PRINCIPALES REQUERIMIENTOS PARA SOLICITUDES DE PAGO

Transcripción

1 PRINCIPALES REQUERIMIENTOS PARA SOLICITUDES DE PAGO Un pago puede ejecutarse por diferentes conceptos, y en consecuencia los documentos que servirán de soportes para realizar el mismo, se organizan y clasifican de acuerdo a su naturaleza. A continuación, enumeramos los diferentes tipos de pagos que se ejecutan en el ASDE, así como los documentos requeridos para ser emitidos: 1) Pagos por Concepto de Nómina Se ejecutan en dos formas: electrónica y por cheques. Para analizar y validar una determinada nómina se requiere de: Toma de posesión o nombramiento. Certificaciones de cancelaciones. Documento constancia de cambios salariales. Constancia de traslados de personal. Constancias para retención descuentos aprobados, así como cualquier otra novedad o acción de personal. 2) Pagos Proveedores Servicios Recogida Basura Contrato para ejecutar servicio ASDE/proveedor Certificación de estar al día en sus compromisos fiscales (Impuesto Sobre la Renta, y TSS si es persona Jurídica. Certificación Proveedor del Estado Cartas de Rutas firmadas y selladas por las partes que intervienen (originales y una copia). Factura gubernamental (tipo 15) Relación con sumatoria cartas de rutas por día y valor contratado Copia cédula (si es persona física).

2 Comunicación u oficio de la Unidad o Dirección donde se ejecuta el servicio o quien requirió el servicio solicitando el pago; esta comunicación debe contener # de factura a pagar, monto, período trabajado y nombre del beneficiario. Tickets de pesaje (en Duquesa, los casos que apliquen) 3) Pagos Servicios Publicitarios Contrato de Servicio Certificación de Pago de Impuestos Certificación de Pago TSS (Si es persona jurídica) Factura Gubernamental Certificación Proveedor del Estado Comunicación u oficio solicitud de pago de la Dirección de Relaciones Públicas Copia de cédula (si es persona física) Constancia último pago 4) Pagos Servicios Prestados Contrato de Servicio Requerimiento Base de Unidad que solicita el servicio, aprobada pr el Sr. Alcalde u Orden Municipal, con montos aprobados, copia de cédula. Listado o relación del personal detallado, con su # de cédula, monto a pagar y nombre completo (siempre que se trate de más de una persona) Certificación o constancia asistencia al trabajo asignado Oficio solicitando el pago correspondiente. Validación del personal

3 5) Pagos por Ejecución de Obras Actas de Licitación Contrato para ejecución de obra Constancia carnet CODIA (persona física) Certificación impuesto sobre la Renta Certificación TSS (persona jurídica Certificación Proveedor del Estado Presupuesto base Constancia pago póliza de avance, póliza de fiel cumplimiento Factura Gubernamental Cubicaciones Certificación de la Dirección de Supervisión y Fiscalización de Obras Copia pagos anteriores Copia Cédula (persona física) Oficio solicitud de pago Si se trata del pago de adicionales, se debe anexar el contrato y presupuesto base. 6) Pago a Jornaleros Nómina o relación aprobada por el Sr. Alcalde. Listados y constancia de tiempo trabajado (nombre, cédulas, montos) Validación de personal, por la Dirección de Recursos Humanos Solicitud de la unidad donde está asignado este personal Copia de Cédula. 7) Ayudas o Donaciones y Contribuciones Solicitud del interesado o solicitante firmado y sellado. Copia de cédula del beneficiario o solicitante, o del representante, si es una institución Contratos (casos pasantes)

4 Convenio interinstitucional Oficio de la Dirección de Bienestar Social solicitando el pago Oficio de la Dirección o Unidad que somete la solicitud, si esta es requerida por y para miembros del ASDE. Evaluaciones de solicitudes (cuando aplique) 8) Pagos Proveedores de Bienes y Servicios Requerimiento del bien o servicios determinado Orden de Compra y Orden de Servicio o contrato Cotizaciones requeridas de acuerdo a umbrales de compra. Factura Gubernamental (tipo 15) Certificaciones Pago de Impuestos Certificación TSS (persona jurídica) Copia de Cédula (persona física) Análisis Cotizaciones Entrada Almacén Salida Almacén (en caso que aplique) Certificación Proveedor del Estado Factura Pro-Forma -cuando es al contado (Adelanto Ordenes de Compra) Actas de Licitaciones Cartas de Rutas o documentos que justifiquen la ejecución del servicio. 9) Contratos por Alquiler de Locales Contrato de Servicio Factura Gubernamental Certificación de Pago Impuesto S/ Renta Certificación TSS (si es persona jurídica) Copia de cédula (persona física)

5 Certificación Proveedor del Estado Solicitud (oficio) del pago correspondiente Si quien recibe el pago no es el beneficiario, se requiere un poder notarial 10) Pago Por Alquiler de Equipos Contrato u Orden de Servicio Requerimiento base aprobado por el Alcalde (orden de servicio) Cartas de Rutas o documentos que justifiquen el trabajo realizado Factura Gubernamental Certificación de Impuestos al día Certificación TSS (persona jurídica) Certificación Proveedor del Estado Copia de Cédula (persona física) Oficio conteniendo solicitud de pago. 11) Pagos por Incentivos y Dietas Solicitud de la Dirección correspondiente Listados completos (montos, cédula, nombres y apellidos), con los cálculos y días sometidos) Validación de Recursos Humanos Aprobación del Sr. Alcalde. 12) Pagos por Servicios Técnicos y Profesionales (Asesorías) Contrato de servicio o solicitud con aprobación del Sr. Alcalde en casos específicos. Copia de Cédula Oficio o solicitud de la Unidad donde se ejecute este servicio. 13) Pagos por Servicios Igualados Contrato de Servicio Documentos constancia del trabajo realizado

6 Certificaciones de ejecuciones Factura gubernamental Certificaciones de Impuesto s/renta y Proveedor del Estado Certificación TSS (persona jurídica) Copia de cédula (persona física) Oficio o solicitud para pago. 14) Solicitudes de Reembolsos de Gastos Facturas y recibos pagados, sellados con un sello que diga Pagado Si se trata de una adquisición de un activo menor, se requiere de entrada y salida de almacén (sellados también como pagados) Solicitud u oficio solicitando el reembolso 15) Reposición Fondos de Caja Chica y Fondos Especiales Solicitud del reembolso correspondiente Relación o listados de los comprobantes de caja chica, con sus detalles (concepto, valor, firmas, etc.) Comprobantes de caja chica en orden secuencial, amparado en facturas o comprobantes válidos; estos comprobantes deben estar a nombre del Ayuntamiento Santo Domingo Este, y no pueden contener tachaduras ni borrones. Solicitudes deben contener el # comprobante de inicio de caja chica hasta el final reportado y especificar monto total del fondo, monto solicitado en reembolso, monto restante en custodia. Los soportes para Fondos Especiales deben estar soportados por solicitudes de los interesados, constancia de aprobación y documento que sirva de soporte al mismo. En casos de Fondos para Reparaciones de equipos, las facturas deben ser gubernamentales, deben contener entradas al almacén y salidas en los casos que apliquen, e igual que las cajas

7 chicas sus comprobantes deben estar relacionados en orden secuencial y detallar monto total del Fondo en custodia, monto solicitado y efectivo restante. Ultimo cheque emitido (copia) 16) Pagos Regalía Pascual Nóminas para Pago Novedades y acciones de personal correspondiente al año en cuestión. 17) Compensaciones Salariales Solicitud de compensación aprobada por el Alcalde Soportes que justifiquen la compensación (en caso que aplique) como copia matrícula vehículos, constancia de alquileres, etc. Copia de cédula del solicitante o beneficiario Solicitud de pago del mes correspondiente.(dirección financiera) 18) Pagos Sujetos a Liquidación Se ejecutan por lo general en base a un presupuesto determinado, para una actividad dentro del año fiscal, siempre y cuando éstos gastos estén dentro del presupuesto general y posean apropiaciones para el gasto. Presupuesto aprobado por el Alcalde Listados de los montos y conceptos a pagar

8 Oficio de solicitud de la actividad en cuestión aprobada por el Alcalde Copia de cédula de los beneficiarios Si se trata de dieta a personal (montos pequeños, menos de RD$1, ); éstas solicitudes deben estar validadas por la Dirección de Recursos Humanos Otras Constancias Solicitud del pago sujeto a liquidación 19) Pago por Ajustes. Generalmente, éstos se refieren a trabajos de ejecuciones relativos a pequeñas obras. Soportados en un Presupuesto base numerado: Presupuesto Aprobado, debidamente numerado y fechado. Orden de Trabajo correctamente avalado por las firmas correspondientes Copia de cédula Impuestos S/ la Renta al día Certificación Proveedor del Estado T.S.S. si es persona jurídica Cubicación correspondiente y certificación del trabajo realizado por la Dirección de Supervisión del trabajo realizado. Soporte que avalen las cubicaciones (conduces firmados, relación del seguimiento del trabajo realizado, y cualquier otro necesario, de acuerdo a la ejecución.

9 NOTA: Todas las Certificaciones de Impuestos y TSS, deben estar al día en su correspondiente pago, sin embargo, las personas jurídicas cuyas certificaciones vencen a los treinta (30) días de emitida, pueden remitir o anexar a sus documentos copia de los pagos de impuestos y TSS que realizan mensualmente.. Todas las solicitudes de pago deben ser emitidas al Sr. Alcalde, L:ic. Juan de los Santos, Vía la Dirección Administrativa. Todos los Contratos emitidos por el ASDE deben ser numerados y registrados en la Procuraduría General de la República y asimismo deben ser remitidos a la Contraloría General de la República, para su correspondiente registro. Documento: Melba Procedimientos.

10