EQUIPOS DE MEJORA CONTINUA

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1 - ÁREA DE GESTIÓN: SOPORTE LOGÍSTICO Y ADMINISTRATIVO LIC. RICARDO G ULATE PREPARADO POR: EQUIPO DE MEJORA CONTINUA MSC. ANDREA MORERA ALEJANDRO MONESTEL JOSE JOAQUÍN CORELLA VALIDADO POR : REVISADO POR: EQUIPOS DE MEJORA CONTINUA DRA. ROSSANA GARCÍA GONZÁLEZ APROBADO POR: VERSIÓN Nº: 1 FECHA DE EMISIÓN: 25/02/10

2 PÁGINA 2 DE Introducción La importancia que tiene la emisión y control de uso del carné obedece a la necesidad de identificación de los funcionarios para situaciones de índole oficial ante las autoridades, población costarricense y/o extranjeros en el ejercicio de las funciones propias del cargo que ocupan. 2. Objetivo Identificar a los funcionarios del Ministerio de Salud, promoviendo sentido de pertenencia de estos con la institución. 3. Alcance Ministerio de Salud de Costa Rica en sus tres niveles de gestión. 4. Definiciones Para mayor comprensión de este procedimiento se necesita tener como referencia los siguientes conceptos, que están definidos en el glosario del manual de procedimientos del Ministerio de Salud. 5. Referencias Modelo Conceptual y Estratégico de la Rectoría de la Producción Social de la Salud, Ministerio de Salud, San José, Costa Rica, Marco Estratégico del Ministerio de Salud, San José, Costa Rica, Responsables Código Actividad 7.1 Establecer las necesidades de emisión o destrucción de carné Nivel de gestión NI Unidad Organizativa Responsable Directores 7.2 Enviar datos para la emisión del carné NI Directores 7.3 Recopilar y revisar información suministrada NC UMI 7.4 Reproducir carné NC UMI 7.5 Controlar el uso del carné NI Directores 7.6 Eliminar o retener de carné NI Directores

3 7. Procedimiento PÁGINA 3 DE Establecer las necesidades de emisión o destrucción de carnés El Director responsable de la Unidad Organizativa debe establecer la necesidad de eliminación o emisión de carnés. En el caso de emisión estos pueden ser permanentes en el caso de la incorporación de nuevos funcionarios, expiración de la fecha de vigencia, pérdida de carné actual, destrucción del mismo, cambio de presentación del carné institucional o temporales cuando se trate de contratistas y personal temporal (estudiantes que realicen prácticas profesionales, tesis, trabajo comunitario universitario, entre otros). El director responsable debe utilizar el anexo 1: Formulario de Solicitud de Carné, para la recolección de la información necesaria. En caso de necesidades de eliminación se pasa a la actividad 7.6. En caso de reposición por robo ó por descuido, el funcionario, debe solicitar por medio del formulario de solicitud (ANEXO 2) al director de su Unidad Organizativa y además debe hacerse cargo del costo del nuevo carné, para lo cual debe depositar su costo ( ), en la cuenta de CTAMS # BNCR o a la cuenta corriente BNCR 7.2. Recopilar la información Las Unidades Organizativas deben de recopilar toda la información de los funcionarios, incluyéndose las fotografías en el caso que así sea necesario. Esta información debe de ser mandada a la Unidad de Mercadotecnia Institucional, nivel central, esta debe ser enviada en formato JPG, vía correo electrónico a el Jefe de la Unidad Ricardo Ulate, al correo rulate@netsalud.sa.cr 7.3. Enviar datos para la emisión del carné El responsable debe incorporar la información recolectada por medio del Formulario de Solicitud de Carné en el formato digital presentado en el anexo 3: Base Electrónica-Emisión de carné. El archivo electrónico debe ser enviado por el responsable, en los tres niveles de gestión, a la Unidad de Mercadotecnia Institucional del nivel central Recopilar y revisar información suministrada La Unidad de Mercadotecnia Institucional debe revisar la información enviada por las distintas direcciones. En caso de detectar alguna anomalía debe comunicarse con la unidad organizativa respectiva y solicitar la corrección de la información, pasando a la actividad 7.1. Al tener la información completa y revisada la debe incorporar en el sistema Reproducir carné En caso que sea necesario la toma de fotografía del funcionario, de cualquier nivel de gestión, la Unidad de Mercadotecnia Institucional debe realizar la convocatoria para la toma de fotografías, especificando el día y la hora. La convocatoria se realiza por medio de correo electrónico. Al tener la información y fotografías completas de los solicitantes se inicia la reproducción de los carné. En el caso de varias solitudes, la reproducción se realizará según el orden de su llegada.

4 PÁGINA 4 DE 10 Los responsables al tener los carnés confeccionados se encargarán de realizar la entrega por medio de oficio al director de cada unidad organizacional que solicitó el servicio Entregar el carné La Unidad de Mercadotecnia Institucional, luego de haber emitido los carné, les estará avisando a las Sedes Regionales o a los Niveles locales y a Nivel central que los carné están emitidos se pueden retirar Controlar el uso del carné Los directores de las unidades organizativas, en los tres niveles de gestión, debe controlar los siguientes aspectos en el uso del carné institucional en sus subalternos: Al ingresar a la institución deben traer puesto el carné en un lugar visible. Utilizar el carné en lugar visible durante la jornada de trabajo (capítulo VII, artículo 8 inciso g, del Reglamento Autónomo de Servicio del Ministerio de Salud). Utilizar el carné en zona visible durante reuniones que se realicen con actores sociales fuera y dentro de la Institución Eliminar o retener de carné Los directores de las unidades organizativas, en los tres niveles de gestión, deben destruir los carné de los funcionarios que dejen de laborar para la institución, así como de contratistas y personal temporal que terminen sus actividades y retener el carné de los funcionarios que estén fuera de la institución por periodo finito, por ejemplo: permisos con y sin goce de salario por más de 30 días, que se encuentre realizando pruebas de trabajo en otro lugar, entre otras. Los Directores deben solicitar por escrito la entrega de su carné a los funcionarios y deben llevar registro de los carné destruidos y retenidos. Utilizar (anexo 4 Solicitud de devolución de Carné). 8. Indicadores de gestión Porcentaje de solicitudes de emisión de carné satisfechas: Es la proporción de las solicitudes de emisión de carné elaboradas en relación con el total de solicitudes recibidas.

5 PÁGINA 5 DE Diagrama

6 10. Anexos ANEXO 1 PÁGINA 6 DE 10 FORMULARIO SOLICITUD DE CARNÉ Fecha. Dirección o Unidad Organizativa que solicita: Cantidad solicitada: Tipo Marque con una X Justificación Permanente Temporal Visitante Reposición Completar la siguiente información: Nombre: Primer Apellido: Segundo Apellido: Número de Cédula Función que ejecuta :

7 PÁGINA 7 DE 10 Nombre de la empresa (Aplica para externos): Tipo de Sangre (A, B, AB, O) Rh (Positivo o Negativo) Donante de órganos: Si/No Vigencia (Temporal o Permanente) Período de Vigencia (Incluir la fecha de expiración): Correo Electrónico: Número de Teléfono: Fotografía: Adjuntar en formato digital (JPG-En alta Resolución y utilizar fondo de color Blanco), Firma del Solicitante

8 PÁGINA 8 DE 10 ANEXO 2 REPOSICIÓN DE CARNÉ FECHA. Señores Dirección de Atención al Cliente Ministerio de Salud Estimados señores: Yo cédula funcionario del Ministerio de Salud, perteneciente a la dirección. Solicito por este medio la reposición del carné de identificación debido a (Robo o Pérdida) del mismo Me comprometo a depositar en la Tesorería del Ministerio de Salud la suma de , (Dos mil colones 00/100) cuenta CTAMS # BNCR ó cuenta corriente BNCR, para tal efecto. Firma y cédula del funcionario Director ó Jefe de Unidad Organizativa cc. Lic. Ricardo Ulate Carranza, Jede Unidad de Mercadotecnia Institucional

9 PÁGINA 9 DE 10 ANEXO 3 BASE ELECTRÓNICA-EMISIÓN DE CARNÉ BASE ELECTRÓNICA-EMISIÓN DE CARNÉ MINISTERIO DE SALUD N o GRADO ACADEMICO NOMBRE APELLIDOS CED. No. DIRECCION RH GRUPO (POSITIVO SANGUINEO O (A, B, AB, O) NEGATIVO) DONANTE (SI / NO) TEMPORAL O PERMANENTE

10 PÁGINA 10 DE 10 ANEXO 4 SOLICITUD DEVOLUCIÓN DE CARNÉ FECHA. Señor Nombre del funcionario Ministerio de Salud Estimado señor: Dado que a partir del su condición como funcionario regular del Ministerio de Salud será suspendida (temporal ó permanente) le solicito devolución del carné de identificación que le fue entregado. Director ó Jefe Unidad Organizativa