Estructuras Administrativas

Transcripción

1 Estructuras Administrativas

2 1 Sesión No. 1 Organización Objetivo: El estudiante explicará las etapas del proceso administrativo dentro de la organización, así como la retroalimentación que se lleva a cabo dentro del mismo. Contextualización Las personas crean organizaciones privadas o públicas para realizar actividades, como son la producción o los servicios, con el fin de obtener beneficios y conseguir resultados que no podrían llevarse a cabo por sí solos. Cualquier organización, por muy pequeña que sea, cuenta con una estructura orgánica la cual consiste en diseñar una estructura en la que queden definidas las tareas que deben realizar cada persona que forma parte de la empresa, así como su responsabilidad y autoridad. Mediante la organización, las empresas disponen de medios materiales y humanos y establecen reglas de conducta para alcanzar las metas propuestas bajo criterios de eficiencias.

3 2 Introducción al Tema Organización en la Administración Por un lado la administración es el proceso de planificar, dirigir y controlar esfuerzos de los miembros de una organización y de utilizar todos los demás recursos para alcanzar metas declaradas; por otro lado la organización significa que los gerentes coordinan los recursos humanos y materiales de la organización, la efectividad de una empresa depende de su capacidad para poner los recursos humanos y materiales de la organización, así mismo depende de poner sus recursos al servicio de sus metas. Es importante decir que la administración se encuentra en cualquier organización, la dirección, el control, la toma de decisiones, la coordinación y la comunicación, son las partes de la concretización de las organizaciones. A lo largo de esta sesión revisaremos en qué consiste el proceso administrativo dentro de las organizaciones.

4 3 Explicación Organización en el proceso administrativo El proceso administrativo radica en la división de trabajo y la estructura necesaria para su funcionamiento, es decir, consiste en dotar al organismo de elementos necesarios para su funcionamiento a través de operaciones típicas, funciones técnicas, financieras, contables, comerciales, de seguridad administrativa. Este proceso, así mismo, crea la estructura orgánica de la institución, se determinan los niveles de autoridad y de responsabilidad, se establecen las funciones, los deberes y las atribuciones que corresponden a los objetivos trazados previamente en el proceso de planificación o elaboración del nivel corporativo específico (misión, visión, objetivos corporativos, metas, y mecanismos de medida o actuación). La administración de una empresa requiere el constante ejercicio de ciertas responsabilidades directivas, a dichas responsabilidades se les denomina como las funciones de la administración. A continuación veremos los conceptos de las funciones administrativas: 1. Planificación. Es el proceso de desarrollar objetivos empresariales y seleccionar acciones, para lograrlo esto comprende:

5 4 Establecer objetivos de la empresa. Elegir un curso de acción para alcanzar los objetivos. Iniciar actividades necesarias para traducir los planes en acción. Corregir deficiencias sobre la marcha y replantearlas. 2. Organizar. Es el proceso mediante el cual los empleados y sus labores se relacionan unos con los otros para cumplir con los objetivos de la empresa, esto consiste en dividir el trabajo entre grupos o individuos y coordinar las actividades individuales del grupo, organizar también implica establecer autoridad directiva. 3. Administrar los recursos humanos y suministrar el personal. Es el proceso en el que se asegura el reclutamiento de empleados competentes. 4. Influencia interpersonal. Es el proceso de motivar a las personas para ayudar voluntariamente al logro de los objetivos de la empresa. 5. Controlar. Es el proceso de asegurar el desempeño eficiente para alcanzar los objetivos de la empresa, esto implica: Establecer metas y normas. Comparar el desempeño contra las metas establecidas. Reforzar aciertos y corregir fallas.

6 5 Estas cinco funciones de la administración constituyen el proceso administrativo, pues son ejercidas en forma coincidente y continua al administrarse una empresa. El proceso administrativo se vale de enlaces y de la retroalimentación, por ejemplo la planificación debe proceder a la actividad de organizar y el controlar debe seguir las demás funciones, por tal motivo el proceso administrativo se representa por el diagrama que a continuación se observa: 1. Los enlaces secuenciales que van desde la planificación al control. 2. La continua retroalimentación desde las funciones 2, 3, 4 y 5 hacia la planificación. Proceso Administrativo: Texto tomado para fines educativos de

7 6 Como ya vimos anteriormente, la planificación es la primera función de la administración que se muestra y la misma se lleva a cabo de manera continua, pues el transcurso del tiempo exige tanto la replanificación como el desarrollo de nuevos planes, además la retroalimentación continua requiere de acciones planificadas para corregir las deficiencias observadas en el desempeño. La toma de decisiones es importante en el proceso, ya que es un compromiso de resolución de hacer o dejar de hacer ; o bien, de adoptar o rechazar una actitud, una toma de decisiones requiere de creatividad y confianza. Es importante comprender que no hacer nada al respecto de un problema o asunto es en sí una decisión.

8 7 Conclusión El control en la administración es un elemento importante dentro de cualquier organización, pues es el que permite evaluar los resultados y saber si estos son adecuados a los planes y objetivos que desea conseguir la empresa. El control debe llevarse en cualquier nivel de la organización, garantizando de esta forma que se cumplan los objetivos. Se puede decir que un sistema de organización es vital para cualquier empresa, ya que ayudará al mejoramiento continuo e innovación de los procesos que planifiquen y se lleven a cabo tomando en cuenta las bases de la organización. Ésta ha evolucionado para modernizar la estructura organizativa de las empresas y las ideas de proyectos para trabajar de una manera más rápida, consolidadora y eficaz, trabajando directamente pero sin influir en la toma de decisiones tomadas por los directivos o bien, el máximo nivel jerárquico de la empresa. En las siguientes sesiones revisaremos los niveles jerárquicos mediante organigramas.

9 8 Para aprender más Estructura Organizacional Edwin Palacio (2012). Estructura Organizacional. Video de YouTube: Organización y métodos en la administración Quiroga, G. (1999). Organización y métodos en la Administración Pública. México: Ed. Trillas

10 9 Actividad de Aprendizaje Instrucciones: Con la finalidad de reforzar los conocimientos adquiridos a lo largo de esta sesión: Elabora una infografía en la cual expliques las etapas del proceso administrativo y cuál es la importancia de la retroalimentación. Para el desarrollo de la infografía puedes apoyarte de las siguientes páginas: o o Recuerda que esta actividad te ayudará a comprender los conceptos y la importancia de la administración dentro de la empresa.

11 10 Bibliografía De la Cruz, K. (2010). Conceptos generales de la administración. Disponible en: Welsch, G. y Gordon, P. (s.f.). Presupuestos planificación y control de utilidades. México: Pearson Educación Quiroga, G. (1999). Organización y métodos en la Administración Pública, México: Ed. Trillas