Al contestar refiérase al oficio Nro. 12827 TELEFAX Nro. 2779-9965 19 de diciembre, 2011 DFOE-DL-1194 Señora Sandra Hernández Chinchilla Secretaria Municipal Señor Freddy Garro Arias Alcalde Municipal MUNICIPALIDAD DE PARRITA Puntarenas Estimado señor y señora: Asunto: Aprobación parcial del presupuesto inicial del período 2012 de la Municipalidad de Parrita Con el propósito de que lo haga de conocimiento de los miembros del Concejo Municipal, así como para que se emitan las instrucciones a las instancias que resulten pertinentes, me permito remitirle el presupuesto inicial de esa Municipalidad, aprobado parcialmente por la suma de 1 544 229,4 miles. Sobre el particular le indicamos lo siguiente: 1. CONSIDERACIONES GENERALES 1.1. ORIGEN DEL ESTUDIO Y ALCANCE El estudio se originó en las atribuciones conferidas a la Contraloría General de la República en los artículos 184 de la Constitución Política, 18 de su Ley Orgánica Nro. 7428, 97 del Código Municipal y otras leyes conexas. Para el análisis respectivo, se han tenido a la vista los siguientes documentos: el presupuesto ordinario y el plan operativo institucional, que fueron aprobados por el Concejo Municipal, según consta en la copia del acta de la sesión extraordinaria Nro. 2401 celebrada el 9 de setiembre de 2011, y que fueran remitidos con el oficio sin número del día 30 del mismo mes y año.
DFOE-DL-1194 2 19 de diciembre, 2011 El estudio se realizó de acuerdo con la normativa jurídica aplicable según las circunstancias, la cual considera la emitida por la Contraloría General de la República, según su competencia. El cumplimiento del bloque de legalidad en relación con la etapa de formulación y aprobación interna es responsabilidad del jerarca y los titulares subordinados, por lo que este análisis se fundamenta en las certificaciones remitidas por esa Municipalidad, según lo establecido en la normativa vigente. La veracidad de su contenido es responsabilidad de los funcionarios que las suscribieron. La aprobación que se otorga a este presupuesto inicial, no constituye una limitante para que este órgano contralor realice las verificaciones que en el futuro considere pertinentes, según sus potestades de fiscalización superior sobre los recursos y aplicaciones a los cuales se les da contenido presupuestario mediante este documento o en futuros presupuestos extraordinarios y modificaciones. Para el análisis de las propuestas institucionales contenidas en los documentos estudiados, se aplicaron técnicas selectivas. 1.2. RESPONSABILIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN EN EL PROCESO DE EJECUCIÓN Y EVALUACIÓN PRESUPUESTARIA a) La ejecución del presupuesto aprobado por esta Contraloría General es de exclusiva responsabilidad del jerarca y titulares subordinados, la cual debe realizarse con estricto apego a las disposiciones legales y técnicas, así como ajustarse a la programación previamente establecida. b) Lo anterior conlleva a que se deben establecer los mecanismos de control necesarios, de manera que la ejecución presupuestaria se desarrolle de conformidad con los objetivos, metas y prioridades contenidas en el plan operativo institucional, se ajuste a las asignaciones aprobadas por esta Contraloría General y cumpla con el bloque de legalidad. c) Se debe desarrollar un proceso constante de evaluación física y financiera de la ejecución del plan-presupuesto institucional, cuyos resultados deben ser de conocimiento del nivel superior (Concejo Municipal, Alcalde), y de todas aquellas instancias que los requieran, para la toma de decisiones. d) Como resultado de la evaluación física y financiera, se deben proponer ante las instancias que correspondan, los ajustes pertinentes al planpresupuesto en forma oportuna, apegados a la reglamentación interna vigente y al bloque de legalidad.
DFOE-DL-1194 3 19 de diciembre, 2011 e) Se deben establecer los mecanismos necesarios para garantizar que los recursos institucionales serán utilizados con criterios de eficacia, eficiencia y economicidad. 2. RESULTADOS. 2.1. APROBACIONES. Se aprueba, entre otros, lo siguiente: a) Los ingresos estimados correspondientes a 1 544 229,4 miles en el entendido de que de que obedecen a métodos de cálculo de común aceptación. Sobre este particular han de tomar las previsiones del caso para evitar situaciones deficitarias al finalizar el ejercicio presupuestario, atendiendo lo señalado en el punto 1.2, inciso d), anterior. b) Con fundamento en las justificaciones aportadas, los ingresos incorporados en la clase Financiamiento, correspondientes al préstamo por suscribir con el Banco Nacional de Costa Rica, por la suma de 100.000,0 miles y su respectiva aplicación para la adquisición de un terreno en el que se construirá el edificio municipal. c) El ingreso por concepto del aporte del Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) por la suma de 6 525,3 miles, con base en la información incluida en el presupuesto sometido a aprobación de la Contraloría General de la República por ese Consejo. Por lo tanto, esa Administración deberá verificar la suma que en definitiva sea aprobada al COSEVI, de manera que si fuera distinta a la propuesta o se emitieran disposiciones que de alguna manera incidieran en este presupuesto inicial, se realicen los ajustes pertinentes mediante un presupuesto extraordinario. d) El contenido presupuestario consignado en la partida Remuneraciones que, entre otras cosas, cubrirá: i) El pago para un total de 69 plazas por sueldos para cargos fijos y sus respectivos incentivos salariales. Se le recuerda que el estudio técnico jurídico que respalde la creación de plazas y otros movimientos, así como la comprobación de requisitos y el estudio de valoración deben estar debidamente documentados en el expediente que al efecto debe abrir la Administración y que deberá estar disponible para las funciones de control que pueda realizar la Auditoría Interna y esta Contraloría General en esa materia. Asimismo, que los perfiles de las plazas creadas deben estar incorporados al Manual de puestos vigente en esa Municipalidad 1. 1 Artículos 120 y 121 del Código Municipal.
DFOE-DL-1194 4 19 de diciembre, 2011 ii) Los ajustes de carácter salarial que se realizaron durante el año 2011 por el mecanismo de modificación presupuestaria, los cuales de acuerdo con la reglamentación vigente no requerían de la aprobación de esta Contraloría General. Es de la entera responsabilidad de la Administración el que dichos ajustes salariales aprobados internamente cumplieran con los requerimientos legales y técnicos pertinentes. Consecuentemente, la aprobación de esta Contraloría General está referida a la previsión presupuestaria necesaria para cubrir durante el 2012 las obligaciones salariales correspondientes, y no implica un aval a lo actuado en relación con dichos ajustes. e) Los egresos incorporados en el presente documento presupuestario, por programa y por partida; lo anterior, acorde con lo dispuesto en los Lineamientos generales sobre el nivel de aprobación del presupuesto de los entes y órganos públicos, municipalidades y entidades de carácter municipal, fideicomisos y sujetos privados, emitidos por esta Contraloría General de la República y publicados en La Gaceta Nro. 104 del 31 de mayo de 2005. Otros niveles utilizados por esa entidad, se tienen como informativos y de uso interno. Sobre el particular véase el punto 3.4. Los presupuestos extraordinarios que se formulen durante el ejercicio económico de 2012, deberán guardar concordancia con lo antes indicado. 2.2. IMPROBACIONES Como resultado del análisis de los documentos presentados, se imprueba, de la transferencia del Gobierno Central y originada en la Ley Nro. 8114, la suma de 36.092,3 miles y su aplicación; en virtud de que el monto en la Ley de Presupuesto Ordinario y Extraordinario de la República para el 2012, aprobada por la Asamblea Legislativa, es inferior en esa suma al propuesto por esa Municipalidad. Por consiguiente, la suma aprobada por concepto del citado aporte asciende a 354.164,2 miles. A raíz de esta improbación deben realizar los ajustes correspondientes tanto en la sección de ingresos como de egresos. En lo que respecta al Sistema de Información sobre Planes y Presupuestos Públicos (SIPP), el presupuesto se pondrá a disposición de los usuarios que tienen la función de registrar y validar la información presupuestaria en dicho sistema, con el fin de que se realicen los ajustes que se refieren a la improbación indicada, en un plazo no mayor a 20 días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de este oficio, para posteriormente ser validado y enviado nuevamente a este órgano contralor siguiendo los procedimientos establecidos.
DFOE-DL-1194 5 19 de diciembre, 2011 3. OTROS ASPECTOS 3.1 Ingresos 3.1.1 Deben proceder a reclasificar: a) Según corresponda, el ingreso (intereses moratorios) incorporado con el código 1.3.4.3., tomando en consideración que ese código no existe en el Clasificador de los ingresos del sector público. b) En Transferencias corrientes y Transferencias de capital, de Instituciones Descentralizadas no Empresariales, respectivamente; las transferencias recibidas del Instituto de Fomento y Asesoría Municipal, por concepto de impuesto de licores nacionales y extranjeros e impuesto al ruedo. Así mismo deberán corregir la asignación que por ley se debe dar a esos recursos. c) Como Transferencia corriente de Organos Desconcentrados; la transferencia que les otorga el Consejo de Seguridad Vial. d) Como Ttransferencia de capital del Gobierno Central; la transferencia originada en la Ley Nro. 8114. e) Como Préstamos directos de Instituciones Públicas Financieras; los recursos de financiamiento. 3.1.2 En las justificaciones de los ingresos, se menciona patentes de licores, no obstante dentro del detalle de origen y aplicación de fondos no se visualiza ingreso por ese concepto. Así las cosas deben proceder según corresponda, y aplicar dicho recurso tal cual lo establece la normativa. 3.2. Egresos 3.2.1 Deben proceder a reclasificar, salvo mejor criterio: a) Como Otros proyectos ; las obras para cumplir con la Ley Nro. 7600 e incluidas en el grupo Edificios del programa III. b) En el grupo 7: Otros fondos e inversiones ; la adquisición de un terreno, también incorporada dentro de Edificios del programa III. c) En el programa II, servicio 10: Servicios Sociales complementarios; los proyectos orientados a la niñez y la adolescencia e incorporados en el grupo 6 del programa III.
DFOE-DL-1194 6 19 de diciembre, 2011 3.3 Este presupuesto no incorporó el contenido presupuestario para la contratación de auditorías externas para dictaminar sobre la razonabilidad de los estados financieros, según lo dispuesto en la norma 6.5 de las Normas de Control Interno paea el sector público (N-2-2009-CO-DFOE), en los casos en que éstas se requieran acorde con lo que determine el jerarca y los titulares subordinados o por disposición legal expresa o disposición emitida por esta Contraloría General. Lo anterior, según se indica en la Certificación de verificación de requisitos del bloque de legalidad que debe cumplir el presupuesto inicial y sus variaciones de los entes y órganos, en detrimento del cumplimiento de los principios presupuestarios de previsión y universalidad y del bloque de legalidad. A partir de lo señalado, la Administración bajo su exclusiva responsabilidad deberá subsanar la omisión señalada e incorporar en lo procedente el contenido económico suficiente en las subpartidas por el objeto del gasto correspondientes, para atender oportunamente las obligaciones derivadas de dichas normas legales. 3.4. Esa Municipalidad presenta un nivel de ejecución del 0 % en lo que se refiere a los recursos correspondientes a Fondos solidarios (Ley Nro. 8627 y Decreto Nro. 34554-H), según la última información disponible (al 31 de diciembre 2010), por lo que deberá establecer las acciones necesarias para que se ejecuten en un plazo razonable. En el caso de que los proyectos a financiar hayan perdido vigencia, se deberá gestionar el correspondiente cambio de destino mediante la reforma legal respectiva. Sobre los aspectos antes indicados, se deberá informar a esta Contraloría General en un plazo de 20 días hábiles, contado a partir del recibo de este documento. 3.5. Esa Municipalidad, de acuerdo con la información de que dispone este órgano contralor, no ha actualizado las tasas por los servicios de recolección de residuos sólidos y aseo de vías y sitios públicos en los últimos cuatro años, lo cual no es consecuente con lo que establecen los artículos 74 del Código Municipal y 8 inciso h) de la Ley para la gestión integral de residuos sólidos, Nro. 8839, que disponen que los Gobiernos locales deben fijar las tasas respectivas, las cuales se deben determinar considerando el costo efectivo de su prestación, las inversiones futuras necesarias para lograr una gestión integral de residuos en el municipio, más un 10% de utilidad para desarrollarlos. Esta situación afecta directamente el financiamiento de dichos servicios, por lo que esa Administración deberá proceder a revisar las citadas tasas y de ser procedente, realizar la actualización correspondiente Sobre lo actuado respecto a lo antes indicado, se deberá informar a esta Contraloría General en un plazo de 20 días hábiles, contado a partir del recibo de este oficio.
DFOE-DL-1194 7 19 de diciembre, 2011 3.6 La sección de egresos no se ajustó a la estructura establecida en los lineamientos vigentes para los documentos presupuestarios que deben ser sometidos a la aprobación de este órgano contralor, (ver punto 2.1, inciso e). Así las cosas deberán remitir la sección de egresos debidamente ajustada y el correspondiente acuerdo de aprobación por parte del Concejo. Además para futuros documentos, tener presentes los citados lineamientos. 3.7 Según detalle de origen y aplicación de recursos, lo correspondiente al 20% del ingreso por concepto de alquiler (canon) de terrenos de la zona marítimo terrestre, 54 000 000,00, lo incluyeron en cuentas especiales. No obstante, por objeto del gasto, en el programa II, servicio 15: Mejoramiento en la zona marítimo terrestre, en el referido renglón, se muestran dos montos uno por 32 000 000,00 y otro por 28 000 000,00, para un total de 60 000 000,00. En relación con lo anterior, deberán proceder con los ajustes que correspondan, informar a esta Área de Fiscalización lo actuado, y remitir el respectivo acuerdo del Concejo. Todos los ajustes que se realicen como producto de los comentarios anteriores, deben ser mostrados en los informes de ejecución presupuestaria y proceder en el SIPP, tal cual se señaló en el punto 2.2 anterior. 3.8 En el caso de que esa Municipalidad haya suscrito una Convención Colectiva, deberá verificar que esta se encuentre vigente y que se haya dado el debido depósito y homologación por parte del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (artículo 57 del Código de Trabajo y voto Nro. 4453-00 de la Sala Constitucional sobre la vigencia de las convenciones colectivas en el sector público, publicado en el Boletín Judicial Nro. 124 del 28 de junio de 2000). Lo anterior deberá realizarse por esa Administración de previo al reconocimiento de beneficios salariales y de cualquier otra naturaleza, que sea fundamentado en la citada Convención. 3.9 Plan operativo anual a) El plan operativo anual institucional es el instrumento formulado en concordancia con los planes de mediano y largo plazo; en el que se concreta la política de la entidad, a través de la definición de objetivos, metas y acciones que se deberán ejecutar durante el período para el cual se define dicho plan. Se precisan los recursos humanos, materiales y financieros necesarios para obtener los resultados esperados y se identifican las unidades ejecutoras responsables de los programas del plan. Su importancia radica en que es una herramienta que permite la evaluación de la ejecución y la retroalimentación para la toma de acciones correctivas presentes y futuras. En este orden de ideas, el presupuesto se considera la expresión financiera del plan.
DFOE-DL-1194 8 19 de diciembre, 2011 En punto a dicho plan se determinó, a partir del documento remitido y denominado Plan Operativo Anual Ejercicio 2012, una evidente confusión en el uso de conceptos tales como: objetivos, metas e indicadores, los cuales no se ajustan a lo previsto en la normativa vigente. Partiendo de la premisa que el presupuesto es la expresión financiera del plan, se estableció que existen diferencias entre dicho presupuesto y lo que se consigna en el plan operativo, por lo que se insta a esa Administración a realizar las verificaciones que procedan en procura de que haya concordancia entre dichos instrumentos de planificación, y de ser procedente se realicen los ajustes que sean requeridos. 4. CONCLUSIÓN El análisis que este órgano contralor llevó a cabo se fundamentó en el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa legal vigente, que regulan la elaboración y contenido del plan-presupuesto de la Municipalidad de Parrita. En tal sentido, esta Contraloría General aprueba parcialmente el presupuesto para el año 2012 por la suma de 1 544 229,4 miles. Atentamente, Lic. German A. Mora Zamora Gerente de Área LGCC/GER/GMZ/zwc ci Expediente: Presupuesto Inicial 2012 Ni 17195, 19086, 19693, 19804 G: 2011002392-1