POLÍTICA GENERAL SISTEMA DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECAS

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1 POLÍTICA GENERAL SISTEMA DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECAS VICERRECTORIA ACADÉMICA DIRECCIÓN SIGIBI 2014

2 Tabla de Contenido 1. Directrices Generales 2. Financiamiento del SIGIBI 3. Desarrollo del Fondo Bibliográfico 3.1. Principios Generales 4. Adquisiciones 4.1. Principios Generales 4.2. Gestión Administrativa 5. Organización del Fondo Bibliográfico

3 POLÍTICA GENERAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN Y BIBLIOTECAS 1. DIRECTRICES GENERALES El propósito principal del presente documento es establecer los lineamientos generales que regirán el Sistema de Gestión de Información y Bibliotecas del Instituto Profesional Valle Central, en adelante SIGIBI. Se definen a partir de ésta política las responsabilidades de cada biblioteca integrante del sistema en su servicio a la comunidad Valle Central, en relación a su misión de Gestionar y facilitar el acceso de los recursos de información actualizada y pertinente a las necesidades de información planteadas por nuestra comunidad, con el propósito de contribuir al cumplimiento de la misión y objetivos del Instituto Profesional Valle Central normalizando y estandarizando los procedimientos de cada una de las Bibliotecas que la conforman. Actualmente, el SIGIBI se encuentra en proceso de reestructuración, siendo una de sus principales funciones la implementación y actualización del Sistema de Gestión Automatizado para Bibliotecas, el cual se genera a partir del año 2011 con la instalación del software open-source Koha. El objetivo fundamental de esta política es la reestructuración del SIGIBI, es decir, ser más eficiente en el ofrecimiento de sus servicios y en su compromiso con la satisfacción de las necesidades de información de la comunidad Valle Central, por lo que sus objetivos se han asentado en proporcionar y difundir recursos bibliográficos y culturales, así como también estableciendo paulatinamente servicios de información de calidad de acuerdo a las necesidades de información de la Comunidad Valle Central.

4 En cuanto a los objetivos específicos, apuntan al establecimiento de criterios transversales al funcionamiento técnico y administrativos de cada una de las bibliotecas componentes del sistema, que sean lo suficientemente inclusivos, para asegurar la facilitación en la obtención de las distintas necesidades de las bibliotecas, quedando definidos en los siguientes: a) Establecer la mejora continua en los procesos y procedimientos del SIGIBI. b) Actualizar permanentemente los recursos bibliográficos y servicios de información. c) Gestionar y mantener la infraestructura adecuada para la prestación de sus servicios. d) Proporcionar mediante tecnologías avanzadas el acceso a los materiales bibliográficos y sistemas de información dispuestos por la Institución. e) Diseñar e implementar programas de adiestramiento y capacitación orientados a mejorar las competencias de la comunidad Valle Central en el uso de los recursos de información y bibliográficos disponibles. f) Establecer y mantener estrategias de divulgación cultural con la comunidad Valle Central. g) Aumentar la satisfacción de los usuarios, mediante la periódica evaluación de los servicios prestados por el SIGIBI. h) Participar en programas o actividades interinstitucionales nacionales e internacionales con el fin de potenciar los recursos y servicios de información del SIGIBI.

5 2. FINANCIAMIENTO DEL SIGIBI El financiamiento del SIGIBI, se organiza directamente en relación a la estructura económica del Instituto Profesional Valle Central, el presupuesto anual para el funcionamiento será determinado a principios de cada año por la Alta Dirección del Instituto. El presupuesto asignado para mantener un eficiente funcionamiento del sistema estará compuesto de los siguientes ítems: Infraestructura, Recurso Humano, Equipamiento y será distribuido de acuerdo a las necesidades de inversión corriente de cada una de las Bibliotecas componentes del sistema. Cada año se evaluará y establecerá un presupuesto de inversión variable para cubrir los ítems: Desarrollo del Fondo Bibliográfico, Difusión y Educación de Usuarios, Capacitación del Personal del SIGIBI y Actividades Culturales. El porcentaje presupuestario destinado al desarrollo de cada Biblioteca, será organizado y variara en concordancia con el número de carreras y la cantidad de alumnos regulares reportados por cada sede referente al año anterior inmediato de asignado el presupuesto para el SIGIBI.

6 3. DESARROLLO DEL FONDO BIBLIOGRÁFICO El desarrollo del fondo bibliográfico perteneciente al SIGIBI es una tarea anual, que debe ser ejecutada por un equipo interdisciplinario en el cual participan, la Directora del SIGIBI, Encargados de Biblioteca, Directores de Docencia Nacional y por Sede y personal Docente del Instituto Valle Central. Esta política proporciona directrices para todo el personal implicado en la selección, así como para el personal que distribuye las asignaciones presupuestarias, tramita las adquisiciones y lleva a cabo el resto de actividades integradas en la gestión del desarrollo de un fondo bibliográfico. Cabe destacar que la toma de decisiones relativas al Desarrollo le Fondo Bibliográfico del SIGIBI no puede ser ejecutada según la urgencia del momento ni puede realizarse sin una visión de conjunto que impida la aparición de desequilibrios, lagunas e incongruencias. Debe encontrase bien asentada en criterios fundados y conocidos por todos, porque las colecciones que la componen, además de afectar a los usuarios, suponen la mayor cifra de inversión anual realizada por la Institución en el SIGIBI y es responsabilidad de toda la administración del Instituto la eficiencia en el empleo de los recursos asignados para este propósito. 3.1 Principios Generales. a) El fondo bibliográfico del SIGIBI está compuesto por el conjunto de colecciones distribuidas en las 12 Bibliotecas que la componen, los recursos bibliográficos digitales, alojados en sus servidores y/o con acceso en línea.

7 b) La selección de incorporación de material bibliográficos y publicaciones periódicas responderán en primera instancia a satisfacer las necesidades actuales de cobertura bibliográfica de acuerdo a las exigencias planteadas en las mallas curriculares de las carreras brindadas por nuestro instituto. c) La cobertura Bibliográfica se ejecutara de forma equilibrada y proporcionada de acuerdo a las necesidades de docencia, aprendizaje y cultura de la comunidad Valle Central. d) La gestión y distribución del presupuesto asignado para el desarrollo del fondo bibliográfico por cada una de las sedes, se efectuará aplicando datos objetivos en cuanto a las necesidades y el uso de los materiales bibliográficos y las publicaciones periódicas. i. Cantidad de personal docente y estudiantes matriculados en las diferentes carreras impartidas en cada sede. ii. Valor económico promedio y disponibilidad en el mercado de las publicaciones bibliográficas solicitadas por los docentes. iii. El uso demostrado de préstamos y consultas efectuadas a bases de datos e información en línea de suscritos por la institución. iv. La adquisición de todos los materiales bibliográficos y suscripciones se gestionarán a través de la Dirección del SIGIBI. v. Todos los recursos de información, impresos y digitales se procesarán de acuerdo a las normas técnicas y los procedimientos administrativos determinados e implementados por la Dirección del SIGIBI.

8 e) La duplicación de material bibliográfica impresa se evitara por completo, dentro de lo posible. Sin embargo, será aceptable un nivel mínimo de duplicación con tal de garantizar el acceso a la información contenida en la Bibliografía Obligatoria de cada asignatura, perteneciente a las carreras impartidas por el Instituto Valle Central. f) La Dirección del SIGIBI podrá determinar e implementar acciones de preservación, conservación, expurgo y traslado de material bibliográfico o publicaciones periódicas, sin importar el formato ni la sede en dónde se encuentre físicamente el material. 4. ADQUISICIONES La selección de materiales bibliográficos, publicaciones periódicas, bases de datos y/o suscripciones electrónicas es una actividad interdisciplinaria que involucra a toda la comunidad Valle Central. No obstante, será dirigida desde la Dirección del SIGIBI en conjunto con la Dirección Nacional de Docencia, siendo sometida posteriormente a la aprobación de la Alta Dirección del Instituto Valle Central. 4.1 Principios Generales a) La selección de monografías y obras de referencia puede ser propuesta por todo el personal docente y coordinada mediante el Director de Docencia en conjunto con los Encargados de Biblioteca por cada sede.

9 b) La selección y/o cancelación de los sistemas de información, bases de datos, y en general todo recurso bibliográfico digital o electrónico será aprobado por la Dirección del SIGIBI en conjunto con la Dirección Nacional de Docencia. c) El SIGIBI debe adquirir materiales bibliográficos de referencia, monografías y publicaciones periódicas, de todas las disciplinas de las que se imparten enseñanzas, principalmente la bibliografía obligatoria y complementaria consistente en las referencias bibliográficas descritas para el cumplimiento de cada asignatura. d) Al momento de la selección se consideraran siempre los siguientes criterios: i. Propósito de la Publicación. ii. Actualización de la Información. iii. Autoría y calidad del Editor iv. Precio. v. Facilidad de manejo. vi. Estimación de Uso. vii. Formato. e) Debido al incremento de las publicaciones digitales con acceso en línea, mediante internet y a sus innegables ventajas por ser un servicio potente a la hora de racionalizar costos y evitar las duplicidades, se centraran esfuerzos en adquirir estos tipos documentales que se ajusten a satisfacer eficientemente las necesidades bibliográficas de la comunidad Valle Central.

10 f) El SIGIBI posee gran interés en incrementar sus colecciones a través de procesos de Donaciones, procedentes tanto de los miembros de la Comunidad Valle Central como de personas o instituciones externas. g) La gestión y establecimiento de procesos de Donación serán de responsabilidad de la Dirección del SIGIBI y de los Encargados de Biblioteca de cada Sede, y deberán ser concordantes a los siguientes criterios de aceptación: i. La Donación, corresponde a la cesión gratuita de uno o varios materiales bibliográficos, por lo que deben ser agradecidas formalmente por cada Encargado de Biblioteca. ii. Las donaciones de material bibliográfico serán admitidas en función de su valor cultural y bibliográfico; de las necesidades de los usuarios y sin ningún tipo de condicionamiento por parte de la persona o institución que las efectúe. De haber condicionamiento específico este deberá ser evaluado y aprobado por la Dirección del SIGIBI. iii. Cada Biblioteca de Sede se reserva el derecho de aceptar o rechazar una donación; sin embargo, debe informar en ambas ocasiones a la Dirección del SIGIBI. h) La selección e incorporación de materiales provenientes de donaciones al fondo bibliográfico del SIGIBI se regirá de acuerdo a los siguientes criterios: i. Estado de conservación. ii. Existencia en la colección. iii. Vigencia del Contenido. iv. Materia o Disciplina a la cual pertenece.

11 4.2 Gestión Administrativa. La responsabilidad de la adquisición de los materiales seleccionados y aprobados será de la Coordinación de Control y Gestión de Procesos en conjunto con la Dirección del SIGIBI, quien ejercerá las funciones de coordinación de las tareas de adquisición y posterior procesamiento técnico del material adquirido. 5. ORGANIZACIÓN DEL FONDO BIBLIOGRÁFICO Todos los materiales que forman parte del fondo bibliográfico del SIGIBI, se catalogarán de acuerdo a las Reglas de Catalogación Angloamericanas (RCAA) y al Formato Marc 21, relativos a cada tipología documental, y de acuerdo a las pautas de aplicación definidas por la Dirección del SIGIBI. Para la clasificación del material bibliográfico se utilizara la Clasificación Decimal Dewey (CDD), asignándolos a una colección, ubicación y una signatura procurando siempre su fácil localización. La información bibliográfica de las diferentes colecciones, así como de su disponibilidad y acceso (ubicación y/o acceso electrónico) se proporcionará a través del catálogo en línea de la biblioteca y de su página web previa identificación de acceso a la misma. Anualmente el Encargado de Biblioteca componente del SIGIBI efectuara un inventario de sus registros bibliográficos en concordancia con los ítems físicos registrados, entregando un informe de los resultados a la Dirección del Sistema a más tardar el primer trimestre de cada año.