REPÚBLICA DEL ECUADOR MINISTERIO DE FINANZAS

Transcripción

1 REPÚBLICA DEL ECUADOR MINISTERIO DE FINANZAS SUBSECRETARIA DE PRESUPUESTOS COORDINACIÓN DE TECNOLOGÍA INFORMÁTICA PROYECTO DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL SECTOR PÚBLICO BIRF 7110-EC Instructivo para la Preparación de Archivos con información de Nóminas Procesadas 2008

2 INSTRUCTIVO PARA PREPARACIÓN DE ARCHIVOS CON INFORMACIÓN DE NOMINAS PROCESADAS RUP-DS-036 No está permitida la reproducción total o parcial de esta obra ni su tratamiento o transmisión electrónica o mecánica, incluida fotocopia, grabado u otra forma de almacenamiento y recuperación de información, sin autorización escrita del Ministerio de Economía y Finanzas. DERECHOS RESERVADOS Copyright 2006 primera edición SIGEF y logotipo SIGEF son marcas registradas Documento propiedad de: Proyecto de Administración Financiera del Sector Público (SIGEF). Ministerio de Economía y Finanzas. República del Ecuador. Edición: Cubierta: Composición y diagramación: Estructuración: Coordinación General: Componente: Autor: Proyecto de Administración Financiera del Sector Público Proyecto de Administración Financiera del Sector Público Proyecto de Administración Financiera del Sector Público Diego Rueda Luis F. Díaz Carmen Acurio Hidalgo Fecha: 11/01/2008 Impreso por: Proyecto de Administración Financiera del Sector Público

3 INDICE DE CONTENIDO RESUMEN... 1 DESCRIPCION DEL PROCESO... 2 PREPARACION DE INFORMACION CONFIGURACION DEL EQUIPO... 3 ARCHIVO DE DETALLE POR PARTIDAS ARCHIVO DE DETALLE DE DESCUENTOS ARCHIVO DE DETALLE DE FUNCIONARIOS CON LIQUIDO A PAGAR CATÁLOGOS DE DESCUENTOS... 13

4 RESUMEN INSTRUCTIVO PARA PREPARACIÓN DE ARCHIVOS CON INFORMACIÓN DE NOMINAS PROCESADAS El nuevo modelo financiero y funcional del Sistema Integrado de Gestión Financiera e-sigef prevé la ejecución presupuestaria de forma descentralizada pero manejando un esquema centralizado de Contabilidad (una sola contabilidad del gobierno central) y un esquema centralizado de pagos a través de la Cuenta Corriente Única del Tesoro, aprovechando las ventajas que proporciona la tecnología de Internet, de tal forma que el Ministerio de Economía y Finanzas cuente con una base de información única. El proceso de Afectación financiera de la Nómina de cada entidad, será a través de la Carga de Archivos a un aplicativo que interactuará directamente con e-sigef, para proceder a generar el CUR de compromiso y devengado y el posterior pago de la Nómina. Este instructivo pretende constituirse en una guía para la preparación de la información necesaria de una Nómina procesada (calculada en cualquier otra herramienta), para subirla al aplicativo de recepción de Nóminas y proceder al pago de la misma. 1

5 CAPITULO 1 DESCRIPCION DEL PROCESO Las Instituciones y Unidades Ejecutoras de Gobierno Central realizan el cálculo de sus nóminas en diversas herramientas, de las que tendrán que obtener la información necesaria que se describe en este documento para subir a la aplicación de Recepción de Información de Nóminas Procesadas y desde ésta interactuar con el e-sigef para generar su CUR de compromiso y devengado con el correspondiente asiento contable para proceder al pago. La Entidad debe preparar tres archivos con información referente a: Partidas presupuestarias con los valores totales por partida Conceptos de Descuento y Aporte Institucional con los totales por concepto seguido del RUC, Nombre, Banco (código SPI), cuenta, tipo de cuenta y Valor a pagar. Detalle de Funcionarios con los valores del líquido a pagar para cada uno con información de Cédula, Nombres y Apellidos, Banco, cuenta, tipo de cuenta, valor de RMU, total de ingresos, valor de aporte patronal y valor de aporte individual. Esta información una vez preparada se procede a cargar en la aplicación diseñada para el efecto. Desde la aplicación se procederá a generar en forma automática el CUR (comprobante único de registro) de compromiso y devengado respectivo para proceder al pago de la Nómina cargada. Este proceso deberá repetir la Entidad cada vez que desea proceder al pago de una Nómina. 2

6 CAPITULO 2 PREPARACION DE INFORMACION La ejecución del presupuesto de gastos en personal se realizará a través de un CUR de compromiso y devengado con la información que la Nómina genere, y que será subida al aplicativo de Recepción de nóminas procesadas en el formato de archivos que a continuación se describe CONFIGURACION DEL EQUIPO Previo a realizar la preparación de los archivos de detalle de la nómina, es necesario revisar la configuración del equipo en el que se prepararán dichos archivos, siguiente los pasos que a continuación se describen: Paso 1: Por el menú inicio de su equipo ejecute la opción Configuración/Panel de Control, tal como se presenta en la figura. Paso 2: Ejecutada la opción indicada en el equipo se presentan las opciones que se muestran en la figura y de la que hay que elegir la opción correspondiente a: Configuración Regional y de Idioma. 3

7 Paso 3: Seleccionada la opción de Configuración Regional, elegir la viñeta correspondiente a opciones regionales y luego el botón Personalizar, tal como se muestra en la figura: Paso 4: En la opción Personalizar, se presenta el detalle de la configuración del equipo tal como se muestra en la figura: 4

8 Realizados los cambios indicados en la figura se aceptan los mismos y se puede proceder a preparar los archivos que a continuación se describen. 5

9 ARCHIVO DE DETALLE POR PARTIDAS La aplicación para la recepción de información de la Nómina, contará con opciones que desde el esigef obtendrán la información de las partidas presupuestarias de gastos en personal tanto para gastos corrientes como para gastos de inversión según consten en el presupuesto de cada Entidad con su respectiva disponibilidad Presupuestaria para comprometer, desde aquí la entidad tendrá la posibilidad de bajar a archivo Excel los códigos presupuestarios que conforman la partida para sobre ésta información digitar los valores totales por cada partida que conste en la nómina que se va ha devengar. Para las Entidades que tienen Sistemas que manejan la relación presupuestaria para conceptos de ingreso y aporte podrán obtener la información directamente del sistema como es el caso de aquellas entidades que manejan el Subsistema de Nómina del Sigef Institucional. Un ejemplo del formato del archivo de Detalle de Partidas se presenta en el gráfico siguiente. DETALLE DE PARTIDAS 6

10 El archivo consta de los siguientes campos: Cam po Nombre Campo Descripción Tipo de Dato Longi tud Valor Ejem. 1 EJERCICIO Ejercicio Fiscal Vigente ENTIDAD Código Presupuestario de la Entidad. 3 U_EJECUTORA Código Presupuestario de la Unidad Ejecutora. 4 U_DESCONCENTRAD Código Presupuestario de 4 0 A la Unidad Desconcentrada. 5 PROGRAMA Código del Programa Caracter SUBPROGRAMA Código del Subprograma PROYECTO Código del Proyecto ACTIVIDAD Código de la Actividad OBRA No manejado siempre 3 0 tendrá el valor 0 10 CLASIFICADOR Código del Clasificador GEOGRAFICO Código de ámbito 4 0 geográfico 12 FUENTE Código de la Fuente de 3 1 Financiamiento 13 ORGANISMO Código del Organismo 4 0 Financiador de un Proyecto 14 CORRELATIVO Código secuencial de 4 0 Proyecto 15 E_RECEPTORA No manejado siempre 6 0 tendrá el valor de 0 16 MONTO Valor total de la Partida con presupuestaria dos 17 NÚMERO DE PERÍODO Número de período de la Nómina al que corresponde el archivo 2 1 Los valores de los campos del 1 al 15 corresponden a los códigos de las partidas de gastos en personal que la entidad tenga aprobada en su presupuesto para el ejercicio fiscal

11 2.2. ARCHIVO DE DETALLE DE DESCUENTOS La entidad deberá preparar un archivo con la información de detalle de descuentos en base al catálogo por ella definida según la Tabla. 3 2 que se describe en el Anexo Catálogo de Descuentos que se presenta a este instructivo. Un ejemplo con el formato del archivo de detalle de descuentos se muestra en la siguiente figura. DETALLE DE DESCUENTOS Y APORTES El archivo consta de los siguientes campos: Cam Nombre Campo Descripción Tipo de Long Valor Ejem. po Dato itud 1 EJERCICIO Ejercicio Fiscal Vigente ENTIDAD Código Presupuestario de la Entidad 3 UNIDAD EJECUTORA Código Presupuestario de la Unidad Ejecutora 4 UNIDAD Código Presupuestario de 4 0 DESCONCENTRADA la Unidad Desconcentrada 5 CODIGO DESCUENTO Código del descuento 4 15 correspondiente al Catálogo de Descuentos por Entidad. Ref. Anexo 6 TIPO Tipo de Concepto Carácter 1 D D para descuento A para Aportes 7 RUC/CEDULA Ruc o cédula del beneficiario del descuento. Carácter NOMBRE Nombre del beneficiario Carácter 100 APROMEC 8

12 Cam po Nombre Campo Descripción Tipo de Dato del descuento 9 CODIGO BANCO Código SPI del Banco del beneficiario Anexo.. 10 CUENTA Número de Cuenta del Beneficiario 11 TIPO_CUENTA Tipo de Cuenta (Corriente o Ahorros). Valores: 1 Cuenta corriente. 2 Cuenta de Ahorros. 12 VALOR Monto del descuento 13 NÚMERO PERIODO Número de período de la Nómina al que corresponde el archivo Long itud Valor Ejem. Carácter Carácter Para las Entidades que tienen Sistemas que manejan un catálogo para conceptos de descuento y aporte podrán obtener la información directamente del sistema como es el caso de aquellas entidades que manejan el Subsistema de Nómina del Sigef Institucional pero manteniendo la misma codificación de estos conceptos a la que se hace referencia en el Anexo Catálogos de Descuentos 9

13 2.3. ARCHIVO DE DETALLE DE FUNCIONARIOS CON LIQUIDO A PAGAR El detalle de funcionarios incluidos en la Nómina es requerido por el proceso de carga para realizar ciertas validaciones contra los datos del Distributivo de Remuneraciones Mensuales Unificadas y/o Sueldos Básicos y para proceder a realizar la transferencia de los valores correspondientes al líquido a pagar a cada funcionario de la Entidad. Un ejemplo con el formato del archivo de detalle de Funcionarios se muestra en la siguiente figura. DETALLE DE FUNCIONARIOS El archivo consta de los siguientes campos: Cam Nombre Campo Descripción Tipo de Longitud Valor Ejem. po Dato 1 EJERCICIO Ejercicio Fiscal Vigente ENTIDAD Código Presupuestario de la Entidad 3 UNIDAD EJECUTORA Código Presupuestario de la Unidad Ejecutora 4 UNIDAD Código Presupuestario 4 0 DESCONCENTRADA de la Unidad Desconcentrada 5 CEDULA/PASAPORTE Número de Cédula o Pasaporte del empleado Caractér NOMBRE Y APELLIDOS Nombres y Apellidos de los funcionarios 7 BANCO Código del SPI del Banco en el que se debe depositar el sueldo 8 TIPO CUENTA Tipo de cuenta del beneficiario (Ahorros o Corriente) Valores 1 Corriente Carácter 100 Suárez González Rosa Helena Carácter

14 Cam po Nombre Campo Descripción Tipo de Dato 2 Ahorros 9 CUENTA Número de la cuenta bancaria 10 LIQUIDO A PAGAR líquido a pagar a funcionarios 11 RMU/SUELDO O SALARIO BASICO Valor correspondiente a la RMU, Sueldo o Salario Básico con el que se calculó la nómina que se está cargando. 12 TOTAL INGRESOS total de ingresos del funcionario 13 APORTE PATRONAL al IESS 14 FONDOS DE RESERVA al IESS 15 CESANTIA PATRONAL al IESS 16 JUBILACION PATRONAL al IESS 17 APORTE INDIVIDUAL al IESS 18 CESANTIA INDIVIDUAL al IESS 19 JUBILACION INDIVIDUAL al IESS 20 PRESTAMOS QUIROGRAFARIOS al IESS 21 PRESTAMOS HIPOTECARIOS al IESS aporte patronal del funcionario aporte por Fondo de Reserva al IESS aporte por Cesantía Patronal al IESS aporte por Jubilación Patronal al IESS aporte individual del funcionario descuento por cesantía de cada funcionario descuento por Jubilación de cada funcionario descuento por préstamos quirografarios al IESS descuento por préstamos hipotecarios al IESS 22 RUC PATRONAL Número de RUC del patrono con el que el funcionario está registrado en el IESS 23 NUMERO PERIODO Número de período de la Nómina al que corresponde el archivo Longitud Valor Ejem. Carácter Carácter

15 Para las Entidades que tienen Sistemas de los que actualmente obtienen la información del líquido a pagar a los funcionarios para el SPI, pueden usar el mismo proceso ya que la información de base de este archivo es similar, adicionalmente se requiere del ejercicio fiscal, los códigos de la entidad, unidad ejecutora y unidad desconcentrada y los valores correspondientes a Valor de RMU, Total de ingresos, Valor del Aporte patronal, valor del aporte para fondos de reserva, valor de aporte patronal para la Cesantía, Valor del aporte patronal para la Jubilación, Valor del descuento para Aporte individual, Valor del descuento para Aporte Individual del Fondo de Cesantía, Valor del descuento para aporte individual de la Jubilación, Valor del Descuento de Préstamos Quirografarios, Valor del Descuento por Préstamos Hipotecarios y número del periodo de la nómina a la que corresponde el archivo. Para las entidades que no manejan todos los conceptos que se están solicitando con el IESS, simplemente deberán incluir el valor de 0 en la columna del archivo correspondiente. Es importante recalcar que la veracidad de los datos es de exclusiva responsabilidad de la entidad que procesa la nómina y carga la información para realizar la afectación financiera y el posterior pago de la Nómina con todos los detalles solicitados para el IESS. Las entidades que trabajan con Nómina de Sigef Institucional, deberán seguir trabajando con el sistema de acuerdo a las modificaciones realizadas en el mismo. Estas entidades no tendrán que hacer ninguna preparación de archivos, sino que los datos serán trasladados directamente desde el Sigef Institucional. 12

16 CAPITULO 3 Catálogos de Descuentos Los conceptos de descuentos y retenciones que se incluyen en un CUR de ejecución de gastos, son tomados de un Catálogo Contable del e-sigef, en el que se han considerado los descuentos y retenciones de Ley en primera Instancia y un descuento general denominado Otros descuentos de terceros, con los que todas las entidades deberán generar el CUR de compromiso y devengado de la nómina. Debido a que las entidades manejan una variedad de descuentos en sus nóminas, se ha diseñado en el sistema la posibilidad de realizar una parametrización de los descuentos que maneja en su nómina asociados a los Descuentos del Catálogo Contable. Este proceso lo deberá realizar la entidad por una sola vez como un paso previo a realizar la carga de información de la Nómina, y consistirá en relacionar cada descuento que la entidad maneje en su nómina con un descuento del catálogo contable de Descuentos y Retenciones. Catálogo Contable de Descuentos y Retenciones DEDUCCION DESCRIPCION 805 APORTE PATRONAL IESS 810 APORTE INDIVIDUAL IESS 815 DEVOLUCION DE PRESTAMOS HIPOTECARIOS IESS 816 DEVOLUCION DE PRESTAMOS QUIROGRAFARIOS IESS 820 APORTE PATRONAL FONDO DE CESANTIA IESS 825 APORTE PERSONAL FONDO DE CESANTIA IESS 826 APORTE PATRONAL JUBILACION IESS 827 APORTE PERSONAL JUBILACION IESS 828 APORTES ISSFA 829 APORTES ISSPOL 830 IMP. A LA RENTA EN RELACION DE DEPENDENCIA 835 RETENCIONES JUDICIALES 840 OTROS DESCUENTOS PARA TERCEROS 845 RECUPERACION DE ANTICIPOS TIPO A 850 RECUPERACION DE ANTICIPOS TIPO B 855 DESCUENTOS POR MULTAS Y SANCIONES 860 APORTE PATRONAL CESANTIA PRIVADA 865 APORTE PERSONAL CESANTIA PRIVADA 870 OTROS DESCUENTOS POR RECUPERAR 875 APORTE INDIVIDUAL JUBILACION PRIVADA 880 APORTE PATRONAL JUBILACION PRIVADA 885 RECUPERACION DE VALORES PAGADOS EN MAS 890 FONDOS DE RESERVA IESS Tabla

17 Catálogo de Descuentos y Aportes de la Nómina de la Entidad XXXX CODIGO DESCRIPCION TIPO 1 CASPMEC Descuento 2 MULTAS Y/O SANCIONES Descuento 3 COOPERATIVA ENTIDAD XXX Descuento 4 ASOCIACION XXX Descuento 5 CONDUCTORES ASOCIADOS MEC Descuento 6 ANSEDE Descuento 7 CLUB ADMINISTRATIVO Descuento 8 RETENCION JUDICIAL Descuento 9 APORTE PERSONAL IESS Descuento 10 PTMOS IESS Descuento 11 APORTE PATRONAL IESS Aporte Institucional 12 COMISARIATO XXXX Descuento 13 FONDO DE CESANTIA (FCME) Aporte Institucional 14 PTMOS (FCME) Descuento 15 APROMEC Descuento 16 CONDUCTORES ASOCIADOS XXXX Descuento 17 CLUB FINANCIERO Descuento Tabla 3-2 Relación entre Catálogo de Descuentos de Nómina y Catálogo Contable de Descuentos y Retenciones. CODIGO DESCRIPCION DEDUCCION 1 CASPMEC MULTAS Y/O SANCIONES COOPERATIVA ENTIDAD XXX ASOCIACION XXX CONDUCTORES ASOCIADOS MEC ANSEDE CLUB ADMINISTRATIVO RETENCION JUDICIAL APORTE PERSONAL IESS PTMOS IESS APORTE PATRONAL IESS COMISARIATO XXXX FONDO DE CESANTIA (FCME) PTMOS (FCME) APROMEC CONDUCTORES ASOCIADOS MEC CLUB FINANCIERO 840 Tabla 3-3 De acuerdo a esta parametrización, la aplicación se encargará de realizar las operaciones necesarias, para que todos los descuentos direccionados a un mismo tipo de deducción, se contabilicen totalizados a nombre de la deducción, pero para el momento de realizar la transferencia se lo hará, al beneficiario y a la cuenta que se incluya en el archivo de detalle de deducciones. 14