CAPITULO IV PROPUESTA DE UNA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA PARA EL CONTROL DE LAS OPERACIONES CONTABLES DE LOS

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1 109 CAPITULO IV PROPUESTA DE UNA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA PARA EL CONTROL DE LAS OPERACIONES CONTABLES DE LOS HOSPITALES NACIONALES DE LOS MUNICIPIOS DE SAN SALVADOR Y SAN MARCOS. 1. GENERALIDADES En el presente capitulo se da a conocer la propuesta de una Unidad de Auditoria Interna que controle las operaciones contables de los Hospitales Nacionales de los Municipios de San Salvador. Lo más relevante de esta investigación es el hecho de que la mayoría de las instituciones del sector hospitalario, no cuentan con unidades de auditoria que ejerzan el control interno institucional. Nuestra investigación dio como resultado aspectos muy positivos con respecto a la creación e implementaron de unidades de Auditoria Interna en el sector sujeto al estudio. Para que el control interno cumpla con los objetivos establecidos, es necesario contar con la unidad que verificara su cumplimiento y efectividad. Las Unidades de Auditoria Interna son una herramienta importante para la toma de decisiones de la administración, puesto que la función de Auditoria Interna es la de informar al la Superioridad de las deficiencias e irregularidades que se puedan estar presentando en los diferentes sectores de la entidad.

2 BJETIVOS DE LA PROPUESTA 2.1 GENERAL Proponer una Unidad de Auditoria Interna que controle las operaciones contables de los Hospitales Nacionales de los Municipios de San Salvador y San Marcos, para el fortalecimiento del control interno institucional. 2.2 ESPECIFICOS Hacer énfasis en la importancia de la creación de una Unidad de Auditoria Interna, que verifique el cumplimiento del Sistema de Control Interno de las operaciones contables realizadas por la entidad. Fortalecer el sistema de seguridad de todas las operaciones contables que en la entidad se llevan a cabo. Lograr que las actividades de control realizadas por auditoria interna, sean mas efectivas y oportunas. Ayudar a que el control interno institucional establecido funcione adecuadamente, dándole confiabilidad a la información obtenida, producto de los registros contables. 3. JUSTIFICACION DE LA PROPUESTA Durante la investigación realizada, se comprobó que la mayor parte de los Hospitales sujetos al estudio, no cuentan con una Unidad de Auditoria Interna, así como un Sistema de Control Interno Institucional que le permita a la

3 111 administración tener una seguridad razonable de las operaciones contables que se efectúan. Es importante que el Sector Hospitalario Nacional, cuente dentro de su estructura organizativa con una Unidad de Auditoria Interna, que ejerza el control de las operaciones contables, debido a que estas instituciones se encuentran en una etapa de modernización, por la importancia y demanda que dicho sector tiene departe de la población. El presupuesto económico que estas entidades ejecutan durante un periodo es millonario, situación que vuelve necesaria la implementación de Unidades de Auditoria Interna, que verifiquen el fiel cumplimiento de los Sistemas de Control con relación a los registros contables producto de las operaciones que dichas instituciones llevan a cabo. 4. IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA Es importante la creación de una Unidad de Auditoria Interna dentro de las estructuras del Sector Hospitalario Nacional, debido a la exigencia del proceso de modernización en que se encuentran todas las instituciones del sector estatal y al volumen de operaciones que estas realizan. La importancia de nuestra propuesta radica principalmente en el hecho de que la Auditoria Interna, debe cumplir con la función de la evaluación de la idoneidad y efectividad de la estructura del control interno y su eficiencia para alcanzar lo objetivos encomendados, comunicando a la administración los

4 112 resultados obtenidos a través de los exámenes efectuados en las distintas áreas que operan dentro de la entidad. Además es importante ya que esta herramienta de control le permite a las autoridades superiores tener una certeza razonable de las operaciones contables que se están llevando a cabo dentro de la entidad, cuyo producto final son los estados financieros, que reflejan su situación financieraeconómica. 5. VENTAJAS DE LA IMPLEMENTACION DE UNA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA. Permite a la Administración conocer las deficiencias e irregularidades que se puedan estar presentando en la institución. Ayuda a que exista una mejor organización institucional, dando como resultado una efectiva gestión administrativa. Permite la salvaguarda de los recursos institucionales y a la maximización de los mismos Contribuye a minimizar los errores e irregularidades, además permite detectar el mal uso de los recursos y obligaciones por parte de los responsables de su custodia y administración.

5 PERFILES DEL PERSONAL EJECUTOR DE LA AUDITORIA INTERNA La Auditoria Gubernamental será efectuada por profesionales de nivel superior, legalmente autorizados para ejercer en El Salvador... 1 Deberán tener aprobado previo a su nombramiento un curso de especialización en contabilidad gubernamental, dictado por la Dirección General en Coordinación con la Unidad del Ministerio de Hacienda, responsable de la capacitación. 2 Deberá poseer en su conjunto la capacidad profesional necesaria para realizar las tareas que se requieren. (Primera Norma General de Auditoria Gubernamental) Buenas relaciones humanas, excelente presentación; creativo y con iniciativa y además con conocimientos en Computación. Que posea buen espíritu de Servicio, aptitudes para trabajar en equipo, así como ser innovador y visionario. 1 El Articulo 32 de La Ley de la Corte de Cuentas de la República 2 Art. 180 del Reglamento de la Ley de Administración financiera del Estado

6 114 ORGANIGRAMA N 3 7. ESTRUCTURA RECOMENDADA PARA LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA DIRECTOR DEL HOSPITAL DIRECTOR DE AUDITORIA INTERNA AUDITOR SUPERVISOR JEFE DE EQUIPO AUDITOR AUXILIAR AUDITOR AUXILIAR

7 FUNCIONES DEL PERSONAL DE AUDITORIA INTERNA Las funciones generalizadas del personal de la unidad de auditoria interna, están enfocadas verificar la aplicabilidad del control interno así como su evaluación, para determinar su solidez a través de la realización de exámenes de auditoria. HOSPITALES NACIONALES DE LOS MUNICIPIOS DE SAN SALVADOR Y SAN MARCOS MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE PUESTOS ESTRUCTURA DEL MANUAL DE PUESTOS NOMBRE DEL DEPARTAMENTO: UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA CARGO: DIRECTOR DE LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA DEPENDENCIA DIRECTA: DIRECTOR GENERAL DEL HOSPITAL OBJETIVO: Mantener un control eficiente de las operaciones contables realizadas en la institución FUNCIONES PRINCIPALES El director de Auditoria interna es responsable de la buena gestión de la unidad, de forma que: Comunica los resultados del examen de auditoria a la Dirección superior PERFILES Edad de 25 a 35 años

8 116 Sexo masculino o femenino Graduado en Licenciatura en Contaduría Pública Conocimientos en leyes tributarias y mercantiles Conocimientos en computación Buenas relaciones humanas Excelente presentación Con iniciativa Experiencia en puestos similares HOSPITALES NACIONALES DE LOS MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE PUESTOS ESTRUCTURA DE MANUAL DE PUESTOS MUNICIPIOS DE SAN SALVADOR Y SAN MARCOS NOMBRE DEL DEPARTAMENTO: UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA CARGO: DEPENDENCIA: AUDITOR SUPERVISOR DIRECTOR DE LA UNIDAD OBJETIVOS Dar lineamientos, coordinar los medios para el desempeño de las labores de auditoria

9 117 FUNCIONES PRINCIPALES Dar instrucciones adecuadas a los subordinados al comienzo de la auditoria y aprobar el programa de auditoria Comprobar de que se ejecuta el programa de auditoria aprobado, a menos que se justifiquen y autoricen modificaciones Supervisa papeles de trabajo Asegurar que los papeles de trabajo apoyan debidamente las conclusiones, resultados e informes de auditoria Asegurarse que los informes de auditoria son precisos, objetivos, claros, concisos, constructivos y oportunos Revisa y aprueba el programa de auditoria Revisa y aprueba el cuestionario de control interno PERFIL Edad 25 a 30 años Sexo femenino o masculino Graduado en Licenciatura en Contaduría

10 118 Pública Conocimientos en leyes tributaria y leyes mercantiles, Técnicas de la Corte de Cuentas de la República Buenas relaciones humanas Experiencia mínima 4 años en cargos similares HOSPITALES NACIONALES DE LOS MUNICIPIOS DE SAN SALVADOR Y SAN MARCOS MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE PUESTOS ESTRUCTURA DE MANUAL DE PUESTOS NOMBRE DEL DEPARTAMENTO: UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA CARGO: DEPENDENCIA: JEFE DE EQUIPO AUDITOR SUPERVISOR OBJETIVOS Adecuada planificación y control de las actividades

11 119 FUNCIONES PRINCIPALES Identifica al personal del área sujeta al examen para la obtención de la información necesaria Coordina las necesidades de la información de los auditores auxiliares con el personal de las áreas en examen Elabora el programa de auditoria a desarrollar por los auditores auxiliares, según el plan de auditoria Elabora el cuestionario para la evaluación del control interno institucional. PERFILES Edad 25 a 30 años Sexo masculino o femenino Graduado en Licenciatura en contaduría Pública Conocimientos en leyes tributarias y leyes mercantiles, normas técnicas de la corte de cuentas

12 120 Buenas relaciones humanas Experiencia mínima 4 años HOSPITALES NACIONALES DE LOS MUNICIPIOS DE SAN SALVADOR Y SAN MARCOS MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE PUESTOS ESTRUCTURA DE MANUAL DE PUESTOS NOMBRE DEL DEPARTAMENTO: UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA CARGO: DEPENDENCIA: AUDITORES AUXILIARES JEFE DE EQUIPO OBJETIVOS Su misión es cumplir con las instrucciones emanadas del jefe de

13 121 equipo con respecto al trabajo en ejecución. FUNCIONES PRINCIPALES Responsables de plasmar en los papeles de trabajo el examen efectuado, utilizando índices y referenciandolos adecuadamente Ejecutar los procedimientos contenidos en el programa de auditoria. Elaborar las condiciones reportables producto del examen. Evalúa el control interno de las áreas a examinar de una forma preliminar. Utilizara marcas de auditoria, para indicar los procedimientos del programa que se han cumplido. Cumple con las observaciones del jefe de equipo y supervisor. Actualizar el archivo permanente y

14 122 corriente, entre otros. PERFILES Edad 25 a 30 años Sexo masculino o femenino Licenciado o Estudiante de Licenciatura en Contaduría Pública Haber realizado el Curso de Contabilidad Gubernamental Conocimientos de leyes, Normas Técnicas de la Corte de Cuentas, Ley SAFI, y Reglamentos etc. Buenas Relaciones Humanas Buena Presentación Experiencia mínima 2 años en puestos similares.

15 PRESUPUESTO DE GASTOS PARA LA IMPLEMENTACION DE LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA No DESCRIPCION UNITARIO PARCIAL TOTAL 1 RECURSOS HUMANOS 23, Director 6, Auditor Supervisor 1 Auditor Jefe de Equipo 5, , Auditores Auxiliares 4, , MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA 3, Escritorio Tipo Ejecutivo 63, Escritorios Tipo Secretarial 1, , Silla Tipo Ejecutiva Sillas Tipo Secretarial ,600.00

16 124 5 Contómetros 1, , Computadoras (Equipadas 12, , Archivadores Metálicos 1, , Muebles para computadora , Pizarra 1.20 X 2 1, , PAPELERIA 15, TOTALES , Fuente: los sueldos fueron considerados de acuerdo a los pagados al Personal de Auditoria Interna del Hospital Nacional de Niños Benjamín Bloom. Fuente: la información fue obtenida en OMNISPORT, Sucursal metro centró de San Salvador. 10. ORGANIZACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL ARCHIVO PERMANENTE Y CORRIENTE Dentro de la entidad existirá un espacio físico donde se mantendrán dos archivos, uno permanente y otro corriente ARCHIVO PERMANENTE El archivo permanente contendrá información de la entidad, relacionada con disposiciones legales, reglamentos, manuales, instructivos y demás normas que regulen su funcionamiento; asimismo comprende datos relativos con su organización estructura, funciones, procedimientos, contratos, convenios, e informes de trabajo de auditoria ARCHIVO CORRIENTE El archivo corriente, comprenderá los papeles de trabajo generales y específicos, relacionados con las auditorias efectuadas anteriormente, como lo

17 125 son programas de auditorias, cuestionarios de control interno, sumarias, analíticas, narrativas, cédulas de detalle, Cédulas de Ajuste, Cédulas de Hallazgos, etc. 11. LIMITANTES PARA LA IMPLEMENTACION DE LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA algunas de las limitantes que se pueden presentar como negativas para la implementación de la unidad de auditoria interna, son los que detallamos a continuación: a) Falta de interés por parte de las autoridades de la institución para crear la unidad b) Falta de presupuesto debidamente a la aprobación de la asignación por parte del Ministerio de Salud Pública y asistencia Social c) El costo económico en el que se incurriría al crear la unidad, con relación a los gastos en personal, maquinaria y equipo de oficina y papelería entre otros. 12. PLAN DE IMPLEMENTACION DE LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA Después de tomar la decisión de adoptar la propuesta del diseño de la Unidad de Auditoria Interna, las Instituciones del sector Publico Hospitalario, deberán contar con un plan que permita su aplicación en forma eficaz y eficiente. El plan de implementación, se refiere a un conjunto organizado de acciones para poner en marcha la propuesta del diseño de dicha unidad de auditoria.

18 OBJETIVOS 13.1 GENERAL Facilitar y agilizar la implementación de la propuesta de la unidad de auditoria interna, a fin de alcanzar una mejor eficiencia y efectividad en cuanto al control interno institucional ESPECIFICOS Agilizar la puesta en practica de la propuesta de la unidad de auditoria interna. Establecer los lineamientos necesarios para la creación de la unidad de auditoria. Determinar los requerimientos y su debido control para la implementación. 14. LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA IMPLEMENTACION DE LA UNIDAD Primeramente hacer las gestiones necesarias ante el Ministerio de Salud Publica y Asistencia Social, para que autorice la asignación presupuestaria de fondos; aclarando ante este la necesidad que las entidades tienen de contar con una unidad de auditoria.

19 127 Luego de la aprobación presupuestaria de fondos, designar el local donde funcionara la unidad, el cual debe cumplir con ciertos requisitos como lo son: Acceso restringido para todo aquel personal ajeno a las actividades de auditoria interna. Seguridad razonable de la documentación que soporta el archivo permanente y corriente. El equipamiento adecuado de la unidad de acuerdo a las necesidades de los auditores, para el mejor desempeño de sus funciones; como lo son los recursos materiales y tecnológicos. Llevar a cabo la selección del personal que formara parte de la unidad de auditoria interna, el cual debería ser el idóneo, el cual será elegido mediante pruebas de aptitudes y exámenes psicológicos. El adiestramiento y la capacitación al personal, son factores importantes para que este desarrolle una labor de auditoria eficiente.

20 128 En necesaria la y evaluación periódica, Una vez implementada la unidad de auditoria interna, será necesario hacer una evaluación periódica de su funcionamiento, para los efectos de reingeniería. 15. NORMATIVA LEGAL Y TECNICA APLICABLE A LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA. Ley Orgánica de la Corte de Cuentas de la República. Ley de Administración Financiera del estado. Reglamento de la Ley de Administración del estado. Normas para el Ejercicio Profesional de la Auditoria Interna. Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas. Normas de Auditoria Gubernamental Generalmente Aceptadas.

21 CRONOGRAMA PARA EL PLAN DE IMPLEMENTANCION ENERO FEBRERO (2002) (2002) ACTIVIDADES FASE 1. LEGALIZACION: 1. Legalización de la Unidad de Auditoria Interna. RESPONSABLES Autoridades de la entidad. FASE 2. EQUIPAMIENTO: Equipamiento del local Departamento adjudicaciones. de FASE 3. SELECCIÓN DEL PERSONAL: Mediante Pruebas de Aptitudes y Psicológicas.. Departamento de Recursos Humanos FASE 4. ADIESTRAMIENTO Y CAPACITACION: Atraves de cursos de capacitación. Departamento Capacitación. de FASE 5. SEGUIMIENTO: Esta fase debe ser constante para hacer correcciones. Personal Técnico de apoyo al proyecto.