29 de mayo de 2015 UAI-of

Transcripción

1 Auditoría Interna 29 de mayo de 2015 UAI-of Licenciada Grettel Pereira Rivera Coordinadora Unidad Financiera Contable Instituto Costarricense de Investigación y Enseñanza En Nutrición y Salud Asunto: Remisión de Informe N Auditoría de Carácter Especial sobre las Conciliaciones Bancarias y Seguimiento al Informe sobre el mismo tema de junio 2013 Estimada licenciada: Para su conocimiento y lo de su competencia, me permito remitirle el Informe N de Carácter Especial sobre las Conciliaciones Bancarias y Seguimiento al Informe sobre el mismo tema de junio del Mucho le agradeceré informar a esta Auditoria Interna las medidas adoptadas para la implementación de las recomendaciones, las cuales se rigen por lo dispuesto en el artículo 36 de la Ley General de Control Interno. El artículo de referencia dispone que el titular subordinado en un plazo improrrogable de diez días hábiles (contados a partir de la fecha de recibido el informe) debe ordenar la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo (10 días hábiles) elevará el informe de auditoría a la Dirección General, con copia a la Auditoría Interna, expondrá por escrito las razones por las que objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. La Directora General deberá resolver en el plazo de veinte días hábiles (contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por la Unidad Financiera Contable) y además ordenar la implantación de las recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones propuestas por la Unidad Financiera Contable o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. El acto en firme será dado a conocer tanto a la Auditoría Interna como a la Unidad Financiera Contable. Atentamente, Licenciada Ana Teresa Guillén Sánchez Auditora Interna ATGS/gvs/Correspondencia UAI 2015 Adjunto: Informe N , La Auditoría de Carácter Especial sobre las Conciliaciones Bancarias C: Archivo de Gestión, Auditoría Interna Máster German Picado García, Director Administrativo Licda. Ileana Vargas Barrantes-Encargada de proceso contable Señora Alejandra Umaña Arguello Funcionaria Unidad Financiera Contable

2 AUDITORIA INTERNA DEL INSTITUTO COSTARRICENSE DE INVESTIGACIÓN Y ENSEÑANZA EN NUTRICIÓN Y SALUD INFORME DE AUDITORIA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE LAS CONCILIACIONES BANCARIAS Y SEGUIMIENTO AL INFORME SOBRE EL MISMO TEMA DE JUNIO 2013 MAYO 2015 Página 2 de 12

3 Tabla de Contenido RESUMEN EJECUTIVO INTRODUCCIÓN Origen de la Auditoría Objetivo de la Auditoría Naturaleza y Alcance de la Auditoría Normativa que regula la elaboración de las conciliaciones Comunicación preliminar de los resultados de la Auditoría RESULTADOS Diferencias entre la numeración asignada por el Banco y los registros contables para una misma transacción Estados de cuenta que no son definitivos y se utilizan para confeccionar las conciliaciones bancarias Identificación de los funcionarios que confeccionan y revisan las conciliaciones Resultados de la confirmación de las cuentas bancarias del Inciensa Seguimiento a las recomendaciones sobre Conciliaciones Bancarias CONCLUSIONES RECOMENDACIONES A la Unidad Financiera Contable Página 3 de 12

4 RESUMEN EJECUTIVO Qué examinamos? La auditoría de carácter especial que origina el presente informe, se realizó con el objetivo de analizar el ambiente de control en la elaboración de las conciliaciones bancarias y dar seguimiento a las recomendaciones del Informe sobre el Análisis realizado a las Conciliaciones Bancarias, de junio, Porqué es importante? Porque en la cuentas bancarias es donde se ubican los recursos económicos de que dispone la Institución para realizar la actividad ordinaria, dinero que es transferido casi en sus totalidad por el Gobierno de la República. Son sumas muy importantes que ascendieron en el año 2014 a más de 4 mil millones de colones. Qué encontramos? Que la mayoría de las once recomendaciones emitidas en junio, 2013 y contenidas en el Informe N , fueron implementadas. Asimismo que los resultados de confirmaciones bancarias al Banco Nacional, a la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda y al Banco Crédito Agrícola de Cartago, ratificaron los saldos en las cuentas bancarias y que los firmantes en los dos Bancos del Sistema Bancario Nacional son funcionarios activos de la Institución. Aún persisten las diferencias entre la numeración asignada por el Banco y los registros contables, el uso de estados de cuenta que no son definitivos para elaborar las conciliaciones bancarias y la necesidad de identificar a los funcionarios que confeccionan y revisan las conciliaciones bancarias. Qué sigue? Se le giraron recomendaciones a la Unidad Financiera Contable, con el fin de que mediante notas explicativas en los registros contables se asocien los números de notas de crédito, notas de débito o números de depósito con los que reporta el estado de cuenta bancario. Asimismo se reitera la recomendación de elaborar y respaldar las conciliaciones bancarias únicamente con los estados de cuenta bancarios definitivos, así como anotar el nombre completo de los funcionarios que firman como responsables en la elaboración y la revisión en ausencia de la firma digital. Página 4 de 12

5 1. INTRODUCCIÓN 1.1. Origen de la Auditoría La Auditoría se realizó de conformidad con lo establecido en el plan de trabajo del 2014, que contiene la evaluación del ambiente de control interno en la elaboración de las conciliaciones bancarias, en los términos del artículo 22, inciso b) de la Ley General de Control Interno N 8292, que dispone verificar el cumplimiento, validez y la suficiencia del sistema de control interno e informar y proponer las medidas correctivas que se requieran Objetivo de la Auditoría Analizar el ambiente de control en la elaboración de las conciliaciones bancarias y dar seguimiento a las recomendaciones emitidas como resultado de los puntos de mejora observados en la revisión de las conciliaciones bancarias elaboradas en los años 2011 y 2012, las cuales fueron incluidas en el Informe AI de junio, Así como confirmar los saldos de las cuentas bancarias y los funcionarios autorizados para firmar en las cuentas bancarias en el Banco Nacional, Banco Crédito Agrícola de Cartago y la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda Naturaleza y Alcance de la Auditoría El análisis comprendió la revisión de las conciliaciones bancarias correspondientes al periodo de enero a julio del 2014, ampliándose en los casos que se consideró necesario. 1.4 Normativa que regula la elaboración de las conciliaciones 1. Ley N 8292 Ley General de Control Interno. 2. Normas Generales de Control Interno. 3. Decreto N H Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público Costarricense Comunicación preliminar de los resultados de la Auditoría La comunicación de los resultados, conclusiones y recomendaciones producto de la auditoría a que alude el presente informe, se realizó el viernes 29 de mayo, 2015 en las oficinas de la Auditoría Interna y estuvieron presentes la licenciada Grettel Pereira Rivera, coordinadora de la Unidad Financiera Contable, la licenciada Ileana Vargas Barrantes, encargada de proceso contable y la señora Alejandra Umaña Arguello funcionaria de la Unidad Financiera Contable, a los que se convocó mediante los oficios N (s) AI-of , AI-of y AI-of del 12 de mayo del 2015 Mediante oficios N (s) AI-of , AI-of y AI-of , del 18 de mayo del 2015, se les entregó una copia impresa del borrador del informe sobre el que presentaron observaciones que contiene el documento denominado Resultado de la Discusión del Informe N Página 5 de 12

6 2. RESULTADOS 2.1 Diferencias entre la numeración asignada por el Banco y los registros contables para una misma transacción Algunos movimientos en los Bancos se registran con un número y en libros utilizan otro y no existen notas aclaratorias que permitan relacionar uno con otro, ejemplo de lo mencionado son los siguientes casos: Notas de Debito, Notas de Crédito o Número de Depósito Con números diferentes en el estado de cuenta y los registros contables Número de cuenta Mes Tipo de registro Número de Número de del Banco registro del Banco registro en libros Monto Enero Nota de crédito , Nota de débito , Febrero Nota de crédito , Nota de crédito , Nota de crédito , Nota de débito , Nota de crédito , Marzo Nota de débito , Nota de débito , Nota de débito , Julio Depósito , Depósito , Enero Nota de débito , Febrero Nota de débito , Mayo Depósito , Febrero Nota de débito $3.00 Marzo Nota de débito $3.00 Julio Depósito $ Nota de crédito $ Fuente: Estados de cuenta bancarios y movimientos contables La situación reportada anteriormente también se presenta en todos los registros de los intereses ganados en las cuentas corrientes en colones con el Banco Crédito y en dólares con el mismo Banco. Una condición similar se presenta con respecto a las cuentas de la Caja Única del Estado en la que varios registros de libros son resumidos en un solo movimiento en el estado de cuenta de la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda y para estos casos tampoco existen notas que permitan establecer qué grupo de movimientos en los registros contables equivalen a uno en la Caja Única del Estado. Página 6 de 12

7 2.2 Estados de cuenta que no son definitivos y se utilizan para confeccionar las conciliaciones bancarias Varias conciliaciones fueron respaldadas con estados de cuenta que tienen el mensaje de no ser los definitivos y en otros casos se utilizaron estados de cuenta que se obtienen de internet, lo mencionado se presentó en las siguientes conciliaciones: Estados de cuenta que no son definitivos Número de cuenta y moneda Entidad financiera colones Banco Nacional colones Caja Única Colones Caja Única Dólares Banco Crédito Meses marzo abril junio julio marzo mayo junio julio marzo mayo junio abril, mayo junio Situación observada Los estados de cuenta, en los meses citados, presentan el formato de los obtenidos por internet. Los estados de cuenta, en los meses citados, presentan la leyenda Este estado de cuenta es preliminar, cualquier diferencia que exista debe ser reportado inmediatamente al correo electrónico caja_unica@hacienda.go.cr. Los estados de cuenta, en los meses citados, presentan la leyenda Este estado de cuenta es preliminar, cualquier diferencia que exista debe ser reportado inmediatamente al correo electrónico caja_unica@hacienda.go.cr. Los estados de cuenta, en los meses citados, presentan el formato de los obtenidos por internet. Fuente: Estados de cuenta bancarios no definitivos o impreso de la página web del Banco En oficio AI del 01 de setiembre del 2014, la Auditoría Interna le solicitó a la licenciada Grettel Pereira Rivera, Coordinadora de la Unidad Financiera Contable, los estados de cuenta definitivos de las cuentas bancarias, que se detallan en el cuadro anterior. La respuesta se recibió el 3 de setiembre por medio del oficio UFC , al que le adjuntaron los estados de cuenta definitivos de las cuentas del Banco Nacional de Costa Rica, y de la Caja Única del Estado de la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda. Con relación a la cuenta en dólares con el Banco Crédito Agrícola de Cartago, adjuntó un correo electrónico, que recibió del licenciado Luis Mata Redondo, Coordinador Operativo de la sucursal del Banco Crédito de Tres Ríos, la Unión que indica lo siguiente: Saludos, para esos meses la cuenta indicada no ha tenido movimientos por lo cual el sistema no dispara el proceso de emisión de estado. Página 7 de 12

8 Con respecto a los estados de cuenta definitivos recibidos se verificó que en todos los casos los saldos que contienen corresponden exactamente a los utilizados para elaborar las conciliaciones, por lo que en el periodo analizado el uso de esos estados no fue causante de ninguna diferencia, como sí ocurrió en la revisión anterior, tal como se expuso en el Informe AI Identificación de los funcionarios que confeccionan y revisan las conciliaciones En las conciliaciones se registra la firma del funcionario que las confecciona y las revisa, pero no se indica el nombre completo de esos funcionarios y en ocasiones con el trazo de la firma es imposible identificar al funcionario que realizó determinada función, dato que es importante por ser documentos que permiten controlar los ingresos y pagos institucionales. Algunos ejemplos se presentan a continuación: Conciliaciones en las que se omite el nombre del que la elabora y revisa Mes Cuenta Entidad bancaria enero Caja Única del Estado enero Crédito Agrícola de Cartago enero Nacional de Costa Rica febrero Crédito Agrícola de Cartago febrero Crédito Agrícola de Cartago marzo Caja Única del Estado Fuente: Conciliaciones bancarias de enero a junio Resultados de la confirmación de las cuentas bancarias del Inciensa La Auditoría Interna realizó el 05 de setiembre, 2014 solicitudes de confirmación de cuentas bancarias, por medio de: DA , dirigido a la licenciada Karen Cordero Solís del Banco Nacional, DG , remitido a la licenciada Olga Reyes López de la Caja Única del Estado y el DA al licenciado Luis Mata Redondo del Banco Crédito Agrícola de Cartago, las consultas realizadas fueron las siguientes: 1. Cantidad de cuentas, el número con que se identifican y la moneda en que están registradas. 2. El nombre de los funcionarios del Inciensa, autorizados para firmar cualquier tipo de operación en las cuentas, estableciendo el nivel que ocupan en esas autorizaciones. 3. El saldo de cada cuenta al 31 de julio del Lo correcto es DA , por error ubicaron el DG, el oficio fue emitido por la Dirección Administrativa. Página 8 de 12

9 Las respuestas a esas consultas fueron las siguientes: Respuestas de las confirmaciones bancarias Número de cuenta Banco Moneda Crédito Agrícola Crédito Agrícola Banco Nacional Caja Única Caja Única Caja Única Saldo al 31 de julio 2014 Dólares $12, Colones 2,053, Colones 11,224, Firmantes Lissette Navas Alvarado German Picado García Grettel Pereira Rivera José Miguel Cordero Rojas Lissette Navas Alvarado German Picado García José Miguel Cordero Rojas Grettel Pereira Rivera Colones 615,139, Omitieron esta información Colones 1,146, Omitieron esta información Colones 0.0 Omitieron esta información Nivel A A B B A A B B Fuente: Notas de respuesta del Banco Nacional, Banco Crédito Agrícola de Cartago y Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda Con respecto a la información de la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda (Caja Única del Estado) omitieron en la certificación el detalle de los firmantes en cada cuenta, luego de recibir la certificación se solicitó en varias oportunidades esa información, sin resultados positivos. Con respecto al resto de las afirmaciones contenidas en las certificaciones, la mayoría reportaron los mismos saltos bancarios contenidos en los estados de cuenta y que todos los firmantes son funcionarios activos. La única diferencia se observó en la conciliación de julio en la cuenta corriente , en la que el estado bancario indica 11,226,543.06, existiendo una diferencia 1, con relación al dato en la certificación. 2.5 Seguimiento a las recomendaciones sobre Conciliaciones Bancarias En el siguiente cuadro se expone el resultado del seguimiento a las recomendaciones contenidas en el informe AI , sobre el análisis realizado a las conciliaciones bancarias confeccionadas en el 2011, para las cuentas: en colones con el Banco Crédito Agrícola de Cartago, en dólares con el Banco Crédito Agrícola de Cartago, en colones con el Banco Nacional y en colones con la Caja Única del Estado de la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda. Para esta última cuenta el análisis se amplió al año Página 9 de 12

10 Recomendaciones del Informe sobre Conciliaciones Bancarias Recomendación 4.1 Expresar las cantidades a ajustar producto de las diferencias surgidas entre el estado de libros y banco en la sección de la conciliación que corresponde y detallar claramente, en ese documento, el origen de esas diferencias Detallar mediante notas explicativas las diferencias que se presentan en los números de las notas de crédito o débito u otro documento reportado en los estados de cuenta bancarios y en los registros contables bancarios Eliminar de las conciliaciones las transacciones que se anulan entre sí, producto de ajustes, quedando solamente su registro en los documentos adjuntos a la conciliación Utilizar en las conciliaciones los saldos de libro de bancos tal como los reporta el módulo de control bancario del Bos Ht. y cualquier ajuste que requieran, expresarlo dentro de la conciliación, detallando claramente el origen de las diferencias Eliminar la práctica de modificar manualmente los saldos reportados en los estados de cuenta bancarios o los saldos en libros Registrar en el libro de bancos los ajustes que surjan en las conciliaciones detallando claramente su origen Registrar en libros los ajustes surgidos en una conciliación a más tardar el mes siguiente Realizar las conciliaciones con los estados de cuenta definitivos que envían las entidades bancarias y la Caja Única del Estado Registrar en las conciliaciones el nombre y firma de los funcionarios que las realizan y revisan, si después de aprobadas requieren correcciones las nuevas conciliaciones también deben llevar los registros mencionados e indicar en observaciones las razones de los cambios Respaldar cada conciliación con el estado de cuenta original o definitivo, recibido de las entidades bancarias y el reporte del saldo en libros con el nombre y firma del funcionario que realizó los registros, cualquier otro documento adicional a esos debe contener una nota aclaratoria que establezca su utilidad en la conciliación Registrar para la conciliación bancaria de la cuenta todos los cheques en tránsito con el mismo nivel de detalle, ubicando para todos los casos el nombre del beneficiario, la fecha correcta de la emisión de esos documentos y asegurarse que sean realmente los que están pendientes de ser presentados en el banco. Situación encontrada En algunos casos no se cumplió y esa situación también se observó para algunos depósitos. Ver resultado 2.1. Se cumplió parcialmente. Ver resultado 2.2. cumplió con el registro de la firma, pero no se ubicó el nombre del funcionario al lado de la firma. Ver resultado 2.3. En algunos casos no se cumplió con respaldar la conciliación con el estado de cuenta definitivo. Ver resultado 2.2. Fuente: Informe AI sobre el Análisis realizado a las conciliaciones bancarias Página 10 de 12

11 3. CONCLUSIONES De la revisión de las conciliaciones bancarias de enero a julio del 2014 se obtuvieron resultados muy positivos, debido a que la mayoría de los puntos de mejora observados en la auditoría de las conciliaciones bancarias de los años 2011 y 2012, reportadas en informe AI , se implementaron, tales como: detallan las diferencias surgidas en la conciliación, se utiliza el saldo del libro de bancos tal como se refleja en el modulo de control bancario del paquete de cómputo Bos Ht, se eliminó la práctica de modificar manualmente los estados de cuenta bancarios y los saldos del libro de bancos. Además registran los ajustes producto de las conciliaciones bancarias a más tardar el mes siguiente y todos los cheques en tránsito con el nombre del beneficiario y la fecha de emisión. Quedan algunos aspectos a considerar para realizar mejoras porque persisten las prácticas siguientes: en algunos registros de notas de débito, notas de crédito o números de depósitos el número que utiliza el Banco, para identificarlos, es diferente al que se registra en los registros contables, también se observó que en ocasiones no se respaldan las conciliaciones con el estado de cuenta definitivo que generan las entidades bancarias y en las conciliaciones se indica solamente la firma de quien las realizó y del funcionario que las revisó, pero se omite indicar el nombre completo de esos funcionarios. 4. RECOMENDACIONES Con el fin de colaborar con la Administración en la implementación del ambiente de control relacionado con la elaboración de las conciliaciones bancarias, a continuación presentamos las siguientes recomendaciones: A la Unidad Financiera Contable 4.1 Detallar mediante notas explicativas las diferencias que se presentan entre los números de los registros en los estados de las cuentas y los registros contables bancarios, indicando cuál registro en libros equivale al anotado en el estado de cuenta. (Resultado 2.1.) 4.2 Elaborar y respaldar las conciliaciones con los estados de cuenta definitivos que envían las entidades bancarias y la Caja Única del Estado. (Resultado 2.2.) 4.3 Registrar en el reporte de conciliación, en el espacio de las firmas de hecho por y revisado por el nombre completo de los funcionarios que realizan esos procesos, en ausencia de la firma digital. (Resultado 2.3.) 4.4 Adjuntar los estados de cuenta definitivos en las conciliaciones que no los contienen, para el periodo de enero a julio de 2014, de acuerdo a lo expuesto en el resultado 2.2. Página 11 de 12

12 De conformidad con lo establecido en el artículo 36 de la Ley General de Control Interno, se dispone de un plazo improrrogable de diez días hábiles (contados a partir de la fecha de recibido el informe ) para ordenar la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo (10 días hábiles) elevará el informe de auditoría a la Dirección General, con copia a la Auditoría Interna, expondrá por escrito las razones por las que objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. La Directora General deberá resolver en el plazo de veinte días hábiles (contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por la Unidad Financiera Contable ) y además ordenar la implantación de las recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones propuestas por la Unidad Financiera Contable o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. El acto en firme será dado a conocer tanto a la Auditoría Interna como a la Unidad Financiera Contable. En razón de lo indicado, agradecemos informen a esta Auditoría las acciones que se realicen para la implementación de las recomendaciones. Página 12 de 12