PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

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1 PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO OFICINA DE PLANACIÓN Vigencia 2018 Versión 0

2 EDUARDO ANTONIO GARCIA VEGA Rector EDWIN ETHIEL ARAGÓN LOZANO Secretario general GONZALO DÍAS CAÑADAS Oficina de Gestión de la Comunicaciones EULOGIO PALACIOS CHAVERRA Oficina de Planeación JOSE LORENZO BEJARANO PINILLA Oficina de Personal y Talento Humano SOFIA OLIER GARCIA Profesional Atención al Ciudadano ALEXANDRA PARRA ORTIZ Profesional Oficina de Control Interno

3 Tabla de contenido 1. Introducción Marco Normativo Aspectos Generales para la gestión del riesgo.5 4. Metodología utilizada para la construcción del plan anticorrupción y de atención al ciudadano Componente 1: Mapa de riesgos de corrupción y medidas concretas para mitigar los riesgos Objetivos Componente 2: Racionalización de trámites Componente 3: Rendición de Cuentas Componente 4: Mecanismo para mejorar la atención al ciudadano Componente 5: Transparencia y acceso a la Información.12

4 1. INTRODUCCIÓN En cumplimiento del artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, la Universidad Tecnológica del Chocó Diego Luis Córdoba-, ha diseñado la metodología para elaborar la estrategia de Lucha contra la Corrupción y de Atención al Ciudadano, basados en la gran responsabilidad depositada por la comunidad, se desarrollan una serie de planteamientos con el fin de identificar, controlar, prevenir y en última instancia minimizar los riesgos relacionados con actos de corrupción que lesionan la integridad de las instituciones y de nuestra comunidad. Para la vigencia 2018, teniendo en cuenta las normas y modelos que orientan este plan, la institución se ha planteado adelantar acciones de control y fortalecimiento de tipo preventivo para analizar, valorar, tratar, comunicar, monitorear, revisar y realizar seguimiento a los riesgos de corrupción, se tendrá en cuenta la incorporación del impacto en la valoración del riesgo de corrupción, lo cual permite evaluar los controles que permiten minimizar los riesgos de corrupción. Así mismo se implementará estrategia, que contendrá, los componentes de Mapa de riesgos de corrupción, así como medidas para controlarlos y evitarlos, medidas anti trámites, la rendición de cuentas y los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano. La Universidad Tecnológica del Chocó -Diego Luis Córdoba-, ha estado comprometida con el desarrollo social y económico, en tal sentido, se desarrollarán acciones que permitan cumplir con el anterior cometido, donde todos los ciudadanos y actores tengan acceso a la información en forma oportuna, eficaz y veraz, donde todos puedan ser escuchados y donde los actos y decisiones de la gestión institucional sean transparentes en materia de lucha contra la corrupción. Teniendo en cuenta lo anterior al igual que los preceptos señalados en la Constitución Política de Colombia, las leyes y decretos que regulan las actividades, los propósitos de la Institución y las responsabilidades de sus funcionarios, y en especial, el Estatuto Anticorrupción (Ley 1474 de 2011).

5 2. MARCO NORMATIVO De acuerdo con toda la normatividad vigente en lo que tiene que ver en materia de corrupción, atención al ciudadano y racionalización de trámites se fundamentan en el siguiente marco normativo: Metodología Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción Decreto 4637 de 2011 Suprime un Programa Presidencial y crea una Secretaría en el DAPRE Decreto 1649 de 2014 Modificación de la estructura del DAPRE Art. 73 Art. 4 Art. 2 Art. 55 Art.15 Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano: Cada entidad del orden nacional, departamental y municipal deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano. La metodología para construir esta estrategia está a cargo del Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción, hoy Secretaría de Transparencia Suprime el Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción. Crea la Secretaría de Transparencia en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República Deroga el Decreto 4637 de Funciones de la Secretaría de Transparencia: 13) Señalar la metodología para diseñar y hacer seguimiento a las estrategias de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano que deberán elaborar anualmente las entidades del orden nacional y territorial.

6 Modelo Integrado de Planeación y Gestión Trámites Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano (MECI) Decreto 1081 de 2015 Único del sector de Presidencia de la República Decreto 1081 de 2015 Decreto 1083 de 2015 Único Función Pública Decreto Ley 019 de 2012 Decreto Antitrámites Ley 962 de 2005 Ley Antitrámites Decreto 943 de 2014 MECI Decreto 1083 de 2015 Único Función Pública Arts y siguientes Arts y siguientes Título 24 Todo Todo Arts. 1 y siguientes Arts y siguientes Señala como metodología para elaborar la estrategia de lucha contra la corrupción la contenida en el documento Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Establece que el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano hace parte del Modelo Integrado de Planeación y Gestión. Regula el procedimiento para establecer y modificar los trámites autorizados por la ley y crear las instancias para los mismos efectos. Dicta las normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. Dicta disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos Adopta la actualización del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano (MECI). Adopta la actualización del MECI

7 Rendición de cuentas Transparencia y Acceso a la Información Atención de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias Ley 1757 de 2015 Promoción y protección al derecho a la Participación ciudadana Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción Decreto 1649 de 2014 Modificación de la estructura del DAPRE Ley 1755 de 2015 Derecho fundamental de petición Arts. 48 y siguientes Art. 9 Art. 76 Art. 15 Art. 1 La estrategia de rendición de cuentas hace parte del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Literal g) Deber de publicar en los sistemas de información del Estado o herramientas que lo sustituyan el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. El Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción debe señalar los estándares que deben cumplir las oficinas de peticiones, quejas, sugerencias y reclamos de las entidades públicas. Funciones de la Secretaria de Transparencia: 14) Señalar los estándares que deben tener en cuenta las entidades públicas para las dependencias de quejas, sugerencias y reclamos. Regulación del derecho de petición.

8 3. ASPECTOS GENERALES PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN DEFINICIONES Consecuencia: Efectos generados por la ocurrencia de un riesgo que afecta los objetivos o un proceso de la entidad. Pueden ser entre otros, una pérdida, un daño, un perjuicio, un detrimento. Es el resultado de un evento que afecta los objetivos. Corrupción: Uso del poder para desviar la gestión de lo público hacia el beneficio privado. Modelo Integrado de Planeación y de Gestión: Instrumento de articulación y reporte de la planeación de cinco políticas de desarrollo administrativo. El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, hace parte del Modelo Integrado de Planeación y Gestión que se aplica en su integridad a las entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del Poder Público del Orden Nacional. Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano: Plan que contempla la estrategia de lucha contra la corrupción que debe ser implementada por todas las entidades del orden nacional, departamental y municipal. Según los lineamientos contenidos en el artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, el Mapa de Riesgos de Corrupción hace parte del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. 4. METODOLOGIA UTILIZADA PARA LA CONSTRUCCIÓN DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Reunión con los líderes de los diferentes procesos de la Universidad. Recopilación de la normatividad vigente y difusión en las diferentes unidades. Diseño de la metodología para la elaboración y actualización del plan anticorrupción y atención al ciudadano Apropiación de la metodología con los líderes de proceso. Se socializó la metodología con los líderes de proceso. Los riesgos anticorrupción fueron identificados por los líderes de proceso. Se continúa con la implementación de la Estrategia Gobierno en Línea. La planeación prospectiva se realizó conforme al Plan Estratégico Institucional Las Oficinas de Control Interno y Planeación realizaron seguimiento al Plan Estratégico.

9 Se aplicaron los lineamientos de la metodología de estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Promoción y divulgación del plan anticorrupción y atención al ciudadano 2018, en la página institucional a partir de la fecha establecida, 31 de enero de Se estableció responsabilidad conjunta de las oficinas de Planeación y Calidad la elaboración y actualización del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano; de igual forma, la responsabilidad del seguimiento queda en cabeza de la Oficina de Control Interno con corte a las siguientes fechas: 30 de abril, 31 de agosto y 31 de diciembre COMPONENTE 1: MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Y MEDIDAS CONCRETAS PARA MITIGAR LOS RIESGOS (Ver anexo 1) MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Y MEDIDAS CONCRETAS PARA MITIGAR LOS RIESGOS Componente Componente 1: Mapa de Riesgos Riesgo Incumplimiento en la aplicación de las políticas de Administración del Riesgo Fallas en la publicación del Mapa de Riesgos de Corrupción La Autoevaluación al Mapa de Riesgos de Corrupción no se realice Incumplimiento al Plan de Mejoramiento producto de autoevaluación del Mapa de Riesgo Medidas Concretas Para Mitigar Los Riesgos Socializar Políticas para la Administración de los Riesgos Institucionales Seguimiento y monitoreo en la aplicación de la política Publicación en la página de la Universidad el Mapa de Riesgos de Corrupción en las fechas establecidas Autoevaluación al Mapa de Riesgos Implementar las actividades identificadas en el plan de mejoramiento La Política de Administración de Riesgos hace referencia al propósito de la Alta Dirección de gestionar el riesgo. Esta política debe estar alineada con la planificación estratégica de la entidad, con el fin de garantizar la eficacia de las acciones planteadas frente a los riesgos de corrupción identificados. Dentro del mapa institucional y de política de administración del riesgo de la entidad deberán contemplarse los riesgos de corrupción, para que a partir de ahí se realice un monitoreo a los controles establecidos para los mismos. La Política de Administración de Riesgos se puede adoptar a través de manuales o guías. Para estos efectos, se deben tener en cuenta entre otros: (i) objetivos que se espera lograr, (ii) estrategias para establecer cómo se va a desarrollar la política; (iii) acciones que se van a desarrollar contemplando el tiempo, los recursos, los responsables y el talento humano requerido; (iv) seguimiento y evaluación a la implementación y efectividad de las políticas.

10 En su compromiso con el desarrollo social, La Universidad Tecnológica del Chocó Diego Luis Córdoba, estableció medidas para evitar, prevenir, mitigar, compartir o transferir aquellos de mayor probabilidad de ocurrencia y que generan un impacto considerable en el cumplimiento de los objetivos institucionales, realiza seguimiento periódico a la efectividad de los controles, contando para ello con personal comprometido con el mejoramiento continuo de sus procesos y de la gestión Institucional OBJETIVOS Promover una cultura ética al interior de la Universidad Tecnológica del Chocó Diego Luís Córdoba encaminada a prevenir eventos de fraude o corrupción. Establecer mecanismos para detectar, investigar y remediar efectiva y oportunamente los eventos de fraude o corrupción. Administrar y mitigar los riesgos de fraude o corrupción a través de un efectivo y oportuno proceso de identificación, valoración e implementación de controles antifraude. Establecer un marco de entendimiento de los factores, esquemas y riesgos de fraude o corrupción y el tratamiento de los mismos. Construir los roles y responsabilidades frente a la Política Anticorrupción. Crear mecanismos de seguimiento y evaluación a la implementación y efectividad de las políticas anticorrupción y atención al ciudadano. Encaminados al logro de la consolidación de las políticas para la administración de los riesgos institucionales la Universidad ha implementado los siguientes compromisos: 1) Publicación en la página web institucional los actos administrativos inherentes a la planta de personal incluye personal administrativo y docentes. 2) Garantizar la transparencia, eficiencia, eficacia y control en materia contractual 3) La Alta Dirección de la Universidad, está comprometida con una política de cero tolerancia frente al fraude o la corrupción en cualquiera de sus modalidades, que promueva una cultura de lucha contra el mismo y que mantenga el más alto nivel de normas profesionales y éticas en su forma de actuar. 4) Fomentar un criterio de autocontrol que permita a los administradores y funcionarios ejecutar de forma efectiva y eficiente las actividades y procesos que administran en su gestión diaria.

11 4.2. COMPONENTE 2: ESTRATEGIAS ANTITRÁMITES La Universidad en su estrategia pretende identificar, evaluar y suprimir, entre otras cosas: exigencias absurdas e innecesarias, cobros, demoras injustificadas, etc., factores que pueden generar acciones tendientes a la corrupción; teniendo en cuenta lo anterior, y que la estrategia es un mecanismo encaminado a la racionalización de trámites, se busca facilitar el acceso a los servicios ofrecidos y construir una universidad eficiente y transparente atendiendo el Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano y hace parte de la política de racionalización de trámites del Gobierno Nacional, liderada por el Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP. En tal sentido, inicialmente se identificarán los trámites que requieren mejora, una vez evaluados los trámites se seleccionarán los susceptibles de mejora. La racionalización de trámites se realizará basados en los trámites priorizados, además se realizarán los análisis funcionales para intervención en temas, jurídicos, procedimentales, tecnológicos y administrativos encaminados a la satisfacción de los usuarios y en procura del mejoramiento de la institución. Como resultado de este componente se obtendrán los planteamientos para optimizar los trámites y su desarrollo de acuerdo con los recursos de la Institución. Se continuará con la revisión de los procesos Institucionales con miras a mejorar trámites y procedimientos administrativos. 1 Certificado de paz y salvo 2 Contenido del programa académico 3 Certificado de notas 4 Carnetización 5 Grado de pregrado y posgrado 6 Restablecimiento de contraseñas a usuarios Componente Subcomponente Actividad Entregable Responsable Componente 2: Estrategia Antitrámite Identificación de Trámites Priorización de trámites Racionalización de trámites Elaborar Inventario de trámites y servicios de los procesos se identifican aquellos que requieren mejorarse para garantizar la efectividad institucional y la satisfacción del usuario Se realizan los análisis de propuestas de racionalización en aspectos jurídicos, procedimentales, Inventario de trámites para identificación de necesidades de actualización Análisis de priorización para trámites Plan de acción para la racionalización de Áreas asociadas con los trámites y atención al usuario. Áreas asociadas con los trámites Sistema de atención al usuario Áreas asociadas con los trámites Sistema de atención al usuario

12 Componente Subcomponente Actividad Entregable Responsable tecnológicos y administrativos encaminados a la satisfacción de los usuarios y en procura del mejoramiento de la institución trámites y ejecución de acciones autorizadas 4.3. COMPONENTE 3: RENDICION DE CUENTAS De acuerdo a lo establecido en el artículo 78 de la ley 1474 de 2011 Estatuto anticorrupción la rendición de cuentas es una expresión de control social, que busca la transparencia de la gestión de la administración pública para lograr la adopción de los principios de Buen Gobierno, lo que hace necesario que todas las entidades de la administración pública rindan cuentas permanentemente a la ciudadanía; de igual forma comprende acciones de petición de información, explicaciones y evaluación de la gestión. Este ejercicio se estructura como un proceso conformado por un conjunto de normas, procedimientos, metodologías, estructuras, prácticas y resultados, mediante los cuales la Universidad da a conocer resultados de su gestión a los ciudadanos, garantizando el acceso a la información institucional de forma clara, oportuna y actualizada a la sociedad en general, ampliando la participación de la comunidad, organismos de control y otras entidades públicas en la rendición de cuentas a la ciudadanía La Universidad propone y aplica un enfoque ampliamente participativo a través de la convocatoria a la rendición de cuentas presencial y a la publicación del informe de gestión de la Universidad a través de la página Web link rendición de cuentas que es fomentada a través de foros, chat, la difusión en la Emisora Socio-cultural Radio Universidad. El propósito es la participación de otras entidades públicas, de la comunidad en lo concerniente a los Planes, Programas, Proyectos y todos los aspectos relacionados con la gestión institucional. Componente Subcomponente Actividad Entregable Responsable Componente 3: Rendición de Cuentas Publicación de información sobre los resultados de la gestión Institucional Publicación en el portal de la Universidad el informe de gestión y resultados e información financiera. Publicación de Informe Planeación, Comunicaciones GTIT y

13 Componente Subcomponente Actividad Entregable Responsable Rendición cuentas de Audiencia pública de rendición de cuentas Soportes de realización de la rendición de cuentas Planeación, Comunicaciones GTIT y 4.4. COMPONENTE 4: MECANISMO PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO La Universidad implementará mecanismos para mejorar la calidad y accesibilidad de los trámites y servicios, para ello se validarán los tramites institucionales en el SUIT. Es preciso tener en cuenta las siguientes definiciones para un mayor entendimiento: Petición: es el derecho fundamental que tiene toda persona a presentar solicitudes respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener su pronta resolución17. - Queja: es la manifestación de protesta, censura, descontento o inconformidad que formula una persona en relación con una conducta que considera irregular de uno o varios servidores públicos en desarrollo de sus funciones18. - Reclamo: es el derecho que tiene toda persona de exigir, reivindicar o demandar una solución, ya sea por motivo general o particular, referente a la prestación indebida de un servicio o a la falta de atención de una solicitud19. - Sugerencia: es la manifestación de una idea o propuesta para mejorar el servicio o la gestión de la entidad. Denuncia: Es la puesta en conocimiento ante una autoridad competente de una conducta posiblemente irregular, para que se adelante la correspondiente investigación penal, disciplinaria, fiscal, administrativa - sancionatoria o ético profesional. Es necesario que se indiquen las circunstancias de tiempo modo y lugar, con el objeto de que se establezcan responsabilidades. Deber de denunciar: Es deber de toda persona denunciar a la autoridad competente las conductas punibles de que tenga conocimiento. Para los servidores públicos tiene connotación constitutiva de infracción de conformidad con los el artículo 6 de la Constitución Política. Conforme al artículo 14 de la Ley 1437 de 2011, los términos para resolver son: - Para cualquier petición: 15 días siguientes a la recepción. - Para la petición de documentos: 10 días siguientes a la recepción. - Consultas de materias a su cargo: 30 días siguientes a la recepción. - Peticiones entre autoridades: 10 días siguientes a la recepción Para garantizar la participación ciudadana en forma real y efectiva, se fortalecerá y mejorará los siguientes instrumentos: Informar a través de la Página Web la información relacionada con todos los temas de interés para la comunidad en general.

14 Continuar la implementación de acciones que permitan mejorar el acceso a instrumentos tecnológicos en la universidad. fortalecer la oficina de atención al Ciudadano. Informar a los usuarios de la Universidad a través de: 1. Horario de atención sede central: lunes a viernes de 8:00 a.m. a 12:00 m. y 2:00 a 6:00 p.m. 2. Línea Gratuita: Conmutador (+574) F ax (+574) Página web: contactenos@utch.edu.co 4. Personalmente: en la sede de la Universidad, Quibdó Chocó Colombia Cra.22 # 18A B/ Nicolás Medrano, Ciudadela Universitaria De acuerdo al Sistema de Gestión de Calidad, la Universidad a través de funcionarios directivos, líderes de procesos, profesionales, técnicos, asistenciales implementará acciones y controles que permitan evitar la materialización de los posibles riesgos identificados con el fin de dar cumplimiento a los objetivos propuestos. Componente Subcomponente Actividad Entregable Responsable Componente 4: Mecanismo Para Mejorar la Atención al Ciudadano Fortalecimiento de los canales de atención Atención Ciudadano Identificar necesidades Áreas asociadas con de los procesos y Elaboración de los trámites y proponer mejoras en los Estrategia atención al usuario. diferentes canales de atención. Adecuar el portal web Portal Web accesible Áreas asociadas con para personas con para personas con los trámites, deficiencia visual deficiencia visual atención al usuario y GTIT. Socializar y Mejorar la Fácil acceso y conexión Áreas asociadas con aplicación de PQRSD con el correo personal los trámites y del usuario. atención al usuario. Fortalecer las competencias de los Proceso de Talento servidores públicos que Personal cualificado Humano y servicios atienden directamente a para atender a los administrativos y al los ciudadanos y usuarios y mejorar oficina de atención promover la Eficiencia y tiempos de respuesta. al usuario. calidad en el servicio Personal capacitado y Proceso de Talento Promover espacios de apto para la atención Humano y servicios sensibilización cada de ciudadanos, administrativos y principalmente las

15 Componente Subcomponente Actividad Entregable Responsable semestre para afianzar la personas con algún oficina de atención cultura del servicio. tipo de discapacidad. al usuario. Caracterizar a los ciudadanos, usuarios y Diseño e grupos de interés. implementación de Áreas asociadas con Revisar la funcionalidad canales de los trámites de los canales de comunicación y de Sistema de Relacionamiento información y los información acorde a atención al usuario con el ciudadano procedimientos de la necesidad de los comunicación empleados grupos de interés. por la Universidad. Realizar encuestas de Mejorar la percepción Proceso de Talento percepción de los de los ciudadanos en Humano y servicios ciudadanos con respecto relación con los administrativos y de los servicios que servicios que presta la oficina de atención presta la Universidad. Universidad. al usuario. Realizar encuestas de Adoptar los correctivos Proceso de Talento percepción de los necesarios para que los Humano y servicios servidores públicos servidores públicos administrativos y respecto de los aspectos a puedan garantizar la oficina de atención mejorar por la adecuada prestación al usuario. Universidad para de los servicios. garantizar la eficiencia, eficacia y calidad de la prestación de servicios a los ciudadanos COMPONENTE 5: TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN Recoge los lineamientos para la garantía del derecho fundamental de acceso a la información pública, según el cual toda persona puede acceder a la información pública en posesión o bajo el control de los sujetos obligados de la ley, excepto la información y los documentos considerados como legalmente reservados. La Universidad Tecnológica del Chocó Diego Luis Córdoba, ajustará y actualizará, por lo menos una vez al año, el Mapa de Riesgos de Corrupción de la Universidad en cabeza de la Oficina de Planeación y el seguimiento bajo la responsabilidad de la Oficina de Control Interno.

16 Componente Subcomponente Actividad Entregable Responsable Componente 5: Transparencia y Acceso a la Información Transparencia Accesibilidad a la información Publicación y actualización de información pública Publicación de información sobre peticiones de información. Adecuación del Portal web para mejorar condiciones de accesibilidad Información pública y actualizada en la web Informe de atención al ciudadano Portal web con características de accesibilidad Comunicaciones GTIT Comunicaciones GTIT Comunicaciones GTIT y y y