REGLAMENTO DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DEL INSTITUTO DE VIVIENDA DEL DISTRITO FEDERAL

Transcripción

1 REGLAMENTO DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DEL INSTITUTO DE VIVIENDA DEL DISTRITO FEDERAL DISPOSICIONES GENERALES Artículo 1.- Las disposiciones contenidas en el presente ordenamiento son reglamentarias del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Instituto de Vivienda del Distrito Federal, en adelante COTECIAD relacionado con el artículo 21 fracción V de la Ley de Archivos del Distrito Federal. Artículo 2.- Para todo lo relativo a la Presentación, Antecedentes, Marco Jurídico. Administrativo, Objetivo General, Estructura Orgánica, Integración, Atribuciones, Funciones, Políticas de Operación, Procedimiento de Aprobación de Asuntos del COTECIAD, se estará a lo dispuesto por el Manual de Integración y Funcionamiento del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Instituto de Vivienda del Distrito Federal con Registro de Control Archivístico MX-09-GDF-INVI-MEOC Artículo 3.- El COTECIAD es el órgano técnico consultivo de instrumentación y retroalimentación de la normatividad aplicable en materia de archivos del Instituto integrado por los titulares de los archivos de trámite, concentración e histórico y por aquellas personas que por su experiencia y función dentro del ente público se consideren necesarias para promover y garantizar la correcta administración de documentos y para la gestión de los archivos del Instituto de Vivienda del Distrito Federal. Artículo 4.- El Secretario Técnico solicitará por oficio con 8 días hábiles anteriores a la celebración de cada Sesión Ordinaria, el informe de actividades a los Responsables de los Archivos del Sistema Institucional de Archivos del Instituto, los cuales integrará en la Orden del Día de la sesión que corresponda; cuando el (los) informes no sean recibidos dentro del plazo establecido, asentará la leyenda NO PRESENTÓ en el espacio correspondiente al Archivo de su Responsabilidad, de persistir por más de dos ocasiones consecutivas el incumplimiento, se deberá atender lo dispuesto por el Título Quinto, Capítulo Único de la Ley de Archivos del Distrito Federal. Artículo 5.- En la última Sesión Ordinaria de cada año, se presentarán para conocimiento y autorización respectivamente, el Informe de Actividades del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico del año que concluye y el Plan de Actividades del Programa de Desarrollo Archivístico del año que inicia. Artículo 6.- En la última Sesión Ordinaria de cada año se presentarán para aprobación del COTECIAD, los Calendarios Anuales de: Las Sesiones Ordinarias y de Transferencias a los Archivos Central de Trámite Canela y de Concentración El Coyol. Artículo 7.- Para los casos en donde, no exista designación de Responsable de Archivo de los comprendidos en el Sistema Institucional de Archivos, las disposiciones del Artículo 49 de

2 la Ley de Archivos del Distrito Federal las adquiere el Jefe de la Unidad Administrativa en donde se encuentre adscrito el archivo. El nombramiento de la persona designada como Responsable de alguno de los Archivos del Sistema Institucional del Instituto continuará con ese cargo hasta en tanto en forma expresa no exista una nueva designación, aun en el caso de cambio de titular de la Unidad Administrativa correspondiente a la adscripción del archivo. Artículo 8.- El Secretario Técnico enviará la Convocatoria y carpeta (impresa o electrónica) para la celebración de las Sesiones Ordinarias con tres días hábiles de anticipación y un día hábil para sesiones extraordinarias, señalando día, hora y lugar para su celebración. Artículo 9.- La Orden del Día deberá comprender entre otros puntos la aprobación del acta de la sesión anterior (ordinaria o extraordinaria), los informes de actividades y de préstamos según corresponda de los archivos del Sistema Institucional del Instituto, solicitudes de acuerdo, asuntos generales, en su caso. Artículo 10.- Para el caso de que alguno de los integrantes con derecho a voto no pueda asistir a la sesión, deberá nombrar mediante oficio a una persona como suplente quien adquirirá las facultades del titular. Artículo 11.- Al inicio de la sesión, El Secretario Técnico informará al Presidente del COTECIAD que existe quórum para iniciar la misma de acuerdo con la lista de asistencia, indicará la hora exacta en que da inicio la sesión, continuando con la presentación de cada uno de los asuntos de la Orden del Día, solicitando a los integrantes con derecho a voto, manifiesten su decisión, para lo cual el Secretario Técnico presentará en voz alta y en el caso de requerirse más información el o los asistentes que correspondan realizarán la explicación del mismo y el Secretario Técnico solicitará a los integrantes manifiesten su decisión respecto del asunto presentado y vigilará que los acuerdos se encuentren dentro del acta los cuales precisarán la forma en que cada uno fue aprobado por,: a) Unanimidad, todos los integrantes con derecho a voto levantan la mano, no habiendo necesidad de indicar que todos los integrantes lo aprobaron, b) Mayoría, el 50% más 1 levantan la mano, si se declara en la aprobación por mayoría, c) Abstenciones, d) No aprobado, el o los integrantes deberán manifestarlo verbalmente en la sesión, e) Retirado, Un asunto presentado dentro de la Orden del Día, en Asuntos Generales o en la misma sesión, sólo podrá ser retirado por la misma persona y/o unidad administrativa solicitante y con el consenso de los votantes. Artículo 12.- Cada uno de los acuerdos adoptados en el seno del COTECIAD serán numerados en forma ascendente, de los cuales el Secretario Técnico presentará un Informe Anual de Seguimiento. Articulo 13.- Del artículo anterior, el Secretario Técnico cuenta con las facultades necesarias para solicitar a la unidad administrativa que corresponda su cumplimiento. Artículo 14.- El Secretario Técnico podrá dar la palabra a una persona adscrita a la Subdirección de Archivo Institucional para llevar a cabo la presentación y desahogo de los asuntos presentados para el cumplimiento de la normatividad aplicable en materia de archivos del Sistema Institucional del Instituto.

3 Artículo 15.- Cuando por causas de fuerza mayor, haya necesidad de interrumpir la celebración de una sesión (activación de falsa alarma, temblor de intensidad que permita la continuación de la labores, entre otros) una vez que las cosas vuelvan a la normalidad, se continuará la sesión, caso contrario en forma automática se tendrán por convocados a la misma hora y lugar, con 5 días hábiles posteriores para llevar a cabo la conclusión de la Sesión Ordinaria o Sesión Extraordinaria de acuerdo a la Orden del Día, sin necesidad de que esa situación sea detallada en el Acta de la Sesión que corresponda. Artículo 16.- Para que el Acta de la Sesión sea válida, no es necesario que cuente con todas las firmas de los integrantes que asistieron a ésta, en virtud de que durante la celebración de ésta, cada uno de los integrantes expresó su decisión alzando la mano. Artículo 17.- Para el caso de que alguno de los integrantes no firme el Acta de la Sesión, deberá fundamentar en el seno del COTECIAD el motivo de su negativa y será el Presidente del Órgano Colegiado quien se pronuncie por la solución. Artículo 18.- Para los efectos del presente reglamento, se entenderá por: Archivo.- Conjunto orgánico de documentos organizados y reunidos por una persona o institución pública o privada, en el desarrollo de sus competencias, el cual sirve de testimonio y fuente de información a las personas o instituciones que los produjeron, a los ciudadanos o para servir de fuente de estudio de la historia e investigación. Catálogo de disposición documental.- Registro general y sistemático elaborado por la Unidad Coordinadora de Archivos y aprobado por el COTECIAD del Instituto de Vivienda del Distrito Federal, en el que se establece en concordancia con el cuadro general de clasificación archivística, los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de la información pública o de acceso restringido ya sea re reservada o confidencial y su destino. Consejo.- El Consejo General de Archivos del Distrito Federal, órgano asesor en la normatividad y consulta en materia de los archivos públicos. Conservación Preventiva.- Conjunto de acciones tendientes a garantizar la conservación del patrimonio documental mediante implantación de adecuados programas de mantenimiento para lograr condiciones adecuadas, medio ambientales, procedimientos de manejo y almacenamiento de los documentos, exhibición, transporte de los mismos, establecimiento de planes para el control de las plagas y planes de emergencias contra desastres. Comité.- Comité Técnico Interno de Administración de Documentos COTECIAD. Cuadro General de Clasificación Archivística.- Instrumento técnico que describe la estructura jerárquica y funcional documental, en la que se establece un principio de diferenciación y estratificación de las distintas agrupaciones documentales que conforman el acervo de un ente público. De esta manera los documentos se reúnen en agrupaciones naturales llamadas fondo, sección, serie, expediente y unidad documental.

4 Destino.- Determinación de la transferencia al área de archivo que le corresponda de acuerdo con el ciclo vital de los documentos o, en su caso, la baja documental de éstos. Documento electrónico.- Aquella información cuyo soporte durante todo su ciclo de vida se mantiene en formato electrónico y su tratamiento es automatizado, requiere de una herramienta específica para leerse o recuperarse. Expediente.- Conjunto de documentos ordenados de acuerdo con un método determinado y que tratan de un mismo asunto, de carácter indivisible y estructura básica de la Serie Documental. Fondo.- Conjunto de documentos, con independencia de su soporte o tipo documental, producidos orgánicamente o acumulados y utilizados por una persona física, familia, institución pública o privada en el transcurso de sus actividades como productor. Gestión Documental.- Sistema de Procedimientos que permite conducir el flujo informativo dentro de una institución, mediante el cual los responsables administrativos se aseguran de que los asuntos por ellos tratados se desahoguen con efectividad, prontitud, eficiencia y apego a derecho. Inventarios Documentales.- Instrumentos de consulta y control que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización, transferencia o disposición documental. Instituto.- Instituto de Vivienda del Distrito Federal. Instrumento Archivístico.- Los señalados en el artículo 35 de la Ley de Archivos. Manual.- Manual de Integración y Funcionamiento del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Instituto de Vivienda del Distrito Federal con Registro de Control Archivístico MX-09-GDF-INVI-MEOC Plazo de conservación.- Período de conservación de la documentación en las áreas de archivo de trámite, de concentración e histórico. Patrimonio Documental.- Forma parte del Patrimonio Histórico del Distrito Federal y está constituido por todos los documentos producidos, recibidos o reunidos por los entes públicos, en cualquier época en el ejercicio de sus funciones y atribuciones. Red.- La Red de Archivos del Distrito Federal. Sección.- Subdivisión del fondo consistente en las divisiones administrativas del ente público que lo origina, y cuando no es posible, con agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares del propio ente. Reglamento.- Es el Reglamento del Sistema Institucional de Archivos del Instituto de Vivienda del Distrito Federal.

5 Serie.- Subdivisión de la sección, consistente en un conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma función administrativa y regulado por la misma norma de carácter jurídico y/o de procedimiento. Sistema.- El Sistema Institucional de Archivos del Distrito Federal. Unidad Documental.- Expediente. Transferencia.- Envío controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de la Unidad de Archivo de Trámite a la Unidad de Archivo de Concentración; así como del traslado controlado y sistemático de documentos de la Unidad de Archivo de Concentración a la Unidad de Archivo Histórico para su conservación permanente. Valores Primarios.- Son los valores intrínsecos que contiene los documentos en su primera edad, o de gestión los cuales son: administrativo, legal y fiscal. Valores Secundarios.- Son los valores intrínsecos que contienen los documentos en su segunda edad y son: informativos, testimoniales y evidénciales. Principio de Orden Original.- Consiste en mantener los documentos de cada fondo documental en el orden que les fue dado de origen. Principio de Integridad.- Es responsabilidad de los Responsables de los Archivos del Sistema Institucional de Archivos y de los Responsables de los Archivos de Oficina del Instituto de Vivienda del Distrito Federal, mantener organizados los documentos para su fácil localización, consulta y reproducción, haciendo uso de métodos y técnicas para la sistematización de la información así como el uso de nuevas tecnologías aplicables en la administración de documentos. Principio de Procedencia.- Consiste en respetar la procedencia institucional productora de los fondos documentales. Los documentos de archivo procedentes de un ente público deberán mantenerse agrupados sin mezclarse con otros, respetando su organización y atribuciones. Principio de Preservación.- Consiste en la responsabilidad de cada ente público, a mantener en perfecto estado de conservación los documentos que por disposición de esta ley, le han sido encomendados o le ha sido permitido el acceso a los mismos, procurando en todo momento evitar su destrucción, deterioro o alteración. Manuscrito.- Documento escrito a mano Marca de agua.- Señal distintiva usada por los fabricantes de papel o mandada a hacer por un entidad al momento de elaborar el papel. Muestreo.- Operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter representativo o especial. Se efectúa durante la selección hecha con criterios alfabéticos, cronológicos, numéricos, temáticos, entre otros.

6 Organización de Archivos.- Conjunto de operaciones técnica y administrativa cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido. Organización de documentos.- Proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de una entidad. Original.- Documentos producido directamente por su autor, sin ser copia. Registro de Documentos.- Anotación de los datos de los documentos en los instrumentos archivísticos que corresponda. ARTÍCULO 19.- Este Reglamento es de observancia obligatoria para las Unidades Administrativas y de Apoyo Técnico que generen, reciban, organicen, manejen, custodien o transfieran información pública en el Instituto de Vivienda del Distrito Federal y serán aplicables en su totalidad a los Documentos de Archivo generados en la entidad.