Asiste: la señorita Natalia Cantillano Mora, Profesional responsable del informe.

Transcripción

1 Acta CNSED Acta No correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las instalaciones de la Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir de las 8:30 horas del día 16 de febrero de 2012; con la asistencia de la señora Carmen Campos Ramírez, Subdirectora General y Jefe por recargo del Departamento Archivo Histórico y Vicepresidenta de la Comisión; el señor Raymundo Brenes Rosales, Historiador; la señorita Camila Carreras Herrero, Técnica nombrada por la Dirección General del Archivo Nacional y la señorita María Fernanda Guzmán Calderón, Secretaria del Departamento Servicios Archivísticos Externos. Ausentes con justificación: el señor José Bernal Rivas Fernández, Presidente de la Comisión, en representación del Presidente de la Junta Administrativa del Archivo Nacional y la señora Virginia Chacón Arias, Directora Ejecutiva de la Comisión. Asiste: la señorita Natalia Cantillano Mora, Profesional responsable del informe. Convocada: la señora Karen Brenes Masís, Encargada del y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) de la Junta Administrativa de Servicios Eléctricos de Cartago (JASEC) CAPITULO I. LECTURA Y APROBACIÓN DE ACTAS Artículo 1. Lectura, comentario y aprobación del Acta ACUERDO 1: Se aprueba el Acta con correcciones. CAPTULO II. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE LA SIGUIENTE VALORACIÓN: Artículo 2. Informe de Valoración: IV TP Asunto: Tablas de Plazos de Conservación de Documentos Fondo: Junta Administrativa de Servicios Eléctricos de Cartago (JASEC) Subfondos: 7.1 Desarrollar Generación, 7.2 Desarrollar Infraestructura Corporativa, 7.3 Desarrollar Nuevos Servicios, 7.4 Conservar el Ambiente, 8. Unidad Estratégica de Negocios (UEN) de Tecnologías de Información, 8.1 Proyectos de Apoyo, 8.2 Proyectos Sustantivos, 8.3 Soporte Técnico, 8.4 Centro de Documentación, 9. Unidad Estratégica de Negocios (UEN) de Distribución, 9.1 Planificar y Desarrollar el Sistema de Distribución Eléctrica, 9.2 Mantener el Sistema de Distribución Eléctrica, 9.3 Unidad Ejecutora, 10. Unidad Estratégica de Negocios (UEN) de Producción, 10.1 Planificar, Controlar y Coordinar (Controlar y Producir Energía), 10.2 Despachar y Operar (Sistema Operación - Mantener el Sistema), 11. Unidad Estratégica de Negocios (UEN) de Servicio Al Cliente. Convocada: la señora Karen Brenes Masís, Encargada del y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) de la Junta Administrativa de Servicios Eléctricos de Cartago (JASEC) Hora: 9:00 a.m. Se deja constancia de que durante la sesión, la solicitud de valoración de la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos estuvo a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta.

2 Acta CNSED Al ser las 9:20 horas ingresan, la señora Karen Brenes Masís, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) de la Junta Administrativa de Servicios Eléctricos de Cartago (JASEC) y la señorita Natalia Cantillano Mora, Profesional responsable del informe. La señorita Cantillano Mora, Profesional responsable del informe; procede a exponer las consideraciones previas del informe de valoración, entre las cuales se destacan: (...) 3.9 Es importante destacar que en las tablas de plazos de la Unidad Estratégica de Negocios de Tecnologías de Información y sus respectivas coordinaciones, no se incluyeron los respaldos de los sistemas de información que se llevan en la institución. En la visita efectuada el 01 de diciembre de 2011 se pudo observar que existen sistemas de información, principalmente para la solicitud de servicios de recursos humanos, proveeduría, facturación, entre otros. Por lo tanto es criterio de la suscrita que la CNSED tome en cuenta esta situación antes de aprobar la tabla de plazos de la UEN de Tecnologías de Información. Adicionalmente, la señora Brenes Masís comentó que los respaldos de la UEN de Tecnologías de Información los realiza mensualmente la empresa SEGURIDOC, S.A. Posterior al análisis del informe de valoración, los miembros de esta comisión acuerdan: ACUERDO 2. Recomendar al Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Junta Administrativa de Servicios Eléctricos de Cartago (JASEC), tomar en cuenta para la futura actualización de la Tabla de plazos de conservación de documentos de la Unidad Estratégica de Negocios (UEN) de Tecnologías de Información incluir las bases de datos que utiliza dicha entidad; así como, los respaldos que se realicen de dichos sistemas. Comunicar a la señora Karen Brenes Masís, Encargada del y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) de la Junta Administrativa de Servicios Eléctricos de Cartago (JASEC). Enviar copia al señor Guillermo Gómez Tenorio, Jefe de la Unidad Estratégica de Negocios (UEN) de Tecnologías de Información. ACUERDO 3. Aprobar la solicitud de Valoración de Tabla de Plazos de Conservación de Documentos presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Junta Administrativa de Servicios Eléctricos de Cartago (JASEC), mediante oficio CISED de 17 de mayo de 2011, para el Fondo: Junta Administrativa de Servicios Eléctricos de Cartago (JASEC), Subfondos: 7.1 Desarrollar Generación, 7.2 Desarrollar Infraestructura Corporativa, 7.3 Desarrollar Nuevos Servicios, 7.4 Conservar el Ambiente, 8. Unidad Estratégica de Negocios (UEN) de Tecnologías de Información, 8.1 Proyectos de Apoyo, 8.2 Proyectos Sustantivos, 8.3 Soporte Técnico, 8.4 Centro de Documentación, 9. Unidad Estratégica de Negocios (UEN) de Distribución, 9.1 Planificar y Desarrollar el Sistema de Distribución Eléctrica, 9.2 Mantener el Sistema de Distribución Eléctrica, 10. Unidad Estratégica de Negocios (UEN) de Producción, 10.1 Planificar, Controlar y Coordinar (Controlar y Producir Energía), 10.2 Despachar y Operar (Sistema Operación - Mantener el

3 Acta CNSED Sistema), 11. Unidad Estratégica de Negocios (UEN) de Servicio Al Cliente. aprobación se hace conforme a lo siguiente: La FONDO: JUNTA ADMINISTRATIVA DE SERVICIOS ELÉCTRICOS DE CARTAGO (JASEC) SUBFONDO: 7.1 Coordinación Desarrollar Generación Funciones: planificar y fiscalizar los proyectos de generación de electricidad, de acuerdo con la demanda de la provincia. N Vigencia Tipo / serie documental Valor científico cultural Correspondencia Asuntos relativos a los proyectos de generación de electricidad según la demanda de la provincia. y y : Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios, Coordinaciones, Sector Público, Sector Privado, Particulares e Internacionales Estudios de Factibilidad de Proyectos Información detallada de la viabilidad para realizar proyectos de generación de electricidad ya sean, hidroeléctricos, eólicos o de alguna otra fuente de generación.. : ninguna Fechas extremas: Soporte : papel Cantidad: 0.5 m Expedientes de Proyectos Documentación de los obras de infraestructura para la creación de electricidad : Gerencia General Fechas extremas: Cantidad: 0,8 m Planos de proyectos Planos constructivos para posibles obras de generación eléctrica.. : ninguna Fechas extremas: Soporte : papel Cantidad: 0.5 m Licitaciones Abreviadas Información completa del proceso de adjudicación de la Licitación por ejemplo actas de recepción, contrato, la de compra, entre otros : Coordinación Contratar Bienes y Servicios Administrativa Legal 5 años en oficina y 5 años en oficina y 5 años en oficina y Sí. Conservar ya que evidencian los diferentes proyectos que se pueden aplicar para desarrollar energía en la zona. Además, complementa la serie del presente cuadro. Sí. Conservar aquellos expedientes de proyectos importantes para la institución. La selección debe estar a cargo del Encargado del Archivo Central, en conjunto con el jefe de la Oficina Productora. Sí. Conservar dos juegos (cuando existan) de los planos constructivos que se ejecutaron, ya que muestran la tecnología utilizada en la generación eléctrica. 1 1 Según acuerdo tomado por la CNSED en la sesión de 10 de setiembre de 2003.

4 Acta CNSED Informes Extraordinarios de labores. Contiene información adicional solicitada por el Gerente y otros sobre alguna situación presentada en los proyectos, casos especiales o para subsanar dudas. : Gerencia General Planes de trabajo Información sobre las estrategias de la Coordinación para lograr desarrollar nuevos proyectos de generación eléctrica.. : ninguna Fechas extremas: Soporte : papel Cantidad: 0.25 m Convenios Contiene información sobre acuerdos de cooperación entre JASEC e Instituciones Públicas, empresas privadas y particulares para el Desarrollo de proyectos hidroeléctricos en conjunto. : Unidad de Apoyo Legal Requisiciones Solicitudes de retiros de materiales o suministros en custodia del Almacén por parte de alguna Unidad Estratégica o una coordinación. : Coordinación Administrar Materiales y Equipos Presupuesto ordinario anual Información de ingresos y gastos aprobados para cada Unidad Estratégica de Negocios y/o Coordinación. : Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos. : Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones Plan anual operativo Documento oficial en el que los responsables de la organización enumeran los objetivos y las directrices que deben marcar en un plazo de un año : Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos. : Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Unidad de Apoyo Legal, Auditoria Interna, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios, y Coordinaciones Listas de Remisión Lista de los documentos que entregan otras oficinas al archivo con una descripción de su contenido. : Coordinación Centro de Documentación 10 años No* 5 años en oficina y No*

5 Acta CNSED Informes mensuales de Generación de electricidad Contiene el detalle de la electricidad generada por el sistema hidroeléctrico Birrís y las subestaciones de maquinas. : Coordinación Gestionar Tarifas : Unidad Estratégica de Negocios de Distribución Boletines mensuales Contiene una serie de artículos de interés institucional sobre actividades que desarrolla o en futuro la institución para que los funcionarios estén al tanto de la situación organizacional : Coordinación Relaciones Públicas Corporativas : Gerencia, Subgerencia, Auditoria Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones Informes trimestrales de labores Información que se entrega trimestralmente con el detalle de los trabajos realizados y los pendientes de las Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones : Gerencia General Informes Anuales de labores Información de los trabajos realizados por las Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones durante un año. : Gerencia General Fotografías Imágenes de avances de proyectos, giras. Por ejemplo los proyectos hidroeléctricos Toro III, Barro Morado y Birrís. : ninguna Fechas extremas: Soporte : papel 10 años en oficina y Sí. Conservar aquellas que evidencian el desarrollo de la generación eléctrica, así como la evolución del paisaje de la provincia de Cartago. Cantidad: 0.50 m. SUBFONDO: 7.2 Coordinación Desarrollar Infraestructura Funciones: Gestionar las condiciones para desarrollar la infraestructura corporativa de la Institución. N Tipo / serie documental Correspondencia y copia y : Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidad de Apoyo Legal, Unidades Estratégicas de Negocios, Coordinaciones, Sector Público, Sector Privado, Particulares e Internacionales Vigencia Administrativa Legal Valor científico cultural

6 Acta CNSED Expedientes de proyectos Documentación sobre las obras de infraestructura corporativa realizadas por empresas constructoras contratadas por la institución para remodelaciones y ampliaciones y construcción de nuevas instalaciones.. : Gerencia General Fechas extremas: Cantidad: 0,8 m Boletas de préstamo de activos. Información sobre el Préstamo de herramientas u otro activo a un funcionario de la institución para realizar alguna tarea : Coordinación Administrar Materiales y Equipos Informes extraordinarios de labores Información solicitada por la Gerencia General sobre algún proyecto, así como alguna situación que se de en el avance del mismo. : Gerencia General Convenios Contiene información sobre el acuerdo suscrito entre JASEC y otras instituciones para realizar estudios en conjunto para desarrollo de obras de infraestructura. : Unidad de Apoyo Legal Planos de Infraestructuras Contiene detalles del diseño de las obras de infraestructura desarrolladas en los proyectos.. : Ninguna Fechas extremas: Soporte : papel Cantidad: 5 m Avalúos de Propiedades Contiene la información sobre la opinión del Coordinador del proceso sobre el valor de una propiedad importante y estratégica para el desarrollo de posibles proyectos.. : Ninguna Fechas extremas: Soporte : papel Cantidad: 0.25 m Estudios de condiciones de infraestructura. Estudios sobre las condiciones de las instalaciones de la institución y áreas donde se requieren mejoras.. : Ninguna Fechas extremas: Soporte : papel Cantidad: 0.25 m. 5 años en oficina y Sí. Conservar aquellos expedientes de proyectos importantes para la institución. La selección debe estar a cargo del Encargado del Archivo Central, en conjunto con el jefe de la Oficina Productora. 5 años en oficina y 5 años en oficina y 5 años en oficina y No* Sí. Conservar dos juegos (cuando existan) de los planos constructivos, ya que muestran la infraestructura utilizada por la institución en sus proyectos. 2 No* 10 años No* 2 Según acuerdo tomado por la CNSED en la sesión de 10 de setiembre de 2003.

7 Acta CNSED Requisiciones. Solicitudes de retiros de materiales o suministros en custodia del Almacén por parte de alguna Unidad Estratégica o una coordinación. : Coordinación Administrar Materiales y Equipos Presupuesto ordinario anual Información de ingresos y gastos aprobados para cada Unidad Estratégica de Negocios y/o Coordinación. : Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos. : Junta Directiva, Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones Plan anual operativo Documento oficial en el que los responsables de la organización enumeran los objetivos y las directrices que deben marcar en un plazo de un año : Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos. : Junta Directiva, Salud ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones Listas de Remisión Lista de los documentos que entregan otras oficinas al archivo con una descripción de su contenido. : Coordinación Centro de Documentación Boletines mensuales Contiene una serie de artículos de interés institucional sobre actividades que desarrolla o en futuro la institución para que los funcionarios estén al tanto de la situación organizacional : Coordinación Relaciones Públicas Corporativas : Gerencia General, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones Informes Anuales de labores Información de los trabajos realizados por las Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones durante un año. : Gerencia General Informes trimestrales de labores Información que se entrega trimestralmente con el detalle de los trabajos realizados y los pendientes de las Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones : Gerencia General Bitácoras topográficas Información sobre el proceso que lleva un proyecto, según sus etapas. : ninguna 5 años en oficina y 10 años en el Archivo Central No*

8 Acta CNSED SUBFONDO: 7.3 Coordinación Desarrollar Nuevos Servicios Funciones: buscar nuevos servicios que pueda brindar la institución para beneficiar a la población de Cartago. N Vigencia Tipo / serie documental Valor científico cultural Correspondencia Asuntos relativos al desarrollo de nuevos servicios para el beneficio de la provincia de Cartago. y copia. y copia: Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios, Coordinaciones, Sector Público, Sector Privado, Particulares e Internacionales Expedientes de Proyectos Documentación detallada de la viabilidad para que la institución incursione en el préstamo de nuevos servicios a la población de Cartago, de alcantarillado y televisión por cable.. : Gerencia General Fechas extremas: Soporte : papel Cantidad: 1 m Minutas de reuniones de personal Información de las reuniones, temas discutidos y acuerdos logrados con consultores y funcionarios de instituciones públicas.. : Ninguna Estudios Tarifarios Estudios para la fijación de tarifas en base al crecimiento de la población, inflación y costos de generación de electricidad. : ARESEP : Coordinación Gestionar Tarifas, Unidad Estratégica de Negocios de Apoyo, Gerencia General Fechas extremas: Cantidad: 1 m Requisiciones Solicitudes de retiros de materiales o suministros en custodia del Almacén por parte de alguna Unidad Estratégica o una coordinación. : Coordinación Administrar Materiales y Equipos Presupuesto ordinario anual Información de ingresos y gastos aprobados para cada coordinación o unidad estratégica : Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos. : Gerencia General, Subgerencia, Unidad de Apoyo Legal, Auditoria Interna, Unidad de Salud Ocupacional Unidades estratégicas de Negocios y Coordinaciones. Administrativa Legal 5 años en oficina y Sí. Conservar aquellos expedientes de proyectos importantes para la institución. La selección debe estar a cargo del Encargado del Archivo Central, en conjunto con el jefe de la Oficina Productora. 3 años en oficina y No*

9 Acta CNSED Boletines mensuales Contiene una serie de artículos de interés institucional sobre actividades que desarrolla o en futuro la institución para que los funcionarios estén al tanto de la situación organizacional : Coordinación Relaciones Públicas Corporativas. : Gerencia, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones Plan anual operativo Información del Plan de trabajo para toda la institución en el que se enumeran objetivos y directrices que deben marcar el corto plazo : Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos. : Junta Directiva, Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones Listas de Remisión Lista de los documentos que entregan otras oficinas al archivo con una descripción de su contenido. : Coordinación Centro de Documentación Informes trimestrales de labores Información que se entrega trimestralmente con el detalle de los trabajos realizados y los pendientes de las Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones : Gerencia General Informes anuales de labores Información de los trabajos realizados por las Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones durante un año. : Gerencia General Informes extraordinarios de labores Información extraordinaria solicitada por la Gerencia sobre algún proyecto o situación que se de en el avance del mismo. : Gerencia General Convenios Contiene información sobre acuerdos de cooperación entre JASEC e instituciones públicas, empresas privadas y particulares para el préstamo de transformadores, postes, servicios y ejecución de proyectos. : Unidad de Apoyo Legal 5 años en oficina y SUBFONDO: 7.4 Coordinación Conservar el Ambiente Funciones: preservar el medio ambiente en la ejecución de los proyectos y capacitar en materia de preservación del medio ambiente. No*

10 Acta CNSED N Tipo / serie documental Correspondencia sobre asuntos relativos a la ejecución de proyectos y capacitaciones en materia de preservación del medio ambiente. y copia. y copia: Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios, Coordinaciones, Sector Público, Sector Privado, Particulares e Internacionales Expedientes de Proyectos Documentación de los trabajos elaborados por el departamento o por consultores externos, sobre impacto ambiental o propuestas para la conservación del recurso hídrico. : Gerencia General Fechas extremas: Cantidad: 1,5 m Informes trimestrales de labores Información que se entrega trimestralmente con el detalle de los trabajos realizados y los pendientes de las Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones : Gerencia General Informes Anuales de labores Información de los trabajos realizados por las Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones durante un año : Gerencia General Informes extraordinarios de labores Información solicitada por la Gerencia, de interés para otras dependencias de la institución sobre los esfuerzos de conservación ambiental que realiza la Coordinación. : Gerencia General Minutas de reuniones Información de los asuntos discutidos en las reuniones de la Coordinación con Comités y Asociaciones Pro Ambientales. : Ninguna Manuales de módulos educativos Información didáctica de los módulos educativos para distribuirse en escuelas y colegios.. : Ninguna Convenios Información de las entidades con las que se han firmado convenios para la preservación de cuencas hidrográficas y la forestación. : Unidad Apoyo Legal Requisiciones : Coordinación Administrar Materiales y Equipos. Vigencia Valor científico cultural Administrativa Legal 5 años en oficina y Sí. Conservar aquellos expedientes de proyectos que tienen alto impacto para la conservación del medio ambiente. La selección debe estar a cargo del Encargado del, en conjunto con el jefe de la Oficina Productora. 5 años en la oficina y No*

11 Acta CNSED Presupuesto ordinario anual : Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos. Además hay copia en: Junta Directiva, Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones Plan anual operativo : Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos. Además existe copia en: Junta Directiva, Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones Listas de Remisión Lista de los documentos que entregan otras oficinas al archivo con una descripción de su contenido. : Coordinación Centro de Documentación Boletines mensuales : Coordinación Relaciones Públicas Corporativas. Además existen copias en: Gerencia, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones Planos de proyectos o giras que se han llevado a cabo por la coordinación : Ninguna Fechas extremas: Cantidad: 0,50 m Planes ambientales Documento donde se refleja toda la planificación ambiental que la institución realiza de diferentes actividades anualmente. Sin copia Fechas extremas: Cantidad: 1 m. 5 años en la oficina y 5 años en la oficina y Sí. Conservar dos juegos (cuando existan) de los planos que demuestren los proyectos desarrollados para conservar el medio ambiente más importantes. Esta selección debe realizarla el Encargado del Archivo Central en conjunto con el jefe de la Oficina Productora. 3 Sí. Ya que evidencian las iniciativas desarrolladas por la institución para la protección del ambiente. 3 Según acuerdo tomado por la CNSED en la sesión de 10 de setiembre de 2003.

12 Acta CNSED Fotografías Imágenes de diferentes actividades que la coordinación realiza por ejemplo giras de reforestación, entre otros. 4 Sin copia Fechas extremas: Cantidad: 0,25 m. 5 años en la oficina y Sí. Conservar aquellas fotografías que evidencian las acciones que desarrolla la institución en pro del medio ambiente. La selección debe realizarla el encargado del Archivo Central en conjunto con el jefe de la Oficina Productora. SUBFONDO: 8. Unidad Estratégica de Negocios de Tecnologías de Información Funciones: desarrollar las tecnologías de la información de acuerdo con los requerimientos de JASEC, apoyar las funciones y toma de decisiones en todos los niveles de la organización, mediante las tecnologías de información más apropiadas. N Tipo / serie documental 8.1 Correspondencia Incluye información acerca del desarrollo de las tecnologías de la información y comunicación en la institución. y copia. y copia: Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Auditoria Interna,Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios, Coordinaciones, Sector Público, Sector Privado, Particulares e Internacionales 8.2 Informes trimestrales de labores : Gerencia General 8.3 Informes extraordinarios de labores 5 y copia : Gerencia General 8.4 Informes Anuales de labores : Gerencia General 8.5 Expedientes de Proyectos Información sobre los proyectos o consultarías desarrollados por empresas privadas o particulares para la institución o capacitaciones. : Ninguna Fechas extremas: Cantidad: 2 m. 8.6 Informes semestrales de contrataciones Datos del estado actual de las contrataciones que se realizan en la Unidad Estratégica y las coordinaciones que la integran. : Coordinación Contratar bienes y servicios Vigencia Administrativa Legal 3 años en la oficina y Valor científico cultural No* 2 4 Información ampliada por la señora Karen Brenes Masís en sesión de la CNSED N de 16 de febrero de En la tabla de plazos se indica que Soporte Técnico envía informe al Líder de la UEN y esta resume y redacta un informe al Gerente General.

13 Acta CNSED Expedientes de asuntos como deficiencias en sistemas de la institución, trabajos requeridos por unidades o adquisición de equipos de cómputo o capacitaciones en Tecnologías de Información. : Ninguna Fechas extremas: Cantidad: 2 años 8.8 Actas de recepción de trabajos y equipos Información sobre el visto bueno de los trabajos realizados y equipos recibidos por proveedores. : Ninguna 8.9 Informes de Modificaciones presupuestarias Documentación sobre los cambios realizados al presupuesto para costear contrataciones o adquirir equipos con montos mayores a los estipulados. : Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos. : Auditoria Interna y Coordinación Desarrollar recursos Humanos 8.10 Certificaciones de traspasos presupuestarios Información de la cesión de presupuesto que realiza una Coordinación o Unidad Estratégica a otra que lo requiera y sea justificado. : Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos 8.11 Requisiciones : Coordinación Administrar Materiales y Equipos 8.12 Presupuesto ordinario anual : Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos. También copia en: Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones 8.13 Plan anual operativo : Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos. Además existe copia en: Junta Directiva, Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones 8.14 Listas de remisión Lista de los documentos que entregan otras oficinas al archivo con una descripción de su contenido. : Coordinación Centro de Documentación 2 10 años No* 10 años No*

14 Acta CNSED Boletines mensuales : Coordinación Relaciones Públicas Corporativas Además existen copias en: Gerencia, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones SUBFONDO: 8.1 Coordinación Proyectos de Apoyo Funciones: desarrollar proyectos informáticos de acuerdo con las exigencias de JASEC. Esta coordinación centra su función en la investigación de nuevo software para ser aplicado en la institución. 6 N Tipo / serie documental Vigencia Valor científico cultural Correspondencia Contiene información sobre la gestión de proyectos de apoyo en el área de informática para las dependencias de la institución. y copia y copia: Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Auditoria Interna,Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios, Coordinaciones, Sector Público, Sector Privado, Particulares e Internacionales Proyectos de tecnologías de información Documentación de los Proyectos informáticos desarrollados por el equipo de trabajo de la UEN de Tecnologías de Información y por empresas privadas en calidad proveedores.. : Ninguna Fechas extremas: y electrónico Cantidad: 0,30 m Plan Anual Operativo : Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos Además existen copias en: Junta Directiva, Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones Requisiciones : Coordinación Administrar Materiales y Equipos Presupuesto ordinario anual : Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos. Además existe copia en: Junta Directiva, Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones. Administrativa Legal 1 6 Información suministrada por la señora Karen Brenes Masís, Encargada del de JASEC en sesión de la CNSED de 16 de febrero de 2012.

15 Acta CNSED Listas de remisión Lista de los documentos que entregan otras oficinas al archivo con una descripción de su contenido. : Coordinación Centro de Documentación Boletines mensuales : Coordinación Relaciones Públicas Corporativas Además existen copias en: Gerencia, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones Informes trimestrales de labores : Gerencia General Informes anuales de labores : Gerencia General Informes extraordinarios de labores y copia. : Gerencia General SUBFONDO: 8.2 Coordinación Proyectos Sustantivos Funciones: desarrollar proyectos informáticos de acuerdo con las exigencias de JASEC. Esta coordinación centra en la programación de nuevo software para ser aplicado en la institución. 7 N Tipo / serie documental Vigencia Valor científico cultural Correspondencia Contiene información de asuntos en relación a los proyectos informáticos requeridos por la institución y copia. y copia: Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Auditoria Interna,Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios, Coordinaciones, Sector Público, Sector Privado, Particulares e Internacionales Proyectos de tecnologías de información Documentación de los Proyectos informáticos desarrollados por el equipo de trabajo de la Coordinación o por empresas privadas en calidad proveedores.. : Ninguna Fechas extremas: y electrónico Requisiciones : Coordinación Administrar Materiales y Equipos Presupuesto ordinario anual : Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos. Además existe copia en: Junta Directiva, Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones Administrativa Legal 20 años No* 7 Información suministrada por la señora Karen Brenes Masís, Encargada del de JASEC en sesión de la CNSED de 16 de febrero de 2012.

16 Acta CNSED Plan Anual Operativo : Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos Además existen copias en: Junta Directiva, Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones Listas de remisión Lista de los documentos que entregan otras oficinas al archivo con una descripción de su contenido. : Coordinación Centro de Documentación Boletines mensuales : Coordinación Relaciones Públicas Corporativas Además existen copias en: Gerencia, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones Informes trimestrales de labores : Gerencia General Informes anuales de labores : Gerencia General Informes extraordinarios de labores y copia : Gerencia General SUBFONDO: 8.3 Coordinación Soporte Técnico Funciones: brindar soporte informático a los equipos y sistemas institucionales. N Tipo / serie documental Vigencia Valor científico cultural Correspondencia Contiene información sobre el soporte informático que brinda la Coordinación a equipos y sistemas institucionales. y copia. y copia: Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios, Coordinaciones, Sector Público, Sector Privado, Particulares e Internacionales Informes trimestrales de labores : Gerencia General Informes anuales de labores : Gerencia General Informes extraordinarios de labores y copia : Gerencia General Administrativa Legal

17 Acta CNSED Expedientes de anteproyectos Información de propuestas de proyectos y estudios para evaluar las mejores soluciones en cuanto a las actividades que realiza soporte técnico, esto para mejorar la parte informática de la Institución. : Gerencia General Fechas extremas: Cantidad: 0,5 m Manuales de utilización de equipo Informático como por ejemplo: computadoras, impresoras, fotocopiadoras y escáneres.. : Ninguna Licitaciones Abreviadas : Coordinación Contratar Bienes y Servicios Licencias de uso de equipos Datos de las licencias adquiridas. para el uso de aplicación informáticas y Sistemas Operativos. : Ninguna Fechas extremas: y electrónico Cantidad: 0,25 m Requisiciones : Coordinación Administrar Materiales y Equipos Presupuesto ordinario anual : Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos. Además existe copia en: Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones Plan Anual Operativo : Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos. Además existen copias en: Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones Listas de remisión Lista de los documentos que entregan otras oficinas al archivo con una descripción de su contenido. : Coordinación Centro de Documentación Informes semestrales de contrataciones Datos del estado actual de las contrataciones que se están realizando en la Unidad Estratégica : Coordinación Contratar Bienes y Servicios 10 años No* 20 años No* 10 años No*

18 Acta CNSED Boletines mensuales : Coordinación Relaciones Públicas Corporativas Además existen copias en: Gerencia, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones SUBFONDO: 8.4 Coordinación Centro de Documentación Funciones: dirigir de forma integral la administración y operación del y la Biblioteca; contar con locales adecuados para el resguardo del acervo documental; reunir, conservar, clasificar, ar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación de los Archivos de Gestión,, Centro de Documentación y Biblioteca; entre otros. N Tipo / serie documental Vigencia Valor científico cultural Correspondencia 8 Información con relación a la administración y operación del Institucional y la Biblioteca. y copia. y copia en: Junta Directiva, Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios, Coordinaciones, Sector Público, Privado, Particulares e Internacionales Inventarios de libros Control de la existencia de los libros disponibles en la biblioteca Listas de remisión Lista de los documentos que entregan otras oficinas al archivo con una descripción de su contenido.. : Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones. Unidad Ejecutora Boletas de préstamos de documentos : funcionario solicitante Informes anuales de labores archivísticas Informe presentado al Archivo Nacional sobre el proceder del durante el año. : Dirección General del Archivo Nacional Requisiciones : Coordinación Administrar Materiales y Equipos Administrativa Legal 5 años en la oficina y Permanente en la oficina No* No* 10 años No* 8 De acuerdo con lo manifestado por la señora Karen Brenes Masís, Encargada del de JASEC, en sesión de la CNSED N de 16 de febrero de 2012, las actas del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) de la institución se encuentran dentro de la correspondencia.

19 Acta CNSED Presupuesto ordinario anual : Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos. Además existe copia en: Junta Directiva, Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones Plan Anual Operativo : Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos Además existen copias en: Junta Directiva, Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones Boletines mensuales : Coordinación Relaciones Públicas Corporativas Además existen copias en: Gerencia, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones Informes trimestrales de labores : Gerencia General Informes anuales de labores : Gerencia General Informes extraordinarios de labores y copia : Gerencia General Estudios Técnicos Información técnica aportada por los consultores de los proyectos de ampliación del sistema hidroeléctrico : Subgerencia SUBFONDO: 9. Unidad Estratégica de Negocios de Distribución Funciones: planificar, operar y mantener el sistema eléctrico de JASEC, para garantizar la entrega de energía eléctrica a los clientes de la mejor calidad y continuidad posible de acuerdo con la normativa existente. N Tipo / serie documental 9.1 Correspondencia sobre asuntos relativos a la planificación de la distribución de energía eléctrica y su mantenimiento y copia. y copia: Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios, Coordinaciones, Sector Público, Sector Privado, Particulares e Internacionales 9.2 Informes trimestrales de labores : Gerencia General Vigencia Administrativa Legal 5 años en la oficina y luego Valor científico cultural No* 1

20 Acta CNSED Informes anuales de labores : Gerencia General 9.4 Informes extraordinarios de labores : Gerencia General 9.5 Informes extraordinarios sobre suspensiones no programadas. Información sobre la justificación de la suspensión del servicio eléctrico de manera no programada.. : Gerencia General y Coordinación Planificar y Desarrollar el Sistema de distribución Eléctrica 9.6 Informes extraordinarios sobre daños a la Red. Información solicitada sobre casos relativos a daños a la red del sistema eléctrico para ser investigados. : Gerencia General 9.7 Circulares Notificaciones sobre la justificación de paros programados del servicio eléctrico : Coordinación Relaciones Públicas Corporativas 9.8 Reportes de tiempo extraordinario : Coordinación Desarrollar Recursos Humanos Expedientes de Asuntos Contiene el detalle de contrataciones de empresas privadas para realizar obras de mantenimiento o distribución, cambios de luminarias, instalación de posteria.. : Ninguna Fechas extremas: Cantidad: 1 m Requisiciones del Banco Centroamericano de Integración Económica (BCIE) Solicitudes de retiros de materiales o suministros en custodia del Almacén por parte de alguna Unidad Estratégica o una coordinación en el Almacén del fideicomiso BCIE. : Almacén BCIE 9.11 Expedientes de quejas de particulares Expediente sobre casos tramitados ante el Líder de la UEN para ser analizados y en espera de su decisión por trabajos mal realizados por cuadrillas o daños en propiedades.. : Ninguna 10 años No* 10 años No* 9 Información suministrada por la señora Karen Brenes Masís, Encargada del de JASEC, en sesión de la CNSED N de 16 de febrero de 2012, ya que en la tabla de plazos se consignó por error lo siguiente: : Coordinación Desarrollar Recursos Humanos.

21 Acta CNSED Informes mensuales de generación de 10 años No* electricidad Contiene el detalle de la electricidad generada por el sistema hidroeléctrico Birrís y las subestaciones de máquinas Coordinación Gestionar Tarifas. Además copia en :Coordinación Desarrollar Generación Fechas extremas: Cantidad: 1 m Solicitudes de Estudios Técnicos 10 años No* Solicitudes de algunos clientes para realizarles distintos estudios de factibilidad de instalación de servicios nuevos u otras obras.. : Coordinación Atender al Cliente Requisiciones : Coordinación Administrar Materiales y Equipos 9.15 Presupuesto ordinario anual : Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos. Además existe copia en: Junta Directiva, Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones 9.16 Plan Anual Operativo : Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos Además existen copias en: Junta Directiva, Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones Listas de remisión Lista de los documentos que entregan otras oficinas al archivo con una descripción de su contenido. : Coordinación Centro de Documentación 9.18 Boletines mensuales : Coordinación Relaciones Públicas Corporativas Además existen copias en: Gerencia, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones SUBFONDO: 9.1 Coordinación Planificación y Desarrollo del Sistema Eléctrico Funciones: gestionar la distribución de la red de acuerdo a la demanda de los abonados; suministrar a los clientes de la red de transmisión y distribución de JASEC disponibilidad de acceso, con el fin de que satisfaga los requerimientos de demanda y consumo de energía eléctrica a los distintos tipos de clientes.

22 Acta CNSED N Tipo / serie documental Correspondencia sobre asuntos relativos a gestionar la distribución de la red del sistema eléctrico y copia y copia: Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal,, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios, Coordinaciones, Sector Público, Sector Privado, Particulares e Internacionales Expedientes de trabajos de campo Documentación sobre las órdenes giradas para realizar obras de desarrollo del sistema eléctrico en los cantones abastecidos por la JASEC en la Provincia de Cartago, instalación de postería y transformadores en vías y electrificación en zonas sin servicio o instalaciones de bancos de transformadores a solicitudes de abonados. : Ninguna Fechas extremas: Cantidad: 1 m Licitaciones Abreviadas : Coordinación Contratar Bienes y Servicios Protocolos para maniobras de campo Información del protocolo para las maniobras de campo de los trabajadores para la prevención de riesgos o accidentes. : Unidad de Salud Ocupacional Informes extraordinarios sobre suspensiones no programadas Información sobre la justificación de la suspensión del servicio eléctrico de manera no programada. : Gerencia General Además hay copia en la Unidad Estratégica de Negocios de Distribución Expedientes de alumbrado público Documentación sobre las obras de alumbrado desarrolladas por la Coordinación en las zonas abastecidas por la Institución. 10. : Ninguna Fechas extremas: Cantidad: 0,75 m. Vigencia Valor científico cultural Administrativa Legal 2 25 años Sí. Conservar los expedientes más relevantes y que reflejan las obras de bienestar social realizadas por la institución. 10 De acuerdo con lo manifestado por la señora Karen Brenes Masís, Encargada del de JASEC, en sesión de la CNSED N de 16 de febrero de 2012, en este tipo de expedientes se puede ver el aporte que la JASEC brinda a las comunidades donde presta sus servicios, pues realiza obras gratuitas, en pro del bienestar social.

23 Acta CNSED Presupuestos de obras Contiene los análisis realizados sobre los costos de las posibles obras de distribución a desarrollar o para trabajos de clientes. Fechas extremas: Cantidad: 1,5 m Planos de diseños de obras Datos del diseño de las obras de distribución desarrolladas o en proceso : Ninguna Fechas extremas: Cantidad: 1 m Fotografías Imágenes relativas a zonas donde se requiere la presencia de líneas de distribución eléctrica o alumbrado público. : Ninguna Fechas extremas: Soporte: electrónico Cantidad: no se indica Requisiciones : Coordinación Administrar Materiales y Equipos Presupuesto ordinario anual : Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos. Además existe copia en: Junta Directiva, Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones Plan Anual Operativo : Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos. Además existen copias en: Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones Listas de remisión Lista de los documentos que entregan otras oficinas al archivo con una descripción de su contenido. : Coordinación Centro de Documentación Licitaciones por registro : Coordinación Contratar Bienes y Servicios Fechas extremas: años en la oficina y 5 años en la oficina y Sí. Conservar dos juegos (si existen) de planos representativos de las obras de distribución. La selección debe realizarla el encargado del en conjunto con el jefe de la oficina productora. 11 Sí. Conservar aquellas que evidencian las funciones sustantivas de la unidad. La selección debe realizarla el encargado del en conjunto con el jefe de la oficina productora. 11 Según acuerdo tomado por la CNSED en la sesión de 10 de setiembre de 2003.

24 Acta CNSED Boletas de préstamo de activos : Coordinación Administrar Materiales y Equipos Boletines mensuales : Coordinación Relaciones Públicas Corporativas Además existen copias en: Gerencia, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones Informes trimestrales de labores : Gerencia General Informes anuales de labores : Gerencia General Informes extraordinarios de labores : Gerencia General SUBFONDO: 9.2 Coordinación Mantenimiento del Sistema de Distribución Eléctrica Funciones: brindar mantenimiento preventivo y correctivo a toda la infraestructura de distribución eléctrica; suministrar a los clientes internos y externos de la red de transmisión y distribución de JASEC, un acceso confiable, tal que satisfaga los requerimientos en los distintos usos del servicio eléctrico. N Tipo / serie documental Vigencia Valor científico cultural Correspondencia sobre asuntos relativos al mantenimiento preventivo y correctivo del sistema de distribución eléctrica y copia y copia: : Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal,, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios, Coordinaciones, Sector Público, Sector Privado, Particulares e Internacionales Expedientes de trabajos de campo Descripción de trabajos específicos realizados en las zonas abastecidas por JASEC.. : Ninguna Requisiciones : Coordinación Administrar Materiales y Equipos Licitaciones Abreviadas : Coordinación Contratar Bienes y Servicios Reporte semanal de tareas. : Ninguna Reporte de mantenimiento por averías Reporte de averías a las que urge darle atención.. : Ninguna Protocolos de suspensión de corriente Información de los casos en que se suspende la corriente eléctrica. : Unidad de Salud Ocupacional Administrativa Legal

25 Acta CNSED Presupuesto ordinario anual : Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos. Además existe copia en: Junta Directiva, Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones Plan Anual Operativo : Coordinación Presupuestar y Controlar Recursos Además existen copias en: Junta Directiva, Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones Boletas de préstamo de activos : Coordinación Administrar Materiales y Equipos Listas de remisión Lista de los documentos que entregan otras oficinas al archivo con una descripción de su contenido. : Coordinación Centro de Documentación Informes trimestrales de labores : Gerencia General Informes anuales de labores : Gerencia General Informes extraordinarios de labores : Gerencia General Boletines mensuales : Coordinación Relaciones Públicas Corporativas Además existen copias en: Gerencia, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios y Coordinaciones SUBFONDO: 10. Unidad Estratégica de Negocios de Producción Funciones: administrar los procesos que brindan mantenimiento al sistema de producción de energía eléctrica y producir energía en una forma competitiva, eficiente y sostenible por medio de los recursos energéticos disponibles. N Tipo / serie documental Vigencia Valor científico cultural 10.1 Correspondencia Contiene información de los procesos técnicos y administrativos de producción de energía eléctrica para las zonas abastecidas por la JASEC. y copia. y copia en: Junta Directiva, Gerencia General, Subgerencia, Auditoria Interna, Unidad de Apoyo Legal, Unidad de Salud Ocupacional, Unidades Estratégicas de Negocios, Coordinaciones, Sector Público, Sector Privado, Particulares e Internacionales Administrativa Legal 5 años en la oficina y luego No*