PROCEDIMIENTO DE DIGITALIZACIÓN DE EXPEDIENTES TOMA DE TRÁMITE: En principio el procedimiento para la toma del trámite será el habitual. Una vez que el trámite esté cargado, confirmado el pago y generado el expediente se procederá a escanear la documentación para generar el expediente digital. ESCANEO DE DOCUMENTACIÓN: Se debe escanear la totalidad de la documentación, ya sea presentada en original o fotocopia. En este último caso, debe constar expresamente la certificación de copia fiel del original, firmada y sellada por el agente interviniente. EXPEDIENTE DIGITAL: Una vez finalizado el proceso de escaneo deberá actualizar el Sadex y verificar en la pestaña Expediente Digital que se visualicen la totalidad de los documentos escaneados. PROCEDIMIENTO DE DIGITALIZACIÓN: El escaneo de la documentación se puede realizar de tres maneras: simple faz, doble faz o manualmente. Si selecciona las opciones simple faz o doble faz la documentación se ubica en el dispositivo de alimentación automática del escáner. Para escanear manualmente debe realizarlo levantando la tapa del mismo.
APLICATIVO DE ESCANEO: El aplicativo de escaneo se encuentra dentro de la carpeta aplicaciones/sadex/sadex-modulodigitalizacion que se encuentra en el escritorio de la PC. La aplicación requiere que la tarjeta inteligente se encuentre en el lector antes de iniciarse. En caso de no hacerlo, se le mostrará este mensaje: La siguiente imagen es la pantalla principal de la aplicación, la cual se muestra inmediatamente luego de realizar el logueo exitoso a la misma, con su usuario y contraseña.
TURNO: El turno debe ser el primer documento escaneado. El tamaño del mismo debe ser A5. Se ubica en el escáner boca arriba y con el código de barras paralelo al rodillo de alimentación (ver foto). IMPORTANTE: El turno debe escanearse en la posición correcta y el código de barras debe ser legible y estar completo. Caso contrario aparecerá la siguiente leyenda: ERROR EN EL RECONOCIMIENTO, LLAME A SOPORTE. Si el código está cortado o tiene tinta insuficiente vuelva a imprimirlo y se está mal ubicado colóquelo correctamente y vuelva a escanear.
1. Escanear Expediente - Simple Faz Se puede realizar utilizando solapas individuales o plantillas autoadhesivas: - Si utiliza solapas individuales deberá ubicar en primer lugar la solapa individual y la documentación que corresponda a continuación. Todas las solapas individuales con documentación simple faz se escanean a la vez, por lo tanto deberá ubicar en el dispositivo de alimentación del escáner todas las solapas individuales con la documentación simple faz en orden. - Si utiliza plantillas autoadhesivas deberá pegar la etiqueta solo en la primera hoja del documento a escanear. Toda la documentación simple faz con etiqueta se escanea a la vez, por lo tanto deberá ubicar en el dispositivo de alimentación del escáner toda la documentación simple faz en orden con la etiqueta correspondiente. Seleccionar la opción 1- Escanear Expediente Simple Faz. Se mostrará lo siguiente:
Antes de presionar Aceptar hay que controlar que las hojas estén colocadas correctamente en el escáner y que la primera sea la hoja correspondiente al turno. Una vez que todas las hojas fueron procesadas por el escáner, deberá indicar si desea continuar escaneando, luego de presionar No (Figura 1), deberá presionar Terminar (Figura 2). Figura 1
Al terminar, la aplicación procederá a reconocer las solapas. Figura 2 Luego la aplicación solicitará el pin de la credencial para proceder al firmado, deberá completar el pin y presionar verificar: Una vez finalizado todos los archivos se enviarán, escaneados y firmados, a central. Cuando todo fue satisfactorio, se mostrará el siguiente mensaje (este permanece solo unos segundos, puede ocurrir que se muestre y desaparezca antes que lo vea).
2. Escanear Expediente - Manual En este caso no debe utilizar solapas individuales ni plantillas autoadhesivas. Esta opción está destinada al escaneo de una sola imagen, para aquella documentación que no pueda ser alimentada por la parte superior del escáner. Se deberá completar con el número de expediente y fecha de nacimiento (esta última se utiliza a modo de control para verificar que el expediente sea el deseado). Luego deberá seleccionar la opción que corresponda. Por defecto, se encuentra en Otros lo que significa que la imagen a escanear NO es una solapa, sino que una foja más. En caso de que se desee escanear una solapa, desplegar el combo y elegir la opción que corresponda. Al presionar Continuar se abrirá una ventana igual a la del escaneo simple, después de escanear elija la opción de no seguir escaneando y presione Terminar, solo restará el cartel La operación concluyó exitosamente (en este caso no hay reconocimiento de solapas).
3. Escanear Expediente - Doble Faz Se puede realizar utilizando solapas individuales o plantillas autoadhesivas. El procedimiento es similar al de documentación simple faz, solo que el escáner obtiene el anverso y reverso de las hojas colocadas. 4. Escanear Expediente Histórico Esta aplicación se utilizará para escanear los expedientes que actualmente existen en formato papel. Abrirá una ventana muy similar a la del escaneo manual, con la diferencia de que esta cuenta con la posibilidad de seleccionar entre Disposición y Expediente Histórico. Si no selecciona ninguna de las dos opciones, no permitirá continuar. En caso de elegir Expediente Histórico, al presionar continuar nos llevará a la misma pantalla de escaneo de siempre, debiendo seguir el mismo procedimiento anterior. El expediente histórico no cuenta con reconocimiento de solapas, solo escanea y firma lo escaneado, tal cual se ingresa en el escáner. En caso de elegir la opción Disposición, se mostraran dos cuadros de texto para completar como se aprecia en la siguiente imagen. Después de completarlos y clickear continuar, se realiza el escaneo habitual visto anteriormente. Todo lo escaneado es transformado a PDF y firmado digitalmente.
5. Imprimir Solapas: Esto nos permite imprimir las solapas desde la siguiente ventana: - Para imprimir solapas individuales deberá seleccionar la opción correspondiente e imprimirlas en hojas blancas A4 (se utiliza en casos en los que no se pueda pegar la solapa autoadhesiva sobre el documento) - Para imprimir etiquetas deberá colocar en la impresora plantillas autoadhesivas de 66,7 x 25,4mm color blanco y seleccionar la opción plantilla de solapas