POLÍTICA SOBRE LA PROTECCIÓN A LA PRIVACIDAD DEL ESTUDIANTE (LEY FERPA & FTC)

Transcripción

1 POLÍTICA SOBRE LA PROTECCIÓN A LA PRIVACIDAD DEL ESTUDIANTE (LEY FERPA & FTC) Clumbia Central University (CCU), en cnfrmidad cn el Family Educatinal Rights and Privacy Act (FERPA) y de la Reglamentación del Federal Trade Cmmissin adpta la siguiente plítica de privacidad para ls expedientes estudiantiles activs. En CCU valrams el tenerte cm un de nuestrs estudiantes. Debid a ell es que respetams tu derech a la intimidad. A cntinuación ns place detallarte aquellas prácticas nuestras sbre el us y manej de la infrmación persnal que cmpartes cn nstrs y tus derechs sbre ella. Anualmente, según sea necesari según l requiera la ley la reglamentación, te ntificarems sbre nuestra Plítica de sbre la prtección a la privacidad del estudiante (Ley FERPA & FTC). La plítica le permite a ls estudiantes inspeccinar sus expedientes educativs, limita la divulgación a tras persnas de infrmación persnal de ls expedientes educativs, sin previ cnsentimient escrit del estudiante. Le prvee al estudiante la prtunidad para slicitar que se crrijan ls expedientes educativs dnde sea aprpiad. Definicines Estudiante se refiere a una persna que está asistiend ha asistid a CCU. Est excluye a slicitantes que n fuern matriculads en la universidad. Expediente educativ incluye aquells expedientes que puedan cntener infrmación relacinada directamente cn el estudiante y que sn utilizads cm expedientes de trabaj pr la universidad. Ls siguientes n sn expedientes educativs: Expedientes acerca del estudiante hechs pr prfesres y administradres para su prpi us y n mstrad a trs (incluye ls expedientes disciplinaris). Expedientes de emple, except dnde un estudiante actualmente matriculad es emplead cm resultad de su estatus cm estudiante. (ej. Estudi y trabaj estudiante practicante). Expedientes relacinads a las actividades de la persna, cuand ésta ya n es un estudiante de la universidad. Es plítica de la universidad permitir a ls estudiantes inspeccinar sus expedientes educativs. 1

2 Cóm y qué infrmación recpilams? CCU recpila la siguiente infrmación de varias fuentes a saber: A través de slicitudes de admisión, leads u trs frmularis Pr referids de cncids Cartas de recmendación, referencias y tras La Oficina del Cllege Bard El prgres académic del estudiante El cmprtamient del estudiante en la universidad La cndición ecnómica, la de sus padres, prvista a través de slicitudes de ayuda ecnómica. Csts de estudi, transaccines financieras cm balances de cuenta, histrial de pag, nóminas, ayudas ecnómicas. Del emple que btiene durante después de estar estudiand cn nstrs Cn quién se cmparte la infrmación? Slamente se cmparte la infrmación antes mencinada cn aquellas persnas relacinadas a la universidad que tienen derech y/ necesidad de cncerla. CCU n cmparte la infrmación persnal cn tercers, except aquells permitids pr ley, especialmente pr la Ley FERPA. Ls tercers sn, persnas, cmpañías u rganizacines que n frman parte de nuestra universidad. Medidas de seguridad implementadas para asegurar la prtección de la infrmación. CCU limita el acces de tu infrmación slamente a aquells empleads que la necesitan para llevar a cab sus funcines legítimas, a quienes necesitan acces a ella para cumplir cn reglaments federales y lcales de la industria educativa. Nuestrs empleads han sid debidamente instruids para n vilar ls derechs de privacidad de nuestrs estudiantes. Mantenems, además, las medidas de seguridad físicas y electrónicas necesarias para salvaguardar la cnfidencialidad de la infrmación, según l requiere la ley y esta plítica. Derech de acces Td estudiante tiene el derech de accesar su expediente educativ, except ls expedientes que cntengan infrmación financiera de sus padres y cartas de recmendación cnfidenciales recibidas antes del 1 de ener de

3 Renuncia al derech Un estudiante puede renunciar a su derech de acces a las recmendacines cnfidenciales en tres áreas: admisines a cualquier institución educativa, clcación en emple y recib de hnres y recncimients. La universidad n requerirá dicha renuncia al derech cm una cndición para admisión para recibir algún servici benefici que nrmalmente se les prvee a ls estudiantes. Si el estudiante escge renunciar a su derech de acces, se le ntificará, cuand así l requiera, ls nmbres de tdas las persnas que hacen las recmendacines cnfidenciales. Tales recmendacines serán usadas slamente para el prpósit para el cual fuern dadas específicamente. Una renuncia al derech puede ser revcada pr escrit en cualquier mment y la revcación aplicará a tdas las recmendacines subsiguientes. Prcedimient a seguir Ls pedids para acces, especificand el expediente a ser inspeccinad, deben ser hechs pr escrit al Registradr. La universidad mstrará únicamente el expediente específic slicitad. La universidad cumplirá cn el pedid dentr de un períd de tiemp raznable, a l máxim dentr de 45 días de haber recibid la slicitud. En un cas usual, se harán arregls para que el estudiante lea su expediente en presencia de un emplead de la universidad. Un estudiante también puede btener cpias de su expediente mediante el pag de ls csts de reprducción. Sin embarg, la universidad n prveerá cpias de ls transcripts ficiales recibids de tras institucines escuelas. Es parte de esta plítica limitar la divulgación de la infrmación persnalmente identificable de ls expedientes educativs sin el cnsentimient del estudiante. Infrmación de directri Ls siguientes elements de infrmación credencial han sid designads infrmación de directri: Nmbre Dirección Númers de teléfns Dirección de Prgrama de estudis Númer de estudiante Tip de estudiante Carga académica Participación en actividades ficialmente recncidas y deprtivas Fechas de participación en la universidad Grads y recncimients cnferids Institucines educativas asistidas anterirmente 3

4 CCU le dará anualmente una ntificación pública a ls estudiantes de las categrías de infrmación y permitirá un períd de tiemp raznable después de dicha ntificación para que el estudiante le infrme a la universidad que esta infrmación n debe ser usada cm infrmación de directri en su cas. La Infrmación de directri puede aparecer en dcuments públics y puede ser divulgada sin el cnsentimient del estudiante, a mens que el estudiante bjete; según se prvee en el párraf anterir. N se requiere cnsentimient previ N se requerirá cnsentimient previ del estudiante para divulgar ls expedientes educativs a las siguientes persnas entidades: 1. A ficiales de la universidad que se haya determinad que tienen un interés educativ legítim. - Oficiales de la universidad, incluye persnal dcente y administrativ, quienes están pueden estar en psición de usar la infrmación cm apy para un bjetiv educativ legítim. - Interés educativ legítim incluye aquells intereses directamente relacinads al ambiente académic. 2. Oficiales de tras institucines en las cuales el estudiante tiene interés en matricularse está matriculad. Según sea requerid, y a su prpi cst, al estudiante se le prveerá cn una cpia de ls expedientes que han sid transferids. 3. Representantes autrizads del Cntralr General de ls EE.UU., el Secretari de Educación Federal, el Cmisinad de Educación de ls EE.UU., el Secretari Asistente de Educación de EE.UU. y autridades educativas estatales, per slamente en cnexión cn auditrías evaluacines de prgramas educativs federalmente apyads en cumplimient cn ls requisits federales referente a ests prgramas. Ests ficiales prtegerán la infrmación recibida de manera que n se permita la identificación persnal de ls estudiantes pr persnas ajenas y la infrmación deberá ser destruida cuand n se necesite para ls prpósits antes mencinads. 4. En cnexión cn una aplicación del estudiante para recib de ayuda ecnómica, per sól hasta dnde sea necesari para prpósits tales, cm: determinar elegibilidad, cantidad, cndicines y pner en vigr ls términs y cndicines de las ayudas. 4

5 5. Oficiales estatales para ls cuales se requiere que se reprte dicha infrmación pr una ley que haya sid adptada antes del 19 de nviembre de Organizacines que cnduzcan estudis educacinales cn el prpósit de desarrllar, validar administrar exámenes predictivs, administrar prgramas de ayuda ecnómica para ls estudiantes y mejrar la educación. Ls estudis deberán ser cnducids de manera tal que n permitan la identificación persnal de ls estudiantes pr persnas ajenas a la rganización y la infrmación deberá ser destruida cuand ya n se necesite para ests prpósits. 7. Organizacines acreditadras para prpósits relacinads cn sus funcines. 8. A ls padres de ls estudiantes que sn dependientes. 9. A las partes aprpiadas en cnexión cn una emergencia, dnde el cncimient de la infrmación es necesari para prteger la salud seguridad de un estudiante u trs individus. 10. En respuesta a una rden de crte subpena. La universidad hará esfuerzs raznables para ntificar al estudiante antes de cumplir cn dicha rden. Se requiere cnsentimient previ En tds ls trs cass, la universidad n divulgará infrmación persnalmente identificable mantenida en ls expedientes educativs permitir el acces a ess expedientes sin el cnsentimient previ del estudiante. A mens que dicha divulgación sea para el estudiante mism, el cnsentimient debe ser pr escrit, firmad y fechad y debe especificar el expediente infrmación a ser divulgads y la identidad de quién recibirá la infrmación expediente. Una cpia del expediente infrmación divulgada será entregada al estudiante, si éste así l requiere, a su prpi cst. Divulgación de ls expedientes La universidad mantendrá en ls expedientes de ls estudiantes un registr de cada pedid y cada divulgación, except divulgacines hechas al mism estudiante, divulgacines hechas pr pedid escrit del mism estudiante, divulgacines al persnal administrativ dcente de la universidad divulgacines del directri de infrmación. El registr de divulgación puede ser inspeccinad pr el estudiante, el ficial custdi de ls expedientes (registradr persna designada pr éste), tras universidades u ficiales gubernamentales. 5

6 Pedid para enmendar ls expedientes Un estudiante que crea que la infrmación cntenida en su expediente educativ está incrrecta, equivcada en vilación de la privacidad y trs derechs puede smeter un pedid pr escrit al Registradr de la universidad, especificand el(ls) dcument(s) que se están bjetand y las bases para dicha querella. Dentr de un períd de diez días labrales a partir de la fecha de recib del pedid, la universidad decidirá si enmienda ls expedientes de acuerd al pedid. Si la decisión es rechazar la enmienda, al estudiante se le ntificará y se le avisará acerca de su derech a una audiencia. Derech a una audiencia A pedid del estudiante, la universidad prveerá una prtunidad a una audiencia para retar el cntenid de ls expedientes de éste. El pedid para una audiencia debe ser hech pr escrit y smetid al Registradr. Dentr de un períd de diez días a partir de la fecha del pedid, se le ntificará al estudiante pr escrit de la fecha, lugar y hra cn tiemp raznable para la audiencia. Prces de la audiencia La audiencia será cnducida pr un ficial de la universidad que n tenga un interés direct en el resultad de la misma; el ficial será designad pr el Rectr del recint. El estudiante tendrá una prtunidad justa y cmpleta para presentar evidencia relevante a ls arguments planteads y puede ser asistid(a) representad(a) pr individus seleccinads pr él, a su prpi cst, incluyend un abgad. El ficial que cnduzca la audiencia, después de haber cnsiderad tda la infrmación relevante, hará una recmendación al Registradr de la universidad. Dentr de un períd de cinc días labrales después de finalizada la audiencia, la universidad le ntificará al estudiante pr escrit su decisión. La decisión estará basada exclusivamente en la evidencia presentada en la audiencia e incluirá un resumen de dicha evidencia y las raznes para la decisión. Si la universidad decide que la infrmación en el expediente del estudiante está incrrecta, en vilación de la privacidad u trs derechs, se crregirán dichs expedientes; según sea necesari. Derech a clcar una explicación en ls expedientes Si cm resultad de la audiencia, la universidad decide que la infrmación n está incrrecta en vilación de la privacidad u trs derechs del estudiante, la universidad infrmará al estudiante de su derech a clcar en su expediente una declaración cmentand acerca de la infrmación y/ explicand las raznes para estar en desacuerd cn la decisión de la universidad. Esa explicación será mantenida en el expediente del estudiante mientras la prción disputada del expediente sea mantenida en éste y será divulgada cuand la prción del expediente en disputa sea divulgada. 6

7 Revisada pr: Brendaliz Zayas Arry, MBA Vicepresidente de Asunts Estudiantiles y Desarrll Fecha: 15 de agst de 2017 Aprbad pr: Daritza Muler Méndez, MBA Presidenta Fecha: 15 de agst de 2017 Fecha de efectividad: 15 de agst de