MACROPROCESO GESTIÓN FINANCIERA PROCESO FINANCIACIÓN PROCEDIMIENTO REVISADO POR Jefe Jefe Activos Fijos Jefe Tesorería Cartera Activos Fijos APROBADO POR Director Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.
1. OBJETIVO Facturar a empresas patrocinadoras de alumnos de posgrado y entidades externas, matriculas de alumnos de posgrado, servicios prestados por Unidades de la Universidad y demás conceptos de los cuales se requiera generar factura. 2. ALCANCE Inicia con la verificación de la existencia del Cliente en el sistema hasta el archivo de la documentación que soporta el pago de la factura. 3. DEFINICIONES Factura: es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías que le ha vendido o los servicios que ha prestado, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta o de prestación del servicio. Lista Clinton: La lista OFAC (Office of Foreign Assets Control), conocida como Lista Clinton, del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos designa a personas y empresas como narcotraficantes, terroristas o bloqueados. Organización y Métodos Página 2 de 27
4. CONDICIONES GENERALES Generalidades Ninguna Unidad de la Universidad podrá prestar servicios a Clientes que se encuentren dentro del listado de Clientes en mora con la Universidad, el cual es enviado mensualmente por parte de la. Todos los servicios prestados por Unidades de la Universidad a Clientes durante un mes determinado, deberán ser facturados dentro del mismo mes. Ninguna Unidad, diferente a la está autorizada para elaborar facturas a entidades externas públicas o privadas 1. Ninguna persona en las unidades de la Universidad está autorizada a recibir dinero en efectivo a nombre de la Pontifica Universidad Javeriana, esta es función exclusiva de la Tesorería. Ninguna Unidad, diferente a la, está autorizada para reclamar, custodiar o consignar cheques a nombre de la Pontificia Universidad Javeriana. No se recibirán solicitudes de facturación con la información o la documentación incompleta. No se recibirán solicitudes tramitadas por firmas no autorizadas. No se recibirán solicitudes si el tercero no se encuentra creado como cliente. Creación del Cliente. Previo a la generación de la factura de cobro de servicios prestados por las Unidades de la Universidad a entidades externas, deberá diligenciarse en computador o a máquina el Formato Creación Cliente para Facturación (FI- P12-F07). Los funcionarios responsables en la Unidad deberán solicitar al Cliente los soportes correspondientes. 1 Solo la Facultad de Odontología está autorizada para emitir facturas a personas naturales por servicio de Clínicas Odontológicas. Organización y Métodos Página 3 de 27
Al Formato Creación Cliente para Facturación (FI-P12-F07) deberá anexarse los siguientes documentos: Persona Jurídica (Régimen común) y Persona Natural (Régimen simplificado): - Para entidades en Colombia: Copia del Registro Único Tributario RUT. - Para clientes en el exterior 2 : Número de identificación fiscal. Persona Natural: - Fotocopia del documento de identidad. Verificación de información del Cliente. Antes de la firma de un contrato o de diligenciar la solicitud interna de facturación por servicios prestados, el funcionario autorizado en cada unidad deberá consultar el Cliente en la lista Clinton, con el propósito de verificar que este no se encuentre relacionado en dicho documento. Adicionalmente deberá consultar los listados de las entidades a las cuales no se les puede facturar servicios y aquellas que se encuentran en mora http://pujportal.javeriana.edu.co/portal/page/portal/vice_administrativa/dir_financiera/ofi apoyo_infocliente. De la validación resultante en la lista Clinton, el funcionario encargado deberá dejar copia de la página en la cual realizó la consulta indicando fecha y hora de la misma y adjuntando dicha información al formato de creación correspondiente. Para la verificación de la existencia del tercero en la lista Clinton, podrá acceder al enlace http://www.ustreas.gov/offices/enforcement/ofac/sdn/ donde deberá consultar el archivo PDF indicado en la página. La información relacionada en la lista Clinton es actualizada periódicamente, por lo tanto las consultas realizadas deberán ser directamente en la página web indicada. 2 Si se presentan dudas sobre la creación de un cliente del exterior comunicarse con la Contabilidad. Organización y Métodos Página 4 de 27
Los listados de las entidades a las cuales no se les puede facturar y las que se encuentran en mora pueden ser consultados a través de la pagina Web de la. La Solicitud de facturación a entidades patrocinadoras debe ser tramitada directamente por el estudiante, cada periodo lectivo, en la, la verificación en la lista Clinton se hará en el momento de recibir la solicitud de cobro por parte del funcionario de la. La verificación del Cliente en listas restrictivas durante la creación en la bases de datos de la Universidad mediante el Formato Creación Cliente para Facturación (FI-P12-F07), no exonera la verificación al presentar la solicitud de facturación interna mediante el Formato Solicitud Interna de Facturación a Clientes (FI-P12-F04). Facturación a entidades externas. La facturación de cartera institucional tendrá fecha de vencimiento máximo de treinta (30) días. Para realizar la facturación por servicios prestados a Clientes, la Unidad solicitante deberá diligenciar el Formato de solicitud interna de facturación a Clientes (FI-P12-F04), junto con la documentación que soporta dicha solicitud. La Unidad solicitante deberá verificar, previo a la solicitud de la facturación, que el Cliente, se encuentre creado en el sistema PeopleSoft, en caso que no se encuentre creado, deberá solicitar la creación del mismo a la mediante el diligenciamiento del Formato Creación Cliente para Facturación (FI-P12-F06). No se podrán solicitar facturas por prestación de servicios que no se encuentren relacionados dentro del listado del portafolio de prestación de servicios de cada Unidad de la Universidad, caso contrario debe solicitarse la creación a la Oficina de, previa verificación por parte de la Contabilidad, a través del correo electrónico cartera@javeriana.edu.co. Se podrán relacionar en una misma solicitud interna de facturación a clientes, varios conceptos para el mismo tercero. Los requisitos para la solicitud de facturación por los servicios que prestan las Unidades de la Universidad son (documentos en original y copia): o Entidades privadas. Organización y Métodos Página 5 de 27
- El Formato de solicitud interna de facturación a clientes (FI- P12-F04) debidamente diligenciado. - Carta de compromiso de la Entidad Patrocinadora. - Certificado de asistencia del (los) participantes (s). o Para contratos y/o convenios: - Contrato o Convenio debidamente firmado. - Los documentos internos que requiera la entidad de acuerdo con la cláusula de forma de pago. - Los documentos internos que requiera la Entidad de acuerdo con las cláusulas del contrato o convenio para la recepción de la factura (Acta de recibido a satisfacción o certificado de cumplimiento, certificado de asistencia del (los) participantes (s)) o Entidades Oficiales (Adicionalmente): - Orden de servicio y/o contrato de prestación de servicio. - Registro de Apropiación Presupuestal. - Orden de Prestación de Servicios o Contrato de Prestación de Servicios. - Recibo de publicación en diario oficial (Según contrato o convenio). - Certificado de pago de Parafiscales. - Los documentos internos que requiera la Entidad de acuerdo con la clausula de forma de pago. - Acta de recibido a satisfacción o certificado de cumplimiento. Facturación a entidades patrocinadoras de estudiantes de posgrado. Los documentos para la solicitud de facturación a entidades patrocinadoras de estudiantes de posgrado son: o o El Formato Solicitud de facturación a clientes por concepto de matriculas de alumnos de posgrado (FI-P12-F05) debidamente diligenciado. Carta de compromiso de la entidad patrocinadora con la siguiente información: - Nombre pre-impreso de la entidad. - Ciudad y fecha de elaboración. - Registro Único Tributario (RUT). - Nombres y apellidos del estudiante patrocinado. Organización y Métodos Página 6 de 27
- Nombre de la especialización o maestría que cursa. - Valor que cubre la empresa. - Requisitos internos para presentar la cuenta (horarios y fechas). o Además de los requisitos relacionados anteriormente, para las entidades oficiales se requiere: - Orden de servicio y/o contrato de prestación de servicio. - Documentos internos que requiera la entidad. - Registro de apropiación presupuestal. o Para el caso de entidades del exterior (aplica Universidades, entidades estatales o privadas) deberá remitirse el numero de identificación fiscal, de acuerdo con el grado de reserva de esta información por la entidad. La solicitud de facturación debe ser tramitada directamente por el estudiante, cada semestre. El valor a facturar por el estudiante se determina de acuerdo con la fecha límite de matrícula. Si la entidad patrocinadora no cancela la factura en el plazo fijado, el estudiante asumirá el pago junto con los intereses correspondientes. Si la Universidad no le ha facturado durante los últimos dos años a la entidad patrocinadora, esta deberá presentar certificado de Cámara de Comercio y fotocopia del RUT para la aprobación de crédito. Facturación por venta de activos fijos obsoletos y de excedentes de obra La venta de activos fijos obsoletos o de remanentes de obra que sea inferior a un (1) salario mínimo mensual legal vigente SMMLV deberá ser legalizado en la Tesorería empleando el Formato Reporte y Registro de Ingresos a la Tesorería (FI-P13-F28) en el cual se indicará el código CCV asignado para la venta activos fijos obsoletos o para la venta de remanentes de obra, según aplique. En las consignaciones radicadas en la Tesorería, relacionadas con la venta de activos fijos obsoletos se informará el ID generado por el sistema una vez se realice la baja del activo y el sello que garantice que esta acción fue ejecutada en el modulo de AM por la Activos Fijos. Organización y Métodos Página 7 de 27
Toda venta de activos obsoletos o de remanentes de obra que supere un (1) salario mínimo mensual legal vigente deberá ser facturado a través del modulo de AR. Previa a la solicitud de generación de facturación ya sea a través de la interfaz creada entre los módulos de AM (Activos Fijos) y AR (Cartera ) o empleando el Formato de solicitud interna de facturación a clientes (FI-P12-F04), la Activos Fijos deberá verificar que el tercero a quien se realiza la venta del activo fijo obsoleto o del remanente de obra se encuentre creado como cliente en la base de datos de AR. Cuando se realice la venta de más de un activo a un mismo tercero y cuyo monto sea superior a un (1) SMMLV, se solicitará a la Coordinación Cartera la generación de una sola factura por el total de la venta, mediante el Formato de solicitud interna de facturación a clientes (FI-P12-F04); en este caso la Activos Fijos no activará el flag para generación de facturas. A partir de la baja de activos en el modulo de AM Activos Fijos, la Activos Fijos, deberá notificar a la Coordinación mediante correo electrónico las Facturas que deben ser generadas a través de la interfaz empleando el Formato Relación de consignaciones y facturas por venta de activos (FI-P12-F08), y radicar el mismo día en la la solicitud de facturación junto con el original de la consignación para la aplicación del cobro, informando el ID generado por el sistema una vez se realice la baja del activo y el sello que garantice que esta acción fue ejecutada en el modulo de AM por la Activos Fijos. Mensualmente la Coordinación y la Activos Fijos deberá realizar la conciliación entre las cuentas de ingresos para el registro de ventas por activos fijos obsoletos como por venta de excedentes de obra, la cuenta puente empleada y la Cuenta por Cobrar. La venta de activos fijos obsoletos y de excedentes de obra se realizará hasta el día 25 hábil de cada mes, con el propósito de contar con la generación de facturas dentro del mes contable al que corresponde y la aplicación del cobro para cerrar el ítem. En caso que se genere la venta de un activo y su consignación se realice al cierre del mes, la facturación y la baja del mismo se generará para el siguiente periodo. Las ventas menores a un (1) SMMLV y que no requieren facturación de AR, se podrán registrar hasta el penúltimo día hábil del mes. En caso que se genere la venta de un excedente de obra al cierre del mes, la facturación se generará para el siguiente periodo. Las ventas menores a un Organización y Métodos Página 8 de 27
(1) SMMLV y que no requieren facturación de AR, se podrán registrar hasta el penúltimo día hábil del mes. Para la adquisición de activos fijos obsoletos, el pago se realizará en efectivo en la entidad financiera correspondiente, a excepción de los inmuebles y vehículos que se realiza mediante consignación de cheque. Organización y Métodos Página 9 de 27
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1 POR CONCEPTO DE MATRICULAS. No. DESCRIPCIÓN Consulta en el sistema PeopleSoft si el cliente se encuentra creado o requiere actualización de información. RESPONSABLES UNIDAD CARGO Si el Cliente se encuentra creado. 1. Verifica que la información este actualizada en el sistema para la generación de la factura. Remítase a la actividad 5. Si el Cliente no se encuentra creado. Unidad / Responsable asignado / Solicita al Cliente (o al estudiante) el diligenciamiento del Formato Creación de Cliente para Facturación (FI-P12-F06) y la documentación requerida. 2. Verifica que el formato se encuentre debidamente diligenciado y que los soportes cumplan con los requisitos exigidos. Unidad / Responsable asignado / 3. Realiza la consulta del cliente en las listas restrictivas dejando como soporte la fecha y hora de la consulta. Unidad / Responsable asignado / 4. Remite a la el Formato y los soportes correspondientes (aplica para los formatos diligenciados en las Unidades de la Universidad). Unidad Responsable asignado Organización y Métodos Página 10 de 27
No. DESCRIPCIÓN Determina si la facturación está relacionada con servicios prestados por unidades de la Universidad a entidades externas, facturación de patrocinadores estudiantes. RESPONSABLES UNIDAD CARGO Si corresponde a servicios prestados por las unidades de la Universidad a entidades externas. 5. Diligencia el Formato de solicitud interna de facturación a clientes (FI-P12-F04) y lo remite junto con los documentos que soportan el cobro a la. Remítase a la actividad 6. Unidad Responsable asignado / Estudiante Si corresponde a patrocinadores de estudiantes. Radica personalmente en la Financiación y Cartera el Formato Solicitud de facturación a clientes por concepto de matriculas de alumnos de posgrado (FI- P12-F05), debidamente diligenciado junto con la documentación que soporta la solicitud. Remítase a la actividad 6. 6. Realiza la consulta del cliente a quien se le generará la factura, en las listas restrictivas, dejando como soporte la fecha y hora de la consulta. Unidad/ Responsable asignado / Organización y Métodos Página 11 de 27
No. DESCRIPCIÓN Valida que los formatos estén debidamente diligenciados y que la documentación adjunta se encuentren completa. RESPONSABLES UNIDAD CARGO Si la información se encuentra completa: Remite la solicitud al Auxiliar para consulta del valor de la matricula. 7. Remítase a la actividad 8. Si el formato y la documentación adjunta no se encuentra correcta y completa: Informa a la Unidad solicitante o al estudiante corregir la inconsistencia o enviar la documentación que hace falta. Remítase a la actividad 8. 8. Consulta el valor matricula del estudiante en el sistema PeopleSoft módulo Finanzas Estudiantiles (FS). Auxiliar de Cartera 9. Ingresa al Sistema PeopleSoft y registra la información correspondiente al cliente al cual se le generará la factura. 10. Verifica la información relacionada con la contabilidad y el control de compromisos, si se trata de cobros relacionados con servicios prestados por Unidades de la Universidad. 11. Solicita al Auxiliar generar en el sistema PeopleSoft las facturas correspondientes a los cobros. 12. Ingresa al sistema PeopleSoft, genera las facturas, las imprime y las entrega al de Cartera para validarlas y colocar el visto bueno. Auxiliar de Cartera Organización y Métodos Página 12 de 27
No. 13. DESCRIPCIÓN Clasifica por empresa las facturas generadas junto con la documentación soporte de cada una de estas y las entrega al Jefe de la para su correspondiente revisión y firma. RESPONSABLES UNIDAD CARGO Auxiliar Cartera 14. Revisa cada una de las facturas junto con la documentación soporte y coloca su visto bueno. Jefe Oficina de 15. Entrega las facturas firmadas al Auxiliar, de manera que estas sean radicadas en las empresas correspondientes. Jefe Oficina de 16. Radica en cada una de las empresas las facturas generadas por la y solicita la firma de recibido. Servientrega Mensajero En este momento finaliza el procedimiento. Organización y Métodos Página 13 de 27
5.2 FACTURACIÓN POR VENTA DE ACTIVOS FIJOS OBSOLETOS No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLES UNIDAD CARGO 1. Entrega carta de autorización de la venta del activo fijo al tercero, para que este realice la consignación en la entidad financiera correspondiente autorizada por la Tesorería. Activos Fijos Jefe Oficina / de Activos Fijos 2. Entrega la consignación a la Activos fijos. Tercero Realiza la baja del activo en el sistema PeopleSoft (Ver Procedimiento Devolución, manejo y disposición de los activos fijos Obsoletos IF-P50- PR03). Si corresponde a la venta de activos individuales o en lote, cuya cuantía sea inferior un (1) SMMLV. Concluye la baja del activo generando los registros contables respectivos. Remítase a la actividad 4. 3. Si corresponde a la venta de activos a terceros independientes cuya cuantía sea superior a un (1) SMMLV. Concluye la baja del activo activando el flag de generación de factura en el sistema, enviando la interfaz desde AM hacia facturación. Activos Fijos de Activos Fijos Remítase a la actividad 6. Si corresponde a la venta de un lote de activos a un mismo tercero cuya cuantía sea superior a un (1) SMMLV. Concluye la baja del activo, sin activar el flag de generación de factura por el interfaz en el sistema. Remítase a la actividad 7. Organización y Métodos Página 14 de 27
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLES UNIDAD CARGO 4. Radica en la Tesorería las consignaciones recibidas junto con el Formato Reporte de Ingresos a la Tesorería (FI-P13-F28). Activos Fijos de Activos Fijos Registra el ingreso de acuerdo con la información suministrada por la coordinación de activos fijos. 5. Ver Instructivo Reporte y registro de Ingresos a la Tesorería (FI-P13-IN01). Tesorería Cajero Remítase a la actividad 16. 6. Envía mediante correo electrónico a la Coordinación Cartera la información para la generación de las facturas originadas por la interfaz empleando el Formato Relación de consignaciones y facturas por venta de activos (FI-P12-F08). Activos Fijos de Activos Fijos Remítase a la actividad 8. 7. Diligencia el Formato de solicitud interna de facturación a clientes (FI-P12-F04) indicando las líneas que deben incluirse en la factura. Activos Fijos de Activos Fijos 8. Remite junto con la solicitud de facturación las consignaciones recibidas por los terceros. Activos Fijos de Activos Fijos 9. Recibe las solicitudes por parte de la Activos Fijos y verifica para el caso de la generación por interfaz, que se corran los procesos correspondientes. Activos Fijos 10. Ingresa al Sistema PeopleSoft y registra la información correspondiente al cliente al cual se le generará la factura. 11. Verifica la información relacionada con los registros contables y la conciliación de estos. Organización y Métodos Página 15 de 27
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLES UNIDAD CARGO 12. Ingresa al sistema PeopleSoft, genera las facturas, las imprime y las entrega al de Cartera para validarlas y colocar el visto bueno. Auxiliar de Cartera 13. Clasifica y relaciona las facturas generadas con las consignaciones recibidas por la Activos Fijos. Auxiliar de Cartera 14. Verifica que los valores coincidan entre la consignación y Factura generada. Auxiliar de Cartera 15. Remite las facturas con sus respectivas consignaciones a la Tesorería para realizar la legalización del ingreso. Auxiliar de Cartera 16. Realiza conciliación mensual de las cuentas contables empleadas durante los registros de las ventas de activos fijos. En este momento finaliza el procedimiento. Activos Fijos / / Contabilidad de Activos Fijos / / Cargo Asignado Organización y Métodos Página 16 de 27
5.3 REGISTRO DE PAGO DE LOS CLIENTES. No. DESCRIPCIÓN Valida la modalidad de pago de las cuentas a cobrar: RESPONSABLES UNIDAD CARGO Si el cliente realizá el pago de la factura a través de cheque: Diligencia la planilla reclamar cheques con la información correspondiente a las condiciones y la fecha en la cual será recogido el cheque en la entidad. Remítase a la actividad 2. 1. Si el cliente realizá el pago de la factura a través de medios electrónicos: Verifica diariamente en los movimientos bancarios de las cuentas autorizadas por la Universidad, que los clientes hayan efectuado los pagos correspondientes. / Auxiliar de Cartera Remítase a la actividad 5. Si el cliente realizará el pago de la factura a través de tarjeta de crédito o consignó cheque en la entidad bancaria autorizada por la Universidad: Solicita al cliente dirigirse a la Tesorería para realizar el pago o para legalizar el ingreso. Remítase a la actividad 3. 2. Recoge el cheque en la entidad correspondiente y lo entrega al. Remítase a la actividad 5. Mensajero Organización y Métodos Página 17 de 27
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLES UNIDAD CARGO 3. Recibe por parte de la entidad (cliente) el pago de la factura a través de tarjeta de crédito o la copia de la consignación del cheque, genera el comprobante de ingreso correspondiente y lo envía a la Financiación y Cartera. Tesorería Cajero 4. Notifica el cierre diario de caja en el módulo de AR. La Financiación y Cartera (AR) ejecuta el proceso de actualización de cuentas a cobrar. Oficina Tesorería de ingresos Realiza el cruce de los pagos recibidos contra las facturas generadas. 5. Si el cliente no realizó el pago dentro de los plazos establecidos. Remítase al Procedimiento Gestión de cobro Si el cliente realizó el pago de las facturas generadas. Verifica la correspondencia de las cuentas a cobrar y los pagos recibidos. 6. Realiza la conciliación mensual de los saldos registrados en el modulo de cuentas a cobrar y el modulo de contabilidad. / Contabilidad / Contable 7. Envía mensualmente a las Unidades que solicitaron emitir facturación a clientes el informe de cartera vigente y cartera recaudada junto con la relación actualizada acerca de los clientes que se encuentran en mora con la Universidad. 8. Archiva toda la documentación que soporta la facturación realizada y recaudada por parte de la Financiación y Cartera. Auxiliar Cartera Organización y Métodos Página 18 de 27
6. DIAGRAMA DE FLUJO A continuación se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el procedimiento Facturación a clientes Las convenciones utilizadas en este diagrama son las siguientes: SÍMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN Terminal Indica el inicio y fin del procedimiento. Conector de rutina Permite dar continuidad a las actividades, evitando la intersección de líneas. Representa una conexión entre actividades del procedimiento de la misma página o entre páginas. Conector de página Representa el enlace entre la última actividad de una página y la primera de la siguiente. Operación Describe en forma general cada una de las actividades que se desarrollan dentro del procedimiento. Decisión o alternativa Indica un punto dentro del procedimiento en dónde surgen posibles caminos alternativos. Documento Representa cualquier tipo de documento asociado al procedimiento. Procedimiento predefinido Referencia un procedimiento establecido a nivel institucional o al interior de la Facultad/Dependencia. Archivo Representa el archivo de documentos asociados al procedimiento. Rutina de Sistemas de Información Representa actividades ejecutadas a través de los diferentes Sistemas de Información. Organización y Métodos Página 19 de 27
5.1 INICIO Unidad / Financiación y Cartera Responsable asignado / Consulta en el sistema PeopleSoft si el cliente se encuentra creado o requiere actualización de información. Si Se encuentra creado el Cliente? No No Unidad / Financiación y Cartera Responsable asignado / Verifica que la información este actualizada en el sistema para la generación de la factura. Unidad / Financiación y Cartera Responsable asignado / Determina si la facturación está relacionada con servicios prestados por unidades de la Universidad a entidades externas o facturación de patrocinadores estudiantes. Corresponde a facturación de las unidades a entidades externas? Si Unidad Responsable asignado / Estudiante Diligencia el Formato de solicitud interna de facturación a clientes (FI-P12-F04) y lo remite junto con los documentos que soportan el cobro a la Financiación y Cartera. Unidad / Financiación y Cartera Responsable asignado / Solicita al Cliente (o al estudiante) el diligenciamiento del Formato Creación de Cliente Facturación (FI-P12-F06) y la documentación requerida. Formato Creación de Cliente Facturación (FI-P12-F06) Unidad / Financiación y Cartera Responsable asignado / Verifica que el formato se encuentre debidamente diligenciado y que los soportes cumplan con los requisitos exigidos. Unidad / Financiación y Cartera Responsable asignado / Realiza la consulta del cliente en las listas restrictivas dejando como soporte la fecha y hora de la consulta. Unidad Responsable asignado / Estudiante Radica personalmente en la Financiación y Cartera el Formato Solicitud de facturación a clientes por concepto de matriculas de alumnos de posgrado (FI-P12-F05), debidamente diligenciado junto con la documentación que soporta la solicitud. Unidad / Financiación y Cartera Responsable asignado / Remite a la Financiación y Cartera el Formato y los soportes correspondientes (aplica para los formatos diligenciados en las Unidades de la Universidad). A Organización y Métodos Página 20 de 27
5.1 A Unidad / Financiación y Cartera Responsable asignado / Realiza la consulta del cliente en las listas restrictivas, dejando como soporte la fecha y hora de la consulta. Unidad / Financiación y Cartera Responsable asignado / Valida que los formatos estén debidamente diligenciados y que la documentación adjunta se encuentren completa. Si La información esta completa? No Financiación y Cartera Remite la solicitud al Auxiliar para consulta del valor de la matricula. Financiación y Cartera Informa a la Unidad solicitante o al estudiante corregir la inconsistencia o enviar la documentación que hace falta. Financiación y Cartera Auxiliar Consulta el valor matricula del estudiante en el sistema PeopleSoft modulo Finanzas Estudiantiles (FS). Financiación y Cartera Auxiliar Ingresa al Sistema PeopleSoft y registra la información correspondiente al cliente al cual se le generará la factura. Financiación y Cartera Auxiliar Verifica la información relacionada con la contabilidad y el control de compromisos, si se trata de cobros relacionados con servicios prestados por Unidades de la Universidad. B Organización y Métodos Página 21 de 27
5.1 B Financiación y Cartera Solicita al Auxiliar generar en el sistema PeopleSoft las facturas correspondientes a los cobros. Financiación y Cartera Auxiliar Ingresa al sistema PeopleSoft, genera las facturas, las imprime y las entrega al para validarlas y colocar el visto bueno. Financiación y Cartera Auxiliar Clasifica por empresa las facturas generadas junto con la documentación soporte de cada una de estas y las entrega al Jefe de la Financiación y Cartera para su correspondiente revisión y firma. Financiación y Cartera Jefe de Oficina Revisa cada una de las facturas junto con la documentación soporte y coloca su visto bueno. Financiación y Cartera Jefe de Oficina Entrega las facturas firmadas al Auxiliar, de manera que estas sean radicadas en las empresas correspondientes. Servientrega Mensajero Radica en cada una de las empresas las facturas generadas por la Financiación y Cartera y solicita la firma de recibido. FIN Organización y Métodos Página 22 de 27
5.2 FACTURACIÓN POR VENTA DE ACTIVOS FIJOS OBSOLETOS INICIO Activos Fijos Jefe Oficina / de Activos Fijos Entrega carta de autorización de la venta del activo fijo al tercero, para que este realice la consignación en la entidad financiera correspondiente autorizada por la Tesorería. Tercero Entrega la consignación a la Activos fijos. Activos Fijos de Activos Fijos Realiza la baja del activo en el sistema PeopleSoft (Ver Procedimiento Devolución, manejo y disposición de los activos fijos Obsoletos IF-P50-PR03). Ver Procedimiento Devolución, manejo y disposición de los activos fijos Obsoletos (IF- P50-PR03). Si Corresponde a la venta de activos individuales o en lote, cuya cuantía sea inferior un (1) SMMLV No Activos Fijos de Activos Fijos Concluye la baja del activo generando los registros contables respectivos. Activos Fijos de Activos Fijos Radica en la Tesorería las consignaciones recibidas junto con el Formato Reporte de Ingresos a la Tesorería (FI-P13-F28). Tesorería Cajero Registra el ingreso de acuerdo con la información suministrada por la coordinación de activos fijos. Ver Instructivo Reporte y registro de Ingresos a la Tesorería (FI-P13-IN01). Si Corresponde a la venta de activos a terceros independientes cuya cuantía sea superior a un (1) SMMLV No Activos Fijos de Activos Fijos Concluye la baja del activo, sin activar el flag de generación de factura por el interfaz en el sistema. Activos Fijos de Activos Fijos Diligencia el Formato de solicitud interna de facturación a clientes (FI-P12-F04) indicando las líneas que deben incluirse en la factura. 2 Activos Fijos de Activos Fijos Concluye la baja del activo activando el flag de generación de factura en el sistema, enviando la interfaz desde AM hacia facturación. 1 Activos Fijos de Activos Fijos Envía mediante correo electrónico a la Coordinación Cartera la información para la generación de las facturas originadas por la interfaz empleando el Formato Relación de consignaciones y facturas por venta de activos (FI-P12-F08). A Organización y Métodos Página 23 de 27
5.2 FACTURACIÓN POR VENTA DE ACTIVOS FIJOS A 2 Activos Fijos de Activos Fijos Remite junto con la solicitud de facturación las consignaciones recibidas por los terceros. Recibe las solicitudes por parte de la Activos Fijos y verifica para el caso de la generación por interfaz, que se corran los procesos correspondientes. Ingresa al Sistema PeopleSoft y registra la información correspondiente al cliente al cual se le generará la factura. Verifica la información relacionada con los registros contables y la conciliación de estos. financiero Auxiliar Ingresa al sistema PeopleSoft, genera las facturas, las imprime y las entrega al para validarlas y colocar el visto bueno. financiero Auxiliar Clasifica y relaciona las facturas generadas con las consignaciones recibidas por la Activos Fijos. financiero Auxiliar Verifica que los valores coincidan entre la consignación y Factura generada. financiero Auxiliar Remite las facturas con sus respectivas consignaciones a la Tesorería para realizar la legalización del ingreso. 1 Activos Fijos / de Activos Fijos / Cartera Instituciional Realiza conciliación mensual de las cuentas contables empleadas durante los registros de las ventas de activos fijos. FIN Organización y Métodos Página 24 de 27
5.3 REGISTRO DE PAGO DE LOS CLIENTES INICIO Financiación y Cartera / Auxiliar Valida la modalidad de pago de las cuentas a cobrar: Si El Tercero realiza el pago mediante Cheque? No Financiación y Cartera / Auxiliar Diligencia la planilla reclamar cheques con la información correspondiente a las condiciones y la fecha en la cual será recogido el cheque en la entidad. Financiación y Cartera Mensajero Recoge el cheque en la entidad correspondiente y lo entrega al. No El Cliente realiza el pago por medios electrónicos? Si Financiación y Cartera / Auxiliar Verifica diariamente en los movimientos bancarios de las cuentas autorizadas por la Universidad, que los clientes hayan efectuado los pagos correspondientes. 1 Financiación y Cartera Cartera Realiza el cruce de los pagos recibidos contra las facturas generadas. 1 Financiación y Cartera / Auxiliar Solicita al cliente dirigirse a la Tesorería para realizar el pago o para legalizar el ingreso, si este es mediante tarjeta de crédito o mediante consignación bancaria. La entidad realizó el pago? No Remítase al Procedimiento Gestión de Cobro A Si Tesorería Cajero Recibe por parte de la entidad (cliente) el pago de la factura a través de tarjeta de crédito o la copia de la consignación del cheque, genera el comprobante de ingreso correspondiente y lo envía a la Financiación y Cartera. Tesorería de Ingresos Notifica el cierre diario de caja en el módulo de AR. La Financiación y Cartera (AR) ejecuta el proceso de actualización de cuentas a cobrar. Organización y Métodos Página 25 de 27
5.3 REGISTRO DE PAGO DE LOS CLIENTES A Financiación y Cartera / Contabilidad / Contable Realiza la conciliación mensual de los saldos registrados en el modulo de cuentas a cobrar y el modulo de contabilidad. Financiación y Cartera Envía mensualmente a las Unidades que solicitaron emitir facturación a clientes el informe de cartera vigente y cartera recaudada junto con la relación actualizada acerca de los clientes que se encuentran en mora con la Universidad. Financiación y Cartera Auxiliar Archiva toda la documentación que soporta la facturación realizada y recaudada por parte de la Financiación y Cartera. FIN Organización y Métodos Página 26 de 27
7. RELACIÓN DE REGISTROS NOMBRE Formato Solicitud interna para facturación a clientes. CÓDIGO FI-P12-F04 Formato Solicitud de facturación a clientes por concepto de matriculas de alumnos de posgrado. FI-P12-F05 Formato Creación de Clientes para Facturación FI-P12-F07 Formato Relación de consignaciones y facturas por venta de activos FI-P12-F08 Formato Reporte de Ingresos a la Tesorería FI-P13-F28 8. DOCUMENTOS ASOCIADOS IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO INTERNO EXTERNO NOMBRE Instructivo Reporte y Registro de Ingresos a la Tesorería (FI-P13-IN01). Procedimiento Devolución, manejo y disposición de los activos fijos Obsoletos (IF-P50-PR03). Lista de "Nacionales Especialmente Designados y Personas Bloqueadas o Lista Clinton. Organización y Métodos Página 27 de 27