REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA, CIENCIA Y TECNOLOGÍA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA EL TURISMO COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA DE LOS ANDES VENEZOLANOS ADAPTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL ALMACÉN DE ABARROTES A LA DINÁMICA DE TRABAJO VIGENTE DE LAGUNAMAR HOTEL RESORT & SPA UBICADO EN LA ISLA DE MARGARITA, ESTADO NUEVA ESPARTA. MÉRIDA, JUNIO 2015
COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA DE LOS ANDES VENEZOLANOS SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA ÁREA DE PASANTÍAS ADAPTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL ALMACÉN DE ABARROTES A LA DINÁMICA DE TRABAJO VIGENTE DE LAGUNAMAR HOTEL RESORT & SPA UBICADO EN LA ISLA DE MARGARITA, ESTADO NUEVA ESPARTA. AUTOR: JENNYFER ARAUJO TUTOR ACADÉMICO: CARLOS RAMÍREZ TUTOR EMPRESARIAL: ANTHONY MÉNDEZ MÉRIDA, JUNIO 2015 II
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA, CIENCIA Y TECNOLOGÍA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA EL TURISMO COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA DE LOS ANDES VENEZOLANOS ADAPTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL ALMACÉN DE ABARROTES A LA DINÁMICA DE TRABAJO VIGENTE DE LAGUNAMAR HOTEL RESORT & SPA UBICADO EN LA ISLA DE MARGARITA, ESTADO NUEVA ESPARTA. AUTOR: Jennyfer Araujo CI: 20.850.275 TUTOR ACADÉMICO: Carlos Ramírez C.I: 11.465.896 Resumen FECHA: Julio 2015 La presente propuesta es de campo, se llevó a cabo por medio de las pasantías administrativas realizadas durante quince (15) semanas y tiene como objetivo mejorar el proceso de control interno que se lleva a cabo en el almacén de abarrotes de Lagunamar Hotel Resort & Spa ya que la mala aplicación de métodos de control impide desarrollar con eficiencia las funciones correspondientes del almacén. Dicha propuesta consiste en la adaptación de un nuevo método de control interno para el inventario, esto con el fin de llevar un control más exacto del almacén de abarrotes y reducir la pérdida de productos y el aumento de los gastos operativos. DESCRIPTORES: Control interno, Control Operacional, Almacén de abarrotes. III
ÍNDICE GENERAL pág. RESUMEN INTRODUCCIÓN III IX FASE I. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA I. LA EMPRESA 1 Identificación de la Empresa 1 Estructura Organizativa de la Empresa 2 Organigrama General 3 Descripción de las Actividades Realizadas por el Pasante 4 FASE II. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL Diagnóstico Situacional 7 Descripción e Identificación de las Alternativas de Solución 11 FASE III. LA PROPUESTA Portada 13 Presentación de la Propuesta 14 Justificación 14 Objetivo General 15 Objetivos Específicos 16 Contextualización y Fundamentación 16 Estructura de la Propuesta 21 IV
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Recomendaciones 25 Conclusiones ANEXOS 27 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 29 26 V
ÍNDICE DE TABLAS TABLA pág. 1 Datos de la Empresa. 1 2 Actividades realizadas en el departamento de Caja General 5 3 Actividades realizadas en el departamento de Cuentas por Pagar 6 4 Actividades realizadas en el departamento de Costos 7 5 Matriz FODA del almacén de Lagunamar Hotel Resort & Spa. 9 6 Niveles de Control 19 VI
ÍNDICE DE FIGURAS FIGURA pág. 1 Organigrama General. 3 2 Fases del control operacional 21 VII
ÍNDICE DE ANEXOS ANEXO pág. 1 Tarjeta de Inventario 27 28 2 Tarjeta de Auditoría VIII
INTRODUCCIÓN Actualmente, el turismo en Venezuela es una fuente importante de ingresos, así como también una actividad generadora de empleos directos e indirectos. El Estado Nueva Esparta es zona turística por excelencia, por esta razón es indispensable contar con una infraestructura y una logística acorde a las exigencias de los turistas que visitan esta hermosa isla. Lagunamar Hotel Resort & Spa es una empresa de alojamiento turístico de categoría 5 estrellas, reconocida por sus trabajadores, clientes, competidores, inversionistas y público en general por su presencia en el mercado mundial y nacional. Al ser una empresa de grandes dimensiones posee almacenes con alta capacidad los cuales permiten surtir oportunamente todos sus puntos de venta. Por la magnitud que poseen, estos lugares de almacenamiento deben contar con métodos de organización y control que permitan agilizar las tareas diarias y facilitar todos los procesos operativos y administrativos del departamento. Durante el periodo en el cual la estudiante fungió como pasante administrativa pudo observar deficiencias en las herramientas utilizadas para llevar el control interno del almacén de abarrotes del Lagunamar Hotel Resort & Spa que dificultan las tareas de controlarlo y operarlo adecuadamente. Por esta razón se plantea una propuesta enfocada en mejorar el sistema de control interno en el área de almacén, específicamente en Abarrotes mediante el planteamiento de nuevos mecanismos de control. El informe está compuesto por tres fases que se desglosan de la siguiente manera: IX
Fase I: describe los principales aspectos que identifican la organización, resaltando las actividades realizadas en las diferentes unidades administrativas donde se desempeñaron funciones por el pasante. Fase II: representa la fase más importante del presente informe ya que plantea el diagnóstico situacional identificando y describiendo las causas, consecuencias y alternativas de solución. Fase III: constituye el desarrollo de la propuesta titulada Adaptación del sistema de control interno del almacén de abarrotes a la dinámica actual de trabajo vigente de Lagunamar Hotel Resort & Spa ubicado en la Isla de Margarita, Estado Nueva Esparta adaptado a las necesidades del almacén de abarrotes de Lagunamar Hotel Resort & Spa. X
1. Identificación de la empresa FASE I DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA Tabla 1. La empresa. DATOS DE LA EMPRESA Razón Social: LAGUNAMAR Hotel Resort & Spa. Dirección: Sector Agua de Vaca, Apostadero, Municipio Autónomo Maneiro, Pampatar. Estado: Nueva Esparta. Categoría: 5 estrellas. Clasificación: Hotel- Resort-Spa. Capacidad de alojamiento: 1956 plazas cama repartidas en 220 habitaciones estándar y 191 lujosas suites, todas con aire acondicionado, vista panorámica, televisión por satélite y baño privado. Perfil de la empresa y servicios que ofrece: Trabaja bajo la modalidad de todo incluido y tiempo compartido. Alimentos y Bebidas: (05) Cinco Restaurantes Chipi Chipi, Guacuco, Carusso s, La Troje, Salvatore s; (04) Bares La Cascada, Lobby bar torre sur, Lobby bar torre norte, Snack Bar Cazón; (01) Una Discoteca. Áreas recreativas y servicios complementarios: (04) Cuatro piscinas, jacuzzi al aire libre; mundo infantil, playa privada; laguna privada diseñada para la práctica de deportes acuáticos como Kayak, Banana Boat, Windsurfing, Pedal Boat, Ski; (09) canchas deportivas, mesas de ping pong; Centro de convenciones con capacidad simultánea hasta de 1100 personas por evento; Servicio de niñeras; Servicios de taxis; Servicio de lavandería y tintorería; tiendas, boutiques. Observaciones: Fuente: Elaboración propia (marzo 2015) 1
2. Estructura Organizativa de la empresa Lagunamar Hotel Resort & Spa cuenta con un organigrama vertical, el cual según Hernández (2005) Tiene forma de pirámide regular. Es el más utilizado en la diagramación de estructuras organizacionales. El máximo puesto jerárquico se ubica en el vértice superior de la pirámide, y los siguientes descienden en jerarquía hasta la base (pág. 87). Así mismo dentro de su estructura organizacional, el máximo puesto jerárquico lo ejerce la Junta Directiva y seguidamente la Contraloría General, que es un departamento que ejerce la supervisión y control de todos los bienes o activos fijos y de operación, gestiona correctamente la utilización de los fondos disponibles y establece las normas y procedimientos en el área de administración. Está integrada por todos los departamentos administrativos de la empresa, tales como: cuentas por cobrar, compras, auditoria de ingresos, almacén, caja general, cuentas por pagar, costos; siendo los últimos 3 los departamentos en los cuales la estudiante desarrolló sus prácticas empresariales durante un periodo de quince (15) semanas. 2
Figura 1. Organigrama General. Fuente: Gerencia de Adiestramiento Lagunamar Hotel Resort & Spa. 3
3. Descripción de las actividades realizadas por el pasante Durante el tiempo de ejecución de las pasantías administrativas las actividades realizadas se llevaron a cabo en la Gerencia de Contraloría, específicamente en los departamentos de Caja General, Cuentas por Pagar y Costos. Las primeras tres semanas las actividades tuvieron lugar en la Caja General, que es un departamento encargado de garantizar las operaciones relacionadas con la entrega y custodia de dinero en efectivo tales como: el pago de la nómina del personal contratado, pago de proveedores y servicios y pago de eventos extras a personal eventual. Seguidamente las actividades se desarrollaron en el departamento de cuentas por pagar el cual se encarga del estricto cumplimiento de los compromisos de pago, procesar las facturas entrantes, realizar la programación de pago a proveedores, realizar los reembolsos y pagos internos de la empresa. Para finalizar el entrenamiento empresarial, se laboró en el departamento de Costos, el cual se encarga de controlar y supervisar el cumplimiento eficaz de las normativas de entradas y salidas de insumos con el fin de cumplir los estándares de operación; este departamento auditorías a los diferentes puntos de venta del hotel así como también realiza la toma física de inventarios, control de las compras y la recepción de la mercancía, elaboración del costo diario y supervisión directa de los almacenes. 4
Tabla 2. Actividades realizadas en el departamento de Caja General. DATOS DEL DEPARTAMENTO Dependencia: Contraloría Fecha de inicio: 19-01- 2015 Tutor Empresarial: Anthony Méndez Área o Departamento designado: Caja General. Fecha de culminación:06-02- 2015 Supervisor inmediato: Andry Urbina Descripción de las actividades realizadas en el departamento por objetivos Auditar los sobres de remesa provenientes de los diferentes puntos de venta del hotel. Relacionar las facturas pagadas en efectivo, para posteriormente enviarlas al departamento de cuentas por pagar para la reposición de caja chica. Atender a los proveedores y hacer entrega de los pagos Calcular las retenciones y comisiones de todas las tarjetas de crédito y débito provenientes de los diferentes puntos de venta del hotel. Hacer entrega del pago de personal contratado Observaciones: Fuente: Elaboración propia (marzo 2015). 5
Tabla 3. Actividades realizadas en el departamento de Cuentas por Pagar. DATOS DEL DEPARTAMENTO Dependencia: Contraloría Fecha de inicio: 09-02-2015 Tutor Empresarial: Anthony Méndez Área o Departamento designado: Cuentas por pagar. Fecha de culminación:27-03- 2015 Supervisor inmediato: Jorge Arreaza. Descripción de las actividades realizadas en el departamento por objetivos Registrar en sistema de las obligaciones de la empresa, la mercancía en tránsito. Gestionar solicitudes de firmas autorizadas. Gestionar y elaborar depósitos bancarios. Organizar los pasivos u obligaciones pendientes por pagar. Archivar los soportes emitidos por el departamento. Controlar y hacerle seguimiento a los pagos correspondientes a las guarderías de los hijos del personal. Observaciones: Fuente: Elaboración propia (marzo 2015). 6
Tabla 4. Actividades realizadas en el departamento de Costos. DATOS DEL DEPARTAMENTO Dependencia: Contraloría Fecha de inicio: 30-03-2015 Tutor Empresarial: Anthony Méndez Área o Departamento designado: Costos. Fecha de culminación:08-05- 2015 Supervisor inmediato: Luis Aguilera. Descripción de las actividades realizadas en el departamento por objetivos Realizar los inventarios mensuales de los activos. Realizar auditorías a los almacenes. Supervisar la receptoría de la mercancía en los almacenes. Elaborar el costo diario. Controlar el almacenamiento y despacho de los inventarios. Supervisar las cavas. Controlar el despacho de comandas. Observaciones: Fuente: Elaboración propia (marzo 2015). 7
FASE II DIAGNÓSTICO SITUACIONAL La fase del diagnóstico se desarrolló en el Almacén de Lagunamar Hotel Resort & Spa, ubicado en la Isla de Margarita, estado Nueva Esparta, para el cual se utilizaron las técnicas e instrumentos que se describen a continuación: observación directa la cual según Arias (2006), Es una técnica que consiste en visualizar o captar mediante la vista, en forma sistemática con cualquier hecho, fenómeno o situación que se produzca en la sociedad, en función de unos objetivos de investigación preestablecidos (pág. 9), a través de ésta se obtuvo información para la construcción de la matriz FODA. Según Thompson (1998), establece el análisis FODA estima el hecho que una estrategia tiene que lograr un equilibrio o ajuste entre la capacidad interna de la organización y su situación de carácter externo; es decir, las oportunidades y amenazas (pág. 140). Por otro lado, determinar la realidad del almacén hizo necesario recolectar información a través de la revisión documental que según Cerda (1998) es el análisis de fuentes documentales, mediante una lectura general de textos, a fin captar los planteamiento esenciales y aspectos lógicos de su contenidos y propuestas (pág. 176) esta técnica fue utilizada para contar con elementos documentales confiables y sustentar el estudio. El análisis FODA es una herramienta que permitió conformar un cuadro de la situación actual del almacén de abarrotes del Lagunamar Hotel Resort & Spa, permitiendo de esta manera obtener un diagnóstico preciso como se ilustra en la siguiente tabla: 8
Tabla 5. Matriz FODA del almacén de Lagunamar Hotel Resort & Spa. FORTALEZAS Gran capacidad de almacenamiento ya que cuenta con 100 metros cuadrados aproximadamente. Distribución apropiada de espacios para ubicación de materia prima. Personal suficiente para realizar tareas administrativas y operativas. Procedimientos establecidos para cumplir con las tareas diarias del departamento. DEBILIDADES El personal no está capacitado para llevar a cabo las tareas administrativas y operativas. No se ponen en práctica las normas establecidas por el departamento. El control interno para los inventarios no está adaptado a la dinámica de funcionamiento del almacén. El sistema de comunicación e información con los demás departamentos no es efectivo. Fuente: Elaboración propia (Abril 2015) AMENAZAS La ubicación de la empresa hace que si dificulte el acceso a la materia prima. La escasez de productos que actualmente existe en el país. El comportamiento inestable de los precios de los insumos en el mercado nacional. Posible cierre de empresas que proveen al almacén. OPORTUNIDADES El estado venezolano garantiza mediante la ley de costos y precios justos el acceso a la materia prima a un precio accesible lo que permite ofrecer servicios a un costo más bajo. Encontrarse en el estado de mayor atractivo turístico del país genera una alta demanda de servicios lo que ocasiona una alta rotación en el stock del almacén. El hecho de estar ubicado en una Zona Libre, exonera el pago de tributos. 9
El análisis situacional del almacén permitió visualizar los síntomas y problemas que se están presentando actualmente, así como las necesidades del área para su óptimo funcionamiento. Esta información fue extraída de la matriz FODA a través de las debilidades expuestas en el instrumento de análisis. Capacitar al personal es una de las necesidades para cumplir con las políticas internas del almacén y que de esta manera generen información confiable a la hora de tomar decisiones. Así mismo, velar que los procedimientos establecidos dentro del almacén se cumplan a cabalidad, ya que el no cumplimiento o ausencia de estos puede ocasionar que la empresa no alcance los objetivos establecidos. No obstante se debe adaptar el control interno de los inventarios de abarrotes a la dinámica de funcionamiento del almacén, ya que se observa un quiebre entre los procesos de control que desarrolla el almacén y el inventario físico. También mejorar el sistema de comunicación e información entre los otros departamentos ya que no es efectivo: generalmente la información no llega oportunamente o no está clara para facilitar el cumplimiento de las instrucciones de los otros departamentos. Todo esto con el fin de reducir: la pérdida de productos y el aumento de los gastos operativos, las discrepancias entre el inventario físico y el inventario teórico y las demoras en el trabajo a ser realizado por otros departamentos debido a la tardanza a la hora de entregar la información requerida para el cierre contable, para así cumplir con los objetivos que se plantean para el almacén. Existen diferentes necesidades en el área del almacén pero se considera de vital importancia mejorar el control interno de los inventarios del almacén de abarrotes, que según Anaya (2011), Es un almacén que contiene productos de consumo generalizado especialmente alimentos y 10
enlatados, que tiene como función principal el abastecimiento oportuno de materias primas a los departamentos de producción (pág. 67) ya que no está adaptado a la dinámica actual de funcionamiento del almacén. En este caso, coexisten tres aspectos que favorecen dicha propuesta, la primera de ellas, determinada por la dinámica de funcionamiento que ha sido observada por varios departamentos del hotel. La segunda se refiere a su carácter recurrente como eje de enlace que vincula y sustenta el flujo de las actividades administrativas. Por último, como tercera variable está presente la urgencia con la cual requiere ser atendida la necesidad ya identificada, para que su impacto negativo en el resultado de las actividades administrativas no origine consecuencias de mayor alcance. La necesidad observada permite el diseño de estrategias viables para su solución, que ayuden a mejorar el control interno llevado a cabo en el almacén de abarrotes, estas estrategias permiten plantear dos posibles alternativas de solución: Alternativa 1 Reformular el mecanismo de control interno, que permita al almacén de abarrotes, cumplir con este proceso de manera efectiva, es decir, que tenga el alcance y efecto para el cual está previsto el mismo. Mejorar el mecanismo de control, no amerita una inversión de recursos financieros importantes para llevarlo a cabo. El tiempo estimado para el rediseño de los mecanismos del control interno se ajusta al lapso académico de estudio. También hace viable esta alternativa en estudio el hecho de que no es necesario contratar nuevos profesionales para llevar a cabo la sistematización de una alternativa de solución que sea propuesta. 11
Alternativa 2 Aplicar un programa de capacitación al personal del almacén de abarrotes. El desarrollo de esta propuesta implicaría en primer término, el traslado de expertos en la materia con el objeto de conocer en detalle cada uno de los modelos de control. Esta alternativa conlleva a considerar otros aspectos tales como: costos por concepto de viajes y viáticos, entrevistas y tiempo con los gerentes del hotel, costos por concepto de talleres y charlas. Se requiere disponer de un periodo de tiempo suficiente para cubrir el fin planteado, lo cual es una limitante puesto que el cronograma de estudios académicos no lo permite. 12
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA, CIENCIA Y TECNOLOGÍA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA EL TURISMO COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA DE LOS ANDES VENEZOLANOS ADAPTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL ALMACÉN DE ABARROTES A LA DINÁMICA DE TRABAJO VIGENTE DE LAGUNAMAR HOTEL RESORT & SPA UBICADO EN LA ISLA DE MARGARITA, ESTADO NUEVA ESPARTA. MÉRIDA, JUNIO 2015 13
PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Esta propuesta está dirigida al Hotel Lagunamar Hotel Resort & Spa específicamente al almacén de abarrotes; la cual busca mejorar una debilidad alusiva o relativa a la conciliación de inventario y tiene por nombre: ADAPTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL ALMACÉN DE ABARROTES A LA DINÁMICA DE TRABAJO VIGENTE DE LAGUNAMAR HOTEL RESORT & SPA UBICADO EN LA ISLA DE MARGARITA, ESTADO NUEVA ESPARTA. Esta propuesta tiene como finalidad reducir el número de discrepancias entre el inventario físico y el inventario teórico de manera que estas no causen demoras en el proceso administrativo contable. Está estructurada de la siguiente manera: 1. Justificación 2. Objetivos General 3. Objetivo Específicos 4. Contextualización y fundamentación 5. Estructura de la propuesta 1.- JUSTIFICACIÓN El sistema administrativo de control interno garantiza a las organizaciones evaluar el logro de los objetivos que ellas planifican, de allí la necesidad que el Almacén de abarrotes de Lagunamar Hotel Resort & Spa corrija o mejore los procesos inmersos en dicho sistema. Las razones fundamentales por las cuales la presente propuesta debe desarrollarse son las siguientes: Según Koontz (2003), el control consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para garantizar que los hechos se 14
apeguen a los planes (pág. 32). El autor deja clara la importancia de la función de control ya que permite evaluar todas las acciones que se desarrollan para el alcance de los objetivos planteados y asegurar que los esfuerzos grupales e individuales estén sujetos a los resultados esperados. Analizar el proceso de control interno refuerza la realidad administrativa conjugada con los conceptos emitidos por los diversos autores, en esta área del saber. De esta forma se contribuye con la sistematización del conocimiento adquirido en el proceso de profesionalización y se establecen bases informativas para nuevos estudios sobre los procesos administrativos. Todo esto implica adquirir mayores niveles de conciencia y comprensión sobre el rol de la ciencia administrativa en el buen funcionamiento de cualquier organización. Por otra parte, desde la perspectiva técnica dicha propuesta promueve la utilización de formularios de control muy sencillos, para que sean empleados en el trabajo diario. Estos permitirán la fluidez y eficiencia en las labores administrativas y a su vez ajustar de una manera eficaz los instrumentos de control. También aporta al departamento de costos información oportuna que ayuda a evaluar los procedimientos llevados a cabo diariamente en el almacén y permite que este mismo, enfoque su atención en el impacto que estos procedimiento pueden acarrear sobre los clientes y huéspedes que demandan servicios del Lagunamar Hotel Resort & Spa. 2.- OBJETIVO GENERAL Mejorar el proceso de control interno que se lleva a cabo en el almacén de abarrotes de Lagunamar Hotel Resort & Spa. 15
3.- OBJETIVOS ESPECÍFICOS Plantear los nuevos mecanismos de control a ser utilizados. Diseñar los criterios para el seguimiento y la evaluación de los nuevos mecanismos de control interno. 4.- CONTEXTUALIZACIÓN Y FUNDAMENTACIÓN Se realizó una revisión bibliográfica para hacer referencia a estudios realizados con anterioridad relacionados con la problemática expuesta a fines de obtener información y establecer semejanzas y diferencias con la presente propuesta. Hernández (2008), realizó una investigación de tipo descriptiva con un diseño no experimental, titulada Control interno del sistema de inventarios en los establecimientos de tipo supermercado del municipio Valera, estado Trujillo presentado ante la Universidad de los Andes, Núcleo Universitario Rafael Rangel, los resultados obtenidos le permitieron al autor concluir que el sistema de control interno de inventario de los supermercados le permite proteger y administrar de forma adecuada, en donde la mayoría de los supermercados disponen de un sistema de información para el registro de sus operaciones contables. En esta investigación el objetivo general es analizar el control interno del sistema de inventario en los establecimientos tipo supermercados ubicados en el municipio Valera, del estado Trujillo y se toma como referencia los planteamientos que presenta el autor para las posibles soluciones a la problemática. En Lagunamar Hotel Resort & Spa existen debilidades la gestión de sus almacenes, por lo tanto al referir este estudio aporta ideas y 16
planteamientos sobre el análisis del control interno de otros establecimientos, información que es relevante para la realización de la presente propuesta. Tirado (2013), llevó a cabo una investigación de campo con modalidad descriptiva denominada Lineamientos para optimizar el control interno de los inventarios en el departamento de almacén del Ministerio del Poder Popular Para El Ambiente (MINANMB), Dirección Estadal Ambiental Monagas presentada ante la Universidad de Oriente específicamente en el Núcleo Monagas, dicho autor propone lineamientos para optimizar el control interno de los inventarios en el departamento de almacén del MINAMB, Dirección Estadal Ambiental Monagas y concluyó que el control interno de los inventarios en el departamento de almacén tiene deficiencias por cuanto toda información es llevada a través de un sistema computarizado, no quedando respaldo alguno de los materiales en existencia, todo lo anteriormente expuesto llevó al autor a recomendar la aplicación de registros de entradas y salidas de los productos y así buscar la eficiencia en el control de materiales y bienes, para así evitar reposiciones de productos innecesarios o falta de adquisición de un rubro. Este estudio guarda relación con la presente propuesta ya que el autor propone optimizar el control interno de los inventarios del almacén mediante formularios o algún documento físico que respalde la información. Barrios (2014), realizó una investigación documental y de campo titulada Análisis del método de control interno para mejorar el ciclo logístico en el almacén de acopio de Lagunamar Hotel Resort & Spa cuyo objetivo principal fue analizar el sistema de control interno del almacén y determinar si se adapta a la dinámica de trabajo vigente de la empresa, para optimizar el ciclo logístico y propiciar el alcance de las metas establecidas por la organización. El mismo arrojó como resultados que existen fallas y debilidades presentes en el almacén de acopio y ayudo a 17
establecer los parámetros necesarios que solventaran o dieran posible solución a las debilidades halladas como la mala utilización del método PEPS; brindando la información necesaria para que los almacenistas cumplieran las funciones para de esta forma lograr los objetivos planteados por la organización. Dicho trabajo es relevante ya que menciona las fallas y debilidades existentes en el almacén de acopio que es el lugar donde se encuentra ubicado el almacén de abarrotes de Lagunamar Resort & Spa y presenta un análisis del sistema de control interno del mismo. Las necesidades de control de una empresa, cualesquiera que sea su magnitud, aumentan en proporción directa a su crecimiento, por lo que es preciso mejorar los sistemas de planeación y de control que se aplican a los procesos operativos de la organización. El control de los almacenes es importante dentro de cualquier organización ya que permite conocer los materiales existentes y sus cantidades; gestionados de una manera adecuada ayudan a la empresa a lograr objetivos y alcanzar metas. En la actualidad, las empresas se han dado cuenta de que al mejorar sus inventarios mejoran todos sus movimientos económicos internos y externos; y para mejorar estos inventarios es necesario un control, según Chiavenato (2004): La esencia del control reside en la verificación de si la actividad controlada está alcanzando o no los resultados deseados. Cuando se habla de resultados esperados se parte desde el principio de que estos resultados estaban previstos y requieren ser controlados. Entonces, el control presupone la existencia de objetivos y planes ya que no se puede controlar ni que haya planes que definan lo que debe hacerse. (pág. 89) 18
Según este mismo autor la empresa tiene tres niveles de control y los ilustra de la siguiente manera: Tabla 6. Niveles de Control. Nivel de la Empresa. Institucional Tipo de Control. Estratégico Contenido. Tiempo. Amplitud. Macro orientado considera la Genérico y Largo plazo empresa en su totalidad sintético como un sistema Intermedio Táctico Menos genérico y más detallado Mediano plazo Considera cada unidad de la empresa o cada conjunto de recursos por separado. Operacional Operacional Detallado y analítico Corto plazo Micro orientado considera cada tarea u oposición Fuente: Chiavenato I. (2004) La propuesta para corregir la debilidad detectada en el almacén de abarrotes de Lagunamar Hotel Resort & Spa se encuentra ubicada en el nivel Operacional, así que se debe evaluar y controlar el desempeño de las tareas y las operaciones a cada momento, por lo tanto su espacio de tiempo es a corto plazo. El Control Operacional según Rodríguez (2000): 19
Es una forma de control realizada sobre la ejecución de las tareas y las operaciones desempeñadas por el personal no administrativo de la empresa. El control operacional trata los aspectos más específicos, como las tareas y operaciones. Su espacio de tiempo es el corto plazo, ya que su objetivo es inmediatista: evaluar y controlar el desempeño de las tareas y las operaciones en cada momento. Está orientado hacia la realidad concreta de la empresa: su día a día, en términos de las tareas realizadas y a la acción correctiva inmediata. (pág. 48) Es un proceso formado por varias etapas definidas por medio de las cuales se establece el mecanismo para la puesta en práctica del mismo. Estas etapas son: a) Establecimiento de normas o parámetros: comprende la formulación de normas o estándares para todo tipo de funciones operacionales y actividades. Proporciona la base sobre la cual se mide el desempeño real o esperado. b) Evaluación del desempeño: se muestra lo que se ha logrado, proporciona la información objetiva por medio de seguimiento y monitoreo de lo que se está ejecutando. c) Comparación del desempeño con la norma: luego de obtener la información sobre el funcionamiento, el siguiente paso del proceso de control consiste en comparar el desempeño de las funciones realizadas con lo que fue establecido como estándar o norma, para verificar si hay desvío o variación, falla o error con relación al desempeño esperado. d) Acción correctiva: consiste en tomar las medidas correctivas pertinentes para adecuar el desempeño o funcionamiento al estándar esperado. 20
Figura 2. Fases del control operacional. Establecer normas. Medir el desempeño. Tomar medidas correctivas. Comparar lo realizado con las normas. Fuente: Rodríguez J. (2000) 5.- ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA El Kardex es una herramienta de control que facilita el conocer oportuna y detalladamente el estado de los stocks que posee el almacén.se propone optimizar el kardex utilizado como método de control en el almacén de abarrotes para que intervenga favorablemente en el proceso de almacén de la siguiente forma: Recepción, control e inspección de la mercancía, el receptor de mercancía debe descargar los productos del camión e inspeccionarlos para determinar si cumple o no las condiciones 21
previamente negociadas entre el proveedor y el departamento de compras. El almacenista identifica y ubica la mercancía según el método PEPS que es el utilizado en el almacén de Lagunamar Hotel Resort & Spa, luego hace el ingreso en la herramienta de control que contiene: código y nombre del producto, cantidad máxima y mínima que debe haber del producto, Fecha en la que ingresa o sale el producto, Entrada para hacer referencia a la cantidad de productos que entraron ya sea en unidades o kilogramos, Salida allí se plasma la cantidad que se despacha del producto, # requisición para registrar la requisición con la que se está solicitando la salida del producto con el fin de evitar préstamos de mercancía o pérdida de los mismos, Departamento para colocar el nombre del departamento solicitante del producto con el fin de mantener un control de destino de dicho producto, Saldo allí se suma la cantidad de producto que ingresa o se resta la cantidad de producto que sale con el total de la existencia. (Ver Anexo 1) Para el despacho de mercancía, el almacenista ubica todos los productos solicitados mediante la requisición y son entregados al personal del departamento solicitante, al mismo tiempo que rebaja la existencia del producto en el formato planteado. (Ver Anexo 1) Las columnas adicionales propuestas son vitales ya que ayudarán a evitar la pérdida de productos y el aumento de los gastos operativos. A su misma vez estas nuevas columnas permitirán mantener la información al día 22
lo que ayudará al departamento de costos al momento de realizar las conciliaciones de inventario. Por otra parte, una de las actividades realizadas por los analistas de costos es la auditoría de los almacenes, esto con el fin de disminuir las discrepancias presentadas entre el inventario físico y el inventario teórico al momento del cierre contable; para esta actividad también se propone un formato de control para ser utilizado por el analista de costos en el momento en el que se dirige a realizar auditorías en los almacenes ya que no hay un formato establecido para esta actividad. La actividad consiste en: El analista se traslada hasta el almacén. Realiza el conteo físico de un producto en específico y lo plasma en la sección físico del formato. (ver Anexo 2) Luego plasma la cantidad actualizada que contiene la herramienta de control anteriormente propuesta sobre la existencia del producto en la sección llamada kardex Ya con el formato lleno se dirige a la oficina de costos y compara que los datos que trae sean los mismo en el sistema (Power Term) de coincidir ambos resultados significa que el proceso de control se ha realizado correctamente, de lo contrario el analista de costos prepara un informe que hará llegar al encargado del almacén para que realice el ajuste correspondiente o en su defecto para que se responsabilice por algún producto extraviado si fuese el caso. Dicho formato contiene: Fecha: Fecha en que se realizó la auditoría Almacén: nombre del almacén en el cual se realizó la auditoría. 23
Código: para plasmar el código del producto auditado. Producto: nombre del producto. Físico: refleja la cantidad de productos que se contaron en el momento, es decir el inventario físico. Kardex: refleja la cantidad de productos plasmada en el kardex, es decir el inventario teórico. Analista de costos y almacenista: para plasmar la firma y confirmar la información allí contenida. 24
RECOMENDACIONES Para llevar a cabo de manera exitosa todas las actividades de control interno del almacén de abarrotes de Lagunamar Hotel Resort & Spa, se realizó un análisis de todos los datos recabados durante el desarrollo del entrenamiento empresarial y se recomiendan las siguientes acciones: Implementar todas las herramientas de control propuestas. Realizar inventarios mensuales en el almacén de abarrotes y comparar el inventario físico contra el inventario teórico utilizando la información de las herramientas de control propuestas. Mostrar a todos los trabajadores del almacén de abarrotes y del departamento de Costos las herramientas de control propuestas y proporcionarles la capacitación que se requiere para llenarlas apropiadamente, destacando la importancia que estas tienen para el control de la mercancía. Mantener comunicación directa, constante y efectiva con el personal que labora en la Contraloría General especialmente los departamentos de Compras y Costos con la finalidad de mantener al día los registros contables. 25
CONCLUSIÓN Con el uso de técnicas de recolección de datos como la observación directa a fin de determinar la situación actual y problemáticas existentes en Lagunamar Hotel Resort & Spa se dio a conocer que el almacén de abarrotes presenta debilidades en su control interno; por otra parte la revisión bibliográfica permitió ubicar la presente propuesta en el nivel Operacional que es uno de los niveles de control interno de las empresas, este indica que se debe evaluar y controlar el desempeño de las tareas y las operaciones a cada momento y su tiempo de ejecución es a corto plazo. Es por todo lo anteriormente expuesto que se puede concluir: La falta de controles con respecto a las entradas y las salidas de productos en el almacén provocan pérdida de tiempo, costos y un descontrol contable por no llevar la información de la existencia real de los productos. No todo el personal conoce el manejo correcto de la tarjeta kardex lo que ha facilitado el descontrol anteriormente mencionado con respecto a las entradas y salidas de mercancía del almacén. Es por todo lo anteriormente mencionado que el departamento de Costos debe ser una unidad con mayor vigilancia en las áreas del almacén de abarrotes 26
ANEXOS Anexo 1. Tarjeta de Inventario. TARJETA DE INVENTARIO (BIN CARD) ART. N : ARTICULO: MAX.: MIN: FECHA ENTRADA SALIDA # REQUISICION DPTO. SALDO Fuente: Elaboración propia (Abril 2015) 27
Anexo 2. Tarjeta de Auditoría. FECHA: ALMACÉN: CODIGO PRODUCTO FISICO KARDEX ANALISTA DE COSTOS Fuente: Elaboración propia (Mayo 2015) ALMACENISTA 28
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Anaya (2011). Almacenes: Análisis, diseño y Organización, Primera Edición. ESIC Editorial, España. Arias, F. (2006). El Proyecto de Investigación, Quinta Edición. Editorial Episteme, Venezuela. Chiavenato I. (2004). Introducción a la Teoría General de la Administración, Séptima Edición. Editorial McGraw-Hill, Mexico. Hernández, C (2005). Análisis Administrativo Técnicas y Métodos, Primera Edición. Editorial Universidad Estadal a Distancia, Costa Rica. Thompson A. (1998). Dirección y Administración Estratégicas, Conceptos, casos y lecturas, Edición especial en español. Mac Graw Hill Inter Americana y editores, México. 29