PI-AD Objetivo.

Transcripción

1 0Procedimiento Servicios de de Elaborado por: Encargado de Control de Documentos Fecha: Fecha: Aprobado por: de Firmado y almacenado en Coordinación del SGI Firmas Firmado y almacenado en Coordinación del SGI Firma 1.- Objetivo. Asegurar que todos los servicios de de Eléctrica solicitados por los Clientes, se realicen conforme a sus requerimientos y en los plazos determinados, con seguridad para todos los participantes y con respeto y cuidado al medio ambiente. 2.- Aplicación. En toda la Organización. 3.- Referencias. PI-GE-002 Generación y Control de Documentos. PI-AF-001 Solicitud, Compra, Recepción y Entrega de Equipos y Materiales. PI-AF-015 Facturación y Cobranzas. PI-DN-001 Elaboración de cotización/presupuesto PI-DN-002 Elaboración y/o Revisión de Contratos. PI-DN-007 Generación, Control y cierre de Centros de Costo. 4.- Definiciones Abreviaturas. JDD: de. GFc: Gerente de Finanzas Corporativo. JDSA: de Soporte Administrativo JDS: de Servicios Especializados. JDMO : de JDID: de. Página 1 de 5

2 4.2 Términos. Plan de : Documento que define las actividades en cada equipo o instalación a mantener y los recursos necesarios para desarrollar el servicio requerido. Programa de : Documento donde se definen los equipos a intervenir y la oportunidad o fecha para realizar el servicio requerido. 5.- Método o Descripción del Proceso. 5.1 Administración y Planificación del Servicio. Los criterios, obligaciones y responsabilidades relativos al mantenimiento de las instalaciones eléctricas de los Clientes en el de, están contenidos en los contratos o convenios respectivos. Recibiendo la Orden de Proceder o el Contrato o Convenio correspondiente, el JDSA envía toda la documentación al JDD quien la analiza y define la de Servicio que ejecutará el mantenimiento: la de ó de de para que proceda consecuentemente. El de la de Servicio designado, toma conocimiento del Contrato suscrito con el cliente, los diferentes requerimientos establecidos: Técnicos, de Seguridad, Ambientales y Administrativos y las distintas actividades que debe desarrollar, preventivas, correctivas y atención de fallas, en función del Plan y Programa de solicitado, y otros criterios especificados en las Bases del Contrato mencionado. Con estos antecedentes planifica y define los recursos necesarios, económicos, personal (propio o de terceros, internos o externos), equipos y herramientas, materiales, instrumentación, transporte, etc., para las diferentes actividades ya indicadas. El volumen y características de ellos, podrá variar en función de los lugares y oportunidades de las intervenciones. 5.2 Ejecución Preventivo. El JDMO o el JDID proceden a la ejecución del Servicio de Preventivo, de acuerdo a lo coordinado con el Cliente y conforme al Plan y Programa establecido. Posteriormente, emite y le envía un Informe Técnico relativo a la intervención, según lo establezca el Contrato o Convenio respectivo. Además, le propone s Correctivos o mejoras mediante Informes Especiales, los que el Cliente debe aprobar para proceder a su ejecución. La facturación de este Servicio la realiza la JDSA según lo estipulado en el Contrato o Convenio respectivo, o a solicitud expresa del JDD o JDS. Página 2 de 5

3 5.3 Ejecución de Correctivo. Si el Cliente acepta las propuestas de Correctivo o de mejoras, o bien, detecta la necesidad de realizar un servicio extraordinario de mantenimiento, solicita un presupuesto para realizarlo al JU designado. Este mantiene informado al JDD de la necesidad planteada. El JDMO prepara el presupuesto si se trata de una actividad normal sobre la cual se pueden aplicar valores preacordados de diversas actividades, las que están incluidas en los Contratos o Convenios ya mencionados. Este presupuesto, con una numeración asignada por ADN, se entrega al JDD para su envío al Cliente con copia al JDSA. Si los trabajos solicitados son especiales, no convencionales, de mayor envergadura, se manejan como Servicios Especiales (PI-IC-02) o como un servicio mayor para lo cual se procede conforme lo establece el Procedimiento (PI-DN-001), Elaboración de Cotización/Presupuesto. El Cliente procede a la evaluación del presupuesto. Si lo aprueba, solicita la ejecución del servicio. El JDSA le asigna el Centro de Costos respectivo. El JDS definido, programa su ejecución, considerando los recursos necesarios y procede a realizarlo. Al término, emite un Informe Técnico, que incluye Protocolos y documentos complementarios, sobre la intervención y el Estado de Pago respectivo, los que entrega al JDD para aprobación y envío al Cliente. Si éste lo acepta, se informa a la JDSA para que gestione la Factura correspondiente. 5.4 Ejecución de Contra Fallas. El Cliente solicita directamente al JDS ejecutante de los servicios una atención urgente de emergencia por falla e indica detalles del suceso. El JDS a cargo informa al JDD para que tome conocimiento de lo ocurrido y también al JDSA para la apertura de un Centro de Costos. Luego procede a planificar, programar y ejecutarlos servicios requeridos. Una vez ejecutados los trabajos y restablecido el normal funcionamiento de las instalaciones, el JDS respectivo redacta un Informe, y elabora el presupuesto por trabajos realizados. Una vez aprobado por el Cliente, se entregan los antecedentes a la JDSA para gestionar la facturación correspondiente Análisis de Resultados. Una vez al año, al cierre, o cada vez que el GG o el JDD lo soliciten, el JDS realizará un Análisis de los Resultados de las actividades de mantenimiento comprometidas, para el estudio y definiciones pertinentes. Página 3 de 5

4 6.- Responsabilidades y Obligaciones..- Define al JDS que se hace cargo del desarrollo del Servicio de contratado, convenido o solicitado. Aprueba presupuestos, Informes y Estados de Pagos enviados al Cliente. Puede delegar las responsabilidades que defina por escrito en el JDS designado. de Soporte Administrativo: Envía toda la documentación asociada al Contrato, Convenio o solicitud de servicios al JDD, para su posterior entrega al JDS que defina. Se responsabiliza de la generación, control y cierre de los centros de costos respectivos. Gerente de Finanzas Corporativo: Gestiona la entrega los recursos económicos y de materiales, necesarios para la ejecución del servicio y realiza las facturaciones correspondientes por intermedio de la JDSA. : Planifica, programa y ejecuta los Servicios de solicitados en distribución eléctrica. Emite Informes y Estados de Pago, y documentación complementaria si fuere necesario, referente a diagnóstico, y propuestas de mejora o reparaciones correctivas de las instalaciones del Cliente. : Planifica, programa y ejecuta los Servicios de en los sistemas de iluminación solicitados por terceros. Emite Informes y Estados de Pago y además, si fuere necesario, documentación referente al diagnóstico, y propuestas de mejora o reparaciones correctivas realizándose las instalaciones de estos Clientes. 7.- Anexos. No aplica 8.- Registros. Código e Identificación Ordenamiento Acceso Archivo Almacenamiento Disposición Responsable RG-AD S Servicios de Redes de Santiago - de - -Oficina y de RG-AD T Servicios de Redes de Talca - de - -Oficina y de Página 4 de 5

5 Código e Identificación Ordenamiento Acceso Archivo Almacenamiento Disposición Responsable RG-AD-009 Instalaciones de - de -. RG-AD S Servicios Especiales de Santiago - de y -. RG-AD T Servicios Especiales de Talca - de y Bitácora de Actualizaciones. Número Motivo Fecha 00 Creación del documento a) Revisión general del documento. b) Se elimina ítem 9 Diagrama de Procesos c) Se ponen al día los documentos de la Referencia d) Se cambia ítem 3 Referencias decía: - PI-GE-001 Emisión, Revisión y Modificación de Documentos (Este documento fue fundido con el PI-GE-002 y ahora se llama: PI-GE-002 Generación y Control de Documentos). e) Se modifica pie de página del documento. 02 a) Se modifica los términos Unidades y Áreas a s. b) Se realiza una revisión general del documento Página 5 de 5