INVERSIONES Y COSTOS DEL PROYECTO Objetivos. Calcular la inversión fija requerida para el proyecto Calcular la inversión en activo diferido e intangible Calcular los costos de producción y gastos de administración y ventas. Introducción. En los proyectos de inversión es necesario establecer las inversiones necesarias para puesta en marcha del proyecto. A esta altura se tiene información suficiente para determinar el monto de la inversión en activos fijo, activos diferidos y capital de trabajo. Con la información del estudio de mercados se puede seleccionar la maquinaria, equipos de oficinas, instalaciones etc. También se deben establecer los costos operacionales, son los que causan durante el período de operación del proyecto. Se incurre en ellos para hacer funcionar las instalaciones y demás activos adquiridos mediante las inversiones, con el propósito de producir y comercializar los bienes o servicios. Los costos operacionales se derivan de los estudios de mercado y técnico, ya que en ellos se identificaron los insumos necesarios para el funcionamiento del proyecto en cada una de sus áreas, ahora corresponden establecer su repercusión en términos monetarios. Los costos se clasifican en costos de producción y gastos de operación Este capítulo está compuesto por cinco lecciones, en cada una de ellas se explica cada componte y se presentan ejemplos para mejor compresión del estudiante. Palabras clave. Inversión fija Activos fijos Activos diferidos Costos fijos Costos variables 1.1 Inversiones. 1.1.1 Definición de inversión. La inversión inicial están constituidas por el conjunto de erogaciones que se tendrán que hacer para adquirir todos los bienes y servicios necesarios para la implementación del proyecto, o sea para dotarlo de su capacidad operativa. La inversión del proyecto se divide en dos categorías: Inversión fija e inversión en Capital de Trabajo. La inversión fija se subdivide en inversión en activos fijos y diferidos.
1.1.2 Activos fijos. El activo fijo, también denominado capital fijo está constituido por los diversos bienes que sirven para alojar la unidad productiva y que permite la realización del proceso productivo. Los activos fijos se clasifican en: Activos tangibles Activos intangibles y Diferidos. Los activos tangibles están constituidos por los bienes físicos propiedad de la empresa, necesarios para su funcionamiento, tales como: Vehículos Maquinaria y equipos Muebles y enseres Instalaciones y Construcciones. Estos bienes son depreciables. Hay otros que forman parte de activos tangible pero no son susceptibles de depreciación, como los terrenos. Los activos intangibles están constituidos por bienes no físicos (no se pueden tocar, pesar y medir) y derechos de la empresa, necesarios para su funcionamiento, tales como: Patentes Derechos de uso de marcas Diseños comerciales o industriales Asistencia técnica o transferencia de tecnología Estudios de prefactibilidad Gastos de organización Gastos de instalación Gastos de puesta en marcha Intereses durante implementación Capacitación, etc. La unión de activos fijos e intangibles recibe el nombre de inversión fija. 1.1.1.3 Capital de trabajo. Desde el punto de vista contable, este capital de define como la diferencia entre el activo circulante y el pasivo circulante. Desde el punto de vista práctico, está representado por el capital adicional (distinto de la inversión fija y diferidos) con que hay que contar para que la empresa empiece a funcionar, esto es, hay que comprar materia prima, pagar mano de obra directa, otorgar créditos en la primera ventas, contar con cierta cantidad en efectivo para sufragar los gastos diarios de la empresa. Todo esto constituiría el activo circulante.
Pero así como hay que invertir en estos rubros, también se puede obtener crédito a corto plazo en conceptos como impuestos y algunos servicios y proveedores, y esto es llamado pasivo circulante. De aquí se origina el concepto de capital de trabajo, es decir el capital con que hay que contar para empezar a trabajar. (Urbina Baca Gabriel, Evaluación de proyectos, Mc Graw Hill). 1.1.1.4 Inversión fija. Para determinar las necesidades de inversión en activos fijos del proyecto deben consultase los requerimientos en obras físicas, remodelaciones, adecuaciones. Instalaciones, maquinarias, equipos, muebles y enseres, vehículos etc., en términos monetarios. Así mismo se establecen los valores correspondientes de los activos diferidos necesarios para la puesta en marcha del proyecto. En este material se sugiere algunos modelos, sin embargo, no deben constituirse en la única alternativa a emplear y podrán hacerse las modificaciones que se consideren convenientes con el propósito de organizar la información de manera más adecuada. Inversiones en terrenos y obras físicas, este rubro está conformado por costo del terreno incluyendo los causados por los trámites legales de compras y los de construcción. También se incluyen todas las erogaciones relacionadas con adecuaciones y obras complementarias. Si las instalaciones se toman en arriendo este rubro forma parte de los costos operacionales ya que no es una inversión si no un costo. En el cuadro numero 1 se puede apreciar la organización de inversión en obras físicas Nota: Los datos tomados para el ejemplo y los que se exponen a través de todo el curso corresponde a un proyecto para el montaje de una empresa de costura que toman en arriendo el local y realizan adecuaciones. Cuadro 1. Inversión en obras físicas. detalle de inversiones cantidad costo unitario costo total puerta de vaivén 1 800000 800000 división modular 1 480000 480000 luces 4 43000 172000 cenefa(cuartos) 4 7500 30000 Pintura 4 12000 48000 Mano de Obra (días) 3 20000 60000 total 1590000
Inversión en maquinaria, equipos muebles y enseres. En este grupo deben incluirse todas la erogaciones que se causen por adquisición, transportes, montaje de maquinas, equipos, herramientas, muebles y enseres del área de producción.. Los repuestos, las cintas para maquinas, no se incluyen aquí, estos forman parte de los costos operacionales. Ver cuadro 2. De la misma manera, en el caso de los muebles, equipos, accesorios de oficina, se tiene en cuenta su valor total, incluidos los impuestos, transportes e instalaciones. Cuadro 2. Inversiones en maquinaria y equipo de producción. detalle de inversiones cantidad costo unitario costo total vida útil maquina multiuso 1 400564 400564 10 maquina semi industrial 1 1500021 1500021 10 Fileteadora 1 715705 715705 10 herramientas 1 50800 50800 5 software 1 300000 300000 5 computador 1 1621500 1621500 5 impresora 1 220820 220820 5 aire acondicionado 1 800000 800000 5 plancha 1 29890 29890 5 TOTAL 5639300 Cuadro 3. Inversión en herramientas. detalle de inversiones cantidad costo unitario costo total vida util tijeras 7 pulgadas 1 25000 25000 5 tijeras 5.5 pulgadas 1 20000 20000 5 tijeras para papel 1 4000 4000 5 tijeras pluidora 3 600 1800 5 TOTAL 50800 El monto de $50.800 de este cuadro está incorporado en la información de maquinaria y equipo cuadro 2.
Cuadro 4. Inversión en muebles, enseres y equipos de administración. detalle de inversiones cantidad costo unitario costo total vida útil Escritorio tipo gerencia 1 300000 300000 10 escritorio tipo secretaria 1 300000 300000 10 Escritorio auxiliar 1 150000 150000 10 horno microondas 1 100000 100000 10 archivador 1 120000 120000 10 extintor 2 70000 140000 10 vitrinas 1 187560 187560 10 mesa cortadora 1 110000 110000 10 mesa para planchar 1 50900 50900 10 sillas operarias 2 55000 110000 10 sillas tipo sala 12 14000 168000 10 sillas ergonómicas 3 120000 360000 10 TOTAL 1736460 Reinversiones. Durante la vida útil del proyecto hay que hacer reinversiones, ya sea por crecimiento de la empresa, proyecto o por reposición de activo. Inversión en activos diferidos e intangibles. Se clasifican en dos grupos, los referidos a patentes y gastos preoperativos. Las patentes tienen que ver con el pago de derechos que se deben efectuar para el empleo de procesos productivos, fórmulas, conocimientos técnicos, etc., que tienen reserva de dichos derechos por parte de sus inventores. Algo similar ocurre cuando se debe efectuar un pago inicial grande para obtener la amortización para el uso, durante varios años, de marcas, diseños o nombres comerciales pertenecientes a otras empresas. Gastos preoperativos, para la puesta en marcha del proyecto se realizan una serie de egresos como: Estudios de prefactibilidad Estudios factibilidad Gastos de organización Licencias y Gastos para el montaje y puesta en marcha. En general los gastos preoperativos son desembolsos realizados antes de la legalización y puesta en funcionamiento de la empresa o proyecto. Los gastos de prefactibilidad son aquellos que se han causado para definir la idea del proyecto y demostrar la conveniencia de efectuar estudios más profundos.
Los gastos de factibilidad son aquellos en los cuales se han incurridos para realizar los estudios de mercado, técnico, financiero y evaluación del proyecto. Loa gastos organización están constituidos por los desembolsos que se originan por la dirección y coordinación de las obras de adecuación e instalación. Los gastos de licencia se causan por trámites encaminados a obtener la autorización legal para operación del proyecto. Ver cuadro 5. Cuadro 5. Inversión en activos intangibles. Detalles de Inversiones costo Estudio de prefactibilidad (42.85714%) 300000 Estudio de factibilidad (57.14286) 400000 licencias 442520 gastos de organización 250000 Montaje y puesta en marcha 220000 entretenimiento de personal 163000 imprevistos 177552 total gastos pre operativos 1953072 Cuadro 6. Programa de inversión fija del proyecto concepto 0 activos fijos tangibles maquinaria y equipo 5639300 mobiliario y decoración 0 muebles y equipo of 1736460 subtotal 7375760 activos diferidos adecuaciones obras físicas 1590000 gastos pre operativos 1953072 subtotal 3543072 TOTAL INVERSION FIJA 10918832
1.2 Costos. 1.2.1 Costos de producción o fabricación. Son los que se incurren en el proceso productivo. Se clasifican en costos directos y indirectos o gastos generales de fabricación. Los costos directos están constituidos por el valor de los materiales directos, mano de obra directa, incluyendo el valor de las prestaciones sociales y por la depreciación de las maquinarias y equipos empleados en el proceso productivo del bien o servicio. Cuando no se producen un bien sino un servicio, el costo directo está constituido por los materiales que se gastan en el servicio y la mano de obra responsable de su prestación. Gastos generales de producción están compuestos por los materiales indirectos (repuestos, combustible, materiales de aseo etc.) la mano de obra indirecta (jefe de taller, jefe de producción, personal de mantenimiento, personal limpieza vigilancia de la planta de producción etc.). En general se incluyen todos aquellos insumos indirectos. En los proyectos de comercialización no se incurre en costos de producción pero se causan los costos de ventas o sea los costos de la mercancía que se va a comercializar. Tenga en cuenta que los costos de ventas son diferentes a los gastos de venta. Los gastos de venta se causan en el proceso de distribución del producto. 1.2.2 Costo de mano de obra. Hay que tener en cuenta la mano de obra directa e indirecta de producción y determinar el monto anual de la remuneración. Cuadro 7. Costo Mano de Obra. prestaciones remuneración remuneración sociales primer año cargo mensual anual (53.875%) 1 operación de patronaje 500000 6000000 3232500 9232500 operación de confección 500000 6000000 3232500 9232500 subtotal 1000000 12000000 6465000 18465000 El porcentaje aplicado para prestaciones sociales y aportes es del 53.875%
Cuadro 8. Porcentajes utilizados para prestaciones sociales y aportes. % ítem 9,00 icbf, Sena y caja 8.330 cesantías 8.330 primas 4.170 vacaciones 8.500 salud 12.000 pensiones 1.045 riesgos 0,500 dotación 1.000 transporte 1.000 intereses cesantías 53.875 TOTAL En el ejemplo no se causan los costos indirectos de producción, por tal razón no aparecen en el cuadro. La columna de prestaciones sociales incluyen las apropiaciones que debe hacer la empresa por concepto de cesantías, prima de servicios, vacaciones, intereses de cesantía, riesgos profesionales, pensión y demás prestaciones que la empresa debe reconocer, incluyendo el pago de cuotas patronales por concepto de seguro social o EPS., caja de compensación familiar, Sena e Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. Es importante aclarar que para efectos de las proyecciones tan solo se deben tener en cuenta los porcentajes que debe reconocer la empresa. En el caso de trabajadores que además del salario básico tengan derechos a otro tipo de remuneraciones, éstas deberán ser incluidas en la remuneración mensual y anual, tal es el caso de comisiones, bonificaciones habituales, hora extras, etc. El monto de las prestaciones sociales depende de la legislación laboral vigente, es necesario consultar ésta antes de decidir el porcentaje a aplicar sobre la remuneración básica. En la actualidad el salario Mínimo legal es para el año 2009 de $ 496.900, y el auxilio de transporte es $59.300. El tipo de contrato influye en los aspectos prestacionales, aportes de ley y contribuciones 1.2.3 Costos de materiales. Para realizar el cálculo del costo de materiales se debe consultar el programa de producción que el proyecto tiene.
Estudio técnico. Se debe tener en cuenta los materiales directos e indirectos que el proyecto requiere para realizar el proceso productivo. La materia prima es el insumo que se somete a un proceso de transformación, para obtener el producto final. La capacidad instalada y utilizada, permitirán al proyecto crecer en el tiempo. El cálculo se hace por ahora, para el primer año de operaciones del proyecto. Ver cuadro 9. Cuadro 9. Costos de materiales (primer año de operaciones). unidad de medida costo unitario total año 1 material cantidad MATERIALES DIRECTOS tela metros 1620 18000 29160000 interlon metros 540 700 378000 cierres unidades 300 1068 320400 hilo tubitos 1620 500 810000 cauchos metros 534 10 5340 botones unidades 6408 100 640800 broches unidades 1608 50 80400 por adornos prenda 1080 1500 1620000 forros metros 1068 4000 4272000 diseño prenda 1080 18000 19440000 subtotal 56726940 MATERIALES INDIRECTOS papel pliego 1620 100 162000 lapiz caja 2 6100 12000 tiza unidad 10 700 7000 frasco 80 aceite cc 6 4500 27000 subtotal 208000 TOTAL 56934940 1.2.3 Costo de servicios. Todo proyecto debe tener en cuenta los costos de servicios, de energía eléctrica, acueducto, alcantarillado, aseo, teléfono, arriendo, reparaciones, mantenimiento de equipos, seguros, etc. Ver cuadro 9. Los servicios y demás rubros que acá se enuncian deben afectar el área de producción y son independientes de los que mas adelante se calculan para el área administrativa.
Los servicios son pagados son cancelados usualmente en una sola factura, es necesario establecer el porcentaje que se debe cargar a producción, administración y ventas. Dependerá del nivel de consumo En el ejemplo se carga al proceso productivo. Cuadro 10. Costo de servicio (primer año de operación). costo servicio medida cantidad unitario Total Año 1 energía eléctrica kw- hora 7200 350 2520000 alumbrado publico cargo fijo 12 9500 114000 aseo cargo fijo 12 33900 406800 acueducto Mrs. 3 240 2500 600000 teléfono promedio 12 120000 1440000 mantenimiento equipo bimensual 6 25000 150000 arriendo mensual 12 500000 6000000 TOTAL 11230800 Costo de depreciación. Se entiende por depreciación la pérdida de valor que experimenta un activo como consecuencia del desgaste en el tiempo o por obsolescencia tecnológica. (Escobar Gallo Heriberto y Cuarta Mejía Vicente, diccionario económico financiero Consultores). Debido a la depreciación los activos van perdiendo su capacidad de genera ingresos. Los costos depreciación se calcula con base en la vida útil estimada para los activos depreciables. La depreciación es un mecanismo que se emplea para permitir la recuperación de la inversión en obras físicas y en el equipamiento. Como los desembolsos sólo se efectúan para la adquisición de dichos activos, no implica flujos efectivos de dinero, sino registros contables que reportan reducciones en el pago de los impuestos. A medida que aumenta la depreciación disminuyen los ingresos gravables y por consiguientes los impuestos a pagar sobre las utilidades. (Contreras Buitrago Marco Elías, Formulación y evaluación de proyectos Unad.) Es necesario distinguir entre los activos dedicados a producción, administración y a ventas, para calcular los rubros de depreciación correspondiente a cada caso. Se debe indicar el método de depreciación utilizado. Sin embargo, el empleado comúnmente es el de la línea recta. En el ejemplo se calcula la depreciación para los cinco años de proyección, utilizando la vida útil de los activos establecido por la ley. (Consultar estatuto tributario).
Se denomina depreciación acumulada a la suma de las depreciaciones realizadas (en este caso cinco años). El valor residual es el resultado de tomar el valor inicial del activo y restar la depreciación acumulada. La depreciación se realiza atendiendo los porcentajes establecidos de acuerdo con la vida útil: Edificaciones y construcciones 20 años de vida útil, 5% de depreciación. Maquinaria y equipo, 10 años de vida útil, 10% de depreciación Muebles y enseres, 10 años de vida útil, 10% de depreciación Equipos de comunicación, sistemas, flota y equipo de transporte 5 años de vida útil, 20% de depreciación. Cuando se trabaja en términos corrientes se deberán corregir los valores a depreciar y a amortizar, calculándolos a partir del costo ajustado por inflación del activo. Desde marzo 2008 los ajustes por inflación a los activos fueron derogados En términos constante se mantendrá la cuota fija anual para cada activo, sin hacer modificaciones por efecto de la inflación. Ver cuadro 11. Cuadro 11. Gastos por depreciación activos de producción. Activo vida útil costo activo DEPRECIACION ANUAL 1 2 3 4 5 VALOR RESIDUAL maquinaria 10 400564 40056 40056 40056 40056 40056 200282 multiuso Maquinaria 10 1500021 150002 150002 150002 150002 150002 750011 semi industrial fileteadora 10 715705 71571 71571 71571 71571 71571 357853 herramientas 5 50800 10160 10160 10160 10160 10160 0 software 5 300000 60000 60000 60000 60000 60000 0 computador 5 1621500 324300 324300 324300 324300 324300 0 impresora 5 220820 44164 44164 44164 44164 44164 0 aire 10 800000 80000 80000 80000 80000 80000 400000 acondicionado plancha 5 29890 5978 5978 5978 5978 5978 0 Total activos de producción 5639300 786231 786231 786231 786231 786231 1708145
Cuadro 12. Gastos por depreciación activos de administración. Activo activos de administración total activos de administración vida útil costo activo DEPRECIACION ANUAL 1 2 3 4 5 VALOR RESIDUAL 10 1736460 173646 173646 173646 173646 173646 868230 1736460 173646 173646 173646 173646 173646 868230 El cuadro 12 se elaboro depreciando la totalidad de activos de administración y no uno por uno, en razón a que todos los activos tienen la misma vida útil (10 años). 1.3 Gastos. 1.3.1 Gastos de administración. Son los que se relacionan con las operaciones generales de la empresa. Tienden a ser fijos al no variar demasiado ante cambios en los volúmenes de producción. Estos gastos son causados por las remuneraciones al personal directivo, ejecutivo administrativos y de servicios, correspondiente a las áreas de dirección general, contabilidad, finanzas, servicios generales, administración de personal y a los sistemas de control. También forman parte de estos gastos la depreciación de edificios, muebles y equipos utilizados para las labores administrativas y la amortización de los diferidos, que corresponde a este rubro de gastos administrativos. Para la organización y presentación de información se emplearon varios cuadros como: Pago del personal administrativo, incluyendo la remuneración básica y las prestaciones sociales. Depreciación, en proyecto de tamaño pequeño en los cuales el listado de activos fijos no es muy grande, se podría presentar un solo cuadro con todos los bienes de la empresa, haciendo la debida distinción entre la depreciación correspondiente a producción, administración y ventas, como lo podemos ver en el ejemplo que se está trabajando. Amortizaciones, se aplica a los activos intangibles y diferidos con el fin de recuperar esta inversión en la medida en que el proyecto vaya operado. En Colombia el plazo mínimo para amortizar estos activos es a cinco años.
Cuadro 13. Remuneración al personal administrativo. cargo remuneración mensual remuneración anual Prestaciones sociales (53,875%) año 1 ADMINISTRACION Gerente general 700000 8400000 4525500 12925500 secretaria recepcionista 500000 6000000 3232500 9232500 contador (honorario) 350000 4200000 0 4200000 oficios varios (medio tiempo) 250000 3000000 1616250 4616250 subtotal 1800000 21600000 9374250 30974250 Cuadro 14. Otros gastos administrativos. Servicio unidad de medida cantidad costo unitario total año 1 útiles y papelería año 1 250000 250000 servicios públicos año 1 436009 436009 cafetería año 1 125000 125000 total 811009 Cuadro 15. Amortización de gastos diferidos. Activo plazo (en costo del valor amortización anual intangible años) activo amortización 1 2 3 4 5 gastos pre operativos TOTAL AMORTIZAR Activo intangible Administración obras físicas TOTAL AMORTIZAR TOTAL AMORTIZAR ANUAL 5 1953072 390614 390614 390614 390614 390614 1953072 390614 390614 390614 390614 390614 plazo (en costo del valor amortización anual años) activo amortización 1 2 3 4 5 5 1590000 318000 318000 318000 318000 318000 1590000 318000 318000 318000 318000 318000 3543072 708614 708614 708614 708614 708614
1.3.2 Gasto de ventas. Son causados por todas las actividades que se realizan para dar a conocer el producto y hacerlo llegar al consumidor, por lo tanto incluye los gastos de la mezcla promocional, de ventas (Publicidad, Promoción de ventas, Ventas Personal, relaciones públicas) y los servicios postventa. Para calcular estos gastos hay que tener en cuenta el estudio de mercado y técnico. Los principales rubros de gastos a tener en cuenta se originan por: Pagos al personal de ventas. Incluyendo vendedores, directivos de ventas, oficinistas para el apoyo de ventas. Además del sueldo básico y las prestaciones sociales que deben calcular las comisiones sobre las ventas pagadas a los vendedores, las cuales están en proporción con el programa de producción y las ventas esperadas. Los gastos de distribución. Ocasionados por embalajes, fletes, transportes y viajes en general, representaciones, etc. Los gastos publicitarios y de promoción. Ocasionados por las estrategias diseñadas para la comercialización del producto. Otros rubros. Tienen que ver con el pago de servicios públicos, seguros sobre mercancías en tránsito, depósito o sobre activos de ventas, mantenimiento de activos de ventas, etc. Depreciación de activos asignados a ventas como vehículos, oficinas, muebles y equipo de oficina. Cuadro 16. Gastos de venta (primer año de operaciones). servicio medida cantidad costo unitario Total Año 1 publicidad mes 12 300000 3600000 transporte mes 12 37000 444000 TOTAL 4044000 La publicidad incluye organización de desfiles, publicidad radial, publicidad en TV.
Cuadro 17. Distribución de costos. COSTO COSTO FIJO COSTO VARIABLE Costo de producción mano de obra directa 18465000 mano de obra indirecta materiales directos 56726940 materiales indirectos 208000 Depreciación 786231 servicios 11230800 mantenimiento subtotal 786231 86630740 gastos de administración sueldos y prestaciones 30974250 otros gastos 811009 pre operativos 708614 Depreciación 173646 subtotal 32667519 Gastos de ventas Publicidad, promoción, transporte 4044000 sueldos y prestaciones Depreciación subtotal 4044000 TOTAL 37497750 86630740 COSTOS TOTALES 124128490
BIBLIOGRAFIA Modulo Evaluación de proyectos UNAD- LUZ MARINA DAVILA