Políticas y Procedimientos

Transcripción

1 Protocolo Nº Control de Descuentos y Eventos Especiales Políticas y Procedimientos Asunto: Capacitación Sistema Control de Descuentos Area: Sistemas de Información Fecha: 17 de junio 2016

2 1. Objetivo del Proyecto El proyecto tendrá como objetivo principal el restringir y controlar los descuentos realizados en tiendas. Por lo tanto el siguiente protocolo es de carácter obligatorio en todas las sucursales de ARROW, ESPRIT y DiscountCorner El Módulo de Control de Descuentos tiene como objetivo normar el uso de este beneficio al personal de la empresa, sus filiales y familiares. El Módulo de Asignación de Descuentos tiene como objetivo el contabilizar los descuentos aplicados para cada evento y así poder realizar un mejor análisis del impacto que éstos tienen. 2. Uso del Sistema 1. Cliente Cliente solicitará hacer uso de algún beneficio. Por ejemplo, Descuento el Mercurio. Solicite al cliente su Cédula de Identidad 2. Verificación i. Solicitar al cliente su Cédula de Identidad e ingresar el RUT al sistema SAT, menú Descuentos Autorizados ii. Ingrese al menú: CONSULTAS -> DESCUENTOS AUTORIZADOS iii. Digite el RUT del cliente y presione ENTER Antes de ingresar el RUT, aparecerán todos los eventos activos 2 de 9

3 iv. Seleccione el evento solicitado por el cliente Al ingresar el RUT, el sistema mostrará los eventos adicionales que tiene el cliente - En el ejemplo, el cliente tenía autorizado 3 eventos: El Mercurio 30% (Pagando Tarj. Mercurio); Personal Empresa 40% por Caja y Personal Empresa 40% Desc. por Planilla (Ver ANEXO 1 con las definiciones de cada evento) 3. Descuento i. Deje abierto el SAT y diríjase al POS ii. Realice la venta en el POS normalmente aplicando el descuento autorizado. (El que indicó el SAT) iii. Al totalizar la venta, el POS le indicará que Deslice la Tarjeta de Supervisor i. En este paso deberá ingresar el código del jefe de tienda (Código estará indicado en la tarjeta Magnética) 3 de 9

4 iv. Inmediatamente después, el POS le indicará que Ingrese clave i. En este paso deberá deslizar la Tarjeta Magnética (Solicítela al jefe de local) En este paso debe deslizar la tarjeta magnética v. Elija el medio de pago y termine la venta. vi. Cuando imprima la boleta, vaya al SAT nuevamente e ingrese el Nº de la Caja (donde se realizó la venta) y el Nº de Boleta Nota: Cada vez que se realice un descuento, el POS le solicitará la tarjeta de Autorización 4. Asignación i. Vuelva al SAT, a la ventana que dejó abierta en el Punto 2 ii. Escriba el nº de caja y nº de boleta que acaba de realizar (La que dejó guardada en el punto anterior) iii. Presione el botón GUARDAR 4 de 9

5 iv. Un mensaje de validación aparecerá en su pantalla Revise que esta información coincida con la boleta que acaba de hacer y que corresponda al descuento aplicado. v. Si todos los datos coinciden, haga un clic al botón SI para asignar. vi. Todas las ventanas se cerrarán. Nota Importante: Si un cliente (personal empresa) no tiene cupo disponible, al seleccionar el evento el sistema le alertará indicando BLOQUEADO: EXCEDIÓ LIMITE PERMITIDO, por lo tanto, la compra con el beneficio NO está autorizada y no debe ser generada. 5. Compra con Descuento por Planilla i. Una vez ingreso el RUT en el SAT (menú Descuentos Autorizado), se debe ii. iii. iv. elegir el evento: Personal Empresa 40% Desc. por Planilla Ingrese el nº de la caja y el nº de la boleta Seleccione Asignar El sistema automáticamente generará un formulario que detallará la compra, el cupo, las cuotas, cupo para próximas compras, etc v. Este formulario deberá ser Impreso y Firmado por el empleado Revise pasos Punto 2 y 3 (paginas 2 y 3 de este manual) 5 de 9

6 6. Informes i. Una vez realizado el cierre de caja, debe emitir el informe de Descuentos realizados. ii. Ingrese al menú: CONSULTAS -> PLANILLA DE DESCUENTOS DIARIOS Sólo podrá generar este informe si la caja se encuentra cerrada iii. Elija la fecha del informe y presione sobre IMPRIMIR 6 de 9

7 El sistema permite re-imprimir un informe. Si un informe anterior ya fue justificado, se mostrará el informe. De lo contrario, el sistema le solicitará las justificaciones necesarias antes de imprimirse. iv. Si existen boletas con descuentos no autorizados, el sistema le pedirá que los justifique antes. v. Sólo una vez justificados todas las boletas con descuentos no autorizados, se genera el informe. " Detalle de Ventas con Descuento ESPRIT Tienda: 6 MARTES 07 DE JUNIO DE 2016 Caja Cajero Boleta MontoDesc Cliente %Aplica %Autoriza Información % 0,00% % 0,00% DESCUENTO SIN % 0,00% Vta.No Asignada Autorizado ASIGNAR DESCUENTO SIN % 0,00% Vta.No Asignada Autorizado ASIGNAR % 0,00% Supera Descuento Cajero cometio error de K 40.0% 30,00% digitacion % 0,00% % 0,00% por jorge % 0,00% % 0,00% V B VENTAS (Nombre y Firma Responsable) 7 de 9

8 7. Envío de Informes diarios i. El Informe de Ventas con Descuentos debe ser enviado junto con la planilla de cuadratura de caja, todos los días. ii. En el caso que no existan descuentos, el sistema emitirá automáticamente un a Administración Tienda y una copia a la tienda. De esta forma, se deja constancia que no existieron descuentos y por lo tanto no se enviará el informe físico. 8 de 9

9 ANEXO 1 Definiciones de Eventos Nombre del Evento Descuento Autorizado Límite de Compra Anual Total Acumulada Unidad de Negocio donde puede Comprar Gerencia 40% 40 % Sin Límite ARROW, ESPRIT Personal Empresa 40% por Caja 40 % $ ARROW, ESPRIT Personal Empresa 40% Desc. por Planilla 40 % $ ARROW, ESPRIT Gerencia 15% 15 % Sin Límite DiscountCorner Personal Empresa 15% por Caja 15 % $ DiscountCorner Personal Empresa 15% Desc. por Planilla 15 % $ DiscountCorner Familia 20% por Caja 20 % Sin Límite ARROW, ESPRIT Familia 10% por Caja 10 % Sin Límite DiscountCorner Personal Filiales 20% por Caja 20 % $ ARROW, ESPRIT Personal Filiales 10% por Caja 10 % $ DiscountCorner El Mercurio 30% (Pagando Tark. El Mercurio) 30 % Sin Límite Sólo activo en períodos contratados El Mercurio 20% (Todo medio de Pago) 20 % Sin Límite Sólo activo en períodos contratados Nota: Pueden existir otros eventos comerciales que se activarán en el Sistema de Autogestión Tiendas (SAT) al momento de ser contratados. Se les indicará el detalle de cada nuevo evento. 9 de 9