DGTID Direcci n General de TecnologÀas e Innovaci n Digital. Manual PETIC Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

Transcripción

1 Manual PETIC Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

2 Manual PETIC Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

3 CONTENIDO ACCESO AL SISTEMA PRIMER PASO: DATOS GENERALES SEGUNDO PASO: OBJETIVOS TERCER PASO: CARTERA DE PROYECTOS CUARTO PASO: ANÁLISIS DE PROYECTOS QUINTO PASO: RESUMEN SEXTO PASO: PRESUPUESTO TOTAL TIC

4 INTRODUCCIÓN Tiene como finalidad incrementar la eficiencia gubernamental, impulsando la innovación y mejora sustancial de los trámites y servicios públicos dirigidos a la sociedad mediante el uso de TIC. Identificar las necesidades comunes en materia de tecnologías de información y comunicaciones, a fin de llevar a cabo acciones concretas y coordinadas que eficiente los tiempos y recursos humanos, así como los recursos económicos de las dependencias y entidades para alcanzar los objetivos planteados. ESTRUCTURA DEL PETIC Contiene información mínima requerida con la finalidad de estandarizar el tipo de información que deberá integrar las dependencias y entidades. Generar evaluaciones posteriores sobre la misma línea de información. Se incorporarán proyectos estratégicos, a partir de los cuales, el Instituto de Desarrollo de Tecnologías de la Información, realizará los análisis correspondientes para impulsar el desarrollo y mejora continua de las dependencias y entidades de la Administración Pública Estatal, así como fomentar el desarrollo de proyectos interinstitucionales. PROCESO DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Se establece mediante la definición de la visión, misión y objetivos de Tecnologías de Información y Comunicaciones, que deberán ser alineados a los objetivos institucionales y con ello generar un cuadro de mando integral que permita controlar el cumplimiento del PETIC.

5 ACCESO AL SISTEMA Para ingresar al sistema deberá accesar a una página de navegación de Internet y digitar Inmediatamente aparecerá la pantalla inicial del sistema y haciendo clic en el botón Login, se desplegará automáticamente la pantalla de autenticación del usuario.

6 Se requiere los datos del usuario y la contraseña. Estos se deberán ingresar y damos clic sobre el botón Login (Aquellos usuarios que no tienen cuenta, favor de solicitar su registro al teleléfono a las extensiones: ó ). En seguida se visualizará la siguiente pantalla, localice el icono del PETIC para ingresar.

7 El sistema muestra la pantalla Principal, la cual está conformada por seis pestañas, cada una de ellas contiene un formulario que solicita la información necesaria para el registro de los proyectos. PRIMER PASO: DATOS GENERALES En el debe llenar todos y cada uno de los campos requeridos, con el fin de dar inicio al registro del Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y Comunicaciones (PETIC) de la dependencia y/u Organismo que represente. Los campos a llenar son:

8 Servidor Público que autoriza el PETIC: Nombre: Indique el nombre del titular de la dependencia y/u Organismo. Cargo: Indique el puesto que ocupa el titular en la dependencia y/u Organismo. Servidor Público que coordina el PETIC: Nombre: Indique el nombre de la persona que liderará el ó los Proyecto(s). Cargo: Indique el puesto que ocupa el líder del Proyecto en la dependencia y/u Organismo. Domicilio: Indique la dirección de la dependencia y/u Organismo. Teléfono: Ingrese número de teléfono y extensión de la dependencia y/u Organismo, incluyendo código de la ciudad. Fax: Ingrese número de fax, incluyendo código de país y ciudad. En este campo debe ingresar una dirección de correo electrónico a la que le llegara toda la información, de ser posible debe ser del líder del Proyecto. Asegúrese de que el correo esté bien escrito y vigente. Luego de hacer clic en el botón Aceptar, usted visualizará una pantalla donde le mostrará los datos ingresados. Si se requiere hacer modificaciones a los datos, se deberá pulsar el botón Editar.

9 Para regresar a la pantalla anterior de un clic al botón Regresar ó Aceptar, ubicado en la parte final de la pantalla. PANEL DE CONTROL El Panel de Control se encuentra ubicado en la parte superior del lado derecho, el cual consta de tres iconos: Reportes, Parámetros y Salir. Al dar clic en el botón de Reportes, se visualizá una ventana indicando si se desea guardar el archivo ó abrir en un formato de documento portátil (PDF) para su impresión, haciendo clic en el botón Aceptar ó Cancelar para no realizar la acción.

10 Al hacer clic en el botón de Parámetros, nos muestra una ventana con los datos de la persona y la Unidad Administrativa que agregamos con anterioridad, en el caso de agregar a más personas en el proyecto damos clic en el botón de Agregar. A continuación, desplegará el formulario con los campos a llenar de Nombre, Apellido, Puesto, y de la lista desplegable elija el Rol adecuado de la persona y hacer clic en el botón Guardar. Para agregar una nueva Unidad Administrativa, damos clic en el botón Agregar y se visualiza la pantalla donde se escribirá el nombre de la Unidad Administrativa y guarde. Y para finalizar, el botón Salir nos regresa al portal principal de TIC.

11 SEGUNDO PASO: OBJETIVOS. La pestaña objetivos es un formulario que solicita información referente a los propósitos, fin ó razón de ser de la dependencia y/u organismo, así como en lo que pretende convertirse en un largo plazo. Los datos a ingresar son: Visión: Describir la visión institucional, basada en los objetivos institucionales y sus metas. Misión: Describir la misión institucional, basada en los objetivos institucionales y sus metas

12 Hacer clic en el botón de Guardar, es necesario completar este apartado para continuar rellenando el formulario. Objetivo Institucional: Describir los objetivos de su dependencia y/u organismo. Fecha de Inicio y Fin: indique la fecha de inicio y fin de cada uno de sus objetivos institucionales, todas las fechas serán ingresadas a través de un calendario que se activa dando un clic en el campo correspondiente.

13 y pulsar Agregar, es importante completar este apartado para continuar con el llenando del formulario. Objetivo de Unidad Administrativa: Describir los objetivos del área coordinadora del Proyecto, con la finalidad de garantizar que las TIC contribuyen al cumplimiento de las metas institucionales. Cabe aclarar que no es necesario que sea la Unidad Administrativa de la dependencia y/u Organismo.

14 Fecha de Inicio y Fin: indique la fecha de inicio y fin de cada uno de sus objetivos de su unidad administrativa, todas las fechas serán ingresadas a través de un calendario que se activa dando un clic en el campo correspondiente. y pulsar Agregar, es importante completar este apartado para continuar con el llenando del formulario. A continuación, el sistema presenta una tabla con la lista de la unidad administrativa, en la que se podrán aplicar dos acciones: Editar y Borrar.

15 TERCER PASO: CARTERA DE PROYECTOS La pestaña Cartera de Proyectos es un formulario que solicita la información referente al Proyecto ó Iniciativa para su desarrollo, implementación y ejecución, los campos a llenar son: Proyecto de TI: Ingrese el nombre del Plan ó Proyecto de tecnologías ( Campo Obligatorio). Descripción: Describa a detalle las características del proyecto, indique el porque y las necesidades de realizarlo (Campo Obligatorio). Fecha de Inicio y Fecha de Fin: Ingrese el intervalo de tiempo que se tienen contemplado para desarrollar e implementar el proyecto. Categoría: Clasificación que se le da al Proyecto y en esté campo debe seleccionar de una lista desplegable la opción: - Aplicativo: se define a todos aquellos programas informáticos que tienen como objetivo la realización de tareas centradas en el usuario para el procesamiento de datos (Software Desarrollado), pero es diferente al software como: Sistemas Operativos y herramientas asociadas con ellos, juegos y software de entretenimiento, etc.

16 - Infraestructura: Es el Conjunto de elementos o servicios informáticos que se consideran necesarios para el desarrollo y soporte de una actividad, tales como: el cableado, switches, ruteadores, los sistemas operativos, los equipos corporativos, los servidores, los PC's, etc. - Ambos. En base a la categoria de su Proyecto, en la lista desplegable elija el Tipo. Active la opción SI: En el caso de que el proyecto se encuentre comprometido con el Plan Estatal de Desarrollo. (Situada en la parte inferior). Active la opción NO: y explique a que estrategia estará alineada. Tipo de Relación de Gobierno Digital: Elija el tipo de relación que tiene su Proyecto en la lista desplegable y estos son:

17 1.- G2C (Gobierno - Ciudadano).- Está basado en portales institucionales que proveen información, trámites y servicios a la ciudadanía a través del uso de formas electrónicas. 2.- G2B (Gobierno - Empresas).- Los portales referidos a las compras estatales y declaración de impuestos. 3.- G2G (Gobierno - Gobierno).- Portales que ofrecen diversos servicios y comunicaciones entre instituciones de gobierno, con el objetivo de colaborar y administrar las solicitudes de los ciudadanos. 4.- G2E (Gobierno - Empleados).- Al interior de la INTRANET, se consideran sistemas dirigidos especialmente a satisfacer necesidades de información y servicios para los empleados. A continuación seleccione la Fase de Desarrollo del Gobierno Digital y puede ser: 1.- Presencia: En esta fase los servicios tienen la capacidad de proveer información sobre su acción al ciudadano. 2.- Interacción: En esta fase se generan las primeras interacciones entre ciudadanos y empresas con el gobierno. Se involucran los procesos gubernamentales mediante su mejoramiento y simplificación, abriendo ciertos canales de comunicación para los ciudadanos, empresas y el propio gobierno. 3.- Transacción: Permite completar trámites y el pago de tasas e impuestos mediante la implementación del medio de pago virtual (Tarjetas de crédito ó de débito), mejorando la productividad y la participación de los ciudadanos. 4.- Transformación: Es la fase que implica una redefinición de los servicios y de su operación, creando una integración total entre agencias, niveles regionales, el sector privado, las organizaciones no gubernamentales y el ciudadano.

18 Líder del Proyecto: Seleccione al líder del proyecto de la lista que se despliega. Enseguida, escriba a detalle los resultados y/o impactos que desea lograr con el proyecto. En caso de que el proyecto este ligado a la creación o mejora de un tramite o servicio orientado a la ciudadanía, describa brevemente la estrategia y forma de difusión del Proyecto. De la lista desplegable elija el área encargada del proyecto y la Prioridad, para finalmente guardar la información del formulario.

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20 Al momento de darle clic al botón Guardar, la información capturada se mostrará por medio de la siguiente tabla : Cada columna de está tabla contiene información textual de cada Proyecto y a la derecha 2 botones, Detalles y Milestone. Haciendo clic en el botón de la columna Detalle, mostrará una pantalla con la información del proyecto, puede modificar dicha información. Se da un clic en el botón de Guardar si hay algún cambio en la información del proyecto.

21 Si no hay ninguna modificación en la información, damos clic en el botón de Regresar, la cual nos llevara a la pantalla anterior. Milestone, se refiere a la planificación y seguimiento de la evolución del proyecto, a través de una sencilla línea de tiempos, generalmente coincide con la terminación de un entregable, para ingresar haga clic en el botón de Milestone.

22 A continuación, indique el nombre de su milestone y posteriormente defina el periodo que tenga previsto para la realización de su(s) entregable(s), indicando la fecha inicial y final activando el calendario y recuerde guardar la información. Es importante aclarar que para un mejor control del proyecto, debe ser dividido en pequeños avances ó sub-tareas, así que repita este proceso las veces que sea necesario. Posteriormente damos clic en el botón de Guardar. Se mostrara en un recuadro de color amarillo cuantos días tiene para la entrega de su documentación y un recuadro con el nombre de su proyecto con cuatro botones de su Milestone que son Editar, Borrar, Avance y Presupuesto.

23 Si algún dato de su proyecto es erróneo, se puede modificar dando clic en el botón Editar y mostrara la pantalla en donde se realizan los cambios, damos clic en Guardar y nos regresa a la pantalla anterior. Si va a registrar el Avance Físico que tiene su proyecto, haga clic en el botón de Avance y mostrara la pantalla en donde se muestra en un recuadro el Mes Actual, lo Estimado en porcentaje y lo Real en porcentaje del avance, damos clic en Guardar y nos regresa a la pantalla anterior. Si va a registrar el Presupuesto Mensual que tiene su proyecto, haga clic en el botón de Presupuesto y se visualizará la pantalla en donde se muestra en un recuadro el Mes Actual, lo Planeado y lo Ejercido, damos clic en Guardar y nos regresa a la pantalla anterior.

24 Para saber si su proyecto esta alineado al Plan Estatal de Desarrollo, hay que seleccionar el objetivo que sea el mas adecuado a su proyecto. Primero seleccionamos el nombre de la Unidad Administrativa del menú que se despliega, posteriormente se selecciona el nombre del Proyecto TI del menú que se despliega. Ahora bien marcamos en cada objetivo que se encuentre nuestro proyecto, cuando ya terminemos de seleccionar los objetivos damos clic en el botón Alinear.

25 CUARTO PASO: ANÁLISIS DE PROYECTOS Con el Análisis de Proyectos, ayudara a mejorar la eficacia de los proyectos en relación con sus fines.

26 En seguida, usted auto-evaluará la Viabilidad del proyecto si es Baja ó es Alta así como la Alineación. Ahora escriba sus Comentarios y Sugerencias del Proyecto, al finalizar damos clic en el botón Aceptar y los datos se guardan automáticamente. Inmediatamente se mostrará un Cuadrante con la Alineación y la Viabilidad del Proyecto correspondiente a lo contestado con anterioridad. Para ver las Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas se realiza un Análisis FODA, en el recuadro de cada uno, auto-evalúe el proyecto. De acuerdo a la información reunida en el FODA, usted examinará si el proyecto es viable. Para esto seleccione el botón Procesar ó Parar que se encuentra en la parte inferior del lado derecho.

27 QUINTO PASO: RESUMEN En esta pestaña de Resúmenes, se muestra la Alineación del Plan Estratégico de TIC, la Alineación del Proyecto al Plan Estatal de Desarrollo. De manera gráfica el Avance Físico y el Flujo de Inversión. En la última parte del resumen están los proyectos que se llevan acabo en una tabla marcando que proyecto se ha entregado A TIEMPO, FUERA DE TIEMPO y su JUSTIFICACIÓN.

28 SEXTO PASO: PRESUPUESTO TOTAL TIC Seleccionamos el nombre del Proyecto, la Partida Presupuestal, escribimos el Presupuesto Planeado, Presupuesto Otorgado y el Presupuesto Ejercido, hacemos clic en el botón de Agregar: Se muestra en resumen todos los datos presupuestales de manera mas detallada.