ACTA No correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las

Transcripción

1 ACTA No correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las instalaciones de la Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir de las 8:30 horas del día 04 de setiembre de 2013; con la asistencia del señor José Bernal Rivas Fernández, Presidente de la Comisión, en representación del Presidente de la Junta Administrativa del Archivo Nacional; la señora Carmen Campos Ramírez, Subdirectora General y Jefe por recargo del Departamento Archivo Histórico; la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos y Secretaria Ejecutiva de la Comisión; el señor Raymundo Brenes Rosales, Historiador; la señorita Natalia Cantillano Mora, Técnica nombrada por la Dirección General del Archivo Nacional y la señora Andrea Torres Hernández, Secretaria del Departamento Servicios Archivísticos Externos quien levanta el acta. Ausente con justificación: la señora Virginia Chacón Arias, Directora Ejecutiva de la Comisión. Convocados el señor Carlos Monge Trejos, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto y Encargado del Archivo Central de ese ministerio y la señorita Estrellita Cabrera Ramírez profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos asignada para el análisis de la valoración documental presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto CAPITULO I. LECTURA Y APROBACIÓN DE ACTAS ARTÍCULO 1. Lectura, comentario y aprobación del acta No ACUERDO 1. Se aprueba con correcciones el acta No del 21 de agosto del

2 CAPITULO II. SOLICITUDES DE VALORACIÓN PRESENTADAS POR LOS COMITÉS INSTITUCIONALES DE SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS.---- ARTÍCULO 2. Oficio CSED del 19 de agosto del 2013 recibido el 22 de agosto del 2013; suscrito por la señora Katia Zamora Guzmán, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Tribunal Supremo de Elecciones; por medio del cual presenta 1 valoración parcial con 1 serie documental ACUERDO 2. Trasladar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos, el oficio CSED del 19 de agosto del 2013 recibido el 22 de agosto del 2013; suscrito por la señora Katia Zamora Guzmán, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Tribunal Supremo de Elecciones; por medio del cual presenta 1 valoración parcial con 1 serie documental, y lo asigne a un profesional para la revisión, el análisis y preparación del informe de valoración correspondiente, el cual deberá ser presentado ante este órgano de acuerdo con la metodología de valoración aprobada en la sesión del 08 de noviembre del ACUERDO FIRME ARTÍCULO 3. Oficio del 21 de agosto del 2013 recibido el 27 de agosto del 2013; suscrito por la señora Silvia González Ulate, Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Instituto Costarricense de Electricidad (Ice); por medio del cual presenta 3 valoraciones parciales con 12 series documentales y 7 tablas de plazos de conservación de documentos con 75 series documentales

3 ACUERDO 3. Trasladar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos, el oficio del 21 de agosto del 2013 recibido el 27 de agosto del 2013; suscrito por la señora Silvia González Ulate, Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Instituto Costarricense de Electricidad (Ice); por medio del cual presenta 3 valoraciones parciales con 12 series documentales, y lo asigne a un profesional para la revisión, el análisis y preparación del informe de valoración correspondiente, el cual deberá ser presentado ante este órgano de acuerdo con la metodología de valoración aprobada en la sesión del 08 de noviembre del ACUERDO FIRME ACUERDO 4. Trasladar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos, copia del oficio del 21 de agosto del 2013 recibido el 27 de agosto del 2013; suscrito por la señora Silvia González Ulate, Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Instituto Costarricense de Electricidad (Ice); por medio del cual presenta 7 tablas de plazos de conservación de documentos con 75 series documentales, y lo asigne a un profesional para la revisión, el análisis y preparación del informe de valoración correspondiente, el cual deberá ser presentado ante este órgano de acuerdo con la metodología de valoración aprobada en la sesión del 08 de noviembre del ACUERDO FIRME ARTÍCULO 4. Oficio DSAE del 19 de agosto del 2013 recibido el 21 de agosto del 2013; suscrito por la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos; por medio del cual presenta 1 valoración parcial con 5 series documentales correspondientes al fondo Transportes

4 Metropolitanos S.A. que se custodia en el Archivo Intermedio de la Dirección General del Archivo Nacional ACUERDO 5. Trasladar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos, el oficio DSAE del 19 de agosto del 2013 recibido el 21 de agosto del 2013; suscrito por la señora Valverde Guevara; por medio del cual presenta 1 valoración parcial con 5 series documentales correspondientes al fondo Transportes Metropolitanos S.A. que se custodia en el Archivo Intermedio de la Dirección General del Archivo Nacional, y lo asigne a un profesional para la revisión, el análisis y preparación del informe de valoración correspondiente, el cual deberá ser presentado ante este órgano de acuerdo con la metodología de valoración aprobada en la sesión del 08 de noviembre del ACUERDO FIRME ARTÍCULO 5. Oficio AC del 24 de agosto del 2013 recibido el 27 de agosto del 2013; suscrito por el señor William Vargas Gamboa, Presidente de la Comisión Interinstitucional de Archivo, Selección y Eliminación de Documentos (Ciased) del Instituto Nacional de Estadísticas y Censos (Inec); por medio del cual presenta 10 tablas de plazos de conservación de documentos con 28 series documentales ACUERDO 6. Comunicar al señor William Vargas Gamboa, Presidente de la Comisión Interinstitucional de Archivo, Selección y Eliminación de Documentos (Ciased) del Instituto Nacional de Estadísticas y Censos (Inec), que esta Comisión Nacional devuelve sin tramitar el oficio AC del 24 de agosto del 2013 recibido el 27 de agosto del 2013 por medio del cual presenta 10 tablas de plazos de conservación de documentos con 28 series documentales de los subfondos Asesoría Jurídica, Coordinación Sistema Estadístico Nacional, Coordinación Área Administración y

5 Finanzas, Unidad de Finanzas y Presupuesto, Unidad de Recursos Humanos, Unidad de Proveeduría, Proceso Servicios y Mantenimiento, Proceso Archivo y Correspondencia, Coordinación Área Estadísticas Continuas, Unidad Estadísticas Demográficas; por cuanto no se han subsanado debidamente las inconsistencias de fondo que se detallaron en el informe de valoración IV TP anexado en el oficio CNSED de 24 de julio del 2012 de acuerdo con la información suministrada en los oficios DSAE del 18 de abril de 2012 y DSAE de 22 de mayo de 2012 suscritos por el señor Javier Gómez Jiménez, funcionario del Archivo Nacional; también anexados al oficio CNSED Asimismo, se le informa que deberá presentar nuevamente dichas tablas tomando en cuenta la Resolución de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos CNSED , publicada en el Diario Oficial La Gaceta N 184 de 26 de setiembre de 2011 y la Resolución CNSED publicada en el Alcance Digital No. 206 a La Gaceta Nº244 publicada el 18 de diciembre del Enviar copia de este acuerdo al señor Sergio Valerio Rojas, Jefe Área Administración y Finanzas del Instituto Nacional de Estadísticas y Censos, a la señora Hellen Hernández Pérez, Auditora Interna del Instituto Nacional de Estadísticas y Censos, a la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional y al expediente de valoración documental del Instituto Nacional de Estadísticas y Censos. ACUERDO FIRME ARTÍCULO 6. Oficio ACM del 26 de agosto del 2013 recibido el 28 de agosto del 2013; suscrito por la señora Ma. Jubia Retana Mora, Encargada de Archivo Central Institucional de la Municipalidad de Mora; por medio del cual presenta 4 valoraciones parciales con 16 series documentales

6 ACUERDO 7. Devolver sin tramitar la valoración documental presentada mediante oficio ACM del 26 de agosto del 2013 recibido el 28 de agosto del 2013; suscrito por la señora Ma. Jubia Retana Mora, Encargada de Archivo Central Institucional de la Municipalidad de Mora por medio del cual se presentan 4 valoraciones parciales con 16 series documentales; por cuanto el oficio de presentación debe ser suscrito por el Presidente o Secretario del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Municipalidad de Mora y no por el Archivo Central de esta municipalidad. ACUERDO FIRME.--- ARTÍCULO 7. Oficio DGA-AC-013 del 29 de agosto del 2013 recibido el 02 de setiembre del 2013; suscrito por la señora Yessenia Bolaños B., Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Municipalidad de Esparza; por medio del cual presenta 5 valoraciones parciales con 9 series documentales ACUERDO 8. Devolver sin tramitar la valoración documental presentada mediante oficio DGA-AC-013 del 29 de agosto del 2013 recibido el 02 de setiembre del 2013; suscrito por la señora Yessenia Bolaños B., Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Municipalidad de Esparza; por medio del cual se presentan 5 valoraciones parciales con 9 series documentales; por cuanto en el oficio de presentación no se consignan los sellos del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Municipalidad de Esparza. ACUERDO FIRME CAPITULO III. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE LA SIGUIENTE VALORACIÓN DOCUMENTAL

7 ARTÍCULO 8. Continuación del análisis del Informe de Valoración IV TP a partir del subfondo 3.1 Departamento Consular. Asunto: Tablas de plazos de conservación de documentos. Fondo: Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto. Convocado: el señor Carlos Monge Trejos, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto y Encargado del Archivo Central de ese ministerio. Hora: 9:00 a.m. Se deja constancia de que durante la sesión los documentos estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 9:00 horas ingresan el señor Monge Trejos y la señorita Estrellita Cabrera Ramírez profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos asignada para el análisis de la valoración documental presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto. La señorita Cabrera Ramírez procede con la lectura del informe de valoración No. IV TP a partir del subfondo 3.1. Departamento Consular ACUERDO 9. Comunicar al señor Carlos Monge Trejos, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto y Encargado del Archivo Central de ese ministerio; que esta Comisión Nacional conoció la solicitud de valoración documental presentada por ese Comité Institucional, mediante oficio CISED de 20 de diciembre de 2012, para el Fondo: Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, Subfondos 1. Dirección de Protocolo y Ceremonial del Estado, 3.1. Departamento Consular, 3.2. Departamento Diplomático, 4. Dirección de Política Exterior, 4.1. Departamento Derecho Internacional y Derechos Humanos, 4.2: Departamento Asuntos de Desarme, Terrorismo y Crimen

8 Organizado, 4.3. Departamento de Organismos Internacionales; y DECLARA con valor científico cultural las siguientes series documentales, tal y como se detalla a continuación: Fondo: MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y CULTO Subfondo 1: Dirección de Protocolo y Ceremonial del Estado. Funciones: Aplicar toda la normativa referida al ceremonial costarricense en la firma de convenios, visitas oficiales y actos públicos con carácter oficial. Coordinar las actividades oficiales y de eventos especiales del señor Presidente de la República cuando así se requiera, así como de los Vicepresidentes de la República, Presidentes de los Supremos Poderes y del Ministro y Viceministro de Relaciones Exteriores y Culto y otros Ministerios e Instituciones Públicas, cuando ellas lo soliciten. Atender directrices y lineamientos del Presidente y Vicepresidentes de la República, del Ministro y Viceministro de Relaciones Exteriores en materia de protocolo, adecuándolos en acciones, planes y programas sustantivos. Atender las necesidades de las Misiones Extranjeras y Organismos Internacionales debidamente acreditados en el país, brindando el soporte necesario a las mismas en todas sus actividades, sean estas visitas oficiales, celebraciones del día nacional del país solicitante y aquellos trámites de gestión que son asuntos propios de la labor e interés mutuo. Realizar todas las gestiones protocolarias dirigidas a conservar y mejorar las relaciones entre nuestro Gobierno y los demás Gobiernos extranjeros. Coordinar actividades interministeriales e intersectoriales, tanto públicas como privadas en materia de protocolo y Ceremonial de Estado, en razón de la presencia de personalidades tanto nacionales como extranjeras, con el fin de que se aplique el

9 debido cumplimiento del Ceremonial de Estado Tipo documental Valor científico cultural Correspondencia 1 (con embajadas Si, ya que refleja la función acreditadas en el país). Original y copia. protocolaria y ceremonial del Original y copia: destinatarios y remitentes. Contenido: Notas verbales, solicitudes (sic) autorización de sobre vuelo, comunicados de vacaciones, traslados o sustitución de funcionarios, acuses de recibo. Fechas extremas: Cantidad: 3.44 m. Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la oficina productora y 15 años en el Archivo Central Credenciales. Copia. Original: País receptor. Contenido: Acreditaciones presentadas estado costarricense. Conservar la correspondencia en soporte papel de carácter sustantivo a criterio del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora Si, ya que reflejan las acreditaciones de embajadores por los embajadores de Costa Rica destacados en el exterior (nombramiento y de término). costarricenses internacionalmente. destacados Conservar Fechas extremas: Cantidad: 0.92 m. Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la oficina productora y 15 años en el Archivo Central las credenciales en soporte papel de carácter sustantivo a criterio del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la Oficina 1 Mediante correo electrónico de fecha 30 de agosto del 2013 el señor Carlos Monge Trejos indica Para la Dirección de Protocolo y Ceremonial del Estado, se cometió un error al consignar las fechas extremas, cuando en realidad se debe indicar Por su parte la cantidad de metros lineales se debe incrementar en 2.35 ml, por lo que el dato correcto pasa a ser 3.44 ml.

10 Productora Credenciales. Copia. Original: Presidencia. Contenido: Acreditaciones presentadas por los embajadores del exterior destacados en Costa Si, ya que reflejan las acreditaciones de embajadores extranjeros destacados en Rica. Fechas extremas: Cantidad: territorio costarricenses m. Soporte: papel. Vigencia administrativalegal: 5 años en la oficina productora y 15 años en el Archivo Central Conservar las credenciales en soporte papel de carácter sustantivo a criterio del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora.-- Subfondo 3: Dirección Servicio Exterior 2. Subfondo 3.1: Departamento Consular. Funciones: Apoyar logísticamente la labor de los consulados de Costa Rica y servir como enlace, cuando así se requiera, con las instituciones públicas costarricenses. Cooperar con el Instituto Diplomático Manuel María de Peralta, para la constante capacitación que requieren los funcionarios consulares. Cooperar y apoyar a las instancias superiores del Ministerio, con el fin de planificar y evaluar la labor de las oficinas consulares de Costa Rica. Asesorar en materia notarial a los funcionarios consulares y coordinar junto con la Comisión de Enlace Institucional de Notariado, la actividad notarial ejercida en sede consular. Instruir a las representaciones consulares costarricenses en materia de política migratoria en coordinación con la Dirección General de Migración y Extranjería. Elaborar, registrar y actualizar los datos sobre funcionarios consulares. Analizar, diseñar, programar, evaluar e 2 No se presenta tabla de plazos de esta oficina, se anota únicamente para reflejar la línea jerárquica.-----

11 identificar los datos relacionados con el movimiento consular en el exterior. Aplicar y hacer cumplir las leyes y reglamentos consulares así como las instrucciones que se envían a dichas representaciones, incluyendo asuntos policiales, aduaneros, comerciales, migratorios, de estado civil, identificación o atribución de personería jurídica. Atender lo relativo a la supervisión sobre la intervención consular en documentación comercial y fiscal. Atender y canalizar hacia las diversas oficinas consulares, las solicitudes de servicio de naturaleza consular que requieren ciudadanos residentes en Costa Rica. Participar en los estudios, planificación y fiscalización del producto de las tasas y derechos consulares y su correcta aplicación Tipo documental Valor científico cultural Correspondencia (con Consulados de Si, ya que refleja la labor Costa Rica en el exterior). Original y copia. realizada por el Departamento Original y copia: Remitentes y destinatarios. Contenido: Departamento Consular ejecuta labores de asesoría, apoyo, coordinación, planeación y supervisión de la labor de los Consulados de Costa Rica en el exterior. Canaliza la información que requieren las oficinas consulares, de las instituciones Consular para asesorar, apoyar, coordinar y supervisar el quehacer de los consulados de Costa Rica en el exterior. Conservar la correspondencia relacionada con la ejecución de las funciones sustantivas de la costarricenses y viceversa. Fechas extremas: entidad, a criterio del Encargado Cantidad: 5,88 m. Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la oficina del Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora

12 productora y 15 años en el Archivo Central Expedientes del personal administrativo. Original y copia. Original y copia: Consulados. Contenido: Documentos de control de vacaciones, nombramientos, reportes de asistencia de los funcionarios administrativos destacados en los Consulados de Costa Rica en el exterior. Fechas extremas: Cantidad: 1.26 m. Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la oficina productora y 15 años en el Archivo Central Informes consulares 4 Original. Copia: Consulados. Contenido: Informes de los movimientos consulares realizados, Informes de ingresos económicos como resultado de trámites realizados: notificaciones a Migración de pasaportes y salvoconductos emitidos. Fechas extremas: Cantidad: m. Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 5 Si, ya que reflejan la situación laboral de los funcionarios consulares durante un período determinado en el ejercicio consular Si, ya que reflejan la ejecución de los objetivos y labores de los consulados en otros países En esta serie documental se decidió conservar la totalidad de los Expedientes del personal administrativo del Departamento Consular del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto dado que elegir una muestra representativa no permite reflejar la situación laboral de los funcionarios administrativos destacados en los Consulados de Costa Rica en el exterior. 4 De acuerdo con lo informado por el señor Carlos Monge Trejos, estos informes tienen una periodicidad semestral y los datos que contienen son diferentes en cada semestre pues corresponden a las funciones realizadas en ese período

13 años en la oficina productora y 15 años en el Archivo Central Subfondo 3: Dirección Servicio Exterior Subfondo 3.2: Departamento Diplomático. Funciones: Dotar a las misiones diplomáticas de los instrumentos técnicos y administrativos que favorezcan el cumplimiento de los objetivos de la política internacional. Establecer y aplicar procedimientos que permitan estimar el grado de cumplimiento y la capacidad de respuesta de las misiones para atender las directrices que le señalen las autoridades del ministerio en materia de política internacional y otras. Establecer el manual de procedimientos que orienten e instruyan a las misiones diplomáticas en el cumplimiento de sus deberes. Determinar el cumplimiento de normas, directrices, procedimientos y programas establecido (sic) sobre la conducción de las misiones. Detectar incongruencias en el desempeño de las misiones diplomáticas y recomendar los cursos de acción para corregirlas. Elaborar en conjunto con la auditoría interna el diseño de las medidas de control interno que deben ser establecidas para las misiones. Trabajar en conjunto con las misiones en el exterior en la elaboración y definición de sus planes de trabajo anuales de acuerdo con las directrices de sus superiores jerárquicos y las políticas específicas de las direcciones del área técnica internacional. Recibir, analizar y evaluar los informes de labores periódicas de las misiones, tramitar internamente lo que corresponda a las diversas instancias del ministerio. Monitorear y evaluar el funcionamiento de las misiones así como corregir y encauzar adecuadamente aquellas que no se apeguen a los planes de trabajo y directrices emanadas o cuya 5 No se presenta tablas de plazos de esta oficina, se anota únicamente para reflejar la línea jerárquica.---

14 gestión no sea satisfactoria. Fijar los índices de costo de vida de las diferentes sedes de las misiones costarricenses con el fin de determinar una remuneración proporcional Tipo documental Valor científico cultural Correspondencia con consulados de Si, ya que refleja la labor Costa Rica en el exterior. Original y copia. realizada para controlar y evaluar Original y copia: Destinatarios y remitentes. Contenido: Se encarga de la asistencia, planificación, control y evaluación de la gestión diplomática del Servicio Exterior costarricense. Fechas extremas: Cantidad: 1.23 m. Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la oficina productora y 15 años en el Archivo Central Correspondencia con embajadas acreditadas en Costa Rica. Original y copia. Original y copia: Destinatarios y remitentes. Contenido: Se encarga de la asistencia, planificación, control y evaluación de la gestión la gestión diplomática de los consulados de Costa Rica en el exterior. Conservar la correspondencia relacionada con la ejecución de las funciones sustantivas de la entidad, a criterio del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora Si, ya que refleja la labor realizada por el Departamento Diplomático para controlar y evaluar la gestión diplomática de las embajadas acreditadas en diplomática del Servicio Exterior costarricense. Costa Rica. Conservar la Fechas extremas: Cantidad: 0.97 m. Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 5 correspondencia relacionada con la ejecución de las funciones

15 años en la oficina productora y 15 años en el Archivo Central Correspondencia con embajadas de sustantivas de la entidad, a criterio del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora Si, ya que refleja la labor Costa Rica en el exterior. Original y copia. realizada por el Departamento Original y copia: Destinatarios y remitentes. Contenido: Se encarga de la asistencia, planificación, control y evaluación de la gestión diplomática del Servicio Exterior costarricense. Fechas extremas: Cantidad: 7.40 m. Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la oficina y 15 años en el Archivo Central Correspondencia con organismos internacionales. Original y copia. Original y copia: Destinatarios y remitentes. Contenido: Se encarga de la asistencia, planificación, control y evaluación de la gestión diplomática del Servicio Exterior costarricense. Fechas extremas: Cantidad: 0.12 m. Soporte: papel. Diplomático para controlar y evaluar la gestión diplomática de las embajadas de Costa Rica en el exterior. Conservar la correspondencia relacionada con la ejecución de las funciones sustantivas de la entidad, a criterio del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora Si, ya que refleja la labor realizada para controlar y evaluar la gestión diplomática del servicio exterior costarricense con Organismos Internacionales

16 Vigencia administrativa-legal: 5 años en la oficina productora y 15 años en el Archivo Central Expediente evaluación de embajadas de Costa Rica en el exterior. 6 Original. Copia: Embajadas. Contenido: Evaluaciones efectuadas sobre los diferentes trámites que realizan las embajadas, como la ejecución presupuestaria, atención de usuarios y participación en actividades del país receptor en que se encuentran. Fechas extremas: Cantidad: 0,16 m. Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la oficina productora y 15 años en el Archivo Central Informe de gestión 7 Original. Copia: Embajadas. Contenido: Informes que resumen las actividades políticas, económicas, turísticas, culturales y otras en que participa la representación de Costa Rica en el exterior. Fechas extremas: Cantidad: 2.16 m. Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la oficina productora y 15 años en el Si, ya que refleja el cumplimiento de objetivos y funciones de las embajadas costarricenses en otros países Si, ya que refleja la ejecución de los objetivos y funciones de las embajadas de Costa Rica en otros países En la columna de observaciones se indicó Las evaluaciones inician después de la modificación a la Ley de Control Interno en el De acuerdo con lo informado por el señor Carlos Monge Trejos, estos informes tienen una periodicidad semestral y los datos que contienen son totalmente diferentes en cada semestre

17 Archivo Central Subfondo 4: Dirección de Política Exterior. Funciones: Atender directrices y lineamientos del Presidente de la República, del Ministro y Viceministro de Relaciones Exteriores en materia de política exterior. Formular y ejecutar la política exterior, debiendo para ello, dirigir la elaboración de planes y programas de acción que materialicen las directrices y lineamientos emanadas de las autoridades superiores de Gobierno, actuando de acuerdo con las diferentes situaciones políticas, económicas y sociales que la afectan directa o indirectamente. Coordinar con Ministerios y otras instituciones públicas en asuntos que inciden en la política exterior y en la determinación y demarcación de las fronteras y límites del país, a través de información y asesoría oportuna sobre los principios, acciones e intereses de la política exterior costarricense, con el fin de mantener su unidad conceptual y de que se maneje exitosamente la representación y las negociaciones externas en los planos político, económico, jurídico y de asistencia técnica. Conjuntamente con los encargados de áreas, planear, dirigir, coordinar y supervisar de los (sic) procesos de trabajo formalizados por las distintas dependencias que conforman la Dirección. Organizar, ejecutar y controlar las directrices, disposiciones y otros, mediante reuniones periódicas y otros mecanismos de coordinación, con el fin de evaluar el cumplimiento de los objetivos y los resultados obtenidos. Coordinación de las actividades de otros Ministerios e instituciones públicas y privadas en materia de política exterior y concertar las necesidades institucionales y nacionales en materia de determinación y ejecución de la política exterior. Representar a la Dirección y al Ministerio en Eventos de política exterior a nivel nacional e internacional.

18 Ocasionalmente le corresponde representar al sector privado en foros internacionales. Coordinar con el Servicio Exterior la conducción de asuntos de interés nacional en que deben participar nuestras representaciones en el exterior. Ejecutar otras actividades propias de los procesos en que le corresponde intervenir.-- Tipo documental Valor científico cultural Correspondencia con embajadas Si, ya que refleja la labor de la acreditadas en el país. Original y copia. Dirección de Política Exterior Original y copia: Destinatarios y remitentes. Contenido: Coordinar la política exterior de Costa Rica. Con fundamento en los lineamientos generados por la Presidencia de la República, el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto y, los Altos Intereses de la Nación, esta dependencia establece los procedimientos a seguir para resguardar y promover los principios que han inspirado las relaciones con otros Estados u Organismos. Fechas extremas: Cantidad: 9.23 m. Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la oficina productora y 15 años en el Archivo Central Correspondencia con embajadas de para resguardar y promover los principios que inspiran las relaciones con otros países Si, ya que refleja la labor de la Costa Rica en el exterior. Original y copia. Dirección de Política Exterior Original y copia: Destinatarios y remitentes. para resguardar y promover los

19 Contenido: Coordinar la política exterior de Costa Rica. Con fundamento en los lineamientos generados por la Presidencia de la República, el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto y, los Altos Intereses de la Nación, esta dependencia establece los procedimientos a seguir para resguardar y promover los principios que han inspirado las relaciones con otros Estados u Organismos. Fechas extremas: Cantidad: m. Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la oficina productora y 15 años en el Archivo Central Correspondencia con oficinas del ministerio. Original y copia. Original y copia: Destinatarios y remitentes. Contenido: Coordinar la política exterior de Costa Rica. Con fundamento en los lineamientos generados por la Presidencia de la República, el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto y, los Altos Intereses de la Nación, esta dependencia establece los procedimientos a seguir para resguardar y promover los principios que han inspirado las relaciones con otros Estados u principios que inspiran las relaciones con otros países Si, ya que refleja la labor interna de la Dirección de Política Exterior para resguardar y promover los principios que inspiran las relaciones con otros países

20 Organismos. Fechas extremas: Cantidad: 2.78 m. Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la oficina productora y 15 años en el Archivo Central Correspondencia con Organismos Internacionales. Original y copia. Original y Si, ya que refleja la labor de la Dirección de Política Exterior copia: Destinatarios y remitentes. Contenido: para resguardar y promover los Coordinar la política exterior de Costa Rica. Con fundamento en los lineamientos generados por la Presidencia de la República, el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto y, los Altos Intereses de la Nación, esta dependencia establece los procedimientos a seguir para resguardar y promover los principios que han inspirado las relaciones con otros Estados u Organismos. Fechas extremas: Cantidad: m. Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la oficina productora y 15 años en el Archivo Central Correspondencia con instituciones del Gobierno. Original y copia. Original y copia: Destinatarios y remitentes. Contenido: Coordinar la política exterior de Costa Rica. Con principios que inspiran las relaciones con organismos internacionales Si, ya que refleja la labor de la Dirección de Política Exterior en conjunto con otras instituciones públicas para resguardar y

21 fundamento en los lineamientos generados por la Presidencia de la República, el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto y, los Altos Intereses de la Nación, esta dependencia establece los procedimientos a seguir para resguardar y promover los principios que han inspirado las relaciones con otros Estados u Organismos. Fechas extremas: Cantidad: 2.69 m. Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la oficina productora y 15 años en el Archivo Central Declaraciones (comunicados) 8 conjuntas. promover los principios que inspiran las relaciones con otros países Si ya que reflejan los intereses Original y copia. Original y copia: países políticos y económicos de otros contrapartes. Contenido: Documentos políticos y declaraciones conjuntas emitidas como parte de reuniones o encuentros en que participa Costa Rica. Fechas extremas: Cantidad: 4.30 m. Soporte: papel. Vigencia administrativalegal: 5 años en la oficina productora y 15 años en el Archivo Central países con Costa Rica De acuerdo con lo indicado por el señor Carlos Monge Trejos en la sesión del 04 de setiembre del

22 4.9. Expedientes de visitas oficiales 9 Original y copia. Original y copia: Embajadas, consulados, Despacho del Ministro, Asamblea Legislativa y Ministerio de la Presidencia. Contenido: Programas, itinerarios, agendas, proyectos de trabajo, listas de delegaciones, Si, ya que reflejan los intereses políticos de otros países con Costa Rica borradores de documentos a firmar. Fechas extremas: Cantidad: 6.53 m. Soporte: papel. 5 años en la oficina productora y 15 años en el Archivo Central Subfondo 4: Dirección de Política Exterior. Subfondo 4.1: Departamento Derecho Internacional y Derechos Humanos 10 Funciones: Determinar, conjuntamente con el Ministro, Viceministro y Director de Política Exterior la política nacional en materia de Derecho Internacional. Asesorar al Ministro y Viceministro en temas relacionados con el Derecho Internacional y conjuntamente con estas autoridades definir las agendas nacionales en esta materia. Definir, conjuntamente con el Ministro y con el Director de Política Exterior, las políticas nacionales en materia de Derechos Humanos. Elaborar documentos de carácter político, económico y jurídico que 9 En la sesión N 1-94 de 04 de febrero de 1994, la CNSED declaró con valor científico cultural Visitas de misiones diplomáticas. Sin embargo, en esta ocasión no se señaló el subfondo, la tipología documental ni las fechas extremas al cual corresponden estos documentos Al respecto, el señor Carlos Monge Trejos, informó en su oficio N CISED , que las visitas de misiones diplomáticas se refiere a los Expedientes de visitas oficiales que se custodian en Política Exterior Mediante oficio N CISED , el señor Carlos Monge Trejos, informa que las fechas extremas de los tipos documentales incluidos en esta tabla de plazos corresponden al período , porque el Departamento fue creado en el año

23 delimiten la posición nacional ante distintos acontecimientos de carácter mundial que transgredan los derechos humanos. Realizar informes nacionales ordinarios y extraordinarios sobre la situación de los Derechos Humanos en Costa Rica y presentarlos ante las comisiones y organismos correspondientes. Preparar los documentos y tesis nacionales a presentar en las asambleas de los organismos internacionales incluyendo la posición de Costa Rica en los distintos temas sustantivos y propios de cada entidad. Atender los asuntos emergentes de la vinculación nacional con organismos de Derecho Internacional como la Corte Internacional de Justicia, Corte Interamericana de Derechos Humanos, Corte Centroamericana de Justicia, Corte Permanente de Arbitraje. Dar seguimiento a todas las instancias e instrumentos en materia de derecho civil y derechos humanos. Tipo documental Valor científico cultural Correspondencia con embajadas Si, ya que refleja la posición acreditadas en el país. Original y copia. nacional ante distintos Original y copia: Destinatarios y remitentes. Contenido: Colaborar con los despachos en la acontecimientos de carácter mundial relacionados con los preparación de posiciones de país sobre los derechos humanos. Conservar derechos humanos; participar en discusiones a nivel nacional donde se discute la problemática de grupos vulnerables y mantener comunicación constante con las misiones de Costa Rica en la correspondencia que no se encuentre repetida en la correspondencia de la Dirección de Política Exterior organismos multilaterales. Fechas extremas: Cantidad: 0.09 m. Soporte: papel.

24 Vigencia administrativa-legal: 5 años en la oficina productora y 15 años en el Archivo Central Correspondencia con embajadas de Si, ya que refleja la posición Costa Rica en el exterior. Original y copia. nacional ante distintos Original y copia: Destinatarios y remitentes. Contenido: Colaborar con los despachos en la acontecimientos de carácter mundial relacionados con los preparación de posiciones de país sobre los derechos humanos. Conservar derechos humanos; participar en discusiones a nivel nacional donde se discute la problemática de grupos vulnerables y mantener comunicación constante con las misiones de Costa Rica en la correspondencia que no se encuentre repetida en la correspondencia de la Dirección de Política Exterior organismos multilaterales. Fechas extremas: Cantidad: 0.08 m. Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la oficina productora y 15 años en el Archivo Central Correspondencia con oficinas del ministerio. Original y copia. Original y copia: Destinatarios y remitentes. Contenido: Colaborar con los despachos en la preparación de Si, ya que refleja la posición nacional ante distintos acontecimientos de carácter mundial relacionados con los posiciones de país sobre los derechos humanos; derechos humanos. Conservar participar en discusiones a nivel nacional donde se discute la problemática de grupos vulnerables y mantener comunicación constante con las la correspondencia que no se encuentre repetida en la correspondencia de la Dirección

25 misiones de Costa Rica en organismos multilaterales. Fechas extremas: Cantidad: 0.06 m. Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la oficina productora y 15 años en el Archivo Central Correspondencia con organismos internacionales. Original y copia. Original y de Política Exterior Si, ya que refleja la posición nacional ante distintos copia: Destinatarios y remitentes. Contenido: acontecimientos de carácter Colaborar con los despachos en la preparación mundial relacionados con los de posiciones de país sobre los derechos derechos humanos. Conservar humanos; participar en discusiones a nivel nacional donde se discute la problemática de grupos vulnerables y mantener comunicación constante con las misiones de Costa Rica en la correspondencia que no se encuentre repetida en la correspondencia de la Dirección de Política Exterior organismos multilaterales. Fechas extremas: Cantidad: 0.23 m. Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la oficina productora y 15 años en el Archivo Central Correspondencia con instituciones de Si, ya que refleja la posición Gobierno. Original y copia. Original y copia: nacional ante distintos Destinatarios y remitentes. Contenido: Colaborar con los despachos en la preparación de acontecimientos de carácter mundial relacionados con los posiciones de país sobre los derechos humanos; derechos humanos. Conservar

26 participar en discusiones a nivel nacional donde se discute la problemática de grupos vulnerables y mantener comunicación constante con las misiones de Costa Rica en organismos multilaterales. Fechas extremas: Cantidad: 0.07 m. Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la oficina productora y 15 años en el Archivo Central Correspondencia con instituciones privadas. Original y copia. Original y copia: Destinatarios y remitentes. Contenido: Colaborar con los despachos en la preparación de la correspondencia que no se encuentre repetida en la correspondencia de la Dirección de Política Exterior Si, ya que refleja la posición nacional ante distintos acontecimientos de carácter mundial relacionados con los posiciones de país sobre los derechos humanos; derechos humanos. Conservar participar en discusiones a nivel nacional donde se discute la problemática de grupos vulnerables y mantener comunicación constante con las misiones de Costa Rica en organismos multilaterales. Fechas extremas: Cantidad: 0.03 m. Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la oficina productora y 15 años en el Archivo Central la correspondencia que no se encuentre repetida en la correspondencia de la Dirección de Política Exterior

27 Informes. Copia. Original: órganos rectores 11 Contenido: Informes en los que se hace una descripción general y detallada de la situación de los Derechos Humanos en Costa Rica. Fechas extremas: Cantidad: 0.13 m. Soporte: papel. Vigencia administrativalegal: 5 años en la oficina productora y 15 años en el Archivo Central Si, ya que describen la situación de los Derechos Humanos en Costa Rica Subfondo 4: Dirección de Política Exterior. Subfondo 4.2: Departamento Asuntos de Desarme, Terrorismo y Crimen Organizado 12 Funciones: Definir claramente y defender la posición de Costa Rica a favor del desarme y la paz mundial y en contra de toda clase de terrorismo, crimen organizado y demás acciones que atenten contra la vida humana. Patrocinar y copatrocinar resoluciones de organismos internacionales en materia de desarme nuclear, convencional, químico, biológico y bacteriológico. Promover el registro de armas convencionales con sede en la ONU. Apoyar acciones de lucha internacional contra toda clase de terrorismo proveniente de grupos e individuos. Combatir desde los estrados internacionales el crimen organizado. En concordancia con los postulados de nuestra política exterior, 11 Según lo informado por el señor Carlos Monge Trejos, órganos rectores se refiere a entidades internacionales, tales como la Corte Internacional de Derechos Humanos, Naciones Unidades, entre otras Mediante oficio N CISED , el señor Carlos Monge Trejos, informa que las fechas extremas de los tipos documentales incluidos en esta tabla de plazos son recientes porque este Departamento fue creado a partir de la reestructuración de la Dirección de Política Exterior, aprobada en el año 2006 y aplicada en el año Sin embargo, se custodian documentos correspondientes al año 2006 porque algunas de estas funciones eran realizadas por la Dirección de Política Exterior antes de la mencionada reestructuración

28 participar activamente en reuniones y foros internacionales orientados a tratar temas a favor del desarme y en contra del terrorismo y el crimen organizado Tipo documental Valor científico cultural Correspondencia con organismos internacionales. Original y copia. Original y Si, ya que refleja la posición del país con respecto al desarme, la copia: Destinatarios y remitentes. Contenido: paz mundial, el terrorismo y el Promover, a nivel nacional y mundial el desarme y la paz, el control de la venta de armas y la crimen organizado. Conservar la correspondencia que no se lucha contra el terrorismo. Fechas extremas: encuentre repetida en la Cantidad: 1.83 m. Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la oficina productora y 15 años en el Archivo Central correspondencia de la Dirección de Política Exterior Subfondo 4: Dirección de Política Exterior. Subfondo 4.3: Departamento de Organismos Internacionales. Funciones: Formulación del marco estratégico de las relaciones con organismos internacionales en base a proyectos de gobierno, directrices presidenciales, instrucciones de los Despachos del Ministro y Viceministro y atención a demandas de autoridades de otras dependencias públicas. Gestión de reuniones y elaboración de declaraciones de carácter político y económico con representantes de organismos internacionales. Elaboración de estrategias para la gestión de acuerdos políticos, técnicos y jurídicos en materia de relaciones con organismos internacionales. Elaboración y presentación de informes de gestión ante entidades multilaterales. Atención a los compromisos nacionales vinculados con los programas del Sistema de Naciones Unidas. Preparación de documentos y de

29 agendas en atención a las convocatorias de asambleas ordinarias y extraordinarias de organismos e entidades de carácter multilateral. Realizar las gestiones necesarias para la presentación de candidaturas de nacionales para llenar las vacantes en los diferentes organismos, foros y comisiones internacionales y establecer las negociaciones necesarias e intercambio de votos con otros países de la comunidad internacional con ese mismo fin Tipo documental Valor científico cultural Correspondencia con embajadas Si, ya que refleja la relación del acreditadas en el país. Original y copia. país con los organismos Original y copia: Destinatarios y remitentes. Contenido: Comunicados con las delegaciones, Informes, solicitudes de información, notas verbales 13, notas de acreditación. Fechas extremas: Cantidad: 3.26 m. Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la oficina productora y 15 años en el Archivo Central Correspondencia con embajadas de internacionales en cuanto a temáticas políticas, económicas, técnicas y jurídicas. Conservar la correspondencia que no se encuentre repetida en la correspondencia de la Dirección de Política Exterior Si, ya que refleja la relación del Costa Rica en el exterior. Original y copia. país con los organismos Original y copia: Destinatarios y remitentes. internacionales en cuanto a 13 De acuerdo con lo informado por el señor Carlos Monge Trejos, La nota verbal es una comunicación escrita con un estilo diferente a lo normal, que es redactada en tercera persona y que se enmarca dentro de las relaciones entre un Ministerio de Relaciones Exteriores y las misiones diplomáticas, por lo general tienen como objeto comunicar algo que podría realizarse por medios verbales, pero que prefiere hacerse constar por escrito, para que perdure y sea más claramente expresado y entendido

30 Contenido: Informes políticos, informes económicos, informes técnicos, notas de solicitud información, documentos políticos recibidos por las embajadas, candidaturas, planes anuales de trabajo, resúmenes de actividades, informes de temáticas políticas, económicas, técnicas y jurídicas. Conservar la correspondencia que no se encuentre repetida en la correspondencia de la Dirección participación en reuniones. Fechas extremas: de Política Exterior Cantidad: 3.45 m. Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la oficina productora y 15 años en el Archivo Central Correspondencia con oficinas del ministerio. Original y copia. Original y copia: Si, ya que refleja la participación del país en los organismos Coordinar las acciones del país dentro de los internacionales. Conservar la diferentes Organismos en que participa. Fechas extremas: Cantidad: 0.87 m. Soporte: papel. Vigencia administrativa-legal: 5 años en la oficina productora y 15 años en el Archivo Central Correspondencia con organismos internacionales. Original y copia. Contenido: correspondencia que no se encuentre repetida en la correspondencia de la Dirección de Política Exterior Si, ya que refleja la participación del país en los organismos Solicitudes de audiencia, notas verbales, internacionales. Conservar la negociaciones de resoluciones, informes, candidaturas, programas de trabajo, proyectos de acción de los organismos. Fechas extremas: correspondencia que no se encuentre repetida en la correspondencia de la Dirección