Protocolo de Comunicación para Programas Conjuntos (Ventanas) Fondo de España para el Cumplimiento de los Objetivos de Desarrollo del Milenio Guatemala Guatemala 2011 Actualización 2012 1
Introducción El Protocolo de Comunicación para los Programas Conjuntos del Fondo para el Logro de los Objetivos de Desarrollo del Milenio (F- ODM) pretende servir de guía en la clarificación de los pasos, procedimientos y normas vigentes en la gestión comunicativa para su aplicación en cada una de las iniciativas aprobadas. De esta manera se intenta articular la planificación global estratégica de la comunicación con el trabajo diario y constante que involucra cada Programa Conjunto en Guatemala La aplicación de este documento ayudará a fortalecer la acción coordinada de las contrapartes, aumentará la productividad e impacto de la comunicación y además proporcionará la claridad necesaria para la distribución de roles, responsabilidades y deberes en los diversos procesos de comunicación que los Programas Conjuntos requieren. Además de brindar guías para la acción, el protocolo define las estructuras de coordinación y toma de decisiones, lo que facilitará la división de tareas y la adecuada rendición de cuentas. La vigencia del protocolo abarcará los plazos de ejecución de los Programas Conjuntos y corresponderá su cumplimiento a las organizaciones involucradas en su ejecución. Contenido Página Introducción 2 Contenido 2 Bases del protocolo 3 Estructura de comunicación 4 Visibilidad de las contrapartes 6 Organización de actividades 7 Gestión de medios de comunicación 8 Competencias de los voceros 9 Sobre divergencias y aspectos no considerados en este protocolo 10 Guía rápida 11 Actividades sugeridas 13 Este instrumento fue consultado y retroalimentado por coordinadores de Ventanas, miembros del Equipo de País del SNU y del Grupo Interagencial de Comunicación e Información GICI-. La iniciativa fue coordinada por Héctor Morales Delgado como miembro de la OCR, el GICI y del PNUD, Guatemala 2011. Esta segunda edición incluye cambios gráficos del Gobierno 2012-2016. 2
A. Bases del protocolo 1. Los Programas Conjuntos (PC) del Fondo de España para el logro de los Objetivos de Desarrollo del Milenio (F-ODM) deberán contar con el uso estratégico y proactivo de la comunicación como herramienta indispensable en el quehacer cotidiano de cada iniciativa. 2. La estrategia de comunicación definida apoyará al país en el cumplimiento de los ODM al 2015 y servirá para orientar el enfoque general de comunicaciones del F-ODM durante los próximos dos años (2010-2012), respondiendo a la necesidad planteada de: a) Promover los objetivos y principios rectores del Fondo. c) b) Crear y fortalecer alianzas estratégicas con los participantes principales en el sistema de Naciones Unidas, las entidades contrapartes nacionales y locales, los grupos y organizaciones de sociedad civil, la comunidad de desarrollo internacional y el gobierno de España. Diseñar un plan de promoción y movilización, para generar más impacto sobre los ODM. 3. Toda información producida para socios, contrapartes y públicos estratégicos de los Programas Conjuntos debe reconocer el papel del Gobierno de Guatemala, el Gobierno de España, los organismos de las Naciones Unidas y todas las demás instancias pertinentes. 4. Con el fin de cumplir las directrices externas, así como el fortalecimiento del concepto de ONE UN, se le dará prioridad a la visibilidad del Fondo, que agrupa al Gobierno de España y a las Naciones Unidas, mientras que las contrapartes nacionales se agruparán en la visibilidad al escudo del país. El uso individualizado de los logotipos se ampliará en el apartado definido para tal fin. 5. Los objetivos de comunicación que se impulsarán desde su desarrollo estratégico serán: Incrementar los procesos de sensibilización pública y apoyo para los ODM en el país. La participación y vinculación ciudadana en los programas conjuntos con miras a propiciar el cumplimiento de los ODM en el país. Fortalecer la rendición de cuentas y transparencia hacia todos los socios estratégicos de los programas. 3
B. Estructura de la comunicación Comiité Diirectiivo Naciionall Niivell Deciisoriio Grupo Asesor de Comuniicaciión Coordiinador de Comuniicaciión,, Asiisttentte o Consullttoríía en Comuniicaciión de PC 6. La estructura de comunicación plantea la conformación de dos niveles distintos de gestión de la comunicación que estarán bajo la supervisión del Comité Directivo Nacional: el Nivel Asesor y el Nivel Ejecutor, (dependiendo una necesidad puntual se puede considerar un nivel particular para un programa específico). 7. El Comité Directivo Nacional tendrá la potestad de: a. Aprobar o desaprobar los planes de comunicación de los Programas Conjuntos propuestos por los Grupos Asesores de Comunicación. b. Evaluar el avance en la implementación de la estrategia de comunicación para los Programas Conjuntos. c. Identificar oportunidades y solicitar a los Grupos Asesores el desarrollo de acciones para responder a nuevas necesidades de comunicación. d. Resolver cualquier diferencia en asuntos de comunicación que entre las contrapartes se haya presentado y que no se hubiese resuelto en instancias previas. 8. Nivel Asesor: Se crea el Grupo Asesor de Comunicación de los Programas Conjuntos que se conforma por al menos 3 de los siguientes designados: a. Oficiales de Comunicación de la OCR y agencia líder de Naciones Unidas. b. Oficial de Comunicación de institución gubernamental líder. c. Oficial de Comunicación o punto focal de Gobierno de España / AECID. d. Coordinador de Programa Conjunto. e. Otras agencias e instituciones involucradas que deseen participar. 4
Los grupos serán coordinados por el analista de comunicación de la Oficina del Coordinador Residente. 9. Las funciones de de estos grupos serán: a. Proponer y discutir planes de comunicación de cada Programa Conjunto. b. Evaluar el avance de los planes de comunicación de los Programas Conjuntos. c. Acordar y definir acciones de comunicación diseñadas para responder a los requerimientos indicados por el Comité Directivo Nacional. d. Identificar nuevos ámbitos y oportunidades de acción. 10. Las acciones de los grupos son fundamentalmente de asesoría, mientras la ejecución corresponderá a las consultorías o personas asignadas a comunicación en cada PC. 11. Cada grupo se reunirá una vez cada tres meses o en caso extraordinario cuando dos o más de las contrapartes así lo consideren. Dichas reuniones podrán ser presenciales o podrán realizarse por vías tecnológicas. 12. Nivel Ejecutor: la ejecución de los planes de comunicación estará a cargo de cada Programa Conjunto con el apoyo de las instancias participantes, su coordinador de comunicación (o las consultorías de comunicación o el/la Asistente de Comunicación de Programas Conjuntos). 13. Este nivel tendrá la función de: Elabora un plan de comunicación en coherencia con este protocolo. Ejecutar las acciones de comunicación para el respectivo Programa Conjunto según un plan de trabajo y en coherencia con el plan general de comunicación de las Ventanas o Programas Conjuntos de los F-ODM. Coordinar y aplicar acciones de comunicación diseñadas para responder a los requerimientos indicados por los Grupos Asesores de Comunicación. Identificar nuevas propuestas y oportunidades de acción. Participar de reuniones de coordinación de cada programa conjunto. Realizar el registro fotográfico y video de actividades públicas organizadas en el marco de los Programas Conjuntos. 5
C. Visibilidad de las contrapartes 14. Con el fin identificar a los PC y sus mensajes sobre el logro de los ODM y en cumplimiento de sugerencias del Secretariado del F-ODM, se le dará prioridad a la visibilidad del logo del Fondo, que agrupa al Gobierno de España y a las Naciones Unidas, mientras que las contrapartes nacionales se agruparán en la utilización del escudo de Guatemala. 15. Por tanto los logotipos o logos primordiales que se utilizarán para la visibilidad directa de los Programas Conjuntos serán dos: el escudo del país y el logo del Fondo (F-ODM). Éstos se colocarán preferiblemente en la parte superior o cabecera del producto en el siguiente orden: Gobierno del país y F-ODM (logos principales). 16. En el caso de publicaciones o productos de comunicación financiados o encargados a una o varias de las contrapartes se mantendrá el mismo criterio del uso principal de ambos logos, pero con la salvedad que podrán colocar su propio logo en contraportada, sección interna u otro sitio distinto de los logos principales. El criterio final será que ningún logo compita con el escudo del país ni con el del F-ODM ni en tamaño ni en color ni en posición, en última instancia la mejor visibilidad se le dará al escudo de Guatemala y al F- ODM. Se recomiendo que en publicaciones de una cara los logos de otras instituciones, incluyendo de agencias de la ONU, queden lo más separado posible de los logos principales. 17. En el caso de vídeos, cuñas y otros materiales audiovisuales se mantendrán las mismas disposiciones con respecto al uso de logos y menciones de las organizaciones, enfatizando a las contrapartes principales. Sin embargo sí se podrá mencionar a agencias y otras instituciones siempre y cuando no se ubiquen en la misma categoría de las contrapartes principales, identificando de izquierda a derecha a instituciones gubernamentales y luego a instancias de Naciones Unidas. 18. Los productos de comunicación elaborados en el marco de los Programas Conjuntos del Fondo enfatizarán en el posicionamiento del nombre del Programa Conjunto, el Gobierno de Guatemala, y el Fondo en representación del Gobierno de España y la Organización de las Naciones Unidas. Sin embargo se permitirá la mención a las contrapartes individuales siempre y cuando éstas no compitan ni se coloquen al mismo nivel que las contrapartes globales. 19. Los productos de comunicación y publicaciones respetarán las directrices vigentes de Naciones Unidas sobre derechos de autor. 20. En la medida de lo posible las publicaciones seguirán los lineamientos contenidos en el Libro de Marca de Programas Conjuntos. 6
21. La elaboración de materiales pertenecientes a los programas deberá ser puesta a conocimiento del Comité Técnico de Programa. 22. La autorización de publicaciones en los Programas Conjuntos deberá ser analizada con el Coordinador del Programa, la agencia e institución líderes. Cada contraparte dispondrá de un máximo de 72 horas para dar sus observaciones y recomendaciones a las publicaciones. D. Organización de actividades 23. La definición y conceptualización de actividades de promoción de las acciones y resultados de los Programas Conjuntos corresponden a los comités directivos y técnicos de los Programas Conjuntos, para lo cual deben observar las siguientes disposiciones: a. Se deben incrementar las acciones de comunicación en todos los PC, visibilizando los mensajes principales de cada Ventana y vinculando constantemente al logro de los ODM. b. La formalización de las actividades a nombre de los Programas Conjuntos debe realizarse como un acuerdo en firme de los comités técnicos y con conocimiento del CDN. c. Las invitaciones a la actividad deben contemplar sólo los logos del país y del F-ODM. Los programas, presentaciones y demás materiales deben utilizar también ambos logos. Con excepción de cuando la actividad es organizada por otra instancia los F- ODM solo apoyan, en dicho caso el logo del escudo del país y el F-ODM irá abajo separado de otros. d. La conformación de la mesa principal, orden de las presentaciones, agenda de la actividad será trabajada conjuntamente entre los comités definidos para la organización de las actividades. e. La convocatoria de medios de comunicación, en caso que sea requerido y recomendado por los grupos de comunicación, debe realizarse utilizando las mismas disposiciones de visibilidad y uso de los logos. 7
E. Gestión de medios 24. La gestión de prensa para la cobertura de actividades se ejecutará de acuerdo a lo dispuesto en los planes de comunicación, recomendaciones de los grupos asesores y solicitudes del Comité Directivo Nacional. 25. Las solicitudes de entrevista de parte de los medios de comunicación sobre asuntos específicos de los Programas Conjuntos podrán ser respondidas por las contrapartes de acuerdo con sus especialidades y acciones temáticas. Sin embargo, las consultas referentes a avances globales, grado de cumplimiento, monitoreo de acciones, posibles irregularidades y otros asuntos políticos o que supongan riesgo para la imagen del programa deberán ser trasladados al Oficial de Comunicaciones de la Oficina de Coordinación Residente del Sistema de las Naciones Unidas en Guatemala (SNU), quién valorará la situación específica y dará una recomendación para la atención de las consultas. (Ver también apartado de voceros) 26. La gestión de medios de comunicación para actividades conjuntas, informes de avance u otros temas operativos se realizará de manera conjunta entre las organizaciones participantes y con la coordinación del Asistente de Comunicación para PC o la consultoría de comunicación del que el PC disponga. 27. Toda solicitud de cobertura de prensa para actividades específicas que propongan las organizaciones participantes, deberá ser trasladada al Asistente de Comunicación para PC (o la consultoría de comunicación contratada), quién lo analizará con la Oficina de Coordinación del SNU, para lo cual se evaluará la posibilidad de trabajo con los medios y brindará su recomendación a los solicitantes. 28. De aceptarse la recomendación, el Asistente de Comunicación para PC (consultoría de comunicación) elaborará una propuesta de estrategia de gestión de medios, que será presentada de manera inmediata al equipo de trabajo solicitante. 29. El Asistente de Comunicación para Programas Conjuntos (o consultoría de comunicación) coordinará y canalizará toda información que se envíe a periodistas o medios de comunicación colectiva. 30. En la medida de lo posible se atenderá a los periodistas de acuerdo a los tiempos requeridos por los propios medios de comunicación, considerando las emisiones diarias de radio y televisión, así como los cierres de edición de la prensa. Se procurará que la respuesta a medios no sobrepase las 24 horas de espera. 31. En la medida de lo posible, el PC se encargará de monitorear las grabaciones o publicaciones resultado de las entrevistas y las archivará. Dichos archivos deberán estar 8
disponibles para la consulta de las contrapartes y compartidas periódicamente con el resto de PC a través de la OCR. F. Competencias de los Voceros a. Voceros Globales 32. Los miembros del Comité Directivo Nacional serán los Voceros Oficiales de los Programas Conjuntos en el país, en temas relativos a la globalidad de las Ventanas o en casos particulares de los programas en que así se requiera. Para actividades realizadas con recursos de los F-ODM se deberá siempre mencionar que el esfuerzo es posible por el aporte de los Fondos de España para el logro de los ODM. 33. Únicamente los Representantes del Comité Directivo Nacional o sus delegados, podrán dar opiniones a nombre del Gobierno, Donante o Naciones Unidas ante los medios de comunicación en relación con hechos sensibles de índole social, política, ambiental, cultural o de otra área que afecten directamente los intereses de los Programas Conjuntos. 34. Cuando se requiera una intervención sobre un tema complejo o sensible, en la medida de lo posible se contactará de previo a los demás integrantes del Comité Directivo Nacional para coordinar una respuesta articulada y consensuada. En caso de no ser posible, se informará de inmediato sobre las declaraciones brindadas y sus posibles impactos. b. Voceros de Programas 35. Para cada Programa Conjunto se designarán personas que tengan el aval para actuar como voceros que pueden pertenecer a: a. La instancia líder del Gobierno. b. La agencia líder de Naciones Unidas c. Un representante de otra contraparte. 36. Los voceros de cada Programa Conjunto podrán brindar informaciones sobre hechos relativos a cada Programa Conjunto, sin embargo éstos deben enmarcarse en sus competencias y áreas de incidencia. 37. Luego de cada participación, el vocero designado informará al Grupo de Comunicación de cada programa sobre la intervención y éste lo comunicará al resto de las contrapartes. 9
38. Cuando se requiera una intervención sobre un tema complejo o sensible, en la medida de lo posible el vocero contactará con el Analista de Comunicaciones de la Oficina de Coordinación para obtener recomendaciones para la participación. 39. En circunstancia que lo amerite, el Analista de Comunicaciones de la OCR pondrá en conocimiento del Comité Directivo Nacional aquellas participaciones mediáticas que considere críticas o relevantes y podrá recomendar además que su atención sea asumida por un vocero del Comité Directivo Nacional. 40. En caso que un vocero reciba una consulta que no corresponde con el área de trabajo de la organización, éste remitirá el contacto a la Oficina de la Coordinadora Residente para la atención de la consulta. 41. Cada Grupo Asesor de Comunicación procurarán generar oportunidades de capacitación para el entrenamiento de los voceros en temas de gestión de medios de comunicación. G. Varios 42. En caso de divergencias o situaciones no consideradas en el presente protocolo se acudirá a los Grupos Asesores de Comunicación para la valoración, discusión y toma de decisiones. 43. En caso que los Grupos Asesores de Comunicación lo consideren necesario sus interpretaciones, valoraciones o resolución de divergencias, podrán ser agregadas al presente protocolo. 44. Se consideran páginas de consultas y de fuentes oficiales para los temas de comunicación del los PC las siguientes: www.onu.org.gt http://www.mdgfund.org/es 10
H. Guía rápida Guía del logotipo Aquí se muestra la forma correcta de la imagen gráfica de los Programas A través de una comunicación visual simple todas y todos los involucrados en cada uno de los Programas Conjuntos contribuyen a generar consistencia y a producir una mayor visibilidad de los Programas Conjuntos. El logotipo del F-ODM únicamente podrá ir acompañado del emblema oficial del Gobierno de Guatemala en representación de las contrapartes nacionales, el cual deberá siempre colocarse primero (de izquierda a derecha) en la parte superior izquierda, mientras que el logotipo del F- ODM se colocará a la misma altura pero en la parte superior derecha, ya sea a blanco y negro o a todo color. El emblema del gobierno deberá siempre tener la misma altura, que el logotipo correspondiente al F-ODM (para los Programas Conjuntos es como si ambos fueran un solo logotipo). No importa la posición ni el lugar de publicación deberán estar solos y guardando proporciones. Otros logos solo pueden aparecer en otro folio, lado o a un espacio distante del éste que es el considerado principal. De preferencia siempre deber aparecer sobre blanco o en un color que no limite su visibilidad Tamaño mínimo: Para garantizar su correcta lectura y funcionamiento en documentos, informes y publicaciones el logotipo no puede ser menor a 1cm de ancho ni 3.2 cm de largo, no estando incluidas las zonas de seguridad. Con respecto al tamaño máximo del logotipo no hay límites, siempre que se conserven las proporciones y una resolución apropiada en megapixeles. 11
Referencias sobre aspectos técnicos Identidad de los Programas Conjuntos: la constituyen todos aquellos elementos y características visuales y auditivias que comunican de manera uniforme la personalidad de los Programas Conjuntos. Imagen gráfica: es la imagen visual de los Programas Conjuntos, debe ser uniforme y consistente. Logotipo: también conocido como logo o logo principal, es la representación gráfica de las contrapartes que participan en el desarrollo de los Programas Conjuntos. Pantone: Es un sistema de guía de color universal para impresión en tintas directas, conocido como color directo cuyo código permite seleccionar y preparar con precisión todos los colores y sus gamas. CMYK: se refiere a las siglas de Cyan, Magenta, Yellow y Black, los cuales son los colores usados para la impresión offset. RGB: (Red, Green, Blue) se refiere a la composición del color en términos de la intensidad de los colores primarios con los que se constituye Escala de Grises: es la imagen basada en sombras de grises, está compuesto desde el negro más intenso pasando gradualmente por diferentes tonalidades grises hasta llegar al blanco. Tipografía: Para que la documentación de los Programas se vea uniforme, se sugiere mantener el mismo tipo de letra. Para la producción de documentos, informes o publicaciones se recomienda utilizar la tipografía Gill Sans MT, sin embargo se podrán utilizar las letras Arial o Helvética como alternativas. 12
I. Actividades tipo a considerar en la comunicación de los mensajes de los PC Promoción o Participación en espacios de ferias o Distribución de materiales en actividades propias y en apoyo a socios Producción de trifoliares que contengan: o Qué son los Programas conjuntos o A qué se refiere la Ventana o Áreas de trabajo o Cobertura geográfica o Socios o Destinatarios o Montos globales o Ejemplos de resultados o Dirección y teléfonos o Sitio Web Publicidad en medios o En medios apropiados a su público objetivo o Insertos masivos con todas las ventanas o Anuncios de actividades públicas o Ejemplares adicionales a los insertados para distribución desde las oficinas Abogacía o Pronunciamiento sobre iniciativas de ley o Atención a contrapartes y referidos por las mismas para presentar la Ventana o Visitas institucionales o Base de datos de organizaciones e instituciones que trabajan los temas. o Talleres Información o Reuniones con medios de comunicación o Conferencias de prensa o Elaboración y envío de boletines o Participación en espacios de opinión en prensa, radio y televisión Presentaciones públicas 13
o Inauguraciones o Análisis temáticos o Visitas de campo o Foros, mesas redondas, seminarios y talleres Uso de tecnología o Sitio Web o Blogs o Foros interactivos (siempre que se asegure seguimiento) o Redes sociales (con seguimiento) o Envío de correos masivos Producción de materiales con mensajes y logos ODM o Lapiceros o Mochilas o Chalecos de prensa o Chalecos de para el personal o USB con materials relacionados (Ej. III Informe ODM) o Lonas y rull up o arañas o Mapas o Mouse pad (almohadilla con ODM) o Camisetas y gorras o Brazaletes o Banners Consultas: snu.informa.gt@undp.org 5ª. Avenida 5-55 zona 14, Europlaza, torre 4, nivel 10, oficina de comunicación social PBX 2384-3100 www.onu.org.gt 14