MBA JORGE ARAYA LICDA. MIREYS DELGADO MBA MARCO SANDOVAL LIC. DANIEL SERRANO LIC. PEDRO GARCÍA DRA. ELIZABETH GONZÁLEZ LIC. ANA ISABEL FONSECA

Transcripción

1 MS.NI.LI MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA - ÁREA DE GESTIÓN: LIDERAZGO INTRAINSTITUCIONAL PREPARADO POR: EQUIPO CONSULTOR Y EQUIPO DE MEJORA CONTINUA MBA JORGE ARAYA LICDA. MIREYS DELGADO MBA MARCO SANDOVAL LIC. DANIEL SERRANO LIC. PEDRO GARCÍA DRA. ELIZABETH GONZÁLEZ LIC. ANA ISABEL FONSECA VALIDADO POR : EQUIPOS DE MEJORA CONTINUA EQUIPO DE MEJORA CONTINUA REVISADO POR: APROBADO POR: VERSIÓN Nº: 1.1 FECHA DE EMISIÓN: 15/09/07

2 PÁGINA 1 DE 6 1. Introducción El presente manual de procedimientos determina e identifica los lineamientos a seguir en el control de ingresos por servicios prestados para el otorgamiento de permisos sanitarios de funcionamiento a industrias, comercios y servicios en general, así como los correspondientes a habilitaciones, acreditaciones y renovaciones aplicadas a establecimientos de salud y afines, registro de productos naturales, medicamentos, químicos y alimentos. Esto a fin de obtener ingresos que le permitan al Ministerio de Salud trabajar eficiente y eficazmente en el logro de sus metas y objetivos en beneficio de la población. 2. Objetivo Orientar a los y las colaboradoras del Ministerio de Salud en la recaudación de ingresos por los diferentes servicios que brinda la Institución y que deberán ser amparados en el decreto No S, como lo son: permiso funcionamiento, habilitaciones, acreditación, renovaciones y autorizaciones, registro de productos naturales, medicamentos, químicos y alimentos 3. Alcance Ministerio de Salud de Costa Rica en sus tres niveles de gestión. 4. Definiciones Para mayor comprensión de este procedimiento se necesita tener como referencia los siguientes conceptos, que están definidos en el Glosario del Manual de Procedimientos del Ministerio de Salud. Permiso de funcionamiento Habilitación Acreditación Establecimientos de salud y afines Renovación Autorizaciones Comprobante de pago por depósito bancario Transferencia electrónica de fondos Código de ingresos Registro de productos

3 PÁGINA 2 DE 6 5. Referencias: Reglamento General para el otorgamiento de permisos sanitarios de Funcionamiento del Ministerio de Salud, Decreto N S del 24 junio del 2006 Manual de Procedimientos de ingresos de dineros por servicios de otorgamiento de Permisos de funcionamiento, autorizaciones, renovaciones, habilitaciones y acreditaciones, Unidad de Recursos Financieros, Proceso Planeamiento, Normalización y Asesoría, mayo Reglamento General de Habilitación de Establecimientos de Salud y Afines, Decreto S, 25 junio del Ley General de Administración Pública Nº 6227, 22 enero Constitución Política de Costa Rica, 07 noviembre 1949 Registro sanitario de establecimientos regulados por el Ministerio de Salud, Decreto No S, 9 de septiembre de Responsables El responsable de este procedimiento es la Dirección Financiera, de Bienes y Servicios, específicamente la Unidad Financiera. Además la Dirección de Atención al Cliente en el nivel central, la Unidad de Atención al Cliente en el Nivel Regional y el Equipo de Atención al Cliente en el Nivel Local deben ejecutar lo que les corresponde de este manual. 7. Procedimientos 7.1 Atención al Cliente Interno y Externo: Entregar boleta al interesado para depósito bancario, recibir dicha boleta y revisar las copias de comprobante de pago El colaborador de Atención al Cliente del Ministerio de Salud, en el nivel de gestión respectivo, extiende al interesado el original y copia de la boleta denominada Registro Sanitario de Establecimientos y Productos. Esta boleta indica (según características del negocio), el tipo de grupo de riesgo a marcar, (A, B1, B2, C), cuenta corriente a usar (ya sea en dólares americanos o colones costarricenses), concepto (tipo servicio), etc. El colaborador del Ministerio de Salud proporciona el original al interesado y se deja la copia. Esta boleta debe ser presentada al banco (cajero) por el interesado a la hora de depositar el dinero según grupo seleccionado (A: $100, B1/B2: $ 50 ($30) y C:$30), indicando al cajero tomar en consideración el código o la clave detallada para que consigne el código en el comprobante de depósito. Si el pago se realiza a través de transferencia electrónica se debe inducir al interesado en la codificación establecida para este fin y describirlo en el comprobante de la transferencia electrónica. El interesado debe solicitar al cajero del banco tres copias del comprobante de depósito o tres copias de la transferencia electrónica realizada por el mismo, requisito indispensable para ser presentado al funcionario de Atención al Cliente del Ministerio de Salud.

4 PÁGINA 3 DE 6 El colaborador de Atención al Cliente, ya sea del Área Rectora de Salud, del Nivel Regional o del Nivel Central, recibe del interesado tres copias del comprobante de ingreso (ya sea de depósito o de transferencia electrónica) y revisa contra la boleta dada lo siguiente: código o clave, concepto, monto según grupo de riesgo, cuenta corriente y banco. En caso de existir incongruencias, se hace la gestión interna para corregir el inconveniente. El responsable corrige internamente únicamente el detalle del código del Área Rectora en los comprobantes de pago por depósito bancario o transferencia electrónica. En caso de un error involuntario, ya sea por el colaborador del Ministerio de Salud o por el cliente externo, en donde la Institución tenga que devolver dineros, el trámite normal de devolución debe ser el siguiente: Interesado debe solicitar al funcionario del Ministerio de Salud una fórmula previamente elaborada por la Institución en la que se explique las razones por las cuales se le debe hacer la devolución del dinero, detallando en la misma el número de su cuenta cliente y el banco a la que pertenece. De igual manera, debe adjuntar una copia del respectivo comprobante del depósito o de la transferencia electrónica, la misma debe ser presentada al funcionario de la Atención al Cliente. La Dirección del Área Rectora de Salud o la Dirección de Regulación del Nivel Central hace la revisión del caso y si considera que se debe hacer devolución, envía la boleta debidamente confeccionada a la Secretaria del Comité Especial para su aprobación, solicitando el reintegro del dinero al interesado El Comité Especial del Fideicomiso aprueba el reclamo y traslada la documentación correspondiente al responsable de la actividad Registro, ejecución y control de la gestión financiera del proceso Gestión de Recursos Financieros, quien realiza el trámite correspondiente a la devolución, se elabora la boleta de cheque y orden de desembolso (esto si corresponde). Se le da contenido económico se buscan las firmas de aprobación correspondientes de desembolso. Por último se envía al banco respectivo, para que este ejecute la orden de devolución del dinero al interesado. En caso de existir un error en el pago de algún servicio brindado por el Ministerio de Salud y que el mismo sea en su contra, o sea se produce un faltante de dinero (el cliente externo se equivoca y hace un depósito menor al correspondiente), se debe llamar al interesado y explicarle la situación para que reponga lo adeudado, depositándolos o haciendo la transferencia electrónica en la respectiva cuenta. Además, el interesado debe indicarle al cajero (en el caso de depósito) que anote en el comprobante la palabra adjunto o al interesado, que lo anote el mismo en la transferencia electrónica. En caso de obtener una respuesta negativa por parte del interesado, no se le dará el permiso solicitado, hasta que deposite la diferencia en la cuenta correspondiente del banco. Si todo está correcto en la revisión, el colaborador de Atención al Cliente inicia el trámite correspondiente sellando las tres copias con sello de recibido en la parte frontal del comprobante de ingreso y distribuye las mismas de la siguiente manera: 1. La primera copia se archiva en el expediente del establecimiento respectivo. 2. La segunda copia es entregada al interesado. 3. La tercera copia se adjuntará al consolidado que se envía a Registro, ejecución y control de la gestión financiera del proceso Gestión de Recursos Financieros del Nivel Central.

5 PÁGINA 4 DE Atención al Cliente Interno y Externo: Archivar copia del comprobante de ingreso y registro de los ingresos en la base de datos El responsable de Atención al Cliente, archiva la primera copia en el expediente del establecimiento respectivo y realiza el registro de los ingresos depositados o transferidos por el interesado (según sea el servicio) en la base de datos. En ésta, se debe incluir la siguiente información: nombre interesado, razón social, cédula, tipo de negocio, monto en colones o dólares, tipo de servicio, teléfono, fax, dirección u cualquier otro dato considerado indispensable para los trámites respectivos. 7.3 Confeccionar y enviar informes de ingresos por registros sanitarios de establecimientos y autorizaciones. El Director del Area Rectora de Salud o a quien este delegue o los responsables del nivel central, según corresponda, confecciona un informe de ingresos de todos los registros sanitarios de establecimientos, productos y autorizaciones que se han hecho en el mes (ordenado por servicio). Debe adjuntarse al informe, la copia del comprobante del depósito o transferencia electrónica, reservada para tal fin. Este informe debe ser enviado al Nivel Central (junto a los comprobantes de ingreso) de forma impresa y diskette o correo electrónico, a más tardar los primeros 5 días naturales del mes siguiente. 7.4 Revisar y consolidar los informes de ingresos. La Unidad Financiera revisa los informes de ingresos y los consolida, para posteriormente informar, a quien corresponda, sobre los ingresos totales recibidos mensualmente por la Institución.

6 PÁGINA 5 DE 6 8. Indicadores de desempeño Indicadores de gestión Porcentaje de comprobantes recibidos y registrados en base de datos. Porcentaje de informes de ingresos por registro de establecimientos realizados. y autorizaciones Porcentaje de informes consolidados realizados y enviados a Gestión de Contabilidad. Indicadores de impacto Porcentaje de boletas para depósito bancario entregadas correctamente. Porcentaje de copias de comprobantes bancarios trasladadas a la dirección o colaborador oportunamente. Porcentaje de informes y comprobantes de pago enviados oportunamente.

7 PÁGINA 6 DE 6 9. Diagrama Diagrama de Flujo Proceso de Nivel 1: Control de Ingresos Código: MS.NI.LI Unidad organizativa: Unidad Financiera Elaborado por: Versión 2 Fuente: Fecha elaboración: Hoja 1 de 1 Actividades Unidad Organizativa Código Descripción U. Atención al Cliente (Nivel Central, Regional, Local) Responsable de Área Rectora o Nivel Central Unidad Financiera Flujo Información Detalle Flujo de Información INICIO Original y copia de la boleta "Registro Sanitario de Establecimientos y Productos". Comprobante de depósito (tres copias) 7.1 Entregar la boleta al interesado para el depósito bancario, recibir dicha boleta y revisar las copias de comprobante de pago Se produce algún error involuntario que afecte el pago? No Si Seguir el trámite normal de devolución Iniciar el trámite correspondiente, sellando las copias y distribuyéndolas 7.2 Archivar copia del comprobante de ingreso y registro de ingreso en la base de datos. 7.3 Confeccionar y enviar informes de ingresos por registros sanitarios de establecimientos y autorizaciones. Enviar el Informe al Nivel Central 7.4 Revisar y consolidar los informes de ingresos FIN Informes de Ingresos