SEDE CENTRAL MANUAL DE CORRESPONDENCIA Y GESTION DOCUMENTAL SECRETARIA GENERAL

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1 SEDE CENTRAL MANUAL DE CORRESPONDENCIA Y GESTION DOCUMENTAL SECRETARIA GENERAL Bogotá, 04 de Noviembre de 2005

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3 INDICE pagina 1. Aspectos Generales Clasificación de la correspondencia por su contenido 2.1. Ordinaria Confidencial Clasificación de la correspondencia por su origen Correspondencia Externa Correspondencia Interna Horario, distribución y entrega Clases de correspondencia interna Circular reglamentaria Circular administrativa y/o financiera Memorando Circular Memorando Interno Hojas de trámite Responsabilidad por las firmas de documentos Nivel nacional Nivel Centro De Investigación, C.I. Estacion Experimental E.E. Unidad Local U.L Descripción de los formatos utilizados y diligenciamiento Reserva Uso de sellos Archivos Corporativos Archivo Documental Archivos Contables Conservación y destrucción de documentos Conformación de los comités de archivo En oficinas centrales En Los Centros De Investigación, Estaciones Experimentales Y Unidades Locales...7,8 7. Modelos de documentos Memorandos Oficios Circulares Hojas Tramite Manejo operativo del Sistema de Administración Documental- Sisad

4 MANUAL DE CORRESPONDENCIA CORPOICA 1. ASPECTOS GENERALES OBJETIVOS. OBJETIVO GENERAL: Administrar el Sistema de control de correspondencia a través de la Unidad de Correspondencia, Grupo que establece las normas y procedimientos para el recibo, elaboración, distribución, despacho y conservación de la correspondencia tanto interna como externa. OBJETIVOS ESPECÍFICOS: Diseñar e implantar los medios y mecanismos apropiados (sistematizados o manuales) que permitan un acertado control sobre la recepción, distribución, elaboración y despacho de correspondencia. Archivar, para localizar y consultar en forma fácil, rápida y segura, cualquier documento o asunto en un momento determinado, por quién lo requiera y esté autorizado para ello. Identificar en un momento dado, la Dependencia y/o empleado al cual se ha entregado correspondencia recibida o que ha emitido correspondencia interna. Brindar información oportuna a los directivos y dependencias en general sobre documentos tramitados. Asesorar al personal encargado de la tramitación y manejo de documentos en cada una de las dependencias o archivos de la Corporación. Agilizar el control de trámite y de atención prestada a cada documento en particular y a todos los asuntos en general. 4

5 2. CLASIFICACION DE LA CORRESPONDENCIA POR SU CONTENIDO 2.1. ORDINARIA: Trata asuntos de carácter general memorandos comunicativos entre Centros de Investigación, Estaciones Experimentales, Unidades Locales, que informan sobre operaciones administrativas, asuntos entre programas de investigación, ordinarios e información especial, que no se consideren confidenciales CONFIDENCIAL: Informa sobre temas referentes al personal y tramites administrativos, informes y asuntos de investigación de carácter directivo que no deben trascender a otros empleados y otros asuntos de índole administrativo que requieren tratamiento reservado, de los cuales tendrán conocimiento determinados empleados. 3. CLASIFICACION DE LA CORRESPONDENCIA POR SU ORIGEN 3.1. CORRESPONDENCIA EXTERNA: Es toda clase de comunicación escrita dirigida a entidades, empresas y organismos en la cual la CORPORACION emite conceptos o decisiones que afectan sus políticas, fija criterios o especificaciones de alto nivel que comprometen las opiniones, los recursos y las actividades de la Institución. Así mismo corresponde a aquella comunicación escrita que versa sobre aspectos o actividades que surgen de la interrelación entre una entidad externa y una dependencia interna de la CORPORACION y la cual tiene el fin de cumplir o atender una determinada solicitud o un determinado trámite operativo CORRESPONDENCIA INTERNA: Es la comunicación escrita que surge del intercambio entre las diferentes Dependencias de la CORPORACION, por la cual se emiten conceptos, se ordenan trabajos o actividades, se trazan políticas y se determinan planes específicos a desarrollar. 3.3 HORARIO, DISTRIBUCIÓN Y ENTREGA Una vez cumplido el proceso de radicación, se colocan las comunicaciones que han sido registradas en las tulas, y se envía a las dependencias a través del mensajero interno, en el siguiente horario : 8:30 a.m. y 11:00 ( en la mañana) 3:00 p.m. ( en la tarde) 5

6 La secretaria de cada dependencia, hace una revisión general de todas las comunicaciones y descarga en el módulo del SISAD, con base en los documentos entregados físicamente. Una vez cumplido este paso el jefe de cada dependencia procede a asignar los documentos e el módulo asignar documentos del SISAD, para su trámite respectivo. La correspondencia tanto externa como interna se debe entregar directamente al mensajero interno dentro de los recorridos establecidos, salvo el caso de una comunicación que por su urgencia requiera un trámite inmediato. 4. CLASES DE CORRESPONDENCIA INTERNA CIRCULAR REGLAMENTARIA: Es toda comunicación que se origina como resultado de lo establecido en los Acuerdos y Estatutos que rigen la Corporación de obligatorio cumplimiento, que contiene la reglamentación de todos aquellos asuntos de carácter general, que a criterio de la alta dirección deben ser conocidos y acatados, por todos los empleados de la CORPORACION. La Circular Reglamentaria lleva una numeración, que será asignada, distribuida y archivada por la unidad de correspondencia CIRCULAR ADMINISTRATIVA Y/O FINANCIERA: Es aquella comunicación que imparte instrucciones y aplicaciones sobre asuntos específicos, relacionados con las áreas Administrativas y Financieras. La Circular Administrativa y/o Financiera, lleva una numeración consecutiva expedida Por la unidad de correspondencia Este tipo de Circular debe ser firmada, únicamente por el Secretario General o el Subdirector Financiero de la Sede Central 4.3. MEMORANDO CIRCULAR: Es la comunicación escrita que da a conocer las instrucciones o especificaciones sobre actividades o trámites en particular y que afectan al personal de Dependencias de una misma Subdirección o Direcciones de Centros de investigación, Estaciones Experimentales o Unidades locales MEMORANDO INTERNO: Es la comunicación escrita que tiene lugar entre las diversas Dependencias de la CORPORACION, cualquiera que sea su ubicación geográfica HOJAS DE TRÁMITE: Breve comunicación escrita que precisa instrucciones para el trámite de un documento. 6

7 5. RESPONSABILIDAD POR LAS FIRMAS DE DOCUMENTOS RESPONSABILIDAD POR FIRMA: Le corresponde firmar la correspondencia externa de la CORPORACION a los siguientes empleados: 5.1. NIVEL NACIONAL Director Ejecutivo Secretario General Subdirector Financiero Subdirector de Investigación Subdirector de Desarrollo Tecnológico Jefes de programas y Proyecto Jefes de Oficinas Asesoras Directores de Departamentos 5.2. NIVEL CENTRO DE INVESTIGACION, C.I. ESTACION EXPERIMENTAL E.E. UNIDAD LOCAL U.L. Directores de Centro C.I. E.E. U.L. Subdirectores Administrativos y Financieros. Jefes de Programas Regionales Los Directores Centros de investigación y Estaciones Experimentales, reglamentarán dentro de su jurisdicción y competencia, la firma de la correspondencia externa operativa, a los jefes de las oficinas de Administración 5.3 DESCRIPCIÓN DE LOS FORMATOS UTILIZADOS Y DILIGENCIAMIENTO: La correspondencia externa debe elaborarse en el Formato establecido, con el logotipo de la CORPORACION (anexo 1), en original y dos copias, más las copias adicionales que se requieran. Para el diligenciamiento de la correspondencia externa, debe procederse en la siguiente forma: Identificar la comunicación con el código asignado por la Unidad de Correspondencia y Archivo dentro del Sistema de Administración Documental SISAD. 7

8 El oficio debe enviarse sin fecha ni número, ya que este trámite se efectúa en Unidad de Correspondencia dentro del Sistema de Administración Documental SISAD. Tanto el anuncio de copias adicionales, como las iniciales del empleado que prepara la comunicación y la secretaria, debe hacerse en el original. 5.4 RESERVA: Los empleados encargados del registro de la correspondencia recibida y despachada deben guardar absoluta reserva sobre todos los asuntos tratados en ésta USO DE SELLOS: Los sellos se utilizan para identificar Dependencias que expidan certificados, Constancias etc., y que tengan a su cargo manejo de dinero para que proteja la autenticidad del documento. El sello de ORIGINAL FIRMADO es utilizado hasta el nivel de Unidad, como refrendación de la firma en las copias de la correspondencia y debe ser manejado por las secretarias de las Dependencias. Los documentos sujetos a fiscalización, deben llevar firma autógrafa en el original y todas las copias. Los sellos registrados para los movimientos de las diferentes cuentas Bancarias de la CORPORACION, deben ser utilizados como protectores de la firma autógrafa. La Unidad de Correspondencia en Oficinas centrales y las que cumplan sus funciones en los C.I., E.E., U.L., deben llevar un REGISTRO DE FIRMAS Y SELLOS del personal autorizado, con la finalidad de comprobar la autenticidad de los documentos que firmen. 6. ARCHIVOS CORPORATIVOS 6.1. ARCHIVO DOCUMENTAL. El Archivo de la CORPORACION está conformado por la correspondencia (recibida y despachada), documentos y estudios que se tramitan oficialmente y hacen parte de las Actividades que adelanta CORPOICA, en desarrollo de sus actividades. La responsabilidad por la custodia, manejo y Archivo de los documentos de la CORPORACION, está a cargo de la Unidad de Archivo y correspondencia en las Oficinas Centrales y similares en, los Centros de Investigación, Estaciones Experimentales y Unidades Locales. 6.2 ARCHIVOS CONTABLES: La responsabilidad por la custodia, manejo y Archivo de los documentos contables de la CORPORACION, estará a cargo del 8

9 Departamento Contable de o quién haga sus veces, en los Centros de Investigación, Estaciones Experimentales y Unidades Locales CONSERVACIÓN Y DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS. Los comités de Archivo creados por la CORPORACION, serán los responsables de decidir con base en la información suministrada por los jefes de Dependencia, la vigencia de los documentos enviados al Archivo Central o de C.I., E.E. y U.L. y la conservación o destrucción de los mismos, conforme a su importancia y trascendencia para la CORPORACION. Los comités podrán invitar a las reuniones a uno o más empleados conocedores del contenido de los documentos para decidir sobre la vigencia de los mismos y su importancia para conservarlos indefinidamente CONFORMACIÓN DE LOS COMITÉS DE ARCHIVO: EN OFICINAS CENTRALES: Subdirector Financiero o su delegado, quien lo presidirá. Director del Departamento de Suministros y Servicios Jefe de la unidad correspondencia quién actuará como secretario. Responsable del Archivo Central Un delegado de la Auditoria Interna EN LOS CENTROS DE INVESTIGACIÓN, ESTACIONES EXPERIMENTALES Y UNIDADES LOCALES Subdirector o Coordinador Administrativo y financiero o su delegado, quien lo presidirá. Director del Departamento de Suministros y Servicios. Jefe de la Unidad de Archivo y correspondencia, quien actuará como secretario. Un delegado de la Auditoria interna. Con el propósito de descongestionar el Archivo Central de información innecesaria o descargar documentos con posible duplicidad, bajo índice de consulta y vigencia expirada, se establece la siguiente tabla para la conservación y destrucción de documentos. 9

10 TABLA DE CONSERVACION Y DESTRUCCION DOCUMENTAL Documentos que requieren conservarse permanentemente Documentos que pueden destruirse anualmente Documentos que pueden destruirse a los Dos años Documentos que pueden destruirse a los Tres años Documentos que pueden destruirse a los Diez años -Los documentos de carácter histórico o de interés permanente. -Los originales que tengan valor probatorio para eventuales procesos judiciales. -Conceptos y estudios que contengan datos de interés producidos por la CORPORACION. -Documentos relacionados con información financiera, como cuentas fiscales, Programación y ejecución presupuestal. -Originales de Actas de Juntas y Comités. Carpetas individuales de personal, convenios. -Contratos y expedientes académicos de becarios -Correspondencia de cortesía (invitaciones, felicitaciones, tarjetas de navidad etc.) -Copias memorandos de tramitación. -Copias informativas y sus respuestas que no requieren acción Administrativa permanente o futura. -Cartas, notas, memorandos y tarjetas postales. -Correspondencia relacionada con convocatorias a Juntas, comités, conferencias, cursos, etc. -Duplicados de copias o fotocopias que se conserven en otro sitio del archivo. -Copias concesión y legalización de avances. -Tarjetas de control de horarios. -Copia estudio de proyectos, informes, convenios, cotizaciones, catálogos, manuales, folletos etc. -Copias de fax, hojas de trámite y telegramas. -Copias o fotocopias de actas de posesión. -Correspondencia sobre novedades de personal, sin valor Administrativo. -Copias de correspondencia recibida y despachada. -Fotocopias cuadros estadísticos y cuentas. -Copias y fotocopias memorandos circulares y circulares. -Novedades de Nómina. -Copias seguros de vida empleados retirados. -Solicitudes de pedido. -Boletines de Tesorería (contabilizados). -Asientos de diario. -Comprobantes de contabilidad. -Conciliaciones bancarias. -Nóminas (contabilizadas). -Borradores escritos a máquina o a mano. -Boletines, comunicados, recortes de prensa y tarifas que hayan perdido vigencia. -Solicitudes de empleo que no contengan documentos originales. 10

11 7. MODELOS DE DOCUMENTOS 7.1. MEMORANDOS El memorando se utiliza para comunicaciones internas entre las diferentes dependencias de CORPOICA. Al igual que en la carta y en todos los documentos institucionales, la fuente de letra usada es Arial y el tamaño puede ser 12 puntos, según las necesidades. Aplicando las dimensiones establecidas anteriormente, los memorandos deben tener la siguiente distribución: PARTES DEL MEMORANDO CÓDIGO: Consignar los números que identifican la dependencia productora, justificados a la izquierda y a una (01) interlínea de la margen superior. CIUDAD Y FECHA: Debajo del Código. Consignar únicamente el nombre de la ciudad en que se produce la comunicación seguida de coma (,). la fecha es registrada exclusivamente por la oficina de archivo y correspondencia TÍTULO: Se escribirá a tres (03) interlíneas de la ciudad y fecha la palabra memorando en mayúscula sostenida centrada y en negrilla. DATOS DEL DESTINATARIO: A tres (03) interlíneas del título justificado a la izquierda, en mayúscula sostenida y negrilla después de la palabra para: consignar la sigla de señor(a) o doctor(a) y los nombres y apellidos del empleado a quien va dirigido el memorando. En la línea siguiente, debajo del nombre, sin negrilla, iniciando con mayúscula, escribir el cargo o la oficina en la que se encuentra el empleado. DATOS DE LA DEPENDENCIA REMITENTE: A una (01) interlínea de los datos del destinatario, justificado a la izquierda, en mayúscula sostenida y negrilla después de la palabra de: consignar el nombre de la dependencia productora del memorando. REFERENCIA: A una (01) interlínea de los datos del remitente, justificado a la izquierda, en mayúscula sostenida y negrilla después, consignar síntesis del tema del memorando. En caso de corresponder a una respuesta debe citar el número y la fecha de la comunicación a la que se refiere. TEXTO: Se inicia a una (01) interlínea de la referencia y se escribe a una (01) interlínea entre renglones y a dos (02) entre párrafos. Debe redactarse en forma 11

12 clara, breve, directa, sencilla y cortés; omitiendo temas personales y tratando, en lo posible, un solo tema por memorando. DESPEDIDA: A una (01) interlínea después del texto se escribe una expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,) (Atentamente,) o una frase de cortesía terminada en punto (.) NOMBRE DEL REMITENTE: A cuatro (04) interlíneas de la despedida escribir, justificado a la izquierda, en mayúscula sostenida y negrilla el nombre del empleado autorizado para firmar las comunicaciones de la dependencia productora. ANEXOS: A dos (02) interlíneas del nombre del remitente, Iniciando con Mayúscula después de la palabra Anexos: consignar con claridad el número de folios o el tipo de anexo. COPIAS: A dos (02) interlíneas, de los anexos, después de las letras cc; en minúscula y al frente, consignar los nombres, apellidos y dependencia de la persona que la debe recibir. En caso de enviarse varias copias se registrarán por separado a una (01) interlínea de la anterior. DATOS DEL TRANSCRIPTOR: A una(01) interlínea de las copias, registrar en letra Arial 8, en mayúscula sostenida, las iniciales de la(s) persona(s) que proyectaron el memorando seguidas del signo (/) y en minúsculas el nombre y la inicial del apellido del empleado que lo transcribe. Para una mejor interpretación de la forma como se debe elaborar el memorando, a continuación presentamos un modelo a seguir. 12

13 Corporación Colombiana de Investigación Agropecuaria (1 Centro de Investigación TIBAITATA 1(interlínea) Código Ciudad, (3 Interlíneas) (3 Interlíneas) PARA: MEMORANDO DR. NOMBRES Y APELLIDOS Dependencia (1 Interlínea) DE: DEPENDENCIA PRODUCTORA (1 Interlínea) REF.: SU MEMORANDO RADICADO CORPOICA N ---- (1 Interlínea) Texto (1 Interlínea entre renglones)- - (2 Interlíneas entre párrafos)- (1 Interlínea) Atentamente, (4 Interlíneas) NOMBRE DEL REMITENTE (2 Interlíneas) Anexos: Número (xx) folios. (1 Interlínea) cc (1 Interlíneas) Nombre y Apellidos / Dependencia (2 Interlíneas) INICIALES NOMBRES Y APELLIDOS /nombre e inicial del apellido Nombre y Apellidos / Dependencia 13

14 Corporación Colombiana de Investigación Agropecuaria Centro de Investigación TIBAITATA Mosquera, MEMORANDO PARA: DR. MARIO VELAZQUEZ Director Departamento de Suministro C.I. La Selva DE: DIRECTOR DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS REF.: SU MEMORANDO RADICADO CORPOICA N 524 Es claro que una vez se traslade un activo de un centro de investigación a otro, el centro de investigación que recibe el activo, es responsable de su manejo, custodia y buen uso. Con relación al traslado de los activos como vehículos y motocicletas, el centro de investigación que traslada el vehículo debe hacerle la entrega en las condiciones establecidas según documento anexo. Atentamente, EDGAR HUMBERTO HENAO MUÑOZ Anexos: cc (02) folios. Dra. Sandra Lis García / Coordinadora Administrativa C.I. Tibaitatá EHH/cesarlievano 14

15 7.2 OFICIOS DEFINICIÓN: El Oficio es una comunicación escrita de carácter externo, que tiene como objetivo principal dar un mensaje, se empleará para responder oficios, suministrar información y presentar solicitudes fuera de la entidad. Podrán ser dirigidas a personas naturales y/o jurídicas y entidades con las cuales CORPOICA, intercambia información. CARÁCTERÍSTICAS: Debe elaborarse en papel bond tamaño carta a espacio sencillo. El LOGOTIPO debe mantener los colores originales o de lo contrario imprimirse solamente en color NEGRO. Debe imprimirse en Original y dos (02) copias. Si el oficio lleva copias, se deben imprimir igual número de copias adicionales a las dos (02) básicas. Para evitar confusiones de los destinatarios, evite colocar códigos internos, siglas, mensajes o dibujos que no sean los de la plantilla establecida. MÁRGENES: Superior e izquierda 3 cm, Inferior y derecha 2 cm. Encabezado y Pie de Página 1.5 cm FUENTE: Se utilizará preferiblemente letra Arial 12 FIRMA: La firma o autógrafo debe hacerse con Esfero o bolígrafo de tinta negra. PARTES DEL OFICIO CÓDIGO: Consignar los números que identifican la dependencia productora, justificados a la izquierda y a una (01) interlínea de la margen superior. El código debe corresponder a la firma autorizada. CIUDAD Y FECHA: Debajo del Código. Consignar únicamente el nombre de la ciudad en que se produce la comunicación seguida de coma (,). La fecha es registrada exclusivamente por la unidad de correspondencia y archivo DATOS DEL DESTINATARIO: A tres (03) interlíneas de la ciudad, justificado a la izquierda, consignar la palabra señor(a) o doctor(a), ingeniero, licenciado, etc, según el caso. No debe utilizar negrilla, subrayar o utilizar abreviaturas. En el espacio siguiente, justificado a la izquierda, en mayúscula sostenida y negrilla, escriba los nombres y apellidos de la persona a quien va dirigido el oficio. En la línea siguiente, debajo del nombre, sin negrilla, iniciando con mayúscula, escribir el cargo o la oficina en la que se encuentra el empleado. Debajo del cargo, en mayúscula sostenida y negrilla, escriba la denominación Razón Social de la Entidad. Seguidamente, sin negrilla, escriba la dirección lo más completa posible y en la línea siguiente, sin negrilla, anunciar el domicilio o ciudad aún tratándose de correspondencia local. Escriba el nombre de departamento o país cuando va dirigida a otro lugar. 15

16 ASUNTO O REFERENCIA: A una (01) interlínea de los datos del destinatario, justificado a la izquierda, en mayúscula sostenida y negrilla después de la palabra referencia consignar síntesis del tema del oficio. En caso de corresponder a una respuesta debe citar el número del radicado de CORPOICA de la comunicación a la que se refiere (Su oficio 154 RADICADO CORPOICA 21215). Utilice en lo posible máximo seis (06) palabras que expresen el contenido del oficio. SALUDO: (EXPRESIÓN OPCIONAL) A una (01) interlínea de la Referencia o asunto, sin negrilla e indicando con mayúscula escribir por Ej: Cordial saludo doctor Camacho:, Respetada doctora Margarita. No olvide que a los hombres se les refiere por el apellido y a las mujeres por el nombre. TEXTO: Se inicia a una (01) interlínea de la referencia o del saludo si se utiliza, y se escribe a una (01) interlínea entre renglones y a dos (02) entre párrafos. Debe redactarse en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés; omitiendo temas personales y tratando, en lo posible, un solo tema por oficio. DESPEDIDA: A una (01) interlínea después del texto se escribe una expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,) (Atentamente,) o una frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil colaboración). NOMBRES Y APELLIDOS DEL REMITENTE: A cuatro (04) interlíneas de la despedida escribir, justificado a la izquierda, en mayúscula sostenida y negrilla el nombre del empleado autorizado para firmar las comunicaciones de la dependencia productora es decir la firma correspondiente al código anunciado. El remitente es el Director de la dependencia, director centro de investigación, y director estación experimental y jefe de unidad local. CARGO: En la línea siguiente al nombre y apellidos del remitente, justificado a la izquierda, con mayúscula inicial sin negrilla, escribir el cargo o la dependencia del remitente ANEXOS: A dos (02) interlíneas del cargo, Iniciando con Mayúscula después de la palabra Anexos: consignar con claridad el número de folios o el tipo de anexo. COPIAS: A dos (02) interlíneas de los anexos, después de las letras cc; en minúscula y al frente, consignar los nombres, apellidos y dependencia de la persona que la debe recibir. En caso de enviarse varias copias se registrarán por separado a una (01) interlínea de la anterior. DATOS DEL TRANSCRIPTOR: A una (01) interlínea de las copias, registrar en letra Arial 8, en mayúscula sostenida, las iniciales de la(s) persona(s) que proyectaron el oficio seguidas del signo (/) y en minúsculas el nombre y la inicial del apellido del empleado que lo transcribe. Para una mejor interpretación de la forma como se debe elaborar el oficio, a continuación presentamos un modelo a seguir. 16

17 Corporación Colombiana de Investigación Agropecuaria Centro de Investigación TIBAITATA (1 Interlínea) Código (Dependencia persona que firma) Ciudad de Origen, (3 Interlíneas) Doctor (a) NOMBRES Y APELLIDOS Cargo DENOMINACIÓN O RAZÓN SOCIAL DE LA ENTIDAD Dirección Domicilio (1 Interlínea) ASUNTO O REF.: SU OFICIO RADICADO CORPOICA N (1 Interlínea) Saludo (Opcional) (1 Interlínea) Texto (1 Interlínea entre renglones)- - (2 Interlíneas entre párrafos) (1 Interlínea) Despedida, (4 Interlíneas) NOMBRE DEL REMITENTE Cargo (2 Interlíneas) Anexos: Número (xx) folios. (2 Interlíneas) cc Nombre y Apellidos / Dependencia (1 Interlíneas) Nombre y Apellidos / Dependencia INICIALES NOMBRES Y APELLIDOS /nombre e inicial del apellido 17

18 Corporación Colombiana de Investigación Agropecuaria Centro de Investigación TIBAITATA 0025 Mosquera, Doctor JOSE LEONIDAS TOBON T. Director de Desarrollo Tecnológico y Protección Sanitaria MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL Av Jiménez No 7-65 Bogotá, D. C. REF.: SU OFICIO 1178 RADICADO CORPOICA N 2725 Doctor Tobón: De acuerdo con nuestra conversación, me permito remitirle los proyectos aprobados por CORPOICA y que son financiados por el MADR a través de la CIAT. El presupuesto de estos proyectos ha sido ajustado, con el fin de incorporar el 10% para cubrir gastos de administración de los mismos. Cordialmente, GUSTAVO VERGARA RESTREPO Subdirector Financiero Nacional Anexos: cc EHH/cesarlievano Un (15) folios. Dra. Sandra Lis García / Coordinadora Administrativa C.I. 18

19 7.3 CIRCULARES DEFINICIÓN: La Circular es una comunicación escrita interna o externa de carácter general informativa o normativa, con el mismo texto o contenido. Se elabora cuando se dirige a más de tres (03) destinatarios, se utiliza para dar a conocer actividades internas de la Corporación, así como las normas generales, cambios, políticas y asuntos de interés común. CARÁCTERÍSTICAS: Debe elaborarse en papel bond tamaño carta a espacio sencillo. El logotipo debe mantener los colores originales o de lo contrario imprimirse solamente en color negro. Debe elaborarse un (01) original únicamente y solicitar la numeración en la unidad de correspondencia y Archivo, quien se encarga de realizar su trámite en forma independiente al SISAD. El original reposará en el consecutivo de circulares. La Circular no debe registrarse con copias, se anuncian en los destinatarios. Para evitar confusiones de los destinatarios, evite colocar códigos internos, siglas, mensajes o dibujos que no sean los de la plantilla establecida. MÁRGENES: Superior e izquierda 3 cm, Inferior y derecha 2 cm. Encabezado y Pie de Página 1.5 cm FUENTE: Se utilizará preferiblemente letra Arial 12 FIRMA: La firma o autógrafo debe hacerse con Esfero o bolígrafo de tinta negra. PARTES DE LA CIRCULAR CÓDIGO: Consignar los números que identifican la dependencia productora, justificados a la izquierda y a una (01) interlínea de la margen superior. El código debe corresponder a la firma autorizada. CIUDAD Y FECHA: Debajo del Código. Consignar únicamente el nombre de la ciudad en que se produce la comunicación seguida de coma (,). La fecha es registrada exclusivamente por la unidad de correspondencia y archivo TÍTULO: Se escribirá a tres (03) interlíneas de la ciudad y fecha la palabra circular en mayúscula sostenida centrada y en negrilla. DATOS DE LOS DESTINATARIOS: A tres (03) interlíneas del título justificado a la izquierda, en mayúscula sostenida y negrilla después de la palabra PARA: consignar nombre de los cargos, grupos de personas naturales o jurídicas, etc. a quienes va dirigida la comunicación. DATOS DE LA DEPENDENCIA REMITENTE: A una (01) interlínea de los datos del destinatario, justificado a la izquierda, en mayúscula sostenida y negrilla 19

20 después de la palabra DE: consignar el nombre de la dependencia productora de la Circular. ASUNTO O REFERENCIA: A una (01) interlínea de los datos del remitente, justificado a la izquierda, en mayúscula sostenida y negrilla después de la palabra REFERENCIA: consignar síntesis del tema de la circular. En lo posible no debe exceder de seis (06) palabras. TEXTO: Se inicia a una (01) interlínea de la referencia y se escribe a una (01) interlínea entre renglones y a dos (02) entre párrafos. Debe redactarse en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés; omitiendo temas personales y tratando, en lo posible, un solo tema por circular. DESPEDIDA: A una (01) interlínea después del texto se escribe una expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,) (Atentamente,) o una frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil colaboración). NOMBRE DEL REMITENTE: A cuatro (04) interlíneas de la despedida escribir, justificado a la izquierda, en mayúscula sostenida y negrilla el nombre del empleado autorizado para firmar las comunicaciones de la dependencia productora. El remitente es el Director de la dependencia, El Asesor o el Coordinador del Grupo de Trabajo o el Jefe del Centro de Investigación, Estación Experimental y/o Unidad Local. ANEXOS: A mínimo dos (02) interlíneas del nombre del remitente, Iniciando con Mayúscula después de la palabra Anexos: consignar con claridad el número de folios o el tipo de anexo. DATOS DEL TRANSCRIPTOR: A mínimo dos (02) interlíneas de los anexos, registrar en letra Arial 8, en mayúscula sostenida, las iniciales de la(s) persona(s) que proyectaron la circular seguidas del signo (/) y en minúsculas el nombre y la inicial del apellido del empleado que lo transcribe. Para una mejor interpretación de la forma como se debe elaborar la circular, a continuación presentamos un modelo a seguir. 20

21 Corporación Colombiana de Investigación Agropecuaria Centro de Investigación TIBAITATA (1 Interlínea) Código Ciudad, (3 Interlíneas) CIRCULAR (3 Interlíneas) PARA: NOMBRE DE CARGOS, GRUPO DE PERSONAS NATURALES O JURÍDICAS, ETC (1 Interlínea) DE: DEPENDENCIA PRODUCTORA (1 Interlínea) REF.: SÍNTESIS DEL CONTENIDO (1 Interlínea) Texto (1 Interlínea entre renglones)- - (2 Interlíneas entre párrafos) - (1 Interlínea) Atentamente, (4 Interlíneas) NOMBRE DEL REMITENTE (2 Interlíneas) Anexos: Número (xx) folios. (2 Interlíneas) INICIALES NOMBRES Y APELLIDOS /nombre e inicial del apellido 21

22 Corporación Colombiana de Investigación Agropecuaria Centro de Investigación TIBAITATA Mosquera, CIRCULAR Nº PARA: DE: REF.: DIRECTOR EJECUTIVO, SUBDIRECTORES, OFICINAS ASESORAS, JEFES DE DEPARTAMENTO, COORDINADORES DE PROGRAMA, CENTROS DE INVESTIGACIÓN, ESTACIONES EXPERIMENTALES Y UNIDADES LOCALES DIRECTOR COMPRAS Y SUMINISTROS INSTRUCTIVO ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS Con el propósito de unificar el procedimiento para la elaboración de los OFICIOS, MEMORANDOS y CIRCULARES en CORPOICA, anexo los instructivos y normas establecidas para tal fin. Los empleados de la unidad de Correspondencia y Archivo, velarán por el cumplimiento de estas normas y están autorizados para devolver todos los documentos que no cumplan con los requisitos establecidos. Atentamente, EDGAR HUMBERTO HENOA MUÑOZ Anexos: Doce (12) Folios. FSA/ Enrique Ospina 22

23 7.4. HOJAS TRAMITE La hoja de trámite será de uso exclusivo entre dependencias sin pasar por la Unidad de Correspondencia, la cual se abstendrá de radicar documentos enviados con dicho formato. Corporación Colombiana de Investigación Agropecuaria Centro de Investigación PALMIRA HOJA DE TRÁMITE No.005 Código Dependencia PALMIRA, DÍA, MES, AÑO PARA: DE: NOMBRE Y APELLIDOS CARGO CARGO ASUNTO: DOCUMENTOS ANEXOS: URGENTE DARLE CURSO INMENDIATO ATENDER ESTA SOLICITUD ENTERARSE Y ARCHIVAR ENVIAR RESPUESTA CON COPIA PARA MI SIN COPIA PARA MI INFORMAR ANTECEDENTE PREPARAR RESPUESTA PARA: MI FIRMA SU FIRMA FIRMA DE: SU CONCEPTO VERBAL ESCRITO SU INFORMACIÓN SU REVISIÓN Y APROBACIÓN SUS INSTRUCCIONES TOMAR NOTA Y: DEVOLVER A ESTA OFICINA HABLAR CONMIGO ENVIAR A: COORDINAR CON: CORREGIR Y DEVOLVER A ESTA OFICINA OBSERVACIONES ADICIONALES NOMBRE Y APELLIDO 23

24 Códigos : Con el objeto de identificar la procedencia y controlar el trámite de los documentos, se han asignado códigos numéricos para las Dependencias y Grupos de la Entidad. Estos se deben utilizar como se explica en , literal a). Los códigos a utilizar por cada dependencia de acuerdo con el organigrama de la Entidad son: DEPENDENCIA CODIGO DIRECCION EJECUTIVA 0002 ASISTENTE DIRECCION EJECUTIVA SECRETARIA GENERAL 0013 SUBDIRECCION DE INVESTIGACION ESTRATEGICA 200 SUBDIRECCION DE DESARROLLO ECORREGIONAL 220 SUBDIRECCION FINANCIERA 0025 OFICINA DE AUDITORIA INTERNA 0004 OFICINA DE PLANEACION 0005 OFICINA DE COMUNICACIONES 0006 OFICINA DE EDUCACION 0008 DEPARTAMENTO JURIDICO DEPARTAMENTO DE GESTION HUMANA DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS DEPARTAMENTO DE TECNICAS DE LA INFORMACION DEPARTAMENTO DE AGRONEGOCIOS UNIDAD DE PRESUPUESTO UNIDAD DE TESORERIA UNIDAD DE CONVENIOS CONTABILIDAD UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES NACIONAL UNIDAD DE CONTROL DE ACTIVOS NACIONAL UNIDAD DE NOMINA UNIDAD DE BIENESTAR SOCIAL UNIDAD DE ADMINISTRACION DE PERSONAL UNIDAD DE DESARROLLO Y P. DE PERSONAL DIRECCION CENTRO DE INVESTIGACION TIBAITATA 0051 COORDINACION DE INVESTIGACION CENTRO DE INV COORDINACION ADMINISTRATIVA CENTRO DE INV COORDINACION OPERATIVA CENTRO DE INVESTIGACION COORDINACION AGRONEGOCIOS CENTRO DE INV UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO CENTRO UNIDAD DE GESTION HUMANA CENTRO DE INV UNIDAD DE ALMACEN CENTRO DE INV UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES CENTRO DE INV UNIDAD DE ADQUISICIONES CENTRO DE INV PROGRAMA TRANSFERENCIA DE TECNOLOGIA BIBLIOTECA AGROPECUARIA DE COLOMBIA PROGRAMA DE AGROECOSISTEMAS

25 DEPENDENCIA CODIGO PROGRAMA RECURSOS GENETICOS ANIMALES PROGRAMA RECURSOS GENETICOS VEGETALES PROGRAMA ESTUDIOS SOCIOECONOMICOS PROGRAMA RECURSOS BIOFISICOS LABORATORIO NACIONAL DE SUELOS PROGRAMA DE PROCESOS AGROINDUSTRIALES PROGRAMA DE FISIOLOGIA Y NUTRICION ANIMAL PROGRAMA MANEJO INTEGRADO DE PLAGAS LABORATORIO DE CONTROL BIOLOGICO PROGRAMA DE GESTION E INNOVACION PLAN ESTRATEGICO DE CAÑA PLAN ESTRATEGICO DE PAPA PLAN ESTRATEGICO DE LA GANADERIA PLAN ESTRATEGICO DE AGROFORESTERIA

26 7.5 MANEJO OPERATIVO DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL- SISAD SISAD, es un Sistema de Administración Documental creado por el INCODER, y entregado en donación a CORPOICA, para agilizar y controlar eficazmente los trámites que realiza la entidad, incrementando sustancialmente la productividad, controlando los tiempos de respuesta y permitiendo llevar un control adecuado sobre las tareas especificas de cada trámite. La aplicación cuenta con manejo de alarmas para el control de los tiempos utilizados en la respuesta a los trámites. Genera estadísticas para medir el comportamiento de gestión. CARACTERÍSTICAS Validación de usuarios (usuario y contraseña); que define el perfil en el sistema. Asignación del número de radicación único automáticamente. Manejo de correspondencia externa (llegadas y salidas). Manejo de correspondencia interna (entre dependencias). Control de tiempos de respuesta. Agenda de tareas. Información oportuna e inmediata de cada trámite. Enrutamiento automático (workflow) de los trámites. Demarcación de documentos con etiqueta descriptiva. Reportes y estadísticas. Administración remota. Tecnología Web (no requiere instalación). Facilidad de uso. Ayuda y soporte en línea. 26

27 INGRESO. Para obtener acceso al sistema de SISAD de la Corporación, se debe ingresar por: Internet Explorer, una vez ubicado en la parte donde dice Dirección se debe digitar la palabra: oracleserv:160/sisad, estando ubicado dentro de la página se puede acceder a las siguientes opciones: Pantalla Ingrese: Mediante esta opción se debe digitar el código de usuario y la contraseña para navegar dentro de las opciones que tiene el Sistema. 27

28 Nota: Para ingresar al programa: Debe digitar la inicial de su nombre y el apellido (Ej. gquintero) y como contraseña su número de documento de identidad. En caso de digitar mal su contraseña la pantalla mostrará el siguiente mensaje de error : Contraseña Incorrecta, debe dar clic en Volver y digitar correctamente. SISAD: Dando clic, en esta opción podemos acceder al Sistema de Administración Documental SISAD, donde se muestra la siguiente pantalla con todas las opciones que contiene este sistema. (El SISAD es un sistema dentro de la Intranet, pero se maneja en forma independiente). 28

29 TAREAS Este comando muestra las tareas pendientes de la oficina, y da las opciones de recibir documentos, asignar documentos, trámites por ser contestados y documentos para enviar a archivo. Estas opciones deben ser utilizadas según el trámite actual del documento. 29

30 TRÁMITES PENDIENTES DE SER RECIBIDOS Esta pantalla muestra los documentos que están pendientes de ser recibidos, para llevar acabo dicha tarea en la parte de abajo de la pantalla se muestran cuatro (03) botones con las siguientes funciones: Recibir Documentos: Se deben seleccionar el o los documentos a recibir dando clic en la casilla de verificación (esta opción nos permite seleccionar uno a uno) o clic en el botón Seleccionar Todo. El botón No seleccionar Permite dejar en blanco la casilla de verificación de todos los documentos que se han seleccionados para ser recibidos. 30

31 ASIGNACION DE TRÁMITES Esta pantalla muestra los documentos que están pendientes de ser asignados a una oficina o bien sea a un empleado en particular, una vez seleccionado el destino de asignación de acuerdo al listado desplegable que muestra la pantalla, dar clic en el botón Asignar Documentos e inmediatamente queda asignado y desaparece de la pantalla para pasar a otro estado. TRÁMITES EN ESPERA PARA SER CONTESTADOS Esta pantalla muestra los documentos que están pendientes de una respuesta, que no requieren respuesta o que la respuesta ya fue emitida, en todos los casos anteriores se da clic en la casilla de verificación para seleccionar el documento o en el botón Seleccionar Todo para que dicho documento pase a otro estado. 31

32 En la sección inferior de la pantalla aparece el indicador de estado del documento en relación con la respuesta que debe ser emitida, de la siguiente manera: Verde: El documento está dentro de su plazo normal de cumplimiento Amarillo: El plazo para contestar está próximo a cumplirse Rojo: El plazo para contestar el documento se ha VENCIDO. ENVIAR DOCUMENTOS AL ARCHIVO. Esta pantalla muestra los documentos que presentan un estado de finalizado o contestado y deben ser enviados al archivo general del sistema para información histórica, esta operación se lleva acabo seleccionado uno a uno los documentos o dando clic en el botón Seleccionar Todo y luego clic en el botón Enviar al Archivo, donde finaliza todo el trámite del documento. 32

33 REPORTES: Esta opción permite tener reportes del estado en que se encuentra cada documento que ha sido radicado en el sistema. 33

34 CONSULTAS: Esta opción permite generar diferentes consultas de los documentos que han sido radicados, esta consulta se puede generar por cada uno de los ítems que muestra la pantalla, una vez definida los parámetros de consulta se da clic en el botón consultar. Nos muestra una pantalla con la información solicitada, con la opción en la parte de debajo de la pantalla de imprimir la consulta solicitada, dando clic en la impresora. 34

35 El Botón Restablecer, nos permite dejar en blanco el formulario para generar una nueva consulta 35

36 DESCARGAR: Esta opción permite descargar del sistema uno a uno o en bloque los documentos que son asignados a cada oficina, una vez seleccionados se debe dar clic en el botón Recibir Documentos e inmediatamente este desaparece de la pantalla y pasa a otro estado dentro del sistema. ASIGNAR: Una vez se descargar el documento pasa al siguiente estado el cual es asignar el documento (s) a su respectiva oficina o a un empleado en particular, seleccionado el o los documentos respectivo y dando clic en el botón Asignar Documentos, quedando este en estado de asignación para su respectivo tramite. 36

37 NUEVA ASIGNACIÓN: Esta opción permite reasignar nuevamente un documento en caso de a ver sido asignado en forma incorrecta, cabe anotar que dicha reasignación se puede hacer tanto a una oficina como a un empleado en particular. RECIBIR ARCHIVO: Esta opción permite descargar los documentos una vez terminan su ciclo y son enviados por las diferentes oficinas a este estado; esta opción se aplica en el CAD para descargar del sistema todos los documentos que tienen estado Enviado Archivo y así culminar todo el proceso, para realizar dicha tarea se marcan los documentos y clic en el botón Enviar Archivo. SISAD PERSONAL: Esta opción nos muestra los documentos que nos han sido asignado personalmente para realizar el trámite correspondiente. Una vez contestados se descargan automáticamente del sistema, y si no amerita respuesta, se puede enviar al archivo desde la misma dependencia. 37

38 Ayuda: Esta opción muestra una tabla de contenido con la ayuda de todas las opciones del sistema, estas ayuda deben ser consultas en caso de tener alguna duda relacionada con el manejo del Sistema de Administración Documental SISAD. 38

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