TRASLADO DE DOCUMENTOS

Transcripción

1 MINISTER DE SALUD DE COSTA RICA ÁREA DE GESTIÓN: SOPORTE LOGÍSTICO Y ADMINISTRATIVO LIC. JOSÉ MARÍA VARELA FONSECA PREPARADO POR: UNIDAD DE GESTIÓN DE TRÁMITES DIRECCIÓN DE ATENCIÓN AL CLIENTE BACH. ANA LORENA LOBO MONTERO TÉC. MARÍA EMILIA GÓMEZ GÓMEZ TÉC. ISABEL MARÍA RODRÍGUEZ VARGAS SR. MAYNOR ARAYA GONZÁLEZ VALIDADO POR: REVISADO POR: UNIDAD DE ATENCIÓN AL CLIENTE REGIÓN HUETAR NORTE UNIDAD DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL LICDA. JENORY FERNÁNDEZ PERAZA INGA. CINTHIA CARMONA MENDOZA LIC. FRANCISCO ÁLVAREZ LEANDRO APROBADO POR: DIRECCIÓN GENERAL DE SALUD DRA. ILEANA HERRERA GALLEGOS VERSIÓN Nº: 3 FECHA DE EMISIÓN: FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 2009 JUNIO 2013

2 Página 2 de 8 1. Introducción En el desarrollo de las actividades diarias de la institución se requiere del traslado de hacia diferentes unidades organizativas ó hacia clientes externos, razón por la cual se requiere de la aplicación del protocolo de traslado de con el fin de respaldar la información que se envía y garantizar que la misma llegue a los interesados en forma oportuna. 2. Objetivo Garantizar la entrega de los de forma segura, eficiente y oportuna a las diferentes unidades organizativas. 3. Productos Producto final: Documentos trasladados a las diferentes unidades organizativas y clientes externos. Producto Intermedio: Ficha de traslado de. 4. Alcance Ministerio de Salud de Costa Rica en sus tres niveles de gestión. 5. Definiciones Ficha de Traslado de Documentos Correspondencia Trámite: 6. Referencias Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos, N 8220 (sus reformas y su Reglamento). Directriz N : Procedimiento para la gestión y organización de cartas, memorandos, certificaciones, circulares e informes producidos en el ministerio de economía, industria y comercio. Norma cero para la elaboración de protocolos.

3 Página 3 de 8 7. Responsables Código Actividad Nivel de gestión Unidad Organizativa Responsable 8.1 Agrupar los por unidad organizativa 8.2 Llenar la ficha de traslado de 8.3 Adjuntar la ficha de traslado a los (original y copia) 8.4 Entregar los al encargado de hacer el traslado 8.5 Trasladar los al destinatario 8.6 Solicitar el nombre completo y la firma del funcionario que recibe los

4 Página 4 de 8 Código Actividad Nivel de gestión 8.7 Entregar copia de la ficha traslado al receptor 8.8 Registrar el traslado en el sistema de información 8.9 Archivar la ficha de traslado de

5 Página 6 de 8 8. Protocolo Código Actividad Qué Cuándo Cómo Con qué Tiempo Responsable 8.1 Agrupar los por unidad organizativa Los Se tiene correspondencia para traslado Manualmente Medios disponibles 8.2 Llenar la ficha de traslado de Ficha de traslado de Se tengan listos todos los Manual o digital Herramienta anexo Adjuntar la ficha de traslado a los (original y copia Ficha de traslado de Cuando esté lista la ficha de traslado Manualmente Con el material existente 8.4 Entregar los al encargado de hacer el traslado. Los a trasladar En el momento que se dispone para la entrega Manualmente Herramienta anexo 1

6 Página 7 de 8 Código Actividad Qué Cuándo Cómo Con qué Tiempo Responsable 8.5 Trasladar los al destinatario con 1 copia de la ficha de traslado (una para el que recibe y la original para la U.O que entrega ) de Los a trasladar El día asignado para el traslado Personalmente Folder, sobres u otro medio. 8.6 Solicitar el nombre completo y la firma del funcionario que recibe los La firma del funcionario que recibe el documento Se entregan los en la unidad organizativa Personalmente Herramienta anexo Entregar copia de la ficha de traslado al receptor Copia de la ficha de traslado Se haya entregado los Personalmente Herramienta anexo Registrar el traslado en el sistema de información La ficha de traslado Se haya entregado la documentación Digital Anexo Archivar la ficha de traslado de La ficha de traslado Al finalizar el trámite Manualmente Procedimiento Clasificación y Ordenación Documental

7 Página 9 de 8 9. Diagramas Diagrama de Flujo Código: Unidad organizativa: Versión 3 Fuente: DAC Elaborado por: Fecha actualizaci ón: UGT/UDO jun-13 Hoja 1 de 1 Actividades Responsable Código Descripción NC/NR/NL Flujo Informació n Detalle Flujo de Información INICIO Agrupar los por unidad organizativa Llenar la ficha de traslado de Adjuntar la ficha y copia de traslado a los. Entregar los al encargado de hacer el traslado Trasladar los al destinatario Solicitar el nombre completo y la firma del funcionario que recibe los Entregar copia de la ficha traslado al receptor Registrar el traslado en el sistema de información Archivar la ficha de traslado de Número consecutivo, Destinatario, NC NR NL FIN

8 Página 10 de Anexos Anexo 1 Ficha de Traslado de Documentos CONSECUTIVO N FICHA DE FECHA: HORA: UNIDAD ORGANIZATIVA QUE RECIBE: (Insertar nombre unidad organizativa que traslada los ) CORRESPONDENCIA ENTREGADA N OFICIO ASUNTO/DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO DIRIGIDO A ORIGINAL COPIA RECIBIDO POR: (Nombre completo y firma) FECHA: SELLO ENTREGADO POR: (Nombre completo y firma) HORA: