MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO DE TRÁMITE

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1 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO DE TRÁMITE

2 ÍNDICE PRESENTACIÓN..3 ANTECEDENTES.4 OBJETIVO GENERAL..4 OBJETIVOS PARTICULARES 5 ALCANCE...5 FUNDAMENTO LEGAL 5 MARCO JURÍDICO...5 GLOSARIO.6 FUNCIONES ESPECIFICAS...9 PROCEDIMIENTOS.12 ANEXOS 17 2

3 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO DE TRÁMITE PRESENTACIÓN: Contar con una herramienta de sistematización de la documentación que es generada y trabajada en cada una de las Unidades Administrativas de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal, permitirá y facilitará la localización de cada uno de los expedientes, la administración de los mismos, así como su conservación. En continuidad con las acciones emprendidas en el ámbito correspondiente a la modernización de sistemas archivísticos, se elabora el presente manual, que tiene la finalidad de ser una guía para el desarrollo coherente y homogéneo de las actividades inherentes a la administración de la documentación y archivos en las diferentes áreas administrativas. La Unidad de Archivo de Trámite tiene entre sus funciones principales: recibir, administrar, controlar, clasificar, catalogar, depurar, conservar y transferir la documentación que se encuentre activa y que es producida por cada Unidad Administrativa, así como, establecer los mecanismos formales y prácticos que le permitan cumplir cabalmente con su misión. La Unidad de Archivo de Trámite, es la responsable de la administración de los archivos en su primera etapa, además de captar la gestión documental, siendo de gran valor su existencia para el buen funcionamiento del sistema institucional de archivos. Por tal razón, el presente documento funge como un instrumento para regular las actividades cotidianas de las Unidades de Archivo de Trámite, a fin de dar continuidad y calidad a las labores de la administración, mejorando con ello, las actividades y el resguardo de la documentación. El presente instrumento, establecerá el mecanismo para la organización, administración y conservación de los documentos archivísticos que se generan en cada una de las Unidades Administrativas de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal y que se encuentran en etapa de trámite, de conformidad a lo establecido en la Ley de Archivos del Distrito Federal, así mismo con este instrumento se podrá llevar de la manera más eficaz el proceso de homologación y agrupación de los documentos que se generan, lo que permitirá su fácil acceso y consulta de los mismos. 3

4 ANTECEDENTES: Ante la creación de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal como órgano desconcentrado, sectorizado a la Secretaria de Salud del Distrito Federal, el 17 de septiembre de 2009, en la Ley de Salud del Distrito Federal, se empezaron a generar diversos documentos, en las que se ha dejado constancia del actuar de la Agencia, debido a las actividades sustanciales de la misma. En el transcurso del año la Oficialía Mayor en coordinación con la Consejería Jurídica y Servicios Legales han desarrollado e impartido cursos sobre la administración documental, en los que la Agencia de Protección Sanitaria ha sido partícipe con la asistencia del personal encargado de la administración y control de los archivos de gestión, con el objetivo de actualizar y orientarlos en materia archivística, para que cuenten con las herramientas teóricas que los auxilien en la ejecución de sus actividades, así como de concientizarlos sobre la responsabilidad que se tiene como funcionario público respecto a la información. Tomando en cuenta lo anterior en el mes de abril se creó la Unidad Coordinadora de Archivos de la Agencia de Protección Sanitaria, la cual es la encargada de adaptar, de acuerdo a los lineamientos ya establecidos el Sistema Institucional de Archivos, el Comité Técnico Interno de Administración Documental, los procesos archivísticos adecuados y necesarios en las unidades de trámite y/o gestión así como la creación del Archivo de Concentración e Histórico de la misma institución de acuerdo a lo señalado en la circular Uno 2014, en su numeral 7. Administración de Documentos y Archivística. Así mismo, con la publicación de la Ley de Archivos del Distrito Federal, en la que establece la nueva estructura del Sistema Institucional de Archivos, en cuanto a su estructura normativa, así como la estructura del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos, en la cual establece más participación, funciones y atribuciones a la Unidad Coordinadora de Archivos, como lo señala el artículo 20 de dicha Ley. Por lo tanto el establecimiento de normas y políticas para al funcionamiento del sistema institucional de archivos de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal es de gran importancia ya que coadyuvará en las labores en materia archivística. OBJETIVO GENERAL: Establecer la organización y procedimientos del Archivo de Trámite de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal, para salvaguardar el acervo documental de tipo administrativo que se produce y recibe en la institución, 4

5 con el propósito de recogerlo y conservarlo en forma adecuada, y disponerlo para consulta. OBJETIVOS PARTICULARES: Proporcionar a los enlaces responsables de las UAT de cada área Administrativa, un instrumento técnico administrativo que oriente las actividades de recepción, seguimiento, organización, conservación, transferencia, préstamo, selección y control de los documentos generados, a fin de coadyuvar al óptimo desarrollo de sus actividades. Promover el buen funcionamiento de las UAT, que aseguren la adecuada depuración, conservación y resguardo de la documentación activa que se encuentra en las diferentes Unidades Administrativas, con el fin de establecer técnicas y estrategias necesarias para la mejor organización y operación de la documentación, garantizando la correcta recepción, circulación, control, uso, conservación, y despacho de la información. ALCANCE: El presente instrumento será de observancia general y obligatorio para los titulares de las Unidades Administrativas de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal, en su calidad de responsables del Archivo de trámite de sus respectivas áreas y para todos los servidores públicos adscritos a cada una de las unidades administrativas de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal, de conformidad al artículo 18, fracción II, de la Ley de Archivos del Distrito Federal. FUNDAMENTO LEGAL: El presente instrumento se crea con fundamento en el artículo 23 de la Ley de Archivos del Distrito Federal. MARCO JURÍDICO: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Ley de Archivos del Distrito Federal Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal 5

6 Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal Ley de Salud del Distrito Federal Ley de Procedimiento Administrativo del Distrito Federal Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos Ley de Firma Electrónica del Distrito Federal Ley de Régimen Patrimonial y del Servicio Público Código Penal del Distrito Federal Código Fiscal del Distrito Federal Reglamento de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal Reglamento del Sistema Institucional de Archivos de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal Reglamento del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal Reglamento Interior de la Administración Pública del Gobierno del Distrito Federal. Lineamientos que deben observar las Dependencias, Órganos Desconcentrados, Delegaciones y Entidades de la Administración Pública, para la integración y remisión electrónica de carpetas, información o documentos con relación a los Órganos Colegiados, Comisiones o Mesas de Trabajo. Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos para la instalación y funcionamiento de las Oficinas de Información Pública al interior de la Administración Pública del Distrito Federal. Circular Uno 2014, Normatividad en Materia de Administración de Recursos. (Numeral 7) Cuadro General de Clasificación Archivística Códigos de Clasificación Archivística GLOSARIO: ARCHIVO: Conjunto orgánico de documentos organizados y reunidos por una persona o institución pública o privada en el desarrollo de sus competencias, el cual sirve de testimonio y fuente de información a las personas o instituciones que los produjeron, a los ciudadanos o para servir de fuente de estudio de la historia e investigación; ARCHIVO DE TRÁMITE: Es aquel que se encuentra conformado por los documentos que se encuentren en trámite mismos que serán clasificados de acuerdo al Cuadro de Clasificación Archivística de la Agencia de Protección 6

7 Sanitaria. Es de señalarse que habrá tantos Archivos de Trámite como Unidades Administrativas hay en la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal. ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN: Conformado por los documentos que habiendo concluido su tiempo en archivo de tramite y luego de haber sido valorados, sean transferidos por el Archivo de Tramite a la Unidad de Archivo de Concentración para su conservación precautoria de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental. ARCHIVO HISTÓRICO: Conformado por los documentos que habiendo completado su vigencia en la Unidad de Archivo de Concentración, sean transferidos para completar su Ciclo Vital y que cuentan con valor secundario, siendo resguardado por la Unidad de Archivo Histórico, o en su caso, al Archivo Histórico del Distrito Federal, constituyendo el Patrimonio Histórico del Distrito Federal. CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL: Registro general y sistemático, en el que se establece en concordancia con el cuadro general de clasificación archivística, los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de la información pública o de acceso restringido ya sea reservada o confidencial y su destino. CONTROL DE CONSULTA: Documento mediante el cual se registra la consulta de un expediente, las condiciones en las que se entrega y en la que se regresa. CORRESPONDENCIA DE ENTRADA: Conjunto de documentos que son remitidos a la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal, ya sea por alguna institución gubernamental o por persona física. CORRESPONDENCIA DE SALIDA: Conjunto de documentos que fueron atendidos por personal adscrito a la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal, con el que se da contestación a la correspondencia de entrada, o referente a alguna actividad desarrollada en la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal. COTECIAD APS; Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Agencia de Protección Sanitaria del GDF; CUADRO GENERAL DE DISPOSICIÓN ARCHIVÍSTICA: Instrumento técnico que describe la estructura jerárquica y funcional documental, en la que se establece un principio de diferenciación y estratificación de las diversas agrupaciones documentales que conforman el acervo de un ente público. De esta manera, los 7

8 documentos se reúnen en agrupaciones naturales llamadas fondo, sección, serie, expediente y unidad documental. DATOS PERSONALES: La información numérica, alfabética, gráfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a una persona física, identificada o identificable. Tal y como son, de manera enunciativa y no limitativa: el origen étnico o racial, características físicas, morales o emocionales, la vida afectiva y familiar, el domicilio y teléfono particular, correo electrónico no oficial, patrimonio, ideología y opiniones políticas, creencias, convicciones religiosas y filosóficas, estado de salud, preferencia sexual, la huella digital, el ADN y número de seguridad social, y análogos. DESTINO: Determinación de la transferencia al área de archivo que le corresponda de acuerdo con el ciclo vital de los documentos o, en su caso, la baja documental de éstos; DOCUMENTOS: Los expedientes, reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios, correspondencia, acuerdos, directivas, directrices, circulares, contratos, convenios, instructivos, notas, memorandos, estadísticas o bien, cualquier otro registro en posesión de los entes obligados y sus servidores públicos, sin importar su fuente o fecha de elaboración. Los documentos podrán estar en cualquier medio, entre otros escrito, impreso, sonoro, visual, electrónico, informático u holográfico. DOCUMENTO ELECTRÓNICO: Aquella información cuyo soporte durante todo su ciclo de vida se mantiene en formato electrónico y su tratamiento es automatizado, requiere de una herramienta específica para leerse o recuperarse. ENLACE ARCHIVÍSTICAS: Persona designada por la o el titular de área para participar en el COTECIAD en su representación, y quien coordina las actividades archivísticas en el área de su adscripción; : Conjunto de documentos ordenados de acuerdo con un método determinado y que tratan de un mismo asunto, de carácter indivisible y estructura básica de la Serie Documental. EXPURGO: es un proceso técnico que consiste en eliminar o seleccionar documentos que por sus características se consideran intrascendentes para el expediente; por ejemplo, fotocopias, «papeles» inútiles (hojas blancas, papel carbón, etc.) y metales que dañen los documentos (clips, broches, grapas, etc.). FONDO: Conjunto de documentos, con independencia de su soporte o tipo documental, producidos orgánicamente o acumulados y utilizados por una persona física, familia, institución pública o privada en el transcurso de sus actividades como productor; 8

9 GESTIÓN DOCUMENTAL: Sistema de procedimientos que permite conducir el flujo informativo dentro de una institución, mediante el cual los responsables administrativos se aseguran de que los asuntos por ellos tratados se desahoguen con efectividad, prontitud, eficiencia y apego a derecho; GDF: Gobierno del Distrito Federal; INFORMACIÓN: Todo archivo, registro o dato contenido en cualquier medio, documento o registro impreso, óptico, electrónico, magnético, químico, físico o biológico que se encuentre en poder de los entes públicos; INVENTARIOS DOCUMENTALES: Instrumentos de consulta y control que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización, transferencia o disposición documental; INVENTARIO GENERAL DE S POR SERIE: Es el registro documental con orden y precisión de los expedientes pertenecientes al Archivo de Concentración de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal. PLAZO DE CONSERVACIÓN: Periodo de conservación de la documentación en las áreas de archivo de trámite, de concentración e histórico; SECCIÓN: Subdivisión del fondo consistente en las divisiones administrativas del ente público que lo origina, y cuando no es posible, con agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares del propio ente; SERIE: Subdivisión de la sección, consistente en un conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma función administrativa y regulado por la misma norma de carácter jurídico y/o de procedimiento; SOLICITUD: Documento, mediante el cual se solicita el préstamo para consulta de un expediente que se encuentre en el archivo histórico. TRANSFERENCIA: Envío controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de la Unidad de Archivo de Trámite a la Unidad de Archivo de Concentración (transferencia primaria); así como del traslado controlado y sistemático de la Unidad de Archivo de Concentración a la Unidad de Archivo Histórico para su conservación permanente. UAT: Unidad de Archivo de Trámite que corresponda. 9

10 FUNCIONES ESPECÍFICAS: 1.- Los titulares de área en su calidad de responsables del archivo de trámite, coordinarán el registro y distribución de la correspondencia del área. 2.- El registro, control y seguimiento de la correspondencia de entrada y salida en cada área será de manera automatizada, siendo este un libro de registro en Excel. 3.- Todos los expedientes sin excepción alguna deben de estar identificados con su respectiva carátula. 4.- En la carátula correspondiente al expediente, deberá especificarse si contiene datos personales y cuál es el sistema de datos personales que lo resguarda y el nivel de las medidas de seguridad con el que se cuenta. 5.- Los expedientes deben de estar conformados por documentos pertenecientes a un mismo tema, materia, actividad o trámite, deben estar debidamente foliados y se organizarán en orden cronológico de conformidad con el Cuadro General de Clasificación Archivística. 6.- Las áreas generadoras, sólo conservarán en sus archivos los expedientes integrados por series documentales. Los expedientes se conforman con los documentos originales de entrada y el acuse de recibo del documento de salida. 7.- La persona que genere un documento, debe de incluir además del número de oficio, asunto, fecha de elaboración, el número de orden de trabajo, así como la clave de clasificación archivística. 8.- Las fotocopias de documentos y expedientes multiplicados para controles internos son instrumentos que facilitan la operación administrativa y no serán consideradas como materiales de archivo. 9.- Las notas y tarjetas informativas podrán darse de baja en la propia oficina en el momento en que pierdan su utilidad funcional Las impresiones de correo electrónico sin valor legal, se consideran instrumentos de comunicación para optimizar tiempos y agilizar trámites, estos no excluyen la recepción o envío del documento original, por lo que deberán de archivarse de manera temporal hasta que se reciban los originales, una vez recibidos estos, las impresiones de correo electrónico serán dadas de baja. 10

11 11.- El contenido de los expedientes no deberá rebasar los cinco centímetros de longitud, por lo que podrán generarse los legajos necesarios, las carpetas en las que se archive un expediente serán de un máximo de 3 pulgadas Los expedientes se organizarán en el mobiliario destinado para el archivo de trámite, estos estarán identificados de conformidad con los códigos de clasificación archivística, y se ordenarán de izquierda a derecha y de arriba para abajo La consulta de expedientes por personal adscrito a la misma área administrativa del respectivo archivo de trámite deberá realizarse requisitando el formato de control de consulta respectivo. Los expedientes deberán ser devueltos al archivo de trámite en un plazo máximo de 15 días naturales, en las mismas condiciones físicas en que se otorgó para su consulta; en caso de ser necesario podrá hacerse un resello por otros 15 días naturales más, a excepción de los expedientes que sean solicitados por alguna autoridad judicial o administrativa, los documentos se devolverán una vez que hayan cumplido la función para lo que fueron requeridos La consulta de expedientes por personal adscrito a distinta área administrativa del respectivo archivo de trámite deberá realizarse solicitando la consulta del expediente a través de oficio suscrito por el titular del área solicitante, dirigido al titular del área generadora del expediente, el titular del área generadora del expediente deberá autorizar por escrito a la o las personas que consultarán el expediente, además se deberá requisitar el formato de control de consulta respectivo. Los expedientes deberán ser devueltos al archivo de trámite en un plazo máximo de 15 días naturales, en las mismas condiciones físicas en que se otorgó para su consulta; en caso de ser necesario podrá hacerse un resello por otros 15 días naturales más, a excepción de los expedientes que sean solicitados por alguna autoridad judicial o administrativa, los documentos se devolverán una vez que hayan cumplido la función para lo que fueron requeridos El préstamo de expedientes clasificados en sus modalidades de reservado y confidencial, deberá realizarse mediante documento suscrito por el titular del área solicitante, especificando el nombre de la persona autorizada para tal efecto Cada área deberá registrar sus expedientes utilizando el formato de Inventario General por Serie Documental, mismo registro que será actualizado y remitido a la Unidad Coordinadora de Archivos semestralmente para que sea concentrado El responsable del archivo de trámite coordinará, con apoyo del Enlace Coordinador de Actividades Archivísticas, sistemáticamente, la transferencia primaria de los expedientes. 11

12 18.- La transferencia primaria se llevará a cabo un vez concluida la vigencia de los expedientes del archivo de Trámite prevista en el Catálogo de Disposición Documental, se remitirán por el enlace coordinador de actividades archivísticas de cada área al Archivo de Concentración, acompañados de un inventario en el que se especifique los expedientes que se están remitiendo El término de la vigencia de los expedientes corre a partir de que se cierra un expediente, en casos de convenios será cuando concluya la vigencia del mismo El titular del área administrativa, notificará a contraloría en los casos de que un expediente no sea devuelto, se haya extraviado o se encuentre incompleto PROCEDIMIENTOS RECEPCIÓN, ATENCIÓN Y ARCHIVO OBJETIVO: Identificar el procedimiento de la recepción de documentos, la atención que se debe de dar y forma de archivar. RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO PERIODO OFICIALÍA DE PARTES OFICIALÍA DE PARTES RECIBE CORRESPONDENCIA EXTERNA, REGISTRA Y CLASIFICA PRIORIZA LA CORRESPONDENCIA Y ENTREGA A LA UNIDAD ADMINISTRATIVA PARA SU ATENCIÓN CORRESPONDENCIA DE ENTRADA (OFICIOS, NOTIFICACIONES, SOLICITUDES, ETC.) CORRESPONDENCIA DE ENTRADA (OFICIOS, NOTIFICACIONES, SOLICITUDES, ETC.) 10 min 15 min PERSONAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA AUTORIZADO PARA RECIBIR DOCUMENTACIÓN RECIBE Y REGISTRA CORRESPONDENCIA DE ENTRADA EXTERNA E INTERNA CORRESPONDENCIA DE ENTRADA (OFICIOS, NOTIFICACIONES, SOLICITUDES, ETC.) DE CONFORMIDAD AL TÉRMINO QUE SE ESTABLEZCA POR EL TITULAR DE SU ÁREA PERSONAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA AUTORIZADO PARA RECIBIR DOCUMENTACIÓN REMITE CORRESPONDENCIA A TITULAR DEL ÁREA ADMINISTRATIVA A LA QUE SE ENCUENTRA ADSCRITA CORRESPONDENCIA DE ENTRADA (OFICIOS, NOTIFICACIONES, SOLICITUDES, ETC.) DE CONFORMIDAD AL TÉRMINO QUE SE ESTABLEZCA POR EL TITULAR DE SU ÁREA TITULAR DE ÁREA ADMINISTRATIVA COORDINA EL REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA DEL ÁREA A SU PERSONAL ADSCRITO PARA ATENCIÓN, 12 SEGUIMIENTO Y ARCHIVO CORRESPONDENCIA DE ENTRADA (OFICIOS, NOTIFICACIONES, SOLICITUDES, ETC.) DE CONFORMIDAD AL TÉRMINO QUE SE ESTABLEZCA POR EL TITULAR DE SU ÁREA

13 PERSONAL ADSCRITO A LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS PERSONAL ADSCRITO A LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS PERSONAL ADSCRITO A LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DAN ATENCIÓN Y SEGUIMIENTO A LA ORDEN DE TRABAJO DAN TRÁMITE DE DOCUMENTO DE SALIDA RELACIONADA CON LA ORDEN DE TRABAJO VERIFICAR SI LA ORDEN DE TRABAJO CUENTA CON ANTECEDENTE EN ARCHIVO Y ARCHIVAR EN CORRESPONDIENTE, DE LO CONTRARIO CREAR NUEVO DE CONFORMIDAD CON EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA Y ARCHIVAR CORRESPONDENCIA DE ENTRADA (OFICIOS, NOTIFICACIONES, SOLICITUDES, ETC.) CORRESPONDENCIA DE SALIDA DE CONFORMIDAD AL TÉRMINO QUE SE ESTABLEZCA POR EL TITULAR DE SU ÁREA 24 horas 10 min FIN DEL PROCEDIMIENTO PRÉSTAMO O CONSULTA DE S POR PERSONAL DE OTRA ÁREA ADMINISTRATIVA, DEPENDENCIA O PERSONA FÍSICA Objetivo: Identificar el procedimiento que se debe realizar en caso del préstamo o consulta de un expediente, que se encuentre dentro del archivo de trámite. RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO PERIODO SOLICITANTE TRÁMITE/ ENLACE ARCHIVÍSTICAS TRÁMITE/ ENLACE ARCHIVÍSTICAS PERSONAL ADSCRITO AL ÁREA ADMINISTRATIVA QUE SOLICITA EL SOLICITA CONSULTA DE QUE SE ENCUENTRA EN ARCHIVO DE TRAMITE REVISA Y VERIFICA LA DISPONIBILIDAD DEL SOLICITADO PROPORCIONA AL SOLICITANTE EL FORMATO DE CONTROL DE CONSULTA DE S RECIBE FORMATO, LO REQUISITA Y ENTREGA OFICIO DE SOLICITUD INVENTARIO GENERAL DE S POR SERIE CONTROL DE CONSULTA DE S CONTROL DE CONSULTA DE S 5 min 48 horas 5 min 5 min 13

14 SOLICITANTE Y RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE TRÁMITE/ ENLACE ARCHIVÍSTICAS TRÁMITE/ ENLACE ARCHIVÍSTICAS VERIFICAN LAS CONDICIONES FÍSICAS EN LAS QUE SE ENCUENTRA EL O LOS S SOLICITADOS Y REALIZA LAS ANOTACIONES CORRESPONDIENTES EN EL CONTROL DE CONSULTA SOLICITA FIRMA DE RECIBO DEL Y CONTROL DE CONSULTA DE S CONTROL DE CONSULTA DE S 10 min 2 min TRÁMITE/ ENLACE ARCHIVÍSTICAS ENTREGA SOLICITADO 5 min TRÁMITE/ ENLACE ARCHIVÍSTICAS COLOCA EN EL INVENTARIO GENERAL EL ESTATUS DEL QUE ES EL DE CONSULTA, ASÍ COMO EN EL LUGAR FÍSICO DEL INVENTARIO GENERAL DE S POR SERIE E INDICADOR DE CONSULTA 5 min PERSONAL ADSCRITO AL ÁREA ADMINISTRATIVA QUE SOLICITA EL TRÁMITE/ ENLACE ARCHIVÍSTICAS TRÁMITE/ ENLACE ARCHIVÍSTICAS Y SOLICITANTE DEVUELVE EL CONSULTADO EN TIEMPO Y FORMA RECIBE CONSULTADO VERIFICAN DE MANERA CONJUNTA LAS CONDICIONES EN LAS QUE SE DEVUELVE EL 5 min 5 min 10 min TRÁMITE/ ENLACE ARCHIVÍSTICAS EN CASO DE QUE NO SEA DEVUELTO EL EN TIEMPO Y FORMA, REQUIERE AL SOLICITANTE LA DEVOLUCIÓN DEL MISMO O QUE SOLICITE LA AMPLIACIÓN DEL PLAZO CIRCULAR 48 horas TRÁMITE/ ENLACE ARCHIVÍSTICAS SI EL SE ENCUENTRA EN BUENAS CONDICIONES, LO COLOCA EN EL LUGAR CORRESPONDIENTE 10 min TRÁMITE/ ENLACE ARCHIVÍSTICAS Y SOLICITANTE DESCARGA CONTROL DE CONSULTA DE Y LO GUARDA EN LA CARPETA RESPECTIVA CONTROL DE CONSULTA DE S 15 min 14

15 TRÁMITE/ ENLACE ARCHIVÍSTICAS EN CASO DE QUE EL NO SE ENCUENTRE EN BUENAS CONDICIONES, INFORMARA AL TITULAR DEL ÁREA GENERADORA NOTA INFORMATIVA 24 horas TITULAR DEL ÁREA GENERADORA NOTIFICA A CONTRALORÍA OFICIO 72 horas CONTRALORÍA RECIBE NOTIFICACIÓN E INICIA PROCEDIMIENTO CORRESPONDIENTE OFICIO FIN DEL PROCEDIMIENTO TRANSFERENCIA PRIMARIA Objetivo: Identificar el Procedimiento pertinente para realizar la transferencia primaria del Archivo de Trámite al Archivo de Concentración. RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO PERIODO TRÁMITE/ ENLACE COORDINADOR DE ACTIVIDADES ARCHIVÍSTICAS REALIZA UN EXPURGO DE LA DOCUMENTACIÓN CONTENIDA EN LOS S EN CASO DE QUE SE CONTENGAN COPIAS DEL MISMO 72 horas TRÁMITE/ ENLACE COORDINADOR DE ACTIVIDADES ARCHIVÍSTICAS VERIFICA QUE S YA HAN CONCLUIDO SU VIGENCIA DOCUMENTAL 24 horas TRÁMITE/ ENLACE COORDINADOR DE ACTIVIDADES ARCHIVÍSTICAS REÚNE TODOS LOS S QUE HAYAN CONCLUIDO SU VIGENCIA DOCUMENTAL EN EL ARCHIVO DE TRAMITE Y LOS AGRUPA DE CONFORMIDAD CON SU CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA Y FECHA DE APERTURA DE 72 horas TRÁMITE/ ENLACE COORDINADOR DE ACTIVIDADES ARCHIVÍSTICAS FORMA LOS LEGAJOS NECESARIOS POR Y LOS COLOCA EN UNA CAJA QUE DEBE ESTAR IDENTIFICADA CON NUMERO DE LEGAJOS, UNIDAD ADMINISTRATIVA, TITULO DE LOS S Y CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA 72 horas 15

16 TRÁMITE/ ENLACE COORDINADOR DE ACTIVIDADES ARCHIVÍSTICAS ELABORA ORIGINAL Y DOS COPIAS DEL INVENTARIO DE S QUE ESTA TRANSFIRIENDO, MISMO QUE DEBERÁ CONTENER IDENTIFICACIÓN DE LOS MISMOS CON NUMERO DE LEGAJOS Y CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA INVENTARIO GENERAL DE S DE TRANSFERENCIA 48 horas TRÁMITE/ ENLACE COORDINADOR DE ACTIVIDADES ARCHIVÍSTICAS SOLICITA AUTORIZACIÓN DE LA RESPONSABLE DE LA UNIDAD COORDINADORA DE ARCHIVOS PARA REALIZAR LA TRANSFERENCIA PRIMARIA OFICIO 48 horas RESPONSABLE DE LA UNIDAD COORDINADORA DE ARCHIVOS CONFRONTA LOS DATOS DEL INVENTARIO DE TRANSFERENCIA Y SE CERCIORA DE LA PERTINENCIA DE LA TRANSFERENCIA PRIMARIA INVENTARIO GENERAL DE S DE TRANSFERENCIA 48 horas RESPONSABLE DE LA UNIDAD COORDINADORA DE ARCHIVOS SEÑALA LAS OBSERVACIONES CORRESPONDIENTES OFICIO 48 horas RESPONSABLE DE LA UNIDAD COORDINADORA DE ARCHIVOS DE NO EXISTIR OBSERVACIONES O UNA VEZ SUBSANADAS LAS MISMAS DA VISTO BUENO DE LA TRANSFERENCIA Y COMO CONCENTRACIÓN DESIGNA FECHA DE TRANSFERENCIA OFICIO 24 horas TRÁMITE/ ENLACE COORDINADOR DE ACTIVIDADES ARCHIVÍSTICAS Y CONCENTRACIÓN REALIZAN LA TRANSFERENCIA PRIMARIA S E INVENTARIO GENERAL DE S DE TRANSFERENCIA 24 horas FIN DEL PROCEDIMIENTO ARTÍCULOS TRANSITORIOS 1.- El presente Manual de Políticas y Procedimientos del Archivo de Trámite entrará en vigor una vez que se cuente con los bienes materiales para el resguardo del archivo de trámite y noventa días hábiles contados a partir del día siguiente al de su aprobación en lo que respecta a las actividades administrativas y archivísticas como son la creación e identificación de expedientes y el uso de 16

17 caratulas y formatos de los instrumentos archivísticos que se encuentran en este manual. 2.- La transferencia primaria, se realizara en el momento que se cuenten con los recursos materiales y humanos necesarios para el envío de los expedientes al archivo de concentración. 17

18 ANEXOS 1.- ETIQUETA S Fondo Documental: Se Debe Poner Agencia De Protección Sanitaria Sección: Área Generadora Del Expediente Código: Anotar la clave de conformidad con el cuadro de clasificación archivística Subserie: Anotar la clave de conformidad con el cuadro de clasificación archivística Título De Expediente: Anotar el título que se le dará al expediente Materia: Breve Resumen de Lo Que Contiene El Expediente Fecha De Apertura: El Día Que Se Genera El Primer Documento Fecha De Cierre: El Día Que Se Genera El Último Documento O Se Concluye El Expediente Trabajado Vigencia Documental: Anotar la vigencia en la que se encontraran en archivo de trámite y en concentración Disposición Documental: Anotar si es eliminación, conservación o muestreo, de conformidad al cuadro de disposición documental Información Reservada: Señalar Si Contiene O No Información Reservada Sistema De Datos: Señalar A Que Sistema De Datos Pertenece 18

19 2.- CONTROL DE CONSULTA DE S Fecha de Solicitud: Anotar la fecha en la que se realiza la solicitud del expediente Datos del Solicitante: Se debe identificar si se trata de un servidor público de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal o un Consultante Externo. Datos del Expediente: Se debe de llenar en primer instancia el rubro de consulta, con nombre del expediente y año de apertura, el código de Clasificación Archivística debe de ir completo, en lago o legajos en que numero de legajo se encuentra el expediente solicitado, si se va a consultar solo uno de ellos o la totalidad de los mismos. Unidad de Archivo: En este caso se pondrá Tramité Estado Físico del Expediente: Bueno, cuando el expediente está en perfectas condiciones, sin dobladuras, ni enmendaduras; Regular el expediente se encuentra con algunas dobladuras o su guarda está un poco rota y ha sido restaurada con cinta, mala: el expediente se encuentra roto o incompleto Fecha de Entrega: Fecha en la que se hace la entrega física del expediente Nombre y firma de quien autoriza: Titular del Área Administrativa Nombre y Firma del Solicitante: Persona que solicita el expediente Nombre y Firma del responsable del archivo: Titular del Área Administrativa Nombre y Firma de quien devuelve el expediente: Puede o no ser el mismo que el solicitante. 19

20 3.- INVENTARIO GENERAL Área de Procedencia.- Se debe de poner el nombre del área que detenta los expedientes. Tipo de Inventario.- Mencionar el inventario respectivo para baja, transferencia, archivo de trámite, concentración, histórico. Encargado del Archivo.- Nombre de quien coordina las tareas del archivo o enlace a cargo de los expedientes. Ubicación Física de los Expedientes.- Lugar en que se encuentran los expedientes en el archivo respectivo, esto es, en el mueble y su número, cajón; estante, charola, entrepaño, etc Fecha.- La fecha de elaboración del inventario. Número de Transferencia.- En su caso, el número consecutivo de transferencia realizada por el área. Folio de Control.- Número de Folio de Control de la Unidad Coordinadora de Archivos. Hoja.- Número de hoja del total del inventario. Serie.- Clave y nombre de la serie documental de conformidad con el Cuadro General de Clasificación Archivística. No.- Número consecutivo. 20

21 Código de Clasificación.- Código clasificación archivística del expediente, de conformidad con el Cuadro General de Clasificación Archivística. Nombre del Expediente.- Nombre que se le dio al expediente. Fechas extremas.- Anotar la fecha inicial, esto es, la primera fecha que se identifique en el documento más antiguo, y la fecha final, es decir, la última fecha identificada en el documento con que termina el expediente. Valor documental.-se anotará el valor documental: administrativo, legal, contable, fiscal, histórico, de acuerdo con el Catálogo de Disposición Documental. Plazos de Conservación.- Se anotará el número de años que permanece en el Archivo de Trámite (AT), de acuerdo con el Catálogo de Disposición Documental. Se anotará el número de años que permanece en el Archivo de Concentración (AC), de acuerdo con el Catálogo de Disposición Documental. (VC) Se anotará el número de años que resulte de la suma de años de AT+ AC. Sistema de Datos.- En su caso, nombre del sistema de datos personales asociado a la información que contiene el expediente. Observaciones.- Las observaciones pertinentes, por ejemplo si el expediente se encuentra en diversos legajos o si cuenta con información reservada El presente inventario consta.- En dicho rubro Se anotará el número total de hojas del inventario, el número total de expedientes del inventario, los años extremos del total de expedientes del inventario, número de cajas que contienen los expedientes y peso aproximado del total de expedientes. Elaboró.- Nombre y firma de la persona que elaboró el inventario. Vo. Bo. -Nombre y firma del Titular de área. 21

22 4.- FORMATO HOJA DE RESELLO INSTRUCCIONES: Este formato deberá requisitarse mediante sello en el que se especifique la fecha extrema en la que deberá devolverse el expediente, así como se deberá plasmar la firma del responsable del archivo de trámite para validar dicho préstamo. 22