Procedimiento Revisión Gerencial

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1 PROCEDIMIENTO GERENCIAL IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI.GE POR DEFINIR 1 de 6 Elaborado por: Coordinador SGI Procedimiento Revisión Gerencial Fecha: Fecha: Aprobado por: Sub Gerente de Seguridad, Salud Laboral y Medio Ambiente Firmado y almacenado en Coordinación del SGI Firma Firmado y almacenado en Coordinación del SGI Firma 1.- Objetivo. Establecer la forma en que el Gerente General de la Organización revisará y evaluará el funcionamiento del Sistema de Gestión lntegrado, asegurando así el mejoramiento continuo y efectividad del Sistema. 2.- Aplicación. En toda la Organización. 3.- Definiciones. 3.1 Abreviaturas. SGI: Sistema de Gestión Integrado. 3.2 Términos. Organización: Compañía, corporación, firma, empresa, autoridad o institución, o parte o combinación de estas, sean colectivas o no, públicas o privadas, que tienen sus propias funciones y administración. 1 de 6 PROCEDIMIENTO GERENCIAL

2 PROCEDIMIENTO GERENCIAL IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI.GE POR DEFINIR 2 de Método o Descripción del Proceso. 4.1 Información para Revisión. Las principales fuentes de información para planificar y determinar el alcance de la Revisión Gerencial, están dadas por: - Resultados de Auditorías. - Respuestas del Cliente a las Encuestas y Comentarios. - Funcionamiento de Procesos. - Servicios No Conformes. - Acciones Correctivas y Preventivas. - Revisiones Gerenciales Anteriores. - Sugerencias de Cambios al SGI. Dicha información es procesada y entregada por el Coordinador del SGI. 4.2 Ejecución. Las revisiones del SGl se desarrollan mediante reuniones del Gerente General con la participación del Comité de Gestión, siendo sus contenidos debidamente registrados en las Actas de dichas reuniones (Registro RG-CG-001). En estas reuniones se efectúa una revisión de los componentes del SGI para asegurar su continua conveniencia, adecuación y efectividad. Lo anterior no implica, en ningún caso, que las sugerencias por eventuales modificaciones sólo se generen a partir de las reuniones del Comité de Gestión. Estos cambios se pueden realizar en el momento en que las necesidades se detecten. Las Revisiones Gerenciales se realizarán de forma obligatoria una vez cada año. Además, cada vez que se considere necesario. Un formato propuesto para el desarrollo de la revisión está incluido en el anexo adjunto. 2 de 6 PROCEDIMIENTO GERENCIAL

3 PROCEDIMIENTO GERENCIAL IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI.GE POR DEFINIR 3 de Responsabilidades y Obligaciones. Gerente General: Analizar la información presentada, asesorado por el Comité de Gestión, y definir y dar a conocer los lineamientos generales del SGI para el período próximo. Coordinador SGI: Actualiza los elementos del Sistema de Gestión Integrado y prepara antecedentes para darlos a conocer a la Gerencia General y al Comité de Gestión. Comité de Gestión: Revisar y evaluar el funcionamiento del Sistema de Gestión Integrado en las diferentes Subgerencias. Asesorar al Gerente General en su análisis. 6.- Anexos. No aplica. 7.- Registros. Código e Identificación RG-CG-001 Acta Revisión Gerencial Ordenamiento Acceso Archivo Almacenamiento Disposición Responsable Por Fecha GG SG JU Oficina Encargado Control de Documentos del SGI - Digital y/o Físico, mantener por 1 año Archivar Coordinador SGI 8.- Bitácora de Actualizaciones. Nº Motivo Fecha 00 Creación del documento a) Revisión general del documento. b) Se modifica pie de página del documento. 01 c) Se cambia ítem 3 Referencias decía: - PI-GE-001 Emisión, Revisión y Modificación de Documentos (Este documento fue fundido con el PI-GE-002 y ahora se llama: PI-GE-002 Generación y Control de Documentos) d) Se elimina ítem 9 Diagrama de Procesos Se actualiza documento por modificaciones en la Organización. Puntos 5, 6 y a) Se modifica los términos Unidades y Áreas a Departamentos. b) Se realiza una revisión general del documento Revisión y Actualización del Documento 09/07/ Revisión del Documento Revisión general del documento Se modifica palabra PRyMA por Sub Gerencia de seguridad, Salud laboral y Medio Ambiente de 6 PROCEDIMIENTO GERENCIAL

4 PROCEDIMIENTO GERENCIAL IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI.GE POR DEFINIR 4 de 6 Anexo 1 Minuta de Reunión Gerencial IM-CG-001 Fecha Período Elaborada por Información para : La correspondiente a la reunión. : Desde que mes a que mes se revisa. (Por lo general es cada seis meses o anual). : Coordinador SGI : Gerente General Análisis de la Política del SGI Analizar si aplica a las características de la organización, la política. Resultados de las Auditorías Incluir las conclusiones de las auditorías, indicando las áreas o procesos que salieron mejor y peor evaluadas, o si hay no conformidades graves. Respuestas del Cliente Incluir las sugerencias o comentarios de las encuestas hechas al Cliente, o los reclamos que él puede haber realizado. Funcionamiento de los Procesos Indicar como han funcionado a lo largo del año los diversos procesos. Que servicios son los más vendidos y los menos. 4 de 6 PROCEDIMIENTO GERENCIAL

5 PROCEDIMIENTO GERENCIAL IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI.GE POR DEFINIR 5 de 6 Acciones Correctivas y Preventivas Indicar las principales acciones desarrolladas y si se han realizado todas las acciones que fueron establecidas en las auditorias previas. Verificaciones del Cumplimiento Legal Indicar los requisitos legales que no se cumplen y las acciones tomadas al respecto, indicando los planes de acción desarrollados. Comunicaciones con Partes Interesadas Indicar las principales comunicaciones con las autoridades, clientes o comunidad del período y que cambios o disposiciones se tomaron a partir de ellas. Desempeño Ambiental Indicar como ha estado el desempeño ambiental global de la organización, si existen multas, partes o los avances en la gestión conseguidos en el período. Cumplimiento de los Objetivos y Metas Indicar el grado de cumplimiento y las razones fundamentales del mismo. Cambios en Requisitos Legales Indicar si en el período existen nuevos requisitos legales incorporados o si existe información de algunos que estén por aprobarse en el congreso. Revisiones Gerenciales anteriores Informar sobre el grado de cumplimiento de la Revisión Gerencial anterior, indicando lo que fue establecido y lo que fue y no fue realizado. En este caso de la primera Revisión, se 5 de 6 PROCEDIMIENTO GERENCIAL

6 PROCEDIMIENTO GERENCIAL IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI.GE POR DEFINIR 6 de 6 coloca no aplica, porque es la primera que se hace. Sugerencias de Cambios al SGI Indicar lo que se cree que sería bueno cambiar. RESULTADOS DE LA Acciones sobre el SGI y Procesos Dejar consignado lo que el Gerente General propone para mejorar del SGI y los Procesos de la Empresa. Generalmente para la primera revisión es seguir como hasta ese momento para asimilar la implementación. Acciones sobre el Servicio Indicar lo que se hará para mejorar el servicio al cliente, considerando lo que se respondió en la encuesta de satisfacción. Necesidades de Recursos Indicar lo que se decide contratar y/o adquirir para mejorar nuestros servicios entregados. 6 de 6 PROCEDIMIENTO GERENCIAL