Manual de Armado de Combos

Transcripción

1 Manual de Armado de Combos 2013

2 Armado de Combos ÍNDICE 1. Objetivo Problemática Actualidad Propuesta de Solución Proceso Procedimiento Políticas Proceso en Sistema (SAP) ORDEN DE VENTA (COMPRAS) ORDEN DE COMPRA (COMPRAS) ENTRADA (ALMACÉN) LISTA MATERIALES (PRODUCCIÓN) ORDEN DE FABRICACIÓN (PRODUCCIÓN) RECIBO DE PRODUCCIÓN (PRODUCCIÓN) EMISIÓN (PRODUCCIÓN) ORDEN FABRICACIÓN (PRODUCCIÓN) ENTREGA PARCIAL (ALMACÉN) ORDEN DE VENTA (JAS) FACTURACIÓN A NOMBRE DEL COMBO (JAS) Página 1 de 26

3 MANUAL DE ARMADO DE COMBOS En ocasiones la solicitud del cliente no se queda en un solo producto, sino que la unión de varios componentes hace más atractivo el producto a ofrecer. Es aquí donde nace la opción de la venta de Combos, siendo estos, la unión de artículos, ofreciendo una solución integral al requerimiento de nuestro cliente. Como ejemplo de esto podemos mencionar los Combos escolares que pueden estar compuestos por una mochila, un juego de geometría, una caja de colores y un estuche, haciendo muy atractivo este producto y más si le agregamos un decorado con el tema de la película del verano antes del inicio de clases. 1. Objetivo Los principales objetivos que se tienen en este tema son: - Estandarizar el procedimiento para el ingreso de pedidos de Combos. - Control de inventarios. - No generar partidas abiertas en sistema. Esto nos ayuda a agilizar la operación y reducir el error en el procesamiento de Pedidos. También se tendrá como objetivo simplificar procesos y definir responsabilidades en cada una de las áreas involucradas. 2. Problemática En este momento no se conoce de qué artículos se compone un Combo por medio del sistema y se generan partidas abiertas de los pedidos de Combos. No se tienen las responsabilidades definidas de a qué área le corresponde realizar cada actividad y existe información de Pedidos sin clasificar. Falta de control en los inventarios por la falta de definición de los procedimientos y afectaciones en el sistema. 3. Actualidad En este momento el pedido se ingresa en Adpro por la mercancía que integrará el Combo, y se comunica al área de producción, por medio de correo electrónico o telefónicamente, cuál será la forma de armado. Página 2 de 26

4 Fase 4. Propuesta de Solución El área comercial es responsable de ingresar al sistema un pedido donde la primera partida cuente con el nombre del Combo como se desea facturar y contenga el número total que solicita el cliente. Ésta partida deberá tener el monto total de la venta. Las partidas que se encuentran después, deberán ser los componentes del Combo las cuales tienen que tener un monto de $0.01 en cada una de ellas; en la descripción de cada uno de los elementos deberá tener, entre paréntesis, cuántos componentes estarán integrando el Combo; y en la cantidad total del pedido de cada uno de estos elementos deberá colocarse la cantidad a comprar para completar dicho pedido. Es muy importante cumplir la política de que un pedido sólo puede estar integrado por un Combo, no es posible que se ingresen en el mismo pedido más de un Combo Proceso Proceso Armado de Combos Comercial Compras Producción Almacén Administración Solicitud de Compra Ingreso de Nombre Combo con Componentes Compra de Mercancía (Componentes) Crear Lista de Materiales Entrada de Mercancía Entrega de Mercancía / Combo Facturación Compra Procesada Página 3 de 26

5 4.2. Procedimiento PROCESO ARMADO DE COMBOS Ingreso de Componentes El pedido se solicita con la Primer partida a nombre de Combo y todos los componentes en las siguientes partidas. En la primera partida por el Combo se pondrá la Descripción de facturación La Partida del Combo debe tener el Precio total del pedido. Los Componentes deben tener el Monto en $0.01 La Cantidad total del pedido, deberá colocarse en la primera partida del Combo. La cantidad de los componentes deberá informarse de la siguiente manera: En el nombre de los componentes deberá comunicarse, entre paréntesis, cuántos componentes irán en cada uno de los Combos. El total de los componentes a comprar deberá informarse en las cantidades totales solicitadas para su compra. Proceso Operativo Compra de Mercancía Se reporta el ingreso de la mercancía. Producción hace la Lista de Materiales (BOM) especificando de qué se compone el Combo a trabajar. Se entrega y envía el pedido a cliente como lo solicitó. Por último, se entrega la factura del Combo completo como lo pidió en un inicio, sin los componentes en este documento Políticas Primera partida a nombre del Combo, todas las demás partidas serán los componentes. La primera partida, será la forma que se facture. La partida del Combo debe contener el precio total. Los componentes deben tener el pecio en $0.01 El responsable de llevar el Pedido de la siguiente manera: o Si el pedido contiene un artículo internacional, el pedido será responsabilidad del comprador internacional, aun así llevando también artículos nacionales. o Si el pedido es nacional y contiene mayor número de artículos de línea, será responsabilidad del Comprador de Líneas propias o Si el pedido es nacional y contiene mayor número de artículos que no son de línea, será responsabilidad del Comprador Nacional Página 4 de 26

6 Fase 5. Proceso en Sistema (SAP) Armado de Combos Compras Almacén Producción Administración Requerimiento de Venta de Combo Quitar Artículo de Compra al artículo con nombre de Combo Seleccionar opción Decorado Publigraphics Compra de Componentes Entrada de Mercancía Crear Lista de Materiales Orden de Fabricación Recibo de Producción Emisión para Producción Cerrar Orden de Fabricación Entrega de Mercancía Parcial Eliminar Partidas de Componentes de la OV Facturación de Combo Venta de Combo Página 5 de 26

7 Cuando el área de compras recibe una Orden de Venta y ve que la primera línea es un artículo con el nombre de un Combo, tendrá que seguir el siguiente proceso. Definir la responsabilidad de quién es el responsable de llevar el Pedido de la siguiente manera: 1. Si el pedido contiene un artículo internacional, el pedido será responsabilidad del comprador internacional, aun así llevando también artículos nacionales. 2. Si el pedido es nacional y contiene mayor número de artículos de línea, será responsabilidad del Comprador de Líneas propias 3. Si el pedido es nacional y contiene mayor número de artículos que no son de línea, será responsabilidad del Comprador Nacional 5.1. ORDEN DE VENTA (COMPRAS) 1. Abrir la Orden de Venta y hacer clic en la flecha marcada con un círculo en la siguiente imagen para abrir Datos maestros de artículo Nota: Revisar que la partida de Combo lleve el monto, la cantidad total de la Venta y los componentes a precio de $0.01. Que se cumpla la política que por cada pedido sea un Combo solamente. Página 6 de 26

8 2. Deshabilitar la opción de Artículo de Compra solamente al artículo de COMBO 3. Elegir opción Decorado Publigraphics al artículo de COMBO y hacer clic en Actualizar Página 7 de 26

9 4. Hacer clic en OK 5.2. ORDEN DE COMPRA (COMPRAS) 5. Elegir la opción Documento de aprovisionamiento en la pestaña de Logística y hacer clic en Actualizar Página 8 de 26

10 6. Se desplegará el Asistente donde crearemos la OC, hacer clic en Siguiente 7. Elegir el Pedido del Cliente y hacer clic en Siguiente Página 9 de 26

11 8. Elegir el proveedor al que les haremos la OC y hacer clic en Seleccionar 9. Agregar el Costo de Compra y el Almacén 13. Hacer clic en Siguiente Página 10 de 26

12 10. Se desplegará la siguiente ventana donde haremos clic en Siguiente 11. El sistema nos mostrará una vista previa antes de hacer la OC, al estar seguros hacemos clic en Siguiente Página 11 de 26

13 12. En el paso número 6 ya creamos la OC, para visualizarla hacemos clic en la flecha amarilla que se marca enseguida. Tendremos el número de OC ENTRADA (ALMACÉN) 13. Abrir un Documento de Entrada de Mercancía. Elegir el Proveedor del cual realizaremos la Entrada de los componentes del COMBO y hacer clic en Copiar de para elegir la opción de Pedidos Página 12 de 26

14 14. Elegir el Pedido al cual le daremos entrada y hacer clic en Seleccionar 15. Se desplegará el Asistente de documentos donde haremos clic en Siguiente Página 13 de 26

15 16. Revisar que los artículos a darles entrada, sean los componentes del COMBO y NO el artículo de COMBO. Hacer clic en Finalizar 17. Hacer clic en Crear Página 14 de 26

16 5.4. LISTA MATERIALES (PRODUCCIÓN) Después de haber comprado los componentes y ya tener el stock en el almacén, debemos crear la lista de materiales que conforma el COMBO 18. Abrir la opción Lista de materiales, posteriormente hacer clic en Crear y elegir el Número del artículo que tiene el nombre de COMBO Elegir la opción de Producción en el campo de Tipo Lista Materiales Página 15 de 26

17 20. Seleccionar los artículos que componen la Lista de Materiales del COMBO y hacer clic en Seleccionar 21. Llenar la cantidad de piezas de cada artículo que contiene cada COMBO y hacer clic en Crear. La descripción del artículo lo especificará entre paréntesis Página 16 de 26

18 5.5. ORDEN DE FABRICACIÓN (PRODUCCIÓN) 22. Abrir la opción Orden de fabricación. En el campo No. Producto elegir el artículo de Nombre COMBO con el que hicimos la Lista de Materiales y hacer clic en Seleccionar 23. Al abrir el artículo de COMBO se despliegan los Componentes. En el campo de Cantidad planificada llenaremos el número COMBOS que nos dice la Orden de Venta (Pedido). Página 17 de 26

19 24. Elegir la fecha en la cual tendrán que estar listos los COMBOS y hacer clic en Crear 25. Elegir la opción de Liberado en el campo de Estado y hacer clic en Actualizar Página 18 de 26

20 5.6. RECIBO DE PRODUCCIÓN (PRODUCCIÓN) 26. Abrir la opción de Recibo de Producción 27. Colocar el número de Orden de Fabricación creada Página 19 de 26

21 28. Hacer clic en Tabulador y se desplegará la información del COMBO. Después hacer clic en Crear 5.7. EMISIÓN (PRODUCCIÓN) 29. Escribir la Orden de Fabricación realizada, hacer clic en tabulador para ver la información y posteriormente en Crear Página 20 de 26

22 5.8. ORDEN FABRICACIÓN (PRODUCCIÓN) 30. Elegir la opción de Cerrado en el campo de Estado y hacer clic en Actualizar Nota: La fecha de finalización para Cerrar este documento tendrá que ser la del día en curso, de no ser así, tendrá que ser modificada al día de hoy. Página 21 de 26

23 5.9. ENTREGA PARCIAL (ALMACÉN) 31. Abrir un documento de Entrega, elegir al Cliente correspondiente y hacer clic en Copiar de para seleccionar Pedidos de cliente 32. Elegir la Orden de Venta (Pedido) al que le haremos la Entrega y hacer clic en Seleccionar Página 22 de 26

24 33. Hacer clic en Siguiente para realizar la configuración 34. Seleccionar únicamente la partida a nombre del COMBO y hacer clic en Finalizar Nota: Sí sólo se entregará una parte del pedido total de COMBOS, se deberá realizar la Entrega Parcial, conforme al proceso de Entrega en Parcialidades. Página 23 de 26

25 35. Se desplegará en la Entrega la partida del COMBO elegida. Hacer clic en Crear ORDEN DE VENTA (JAS) Eliminar las líneas del Pedido que contienen los componentes del COMBO 36. Elegir la línea que se desea eliminar Nota: Revisar que el combo se encuentre en color azul de que ya fue entregado Página 24 de 26

26 37. Hacer clic derecho sobre la elección y seleccionar la opción Borrar línea 38. Realizar el mismo proceso de borrado hasta dejar en la Orden de Venta solamente el artículo del COMBO. Hacer clic en Actualizar Página 25 de 26

27 5.11. FACTURACIÓN A NOMBRE DEL COMBO (JAS) 39. Abrir la Entrega de Mercancía, hacer clic en Copiar a y seleccionar la opción de Factura de deudores 40. Hacer clic en Crear Página 26 de 26