COORDINACIÓN ZONAL 8 - ARCSA INFORME DE GESTIÓN POR PROCESOS. Periodo de Enero a Diciembre/ ANTECEDENTES 2 4. POLITICAS DE CALIDAD 3

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1 COORDINACIÓN ZONAL 8 - ARCSA INFORME DE GESTIÓN POR PROCESOS Periodo de Enero a Diciembre/ ANTECEDENTES 2 2. MISION 3. VISION 4. POLITICAS DE CALIDAD 3 5. OBJETIVOS DE CALIDAD 6. ACCIONES EJECUTADAS 6.1. SUBDIRECCION ZONAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA Presupuesto Administrativo Talento Humano DIRECCION ZONAL DE VIGILANCIA Y CONTROL DE ESTABLECIMIENTOS Y PRODUCTOS DESCONCENTRADOS ATENCION AL USUARIO APORTE CIUDADANO CONCLUSIONES 17 1

2 1. ANTECEDENTES Mediante Decreto Ejecutivo No de 30 de Agosto de 2012, publicado en el Suplemento de Registro Oficial No. 788 del 13 de Septiembre del mismo año, se crea la Agencia Nacional de Regulación, Control y Vigilancia Sanitaria- ARCSA, como persona jurídica de derecho público, con independencia administrativa, económica y financiera, adscrita al Ministerio de Salud Pública. Qué; el antedicho Decreto Ejecutivo establece: Art. 9.- la Agencia Nacional de Regulación, Control y Vigilancia Sanitaria-ARCSA, será el organismo técnico encargado de la regulación, control técnico y vigilancia sanitaria de los siguientes productos: alimentos procesados, aditivos alimentarios, medicamentos en general, productos nutracéuticos, productos biológicos, naturales procesados de uso medicinal, medicamentos homeopáticos, y productos dentales, dispositivos médicos, reactivos bioquímicos y de diagnósticos, productos higiénicos, plaguicidas para uso doméstico e industrial, fabricados en el territorio nacional o en el exterior, para su importación, exportación, comercialización, dispensación y expendio, incluidos los que se reciban en donación y productos de higiene doméstica y absorbentes de higiene personal, relacionados con el uso y consumo humano, así como de los establecimientos sujetos a vigilancia y control sanitario establecidos en la Ley Orgánica de Salud y demás normativa aplicada, exceptuando aquellos de servicio de salud públicos y privados. Mediante Resolución N ARCSA-DE DRA., suscrita por la Ing. Diana Rodríguez Ávila en su calidad de Directora Ejecutiva de la AGENCIA NACIONAL DE REGULACIÓN CONTROL Y VIGILANCIA SANITARIA. En la que Resuelve en el Articulo.1.-Crear las Zonales y en el Articulo 2.-Delega a los Coordinadores Zonales para que actúen con autonomía, económica, administrativa y financiera en concordancia con lo establecido en el Articulo 23 del Estatuto de ARCSA. 2. MISIÓN Nuestra misión esta orienta a garantizar la salud de la población mediante la regulación y el control de la calidad, seguridad, eficiencia e inocuidad de los productos de uso consumo humano; así como, las condiciones higiénico-sanitarias de los establecimientos sujetos a vigilancia y control sanitario en su ámbito de acción. 3. VISIÓN La visión se consolidara como una institución de regulación, control y vigilancia sanitaria que sea reconocida nacional e internacionalmente por la confianza generada en la población, por su transparencia, ética, capacidad técnica y servicios eficientes. 2

3 4. POLÍTICA DE CALIDAD Regular, controlar y vigilar los productos de uso y consumo humano y los establecimientos sujetos a vigilancia y control sanitario bajo su ámbito de competencia; con personal idóneo y capacitado, contribuyendo a la salud de la población, comprometiéndonos a brindar servicios con transparencias y eficacia, en el marco legal vigente, dentro de un contexto de mejora continua. 5. OBJETIVO DE CALIDAD 1.- Incrementar la eficacia en la regulación de productos de uso y consumo humano y establecimientos bajo su ámbito de competencia contribuyendo a la salud pública. 2.- Incrementar la eficacia y eficiencia en la certificación, vigilancia y control posterior de productos y establecimientos bajo su ámbito de competencia contribuyendo a la mejora de la salud de la población. 3.- Lograr mejores niveles de servicios al usuario conforme a sus requerimientos. 4.- Disponer de personal con nivel de competencia requerida para la operación de la ARCSA. 5.- Mejorar continuamente los procesos del Sistema de Gestión de Calidad. SGC 6. ACCIONES EJECUTADAS 6.1 SUB-DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA: Las actividades diligenciadas en la Sub-Dirección Administrativa Financiera de la Coordinación Zonal 8, desconcentrada desde el mes de Julio-2014, ejecutadas a la presente fecha corresponden a cada uno de los productos que la conforman; es decir Financiero (Presupuesto - Contabilidad - Nomina y Tesorería), Administrativo (Adquisiciones - Servicios Institucional, Mantenimiento y Transporte) y Talento Humano (Contrataciones de Personal Capacitaciones y Controles en general) Producto: FINANCIERO: Presupuesto Asignado: Referente al Presupuesto de la Zonal; inicialmente a la Coordinación Zonal 8, se les fue asignado un presupuesto que asciende a los $ ,84; el cual fue distribuido en los correspondientes grupos de gastos mencionados a continuación. 3

4 GRUPO DE GASTOS PRESUPUESTARIOS Gastos en Personal (Remuneraciones Unificadas - Servicios de Personales por Contrato - Beneficios de Ley) Bienes y Servicios de Consumo (Viáticos y Subsistencias Pasajes al Interior Adquisición de bienes de Control Suministros y Servicios) Otros Gastos corrientes (Tasa Generales Impuestos y Contribuciones) Bienes de Larga Duración (Adquisición de Mobiliario. Maquinarias y Equipos) VALOR INICIAL % ASIGNADO INICIAL $ 638,237,64 91,89% $ ,93 6,41% $ 227,47 0,03% $ ,60 1,67% Devolución de Presupuesto: Una vez iniciado el periodo desconcentrado se procede a analizar el desenvolvimiento en el mes de Octubre/2014 del presupuesto y se toma la decisión de devolución de presupuesto a nuestra Planta Central y a su vez al Ministerio de Finanzas, en relación al grupo de gasto por el valor de $ ,58 que en porcentaje es el 15.10% del presupuesto total asignado. En relación a los grupos de gastos , y , no se procede a devolución de su presupuesto asignado. Ejecución por Grupo de Gasto: Lo que concierne al grupo Gastos en Personal, su ejecución fue destinada para suplir los rubros generados por el personal de la Institución, bajo la figura de Nivel Jerárquico Superior, Contrato Ocasional y Código de Trabajo, alcanzando a los $533,342,26 en porcentaje el 100% de ejecución en el año 2014 de lo asignado. Referente al grupo de gasto Bienes y Servicios de Consumo, su presupuesto se fijó para los gastos necesarios para el normal funcionamiento de la Zonal, su ejecución en el año $40.224,98 en porcentaje el 90,34% de lo asignado. En el grupo de gasto Otros Gastos Corrientes, se destinó para suplir las necesidades de peajes en comisiones de operativos y para los impuestos y tasas requeridas para los habilitantes de funcionamiento de la Zonal, ejecutados $80,84 en porcentaje 35,54% de lo asignado. 4

5 Por último el grupo de gasto Bienes de Larga Duración, por las necesidades propias de la institución como recién desconcentrada se fue necesario el respectivo equipamiento, adquisición de mobiliario y equipos básicos para su normal funcionamiento, su ejecución fue de $11.381,01 en porcentaje el 98,30% de lo asignado. Ejecución Presupuestaria anual de la Zonal: La Ejecución Presupuestaria es el indicador de logros y objetivos Presupuestarios en eficacia y eficiencia, que se evidencian en los avances físicos y financieros de la Zonal; logrando en el período 2014 pasar la meta planificada, alcanzando el 99,21%, quedando solo por ejecutar el 0,79% del total del presupuesto asignado. TOTAL PRESUPUESTO ZONAL GASTO CORRIENTE PLANIFICADO PRESUPUESTO EJECUTADO % DE CUMPLIMIENTO MEDIO DE VERIFICACION $ ,26 $ ,26 $ ,09 99,21% Sistema Esigef del Ministerio de Finanzas Cédula Presupuestaria Ejecución presupuestaria por mes: 5

6 6.1.2 PRODUCTO: Administrativo Adquisiciones: Para los procesos de adquision de Bienes y Sevicios para el correcto funcionamiento de la Zonal, se asignarón $46, dolares americanos, se ejecutó USD$ 43, representando un 93% respecto al monto asignado. Se efectuaron procedimientos de ínfima cuantía por un monto total de USD$ 39, y de catálogo electrónico por USD$ 4, Esta dependencia remitió al SERCOP los reportes de convenio marco bimensualmente y los de adquisiciones por ínfima cuantía de manera trimestral, dando cumplimiento a lo dispuesto por el ente regulador de la Contratación Pública. Dentro del 93% ejecutado del presupuesto asignado para contratación de bienes y servicios, se destaca la adquisición de equipos y vestimenta para el correcto desempeño de las funciones de los Analistas técnicos de la Coordinación Zonal 8 ARCSA. En la siguiente tabla se puede apreciar el detalle de lo adquirido para el equipamiento de los Analistas técnicos: Detalle del Producto (Descripción de la Contratación del bien o servicio) MEDIDA Valor Unitario CANTIDAD ANUAL TOTAL INCLUIDO IVA tablas para apuntes UNIDAD $ 1,54 25,00 $ 43,10 Termo higrómetros para interior y exterior con sensor de humedad UNIDAD $ 219,00 10,00 $ 2.452,80 Sonómetro UNIDAD $ 710,00 3,00 $ 2.385,60 Grabadora de voz UNIDAD $ 180,00 3,00 $ 604,80 Cámara fotográfica digital UNIDAD $ 185,00 10,00 $ 2.072,00 tablas para apuntes UNIDAD $ 1,52 5,00 $ 8,51 Flash memory de 16gb UNIDAD $ 7,40 35,00 $ 289,88 Chalecos con logo ARCSA UNIDAD $ 21,00 58,00 $ 1.364,16 Gorras con logo ARCSA UNIDAD $ 4,10 58,00 $ 266,34 TOTAL INVERTIDO EN EQUIPAMIENTO DE TÉCNICOS $ 9.487,19 Bienes de Activo Fijo: Se recibió como traspaso de la Zona 3 el vehículo de placa GEA-1353 con km recorridos. En relación a los bienes que fueron transpasados del Intituto Nacional de Investigaciones en Salud Publico INSPI a ARCSA, nos encontramos en el proceso de que los bienes consten a nombre de la Coordinación Zonal 8 ARCSA. 6

7 6.1.3 PRODUCTO: Talento Humano La unidad de Talento humano desde el mes de Julio se forma en la Coordinación Zonal 8, el tiempo anterior a éste, la Dirección de Talento Humano en conjunto Coordinación zonal era la encargada de realizar procesos de selección, contratación, registro de Ingresos, Salidas, Permisos, vacaciones, etc. Ingreso de Personal: Se realizó La selección de Personal para completar la Plantilla total de servidores que suman un total de 34 funcionarios; se recibió una solicitud por parte de Parte de Planta central para la contratación urgente del 30% de la Plantilla a Nivel Zonal. Se realizaron entrevistas a alrededor de 61 personas, que se realizaron tanto para completar la plantilla y cumplir con lo establecido en el Manual de Clasificación y valoración de puestos. Se culmina el periodo 2014 con un total de 55 Funcionarios, como se mencionó anteriormente son profesionales correctamente seleccionados, los mismo que se encuentran con las respectivas capacidades y potencialidades para ejercer las actividades referentes a sus cargos. Lo mencionado es verificable en el Distributivo Zonal del sistema SPRYN del Ministerio de Finanzas y pagina web del SENESCYT. PROFESIONES CZ8 NUMERO DE SERVIDORES Abogado 1 Bachilleres 12 Bioquimico Farmacéutico 2 Contador Público 1 Ingenieros Comerciales 6 Ingenieros en Alimentos 6 Ingeniera Agro Industrial 1 Ingeniera en Negocios Internaciona 1 Ingenieros Químicos 5 Ingeniero en Adm de Empresas 1 Ingeniero en Informática y Multime 1 Licenciado en Comunicación Social 1 Químicos Farmacéuticos 16 Tecnólogo en Informático 1 Inducciones al personal Las Inducciones al personal realizadas han sido 12 durante el periodo en mención, de las cuales 8 realizadas por la Parte Técnica y 4 por la Unidad de Talento Humano y Administrativo Financiero llevando un registro de participantes. 7

8 6.2. DIRECCION ZONAL DE VIGILANCIA Y CONTROL DE ESTABLECIMIENTOS Y PRODUCTOS DESCONCENTRADOS Dando cumplimiento a las directrices estipuladas por la Coordinación General Técnica de Vigilancia y Control Posterior, Dirección de Buenas Practicas y Permisos y la Coordinación zonal, se han desarrollado operativos de control posterior y Pos registro en Guayaquil, Samborondón y Duran Incluyendo: Buenas Practicas de Manufacturas BPM", Incineraciones, Control de condiciones higiénico sanitarias, Pos registro de medicamentos, alimentos, cosméticos, plaguicidas, productos higiénicos, productos naturales. Se realizaron las siguientes actividades: Los procesos se direccionaron en base a una planificación en la cual analizamos la ruta semanalmente, ubicando sitios estratégicos que nunca han sido visitados y nos proyectamos a organizar estrategias para que de esta forma podamos cubrir los diversos sectores de la zonal 8

9 Se ha cumplido al 100% de todos los operativos y se han realizado controles Pos registro, Control Posterior y Controles de Publicidad, Controles no Planificados organizados por la Dirección Técnica y aprobado por la Coordinación de la Zonal. PERIODO DE ENERO A DICIEMBRE 2014 TOTAL CUMPLE NO CUMPLE OTROS POS REGISTRO POSTERIOR PUBLICIDAD TOTAL CONTROLES % 52% 30% 17% Comparativo Planificado Vs Controlados de Pos-Registro Control Posterior y Publicidad: 9

10 Porcentaje de cumplimientos de Enero a Diciembre; Fuente: Matriz de resultados de control posterior. Establecimiento Controlados y Socializados: Control Pos-registro Planificado Vs Ejecutado: 10

11 Denuncias receptadas: Controles de Buenas Practicas de Manufacturas: Desde el mes de Enero a Diciembre se efectuaron 26 controles a Laboratorios Farmacéuticos en las cuales la comisión conforme al anexo 1 del informe 32 de la OMS. 11

12 Incineraciones: Durante el periodo en mención unas de las actividades de nuestra Coordinación compete a incineraciones las cuales s se atendieron 22 incineraciones: Control Nivel II: Se han realizado Controles Nivel 2 en el período 2014, un total de 81 controles de muestreo clasificados de la siguiente manera: Alimentos: 47 controles Medicamentos: 32 controles 12

13 Cosméticos: 1 control Productos Higiénicos: 1 control Permisos de Transporte: Desde el mes de Marzo hasta la actualidad se han atendido 380 solicitudes de Permisos de Transporte de Alimentos, de las cuales 202 han obtenido el Permiso respectivo aprobado. Participación Interministerial: Capacitaciones: Se han realizado capacitaciones al equipo de técnicos y el equipo de atención al usuario, en la actualidad la capacitación de los recursos humanos es la respuesta a la necesidad de contar con un personal calificado y productivo. Procurando actualizar sus conocimientos con las nuevas técnicas y métodos de trabajo que garantizan eficiencia. Contribuye al desarrollo personal y profesional de los funcionarios, a la vez que redunda en beneficios para la Coordinación. 13

14 Se han realizado capacitaciones a usuarios, para difundir la imagen de la agencia, para que ellos conozcan los requerimientos, normativas y procesos de la Institución. 6.3 ATENCIÓN AL USUARIO: Permisos de Funcionamiento: Conociendo la importancia de que el usuario conozca los beneficios de manejar nuestra página web se explica frente a un computador el proceso que debe seguir para la obtención del permiso de funcionamiento para su establecimiento. En caso de que el usuario presente algún inconveniente en manejo de la computadora, o si presenta problemas con su solicitud, lo asesoramos y apoyamos para la obtención de su documento en nuestras oficinas. Proyecto ARCSA ITINERANTE. Con el objetivo de acercar los servicios a la ciudadanía y facilitar la obtención de Permisos de Funcionamiento, las brigadas de ARCSA Itinerante se movilizaron por las ciudades de Guayaquil, Durán y Samborondón; permitiendo alcanzar los siguientes resultados en las brigadas: Se atendieron a 3664 usuarios, otorgamos 944 Permisos de funcionamiento y 490 Órdenes de pago para los establecimientos sujetos a control y vigilancia sanitario. El siguiente es el recorrido que se manejó y los resultados obtenidos. 14

15 Atención al Usuario en las instalaciones de la Zonal: Como resultado se han atendido a usuarios en nuestras oficinas ubicadas en Julián Coronel 901 y Esmeraldas. Capacitaciones externas a usuarios: Con la finalidad de que se cumplan cada uno de los procesos implementados para el correcto desembolvimiento de los usuarios involucrados y control en los establecimientos se analizo la necesidad organizar campañas de capacitación, logrando 3841 usuarios capacitados. 15

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17 7. APORTE CIUDADANO: Una vez procesada la planificación del evento de Rendición de Cuentas 2014; se procede a la invitación a las Autoridades y Dignidades de entidades Publicas por medio de oficio vía Quipux y a la ciudadania en general, programada para el día 26 de Febrero del presente año a la 10:00 a.m., y a los medios de comunicación locales. En el proceso de la Rendición de Cuentas; en la cual se contó con la presencia de 54 personas, una vez desarrollado el evento, se procedio a la socialización de preguntas e invitación a las mesas tematicas conformadas por los profesionales Analistas Técnicos de la Zonal; quienes atenderian las inquietudes en relación al Control Posterior, Control Post-registro, Sistema de Etiquetados, Buenas Practicas de Manufactura, Permisos de Funcionamiento y preguintas en general. Se ejemplo la formulación de dos preguntas en relacipon a al evaluación del evento de Rendición de Cuentas que que fuerón las siguientes: 1.- Cómo califica usted la informción proporcionada en la mesa tématica por los Técnicos ARCSA Zonal 8? 2.- De existir algún tipo de observación en este proceso cuál sería? En porcentaje de calificación de encuesta en relación a las mesas temática se refleja lo siguiente: 48.15% indica que la información proporcionada fue Muy Buena, el 3.70% indica que fué Buena y el 48.15% no responde. Entre los aporte y observaciones mas relevantes podemos mensionar: Considerar la elaboración de folletos con resumen de actividades realizadas. Que se tome la iniciativa de presentar a diario la gestión institucioonal de la Zonal. Recepción de preguntas por parte de los usuarios en medios de web o correos electronicos. 8. CONCLUSIONES: La Coordinación Zonal 8 - ARCSA, manifiesta que la audiencia se realizó bajo los parámetros necesarios requerido para el eventos, en cuanto a metodología y contenido; de igual manera se observó que los temas tratados corresponden al objetivo propuesto y con ellos se expusieron los indicadores más relevantes de la gestión institucional, pretendiendo despejar las inquietudes de las personas, fortaleciendo de esta manera la participación ciudadana. El desarrollo de la misma, la Coordinación Zonal 8 ARCSA, liderada por el Coordinador Zonal Dr. Rodrigo Chérrez Aguilar; ofreció a la ciudadanía un evento de calidad, mostrando la importante gestión realizada en este periodo a través del desarrollo de temas de máxima trascendencia, en forma clara y con lenguaje comprensible para la ciudadanía. 17