Informe: Resultado del Índice de Gestión

Transcripción

1 Municipalidad de San José Dirección de Planificación y Evaluación Informe: Resultado del Índice de Gestión Municipal (IGM) 2013 Elaborado por: Xinia María Campos Vargas Validadora del SIIM Colaboración de: Gustavo Reyes Rodríguez Revisado por: Ligia Quesada Madrigal Agosto 2014

2 1 Tabla de contenido I. Introducción...2 II. Resultados del IGM III. Análisis Comparativo IGM 2010 a IV. Conclusiones...12 V. Recomendación...13 VI. Anexos...14

3 2 I. Introducción El IGM tiene cuatro años de ser implementado en el sector municipal, y tiene como finalidad, entre otros, ser un insumo para evaluar la gestión y rendición de cuentas, así como para incentivar el análisis y el control a nivel institucional que posibilite retroalimentar la gestión municipal. El Índice está conformado por 61 indicadores. Para su cálculo el Ente Contralor diseñó un Sistema Integrado de Información Municipal (SIIM) en el que se han establecido los ejes y áreas, a saber: Eje 1 Desarrollo y Gestión Institucional a. Área Gestión Financiera Registro de operaciones Ingresos Egresos Liquidación presupuestaria Gestión de cobro Gestión de la deuda Transferencias b. Área Control Interno c. Área Contratación administrativa d. Área Sistemas de información e. Área Recursos humanos Eje 2. Planificación, participación ciudadana y rendición de cuentas. a. Área Planificación b. Área Participación ciudadana c. Área Rendición de cuentas Eje 3. Gestión de desarrollo ambiental a. Área Recolección de residuos d. Área Depósito y tratamiento de residuos e. Área Aseo de vías y sitios públicos Eje 4. Gestión de Servicios económicos a. Área Gestión Vial

4 3 Eje 5. Gestión de Servicios Sociales a. Área Mantenimiento de parques y zonas verdes b. Área Atención de servicios y obras sociales Cada uno de los ejes y áreas tiene establecido un peso relativo. (Ver Anexo Nº1) Según las disposiciones establecidas por la Contraloría General de la República se debe contar con un expediente y respaldos de la información que se requiere para el cálculo de cada indicador. La información y el expediente del conjunto de indicadores son ingresados en el SIIM según las regulaciones establecidas por el Ente Contralor. El trabajo de recopilación de la información de los indicadores la realizan los funcionarios que se han definido para esta tarea, en cada gerencia y la alcaldía, según las regulaciones de la municipalidad. Esta información es remitida por los coordinadores de estas instancias a la digitadora del SIIM y posteriormente es validada y remitida al Ente Contralor. Este proceso se lleva a cabo entre los meses de enero y febrero de cada año. Este informe tiene como objetivo principal brindar información sobre el comportamiento del IGM del año 2013, de tal forma que oriente la toma de decisiones a la Alcaldía y el nivel gerencial en el proceso de mejora continua del quehacer institucional. Para su elaboración se toman los resultados validados por el Ente Contralor en el SIIM en el mes de agosto. Para cada indicador se realiza una revisión, según su acepción y la meta para determinar el porqué de la calificación obtenida. Por último, se realiza una comparación de los resultados del IGM, en años anteriores. El informe contiene los principales resultados obtenidos en el año 2013, según los ejes y áreas mencionados anteriormente, luego se hacen una comparación con los resultados obtenidos en los años 2012, 2011 y 2010; y por último se presentan las conclusiones y recomendaciones.

5 4 II. Resultados del IGM 2013 El resultado del Índice de Gestión Municipal (IGM) 2013 es de 70.12%. Ver Anexo Nº 2). Del total de indicadores que conforman el IGM (61) se tiene el siguiente resultado: El 61% (37 indicadores) obtuvieron una calificación mayor o igual 80%. El 10% (6 indicadores) obtuvieron una calificación que oscila entre 60% y 79%. El 29% (18 indicadores) obtuvieron una calificación menor 59%. El eje de Desarrollo y Gestión Institucional es el que obtuvo una calificación mayor (87.30%), siendo que el resto de los ejes la calificación es muy similar, oscila entre 61% y 69%, como se muestra en el Gráfico Nº1 Gráfico Nº1 Fuente: Datos del SIIM, Contraloría General de la República

6 5 Los indicadores que obtuvieron calificaciones mayor o igual al 80% (ver Anexo Nº2), son: Eje de Desarrollo Institucional (25 indicadores) específicamente los que tienen que ver con el área financiera: registro de operaciones, ingresos y egresos. Además, los indicadores del área de control interno, los referidos a contrataciones, tecnologías de información y unos del área de recursos humanos. Eje Planificación, Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas (2 indicadores): rendición de cuentas y cobertura de planes reguladores. Eje Gestión de Desarrollo Ambiental (6 indicadores): relacionado con los requerimientos básicos del servicio de recolección de residuos, depósito y tratamiento de residuos y los de sostenibilidad de estos mismos servicios y la cobertura de aseo de vías y sitios públicos y recolección de residuos sólidos. Eje Gestión de Servicios Económicos (1 indicador): ejecución de recursos destinados a la red vial. Eje Gestión de Servicios Sociales (3 indicadores): la cobertura de parques y obras de ornato, comunicación, control y evaluación de los programas sociales y porcentaje destinado a la atención de servicios y obras sociales. Por otra parte, los indicadores que obtuvieron calificaciones menores al 59% (ver anexo Nº2), son: (No se incluyen tres indicadores cuyo resultado son comparados con el sector municipal mediante la metodología del percentil, ya que se desconoce los resultados de los mismos.) Eje: Desarrollo y Gestión Institucional Atención de obligaciones por financiamiento. Calificación dada: 0% La municipalidad no registra en el expediente amortizaciones ni intereses dado que no tiene deudas. Se tiene duda sobre la calificación obtenida puesto que el año pasado se presentó la misma información y la calificación fue de 100%. Se realizó consulta a la Sra. Flor Alfaro de la Contraloría General de la República y aduce que en la ficha debe indicarse que la

7 6 Institución no posee obligaciones por financiamiento. Este es el único indicador donde se presenta esta situación. Meta del indicador: 100%. Eje: Planificación, Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas Grado de cumplimiento de metas propuestas en los planes operativos anuales Calificación dada: 57.83% Se bajó la ejecución de metas principalmente debido a la poca ejecución de proyectos de los Programas III Inversiones y IV Partidas Específicas. Meta del indicador: 100% Mecanismos de participación ciudadana Calificación dada: 40% Se obtiene esta calificación porque no se cuenta con: la reglamentación sobre mecanismos de participación ciudadana y además porque no se garantiza la participación ciudadana en el presupuesto municipal. Meta del indicador 100% Presupuesto participativo Calificación obtenida: 27.1% Esta calificación se debe a que no se tienen recursos participativos programados en el Programa II y además, del total programado como participativo en el Programa III Inversiones y IV Partidas Específicas solamente se tiene 18,5%. Por otra parte, de este total programado se ejecutó el 62%. Meta del indicador: 100% Medición de satisfacción del usuario Calificación dada: 13% Esto se debe a que de todos los servicios, solo se hizo encuesta a mercados y a permisos de construcción y licencias comerciales. Meta 100%,

8 7 Eje: Gestión de Desarrollo Ambiental Recursos destinados al desarrollo del servicio de recolección de residuos. Calificación dada: 2% Se debió a que la inversión en maquinaria, equipo y mobiliario es ínfima, no alcanzó ni el 1%. Meta del indicador: 10% Recursos destinados al desarrollo del servicio de depósito y tratamiento de residuos sólidos Calificación dada: 2% Al ser este un servicio contratado, se toma como calificación la misma del indicador Recursos destinados al desarrollo del servicio de recolección de residuos. Esto según se indica en el Manual del usuario externo del SIIM. Meta del indicador: 10% Sostenibilidad de operación del servicio de aseo de vías y sitios públicos Calificación dada: 0% El resultado del indicador es %, lo que muestra que los gastos reales fueron mayores a los ingresos (- 472,860,330.19). Meta del indicador: - 10% a 10% Recursos destinados al desarrollo del servicio de aseo de vías y sitios públicos Calificación dada: 1% El resultado del indicador es 0,05 %, por cuanto la inversión en el servicio de aseo de vías realizada es ínfima ( 2,278,500 de un total de 3,930,101,812). Meta del indicador: 10% Frecuencia de aprobación de la tasa del servicio de aseo de vías y sitios Calificación dada: 0% No se actualizo la tasa. Meta del indicador: un año.

9 8 Eje: Gestión de Servicios Económicos Grado de cumplimiento de las metas propuestas para mejorar la red vial cantonal Calificación dada: 56% Se ejecutó apenas el 56% de lo programado en el programa II Servicios Comunales, III Inversiones y IV Partidas Específicas (construcción y mantenimiento de aceras, cordón y caño, rampas, bacheo y reconstrucción de vías). Meta del indicador: 100% Condición de la superficie de ruedo de la red vial cantonal Calificación dada: 22% La calificación se obtiene tomando en cuenta el total de KM por condición de la superficie del ruedo, multiplicado por lo porcentajes asignados a cada condición, dividido entre el total de KM. Esta calificación representa el 56% de la condición de la superficie de ruedo de la red vial cantonal, (a mayor porcentaje, mejores condiciones de la superficie de ruedo). Meta del indicador 40%. Eje: Gestión de Servicios Sociales Sostenibilidad de la operación del servicio de parques y obras de ornato Calificación dada: 0% El resultado del indicador es de 11,53%. Según lo definido por el Ente Contralor, este resultado evidencia que existe un superávit que podría obedecer a la no ejecución de parte de la municipalidad, por ello no se obtiene ningún punto. Meta del indicador: -10% a 10% Recursos destinados al desarrollo del servicio de parques y obras de ornato El resultado del indicador es 0,27%, la inversión realizada es ínfima, ( de un total de ). Meta del indicador: 10%.

10 Frecuencia de aprobación de la tasa del servicio de parques y obras de ornato Calificación dada: 0% No se actualizo la tasa (Meta del indicador: un año). III. Análisis Comparativo IGM 2010 a 2013 El Año 2012 donde se obtuvo la mayor calificación del IGM, mientras que en el Año 2011 se obtuvo la menor calificación, según se muestra en el Gráfico Nº 2. Gráfico Nº 2 Fuente: Datos del SIIM, Contraloría General de la República

11 10 Es importante resaltar algunos indicadores que han afectado negativamente el resultado del IGM en uno o varios años: Eje Planificación, Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas Los indicadores referidos a mecanismos de participación ciudadana y presupuestos participativos y medición de la satisfacción del usuario, esto por cuanto no se garantiza la participación de la ciudadanía en el presupuesto municipal, así también los recursos clasificados como presupuesto participativo en los Programas III Inversiones y IV Partidas Específicas que no superan el 20% del total de recursos de esos programas, además en el Programa II Servicios Comunales no hay presupuesto participativo. Asimismo, no se realizan para todos los servicios encuestas de satisfacción al usuario, la practica institucional es realizar algunas encuestas en algunos de los servicios. Eje Gestión del Desarrollo Ambiental y Gestión de Servicios Sociales Los indicadores y variables referidos a la actualización de tasas de los servicios, esto por cuanto las tasas no se actualizan de manera anual. Los indicadores y variables referidos a la inversión realizada en el servicio de aseo de vías, recolección de desechos sólidos y tratamiento de residuos, parques y áreas verdes, donde las inversiones en maquinaria, equipo y mobiliario son ínfimas. En el Gráfico Nº4 se muestra que el Eje Desarrollo y Gestión Institucional es el que en los cuatros años de aplicación del IGM ha presentado una calificación mayor y más uniforme con respecto al resto de ejes. Mientras que el Eje de Desarrollo Ambiental presenta la calificación más baja, sobre todo en el año También, se muestra que el Eje de Gestión de Servicios Económicos mantiene en sus cuatro años un comportamiento similar, ello se debe a que el eje está conformado únicamente por el área de gestión vial, tal como se puede apreciar en el gráfico siguiente.

12 11 Gráfico Nº4 Fuente: Datos del SIIM, Contraloría General de la República

13 12 IV. Conclusiones 1. El IGM 2013 toma el valor de 70.12%, esto como resultado de que del total de 61 indicadores, 37 obtuvieron una calificación entre 80% y 100%, 6 indicadores obtuvieron una calificación entre el 60% y 79% y 18 indicadores obtuvieron una calificación entre el 0% y el 59%. 2. De los cinco ejes que conforman el IGM, es el eje de Desarrollo Institucional el que obtuvo la mayor calificación con un 87.3%, siendo que el resto de ejes obtienen una calificación que oscila entre el 61% y 69%. 3. Los principales indicadores que afectaron negativamente el resultado del IGM del 2013 por su baja calificación, son: la frecuencia de actualización de las tasas de los servicios de aseo de vías y parques, así los recursos destinados al desarrollo de los servicios de aseo de vías y parques, así como el indicador de sostenibilidad de operación de estos servicios. También los indicadores referidos a los mecanismos de participación, presupuesto participativo y la medición de satisfacción del usuario, grado de cumplimiento de metas propuestas en los planes operativos anuales y por último, el indicador de la superficie al ruedo de la condición vial. 4. En el periodo en el que se ha aplicado el IGM se determina que la mayoría de los indicadores mencionados anteriormente, son también los que presentan baja calificación en varios años del periodo, afectando negativamente la calificación del IGM. 5. El IGM tuvo un crecimiento general entre el año 2012 a 2013 del 4,3%, pero este crecimiento muestra grandes variaciones entre año, pues muestra decrecimiento entre y , con un gran crecimiento en el periodo Así también en los cuatro años en que se ha aplicado el IGM, es el Eje de Desarrollo Institucional el que ha presentado una mayor calificación, mientras que el resto presenta una calificación muy similar excepto el Eje de Desarrollo Ambiental sobre todo en el año 2011 que obtuvo calificación de 34.84% y el Eje de Planificación, Participación Ciudadana y Rendición de cuentas que en el año 2012 presenta calificación de 54.32%.

14 13 V. Recomendación A la Alcaldía y Gerencias Revisar, analizar y determinar en conjunto con las jefaturas responsables las razones por las cuales se obtuvo regular y baja calificación (menores a 79%) en algunos de los indicadores del IGM (ver anexo Nº2). Establecer las medidas correctivas o planes de mejora para revertir las situaciones presentadas que conllevan tener valoraciones menores a 59% en los indicadores, con especial atención de aquellos que obtuvieron nota de 0%.

15 14 VI. Anexos Anexo 1 Índice de Gestión Municipal IGM: Ejes, áreas y pesos relativos EJE Y ÁREAS PUNTOS Eje 1. Desarrollo y gestión institucional. Áreas: A: Gestión financiera 33 i) Registro de operaciones 15 ii) Ingresos 18 iii) Egresos 17 iv) Liquidación presupuestaria v) Gestión de cobro 20 vi) Gestión de la deuda 7 vii) Transferencias 8 B. Control Interno 17 C. Contratación administrativa 17 D. Sistemas de información 17 E. Recursos humanos 16 Eje 2. Planificación, participación ciudadana y rendición de cuentas. Áreas: a. Planificación 40 b. Participación ciudadana 30 c. Rendición de cuentas 30 Eje 3. Gestión de desarrollo ambiental Áreas: a. Recolección de residuos 37 b. Depósito y tratamiento de residuos 34 c. Aseo de vías y sitios públicos 29 Eje 4. Gestión de Servicios económicos Áreas: a. Gestión Vial 100 Eje 5. Gestión de Servicios Sociales Áreas: a. Mantenimiento de parques y zonas verdes 40 b. Atención de servicios y obras sociales TOTAL DE PUNTOS

16 15 Anexo 2 Reporte de Calificaciones del Índice de Gestión Municipal 2013 Ejes, áreas e indicadores Peso Relativo Puntos Obtenidos Nota Modelo de Evaluación Desarrollo y Gestión Institucional Gestión Financiera Registro de operaciones Registro de información financiera contable Procedimientos e informes presupuestarios Ingresos Ejecución presupuestaria de ingresos Ejecución de recursos propios Autonomía financiera Representatividad de los recursos de vigencias anteriores sobre el total de ingresos reales del periodo Egresos Ejecución presupuestaria de egresos Porcentaje de gastos administrativos Porcentaje de gastos en servicios comunitarios Porcentaje de gastos de capital Liquidación presupuestaria Equilibrio ingresos-egresos reales Representatividad del superávit libre respecto del total de ingresos reales del periodo Representatividad del superávit específico respecto del total de ingresos reales del periodo Gestión de cobro

17 16 Ejes, áreas e indicadores Peso Relativo Puntos Obtenidos Nota Estructura mínima para la gestión de cobro Morosidad respecto del monto total puesto al cobro cada periodo Antigüedad de saldos Gestión de deuda Atención de obligaciones por financiamiento Transferencias Dependencia financiera Eficacia en la transferencia de recursos específicos Control interno Autoevaluación de los componentes del sistema de control interno Madurez de los componentes del sistema de control interno Establecimiento de componentes de SEVRI Actividades ejecutadas del SEVRI Seguimiento del sistema de control interno Contratación administrativa Recursos de objeción al cartel declarados con lugar Cantidad de actos finales anulados Cumplimiento de plazos legales Aspectos básicos del proceso de contratación Tecnologías de información Tenencia de tecnologías de información Grado de madurez en el cumplimiento de las normas técnicas de tecnologías de información. 1.5 Recursos humanos Estructura organizacional básica Administración de Recursos Humanos

18 17 Ejes, áreas e indicadores 2 Planificación, Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas Peso Relativo Puntos Obtenidos Nota Planificación Instrumentos de planificación Cobertura planes reguladores Contenido de los planes reguladores urbanos Grado de cumplimiento de metas propuestas en los planes operativos anuales 2.2 Participación ciudadana Mecanismos de participación ciudadana Presupuesto participativo Rendición de cuentas Rendición de cuentas a la ciudadanía Medición de satisfacción del usuario Gestión de Desarrollo Ambiental Recolección de residuos Requerimientos básicos del servicio de recolección de residuos Sostenibilidad de la operación del servicio de recolección de residuos Recursos destinados al desarrollo del servicio de recolección de residuos Cobertura del servicio de recolección de residuos Depósito y tratamiento de residuos Requerimientos básicos del servicio de depósito y tratamiento de residuos Sostenibilidad de operación del servicio de disposición y tratamiento de residuos Recursos destinados al desarrollo del servicio de depósito y tratamiento de residuos sólidos 3.3 Aseo de vías y sitios públicos Sostenibilidad de operación del Servicio de aseo de vías y sitios públicos

19 18 Ejes, áreas e indicadores Recursos destinados al desarrollo del servicio de aseo de vías y sitios públicos Cobertura del servicio de aseo de vías y sitios públicos Peso Relativo Puntos Obtenidos Nota Frecuencia de aprobación de la tasa del servicio de aseo de vías y sitios públicos 4 Gestión de Servicios Económicos Gestión Vial Grado de cumplimiento de las metas propuestas para mejorar la red vial cantonal Ejecución de recursos destinados a la red vial Condición de la superficie de ruedo de la red vial cantonal Gestión de Servicios Sociales Parques y obras de ornato Sostenibilidad de la operación del Servicio de parques y obras de ornato Recursos destinados al desarrollo del servicio de parques y obras de ornato Cobertura del servicio de parques y obras de ornato Frecuencia de aprobación de la tasa del servicio de parques y obras de ornato Atención de servicios y obras sociales Comunicación, control y evaluación de los programas sociales Porcentaje destinado a la atención de servicios y obras sociales Ejecución del presupuesto destinado a servicios y obras sociales Nota: números en rojo son las calificaciones menores a 59