Macroproceso (Nivel 0): Comercialización de Hidrocarburos

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1 Macroproceso (Nivel 0): Comercialización de Hidrocarburos Proceso (Nivel 1): Gestión de Mercadeo y Servicio al Cliente a Nivel Nacional Proceso (Nivel2): Administrar clientes nacionales Analizado por: Supervisor Zonal Servicio al Cliente / Analista de Procesos Autorizado por: Subgerente de Mercadeo y Servicio al Cliente Aprobado por: Jefe de Servicio al Cliente Hoja de control de cambios No. Rev. Pág. Cambios realizados en el documento Documento con el que se aprueba Fecha 1 3 Aprobación de Normativa en su Primera Versión Actualización del Proceso Nuevo procedimiento que reemplaza al subproceso V HABILITACIÓN Y REGISTRO DE CLIENTES CONSUMIDORES DE EP PETROECUADOR Y DE CLIENTES DE OTRAS COMERCIALIZADORAS (DISTRIBUIDORES Y CONSUMIDORES) COMERCIALIZACIÓN NACIONAL DE HIDROCARBUROS - Página 1 de 10

2 1. PROPÓSITO Normar el procedimiento de registro, habilitación, en el Sistema de Comercialización PCO8. 2. ALCANCE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN Desde: Hasta: La recepción de la solicitud realizada por la comercializadora o entes de control, requiriendo el registro, habilitación, suspensión y/o extinción del centro de distribución o cliente final en los distintos segmentos. La emisión de la comunicación oficial indicando el registro, habilitación, suspensión y/o extinción del centro de distribución o cliente final en los distintos segmentos. Ámbito de aplicación: Área de Servicio al Cliente de la Subgerencia de Mercadeo y Servicio al Cliente. 3. RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO Subgerente de Mercadeo y Servicio al Cliente Jefe de Servicio al Cliente Supervisor Zonal Servicio al Cliente Analista de Servicio al Cliente 4. MATERIALES Y EQUIPO Computadoras e impresoras 5. REGLAS DEL PROCEDIMIENTO 5.1 Para el registro y habilitación del Centro de Distribución en los diferentes segmentos se requerirá los siguientes documentos: Solicitud de la comercializadora Copia del RUC actualizado Resolución de la Agencia de Regulación y Control Hidrocarburífero ARCH señalando el registro y habilitación de los centros de distribución Para el registro y habilitación de los distribuidores de los diferentes segmentos, se debe cumplir lo estipulado en la Resolución No DIRECTORIO-ARCH- COMERCIALIZACIÓN NACIONAL DE HIDROCARBUROS - Página 2 de 10

3 2015, publicado en el Segundo Suplemento del Registro Oficial No. 621 de 5 de noviembre de 2105, se expidió el REGLAMENTO PARA AUTORIZACIÓN DE ACTIVIDADES DE COMERCIALIZACIÓN DE DERIVADOS DEL PETRÓLEO O DERIVADOS DEL PETRÓLEO O DERIVADOS Y SUS MEZCLAS CON BIOCOMBUSTIBLES, EXCEPTO EL GAS LICUALDO DE PETRÓLEO GLP. 5.2 Previo al registro de la información en los sistemas de comercialización, se deberá verificar que los documentos habilitantes presentados estén completos y vigentes conforme a normativa legal vigente. 5.3 Para la distribución y clientes finales de otras, se requerirá la documentación de la suspensión o extinción, emitido por el ente de control. 5.4 El registro de los clientes finales de otras comercializadoras en los sistemas de comercialización requieren el ingreso de datos de identificación, producto y volumen en el segmento industrial. 5.5 Para el registro del volumen referencial de combustible asignado a los centros de distribución industrial, se requiere la autorización emitida por el ente de control, para cada uno de sus clientes finales, conforme al procedimiento COM PR.01 Administración de Clientes de los Centros de Distribución para el Segmento Industrial. 5.6 Para registro del cambio de ambiente de los centros de distribución de los diferentes segmentos, la comercializadora deberá presentar la autorización emitida por el ente de control. 5.7 Para la determinación y registro del tipo de cliente correspondiente a los centros de distribución y consumidores finales se deberá considerar lo siguiente: COMERCIALIZACIÓN NACIONAL DE HIDROCARBUROS - Página 3 de 10

4 5.7.1 PRODUCTOS LIMPIOS SOLVENTES Y SPRAY OIL ASFALTOS COMERCIALIZACIÓN NACIONAL DE HIDROCARBUROS - Página 4 de 10

5 5.7.4 GAS PESQUEROS NAVIEROS COMERCIALIZACIÓN NACIONAL DE HIDROCARBUROS - Página 5 de 10

6 5.8 Para el registro de clientes finales del segmento naviero se verificará en el portal del SRI que conste la embarcación como un establecimiento y dicho establecimiento se encuentre abierto. 5.9 Para el registro de clientes del sector naviero se verificará que conste en lista en el portal DIRNEA, el nombre, la matrícula y el tipo de combustible Los volúmenes de las embarcaciones son directamente registrados y controlados por la DIRNEA, por lo que en los sistemas de comercialización se enlaza la matrícula de la embarcación establecida por el ente de control, con el código asignado por EP PETROECUADOR Los consumidores finales del sector naviero cuyas embarcaciones transportan derivados de petróleo y GLP, serán registrados en los sistemas de comercialización como transportista y autotanque respectivamente, conforme al procedimiento COM PR.05 Registro y habilitación del transporte y transportista de derivados de petróleo, GLP y GNL. 6. Requerimientos Sistema Documental Sistema de comercialización PCO8 Sistema de Almacenamiento Integrado FILE NET Sigmap Portal web de instituciones de control Correo electrónico 7. Equivalencia entre roles de procedimiento y cargos funcionales No. Roles en el procedimiento Cargos designados 1 Aprobador Subgerente de Mercadeo y Servicio al Cliente / Jefe de Servicio al Cliente 2 Revisor Supervisores zonales 3 Analistas de Servicio al Cliente 8. Descripción del procedimiento COMERCIALIZACIÓN NACIONAL DE HIDROCARBUROS - Página 6 de 10

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8 SIPOC del procedimiento Comercializadora : Registro, habilitación, Revisor Aprobador Comercializadora Ente de control Solicitud 2 Revisar y delegar elaborador responsable de atender la solicitud 1 Recibir y reasignar solicitud de la comercializadora o ente de control SI La documentación es remitida por un ente de control? NO 3 Recibir y revisar la documentación de la comercializadora NO La documentación cumple con los requisitos establecidos? SI 7 Revisar el número del RUC en la página del SRI para verificar razón social, nombre comercial, establecimiento y estado NO RUC y establecimiento se encuentran en estado activo? SI 6 Suscribir y remitir el Oficio para la comercializadora o ente de control indicando la devolución del trámite y solicitando la documentación 5 Revisar el Oficio para la comercializadora o ente de control indicando la devolución del trámite y solicitando la documentación 4 Elaborar el Oficio para la comercializadora o ente de control indicando la devolución del trámite y solicitando la documentación faltante 8 Verificar en los sistemas de comercialización si el cliente o centro de distribución se encuentra registrado Oficio SI Cliente o centro de distribución ya se encuentra registrado? NO Comercializadora y/o Ente de Control 9 Verificar si mantiene el mismo RUC o es cambio de ambiente SI El centro de distribución mantiene el mismo RUC y es cambio de ambiente? NO 10 Actualizar información en código existente y/o registrar cambio de comercializadora 11 Registrar al cliente o centro de distribución en los sistemas de comercialización y cesar código anterior (en caso de contar con código) 14 Suscribir el oficio y remitirlo a la comercializadora, y/o ente de control, con copia a las áreas de abastecimiento y sucursales de la Subgerencia de Ventas Mayoristas. 13 Revisar y validar en el sistema PCO8 los datos consignados en el comunicado oficial, y que se encuentre correctamente elaborado previo a su suscripción 12 Elaborar oficio informando el registro, habilitación, actualización, suspensión y/o extinción del cliente o centro de distribución Oficio 15 Abrir y/o mantener actualizado el expediente del cliente o centro de distribución con toda la documentación en el repositorio digital vigente Ente de control Abastecimiento VMA Sucursales VMA Expediente Repositorio del cliente Documental COMERCIALIZACIÓN NACIONAL DE HIDROCARBUROS - Página 8 de 10

9 No. Descripción de tareas Rol Decisión Recibir y reasignar solicitud de la comercializadora o ente de control mediante el cual solicita el registro, habilitación, actualización, suspensión y/o extinción de los centros de distribución o clientes en los diferentes segmentos. Revisar y delegar elaborador responsable de atender la solicitud de comercializadora o ente de control La documentación es remitida por un ente de control? SI Continuar con el paso 7 NO Continuar con el paso 3 Aprobador Revisor 3. Recibir y revisar la documentación de la comercializadora Decisión 4. La documentación cumple con los requisitos establecidos en este procedimiento? SI Continuar con el paso 7 NO Continuar con el paso 4 Elaborar el Oficio para la comercializadora o ente de control indicando la devolución del trámite y solicitando la documentación 5. Revisar el Oficio para la comercializadora o ente de control indicando la devolución del trámite y solicitando la documentación Revisor Suscribir y remitir el Oficio para la comercializadora o ente de control indicando la devolución del trámite y solicitando la documentación Revisar el número del RUC en la página del SRI para verificar razón social, nombre comercial, establecimiento y estado. Aprobador Revisor Decisión RUC y establecimiento se encuentran en estado activo? SI Continuar con el paso 8 NO Volver al paso 4 8. Verificar en los sistemas de comercialización si el cliente o centro de distribución se encuentra registrado Decisión Cliente o centro de distribución ya se encuentra registrado? SI Continuar con el paso 9 NO Continuar con el paso Verificar si mantiene el mismo RUC o es cambio de ambiente COMERCIALIZACIÓN NACIONAL DE HIDROCARBUROS - Página 9 de 10

10 No. Descripción de tareas Rol Decisión El centro de distribución mantiene el mismo RUC y es cambio de ambiente? SI continuar con paso 10 NO continuar con paso 11 Actualizar información en código existente y/o registrar cambio de comercializadora Registrar al cliente o centro de distribución en los sistemas de comercialización (datos de identificación, volumen y vigencia) y cesar código anterior (en caso de contar con código) Elaborar oficio informando el registro, habilitación, actualización, suspensión y/o extinción del cliente o centro de distribución Revisar y validar en el sistema PCO8 los datos consignados en el comunicado oficial, y que se encuentre correctamente elaborado previo a su suscripción Suscribir el oficio y remitirlo a la comercializadora, y/o ente de control, con copia a las áreas de abastecimiento y sucursales de la Subgerencia de Ventas Mayoristas. Revisor Aprobador 15. Abrir y/o mantener actualizado el expediente del cliente o centro de distribución con toda la documentación en el repositorio digital vigente 9. DOCUMENTOS RELACIONADOS CÓDIGO COM PR.05 NOMBRE DEL DOCUMENTO Resolución No DIRECTORIO-ARCH-2015 Registro y habilitación del transporte y transportista de derivados de petróleo, GLP y GNL. COMERCIALIZACIÓN NACIONAL DE HIDROCARBUROS - Página 10 de 10