Check-in Online - Civitfun. ICG2Checkin. ICG2Checkin v ICG Software. 1 de 18

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1 Check-in Online - Civitfun ICG2Checkin ICG2Checkin v ICG Software 1 de 18

2 Versiones del documento Versión 1.0 Fecha Descripción Creación documento 2 de 18

3 Índice de Contenidos Versiones del documento...2 Requisitos Previos...4 Introducción...4 Parametrización...5 Activación ICG2Checkin...5 Instalación...5 Configuración General...6 Configuración Base de Datos...6 Configuración de la conexión con FrontHotel...7 Operativa y Procedimientos...8 Confirmación de Reserva...9 Localización de Reserva...10 Formulario para el registro de datos...11 Captura de Documento de indentidad mediante cámara...12 Formulario completado automáticamente con el OCR...13 Firma del Titular de la reserva aceptando el contrato del hotel...14 Confirmación del Check-in completado...15 Información recibida en FrontHotel...16 Listado de Reservas...16 Ficha de Reserva...17 Ficha del Huésped...17 Documentos adjuntos recibidos de 18

4 Requisitos Previos Licencia ICG2Checkin Versión FrontHotel ó superior Versión ICG2Checkin ó superior Servidor Hotel IP Fija + Puerto abierto Hotel_id (facilitada por Civitfun) Plataforma Civitfun PMS_key (facilitada por Civitfun) URL donde se encuentre activo el servicio ICG2Checkin Introducción C on este documento se pretende dar a conocer la integración entre la plataforma de Check-in Online Civitfun y FrontHotel. El servicio ICG2Checkin se encarga de procesar las peticiones enviadas desde la plataforma de Civitfun durante el proceso de Check-in Online. Con esta integración se permite a los huéspedes realizar el Check-in Online a través de la propia Web del Hotel. No importa desde que canal haya reservado el huésped, sea una OTA, TTOO o Directa, todos los datos pueden ser enviados a FrontHotel PMS. 4 de 18

5 Parametrización Activación ICG2Checkin Instalación E n modo <Usuario Administrador> debe iniciarse el proceso de instalación de <ICG2Checkin> siguiendo todos los pasos correspondientes e indicados. Será condición indispensable que <FrontHotel> no esté en ejecución para poder instalar <ICG2Checkin> correctamente. 5 de 18

6 Configuración General Modo ejecución Registro Licencia Puerto Servidor Web Indicar el <Puerto> que se haya habilitado para usar ICG2Checkin Traza Activa Indicar el <Directorio> donde se guardarán los Logs del servicio Ejecutar ICG2Checkin en Modo <Usuario Administrador> Desde el botón <Registro> introducir y registrar la licencia de ICG2Checkin en modo <Aplicación>, y posteriormente indicar que ICG2Checkin se ejecuta como <Servicio> Configuración Base de Datos Servidor SQLServer Ejecutar ICG2Checkin en Modo Usuario Administrador Usuario Usuario instancia SQL Password Pasword instancia SQL Base de Datos General Base de Datos General de la Empresa de Gestión del Hotel/es Base de Datos de Gestión Base de Datos de Gestión del Hotel/es 6 de 18

7 Configuración de la conexión con FrontHotel D esde el botón de edición del hotel se accede a la configuración del enlace del hotel con el que se pretenda realizar la integración con Civitfun. Los parámetros a determinar son los siguientes: Hotel ID Identificador del Hotel facilitado desde Civitfun Secret Key Clave identificativa facilitada desde Civitfun Ruta Documentos Estado de Reserva Ubicación donde se almacenarán los documentos generados durante el proceso de Check-in (Cárdex y Contratos) Estado de Reserva que se establecerá automáticamente en la reserva después de realizar un Check-in Online por parte de un huésped 7 de 18

8 Operativa y Procedimientos Y a sea mediante una <Confirmación de Reserva> enviada desde la propia ficha de reserva de FrontHotel o bien desde un envío automático de <Aviso de Pre-Check-in> en los días previos de la llegada del cliente al hotel, se informará de la posibilidad de realizar el Check-in Online a través de un link que abrirá automáticamente la web del propio hotel y desde donde se realizará el proceso de registro por parte del huésped. Tipo de Envío Simple Permite enviar únicamente una plantilla de correo Tipo de Envío Completo Permite enviar una plantilla de correo adjuntando un PDF informativo de la reserva Plantilla de correo Permite seleccionar la plantilla de correo por defecto que será usada para el envío Diseño de Confirmación Permite seleccionar el diseño de confirmación por defecto que será usado Días antelación Días previos a la llegada del cliente que será enviado automáticamente el correo 8 de 18

9 Confirmación de Reserva 9 de 18

10 Localización de Reserva 10 de 18

11 Formulario para el registro de datos 11 de 18

12 Captura de Documento de indentidad mediante cámara 12 de 18

13 Formulario completado automáticamente con el OCR 13 de 18

14 Firma del Titular de la reserva aceptando el contrato del hotel 14 de 18

15 Confirmación del Check-in completado 15 de 18

16 Información recibida en FrontHotel F inalizado el proceso de Check-in Online por parte de un cliente, en FrontHotel PMS se recibirán automáticamente los datos introducidos en el formulario de registro. Se identificarán muy claramente las reservas en las que sus huéspedes han realizado el registro online mediante un <Estado de Reserva> usado con tal finalidad. De esta manera podrán realizarse las comprobaciones oportunas para verificar la información recibida antes de la llegada del huésped al hotel. Además, el hotel también recibirá automáticamente un en el correo del hotel para informar que un nuevo huésped ha realizado ya el Check-in Online, y donde adjuntado en el se encontrará el <Contrato de Estancia> y el <Cárdex> del huésped. Por su parte, el huésped también recibirá automáticamente en su el contrato con los términos y condiciones que haya firmado durante el proceso de registro del Check-in Online. Listado de Reservas 16 de 18

17 Ficha de Reserva Ficha del Huésped 17 de 18

18 Documentos adjuntos recibidos 18 de 18