende los procesos de planificación y diseño, levantamiento y captura. 2. Análisis: proceso de análisis de datos, tanto contables como técnico-productivos e intertemporales. 3. Post Análisis: referido a los procesos de validación-depuración y generación de BBDD. El analista participa activamente en los dos primeros grupos de procesos. En el último de ellos, referido principalmente a la depuración y validación de datos (y controles de calidad), su función es cooperar con UACC en relación a los antecedentes necesarios para la elaboración, corrección o confirmación de los datos recolectados en la encuesta. 2.1 PRE-ANÁLISIS En esta etapa, el analista enfoca su trabajo en las actividades de captura, carga de encuestas y apoyo tanto al informante como a las actividades desarrolladas en el SDEEI. Los procedimientos pueden ser esquematizados de la siguiente forma: 5 Todo antecedente que respalde este tipo de modificaciones debe ser verificable y debidamente documentado, quedando prohibida la edición, eliminación o incorporación de información en las encuestas sin justificación o respaldo del informante, supervisor y/o UACC 41

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47 2.2 ANÁLISIS El Procedimiento para analizar encuestas ENAM es el siguiente: Pasos: se definen 9 pasos para el análisis en este tipo de encuesta 1. Recepcionar encuesta. 2. Actualizar mantenedor de directorio. 3. Subir adjuntos y seleccionar tipo de documento. 4. Verificar que los montos estén informados en la moneda correcta. 5. Verificar consistencias mínimas. 6. Cuadratura a totales con balance. 7. Trabajo F3/F4. 8. Ejecutar validaciones 9. Revisión Base de Datos 1. Recepcionar encuesta. Para comenzar el proceso con la encuesta, se debe aplicar el protocolo de recepción a los datos enviados por el informante, verificando que ésta cumpla con los requerimientos mínimos de información. Si se cumple la encuesta debe ser recepcionada en el sistema. 2. Actualizar mantenedor directorio empresa y establecimiento. Posterior a la recepción de la encuesta en el sistema, se debe actualizar el mantenedor de directorio para empresa y establecimiento (con la estandarización solicitada previamente). Adicionalmente, se debe corroborar que la empresa tenga seleccionada la organización jurídica correspondiente. 3. Subir archivos adjuntos y seleccionar tipo de documento. Si existen documentos físicos para la encuesta estos deben se escaneados y subidos al sistema. Luego deben seleccionar que tipo de documentos son (tanto para los enviados por el informante como para los escaneados y subidos en la institución), en el mantenedor de tipo de documentos. 4. Moneda. Verificar que las cifras monetarias se encuentren en miles de pesos, miles dólares, o miles euros. Se sugiere verificar remuneración promedio mensual para descartar error en la información de remuneraciones, esto a través de la suma de los campos A921 + A922 + A923 + A924 dividido la cantidad de trabajadores (Sumatoria de los campos A911 al A918 multiplicado por 6). De ser necesario se debe realizar la conversión. 45

48 Si necesitan realizar correcciones, se deben hacer previos a la ejecución del proceso de validación. 5. Verificar consistencias mínimas. Deben ser verificadas las siguientes preguntas: Período de funcionamiento consistente (Fechas de inicio y término actividades, cantidad de días trabajados y jornada semanal, cantidad de días paralizados). La empresa debe informar consumo de agua, electricidad y combustibles, en caso de no hacerlo, debe existir una observación en el recuadro observaciones código H400 y/o K400. Verificar que la empresa informe gasto en patentes y contribuciones, de no existir contribuciones debe existir un gasto asociado a arriendo de inmuebles, ante la ausencia de todos estos datos debe existir una explicación a ellos en el recuadro de observaciones código I400. Si se encuentran inconsistencias que puedan ser corregidas sin consultar al informante, deberán realizarse antes de ejecutar el proceso de validación. Si existen consultas sobre inconsistencias o falta de información, se deberán realizar las consultas posteriores a la ejecución de validaciones y realizar todas las preguntas en conjunto. 6. Cuadratura con balance. Esta tarea dejará de ser criterio del analista, al que se le solicitará que ingrese los montos de totales de la columna ganancia, total de la columna perdida (menos el costo de venta), el costo de venta, el saldo de existencia para el año 2013 y El módulo Analista/Datos Balance en el sistema para el ingreso de datos exigirá la siguiente información: 46

49 Las encuestas estructurales miden el ingreso y gasto efectivo, en este sentido se debe tener claro que aquellas cuentas que solo representen estimaciones, provisiones o ajustes NO DEBEN SER CONSIDERADAS. 7. Trabajo F3/F4. Verificar correspondiente apertura suficiente para la actividad. Verificar consistencia relación de Materias Primas y Productos para F3/F4. Clasificar según catálogo CPC las líneas F3/F4, todas las líneas que sean posibles. Realizar las conversiones necesarias a las cantidades informadas para coincidir con unidad de medida catálogo (si es que existe conversión definida). Si no es posible realizar conversiones pueden existir 2 opciones de instrucción. 1. No realizar cambios a las cantidades y validar la encuesta (se realizarán las consultas al informante sobre fórmula para realizar conversión de cantidades posterior a la ejecución de validaciones, proceso en el cual pueden surgir más consultas). 2. Consultar con el especialista de UACC para definir una conversión de cantidades sin consultar al informante (el motivo de evitar la consulta es lograr que la encuesta llegue al proceso de validaciones y luego de eso, realizar consultas de ser necesario). Las correcciones y clasificaciones se deben realizar previas a la ejecución del proceso de validación. Las consultas referente al trabajo F3/F4, deberán realizarlas en su totalidad posterior a la ejecución de validaciones. 47